Granskning av intern kontroll och ändamålsenlighet avseende föreningsbidrag. Gislaveds kommun

Transkript

1 Revisinsrapprt Granskning av intern kntrll ch ändamålsenlighet avseende föreningsbidrag Rebecca Lindström Cert. kmmunal revisr Alexander Arbman Februari 2018

2 Innehåll Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte ch Revisinsfrågr Revisinskriterier Kntrllmål Avgränsning Metd Iakttagelser ch bedömningar Det finns aktuella mål- ch styrdkument sm ligger till grund för beslut m föreningsbidrag Iakttagelser Bedömning Riktlinjerna avseende föreningsstöd är tydliga ch förankrade Iakttagelser Bedömning Det finns dkumenterade regler ch rutiner sm säkerställer att utbetalda föreningsbidrag baseras på krrekta ch kmpletta ansökningar Iakttagelser Bedömning Det finns tydliga krav på vad föreningarna ska lämna in för uppgifter avseende ex. verksamhetsbeskrivningar, mål m.m. i samband med bidragsansökan Iakttagelser Bedömning Det finns ändamålsenliga rutiner för kntrll, uppföljning ch återrapprtering Iakttagelser Bedömning Bedömningar Revisinell bedömning Bedömningar mt kntrllmål Rekmmendatiner Februari av 18

3 1. Sammanfattning har fått i uppdrag av de förtrendevalda revisrerna att genmföra granskning av intern kntrll ch ändamålsenlighet avseende föreningsbidrag. Granskningen är framtagen utifrån en bedömning av väsentlighet ch risk. Granskningen ska bedöma huruvida kmmunens rutiner för beslut m föreningsbidrag är ändamålsenliga, att en likvärd bedömning ligger till grund för beviljande av bidrag, samt att möjligheter säkerställs för en ändamålsenlig insyn i de verksamheter sm beviljas bidrag. Granskningen ska besvara följande revisinella frågeställningar: Bedriver kulturnämnden ch fritidsnämnden arbetet med föreningsbidrag på ett ändamålsenligt sätt? Är kulturnämnden ch fritidsnämndens interna kntrll av föreningsbidragen tillräcklig? Vi bedömer att fritidsnämndens arbete med föreningsbidrag i huvudsak sker på ett ändamålsenligt sätt. Den interna kntrllen gällande föreningsbidragen är i huvudsak tillräcklig. Vi grundar vår bedömning på de kntrllmål sm presenteras i rapprten, där samtliga bedöms sm i huvudsak uppfyllda. Vi bedömer att kulturnämndens arbete med föreningsbidrag delvis sker på ett ändamålsenligt sätt. Den interna kntrllen gällande föreningsbidragen är delvis tillräcklig. Detta grundar vi i str utsträckning på att det saknas dkumenterade riktlinjer för föreningsstöd samt vad gäller rutiner för kntrll, uppföljning ch återrapprtering. Däremt finns det mål- ch styrdkument, ansökningsblanketter sm styr vilka krav sm ställs på föreningar i samband med ansökan samt att det i stickprvsgranskningen inte påvisade någt avvikande. Utifrån vanstående bedömningar ger vi följande rekmmendatiner: Vi rekmmenderar kulturnämnden att ta fram dkumenterade bidragsregler sm stöd i vid ansökningar av föreningsbidrag. Vi rekmmenderar kulturnämnden att ta fram dkumenterade regler ch riktlinjer för kntrll ch uppföljning. Februari av 18

4 2. Inledning 2.1. Bakgrund lämnar varje år betydande föreningsbidrag till en rad lika verksamheter med lika inriktningar. Ur ett styrningsperspektiv såväl sm ur ett medbrgarperspektiv är det av str vikt att bidragsgivningen styrs av tydliga ch ändamålsenliga riktlinjer ch plicys. Av dessa bör det framgå hur beslut m bidrag ska fattas samt villkr för uppföljning ch kntrll av att lämnade bidrag brukas i enlighet med beviljad ansökan. Med bidrag avses inte endast mnetära bidrag utan även bidrag i frm av tillgång till kmmunens lkaler, förvaltningsstöd av lika slag, tillhandahållande ch beviljande av krediter etc. Bakgrunden till granskningen är revisrernas bedömning av väsentlighet ch risk Syfte ch Revisinsfrågr Granskningen syftar till att bedöma huruvida kmmunens rutiner för beslut m föreningsbidrag är ändamålsenliga, att en likvärd bedömning ligger till grund för beviljande av bidrag, samt att möjligheter säkerställs för en ändamålsenlig insyn i de verksamheter sm beviljas bidrag. Granskningen ska besvara följande revisinsfrågr: Bedriver kulturnämnden ch fritidsnämnden arbetet med föreningsbidrag på ett ändamålsenligt sätt? Är kulturnämnden ch fritidsnämndens interna kntrll av föreningsbidragen tillräcklig? 2.3. Revisinskriterier Gällande styrdkument ch interna riktlinjer Kmmunallagens regler för intern kntrll 2.4. Kntrllmål Revisinsfrågan kmmer att besvaras utifrån nedanstående kntrllmål sm har sin utgångspunkt i revisinskriterierna: Det finns aktuella mål- ch styrdkument sm ligger till grund för beslut m föreningsbidrag. Riktlinjerna avseende föreningsstöd är tydliga ch förankrade. Det finns dkumenterade regler ch rutiner sm säkerställer att utbetalda föreningsbidrag baseras på krrekta ch kmpletta ansökningar. Det finns tydliga krav på vad föreningarna ska lämna in för uppgifter avseende ex. verksamhetsbeskrivningar, mål mm i samband med bidragsansökan. Det finns ändamålsenliga rutiner för kntrll, uppföljning ch återrapprtering. Februari av 18

