Att värdera och gallra information i Stockholms stad. stockholm.se

Transkript

1 Att värdera och gallra information i Stockholms stad stockholm.se

2 Att värdera och gallra information i Stockholms stad April 2017 Revision: Version 2.0 Dnr: /2016 Utgivare: Stockholms stadsarkiv Kontaktperson: Christina Moberg

3 3 (48) Innehåll Inledning 5 En del ska bevaras, annat ska gallras 6 Därför ska rätt information finnas kvar 6 Därför gallras information 6 Gallring att förstöra information 7 Gallring kan ske på olika sätt 7 Överföring till annat medium 7 Vissa handlingar får rensas 8 Rensning ska göras under handlingarnas aktualitet 8 Inkomna handlingar är allmänna handlingar 8 Det finns olika typer av gallringsbestämmelser 9 Tvingande gallringsbestämmelser enligt lag 9 Bestämmelser om kortaste tid en handling ska bevaras 9 Stadsarkivets gallringsbeslut 9 Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse 10 Gallringsfrist är den tid som handlingen ska sparas 10 Gallras vid inaktualitet måste specificeras i system 11 Värdera informationen så här 11 Därför värderas informationen 11 Utgå ifrån verksamhetens processer 12 Värdera i ett tidigt skede 12 Fråga Stadsarkivet om liknande gallringsutredningar 12 Samla allsidig kompetens i arbetsgruppen 13 Så här värderas digital information i systemstöd 13 Sammanställ och dokumentera resultatet av informationsvärderingen 13 Informationsvärdering 15 Skriv en gallringsframställan 16 Ange tydligt vad som ska gallras 16 Ange när informationen ska gallras 17 Motivera varför informationen kan gallras 19 Remiss intern och extern 19 Från gallringsframställan till gallringsbeslut 21 När gallringsbeslut har fattats 22 Praktisk hantering 22 Säkerställ att informationen inte skrivs över eller raderas 22 Ompröva tidigare gallringsbeslut 22 Information kan förstöras på olika sätt 23 Planera gallringen 23 Så här utförs gallringen 23

4 4 (48) Gallringsbara handlingar ska redovisas och förvaras säkert 25 Gallringsbar information ska redovisas 25 De flesta gallringsbara handlingar ska förvaras skyddat 25 Revisionshistorik 26 Bilaga 1 27 Checklista för gallringsutredning 27 Allmänna frågeställningar 28 Informationens betydelse för allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar 28 Informationens betydelse för rättskipning och förvaltning 29 Informationens betydelse för forskning 29 Värdering av digital information i system 30 Gallringsfrister för det som kan gallras 31 Bilaga 2 32 Checklista och mall för gallringsframställan 32 Gallring av information hos Förebildsförvaltningen 32 Bilaga 3 35 Exempel på gallringsframställan 35 Gallring av information hos Förebildsförvaltningen 35

5 5 (48) Inledning För regelverk som gäller för Stockholms stads arkiv- och informationshantering, se: Arkivlagen (1990:782) Arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2015:27) Riktlinjer till stadens arkivregler Arkivlagen anger att allmänna handlingar ska bevaras. Men arkivlagen anger också att allmänna handlingar får gallras. Om vi skulle bevara all information som skapas i Stockholms stads verksamheter skulle detta bli en oöverskådlig mängd. För att underlätta återsökning i våra arkiv behöver vi därför gallra bort den information som inte behöver finnas kvar för all framtid. Att gallra information är därmed en förutsättning för att staden ska ha en effektiv informationsförsörjning. Vilken information ska bevaras och vilken information ska gallras? För att kunna svara på detta måste stadens förvaltningar, bolag och stiftelser aktivt ta ställning till och värdera informationens betydelse för framtiden. Att gallra innebär att förstöra information, så att den inte längre finns kvar. Gallring måste därför bygga på medvetna beslut. Den måste vara genomtänkt så att rätt information finns kvar så länge det finns behov av den. Denna vägledning ska orientera läsaren i regelverket kring värdering och gallring och ge råd om praktisk hantering av information som ska gallras. I vägledningen ges information om bland annat följande: Vad olika begrepp som berör gallring betyder. Vilka olika typer av gallringsbestämmelser som finns. Hur man genomför en informationsvärdering. Hur man utformar en gallringsframställan. Hur man planerar och utför gallring. Hur man hanterar gallringsbara handlingar. Se även Stadsarkivets övriga vägledningar för stadens arkivoch informationshantering. Dessa finns publicerade på Stadsarkivets webbplats. Utgångspunkten är i möjligaste mån medieoberoende. Det är informationen, i form av allmänna handlingar, som står i centrum. Pappershandlingar avser i vägledningen samtliga icke-digitala handlingar, det vill säga alla analoga handlingar. Vägledningen riktar sig i första hand till dig som arbetar med arkivoch informationshantering i Stockholms stad. Här används begreppet förvaltning för stadens myndigheter. Begreppet omfattar i detta fall även stadens bolag och stiftelser. För att få svar på frågor om gallring som inte besvaras i denna vägledning kan man vända sig till Stadsarkivets tillsynsverksamhet.

6 6 (48) En del ska bevaras, annat ska gallras De viktigaste delarna av förvaltningarnas handlingar ska bevaras för eftervärlden. Med bevarande menas för all framtid. För att göra bevarandet möjligt behöver man vidta åtgärder. Mycket information har betydelse endast på kort sikt och kan gallras när den inte längre är relevant. Därför ska rätt information finnas kvar Information sparas av flera anledningar: Informationen är en resurs för den egna verksamheten vid förvaltningen, men även för staden som helhet. Den gör att arbetet kan bedrivas på ett ordnat, effektivt och ansvarsfullt sätt. Allmänheten har rätt att ta del av förvaltningarnas allmänna handlingar. Det finns juridiska och administrativa behov. Forskningen behöver kunskap om vår tid. Handlingar och uppgifter som skapats i förvaltningens styrande verksamhet och inom kärnverksamheten har ofta ett större värde än de som är ett resultat av administrativ stödverksamhet. Inom den administrativa stödverksamheten är det i första hand exempelvis personalakter, vissa räkenskaper och dokumentation inom kommunikation som ska bevaras. Verksamheten kan behöva information under en viss tid för att till exempel kunna styrka rättigheter i en bevissituation eller för att kunna genomföra revision eller annan kontroll. Viss information kan också behövas för att kunna styrka andra rättigheter eller skyldigheter. Ibland finns det preskriptionstider att ta hänsyn till när man bestämmer hur länge handlingarna ska finnas kvar i verksamheten. Därför gallras information De tre viktigaste skälen till att information gallras är följande: Skapa överblick. Ett arkiv där handlingar med lågt informationsvärde inte har gallrats kan bli svåröverskådligt med tiden, medan ett arkiv där endast den väsentliga informationen återstår blir mer överblickbart. Skydda den personliga integriteten. Vanligtvis skyddas den enskilda individens personliga integritet i informationen genom offentlighets- och sekretesslagen, men i några fall har riksdagen beslutat att uppgifter som kan skada människors integritet ska gallras.

