DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR SOCIAL- OCH ARBETSMARKNADSNÄMNDEN

Transkript

1 DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR SOCIAL- OCH ARBETSMARKNADSNÄMNDEN Vår rutin är att handlingar som ska bevaras överflyttas till slutarkivet i stadshuset 5 år efter att ärendet avslutats. Gallring kan ske tidigare, handlingar förvaras i vårt närarkiv på Fiskaregatan tills överflyttning sker. Bevaring och gallringstider är satta enligt Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor, representanter för Sveriges Kommuner och Landsting, Riksarkivet och Landsarkivens råd samt Socialtjänstlagens gallringsföreskrifter för personakter. Individurval: Det individrelaterade material som ska undantas från gallring utgörs av handlingar rörande personer födda femte, femtonde och tjugofemte varje månad. Antagen Gäller fr. o m Page 1 of 20

2 Allmänt Avtal/kontrakt Dataserver Bevaras 5 år Handlingar av mindre vikt eller Ansvarig chef Diariet kortvarig karaktär gallras 5 år efter upphörande Beloppskontroll Procapita Närarkiv Gallras 10 år Administratör Begäran om ändringar i Procapita Närarkiv Gallras 10 år Adminstratör exv. borttag av aktanteckning, ändr.pnr Bilder på brukare Digitalt dataserver Undertecknat avtal om samtycke Kommunikatör för bild finns, gallras enligt avtal Delegeringsbeslut Närarkiv Bevaras 2 år Redovisas i nämndens protokoll. Nämndsekreterare Protokollen bifogas till slutarkivet. Diarieförda handlingar Fysisk Diariet Bevaras 5 år Diarienummer noteras på arkiv- Administratör Dokumentskåp kartongerna vid slutarkivering. Registrator Digital Dataserver Gallras 5 år Vid avslut i, skrivs ärende- kort ut och bifogas handlingarna. Handlingar inkomna digitalt förvaras endast digitalt i Dokumentation av div projekt och andra Dataserver Bevaras 5 år Bakgrundsmaterial exv. Projektansvarig aktiviteter fotografier, pressklipp m m E-post/Post Dataserver Gallras 5 år Post/e-post kan vara allmän Mottagare av post/ Bevaras handling och ska om det är av e-post Personakt Page 2 of 20 väsentlig karaktär skrivas ut och diarieföras eller förvara i personakt. E-post gallras vid inaktualitet Se kommunens e-postpolicy

3 E-postloggar Dataserver/ Gallras 30 dagar Göliska kan ta fram en e-postlogg Göliska IT Göliska IT upp till 30 dagar bakåt i tiden, därefter gallras loggarna Enkäter, externa Gallras 2 år Inkomna enkäter och svar på Mottagare av enkät Diariet Enkäter till våra brukare, sammanställning Bevaras 5 år Sammanställning och frågor Utvecklingsledare Diariet Faderskapsbekräftelser, sambo Dataserver Bevaras 2 år Sorteras på barnets p-nr i fader- Adm. Närarkiv dessa bevaras skapsakten. From feb. -16 har Kontaktcenter tagit över ansvaret Fullmakt - medgivande postöppning /diariet Gallras Gallras efter upphörd anställning Registrator Föredragningslistor till arbetsutskott och Dataserver Bevaras 2 år Bifogas protokollen Nämndsekreterare nämnd. Närarkiv Föreningsbidrag, ansökningar med bilagor Diariet Gallras 5 år Sammanställning med beslut Nämndsekreterare och beslut Bevaras bevaras Kontaktcenter från -16 Information på intranätet och hemsidan Dataserver Gallras vid Utskrift av dokument som ska Stab/Administratör/ inaktualitet bevaras it-pilot Informationsmaterial, internt Närarkiv Bevaras 5 år Broschyrer, annonssidor, press- Ansvarig för meddelanden, foton, pressklipp, området internt upprättat kursmaterial Inventarieförteckning Diariet Bevaras 5 år Administratör/ ekonom IT-behörigheter Gallras 2 år Efter att anställningen upphört Administratör Närarkiv Page 3 of 20

