ABCDE GALLRING AV VISSA HANDLINGAR VID SALUHALLSFÖRVALTNINGEN

Transkript

1 Stockholms stadsarkiv L ANDSARKIV FÖR S TOCKHOLMS LÄN DNR /02 SID 1 (8) SSA 2004: PROMEMORIA GALLRING AV VISSA HANDLINGAR VID SALUHALLSFÖRVALTNINGEN ÄRENDET Saluhallsförvaltningen inkom den 4 december 2002 med en gallringsframställan till Stadsarkivet. I framställan föreslås gallring av vissa handlingar rörande projekt, fastighetsförvaltning, kontrakt, ekonomisk redovisning, registratur, personaladministration m.m. Som bilaga återfinns en sammanställning över de gallringsbeslut som gäller för förvaltningen. Dessutom refereras till det lokala gallringsbeslut som fattats för handlingar av tillfällig eller ringa betydelse enligt stadens gallringsanvisningar ( ). Saluhallsförvaltningen har inhämtat Juridiska avdelningens och Revisionskontorets yttranden, varefter framställan har överlämnats till Stadsarkivet för beslut. Den aktuella framställan har föregåtts av en inventering, följd av en bevarande- och gallringsutredning av förvaltningens handlingsbestånd. Utredningen genomfördes år 2002 av Christina Hellman, projektanställd arkivarie. Den bestod i huvudsak av en värdering av handlingarnas informationsinnehåll från bevarande- och gallringssynpunkt med hänsyn tagen till förvaltningens informationsbehov på kort och lång sikt. REMISSINSTANSERNAS SYNPUNKTER Juridiska avdelningen har i sitt yttrande rekommenderat att avtal inte gallras tidigare än 10 år efter avtalstidens utgång. Som skäl anför avdelningen att preskriptionstiden är 10 år för sådana fodringar som inte riktar sig mot konsumenter. Utöver detta har inte juridiska avdelningen redovisat några ytterligare synpunkter. Revisionskontoret har i sitt svar meddelat att kontoret inte haft något att erinra emot förslaget. STADSARKIVETS SYNPUNKTER Allmänt Även om arkivlagens huvudprincip är att samtliga allmänna handlingar ska bevaras, tillåter lagen gallring. Gallring anses nödvändig för att skapa överblick i myndigheters hand- B OX 22063, S TOCKHOLM, B ESÖKSADRESS: KUNGSKLIPPAN 6 T FN: , F AX:

2 DNR /02 SID 2 (8) lingsbestånd och informationsmängder samt för att minska förvarings- och lagringskostnaderna. Regelverket ålägger varje myndighet att pröva förutsättningarna för gallring men också att säkerställa att relevant information bevaras för nutida och framtida behov. Efter förfrågan från stadens myndigheter fattar Stadsarkivet beslut om bevarande och gallring av handlingar i Stockholms stad. Varje myndighet kan själv fatta lokala gallringsbeslut för handlingar som har ringa eller tillfällig betydelse enligt stadens gallringsansvisningar. Förutsättningen för att en myndighet ska få gallra allmänna handlingar är att de handlingar som återstår efter gallring kan tillgodose informationsbehovet för: - allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar, - förvaltningen, - individens rättssäkerhet, samt - forskningen. Denna avvägning har Saluhallsförvaltningen gjort inom ramen för sin bevarande- och gallringsutredning, vilken som tidigare nämnts har föregått gallringsframställan. Stadsarkivet har med ledning av detta underlag samt remissinstansernas synpunkter föreslagit bevarande och gallring av nämnda handlingar. Stadsarkivet vill poängtera att stadens generella bevarande- och gallringsbeslut för handlingar i upphandlingsärenden (SSA 2003:13) inte fanns vid den tidpunkt då Saluhallsförvaltningen inkom med sin gallringsframställan. Det innebär att de upphandlingshandlingar som tas upp i framställan tidigare inte omfattades av något gallringsbeslut, men i dagsläget gör det. Därför har Stadsarkivet valt att utesluta dessa handlingar från föreliggande gallringsbeslut. Stadsarkivet har även undantagit en löneadministrativ handling från det aktuella gallringsbeslutet eftersom den