G A L L R I N G S B E S L U T

Transkript

1 Stockholms stadsarkiv L ANDSARKIV FÖR S TOCKHOLMS LÄN H A N D L Ä G G A R E: S U S A N N E S T R A N G E R T GALLRINGSBESLUT 2004:14 SID 1 (1) DNR / G A L L R I N G S B E S L U T 2004:14 Nämnd/Förvaltning AB Svenska Bostäder SSA dnr /04 Beslutets huvudsakliga innehåll Samtliga digitala upptagningar i Störningsärenden Webb (1), Inkasso Direkt (2), och Prolån (3) gallras vid inaktualitet enligt följande: - Störningsärenden gallras 1 år efter senaste notering. (1) - Hyresskulder gallras efter att skulden är avbetalad eller den skuldsatte avliden. (2. - Lån och bidrag gallras två år efter att lånet lösts, alternativt när bidraget upphört att utbetalas. (3) - Uppgifter från avier angående in- och utbetalningar gallras 2 år efter att transaktionen skett. (3) Övriga handlingar i ärendet Gallringsförslag från AB Svenska Bostäder Yttrande från Revisionskontoret Yttrande från Juridiska avdelningen Stadsarkivets promemoria Anm Viss avidentifierad statistik bevaras genom utskrift på papper. Beslutande samt datum för beslut Björn Jordell Stadsarkivarie B OX 22063, B ESÖKSADRESS: KUNGSKLIPPAN 6 T FN: , F AX: E-POST: stadsarkivet@ssa.stockholm.se

2 Stockholms stadsarkiv L ANDSARKIV FÖR S TOCKHOLMS LÄN DNR /04 SID 1 (10) PROMEMORIA 2004:14 GALLRING AV DIGITALA UPP TAGNINGAR I AB SVENSKA BOSTÄDERS IT-SYSTEM; STÖRNINGSÄRENDEN WEBB, INKASSO DIREKT OCH PROLÅN ÄRENDET AB Svenska Bostäder inkom den 22 oktober 2004 till Stadsarkivet med en gallringsframställan för de digitala upptagningarna i IT-systemen; Störningsärenden Webb, Inkasso Direkt och Prolån. Bolaget räknar dessa system till de mer verksamhetskritiska. Med hänsyn till framför allt hyresgästernas personliga integritet, föreslår bolaget dock att systemens totala informationsinnehåll gallras ---efter att upptagningarna förlorat sin omedelbara betydelse för verksamheten. Vidare föreslås viss avidentifierad statistik undantas från gallring. BAKGRUND Framställan har sin bakgrund i Stadsarkivets senaste inspektion (2002). Den gällde bolagets hantering av allmänna handlingar och tog sin utgångspunkt i arkivregelverkets krav. Granskningen resulterade bl.a. i yrkandet att informationsinnehållet i bolagets samtliga IT-system och register måste utredas ut bevarande- och gallringssynpunkt. AB Svenska Bostäder tog som första åtgärd fram en handlingsplan, och genomförde en inventering av de totalt 80 IT-systemen. Den resulterade i att drygt hälften av systemen bedömdes innehålla allmänna handlingar. Successivt avser bolaget att utreda systemens informationsinnehåll ur bevarande- och gallringssynpunkt för att åstadkomma nya gallringsbeslut. Under hösten fattade bolaget tre lokala gallringsbeslut avseende digital information (bilagda framställan). Besluten omfattade informationsinnehållet i vissa ITsystem, externa hemsidan samt intranätet. Enligt bolagets bedömning har dessa uppgifter en tillfällig eller ringa betydelse enligt kriterierna i stadens gallringsanvisningar. ALLMÄNT Även om arkivlagens huvudprincip är att samtliga allmänna handlingar ska bevaras, är det varken praktiskt eller ekonomiskt försvarbart. Därför medger lagen också gallring. Eftersom gallring emellertid är oåterkallelig, fordras noggranna överväganden med hänsyn till olika intressenters informationsbehov enligt 3 arkivlagen. Det är skälet till att Stadsarkivet, efter förfrågan från nämnder, bolag och stiftelser, fattar beslut om gallring i Stockholms stad. B OX 22063, S TOCKHOLM, B ESÖKSADRESS: KUNGSKLIPPAN 6 T FN: , F AX:

3 DNR /04 SID 2 (10) GALLRINGSFRAMSTÄLLAN Gallringsframställan har utarbetats av Katharina Prager och Hanna Johanson, BRA Arkivkonsult, på uppdrag av Klas Heldesten, bolagsjurist och arkivansvarig vid AB Svenska Bostäder. Framställan baseras på arkivkonsulternas intervjuer med berörd personal och på granskningar av system och innehåll. Utöver aktuell framställan har, som tidigare nämnts, bolaget fattat flera lokala gallringsbeslut för de digitala upptagningarna i åskilliga ITsystem/-register, i intranätet och på externa hemsidan. Bolaget har bedömt att dessa har tillfällig eller ringa betydelse i enlighet med kriterierna i stadens gallringsanvisningar. REMISSINSTANSERNAS SYNPUNKTER AB Svenska Bostäder har remitterat gallringsframställan till Revisionskontoret och Juridiska avdelningen för yttrande. Av svaren att döma har remissinstanserna inte haft något att erinra. Revisionskontoret hänvisar till den i regel 10-åriga gallringsfristen för handlingar som ingår i redovisningssystemet EDIT/EMIL (SSA 1997:7). Vidare påpekar Revisionskontoret att vissa räkenskapshandlingar kan behöva sparas längre än 10 år, däribland verifikationer med uppgifter om nyttjanderätt- och servitutsrätt till fast egendom samt till investeringsutgifter med löpande garantitid. STADSARKIVETS SYNPUNKTER Störningsärenden Webb Beskrivning av Störningsjouren och Störningsärenden Webb Störningsjouren tillkom 1986 i syfte att hantera akuta och allvarliga störningsproblem som uppstår efter kontorstid och rör hyresgäster i de kommunala bostadsbolagens lägenheter. För närvarande är verksamheten en gemensam angelägenhet för AB Stockholmshem, AB Familjebostäder, Svenska Bostäder AB samt Järfällabygdens hus. Huvudansvaret för jourverksamheten överfördes 2001 från AB Familjebostäder till AB Stockholmshem. Störningsjouren består av personal, en ledningscentral, samt två jourbilar. Varje jourbil har två anställda, som åker ut, undersöker och åtgärdar de uppdrag som rapporteras in till ledningscentralen. Jourens anställda har tystnadsplikt, och rapporterar till respektive bostadsföretag, som sedan följer upp alla ärenden. Störningsärenden Webb är ett webbaserat system/applikation till den gemensamma Störningsjouren. Det är ett stödsystem i ärendehandläggningen av hyresgästers störningar, och består i huvudsak av dels ett diarium och dels ett ärendehanteringssystem kring störande hyresgäster, vanvård och korttidskontrakt.

4 DNR /04 SID 3 (10) Indata Indata till systemet sker manuellt samt genom koppling till Svenska Bostäders stordator (EWA), varifrån adressuppgifter inhämtas till ett kontraktsnummer. Uppgifter ur Störningsjourens IT-system (Allan) noteras i systemet men sker inte genom direktkoppling. I Störningsärenden Webb ingår vissa mallar, varifrån ärende/kontraktsnummer, kontaktuppgifter kring hyresgästen samt personnummer hämtas från systemet. Externa kontakter kan noteras i systemet och sökningar sker på kontraktsnummer. Utdata Vid behov hämtas uppgifter för statistikändamål som redovisas för företagsledning och styrelse. På Stadsarkivets fråga om vilka uppgifter som ingår i statistiken och med vilken regelbundenhet som den tas ut, har bolaget uppgivit att statistik redovisas i bolagets årsberättelse, exempelvis typ av störning och antal avhysningar. Enligt de uppgifter Stadsarkivet fått rör det sig årligen om ca 60-talet rapporterade allvarliga störningar, medan flertalet störningar tycks vara av lindrigare art genom att de rör hyresgäster som spelar för hög musik. Enligt framställan tas varje kvartal ut vissa mättal. Med stöd av den kompletterande information som bolaget lämnat om vad som avses med mättal har följande framkommit; att det rör de skrivelser som skickas till störande hyresgäster: Störningsbrev 1,2,3, varningsbrev, uppsägning, avhysning och återtagning samt i förekommande fall kravbrev. Digitalt informationsinnehåll i Störningsärenden Webb Kontraktsnummer och uppgifter om lägenheten och hyresgästen/hyresgästerna Kontaktuppgifter till stadsdelsförvaltning och andra inblandade Beskrivning av störningsärendet, fritext som överförs till brevmall Uppgifter om ärendets utveckling, såsom uppläggningsdatum och datum då olika typer av brev skickats Kontaktuppgifter till störda hyresgäster Register med koppling till lagrade dokument Noteringspost