5 2.5. Avgränsning Granskningen är avgränsad till kulturnämnden ch fritidsnämnden för räkenskapsåret Granskningen mfattar inte hanteringen av bidrag till studieförbund Metd Granskning har skett genm att läsa igenm tillämpliga styrdkument ch rutiner inm nämnderna för föreningsbidrag. Vidare har intervjuer skett med kulturchef ch fritidschef samt andra berörda tjänstemän. Stickprvsmässig granskning avseende utbetalda föreningsbidrag har genmförts. Granskningsrapprten har varit föremål för sakavstämning. Februari av 18

6 3. Iakttagelser ch bedömningar 3.1. Organisatin Stöd ch bidrag till föreningar hanteras i utav kulturnämnden ch fritidsnämnden. Nämnderna biträds av varsin förvaltning, förvaltningschef samt cirka 30 anställda vardera. Av intervjuer framgår att handläggning av föreningsbidrag hanteras av ett fåtal tjänstemän på förvaltningarna. På kmmunens hemsida framgår vilka stöd ch bidrag sm föreningar kan söka av respektive nämnd: Kulturnämnden Stöd till föreningar ch rganisatiner sm bedriver kulturell verksamhet. Kulturföreningar, studieförbund ch andra kulturarrangörer. Årliga verksamhetsbidrag Arrangemangsbidrag Prjektbidrag Fritidsnämnden Bidrag till föreningar ch rganisatiner. Bidrag kan sökas för exempelvis drift ch underhåll av föreningens lkaler, till investeringar samt ledarutbildningar. Kmmunalt aktivitetsstöd Drift- ch lkalbidrag Investeringsbidrag Grundbidrag Av årsredvisning 2016 samt delårsrapprt 2017 framgår kulturnämndens ch fritidsnämndens budget samt utfall beräknat på nettkstnader: Kulturnämnden, nettkstnader (tkr) år 2016 Budget 2016 Bkslut 2016 Avvikelse 2016 Budget 2017 Prgnstiserad budgetavvikelse 2017 Nämnd Kulturverksamhet Föreningsanslag Ttalt Fritidsnämnden, nettkstnader (tkr) år 2016 Budget 2016 Bkslut 2016 Avvikelse 2016 Budget 2017 Utfall 2017 Nämnd Fritidsverksamhet Föreningsstöd Ttalt Av vanstående tabell framgår att kulturnämnden har ett ttalt föreningsanslag under budgetår 2017 på cirka 1,7 mnkr. Fullmäktige beslutade den 23 juni år 2014 att tillföra kulturnämnden ett utökat föreningsanslag mtsvarande 200 tkr avseende Gislaveds Industrimuseum. Fritidsnämnden har för år 2017 en budget för föreningsstöd mtsvarande 10 mnkr. Prgnstiserat helårsresultat visar på en psitiv budgetavvikelse mtsvarande 25 tkr. Februari av 18

7 3.2. Det finns aktuella mål- ch styrdkument sm ligger till grund för beslut m föreningsbidrag Iakttagelser Fullmäktige i har beslutat m budget Av budgeten framgår tre pririterade målmråden sm ska leda till uppfyllandet av kmmunens visin. De pririterade målmrådena är: 1. Barns lärande 2. Attraktivitet ch utveckling för 3. Företagsklimat ch näringslivssamverkan Vidare i budgeten framgår kmmunstyrelsens ch nämndernas knkretiserade mål utifrån de pririterade mrådena. Fritidsnämndens ch kulturnämndens mål är följande: Målmråde Fritidsnämndens mål 2017 Kulturnämndens mål Öka kunskapen ch förståelse för barn ch deras behv. Skapa förutsättningar för ett väl fungerande fritidsutbud för barn ch ungdmar. Skapa förutsättningar för gd simkunnighet. Skapa förutsättning för evenemang i frm av tex cuper, läger ch tävlingar. Skapa förutsättning för evenemang i frm av tex cuper, läger ch tävlingar. Skapa förutsättningar för fysisk aktivitet ch rekreatin sm bidrag till en bättre flkhälsa för kmmuninvånarna. Skapa förutsättningar för ett brett ch rikt föreningsliv. Ge snabb ch bra service till föreningar ch allmänhet samt infrmera ch marknadsföra förvaltningens verksamheter både inm ch utm kmmunen. Fr..m. januari 2016 ska knkreta förändringar, sm innebär mbyggnatin av två simhallar till annan verksamhet, genmföras. Påbörja arbetet med underlag för en utredning för att skapa ett helt nytt bad- ch simcenter för hela Gislaveds kmmun, för att ersätta våra tre nuvarande uttjänta simhallar. Stödja ch främja barn ch ungas utveckling av inlevelseförmåga, kreativitet, lärande ch eget skapande. Ökad tillgång till kultur för de invånare sm på grund av funktinsnedsättning inte kan ta del av det rdinarie kulturlivet. Öppna för utökat samarbete med andra kmmuner ch rganisatiner. Marknadsföra ch utveckla befintliga mötesplatser. Utveckla ett rikt ch inspirerande utbud av kulturaktiviteter ch kreativa miljöer. Bibliteken ska stödja ch främja intresse för litteratur, teater, film, knst, musik, dans ch andra knstnärliga uttrycksfrmer. Kulturplatån ska vara en plats där människr i alla åldrar tar del av ch prducerar kultur efter egen förmåga. Gislaveds knsthall ska stärka sin ställning sm utställningscentrum i kmmunen ch öka intresset för samtidsknsten. Öka den digitala delaktigheten genm kunskapsförmedling ch främjandeinsatser. Andelen eklgiska livsmedel ska öka Februari av 18