kan gallras i enlighet med stadens generella bevarande- och gallringsbeslut för handlingar inom löneoch personaladministration i Stockholms stad (SSA 1999:5). Vid bedömningen av framställan har Stadsarkivet även jämfört med de kriterier för bevarande och gallring som Riksarkivet ställt upp i olika dokument av policy- eller rådgivande karaktär; - Riksarkivets bevarande- och gallringspolicy Bevarandet av nutiden (1995), - Riksarkivets riktlinjer för gallring av vissa handlingar hos kommuner och landsting (RA-FS 1997:8), - Riksarkivets allmänna råd om bevarande och gallring av handlingar rörande teknisk verksamhet, mark och fastigheter samt bostadsförsörjning hos kommuner och landsting (RA-FS 1995:2). Gallringsförslaget Framställan omfattar vissa handlingar som direkt eller indirekt rör Saluhallsförvaltningens centrala verksamhet; att främja livsmedelstillförseln i Stockholm genom uthyrning av mark och lokaler till hyresgäster i stadens partihandelsområden och saluhallar med torg.

3 DNR /02 SID 3 (8) Dessa lokaler hyresgästanpassar förvaltningen genom renoveringar, ombyggnationer m.m. Arbetet utförs av entreprenörer som förvaltningen upphandlat. Riksarkivets bevarandeoch gallringspolicy anger att sådana handlingar som tillkommer inom en myndighets kärnverksamhet bör bevaras i större utsträckning än sådana handlingar som genereras inom administrativa stödprocesser. Saluhallsförvaltningen har delat in de handlingar som föreslås gallras i följande kategorier: 1. Äldre handlingar som påträffats vid förvaltningens inventering, 2. Handlingar inom upphandling, byggnationer och projekt 3. Handlingar avseende hyreskontrakt och hyresdebitering 4. Handlingar inom ekonomiredovisningen som inte ingår i ekonomiredovisningssystemet EDIT-/EMIL. Saluhallsförvaltningen har i framställan redogjort för det urval av handlingar som föreslås gallras, motiverat gallringen samt föreslagit gallringsfrister. Dessa refereras till nedan: Följande handlingar föreslår Saluhallsförvaltningen kan gallras: 1. Äldre handlingar Handlingarna är med få undantag upprättade före år Enligt stadens arkivregler är det enbart Stadsarkivet som kan fatta beslut om sådana handlingar. Det gäller även om handlingarna innehållsmässigt bedöms vara av tillfällig eller uppenbart ringa betydelse enligt kriterierna i stadens gallringsanvisningar. - Hyresavtal för parkering, kopior, år Enligt framställan bevaras samtliga upphörda hyresavtal i original. Uppgifter saknas om mängden kopior. Förutsättningen för gallring är att kopiorna inte har påförts någon ytterligare information jämfört med originalen samt att kopiorna inte har annan sorteringsordning är originalen och som härigenom gör dem till en viktig sökingång. Stickprov bör enligt Stadsarkivets uppfattning göra bland originalen för att säkerställa att de bevarats. Under förutsättning att förvaltningen gör dessa kontroller har Stadsarkivet inget att erinra emot omgående gallring. - Kvittensbok över registraturskrivelser, år Vilka uppgifter som förts i kvittensboken framgår inte av framställan. Bokens omfattning och exakta användningsområde framgår inte heller. Med tanke på att den har använts under trettio år bör den rimligtvis ha haft betydelse över tid. Framställan hänvisar till att samma information finns i diariet. Det är dock inte uppenbart om boken i sig ger en snabbare överblick av vilka skrivelser som kommit in eller upprättats inom förvaltningen eller om dess innehåll ställts upp på ett sätt som utgör ytterligare en sökväg till de diarieförda handlingarna. Trots dessa oklarheter och förutsatt att Saluhallsförvaltningen kan påvisa att innehållet i boken inte tillför mer än diariets uppgifter, tillstyrker Stadsarkivet omgående gallring. - Tillståndsbevis utfärdade av Polismyndigheten, år , kopior.