med löpande noteringar i fritext Förslag till gallring Enligt bolagets förslag ska de IT-baserade störningsärendena gallras 1 år efter senaste notering, på motsvarande sätt som pappersakterna. Ett ärende avslutas genom att hyresgästen slutar störa eller blir avhyst. Varje handläggare föreslås avgöra om ärendet ska bevakas vidare eller gallras. Motiv för gallring AB Svenska Bostäder redovisar följande skäl för gallring av de digitala upptagningarna i Störningsärenden Webb: 1. Skydd av hyresgästernas personliga integritet Bolaget menar att Störningsjouren och angränsande verksamhet inom de kommunala bolagen betraktas som en kurativ verksamhet och inte som en kontrollfunktion. Vidare

5 DNR /04 SID 4 (10) refererar bolaget till att politiker och beslutsfattare i samband med Störningsjourens tillkomst gav mycket klara direktiv om dess förutsättningar, nämligen att den dokumentation som uppstod borde gallras av integritetsskäl. 2. Allvarliga störningsärenden dokumenteras av andra funktioner inom bolaget Avser de ärenden som leder till avhysning, utmätning och ärenden som behandlas av hyresnämnden. Avhysningar dokumenteras i domstolsakter med 10 års gallringsfrist samt i kontraktsakter, vilka gallras 10 år efter kontraktets upphörande. Bolaget hänvisar till att de störningsärenden som går vidare till domstol bevaras. Detta framgår dock inte klart i det tidigare gallringsbeslutet för vissa handlingar vid AB Svenska Bostäder SSA 1999:4. I motsvarande gallringsbeslut för vissa pappershandlingar vid AB Stockholmshem SSA 1998:6 - anges däremot explicit att störningsärenden som går till domstol bevaras. 2. Viss statistisk information i avidentifierad form skrivs ut på papper och bevaras Enligt framställan skriver bolaget vid behov ut viss statistik ur Störningsärenden Webb. Statistiken redovisas för företagsledning och styrelse eller i tryckta årsberättelser eller liknande. Därutöver tas varje kvartal vissa mättal ut. Stadsarkivet tolkar det så att dessa omfattar antal och typ av skrivelser, som bolaget skickat till störande hyresgäster för att åstadkomma rättelse. 3. Allmännyttans störningsärenden i analog och digital form gallras i hög utsträckning De störningsärenden som tidigare var pappersbaserade får gallras 1 år efter senaste notering med stöd av gallringsbeslutet för vissa handlingar vid AB Svenska Bostäder - SSA 1999:4. Beslutet torde kunna omfatta även de handlingar, som idag inkommer till eller upprättas på papper inom ramen för störningsärenden. Utöver detta har Stadsarkivet tidigare fattat följande gallringsbeslut som involverar störningsärenden: SSA 1997:1 (AB Familjebostäder) och SSA 1998:6 (AB Stockholmshem). Vidare har Stadsarkivet godkänt AB Stockholmshems lokala gallringsbeslut för Störningsjourens IT-stöd (daterat ). 4. Dokumentation i störningsärenden bevaras av andra myndigheter Bolaget har förutom hänvisning till hyresnämnden inte motiverat gallring med att vissa andra myndigheter också förfogar över uppgifter i störningsärenden. Stadsarkivet har dock på egen hand försökt att i någon mån relatera gallringsförslaget till sådan dokumentation. Avsikten har varit att få ett fördjupat underlag för vår prövning. Följande kontakter har tagits: Dokumentation vid Socialtjänstförvaltningen och stadsdelsförvaltningarna En hyresvärd får enligt hyreslagen inte säga upp en hyresgäst utan att först ha uppmanat hyresgästen att upphöra med störningen samt meddelat socialnämnden. När det gäller Stockholms stad är det respektive stadsdelsförvaltning som mottar information om störande hyresgäster, inte Socialtjänstförvaltningen (feladresserade försändelser sänds vidare till respektive stadsdelsförvaltning). Stadsarkivet har bl.a. varit i kontakt med stadsdelsarkivarierna vid Katarina-Sofia stadsdelsförvaltning samt kontaktpersonen för ett samverkansprojekt vid Enskede-Årsta stadsdelsförvaltning, där syftet är att försöka förebygga hemlöshet.