8 till 45 % Ökad samverkan ch samarbete kring integratin i ch med civilsamhället samt öka kunskapen kring integratin ch mångfald. Fördjupa samverkan med näringslivet. Kulturverksamheten ska kännetecknas av öppenhet ch inkluderande. 3. Ett kulturutbud sm präglas av allsidighet ch hög kvalité Kulturnämnden I kulturnämndens reglemente framgår att det inm nämndens uppdrag ingår att hantera föreningsstöd. Det framgår även att nämnden ska bedriva sin verksamhet med utgångspunkt i kmmunens kulturplitiska prgram. Kmmunfullmäktige har antagit ett kulturplitiskt prgram sm gäller från ch med år Prgrammet innehåller kmmunens ch kulturnämndens kulturplitiska målsättningar, med följande övergripande målsättning: Den kmmunala kulturverksamheten ska vara ett stöd till enskilda kulturutövare, föreningar ch studieförbund. Ideellt arbete uppmuntras. Viljan att stödja lika kulturprjekt ska vara klart uttalad ch bidra till en mångfacetterad kulturverksamhet. I prgrammet finns även verksamhetsmässiga målmråden. Inm verksamhetsmrådet Föreningsanslag ch spnsring framgår följande mål: Kulturnämnden stödjer studieförbundens ch kulturföreningarnas verksamhet med bidrag enligt särskilda bestämmelser ch fastlagda nrmer. Samverkan mellan rganisatiner, föreningar, kmmun ch företag ska eftersträvas. Inm hela kulturmrådet ska det finnas en strävan att söka samarbete med närliggande kmmuner. Eknmiskt stöd från näringslivet kan förekmma i avgränsade prjekt ch arrangemang. Det är dck viktigt att den kntinuerliga verksamheten kan bedrivas berende av eknmiskt stöd från näringslivet. Kulturnämnden har beslutat m en delegatinsrdning sm senast reviderades den 11 december år I delegatinsrdningen framgår delegering gällande föreningsbidraget: Ärende Delegat Ersättare Kmmentar/villkr Årligt verksamhetsbidrag till studierganisatiner Kulturchef Kultur- Inm ram för an- enligt beslutade nrmer sekreterare slagna medel Tillfälliga bidrag till föreningar ch studierganisatiner upp till ett belpp av kr Kulturchef Kultursekreterare Inm ram för anslagna medel Fritidsnämnden I fritidsnämndens reglemente framställs att det är inm nämndens ansvar att hantera fritidsverksamheten, däribland hantering av föreningsstöd. Februari av 18

9 Fritidsnämnden har även en beslutad delegatinsförteckning sm reviderades senast den 4 april år Delegatinsförteckningen tydliggör vilka delegerade beslut sm finns gällande föreningsstödet: Ärende Delegat Ersättare Ntering/villkr Bidrag till föreningar Investeringar Arbetsutsktt Fritidsnämndens förfgande Arbetsutsktt Enligt bidragsnrmerna Förvaltningschef Områdeschef Inm bidragsnrm Upplåtelse av lkaler/anläggningar till föreningar, rganisatiner, m.fl. max två (2) år Upplåtelse av lkaler/anläggningar till föreningar, rganisatiner, m.fl. max ett (1) år Områdeschef Förvaltningschef/Utvecklare Områdeschef/Grupple dare Fritidsnämndens principer för uthyrning tillämpas Fritidsnämndens principer för uthyrning tillämpas Bedömning Vi bedömer att det i huvudsak finns aktuella mål- ch styrdkument avseende föreningsbidrag för kulturnämnden ch fritidsnämnden. Vi baserar vår bedömning på att det finns styrande mål för nämnderna, reglemente samt delegatinsrdning Riktlinjerna avseende föreningsstöd är tydliga ch förankrade Iakttagelser Generella regler för föreningar sm vill bli bidragsberättigade är att de ska vara verksamma i, öppna för allmänheten ch uppbyggda utifrån demkratiska principer Kulturnämnden Kulturnämnden har inga dkumenterade bidragsregler eller rutiner för handläggningsförfarandet. Kulturnämnden har tagit fram tre ansökansblanketter sm föreningarna ska använda. Blanketterna skickas in brevledes till förvaltningen. Blanketterna är följande: Blankett för ansökan m kulturbidrag för föreningar Ansökan m verksamhetsbidrag 2018 för musik- ch kulturföreningar Ansökan m verksamhetsbidrag 2017 för studieförbunden Av Blankett för ansökan m kulturbidrag för föreningar framgår nämndens principer för att kunna ansöka m föreningsbidrag. Principerna är enligt följande: Bidrag utgår endast till arrangemang av icke kmmersiell natur Bidrag ska vara riktat till föreningslivet, inte till privatpersner Föreningarna ska vara verksamma inm kmmunen Bidrag kan ges till ej inträdesbelagt ffentlig arrangemang Förlustbidrag kan ges till inträdesbelagt ffentlig arrangemang Februari av 18