4 Kvittenser/mottagningsbevis för Postrum S & A Gallras årsvis Postansvarig rekommenderad post Lex Sarah anmälningar/rapporter/ Dataserver Gallras 5 år Utredare/ utredningar Utvecklingsledare Lex Sarahmodulen Avvikelser Hälso- och sjukvård Dataserver Bevaras Kan leda till en Lex Maria-anmälan Medicinskt ansvarig sjuksköterska Loggar i Procapita Närarkiv Gallras 10 år Alla utskrivna sidor vid genomförd (MAS) Adminstratör Loggkontroll underskriven av chef Närarkiv Bevaras 5 år loggkontroll i Procapita Mötesanteckningar/ protokoll från Dataserver Gallras vid Gallras då de inte innehåller beslut Ansvarig chef enhetsträffar/apt inaktualitet som rör verksamheten Postlista Dataserver Gallras vid Kan skrivas ut vid behov Registrator inaktualitet Protokoll med bilagor, AU och nämnd Närarkiv Bevaras 2 år Nämndsekreterare Protokoll från ledningsgruppen Dataserver Bevaras 5 år Bevaras då de kan innehålla beslut Nämndsekreterare som rör verksamheten Samtycke för bildhantering /Diariet Gallras enl. avtal Original förvaras hos kommunikatör Kommunikatör Samverkansprotokoll Intranätet Bevaras 5 år Gallras ur dataservern efter två hela Personalkonsult Diariet / år Sociala medier (ex. Facebook, Twitter, Dataserver Bevaras Stötande material gallras omg. Nämnden Instragram mm) Statistik som innehåller unik information Diariet Bevaras 5 år Återfinns i verksamhetsberättelser Ansvarig chef från förvaltningen Page 4 of 20

5 Statistik som lämnas till statlig myndighet Diariet Gallras 5 år T ex statistiska centralbyrån Enhetschef Statsbidragsansökningar Diariet Gallras 10 år Ansvarig chef Synpunkter och klagomål Diariet/ Gallras 5 år Sammanställning bevaras Utvecklingsledare Underlag för personlig betalningsmottagare Närarkiv Gallras vid Ekonomi synpunktshantering Bevaras Info-ansvarig inaktualitet Attestförteckning Dataserver Bevaras 5 år Original skickas till redovisnings- Ekonom Bokföringsorder och underlaget /Diariet enheten Dataserver Underlaget Gallras 10 år Underskriven bokföringsorder i Administratör förvaras Närarkivi original skickas till Kansliet Ekonom Bokslut och årsredovisning Diariet Bevaras 5 år Ekonom Budget- och verksamhetsplan Diariet Bevaras 5 år Ekonom Handkassekort personal Dataerver Gallras 10 år Originalunderlag förvaras i pärm Administratör Pärm kontor och på redovisningsenheten Internfakturor, elektroniska underlag Dataserver Gallras 10 år Administratör Närarkiv Kod/kontoplan Diariet/ Bevaras 5 år Ekonom Dataserver Kundfakturor med underlag Närarkiv Gallras 10 år Administratör Dataserver Page 5 of 20

6 Leverantörsfakturor med underlag, Dataserver Gallras 10 år Förvaras hos scanningbolaget, Administratör elektroniska Närarkiv följesedlar scannas som bilaga och originalunderlagen förvaras i pärm Personal Anmälan om arbetsskada Dataserver/Adato Bevaras 5 år Personalkonsult Pärm kontor Anmälan om tillbud Dataserver Bevaras 5 år Personalkonsult Pärm kontor Anställningsavtal Servicekontor Bevaras Original till anställd, kopia till Personalkonsult Servicekontoret Ansökningshandlingar till ej erhållen tjänst Dataserver Gallras 2 år P g a möjligheten att överklaga Anställande chef My Network Ansökningshandlingar till erhållen tjänst Dataserver Bevaras Bevaras på lönekontoret Anställande chef My Network Arbetsträning/rehabdokument Dataserver Bevaras 5 år Personalkonsult Adato Arvodesunderlag, förtroendevalda Närarkiv Gallras 10 år Nämndsekreterare Bilder på personal Digitalt dataserver Kommunikatör Sekretessförbindelse personal Gallras Gallras efter upphörd anställning Personalkonsult Personalakt Utdrag ur belastningsregistret och misstanke-pärm i receptionen Gallras 2 år Personalkonsult registret för anställd personal som arbetar med barn och ungdomar Page 6 of 20