6 DNR /04 SID 5 (10) Följande översiktliga bild har förmedlats av hur inkommande information i störningsärenden hanteras vid stadsdelsförvaltningarna inom Stockholms stad; Informationen om en störande hyresgäst kan exempelvis inkomma genom skriftlig eller muntlig information från hyresvärd (t.ex. uppmaning om att upphöra med störningarna), anmälningar, polisrapporter, meddelande om hyresskulder m.m. För de handlingar som inte föranleder att ett ärende läggs upp med stöd av socialtjänstlagen, resulterar det i s.k. icke-ärenden hos stadsdelsförvaltningen. Handlingar i s.k. ickeärenden får gallras 5 år efter beslut i enlighet med Stadsarkivets gallringsbeslut SSA 2004:2. Undantagna från gallring är de uppgifter som skrivs in i Paraplysystemets fält för Inkommande information. Alternativt leder de inkomna handlingarna till ett ärende som dokumenteras i en socialtjänstakt i Paraplysystemet. Eftersom merparten av socialtjänstakterna gallras med stöd av socialtjänstlagens bestämmelser (personer födda den 5:e, 15:e och 25.e i varje månad), drar Stadsarkivet slutsatsen att dokumentation som kan relateras till störningsärenden i mycket begränsad utsträckning kommer att bevaras vid stadsdelsförvaltningarna. Från kontaktpersonen för forskningsprojektet uppgavs att de flesta rapporter om störande hyresgäster som inkommer till stadsdelen, rör personer som redan är aktuella för insatser enligt socialtjänstlagen och för vilka en socialtjänstakt finns upplagd. Vidare uppgavs att de ärenden som behandlas av hyresnämnden tillhör de mest långvariga och svårlösta. Dokumentation vid Hyresnämnden i Stockholm De störningsärenden som inkommer från hyresvärden rubriceras vid Hyresnämnden i regel som s k Förlängningsärenden, d.v.s. ärenden om Förlängning av hyresavtal (målgrupp 45, A 08-45) tillsammans med andra ärenden enligt 12 kap. 49 Jordabalken. Handlingar i dessa ärenden gallras med undantag av ansökan, beslut och dagboksblad. Gallringsfristen är 5 år om ansökan dragits tillbaka eller 10 år i de fall hyresnämndens fattat beslut. Ur måloch ärendehanteringssystemet VERA bevaras vissa statistikuppgifter i ärendena. Dock går det inte att specifikt härleda störningsärenden bland andra typer av förlängningsärenden. Genom att gå in och titta på varje förlängningsärendes beslut eller dagboksblad kan det dock gå att utläsa om ärendet har sin grund i rapporterade störningar. Andra myndigheters dokumentation Stadsarkivet har även frågat FoU-enheten för forskning inom socialtjänstens område, om det pågår forskning som har anknytning till störningsärenden. Enligt kontaktad handläggare förekommer det inte. Kronofogdemyndigheten, som har till uppgift att verkställa vräkningar, för även statistik över antal verkställda vräkningar m.m. Tidigare gallringsbeslut och vägledande allmänna råd om gallring Stadsarkivet har fattat följande gallringsbeslut för störningsärenden inom de allmännyttiga bostadsföretagen:

7 DNR /04 SID 6 (10) SSA 1997:1 Gallring av vissa handlingar inom AB Familjebostäder Gallring medgavs för pappersbaserade störningsakter 1 år efter senaste störning. Av Stadsarkivets PM framgår att det dokumentationen huvudsakligen består av rapporter från anmälan, kontakter med hyresgästen och korrespondens. Den sägs bestå av --kortfattade anteckningar med skiftande kvalitet. Vidare uppges att Materialet besitter ett visst forskningsvärde---, men att det --- dock är tveksamt om värdet motiverar bevarande. I de fall störningsärendet leder till åtgärd, t ex uppsägning, bevaras erforderlig dokumentation i kontraktsakten. Avidentifierad statistik över störningsärenden förs. Mot bakgrund av detta anser Stadsarkivet att störningsakterna kan gallras. I gallringsövervägandet har också aspekter kring den personliga integriteten vägts in. Akterna började föras under förutsättning av relativt snar gallring. Skulle de börja bevaras skulle förmodligen dokumentationen minska. SSA 1998:6 Gallring av vissa handlingar inom AB Stockholmshem Gallring medgavs av pappersbaserade störningsärenden 1 år efter senaste notering. I störningsärendeakten ingår dagboksblad, korrespondens, noteringsblad samt Störningsjourens rapporter. Undantagna från gallring är de ärenden som går till domstol. Detta överensstämmer med Juridiska avdelningens remissyttrande till Stockholmshems gallringsframställan, där det betonas att handlingar bör bevaras om de kan utgöra juridiskt bevis i domstolsprocesser. SSA 1999:4 Gallring av vissa handlingar inom AB Svenska Bostäder Gallring medgavs av pappersbaserade störningsärenden 1 år efter senaste