10 I fråga m högre summr än maximerade belpp kan kulturnämnden gå in sm samarrangör Ansökan ska vara inne senast en månad före arrangemanget ch innehålla en utförlig kstnads-/intäktskalkyl. Detta för att ansökan ska bli behandlad Vid beviljat förlusttäckningsbidrag måste slutredvisning lämnas senast 6 veckr efter arrangemanget för att bidraget skall betalas ut. Till redvisningen ska kvittn bifgas sm styrker kstnader/intäkter Av intervjuer framgår att varje ansökan behandlas likvärdigt rent administrativt utifrån krav ch principer. Beviljande av inkmna ansökningar sker utifrån föreningens verksamhetsbeskrivning ch på subjektiva grunder. Enligt de intervjuade pririterar kulturnämnden de föreningar sm vänder sig till barn- ch ungdmsverksamhet, människr med funktinsnedsättning. Pririteringarna är hänförliga målsättningarna sm nämns i kapitel 3.2. Vidare uppger de intervjuade att det finns behv av dkumenterade bidragsregler sm tydliggör bedömningen av inkmna ansökningar. Det pågår ett arbete med att ta fram dkumenterade bidragsregler, sm för närvarande är ett arbetsmaterial Fritidsnämnden Fritidsnämnden har beslutat m tre dkumenterade nrmer för handikappföreningar, ungdmsföreningar (ej idrtt) ch idrttsföreningar. I nrmerna framgår allmänna bidragsbestämmelser vilket tydliggör regler för att en förening ska kunna söka bidrag. Till exempel framgår att en förening måste ha kmmunen sm hemrt ch vara verksam i kmmunen, vara öppen för allmänheten ch uppbyggd utifrån demkratiska principer samt vara registrerad av fritidskntret. Det framgår även att undantag från bidragsvillkren kan medges endast efter prövning i fritidsnämnden. Av intervjuerna framgår att nrmerna är ett bra stöd ch anger grunderna för ansökan m föreningsbidrag. Samtliga tjänstemän inm förvaltningen sm deltar i handläggningsförfarandet av föreningsbidraget utgår från nrmerna. Av intervjuerna framgår att förvaltningen sällan skickar ut återkrav, utan istället minskar nästkmmande års utbetalning Bedömning Vi bedömer att det i huvudsak finns tydliga ch förankrade riktlinjer avseende föreningsstöd inm fritidsnämnden. Fritidsnämnden antagit dkumenterade nrmer sm är i huvudsak är ändamålsenliga i föreningsstödsförfarandet. Vi bedömer att kulturnämnden inte har tydliga ch förankrade riktlinjer avseende föreningsstöd. Detta grundar vi på att det saknas dkumenterade riktlinjer ch rutiner avseende handläggning ch beslut av ansökta föreningsbidrag. Vi rekmmenderar kulturnämnden att ta fram dkumenterade bidragsregler sm stöd vid ansökningar av föreningsbidrag. Februari av 18

11 3.4. Det finns dkumenterade regler ch rutiner sm säkerställer att utbetalda föreningsbidrag baseras på krrekta ch kmpletta ansökningar Iakttagelser Kulturnämnden Kulturnämnden har antagit ansökansblanketter för ansökan m föreningsbidrag. Av ansökansblanketten framgår principer för ansökan, vilka tas upp i kapitel 3.3. Det pågår en diskussin i kulturnämnden gällande att ta fram dkumenterade regler ch rutiner för föreningsbidraget. Det finns behv av att detta tas fram, samtidigt sm verksamheten uppger att det finns en svårighet med att ange på vilka kvantitativa ch kvalitativa grunder sm bedömningar ska ske. De intervjuade uppger även att det ska genmföras en prcesskartläggning under år Kulturnämnden har i delegatinsrdning delegerat beslut på ansökningar sm understiger 20 tkr till förvaltningschefen. Kulturnämnden erhåller samtliga underlag inför beslut m ansökta bidrag överstigande 20 tkr. Kulturförvaltningen sammanställer materialet ch inkluderar rekmmendatin på beslut till kulturnämnden Fritidsnämnden Fritidsnämndens nrmer står sm dkumenterade regler ch rutiner sm ska säkerställa att utbetalda föreningsbidrag baseras på krrekta ch kmpletta ansökningar. Nrmerna är rent tidsmässigt frmade i samsyn med övriga kmmuner i länet, vilket innebär likvärdiga tidpunkter för ansökan ch inlämnade av material. Ungdmsföreningar (Ej idrtt) Handikapp- Fritidsnämndens nrmer, bidragsfrmer 1 föreningar Grundbidrag. Söks senast 15 mars. Nystartad förening kan söka X X X när sm under året. Lkalt aktivitetsbidrag. Söks senast 25 februari ch 25 augusti. X X X Ledarutbildningsbidrag. Söks senast 60 dagar efter avslutad utbildning/kurs. X X X Drg- ch mbbningsplicy samt Trafikplicy. Drg- ch mbbningsplicy söks senast den 15 mars. X X Trafikplicy senast 30 nvember. Strt ch Litet Investeringsbidrag. Strt söks senast 1 nvember. Litet kan sökas året X X X runt. Lkalbidrag till förhyrda lkaler. Söks senast 15 mars. X X Driftbidrag till föreningsägda anläggningar. Söks senast 15 mars. X X Fritidsnämndens förfgande. X X X Idrttsföreningar 1 Kryssen mtsvarar vilka bidragsfrmer sm kan ansökas av respektive föreningsfrm. Februari av 18