4 DNR /02 SID 4 (8) Eftersom dessa tillstånd för försäljare att idka torg- och marknadshandel har diarieförts och bevarats bland de diarieförda handlingarna, menar förvaltningen att kopiorna bör kunna gallras. Under förutsättning att några stickprovskontroller görs bland de diarieförda handlingarna och att dessa visar att originalen finns kvar, tillstyrker Stadsarkivet omgående gallring. 2. Handlingar inom upphandling, byggnation och projekt Avtal (pappersform) - Ramavtal Ramavtalen förekommer inom projekteringsverksamheten och ingås med entreprenörer och tekniska konsulter. Enligt förvaltningen överstiger avtalstiden i många fall två år. Från ramavtalen görs avrop. Förvaltningen uppger att information om ramavtalen har dokumenterats och diarieförts inom ramen för varje upphandling. Vidare uppges att garantitiden för projekten vanligtvis sträcker sig två år efter projektets avslutande. Eftersom projekten tidsmässigt kan sträcka sig maximalt ett år över garantitiden, föreslår förvaltningen att ramavtalen samt avropen gallras tre år efter avtalstidens utgång eller när garantin upphört. Föreslagen gallringsfrist för ramavtal avviker från gallringsfristen för avtal och kontrakt (involverar ramavtal) i det generella gallringsbeslutet för handlingar i upphandlingsärenden inom Stockholms stad. Enligt beslutet ska avtal bevaras i upphandlingar av byggande, drift och underhåll i ny- och ombyggnadsprojekt som leder till påtaglig exteriör eller interiör förändring eller får avsevärd betydelse för stadsbilden, alternativt rör konstnärlig utsmyckning. I andra upphandlingsärenden får avtalen gallras 10 år efter avtalstidens utgång. Den gallringsfrist som förvaltningen föreslagit för ramavtal är dock längre än den gallringsfrist som rekommenderas i Riksarkivets allmänna råd om bevarande och gallring av vissa handlingar i kommunernas och landstingens arkiv (RA-FS 1997:8). Där föreslås ramavtal, liksom avtal och kontrakt, gallras två år efter avtalstidens utgång. Förslaget avviker även från de rekommenderade gallringsfristerna för entreprenadavtal och konsultavtal i Riksarkivets allmänna råd om bevarande och gallring av handlingar rörande teknisk verksamhet, mark och fastigheter samt bostadsförsörjning hos kommuner och landsting (RA-FS 1995:2). I de allmänna rådens avsnitt 3.1 om Anläggnings- och projekthandlingar rekommenderas att entreprenadkontrakt/beställningar bevaras medan konsultavtal kan gallras 10 år efter avtalstidens utgång, men bevaras då de rör byggnader som är så kulturhistoriskt värdefulla att de inte får förändras eller rivas. Förvaltningen har således föreslagit en mer långtgående gallring än vad som anges i RA-FS 1995:2. Utöver detta uppfyller förslaget till gallringsfrist inte juridiska avdelningens rekommendation att samtliga avtal med hänsyn till preskriptionstider bör gallras tidigast 10 år efter avtalstidens utgång.