7 7 (48) Hålla ned kostnader. Kostnader för till exempel arkivlokaler och olika bevarandeinsatser måste vägas mot den nytta vi har av informationen. Gallring att förstöra information Gallring kan ske på olika sätt Att gallra är att förstöra allmänna handlingar. När en handling eller uppgift har gallrats är informationen oåterkalleligen borta. Analoga handlingar kan gallras, till exempel genom malning, tuggning eller bränning. För digital information kan det ibland vara svårare att avgöra när gallringen sker. I digitala sammanhang innebär gallring inte enbart att information raderas eller skrivs över/ uppdateras (om versionshantering eller historikfunktion saknas). En gallring har också inträffat om sökvägar eller möjligheterna till bearbetning och sammanställning tas bort eller om möjligheten att fastställa informationens äkthet går förlorad. Överföring till annat medium Det kan ibland betraktas som gallring om man för över information från ett medium till ett annat, till exempel från ett digitalt medium till papper, och sedan förstör informationen på det ursprungliga mediet. Det beror på att pappersutskrifter inte alls möjliggör de sammanställningar/bearbetningar som kan göras i digital miljö. Exempel på detta är när digitala diarier tas ut på papper. Diariet kanske bara tas ut i kronologisk ordning. Därigenom begränsas möjligheten att söka i diariet och presentera det i olika sorteringsordningar, till exempel alfabetiskt efter avsändare/mottagare. Andra exempel kan vara när man komprimerar digitala bilder eller när man skannar in pappershandlingar, till exempel ritningar, och samtidigt väljer bort någon dimension, till exempel färg, eller annan betydelsebärande enhet, till exempel möjligheten att läsa en uppgift av en viss storlek. Förvaltningarna får emellertid gallra handlingar som ersatts av nya i samband med att information förs över till nya medier, om överföringen inte medför informationsförlust och endast smärre förluster av ursprunglig funktionalitet, det vill säga sök- och bearbetnings-/sammanställningsmöjligheter. Det framgår av Stadsarkivets generella gallringsbeslut, SSA 2016:01, för handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Det kan vara bra att

8 8 (48) rådgöra med Stadsarkivet om man ska göra medieöverföringar och är osäker på om dessa kräver ett särskilt gallringsbeslut eller om de omfattas av det generella gallringsbeslutet. Vissa handlingar får rensas Gallring och rensning är två snarlika begrepp, som båda innebär att förstöra handlingar, men medan gallring innebär att förstöra allmänna handlingar, är rensning att förstöra handlingar som inte är allmänna. Allmänna handlingar får bara gallras med stöd i ett beslut. Rensning ska göras under handlingarnas aktualitet Rensningen måste ske innan ett ärende eller projekt har avslutats. Detta innebär att handläggaren går igenom handlingarna innan de ska arkiveras och plockar bort till exempel: Utkast, kopior eller trycksaker som saknar betydelse för förståelsen av ärendet. Minnesanteckningar som inte tillfört ärendet sakuppgift. Om rensningen ska genomföras efter det att ett ärende har avslutats, måste det finnas ett beslut om gallring, eftersom dessa handlingar då blir allmänna handlingar. Inkomna handlingar är allmänna handlingar Handlingar som inkommit till förvaltningen är alltid allmänna handlingar och kan därför inte rensas. För inkomna handlingar måste det alltså finnas ett gallringsbeslut, även om de saknar betydelse för ett ärende. Likaså blir arkivkopior på handlingar som har sänts iväg från förvaltningen allmänna handlingar. Vissa allmänna handlingar får gallras med stöd i Stadsarkivets generella gallringsbeslut för handlingar av tillfällig eller ringa betydelse.

9 9 (48) Det finns olika typer av gallringsbestämmelser Stora delar av de handlingstyper som förekommer i kommunal verksamhet har bedömts ur gallringssynpunkt i de kommunala gallringsråden som ges ut av Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) i serien Bevara eller gallra? Dessa gallringsråd finns på Samrådsgruppens webbplats Allmänna råd finns också i Riksarkivets författningssamling, RA-FS, på Riksarkivets webbplats: En skrift av mer övergripande karaktär är Riksarkivets Bevarandet av nutiden, en nationell gallrings- och bevarandepolicy. Allmänna handlingar får endast gallras med stöd i lag, förordning eller beslut som fattats av arkivmyndigheten. De flesta bestämmelser om gallring hos stadens förvaltningar finns i Stadsarkivets gallringsbeslut. Tvingande gallringsbestämmelser enligt lag I sällsynta fall finns tvingande gallringsbestämmelser enligt lag. Dessa bestämmelser gäller alltid före beslut fattade av Stadsarkivet. I Stockholms stad är endast socialtjänstlagen och lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) aktuella. Dessa reglerar att de flesta socialtjänstakter måste gallras efter en viss tid. Bestämmelser om kortaste tid en handling ska bevaras Ibland finns bestämmelser i lag eller förordning om den kortaste tid en handling ska bevaras. Exempel är patientdatalagen och bokföringslagen, lagen om kommunal redovisning som föreskriver en minimitid på 10 år för patientjournaler och fakturor. Denna typ av bestämmelser får dock inte förväxlas med gallringsbeslut, det vill säga att man ska gallra handlingarna efter den bestämda tidens utgång. För dessa handlingar gäller att förvaltningen först måste få ett gallringsbeslut av Stadsarkivet, om det inte redan finns ett sådant beslut. Likaså innehåller inte personuppgiftslagen några bestämmelser om gallring som gäller förvaltningarna i Stockholms stad, utan även här måste Stadsarkivet fatta beslut om gallring. Stadsarkivets gallringsbeslut Många av Stadsarkivets gallringsbeslut gäller en enda eller ett fåtal förvaltningar och tillkommer också på deras förslag. Det finns även gallringsbeslut som gäller de flesta eller samtliga förvaltningar i staden, så kallade generella gallringsbeslut, vilka initieras av Stadsarkivet. Samtliga gällande gallringsbeslut är publicerade på Stadsarkivets webbplats.