12 Kan sökas när sm under året. Spntan- ch/eller uddaverksamheter. Söks senast 15 mars. X X Lkalhyra vid kmmunala idrttshallar. X X Nrmerna tydliggör kriterier för varje bidragsfrm ch bidragsnivå. Bidragsfrmernas nivå påverkas i flera fall utifrån föreningens redvisning under året. Fritidsnämnden har även tagit fram ansökningsblanketter för varje bidragsfrm. Av s hemsida framgår att ansökningar kan skickas både brevledes ch digitalt. Nämnden har sm avsikt att i större utsträckning övergå till digital hantering. På hemsidan finns en manual för ansökan via det digitala systemet. Av nrmerna framgår exempelvis att grundbidraget avser att ge eknmisk trygghet till föreningen. I ansökan m grundbidrag ska verksamhetsberättelse, eknmiskt rapprt samt revisinsberättelse finnas. Lkalt aktivitetsbidrag fungerar sm stöd vid sammankmster, där bidragsnivån påverkas utifrån antal deltagaraktiviteter ch ttalbelppet. Ledarutbildningsdag ska stödja föreningarnas utbildning ch kan sm högst uppgå till 18 tkr per år. Plicydkumenten ska vara antagna av föreningen ch innehålla den infrmatin sm fritidsnämnden anser vara väsentlig. Investeringsbidraget kan sm högst uppgå till 50 % av redvisad kstnad ch skall alltid inkluderas med ritningar, kstnadskalkyl ch erfrderliga handlingar. Lkalbidraget ges till föreningar med hyrda lkaler sm används i huvudsak till barn- ch ungdmsverksamhet. Driftbidraget kan sökas av de föreningar sm äger egen anläggning. Fritidsnämndens förfgande är ett bidrag sm utgör kmplement till övriga bidragsfrmer ch är inte knutet till speciella villkr. Spntan- ch uddaverksamheter är ett bidrag sm inte ryms i de rdinarie bidragsfrmerna. Lkalhyra vid kmmunala idrttshallar avser sådana hyrr sm bidragsberättigade föreningar får genm subventinerad taxa Bedömning Vi bedömer att det i huvudsak finns dkumenterade regler ch rutiner inm fritidsnämnden sm säkerställer att utbetalda föreningsbidrag baseras på krrekta ch kmpletta ansökningar. Vi bedömer att kulturnämnden delvis har dkumenterade regler ch rutiner sm säkerställer att utbetalda föreningsbidrag baseras på krrekta ch kmpletta ansökningar. Detta grundar vi på att det inm kulturnämnden inte finns, utöver ansökningsblanketterna, dkumenterade regler ch rutiner sm tydliggör handläggningsförfarandet samt grunder för beslut på ansökta föreningsbidrag. Februari av 18

13 3.5. Det finns tydliga krav på vad föreningarna ska lämna in för uppgifter avseende ex. verksamhetsbeskrivningar, mål m.m. i samband med bidragsansökan Iakttagelser Kulturnämnden Nämndsekreteraren för kulturnämnden ch fritidsnämnden skickade under år 2016 ut ett till samtliga kultur- ch musikföreningar i. Av infrmatinen i et framgår att en ansökan m verksamhetsbidrag för år 2017 ska innehålla följande: Fullständigt ifylld ansökan Verksamhetsberättelse Eknmisk berättelse Revisinsberättelse från föregående år Av kulturnämndens ansökansblankett för studieförbund framgår att slutredvisning ch verksamhetsstatistik ska redvisas. För verksamhetsbidragets principer framgår krav för arrangemangsbidrag där inlämnandet ska ske senast en månad före arrangemanget samt att en utförlig kstnads- ch intäktskalkyl ska inkluderas. Vid förlusttäckningsbidrag ska en slutredvisning lämnas senast 6 veckr efter arrangemanget. Det ska även till redvisningen inkluderas kvittn sm styrker kstnader ch intäkter. Kulturförvaltningen kräver att föreningarna vid slutet av året lämnar in en revisinsberättelse. Det finns även krav vid arrangemangsbidrag att lämna in faktura sm underlag innan utbetalning kan ske. Av intervjuerna med kulturförvaltningen framgår att föreningsbidraget i stra delar bestäms utifrån föreningens verksamhetsberättelse. Det finns krav på att föreningen ska bedriva en verksamhet. Om föreningen genmför förändringar i verksamhetsbeskrivningen eller i föreningens stadgar skall detta meddelas förvaltningen. Kulturförvaltningens tjänstemän uppges ha regelbunden kntakt med föreningarna. Det förekmmer att tjänstemännen påminner föreningarna m de tidsfrister sm finns för inlämnade av material i samband med ansökan m föreningsbidrag. Detta gäller exempelvis inlämnandet av eknmiska rapprter, verksamhetsberättelse ch revisinsberättelse Fritidsnämnden Fritidsnämnden anger i nrmerna följande krav ch underlag till respektive bidragsfrm: Grundbidrag Lkalt aktivitetsbidrag Ansökan skall innehålla verksamhetsberättelse, eknmisk rapprt ch revisinsberättelse. Gdkänd förening måste årligen redvisa minst 100 deltagaraktiviteter med deltagare i åldern 7-25 år för att vara frtsatt bidragsberättigad. En sammankmst skall uppfylla alla de krav sm gäller för erhållande av statligt aktivitetsbidrag. Miniantalet för gdkänd grupp är tre persner. Åldersgränserna för det kmmunala aktivitetsbidraget Februari av 18