notering Lokalt gallringsbeslut för Störningsjourens IT-system, AB Stockholmshem Stadsarkivet har godkänt AB Stockholmshems lokala gallringsbeslut för Störningsjourens IT-system, daterat (SSA dnr ). Beslutet är en ändring av tidigare gallringsbeslut, daterat ; i följande delar; gallringsfristen för uppgifterna i utryckningsrapporterna har förlängts från 1 månad till tre månader samt ett fåtal fält har tillkommit respektive försvunnit i samband med systemuppgraderingen Allmänna råd om gallring I RA- FS 1995:2, Riksarkivets allmänna råd om bevarande och gallring av handlingar rörande teknisk verksamhet, mark och fastigheter samt bostadsförsörjning hos kommuner och landsting (RA-FS 1995:2), rekommenderas omgående gallring av vissa handlingar inom bostadsförmedling; exempelvis akter rörande åtgärder enligt hyreslagstiftningen i kommuner som ej tillhör intensivdataområde. Vidare föreslås uppsägningar av hyresgäster liksom betalda skulder få gallras efter 2 år. Stadsarkivets synpunkter på gallring av Störningsärenden Webb Stadsarkivet skulle gärna ha sett att de digitala upptagningarnas betydelse för insyn, rättssäkerhet- och forskningsvärde hade utretts ytterligare. Det hindrar dock inte Stadsarkivet från att föreslå att gallring medges enligt AB Svenska Bostäders förslag. Skälet är främst att Stadsarkivet i flera fall redan medgivit att störningsärenden i pappersform får gallras vid samtliga allmännyttiga bostadsföretag i Stockholms stad. Dessutom har Stadsarkivet godkänt att flertalet upptagningar i Störningsjourens IT-stöd

8 DNR /04 SID 7 (10) Allan kan gallras relativt omgående (se AB Stockholmshems lokala gallringsbeslut, ). I viss utsträckning har även Stadsarkivet tagit hänsyn till de politiska direktiv som gavs vid Störningsjourens start; att integritetskänslig dokumentation gallras så snart uppgifterna inte längre behövs för sitt ändamål. Eftersom Stadsarkivets uppgift är att slutligt bedöma och värdera det långsiktiga behovet av information för olika intressenter, vill Stadsarkivet gärna redovisa på vilka områden vi haft vissa farhågor för konsekvenserna av genomförd gallring: Stadsarkivet har uppfattat att den problematik som ligger bakom ett störningsärende i vissa fall kan ha komplexa sociala, medicinska och psykiska orsaker (även om majoriteten av alla störningsärenden tycks kunna relateras till hyresgäster som spelar för hög musik och inte förstår att det stör grannar). Det faktum att socialtjänsten för närvarande gallrar merparten av de individbaserade socialtjänstakterna med stöd av socialtjänstlagen, skulle därför kunna motivera att hyresvärdarnas dokumentation kring störande hyresgäster bevarades helt eller delvis. Genom avidentifiering av systemets personuppgifter skulle Störningsärenden Webb i teorin kunna bevaras helt eller delvis i digital form, utan att det vore till men för hyresgästernas integritet. Stadsarkivet inser dock att kostnads- och säkerhetsskäl knappast motiverar en sådan anpassning av systemet för långtidslagring. Det integritetsskäl som bolaget refererar till som främsta skäl för gallring, är enligt Stadsarkivets uppfattning inte relevant som enda motiv för gallring. Dels har Störningsjourens personal tystnadsplikt och dels är den specialutbildad för uppgiften. Den sekretess enligt 7 kap. 25 som gäller för hyresgästens angelägenheter har visserligen presumtion för offentlighet, men torde i förekommande fall kunna tillämpas av bolagets personal. Stadsarkivet bedömer att upptagningarna skulle kunna vara av stor betydelse för såväl socialhistorisk som bostadshistorisk forskning. Även om antalet individer i Störningsärenden Webb inte skulle utgöra ett representativt urval för kvantitativ forskning (då jämförelser inte kan göras med privatvärdarnas hyresgästbestånd), kan det finnas forskning som använder sig av mindre urval utifrån mer kvalitativa utgångspunkter. För den enskilde eller anhöriga kan upptagningarna i Störningsärende Webb ha betydelse ur rättssäkerhetssynpunkt eller tillmätas ett insynsvärde för kontroll av bolagets kriterier och handläggningsprinciper. Bolaget å sin sida kan styrka vilka aktiviteter och uppmaningar som vidtagits för att få slut på störningarna. Inkasso Direkt Av framställan framgår att IT-systemet Inkasso Direkt används av bostadsenhetens kravhandläggare, som stöd för hantering av skulder som tagits som hyresförluster och för ränteberäkningar vid avbetalningar av gamla skulder. Avbetalningsprocessen kan följas i systemet, vilket också tillhandahåller mallar för utskrifter och brev i inkassoärendena.