5 DNR /02 SID 5 (8) Stadsarkivets bedömning är att Saluhallsförvaltningen ifråga om ramavtalen ska följa de gallringsfrister för avtal och kontrakt som anges i stadens generella gallringsbeslut för handlingar i upphandlingsärenden. Stadsarkivet har därför valt att undanta ramavtal från föreliggande gallringsbeslut. - Avrop Avrop är egentligen inga regelrätta avtal utan baseras på de ramavtal som träffas inom projekteringsverksamheten, se närmare ovan. Avropen träffas efter att upphandlingsprocessen är avslutad. De omfattas därmed inte av det generella gallringsbeslutet för handlingar i upphandlingsärenden. I den dokumenthanteringsplan som Stadsarkivet exemplifierade handlingarna i upphandlingsprocessen med, har dock avrop föreslagits kunna gallras två år efter avtalstidens utgång. Förvaltningens förslag till gallringsfrist är tre år efter avtalstidens utgång eller när garantin upphört. Denna gallringsfrist är längre än den frist som anges i RA-FS 1997:8, där avropen föreslås gallras två år efter avtalstidens utgång. Avrop nämns däremot inte specifikt i RA-FS 1995:2. Stadsarkivet tillstyrker den ett år längre gallringsfristen som förvaltningen föreslagit. Övriga avtal De övriga avtalen utgörs av avtal för drift- och skötsel, nyttjanderätt, servitut samt service för huvudkontorets lokaler. Dessa avtal är i samtliga fall resultatet av olika slags upphandlingar. Därför bör förvaltningen följa stadens generella gallringsbeslut för handlingar i upphandlingsärenden med dess alternativ; bevaras eller gallras 10 år efter avtalstidens utgång. - Avtal för drift och skötsel Förvaltningen har föreslagit att avtal för drift och skötsel gallras tre år efter avtalstidens utgång eller när garantin upphört. Det överensstämmer inte med Juridiska avdelningens generella rekommendation för avtal, d.v.s. att gallring sker tidigast 10 år efter avtalstidens utgång. Fristen ligger inte heller i linje med det generella gallringsbeslutet för handlingar i upphandlingsärenden enligt vilket avtal och kontrakt beroende på typ av avtal ska gallras 10 år efter avtalstidens utgång eller bevaras. Stadsarkivet har därför valt att undanta avtal för drift och skötsel från det nu aktuella gallringsbeslutet. - Nyttjanderättsavtal Förvaltningen har föreslagit att nyttjanderättsavtal gallras två år efter avtalstidens utgång. Det överensstämmer inte med gallringsbeslutet för handlingar i upphandlingsärenden som anger bevarande eller 10 år efter avtalstidens gång beroende på upphandlingens art. Fristen innebär även ett avsteg från juridiska avdelningens generella rekommendation att gallring tidigast bör ske 10 år efter avtalstidens utgång. I RA-FS 1995:2 rekommenderas däremot gallring vid inaktualitet. Stadsarkivet har valt att utesluta nyttjanderättsavtalen från föreliggande gallringsbeslut med hänsyn till att Stadsarkivet tolkar det som ett upphandlat avtal som därmed omfattas av stadens generella gallringsbeslut för upphandlingshandlingar. - Servitutsavtal

6 DNR /02 SID 6 (8) Servitutsavtalen har förvaltningen föreslagit ska gallras två år efter avtalstidens utgång. Denna gallringsfrist överensstämmer varken med juridiska avdelningens rekommenderade gallringsfrist 10 år efter avtalstidens utgång eller med RA-FS 1995:2 som rekommenderar ett bevarande (med motivet att det är nödvändigt att överlämna till köparen vid fastighetsförsäljning). Det faller även utanför ramen för gallringsbeslutet för upphandlingshandlingar som beroende på typ av upphandling anger bevarande eller gallring 10 år efter avtalstidens utgång. Stadsarkivet anser därför att förvaltningen ska tillämpa stadens generella bevarande- och gallringsbeslut för upphandlingshandlingar. Servitutsavtalen