14 Ledarutbildningsdag Drg- ch mbbningsplicyn samt Trafikplicy Strt ch litet investeringsbidrag Lkalbidrag till förhyrda lkaler Driftbidrag till föreningsägda anläggningar Fritidsnämndens förfgande Spntan- ch/eller uddaverksamheter Lkalhyra vid kmmunala idrttshallar är 7-25 år. Begräsningar till aktivitetsbidrag framgår av nrmerna. Strleken på bidraget bestäms på grundval av ttalbelppet ch antalet deltagaraktiviteter. Bidragets strlek bestäms utifrån hur många dagar kursen pågår, kurstimmar ch antal deltagare. Ansökan ska kmpletteras med kursprgram, kursintyg ch kvitt på erlagd kursavgift. Fritidsnämnden har bestämt vissa kriterier sm plicyn ska innehålla. Plicyn ska även lämnas in till fritidsnämnden. Ritningar, kstnadskalkyl ch erfrderliga handlingar skall medfölja ansökan. Bidrag kan ej utgå till redan påbörjade arbeten eller gjrda inköp. Förhyrning skall styrkas med hyreskntrakt. Fritidsnämnden ska gdkänna förhyrningen av lkalen ch lkalkstnaden. Fritidsnämnden ska ha gdkänt anläggningen i förväg. Bidragsfrm utan speciella villkr eller bestämmelser. Ska ske på särskild blankett. Sm underlag ska finnas en kpia på faktura. Ansöks på särskild blankett, men inga direkta krav ställs på bidragsfrmen i nrmerna. Bidragsfrmen följer kmmunens beslutade taxr. Fritidsnämnden har sm rutin att tjänstemännen inte ska påminna föreningarna m inlämnande av lika underlag. Av intervjuerna framgår att förvaltningens tjänstemän har regelbunden kntakt med föreningarna, vilket även gör att det förekmmer att föreningarna påminns. Förvaltningen har sm rutin när ny bidragsfrm tagits fram, exempelvis senast gällande trafikplicyn, att uppmärksamma föreningarna Kntrll av stickprv I granskningen har vi genmfört kntrll mt ett antal slumpmässigt utvalda stickprv. Syftet är att se huruvida beslutade bidragsregler ch principer följs samt att ansökningarna uppfyller kulturnämndens ch fritidsnämndens dkumentatinskrav. I stickprvskntrllen har 5 stycken stickprv valts för kulturnämnden där det ttala ansökta belppet mtsvarar SEK, varvid nämnden beviljade mtsvarande SEK. Samtliga ansökningar avser verksamhetsbidrag. I stickprvskntrllen har 14 stycken stickprv valts för fritidsnämnden där det ttala ansökta belppet mtsvarar SEK, varvid nämnden beviljade mtsvarande SEK. 6 stycken avser grundbidrag, 2 stycken strt investeringsbidrag ch 6 stycken lkal- ch driftbidrag. Sammanfattningsvis innehåller ansökta föreningsbidrag de krav sm ställs, exempelvis gällande kmplett ifylld ansökansblankett, verksamhetsberättelse ch revisinsberättelse. Februari av 18