9 DNR /04 SID 8 (10) Mellan Inkasso Direkt och fastighetssystemet EWA finns en koppling genom att det noteras i fastighetssystemet att avflyttad hyresgäst har en innestående hyresskuld. Det medför att hyresgästen inte på nytt får hyra en lägenhet hos AB Svenska Bostäder. Uppgifterna rör avflyttade hyresgästers namn, personnummer, kontaktuppgifter och mobilnummer (om känt). Det finns historik/logg i form av noteringar och datum för utskick av olika dokument. I systemet ingår även mallar som hämtar ärende/kontraktsnummer, kontaktuppgifter kring hyresgästen samt personnummer. Enligt Stadsarkivets gallringsbeslut SSA 1999:4 medges gallring av inkassoärenden fem år efter att ärendet avslutats, vilket sker genom att ärendet avslutas eller skulden återbetalas. Som främsta skäl för att få gallra de digitala upptagningarna i Inkasso Direkt hänvisar bolaget till hyresgästernas personliga integritet. Dokumentation om avhysning, utmätning etc. förvaras i hyreskontraktsakten, vars innehåll gallras 10 år efter kontraktets upphörande. Avidentifierad statistisk information skrivs varje kvartal ut på papper och bevaras. Upptagningar som föreslås gallras: Kontraktsnummer och uppgifter om lägenheten och hyresgästen/hyresgästerna Uppgifter om ärendets utveckling, såsom uppläggningsdatum och datum då olika typer av brev skickats Register med koppling till lagrade dokument Noteringspost med löpande noteringar i fritext Förslag till gallring AB Svenska Bostäder har föreslagit att gallringsfristen sätts till: ---efter att skulden är avbetalad eller när den skuldsatte är avliden. Vidare föreslås att upptagningarna sparas tillsvidare, till dess att gallring genomförs i samband med att kravhandläggaren arkiverar pappersakten och noteringen om kvarstående skuld i fastighets- och hyressystemet EWA tas bort. Stadsarkivets syn på gallring av Inkasso Direkt I gallringsbeslutet SSA 1999:4 framgår att inkassoärenden och betalningsförelägganden får gallras 5 år efter ärendets avslutande samt att avbetalningsplaner får gallras 5 år efter att respektive plan upphört att gälla. Stadsarkivet har jämfört gallringsframställan med vissa motsvarande handlingstyper i Riksarkivets allmänna råd (RA-FS 1995:2 och RA-FS 1997:8). Riksarkivets allmänna råd är enbart vägledande inom Stockholms stad, men i de fall Stadsarkivet medger kortare gallringsfrist fordrar det ordentlig motivering. I RA-FS 1995:2 rekommenderas gallringsfristen 2 år för betalda hyresskulder liksom restlängd för hyror. Där framgår dessutom att hyreskontrakt kan gallras 2 år efter upphörande, om inte hyresskuld kvarstår. I RA-FS 1997:8, rekommenderas gallringsfristen 2 år för inkassoärenden.