7 Personakter gallras efter att det gått fem hela år efter sista anteckning som avser ärende. Placeringsärenden av underåriga barn, faderskapsbekräftelser och adoptioner bevaras. Av social- och arbetsmarknadsnämnden godkända avtal om boende, vårdnad, umgänge, 6 kap 6 14 a och 15 a föräldrabalken får inte gallras förrän fem år efter barnet fyllt 18 år. Dag 5, 15 och 25 bevaras för forskning. Personakter där person född dag 5, 15 eller 25 bevaras för forskning. Personakter för försörjningsstöd (avser hela hushållet) där någon av hushållets medlemmar är född någon av dessa dagar bevaras akten för forskning. Ekonomienheten Avtal SSBTEK Gallras 2 år Förvaras i pärm i närarkiv Enhetschef/ gallras efter upphörd anställning Administratör Anmälningar, rapporter, meddelanden som Personakt Gallras 5 år Socialsekreterare/ tillhör ärende eller ger upphov till ärende Anmälningar, rapporter, meddelanden som Närarkiv Gallras 2 år Pärm " ej öppna ärenden" Socialsekreterare/ inte tillhör ärende eller ger upphov till ärend Ansökan fondmedel Närarkiv Gallras 2 år Enhetschef Diariet/ Ansökningar från enskild om bistånd Personakt Gallras 5 år Socialsekreterare/ enl. SoL, LVU och LVM Bilagor/underlag till ansökningar enl. SoL Personakt Gallras vid Efter dokumentation i Socialsekreterare/ Beslut/domar i förvaltningsrätten/tingsrätten inaktualitet verksamhetssystemet Personakt Gallras 5 år Socialsekreterare/ Pärm Page 7 of 20 Nämndssekreterare

8 Beslut i enskilt ärende om bistånd och/eller Personakt Gallras 5 år Socialsekreterare/ insats Borgensförbindelse Personakt Gallras 5 år Socialsekreterare/ Dokumentation som rör den enskilde Personakt Gallras 5 år Socialsekreterare/ Dödsboanmälningar Dataserver Gallras 5 år Dag 5, 15 och 25 bevaras för Socialsekreterare/ Närarkrivet forskning Fullmakter Personakt Gallras 5 år Socialsekreterare/ Handlingar inkomna från andra myndigheter Personakt Gallras 5 år Socialsekreterare/ Närarkiv Diaret/ Mottagare av Kallelser till rättegång, möte med hand- Personakt Gallras vid handling Socialsekreterare/ läggare m m inaktualitet Rapport, meddelanden som ej tillhör ärende Närarkiv pärm Gallras 2 år T.ex. avhysning, hyresskuld, Socialsekreterare/ och inte blir ärende "ej öppna ärenden" elskuld m m. Överenskommelser Personakt Gallras 5 år Socialsekreterare/ Överklagande, med bilagor Personakt Gallras 5 år Socialsekreterare/ Barn & Ungdomsenheten Anmälningar, rapporter, meddelanden som Personakt Gallras 5 år Socialsekreterare/ tillhör ärende eller ger upphov till ärende Anmälningar, rapporter, meddelanden som Närarkiv Gallras 2 år Pärm " ej öppna ärenden" Socialsekreterare/ inte tillhör ärende eller ger upphov till ärende Page 8 of 20