behandlas därmed inte inom ramen för det nu aktuella gallringsbeslutet. - Serviceavtal Rör telefonabonnemang, lokalvård, kaffeautomat m.m. för huvudkontoret. Dessa avtal föreslår förvaltningen gallras två år efter avtalstidens utgång. Detta är ett avsteg från vad juridiska avdelningen generellt rekommenderat för avtal, nämligen att de tidigast bör gallras tio år efter avtalstidens utgång. Däremot korresponderar förvaltningens föreslagna gallringsfrist med RA-FS 1997:8. Handlingen förekommer inte i RA-FS 1995:2. Även denna typ av avtal tolkar Stadsarkivet som resultatet av en upphandlingsprocess varför förvaltningen enligt Stadsarkivets uppfattning bör tillämpa stadens generella gallringsbeslut för upphandlingshandlingar. - Drift- och skötselinstruktioner Saluhallsförvaltningen har föreslagit gallring vid inaktualitet av manualer och beskrivningar för drift och underhåll av de fastigheter som förvaltningen förvaltar. Mer specifikt avses att handlingarna sparas så längre de används vid driften av fastighetsobjekten. Vid om- eller nybyggnation ersätter förvaltningen dem med nya instruktioner. Försalget till gallringsfrist överensstämmer med RA-FS 1995:2. Handlingen ingår däremot inte i RA-FS 1997:8. Stadsarkivet ställer sig bakom förvaltningens förslag att drift- och skötselinstruktioner gallras vid inaktualitet, d.v.s. när de ersätts av nya instruktioner. 3. Hyresdebitering - Kredit- och soliditetsupplysningar över hyresgäster Saluhallsförvaltningen har föreslagit att kredit- och soliditetsupplysningar ska få gallras vid inaktualitet. Med detta avses att upplysningarna, som idag förvaras i anslutning till hyreskontrakten, gallras när kontrakten sägs upp eller upphör av annan anledning. Stadsarkivet har i det generella gallringsbeslutet för handlingar i upphandlingsärenden. funnit exempel på att soliditetsupplysningar över anbudsgivare ska gallras två år efter avtalstidens utgång. Däremot anges exempelvis i RA-FS 1997:8 att soliditetsupplysningar bör gallras vid inaktualitet, d.v.s. när en affärsförbindelse upphört eller när en ny upplysning tagits. Stadsarkivet ställer sig dock något tveksam till att dessa upplysningar kan komma att bli kvar under lång tid genom att förvaltningen har föreslagit en gallringsfrist som relateras till när kontrakten upphör. Detta förhållande stämmer inte riktigt överens med bestämmelserna och intentionerna i kreditupplysningslagen ( ). För att uppgifter ska vara aktuella samt av hänsyn till den enskilde (som inte ska belastas för alltid med en uppgift om en

7 DNR /02 SID 7 (8) enstaka betalningsförsummelse), en näringsidkare eller en juridisk person, stadgar lagen att kreditupplysningföretag ska gallra uppgifter om privatpersoners ekonomiska förhållanden samt uppgifter om betalningsanmärkningar som rör näringsidkare senast tre år efter den dag då anmärkningen tillkom, uppgifter om skuldsanering ska gallras senast fem år efter den dag då anmärkningen tillkom samt uppgifter om missbrukade kontokort får finnas kvar i två år från den dag kreditavtalet sades upp på grund av missbruket. För juridiska personer får uppgifterna finnas kvar i fem år. När förvaltningen begär kredit- och soliditetsupplysningar för sina hyresgäster kommer de till skillnad från hos kreditupplysningsföretagen inte att få lika bred spridning. Eftersom de är allmänna handlingar hos förvaltningen kan de dock begäras utlämnade. Sannolikt kan de också vara till men för den enskilde om de innehåller anmärkningar, omdömen eller upplysningar av olika slag. Uppgifterna behöver inte enbart röra ekonomi utan kan också omfatta personliga förhållanden t.ex. civilstånd. Enligt Stadsarkivets tolkning