10 DNR /04 SID 9 (10) Mot bakgrund av ovanstående har Stadsarkivet inget i sak att invända mot gallring av de digitala uppgifterna i Inkasso Direkt. Prolån IT-systemet Prolån utvecklades 1985 tillsammans med AB Familjebostäder. Systemet används till stöd för hantering av lån, räntebidrag, pantbrev och tomträttsavgälder för AB Svenska Bostäder med dotterbolag. IT-systemet innehåller funktioner för ränteberäkning, simulering inför budgetprognoser och andra till finansieringsanknutna uppgifter. Avstämning sker mellan de EDI-filer som levereras kvartalsvis och de tomrättsavgälder som Gatu- och Fastighetskontoret hanterar. Det ligger till grund för utbetalning till staden, medan själva utbetalningen hanteras av bolagets ekonomisystem. Utgifter och inkomster överförs till ekonomisystemet en gång per månad, kontroll av pantbrev sker o.s.v. Indata till systemet är bl.a. uppgifter från pappersbaserade handlingar såsom tomträttsavtal, lånehandlingar, pantbrev och beslut från länsstyrelsen. Dessa handlingstyper omfattas av gallringsbeslutet SSA 1999:4. I framställan begärs att Prolåns digitala informationsinnehåll gallras i sin helhet. Bolaget hänvisar till att uppgifter och sammanställningar bevaras i årsberättelser, tomträttsavtal, styrelseärenden samt i ekonomisystemet. De uppgifter som enbart finns i Prolån är förfallodatum och räntesatser, vilka uppges ha relativt kortvarig betydelse för bolaget. Vidare hänvisas till att viss dokumentation skrivs ut på papper för att tillgodose rättssäkerhet och olika förvaltningsändamål. Listor över de poster som överförs till ekonomisystemet skrivs ut en gång/månad. Avstämning mot EDI-filerna tas ut en gång per/kvartal liksom en logglista över förändringarna i databasen. Samtliga av dessa pappersutskrifter arkiveras i 10 år. Gallringsbara uppgifter: Lån: långivare, lånevillkor, räntesatser, förfallodatum, bindningstid, skuldens storlek (ursprunglig och kvarstående) Räntebidrag: fastighetsnr och beteckning, bidragets storlek, utbetalningsdatum. Pantbrev: fastighetsnr och beteckning, belåning. Tomträttsavgälder: fastighetsnr och beteckning, avgäldens storlek, förfallodatum, bindningstid. Förslag till gallring AB Svenska Bostäder föreslår att uppgifter om lån och bidrag gallras 2 år efter att lånet lösts, alternativt efter att bidraget upphört att utbetalas. Vidare föreslår man att uppgifter från avier angående in- och utbetalningar ska få gallras 2 år efter att transaktionen gjorts, men hänvisning till att själva transaktionen dokumenteras i kassans verifikationsserier samt i bolagets ekonomisystem.

11 DNR /04 SID 10 (10) Stadsarkivets syn på gallring av Prolån In- och utdata i Prolån regleras i huvudsak genom Stadsarkivets gallringsbeslut SSA 1999: 4. Mot bakgrund av ovanstående har Stadsarkivet inget i sak att invända mot gallring av de digitala uppgifterna i Prolån. Vägledande för Stadsarkivets bedömning av AB Svenska Bostäders gallringsframställan har varit: - Stadsarkivets gallringsbeslut för vissa handlingar vid AB Familjebostäder (SSA 1997:1), - Stadsarkivets gallringsbeslut för vissa handlingar vid AB Stockholmshem (SSA 1998:6), - Stadsarkivets gallringsbeslut för vissa handlingar vid AB Svenska Bostäder (SSA 1999:4), - Lokalt gallringsbeslut för Störningsjourens IT-system, AB Stockholmshem (daterad ), - Riksarkivets bevarande- och gallringspolicy bevarandet av nutiden (1995), - Riksarkivets allmänna råd om bevarande och gallring av handlignar rörande teknisk verksamhet, mark, och fastigheter samt bostadsförsörjning hos kommuner och landsting (RA-FS 1995:2), - Riksarkivets allmänna råd om bevarande och gallring av vissa handlingar i kommunernas och landstingens arkiv (RA-FS 1997:8). FÖRSLAG TILL BESLUT Stadsarkivet föreslår att gallring enligt AB Svenska Bostäders förslag kan medges utan att de ändamål som anges i 3 arkivlagen åsidosätts. Susanne Strangert Stadsarkivets enhet för tillsyn och rådgivning