15 Bedömning Vi bedömer att det i huvudsak finns tydliga krav på vad föreningarna ska lämna in för uppgifter inm fritidsnämnden ch kulturfritidsnämnden. Vi grundar vår bedömning på det sm framgår i ansökningsblanketter, på hemsidan samt i de nrmer sm finns inm fritidsnämnden. Vi bygger även vår bedömning på att det i vår stickprvskntrll visar att dkumentatinskraven följs i ändamålsenlig mfattning Det finns ändamålsenliga rutiner för kntrll, uppföljning ch återrapprtering Iakttagelser Fullmäktige i har antagit ett reglemente för kmmunens interna kntrll. Av reglementet framgår att det är nämnderna sm har det yttersta ansvaret för den interna kntrllen inm respektive verksamhetsmråde. I reglementet framgår en uppmaning m att respektive nämnd tar fram dkumenterade lkala regler ch anvisningar för den interna kntrllen. Kulturnämnden ch fritidsnämnden avger i huvudsak återrapprtering i samband med kmmunens delårsrapprt ch årsredvisning. I delårsrapprten ch årsredvisningen lämnar nämnderna en bedömning av måluppfyllelsen kpplat till övergripande ch verksamhetsspecifika mål. Av delårsrapprt 2017 framgår att nämnderna har kmmenterat respektive målsättning, utan att det finns underliggande indikatrer sm stöd för bedömningarna Kulturnämnden Kulturnämnden saknar dkumenterade regler ch rutiner för kntrll ch uppföljning. Kulturförvaltningens kntrll av föreningsbidraget består i kntrllen av m föreningarna är bidragsberättigade, vid ansökningar m föreningsbidrag ch i samband med utbetalning där kntrll sker vid mttagningsattestering ch beslutsattestering. Vid tidpunkt för beslutsattestering ska samtliga krav ch underlag vara uppfyllda. Av intervjuer framgår att kulturnämnden har en synpunktshantering vid två tillfällen per år. Vid kulturnämndens sammanträde finns en samlad lista över vilka föreningar sm ansökt samt erhållit föreningsbidrag. Av intervjuerna framgår att det finns behv av att förbättra rutinerna kring återrapprtering av nämndens beslut. Det finns även behv av att ta fram dkumenterade rutiner för återkrav av bidrag. Det pågår en diskussin m att kulturnämnden ska återkmmande under året få besök av föreningarna sm mer i detalj kan beskriva sin verksamhet. Vid genmgång av kulturnämndens prtkll framgår att delegatinsbeslut anmäls löpande under året till nämnden. Det framgår även att nämnden fattar regelbundet beslut på ansökningar m föreningsbidrag Fritidsnämnden Fritidsnämndens nrmer anger tydliga bidragsbestämmelser, vilka bland annat tar upp m en förening lämnar in felaktiga uppgifter. Detta kan leda till att bidraget antingen re- Februari av 18

16 duceras, tas från nästa bidragsansökan eller återkallas. Enligt de intervjuade sker sällan återkrav, utan istället hanteras reducering vid nästkmmande utbetalning av bidrag. En förening kan även stängas av sm bidragsberättigad. Av bidragsbestämmelser framgår även att en förening ska ställa sina räkenskaper, prtkll ch övriga handlingar till förfgande på så sätt sm fritidsnämnden bestämmer. Fritidsförvaltningen genmför för varje år slumpmässig stickprvskntrll av två föreningar sm blivit gdkända föreningsbidrag. Under år 2016 genmfördes en stickprvskntrll av två föreningar vilket visade inga betydande avvikelser. Återrapprteringen till nämnden skedde den 15 december år Fritidsnämnden genmför en övergång till ett mer digitaliserat system, vilket ska underlätta för ansökningsförfarandet samt vi kntrll ch uppföljning av föreningens genmförande. Exempelvis kan det digitala systemet möjliggöra en bättre inrapprtering av deltagaraktiviteter. Av intervjuerna framgår att det i både det digitala ch manuella systemet finns tre pågående kntrllinstrument. Det första steget är när en inkmmen ansökan m att bli bidragsberättigad förening inkmmer. Kntrllen genmförs mt nrmernas bidragsbestämmelser. Den andra kntrllen sker vid utbetalning ch avser kntrll att ansökansblankettens uppgifter, exempelvis att angivna rller i föreningen stämmer. Den tredje kntrllen sker av förvaltningschefen vid slutattestering. Vid attestering skall samtliga handlingar vara tillgängliga ch krav uppfyllda. Av intervjuer framgår att verksamheten har sm avsikt att förnya det digitala systemet, vilket ska leda till en ökad systematisk kntrll. I dagsläget finns ingen autmatiserad kntrll i det digitala systemet. Av intervjuer framgår att fritidsnämnden erhåller regelbunden eknmisk uppföljning. Vid fyra tillfällen per år får nämnden djupgående uppföljning inm fyra prgrammråden, varav ett prgrammråde är föreningsstödet. Delegatinsbeslut i enlighet med delegatinsförteckning återrapprteras till fritidsnämnden. I genmgång av fritidsnämndens prtkll framgår att beslut fattade på delegatin är återkmmande på nämndens sammanträde. Det framgår även att nämnden regelbundet fattar beslut gällande ansökningar m bidrag Bedömning Vi bedömer att det i huvudsak finns ändamålsenliga rutiner, uppföljning ch kntrll inm fritidsnämnden. Vi grundar vår bedömning på att det inm fritidsnämnden genmförs årliga stickprvskntrller sm sedan återrapprteras samt att det sker regelbunden uppföljning. Vi bedömer att kulturnämnden delvis har ändamålsenliga rutiner för uppföljning, kntrll ch återrapprtering. Detta grundar vi på att det saknas dkumenterade rutiner ch riktlinjer sm tydliggör prcessen vid uppföljning, kntrll ch återrapprtering. Dck har det i stickprvsgranskningen inte framkmmit att föreningarna inte följer de krav sm nämnden ställer i ansökningsblanketten. Vi rekmmenderar kulturnämnden att ta fram dkumenterade regler ch riktlinjer för kntrll ch uppföljning. Februari av 18