9 Ansökan fondmedel Närarkiv Gallras 2 år Enhetschef Diariet/ Ansökningar från enskild om bistånd Personakt Gallras 5 år Socialsekreterare/ enl. SoL, LVU och LVM Bilagor/underlag till ansökningar enl. SoL Personakt Gallras vid Efter dokumentation i Socialsekreterare/ inaktualitet verksamhetssystemet Beslut/domar i Förvaltningsrätten Personakt Gallras 5 år Socialsekreterare/ / Tingsrätten Pärm / Nämndssekreterare Beslut i enskilt ärende om bistånd och/eller Personakt Gallras 5 år Socialsekreterare/ insats Dokumentation som rör den enskilde Personakt Gallras 5 år Socialsekreterare/ Familjehem, stöd/kontaktpersoner, Resursakt Gallras 5 år Hanteras som övriga personakter, Socialsekreterare/ förordnade vårdnadshavare, kontakt- dag 5, 15 och 25 bevaras för familjer. Uppdragstagre egen regi. forskning Fullmakter Personakt Gallras 5 år Socialsekreterare/ Handlingar inkomna från andra myndigheter Personakt Gallras 5 år Socialsekreterare/ Närarkiv Diaret/ Mottagare handling Kallelser till rättegång, möte med hand- Personakt Gallras vid Socialsekreterare/ läggare m m inaktualitet Meddelande om placering i kommunen Närarkiv Gallras när barnet Socialsekreterare/ av barn från annan kommun Pärm fyllt 18 år Page 9 of 20

10 Placeringsärenden av underåriga Personakt Bevaras Alla förekommande handlingar i Socialsekreterare/ ärendet, dock inte utredning om ev familjehem, har egen resursakt Rapporter och meddelanden som inte tillhör Närarkiv pärm Gallras 2 år T.ex. avhysning, hyresskuld, Socialsekreterare/ ärende och inte blir ärende elskuld m m. Yttranden till andra myndigheter och Personakt Gallras 5 år Socialsekreterare/ domstol i körkorts- och vapenärende, begäran om handräckning och efterlysningar Överenskommelser Personakt Gallras 5 år Socialsekreterare/ Överklagande, med bilagor Personakt Gallras 5 år Socialsekreterare/ Familjehemsenheten Anmälningar, rapporter, meddelanden som Personakt Gallras 5 år Socialsekreterare/ tillhör ärende eller ger upphov till ärende Anmälningar, rapporter, meddelanden som Närarkiv Gallras 2 år Pärm " ej öppna ärenden" Socialsekreterare/ inte tillhör ärende eller ger upphov till ärende Ansökan fondmedel Närarkiv Gallras 2 år Enhetschef Diariet/ Ansökningar från enskild om bistånd Personakt Gallras 5 år Socialsekreterare/ enl. SoL, LVU och LVM Bilagor/underlag till ansökningar enl. SoL Personakt Gallras vid Efter dokumentation i Socialsekreterare/ inaktualitet verksamhetssystemet Beslut/domar i förvaltningsrätten/ Personakt Gallras 5 år Socialsekreterare/ Tingsrätten Pärm /nämndsekret. Page 10 of 20

11 Beslut i enskilt ärende om bistånd och/eller Personakt Gallras 5 år Socialsekreterare/ insats Dokumentation som rör den enskilde Personakt Gallras 5 år Socialsekreterare/ Familjehem, stöd/kontaktpersoner, Resursakt Gallras 5 år Hanteras som övriga personakter, Socialsekreterare/ förordnade vårdnadshavare, kontakt- dag 5, 15 och 25 bevaras för familjer. Uppdragstagre egen regi. forskning Fullmakter Personakt Gallras 5 år Socialsekreterare/ Handlingar inkomna från andra myndigheter Personakt Gallras 5 år Socialsekreterare/ Närarkiv Diaret/ Mottagare handling Kallelser till rättegång, möte med hand- Personakt Gallras vid Socialsekreterare/ läggare m m inaktualitet Meddelande om placering i kommunen Närarkiv Gallras när barnet Socialsekreterare/ av barn från annan kommun Pärm fyllt 18 år Placeringsärenden av underåriga Personakt Bevaras Alla förekommande handlingar i Socialsekreterare/ ärendet, dock inte utredning om ev familjehem, har egen resursakt Rapporter och meddelanden som inte tillhör Närarkiv pärm Gallras 2 år T.ex. avhysning, hyresskuld, Socialsekreterare/ ärende och inte blir ärende Diariet elskuld m m. Page 11 of 20