10 10 (48) Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse I en förvaltnings verksamhet skapas alltid en hel del information som har ett litet eller bara tillfälligt värde. Det kan röra sig om reklam, kursinbjudningar, cirkulär eller olika slags register, som endast används för att utgöra ett kortvarigt stöd i verksamheten. Hur sådana handlingar ska gallras regleras i Stadsarkivets generella gallringsbeslut SSA 2016:01 som reglerar information av tillfällig eller ringa betydelse. Om man vill gallra i enlighet med det generella beslutet måste man fatta ett tillämpningsbeslut. Detta görs lämpligen i hanteringsanvisningarna, där man anger namn på handlingstyp och gallringsfrist samt gör en hänvisning till Stadsarkivets beslut. Det är ibland svårt att dra gränsen mellan vilka typer av handlingar som kan anses ha tillfällig eller ringa betydelse och som därmed omfattas av det generella gallringsbeslutet och vilka som förvaltningen måste begära tillstånd hos Stadsarkivet om att få gallra. Därför är det bra att samråda med Stadsarkivet i sådana frågor. Gallringsfrist är den tid som handlingen ska sparas I gallringsbeslutet framgår hur lång tid som ska förflyta innan gallringen genomförs, det vill säga hur lång gallringsfristen är. Gallringsfristen anges oftast i år. Exempelvis ska många räkenskapshandlingar gallras efter 10 kalenderår. Ibland anges att en handlingstyp ska gallras 10 år efter att ett avtal upphört att gälla eller garantitiden har löpt ut. I stadens arkivregler (Kfs 2015:27) slås det fast att förvaltningarna utan dröjsmål ska förstöra handlingar för vilka gallringsfristen har löpt ut. Verkställande av gallring kan senareläggas om det finns särskilda skäl för detta. Förvaltningen ska då rådgöra med Stadsarkivet. Ibland är gallringsfristen vid inaktualitet, vilket kan betyda olika lång tid för olika typer av handlingar eller uppgifter. Förvaltningen avgör själv vad begreppet gallras vid inaktualitet betyder i det enskilda fallet, det vill säga när behovet av handlingen upphör. Hur

11 11 (48) gallringsfristen vid inaktualitet ska tolkas bestäms vanligen av ett villkor, exempelvis gallras efter att en sammanställning upprättats. Tolkningen ska dokumenteras på lämpligt ställe, förslagsvis i hanteringsanvisningarna. Gallras vid inaktualitet måste specificeras i system För att kunna automatisera gallringen i ett system måste gallringsfristen specificeras och kopplas till ett villkor. Systemet kan inte tolka gallras vid inaktualitet. Fristen behöver därför anges på ett sätt som systemet förstår, exempelvis gallras 2 år efter beslutsdatum. Tänk på att ställa krav på gallringsfunktioner vid nyeller vidareutveckling av system. Värdera informationen så här Därför värderas informationen Ett beslut om gallring ska alltid föregås av en utredning av informationens värde på kort och lång sikt, en så kallad gallringsutredning. Om viss information inte sparas kan verksamheten skadas. Det är därför viktigt att aktivt ta ställning till vilken information som ska sparas, vilken som ska gallras och när den ska gallras samt dokumentera detta. Informationsvärderingen ska utgå ifrån arkivlagens 3 som anger att myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Hänsyn ska tas till Rätten att ta del av allmänna handlingar Behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och Forskningens behov. Att utgå från forskningens behov när informationen värderas kan vara svårt. Det kräver att man sätter sig in i perspektiv som kan vara vitt skilda ens egna, för att på så sätt kunna bedöma ifall informationen kan vara värdefull för framtida forskning. I de fall män och/eller kvinnor representeras i materialet behöver man även göra en jämställdhetsanalys för att undersöka huruvida

12 12 (48) informationen kan ge värdefull inblick i mäns och/eller kvinnors levnadsförhållanden. Informationsvärderingen ska dokumenteras av demokratiska skäl. Eftersom alla medborgare har rätt till insyn i offentlig förvaltning måste de också få veta vilka ställningstaganden som ligger bakom att information förstörs. Utgå ifrån verksamhetens processer Processer kännetecknas som återkommande arbetsflöden med tydlig början och slut. Varje process består av en kedja av aktiviteter som i sin tur kan generera information. Processen riktar sig alltid till en extern eller intern mottagare. En grupp av processer utgör tillsammans ett verksamhetsområde. Information ska värderas utifrån dess betydelse för verksamheten, det vill säga för den eller de verksamhetsprocesser den förekommer i. Om förvaltningen redan har kartlagt och beskrivit olika verksamhetsprocesser kan detta arbete vara till stor hjälp när värderingen ska genomföras. Kartläggningen kan klargöra informationens betydelse både för olika verksamhetsprocesser och för verksamheten i stort. En jämställdhetsanalys besvarar frågor som Hur representeras kvinnor och män i materialet?, Går det att härleda hur resurser fördelats mellan kvinnor och män? samt Ger materialet ledtrådar till kvinnors och mäns olika levnadsförhållanden? För mer information om processkartläggning, se Stadsarkivets vägledning Att redovisa information i Stockholms stad. Värdera i ett tidigt skede Gör tidigt en bedömning om information ska bevaras eller gallras. Ett första viktigt moment i en informationsvärdering är avgränsningen. Det kan vara bra att börja med ett eller ett fåtal verksamhetsområden, lämpligen ur förvaltningens kärnverksamhet, om det saknas gallringsbeslut. Fråga Stadsarkivet om liknande gallringsutredningar Ta gärna kontakt med Stadsarkivet i värderingsfasen. Det kanske redan finns gallringsbeslut för liknande handlingar, eller beslut som gäller förvaltningar med liknande verksamhetsområden som kan ge vägledning i bedömningen. Ta del av olika referensmaterial, t.ex. andra liknande gallringsutredningar och gallringsbeslut samt Riksarkivets gallringsföreskrifter och SKLs gallringsråd.