17 4. Bedömningar 4.1. Revisinell bedömning Vår revisinsfrågr: Bedriver kulturnämnden ch fritidsnämnden arbetet med föreningsbidrag på ett ändamålsenligt sätt? Är kulturnämnden ch fritidsnämndens interna kntrll av föreningsbidragen tillräcklig? Vi bedömer att fritidsnämndens arbete med föreningsbidrag i huvudsak sker på ett ändamålsenligt sätt. Den interna kntrllen gällande föreningsbidragen är i huvudsak tillräcklig. Vi grundar vår bedömning på de kntrllmål sm presenteras i rapprten, där samtliga bedöms sm i huvudsak uppfyllda. Vi bedömer att kulturnämndens arbete med föreningsbidrag delvis sker på ett ändamålsenligt sätt. Den interna kntrllen gällande föreningsbidragen är delvis tillräcklig. Detta grundar vi i str utsträckning på att det saknas dkumenterade riktlinjer för föreningsstöd samt vad gäller rutiner för kntrll, uppföljning ch återrapprtering. Däremt finns det mål- ch styrdkument, ansökningsblanketter sm styr vilka krav sm ställs på föreningar i samband med ansökan samt att det i stickprvsgranskningen inte påvisade någt avvikande Bedömningar mt kntrllmål Kntrllmål Kulturnämnden Fritidsnämnden Det finns aktuella målch styrdkument sm ligger till grund för beslut m föreningsbidrag. Riktlinjerna avseende föreningsstöd är tydliga ch förankrade. Uppfyllt Vi bedömer att det i huvudsak finns aktuella mål- ch styrdkument avseende föreningsbidraget för kulturnämnden ch fritidsnämnden. Vi baserar vår bedömning på att det finns styrande mål för nämnderna, reglemente samt delegatinsrdning. Ej uppfyllt Vi bedömer att kulturnämnden inte har tydliga ch förankrade riktlinjer avseende föreningsstöd. Detta grundar Uppfyllt Vi bedömer att det i huvudsak finns aktuella mål- ch styrdkument avseende föreningsbidraget för kulturnämnden ch fritidsnämnden. Vi baserar vår bedömning på att det finns styrande mål för nämnderna, reglemente samt delegatinsrdning. Uppfyllt Vi bedömer att det i huvudsak finns tydliga ch förankrade riktlinjer avseende föreningsstöd inm fritids- Februari av 18

18 Det finns dkumenterade regler ch rutiner sm säkerställer att utbetalda föreningsbidrag baseras på krrekta ch kmpletta ansökningar. Det finns tydliga krav på vad föreningarna ska lämna in för uppgifter avseende ex. verksamhetsbeskrivningar, mål mm i samband med bidragsansökan. Det finns ändamålsenliga rutiner för kntrll, uppföljning ch återrapprtering. vi på att det saknas dkumenterade riktlinjer ch rutiner avseende handläggning ch beslut av ansökta föreningsbidrag. Delvis uppfyllt Vi bedömer att kulturnämnden delvis har dkumenterade regler ch rutiner sm säkerställer att utbetalda föreningsbidrag baseras på krrekta ch kmpletta ansökningar. Detta grundar vi på att det inm kulturnämnden inte finns, utöver ansökningsblanketterna, dkumenterade regler ch rutiner sm tydliggör handläggningsförfarandet samt grunder för beslut på ansökta föreningsbidrag. I huvudsak uppfyllt Vi bedömer att det i huvudsak finns tydliga krav på vad föreningarna ska lämna inm kulturfritidsnämnden. Vår stickprvskntrll visar att dkumentatinskraven följs i ändamålsenlig mfattning. Delvis uppfyllt Vi bedömer att kulturnämnden delvis har ändamålsenliga rutiner för uppföljning, kntrll ch återrapprtering. Detta grundar vi på att det saknas dkumenterade rutiner ch riktlinjer sm tydliggör prcessen vid uppföljning, kntrll ch återrapprtering. nämnden. Fritidsnämnden har tagit fram dkumenterade nrmer sm är tydliga ch ändamålsenliga i föreningsstödsförfarandet. Uppfyllt Vi bedömer att det i huvudsak finns dkumenterade regler ch rutiner inm fritidsnämnden sm säkerställer att utbetalda föreningsbidrag baseras på krrekta ch kmpletta ansökningar. Uppfyllt Vi bedömer att det i huvudsak finns tydliga krav på vad föreningarna ska lämna inm fritidsnämnden. Vår stickprvskntrll visar att dkumentatinskraven följs i ändamålsenlig mfattning. Uppfyllt Vi bedömer att det i huvudsak finns ändamålsenliga rutiner, uppföljning ch kntrll inm fritidsnämnden. Vi grundar vår bedömning på att det inm fritidsnämnden genmförs stickprvskntrll sm sedan återrapprteras samt att det sker regelbunden uppföljning Rekmmendatiner Vi rekmmenderar kulturnämnden att ta fram dkumenterade bidragsregler sm stöd i vid ansökningar av föreningsbidrag. Februari av 18

19 Vi rekmmenderar kulturnämnden att ta fram dkumenterade regler ch riktlinjer för kntrll ch uppföljning Carl-Magnus Stenehav Uppdragsledare Rebecca Lindström Prjektledare Februari av 18