12 Yttranden till andra myndigheter och Personakt Gallras 5 år Socialsekreterare/ domstol i körkorts- och vapenärende, Diariet begäran om handräckning och efterlysningar Överenskommelser Personakt Gallras 5 år Socialsekreterare/ Överklagande, med bilagor Personakt Gallras 5 år Socialsekreterare/ Familjerättsenheten Adoption Närarkiv Bevaras 5 år Kallelser till rättegång, möte med Familjerättshandläggare, inkomna, utgående, upprättade handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär, gallras vid inaktualitet Sorteras på barnets p-nr i slutarkiv sekreterare Adoption, intresseanmälan Närarkiv Gallras 5 år Familjerätts- sekreterare Adoption, ej genomförda Närarkiv Bevaras 5 år Sorteras på kvinnans p-nr Familjerättssekreterare Avtal Enligt 6, 14 a andra stycket eller Personakt Gallras När barnet fyllt 18 år Socialsekreterare 15 a tredje stycket föräldrabalken som (12 kap.2 SoL) godkänts av Social-och arbetsmarknadsnämnden Faderskap, särbo Närarkiv Bevaras 2 år Sorteras på barnets p-nr. Socialsekreterare Dataserver Faderskapsbekräftelser, särbo Närarkiv Bevaras 2 år Sorteras på barnets p-nr i fader- Socialsekreterare/ Dataserver skapsakter Ärende rörande vårdnad, boende och Personakt Gallras 5 år Socialsekreterare umgänge Page 12 of 20

13 Vuxenenheten Anmälningar, rapporter, meddelanden som Personakt Gallras 5 år Socialsekreterare/ tillhör ärende eller ger upphov till ärende Anmälningar, rapporter, meddelanden som Närarkiv Gallras 2 år Pärm " ej öppna ärenden" Socialsekreterare/ inte tillhör ärende eller ger upphov till ärende Ansökan fondmedel Närarkiv Gallras 2 år Enhetschef Diariet/ Ansökningar från enskild om bistånd Personakt Gallras 5 år Socialsekreterare/ enl. SoL, LVU och LVM Bilagor/underlag till ansökningar enl. SoL Personakt Gallras vid Efter dokumentation i Socialsekreterare/ inaktualitet verksamhetssystemet Beslut/domar i förvaltningsrätten/tingsrätten Personakt Gallras 5 år Socialsekreterare/ Pärm / Nämndsekreterare Beslut i enskilt ärende om bistånd och/eller Personakt Gallras 5 år Socialsekreterare/ insats Dokumentation som rör den enskilde Personakt Gallras 5 år Socialsekreterare/ Familjehem, stöd/kontaktpersoner Resursakt Gallras 5 år Hanteras som övriga personakter, Socialsekreterare/ Kontaktfamiljer. Uppdragstagre egen regi. dag 5, 15, 25 bevaras för forskning Fullmakter Personakt Gallras 5 år Socialsekreterare/ Handlingar inkomna från andra myndigheter Personakt/Närarkiv Gallras 5 år Socialsekreterare/ Diaret/ Kallelser till rättegång, möte med hand- Personakt Gallras vid Socialsekreterare/ läggare m m inaktualitet Page 13 of 20

14 Rapport, meddelande som ej tillhör ärende Närarkiv pärm Gallras 2 år T.ex. avhysning, hyresskuld, Socialsekreterare/ och ej blir ärende "ej öppna ärenden" Diariet elskuld m m. Yttranden till andra myndigheter och Personakt Gallras 5 år Socialsekreterare/ domstol i körkorts- och vapenärende, Diariet begäran om handräckning och efterlysningar Överenskommelser Personakt Gallras 5 år Socialsekreterare/ Överklagande, med bilagor Personakt Gallras 5 år Socialsekreterare/ Tillstånd, tillsyn och yttranden enligt Alkohollagen, tobakslagen, lag om detaljhandel med receptfria läkemedel och lag om anordnande av visst automatspel Serveringstillstånd Utredningar och förslag till beslut rörande Diarieförs ALK-T Bevaras 5 år Restauranginspektör/ återkallelser av serveringstillstånd, tillsyns- ärenden, varningar, sanktioner och stadigvarande serveringstillstånd. Adm. handläggare Underlag för beslut rörande stadigvarande Diarieförs ALK-T Gallras 3 år Efter att verksamheten upphört Restauranginspektör/ serveringstillstånd Adm. Handlingar rörande tillfälliga serveringstill- Diarieförs ALK-T Gallras 5 år Restauranginspektör/ stånd till allmänhet och slutna sällskap Adm. Korrespondens rörande alkoholtillstånd Diarieförs ALK-T Gallras 5 år med Bevaras i de fall som leder till Restauranginspektör/ angivet undantag utredning om varning, sanktioner Adm. Page 14 of 20 eller återkallelser av serveringstillstånd