13 13 (48) Samla allsidig kompetens i arbetsgruppen Informationsvärderingen kräver ett aktivt deltagande och kompetens från olika delar av verksamheten, inklusive kärnverksamheten, IT och arkivfunktionen. Alla dessa funktioner bör alltså vara representerade i den grupp som utses att genomföra värderingen. Vid behov kan man låta personer som är verksamma utanför förvaltningen ingå i referensgruppen. Exempel på sammanställningar och bearbetningar är lönelistor, övertidsjournaler och lönespecifikationer ur processen Att beräkna och betala ut löner och arvoden från verksamhetsområdet Ge verksamhetsstöd. Så här värderas digital information i systemstöd När man värderar digital information som hanteras i system är det huvudsakligen den information som faktiskt har använts i verksamheten som ska värderas. Man tar alltså ställning till de bearbetningar och sammanställningar som normalt görs genom rutinmässiga åtgärder, inte till alla de som kan göras. Det är de allmänna handlingarna som ska värderas. Vilket systemstöd som stödjer verksamhetsprocessen har en underordnad betydelse i sammanhanget. När man värderar information i digitala systemstöd behöver man vanligen ha tillgång till system- och användardokumentation och ta hjälp av en systemförvaltare eller liknande i värderingsarbetet. Man behöver förstå hur systemet är uppbyggt och hur man använder det för att skapa regelbundna bearbetningar och/eller sammanställningar av systemets datauppgifter. Ett bra tillvägagångssätt är att kartlägga systemets arbetsprocesser. Det är också bra om värderingsarbetet görs i samarbete med någon i verksamheten som arbetar i systemet och som har god kännedom om dess information och hur den används. För mer information om vad en digital handling är, se Stadsarkivets vägledning Att redovisa information i Stockholms stad. Sammanställ och dokumentera resultatet av informationsvärderingen När informationsvärderingen är klar ska resultatet sammanställas och dokumenteras skriftligt. Om man i värderingen har kommit fram till att all information ska bevaras behöver man endast dokumentera detta i t.ex. ett PM. Det gäller även om man kan tillämpa befintliga gallringsbeslut för den information man vill gallra. Om man däremot behöver ett nytt gallringsbeslut för

14 14 (48) informationen man har värderat ska en gallringsframställan skickas till Stadsarkivet. Se bilaga 1 för checklista för gallringsutredning och relevanta frågeställningar vid värdering.

15 Informationsvärdering Stockholms stad 15 (48)

16 16 (48) Skriv en gallringsframställan När en informationsvärdering är gjord och man har identifierat information som man vill gallra ska resultatet dokumenteras och sammanställas i en gallringsframställan till Stadsarkivet. För checklista och mall på gallringsframställan, se bilaga 2. I bilaga 3 presenteras ett exempel på gallringsframställan. Förvaltningen behöver försäkra sig om att samtliga handlingar som föreslås för gallring verkligen ska omfattas av ett myndighetsspecifikt beslut från Stadsarkivet, det vill säga att gallringen inte redan är reglerad i lag eller i tidigare generella gallringsbeslut. När gallringsframställan är färdig är det viktigt att förvissa sig om att förslaget verkligen beskriver vad som önskas gallras, när det ska gallras och varför det kan gallras (motivering). Man behöver redovisa sitt resonemang kring varför informationen bedöms som icke bevarandevärd. Detta gör man genom att presentera vilka bedömningskriterier man har utgått ifrån. Det är också viktigt att klargöra huruvida man gjort bedömningen att en jämställdhetsanalys är relevant eller inte, samt vad den i så fall visar. Då en förvaltning påbörjar en anslutning till stadens gemensamma e-arkiv måste informationen först ha värderats och ett eventuellt gallringsbeslut fattats. Det är möjligt att leverera gallringsbar information till e-arkivet, men det ställer vissa krav på metadata avseende villkor och tidsfrist. För att säkerställa verkställande av gallring i e-arkivet behöver detta anges i anslutningsprojektets kravspecifikation för leveransen. Ange tydligt vad som ska gallras Vilka frågor i checklistan som är relevanta att besvara och hur utförliga svaren ska vara, varierar från fall till fall och avgörs av vilken typ av information det rör sig om. För till exempel administrativa handlingar av mindre betydelse behöver beskrivningen inte göras så utförlig. Viktigare information från förvaltningens kärnverksamheter kräver däremot utförligare resonemang. Benämningar som används internt inom en förvaltning kan ofta vara obegripliga för en utomstående. Om handlingstypens eller uppgiftens namn inte är självförklarande måste funktionen, det vill säga hur informationen används, beskrivas. Ibland måste man istället utgå från bevarandeperspektivet Det räcker inte alltid med att redogöra för vad som ska gallras. Ibland behöver man också beskriva vad som ska bevaras, eftersom det kan påverka bedömningen av det som ska gallras. Det kan till exempel handla om information som förekommer på flera ställen

17 17 (48) och endast behöver bevaras på ett av dessa. Ibland kan det bli nödvändigt att vända helt på perspektivet. Utgångspunkten när man skriver en gallringsframställan är vanligen att beskriva vilka handlingstyper man önskar gallra. Här blir den istället den motsatta, det vill säga att beskriva vilka handlingar som förvaltningen kommer att bevara och bara översiktligt vilken information som man vill gallra. Detta är speciellt förekommande när det gäller gallring av databasinformation. Stadsarkivet gör alltid en helhetsbedömning. Förvaltningen måste sedan översätta och analysera tillämpningen av bevarandebeslutet. Ange när informationen ska gallras Gallringsfrist ska framgå för varje handlingstyp eller uppgift. Gallringsfristen anges i år eller månader, eller vid inaktualitet samt en specifikation av vad detta betyder i det aktuella fallet. För att underlätta tillämpningen av det kommande gallringsbeslutet är det viktigt att ange från när gallringsfristen ska börja räknas. Fristen kan exempelvis anges på följande sätt: Gallras 2 år efter beslut Gallras 2 år efter avtalstidens utgång Gallras 2 år efter inkommen/upprättad handling Gallras 2 år efter sista notering i ärendet Om man önskar att gallringsbeslutet ska gälla retroaktivt måste detta anges samt från vilket år det ska gälla. Annars gäller gallringsbeslutet från Stadsarkivets beslutsdatum. Man kan välja en och samma gallringsfrist för all information som är knuten till ett verksamhetsområde eller flera olika gallringsfrister för olika processer eller sammanställningar inom ett och samma verksamhetsområde. Försök i sådana fall att ha så enhetliga gallringsfrister som möjligt.