reglerar lagen enbart kreditupplysningsföretagens hantering av kreditupplysningar. Det talar för att förvaltningen kan bortse från lagens gallringsfrister och istället välja gallringsfrist utifrån det egna ändamålet med upplysningarna. Att förvaltningen valt gallringsfristen vid inaktualitet, d.v.s. när kontrakten sägs upp eller upphör av annan anledning innebär att man bedömt att ändamålet kvarstår under hela hyrestiden. Stadsarkivet tillstyrker att berörda upplysningar gallras vid inaktualitet, d.v.s. när hyresrelationen upphör. Stadsarkivet vill dock få in tillägget eller när ny upplysning begärs. Avslutningsvis vill Stadsarkivet bara påpeka att om förvaltningen skulle överväga att förvara upplysningarna åtskilda från hyreskontrakten skulle det kunna möjliggöra att upplysningarna gallrades tidigare än idag, förutsatt att de inte behövde vara kvar under hela hyrestiden. 4. Redovisningshandlingar - Redovisningshandlingar/-uppgifter som inte ingår i redovisningssystemet EDIT/EMIL Handlingarna uppges i framställan utgöra underlag till förvaltningens löpande inkomster och kostnader. De föreslås gallras två år efter räkenskapsårets utgång eller senare om de behövs i verksamheten. Stadsarkivet anser att förvaltningen bör välja en av dessa gallringsfrister. Eftersom framställan inte specificerar vilka handlingar det gäller har Stadsarkivet valt att undanta denna grupp av handlingar från föreliggande gallringsbeslut. Förvaltningen får istället återkomma med en precisering ifråga om vilka handlingsslag det gäller, så att Stadsarkivet därefter kan besluta om ett tillägg till föreliggande gallringsbeslut. Stadsarkivet vill avslutningsvis bara påminna om att det finns ett generellt gallringsbeslut för vissa räkenskapshandlingar för förvaltningar och bolag/stiftelser som inte är anslutna till stadens redovisningssystem EDIT/EMIL (SSA 1997:8). Enligt detta beslut kan t.ex. underlag till verifikationer och sådana handlingar som använts vid avstämning/uppföljning och övrig löpande räkenskapskontroll gallras två år efter räkenskapsårets utgång. 5. Övrigt - Namnlistor över försäljare önskan om tidigare stängning av affärerna på lördagar (fyra volymer)

8 DNR /02 SID 8 (8) Handlingarnas upphov och vilket affärsområde de rör är okänt. Stadsarkivet anser att handlingarna har ett historiskt intresse genom att de representerar en intressegrupp som ställt krav på förvaltningen. Stadsarkivets bedömning är att handlingarna trots sitt okända ursprung inte bör gallras och har därför valt att undanta dem från detta förslag till gallringsbeslut. - Listor över utkvitterade lunchkuponger Saluhallsförvaltningen har föreslagit en gallringsfrist på 10 år med hänsyn till att handlingarna dels är räkenskapshandlingar och samtidigt lönegrundande. Stadsarkivet anser att listorna inte ska behandlas inom ramen för gallringsförslaget då handlingarna omfattas av stadens generella beslut om gallring och bevarande av allmänna handlingar inom löne- och personaladministration (SSA 1999:5). Med undantag av de handlingar i framställan som Stadsarkivet valt att bortse från på grund av att de synes omfattas av stadens olika generella gallringsbeslut m.m., anser Stadsarkivet att gallring kan medges enligt Saluhallsförvaltningens förslag utan att de ändamål som anges i 3 arkivlagen åsidosätts. FÖRSLAG TILL BESLUT Stadsarkivet föreslås besluta om gallring enligt Saluhallsförvaltningens framställan, med undantag av de handlingar som Stadsarkivet redan fattat gallringsbeslut för genom stadens olika generella gallringsbeslut staden samt de äldre handlingar som Stadsarkivet ansett värdefulla för forskning. Susanne Strangert Enheten för tillsyn och rådgivning