15 Anmälningar om utsedda serverings- Diarieför ALK-T Gallras vid Restauranginspektör/ ansvariga personer inaktualitet Adm. Restaurangrapporter OBS sekretess! Diarieför ALK-T Gallras 10 år Förvaras i pärm i närarkiv Restauranginspektör/ Social & Arbetsmarknad Adm. Tillsynsrapporter som lett till utredning om Diarieförs ALK-T Bevaras 5 år Restauranginspektör/ varning, sanktioner eller återkallelse av serveringstillstånd Adm. Tillsynsrapporter som inte lett till utredning Diarieförs ALK-T Gallras 5 år Restauranginspektör/ om varning, sanktioner eller återkallelse av serveringstillstånd Adm. Tillståndsbevis, stadigvarande servering Diarieförs ALK-T Bevaras 5 år Restauranginspektör/ inkl. planritningar Adm. Domar rörande tillstånds-och tillsynsärende Diarieförs ALK-T Bevaras 5 år Restauranginspektör/ Adm. Överklaganden och yttranden Diarieförs ALK-T Bevaras 5 år Restauranginspektör/ Adm. Utredning och förslag till beslut i tillsyns- Diarieförs ALK-T Bevaras 5 år Restauranginspektör/ ärenden rörande återkallelse serveringstillstånd Adm. Återkallelsebeslut av serveringstillstånd Diarieförs ALK-T Bevaras 5 år Restauranginspektör/ Adm. Utredning och förslag till beslut i tillsyns- Diarieförs ALK-T Bevaras 5 år Restauranginspektör/ ärenden rörande varningar och sanktioner Adm. Beslut rörande varningar och sanktioner Diarieförs ALK-T Bevaras 5 år Restauranginspektör/ Adm. Beslut om dispens från kravet på kassa- Diarieförs ALK-T Bevaras 5 år Restauranginspektör/ register Page 15 of 20 Adm.

16 Beslut om avgiftsbefrielse Diarieförs ALK-T Bevaras 5 år Restauranginspektör/ Öl, tobak och receptfria läkemedel Adm. Anmälningar av försäljning av öl och tobak Diareiförs ALK-T Gallras vid När verksamheten upphört Restauranginspektör/ samt egentillsynsprogram förvaras i akt i inaktualitet Adm. Tillsynsrapporter som lett till utredning om närarkivet Diareiförs ALK-T Bevars 5 år Restauranginspektör/ förbud eller varning förvaras i akt i Adm. Tillsynsrapporter som inte lett till utredning närarkivet Diareiförs ALK-T Gallras 5 år Restauranginspektör/ om förbud eller varning förvaras i akt i när- Adm. arkivet Skrivelser/anmälningar till och från Diareiförs ALK-T Gallras 2 år Tex butiker som upptäcks ej Restauranginspektör/ Läkemedelsverket vara anmälda till Läkemedelsverket Adm. Automatspel Yttrande avseende automatspel Diarieförs i Bevaras 5 år Restauranginspektör/ Adm. Budget,skuld-och konsumentrådgivning Reklamationsärenden enskilda konsumenter Gallras 1 år Konsumentrådgivare Statistik Bevaras 5 år Redovisas ofta i verksamhets- Budget- och Diariet berättelser skuldrådgivare Ärenden rörande budgetrådgivning Gallras 5 år Budget- och skuldrådgivare Ärenden rörande skuldrådgivning, ej Gallras 5 år Budget-och prövade/prövade enligt skuldsaneringslagen skuldrådgivare Page 16 of 20