18 18 (48) Val av gallringsfrist Samma gallringfrist för ett verksamhetsområde Fördelar Endast en gallringsfrist att bevaka. Kräver mindre resurser att utreda och verkställa. Nackdelar All information som tillhör verksamhetsområdet måste sparas till dess att gallringsfristen löpt ut. Gallringsbar information riskerar att tynga till exempel ett IT-system i onödan. Val av gallringsfrist Olika gallringsfrister för olika processer och sammanställningar (för digital information) Fördelar Gallringsbar information riskerar inte att tynga till exempel ett IT-system i onödan. En noggrannare värdering innebär färre risker för att viktig information förstörs för tidigt. Nackdelar Det kan krävas särskilda resurser att utreda och verkställa. Undersök möjligheten att frysa information För digital information är det möjligt att frysa information vid en viss tidpunkt, till exempel ett visst datum varje år. Det innebär att all den information som är aktuell vid just det ögonblicket bevaras, medan gallring i form av uppdateringar sker fortlöpande under året i övrigt. Stadsarkivet har till exempel medgivit att fastighetsanknuten information hos stadens bostadsbolag får bevaras utifrån denna princip. Detta kan vara en lämplig lösning i de fall uppgifterna sällan uppdateras samtidigt som systemet eller formatet saknar goda arkivuttagsmöjligheter. Risken för informationsförluster under året svarar då inte mot kostnaderna att bevara allt.

19 19 (48) Motivera varför informationen kan gallras Det är viktigt att noggrant motivera den föreslagna gallringen. Varför bör den aktuella informationen kunna gallras? Varför föreslås en viss gallringsfrist? Exempel på motivering kan vara: Information bedöms inte ha ett långsiktigt värde enligt kriterierna i 3 arkivlagen: - rätten att ta del av allmänna handlingar - behovet av information för rättsskipningen och förvaltningen (verksamhetens behov) eller - forskningens behov. Informationen finns i andra handlingar eller uppgifter som bevaras. Kostnaden för att bevara och vårda information för all framtid är så stor att den inte motsvarar eller kan rättfärdigas genom informationens värde. Remiss intern och extern Innan gallringsframställan lämnar förvaltningen kan det vara bra att låta den gå på en internremiss, så att berörd personal får möjlighet att lämna synpunkter. En gallringsframställan ska normalt sett alltid passera Stadsledningskontorets juridiska avdelning och Revisionskontoret för synpunkter innan den skickas till Stadsarkivet. Det finns dock fall då det inte är relevant att begära synpunkter från dessa remissinstanser. Det kan till exempel ha med handlingarnas ålder att göra, det vill säga att handlingarna är så pass gamla att de egentligen bara behöver bedömas ur forskningssynpunkt. Givetvis kan juridiska avdelningen och Revisionskontoret kontaktas för diskussioner redan under utredningens gång. Om Revisionskontoret eller juridiska avdelningen har synpunkter på gallringsframställan ska dessa beaktas och framställan eventuellt omarbetas, innan den skickas till Stadsarkivet. Båda remissyttrandena ska bifogas den slutliga gallringsframställan. Stadsarkivet gör sedan en samlad bedömning av gallringsförslaget. Bedömningen utgår från arkivlagen, den nationella bevarande- och gallringspolicyn samt Sveriges Kommuner och Landstings gallringsråd. Stadsarkivet bedömer primärt forskningsvärdet hos de

20 20 (48) handlingar som föreslagits för gallring, eftersom gallringsframställan redan har granskats i juridiskt och ekonomiskt hänseende av Revisionskontoret och juridiska avdelningen. På nästa sida beskrivs de olika stegen från upprättad gallringsframställan fram till ett färdigt gallringsbeslut.

21 21 (48) Från gallringsframställan till gallringsbeslut Start Skriv en gallringsframställan Skapa dokumentet Skicka gallringsframställan på internremiss Sammanställ resultatet efter internremissen och gör eventuella ändringar Uppdatera dokumentet Skicka gallringsframställan på remiss till revisionskontoret och SLK:s juridiska avdelning Sammanställ resultatet efter remissen och gör eventuella ändringar Färdigställ dokumentet Bifoga remissvar Skicka gallringsframställan till Stadsarkivet för beslut Stadsarkivet fattar ett gallringsbeslut När Stadsarkivets gallringsbeslut har kommit ska berörd personal informeras, hanteringsanvisningar och rutiner uppdateras. Uppdatera hanteringsanvisningar Övriga rutiner Avslut Tillämpa beslutet!

22 22 (48) När gallringsbeslut har fattats Praktisk hantering När Stadsarkivet har fattat ett gallringsbeslut återstår en del praktiskt arbete hos förvaltningen. Hanteringsanvisningar måste uppdateras. Man kan behöva utarbeta nya rutiner för hur handlingar som nu får gallras ska hanteras. Det kan också behövas nya gallringsfunktioner i ett verksamhetssystem. Det är alltid viktigt att ge berörd personal på förvaltningen möjlighet att ta del av gallringsbeslutet. Säkerställ att informationen inte skrivs över eller raderas Den digitala informationen måste kunna lagras och läsas under hela den tid den ska bevaras, i annat fall sker en oreglerad gallring. Oreglerad gallring kan undvikas genom att: Fält är låsta för överskrivning. En handling när den är färdigställd konverteras till låsta format. Information som uppdateras läggs i historikfiler. Förändringar loggas. Ompröva tidigare gallringsbeslut Mycket händer i verksamheten som kan påverka informationen. Det kan vara omorganisationer då verksamheter förs över till nya nämnder i staden, arbetssätt och processer som förändras eller nya IT-stöd som tas i bruk. I det sistnämnda fallet behöver en informationsvärdering endast göras om verksamhetens processer, och den information som genereras ur dem, förändras i samband med detta. En värdering av förvaltningens information behöver med jämna mellanrum omprövas. Gällande beslut behöver ses över. Nya handlingstyper tillkommer. Det kan antingen bli tal om smärre kompletteringar eller andra ändringar av tidigare beslut eller att beslutet upphävs i sin helhet och informationsvärderingen görs om från grunden. Att förvaltningarna i staden regelbundet ska se över möjligheterna till gallring är dessutom formulerat som ett krav i stadens arkivregler.

23 23 (48) Information kan förstöras på olika sätt Gallring är ett arbetsmoment som kan underlättas och förenklas avsevärt om man tar sig tid att planera för gallring redan i ett tidigt skede av informationens livscykel. Här beskrivs hur man planerar för gallring samt hur själva gallringen ska gå till. Planera gallringen Pappershandlingar som ska gallras bör inte blandas med handlingar som ska bevaras. Det leder till tidsödande sortering, så kallad plockgallring. Förvara bara handlingar som ska gallras samma år i samma pärm eller kartong. Handlingar som ska gallras behöver inte placeras i arkivboxar. Man måste dock kunna söka även bland dessa handlingar innan de har gallrats och lämna ut dem om de efterfrågas. Därför bör pärmryggen (eller kartongen) märkas med handlingstypens namn, årtal och andra uppgifter som kan underlätta återsökning. Dessutom är det viktigt att det framgår att handlingarna ska gallras och vilket år de ska gallras. För digital information gäller att funktioner som att kunna styra, planera och genomföra gallring måste finnas, exempelvis bör information som ska gallras kunna separeras från information som ska bevaras. Informationens gallringsfrist ska framgå av handlingarnas metadata. Gallringen kan sedan antingen utföras automatiskt eller manuellt. Handlingar som förvaras på gruppdiskar och projektplatser behöver sorteras så att det underlättar framtida gallring. Det kan man till exempel göra genom att gruppera gallringsbara handlingar i mappar efter gallringsfrist: 2 års handlingar i en mapp, 10 års handlingar i en annan mapp och så vidare. Man kan även skriva in gallringsfristen i filens metadata. Så här utförs gallringen De flesta pappershandlingar kan lämnas till återvinning Merparten av alla pappershandlingar som ska gallras kan lämnas till återvinning. Förvaltningen måste då försäkra sig om att det som ska gallras verkligen förstörs under kontrollerade former. Det är inte

24 24 (48) tillåtet att lämna ifrån sig handlingar som ska gallras till någon utanför förvaltningen bara för att de är gallringsbara. Digitala uppgifter kan raderas, om de inte är sekretessbelagda Gallring av digitalt lagrade uppgifter kan antingen genomföras i form av radering av uppgifter ur ett system eller av enstaka filer. Mediet kan därefter återanvändas. Raderingen innebär dock i de allra flesta fall inte att informationen verkligen raderas från mediet, utan att filnamnet ändras så att datorn inte kan hitta filen. Därför kan det gå att återskapa filer som har raderats. Detta är ändå tillräckligt om det rör uppgifter som inte omfattas av sekretess. Sekretessbelagda uppgifter måste förstöras Handlingar med uppgifter som omfattats av sekretess måste alltid gallras på ett mer betryggande sätt. Om det rör sig om små mängder analoga handlingar kan dokumentförstöraren vara bra att använda till gallring. För större mängder kan det i stället vara lämpligt att anlita ett avfallshanteringsföretag som genomför gallringen under betryggande former, ofta genom bränning. Digitala uppgifter som är sekretessbelagda kan behöva gallras på olika nivåer Gallring av sekretessbelagda digitala uppgifter är betydligt mer komplicerad. Om informationen finns på ett fysiskt medium, till exempel ett magnetband, måste mediet förstöras mekaniskt. Om informationen finns i system måste det beaktas att uppgifterna av IT-säkerhetsskäl även kan finnas i historikversioner, loggar och på backupband. Gallring kan behöva verkställas på flera nivåer. Ibland räcker det med att gallra sökvägarna. Andra gånger måste även informationen som sökvägarna leder till gallras. Detta är något som förvaltningen måste göra en bedömning av. Stadens riktlinjer för informationssäkerhet Förvaltningen ska följa stadens riktlinjer för informationssäkerhet. I dessa framgår hur hantering av sekretessbelagda uppgifter generellt ska ske och vad som gäller vid till exempel gallring och distribution av sekretessbelagda handlingar.

25 25 (48) Gallringsbara handlingar ska redovisas och förvaras säkert Gallringsbar information ska redovisas Gallringsbara handlingar ska redovisas i hanteringsanvisningarna tillsammans med verksamhetens övriga handlingar. Redovisningen i hanteringsanvisningarna ska göras på en detaljerad nivå. För anvisningar om hur detta ska gå till, se Stadsarkivets vägledning Att redovisa information i Stockholms stad. De flesta gallringsbara handlingar ska förvaras skyddat Pappershandlingar som har en gallringsfrist på mer än 2 år ska förvaras på samma sätt som de handlingar som ska bevaras, det vill säga i en godkänd arkivlokal eller i ett godkänt dokumentskåp. För digital information gäller bestämmelserna om förvaring i stadens riktlinjer för informationssäkerhet. För pågående ärenden där handlingarna inte ännu har arkiverats/ avställts gäller att förvaltningen själv får bedöma om handlingarna ska förvaras skyddat eller inte och samtidigt överväga de risker, juridiska som ekonomiska, som kan uppstå om informationen försvinner. De gallringsbara handlingarna bör förvaras för sig så att arkivlokalen kan utnyttjas effektivt. Då kan det utrymme som frigörs när gallringen verkställts snabbt tas i bruk utan att övrigt material behöver flyttas om. Själva gallringen underlättas också om handlingar som ska gallras samma år förvaras ihop. Detta måste dock vägas mot behovet av att enkelt kunna hitta bland handlingarna.

26 26 (48) Revisionshistorik Ver.nr Kommentar Datum Ansvarig Martin Ståhl 2.0 Uppdateringar och Christina Moberg förtydliganden samt tillägg av textinnehåll. Omarbetning av bilagor. Ny mall. 2.1 Tillägg i text samt i bilaga 1 angående jämställdshetsanalys Thérèse Steen