17 Resursenheten Familjerådgivningen Minnesanteckningar Kontor dok.skåp Gallras vid Familjerådgivare inaktualitet Familjecentralen Statistik Dataserver Bevaras 5 år Redovisas ofta i verksamhetsberättelser Familjerådgivare Minnesanteckningar Kontor dok.skåp Gallras vid Familjerådgivare inaktualitet Statistik Dataserver Bevaras 5 år Redovisas ofta i verksamhets- Familjerådgivare Fältverksamheten berättelser Minnesanteckningar Kontor dok.skåp Gallras vid Fältsekreterare inaktualitet Statistik Dataserver Bevaras 5 år Redovisas ofta i verksamhets- Fältsekreterare Källan berättelser Dokumentation Journaldigital Gallras 5 år Familjebehandlare Procapita Minnesanteckningar Kontor dok.skåp Gallras vid Familjebehandlare inaktualitet Statistik Dataserver Bevaras 5 år Redovisas ofta i verksamhetsberättelser Kontrakt vid filmning Kontor Bevaras 5 år Familjebehandlare Filmmaterial Kontor Gallras vid inaktualitet Page 17 of 20

18 Medling Anteckningar i ärendet Gallras vid Samordnare inaktualitet Medlingsärenden från medlingsverksamhet Gallras vid Samordnare och stödcentrum Kontor inaktualitet Polisrapport, kopia Gallras vid Samordnare Kontor inaktualitet Statistik Bevaras Redovisas ofta i verksamhets- Samordnare Integration Diariet berättelser All dokumentation och handlingar som rör Personakt Bevaras 5 år LMA och LIF* Socialsekreterare/ enskild Närarkiv Statsbidrag Närarkiv Gallras 10 år Samordnare Underlag till statsbidragsansökningar Gallras 2 år Samordnare Diariet Etableringsakt Flykting Bevaras Gallring efter beslut Samordnare Ensamkommande flyktingbarn Samtliga inkomna och upprättade Personakt Bevaras 5 år Asylsökande och permanent uppe- handlingar Närarkiv hållstillstånd Hem för vård eller boende Dokumentation Personakt Gallras 5 år Först till personakt när boendet är avslutat Minnesanteckningar Gallras vid inaktualitet Page 18 of 20

19 *LMA=Lagen om mottagande av asylsökande *LIF=Lagen om introduktionsersättning för flyktingar Enheten för arbete och sysselsättning Handlingar som rör anställda i olika Servicekontoret Bevaras Exv. OSA, nystartsjobb, trygghets- Ansvarig chef åtgärder anställningar, SAS Handlingar som uppstår kring deltagare Dataserver Gallras 5 år Finns personakt förvaras handling Handledare/ utan anställning i denna efter avslutad inskrivning Projekthandlingar (beskrivning, Diariet Bevaras 5 år Ansvarig projektfinansiering, innehåll, uppföljning, resultat) ledare Statsbidrag för olika åtgärdsformer Diariet Gallras 10 år Underlag, ansökningar, ut- Ansvarig chef betalningar och avstämningar Socialpsykiatri (Lillängen, Kållandsgatan, Genomförandeplaner Vallgatan) Låst kontor på Bevaras 5 år Kontaktperson & boenden. Dataserver enhetschef Debitering matlista Original till V&O, Gallras vid V & O kopia EC inaktualitet Samordnade vårdplaner Låst kontor på Bevaras 5 år Kontaktperson & boenden, EC kontor enhetschef Kontrollrapport Livsmedelsanläggning Original S&A, Gallras vid Kostansvarig Lillängen kopia EC, boende inaktualitet /Enhetschef Gamla hyreskontrakt 2:a hand Vallgatan o EC Kontor, kopia Gallras vid Enhetschef Kållandsgatan V & O inaktualitet Brandsynsprotokoll EC kontor Bevaras Enhetschef Page 19 of 20

20 Skyddsrondsprotokoll arbetsmiljö EC kontor Bevaras Enhetschef Page 20 of 20