27 27 (48) Bilaga 1 Checklista för gallringsutredning Vid en gallringsutredning kan denna checklista vara till stor hjälp när det gäller att utreda informationens betydelse. Frågorna bör också i möjligaste mån besvaras i en gallringsutredning. Vilka frågor som är relevanta för den aktuella gallringsutredningen varierar från fall till fall och avgörs av vilken typ av gallringsutredning det rör sig om och hur omfattande den är. Det ska inte spela någon roll om det rör sig om digitala eller analoga handlingar. Det är informationen som står i centrum. För att kunna kartlägga och förstå samt värdera verksamhetens information behöver man ta hjälp av de som har skapat och arbetar med informationen. Om utredningen innefattar digital information som hanteras och lagras i verksamhetssystem behöver man ofta även ta hjälp av systemförvaltare eller motsvarande när informationen ska kartläggas och värderas. Innan myndigheten skickar in sin gallringsframställan behöver den försäkra sig om att samtliga handlingar som föreslås för gallring verkligen kommer att omfattas av ett (myndighetsspecifikt) beslut från stadsarkivet, dvs. att gallringen inte redan föreskrivs i lag (till exempel socialtjänstlagen) det kan också tänkas att handlingarna omfattas av tidigare utfärdade generella gallringsbeslut. När gallringsutredningen är genomförd är det viktigt att myndigheten förvissat sig om att förslaget verkligen beskriver vad som önskas gallras, när det ska gallras och varför det kan gallras (motivering). Utgångspunkten kan vara att beskriva vilka handlingar som myndigheten önskar gallra. Den kan också vara den motsatta, att beskriva vilka handlingar som myndigheten kommer att bevara och översiktligt vilka handlingar som då kommer att gallras. Detta är speciellt förekommande när det gäller gallring i system. Stadsarkivet gör alltid en helhetsbedömning. Gallringsutredningen ska resultera i en gallringsframställan som ska remitteras till Stadsledningskontorets juridiska avdelning och Revisionskontoret. Yttrandena bifogas i gallringsframställan. Det finns dock fall då det inte är relevant att inhämta remissvar. Det kan exempelvis ha med handlingarnas ålder att göra.

28 28 (48) Allmänna frågeställningar Vilket verksamhetsområde avser värderingen? Vilka processer inom detta verksamhetsområde förekommer informationen i? Vilka sammanställningar/ bearbetningar genererar processen huvudsakligen (endast för digital information)? Vilken tidsperiod spänner informationen över? Har information av betydelse för processen gallrats av misstag? Kan den information som ska gallras enligt förslaget återfinnas på annat håll (antingen i staden eller på statlig myndighet)? Finns det redan gallringsbeslut för liknande handlingar eller liknande verksamhetsområden som kan ge vägledning och underlätta bedömningen? Har Sveriges kommuner och landstings gallringsråd och Riksarkivets gallrings- och bevarandepolicy Bevarandet av nutiden beaktats i gallringsutredningen? Vad ska bevaras (kan påverka bedömningen av det som ska gallras)? Vilken funktion har de handlingstyper som föreslås för gallring (anges om handlingarnas namn inte är självförklarande)? Hur ska informationen som är avsedd att bevaras hanteras? Finns behov att ändra äldre gallringsbeslut som utfärdats för förvaltningen? Informationens betydelse för allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar Är informationen nödvändig för att annan information ska kunna hittas eller förstås? Fungerar informationen exempelvis som sökregister eller komplement till analog information? Är informationen nödvändig för att medborgare som berörs av förvaltningens verksamhet ska kunna ta till vara sina intressen? Skulle gallring innebära att medborgarnas insyn i verksamheten begränsas avsevärt?

29 29 (48) Hur länge kan medborgare ha ett direkt intresse av informationen? Kommer sekretesstiden (om sekretess föreligger) att ha löpt ut innan den föreslagna gallringen genomförs? Allmänheten ska ha möjlighet att ta del av informationen innan den förstörs. Informationens betydelse för rättskipning och förvaltning Styrs användningen av informationen av särskilda lagar, förordningar eller föreskrifter? Behövs informationen för att styrka verksamhetens rättigheter i en bevissituation? Hur länge behövs informationen för att styrka andras rättigheter eller skyldigheter? Finns det preskriptionstider att ta hänsyn till? Hur länge behövs informationen för revision eller annan kontroll inom verksamheten? Har informationen legat till grund för beslut? Har informationen betydelse för en medborgares rättssäkerhet? Finns det andra rättsliga aspekter att ta hänsyn till, exempelvis beslut i lagar, förordningar eller föreskrifter om kortaste bevarandetid? Har informationen ett betydande ekonomiskt värde? Hur länge behövs informationen i verksamheten? Informationens betydelse för forskning Har handlingarna ett direkt samband med den verksamhet som myndigheten har att bedriva enligt sin instruktion och som utomstående kan förvänta sig ska finnas dokumenterad hos myndigheten? Ger handlingarna väsentlig information om myndighetens omvärld? Handlar informationen i betydande utsträckning om män eller kvinnor? Säger informationen något om mäns och/eller kvinnors levnadsvillkor? Går det att utläsa andra mönster ur informationen, utifrån perspektiv så som t ex människors ålder, etniska tillhörighet, eller geografiska hemhörighet?

30 30 (48) Kan informationen ha betydelse för förståelsen eller värdet av handlingar som uppkommit inom annan verksamhet? Hur unika är handlingarna eller objekten som informationen handlar om? Finns det en kontinuitet bakåt i tiden? Vilken räckvidd har informationen i handlingarna eller konsekvenserna av de fattade besluten? Utgör informationen obearbetade primärdata eller sammanställningar på en högre aggregationsnivå (grad av sammanställning) eller både och? Ju lägre aggressionsnivå, desto större är möjligheterna för forskningen att använda insamlade uppgifter i andra syften än de ursprungliga användarnas. Värdering av digital information i system För att förstå hur informationen har skapats och använts i system behövs en förståelse för systemstödets uppbyggnad och funktionalitet. Därför bör alltid systemförvaltare eller motsvarande samt en representant från verksamheten involveras i värderingen. Här följer några relevanta frågeställningar i värderingsfasen. De ska ses som ett komplement till frågorna i de olika avsnitten ovan. Innehåller systemet uppgifter som ska bevaras? Behövs nytt gallringsbeslut eller kan förvaltningen tillämpa befintliga beslut för gallring, exempelvis generella gallringsbeslut? Sker någon gallring i systemet idag utifrån befintliga gallringsbeslut? Är informationen i systemet unik eller finns den även någon annanstans? Vad är det för system? Vem förvaltar systemet och vem är driftansvarig? Hur är systemet uppbyggt? Finns det beroenden mellan olika uppgifter i systemet? Finns det beroenden till andra system och/eller lagringsplatser? Hur arbetar man med informationen i systemet? Vilka är användarna, är det endast den egna förvaltningen eller även andra? Vilka filformat används i systemet? Finns det analoga handlingar som kompletterar den digitala informationen?

31 31 (48) Görs regelbundna bearbetningar och/eller sammanställningar i systemet? Vilka uppgifter består sammanställningarna av? Ska dessa bevaras eller gallras? Gallringsfrister för det som kan gallras Vilka gallringsfrister kan föreslås? Hur ska de specificeras? Ska gallringsfristerna gälla retroaktivt?

32 32 (48) Bilaga 2 Checklista och mall för gallringsframställan En gallringsframställan ska bestå av följande delar: En översiktlig beskrivning av det eller de verksamhetsområden som informationen representerar. En beskrivning av den eller de processer som informationen skapats i. En redogörelse för vilka handlingstyper och uppgifter som processerna huvudsakligen har genererat och som gallringsframställan omfattar. I de fall den omfattar sammanställningar/bearbetningar som vanligen görs (gäller framför allt för digital information) ska även dessa redovisas. Motiveringar till varför informationen kan gallras. Underlag till dessa motiveringar ges i bilaga 1, Checklista för gallringsutredning. Övriga ställningstaganden som gallringsutredningen gjort. Den eller de gallringsfrister som föreslås. Remissinstansernas svar samt förvaltningens ställningstagande till dessa. Gallring av information hos Förebildsförvaltningen Ärendet Övergripande beskrivning av ärendet 1. Vilka verksamhetsområden omfattar gallringsframställan? 2. Vilka processer omfattar gallringsframställan? 3. Finns behov att ändra äldre gallringsbeslut som utfärdats för förvaltningen? Ska tidigare beslut ersättas? 4. Ska beslutet gälla retroaktivt? Från när? Inledning och bakgrund 1. Vad gör Förebildsförvaltningen? 2. Hur har gallringsutredningen gått till? 3. På vilka grunder är information bedömd (vägledningar, gallringsråd, lagstiftning, andra gallringsbeslut)

33 33 (48) Beskrivning av information som föreslås till gallring Här beskriver man den information som föreslås till gallring samt motivering till det. Beskrivningen ska svara på de frågor som anges i bilaga Beskrivning av informationen. 2. Värdering av informationen med motivering till gallring utifrån: Allmänna frågeställningar Informationens betydelse för allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar Informationens betydelse för rättskipning och förvaltning Informationens betydelse för forskning 3. Förslag till gallringsfrister. Exempel på hur informationen kan presenteras och beskrivas i gallringsframställan: Verksamhetsområde Processgrupp Process Handlingstyp/ Handlingsslag Namn på handlingstypen/ handlingsslaget 2. Ge verksamhetsstöd 2.1 Hantera personal Rekrytera Gallringsfrist Föreslå en gallringsfrist t ex 2 år, 5 år eller 10 år efter upphörande. Kommentar med informationsvärdering Anteckna relevant information rörande handlingstypen och den föreslagna fristen. T ex hänvisning till andra verksamheter gjort en liknande bedömning eller om gallring endast ska ske i vissa fall.

34 34 (48) Remissinstansernas synpunkter Gallringsframställan ska skickas på remiss till Revisionskontoret och till juridiska avdelningen vid Stadsledningskontoret. 1. Har remissinstanserna haft några synpunkter? 2. Vilka ändringar har gjorts utifrån remissinstansernas synpunkter? 3. Bifoga svaren till gallringsframställan. Kontaktuppgifter 1. Vem har genomfört gallringsutredningen? 2. Vem/vilka kan man kontakta för frågor rörande utredningen?

35 35 (48) Bilaga 3 Exempel på gallringsframställan Gallring av information hos Förebildsförvaltningen Ärendet Förebildsförvaltningen föreslår att informationen under verksamhetsområde 2. Ge verksamhetsstöd, 4. Hyra ut bostäder och 5. Hantera kundkontakter gallras enligt föreslagna frister i denna framställan. Förebildsförvaltningen vill ersätta sina tidigare fattade gallringsbeslut SSA 2010:14 och SSA 2012:08 och vill även att det nya beslutet ska gälla retroaktivt från Förvaltningen anser att informationen i denna framställan kan gallras utan att de ändamål som anges i 3 arkivlagen åsidosätts. Inledning och bakgrund Historik och verksamhet Förebildsförvaltningen bildades den 27 februari Uppgiften var från början att bygga bra bostäder för barnrika familjer med små ekonomiska resurser. Redan samma år färdigställdes de så kallade barnrikehusen. Sedan dess har Förebildsförvaltningen varit med och bidragit till utvecklingen av nya stadsmiljöer i Stockholm, från Kristineberg på 1930-talet och utbyggnaden av Hornsbergs Strand och Norra Djurgårdsstaden under 2010-talet. Förvaltningens huvuduppdrag är att bygga, förvalta och hyra ut bostäder. Förslag på information som ska gallras Utredningen har tagit hjälp av SKL:s skriftserie Bevara eller gallra - gallringsråd nummer 7 och tidigare fattade gallringsbeslut i Stockholms stad för liknande verksamhet. Förebildsförvaltningens information regleras främst av Stadsarkivets generella gallringsbeslut:

36 36 (48) SSA 2003:13 bevarande och gallring av handlingar i upphandlingsärenden SSA 2011:09 bevarande och gallring av allmänna handlingar som förekommer inom löne- och personalområdet i Stockholms stad. SSA 2015:10 beslut om bevarande och gallring av information i bygg- och anläggningsprojekt samt förvaltning SSA 2016:01 beslut om gallring av information av tillfällig eller ringa betydelse SSA 2016:13 beslut om bevarande och gallring av räkenskapsinformation i Stockholms stad. Utöver handlingar som regleras av ovan nämnda gallringsbeslut vill Förebildförvaltningen gallra handlingarna som redovisas i kolumnerna nedan: Verksamhetsområde 2. Ge verksamhetsstöd 2.7 Hantera säkerhetsfrågor I processen ingår säkerhetsfrågor rörande skalskydd, brandskydd, larm, bevakning, passerkort, nyckelhantering samt administrering av IT-säkerhet, brandväggar och behörigheter. Exempel på information som bevaras i processen: Brandskyddsdokumentation. Handlingstyp/ handlingsslag Behörighetsblanketter till Fastighetssystem (för närvarande FARSAD) Gallringsfrist 10 år efter att behörigheten upphört gälla Kommentar med informationsvärdering Behörighetsblanketter styr vilka personer som har tillgång till Förebildsförvaltningens fastighetssystem och får lov att göra attesteringar m.m. Eftersom systemet är kopplat till ekonomiska transaktioner så bör handlingarna sparas i 10 år efter det att anställningen för den anställde som skrivit under blanketten har upphört.