Stadsrevisionen informerar nr

Transkript

1 Sid 1 (5) informerar nr Förord av revisionsdirektören är på väg in i en intensiv och spännande period med kommande bokslutsgranskning och arbete med att ta fram en revisionsberättelse avseende verksamhetsåret Nedan redovisas de granskningsrapporter som behandlades vid revisorskollegiets sammanträden i november och december Granskningsrapporterna finns publicerad i sin helhet på stadsrevisionens hemsida: God Jul & Gott Nytt År önskar Granskning av trafiksäkerhet Syftet med granskningen var att bedöma om tekniska nämnden/gatukontorets styrning och kontroll avseende trafiksäkerhetsfrågor är tillräcklig med utgångspunkt från Malmö Stads trafiksäkerhetsstrategi. Syftet är även att bedöma ändamålsenligheten av de åtgärder som vidtas av tekniska nämnden. Syftet har brutits ned i följande revisionsfrågor: Har tekniska nämnden en tillräcklig styrning och kontroll avseende trafiksäkerhetsfrågor med utgångspunkt från Malmö Stads trafiksäkerhetsstrategi? Är de åtgärder som vidtas av tekniska nämnden ändamålsenliga? Den sammanfattande bedömningen utifrån granskningens syfte och revisionsfrågor är att tekniska nämnden delvis har en tillräcklig styrning och kontroll avseende trafiksäkerhetsfrågor med utgångspunkt från s trafiksäkerhetsstrategi. Bedömningen är vidare att de åtgärder som vidtas av tekniska nämnden endast delvis är ändamålsenliga. Utgiven av srevision den 18 december 2017

2 Sid 2 (5) Revisorskollegiet har skickat rapporten till tekniska nämnden för yttrande. Kommunstyrelsen har fått rapporten för kännedom. Projektledare: Richard Magnusson och Malin Jönsson Beaktande av barnperspektiv i handläggning av bistånd Syftet med granskningen var att bedöma hur kommunstyrelsen stödjer arbetet med att förankra barnperspektivet i handläggningen av bistånd, hur kommunstyrelsen följer upp hur barnperspektivet beaktas i handläggningen av bistånd där barn är berörda, samt övergripande fånga kommunstyrelsens styrning och uppföljning rörande barnperspektivet. Syftet var även att bedöma om arbetsmarknads- och socialnämnden på ett ändamålsenligt sätt säkerställer att barnperspektivet beaktas i handläggningen av ekonomiskt bistånd samt vid handläggningen av bistånd till barnfamiljer som är bostadslösa. Den sammanfattade bedömningen utifrån granskningens syfte är att: Kommunstyrelsens styrning och stöd samt uppföljning avseende arbetet med att förankra barnperspektivet i handläggningen av bistånd delvis är ändamålsenlig. Arbetsmarknads- och socialnämnden delvis säkerställer att barnperspektivet beaktas på ett ändamålsenligt sätt i handläggningen av ekonomiskt bistånd och bistånd till barnfamiljer som är bostadslösa. Revisorskollegiet har skickat rapporten till kommunstyrelsen och arbetsmarknads- och socialnämnden för yttrande. Projektledare: Malin Jönsson Lönerutiner och pensionskostnader Syftet med granskningen var att bedöma om kommunstyrelsen och servicenämnden har en tillräcklig intern kontroll avseende lönehantering och pensionskostnader. Granskningen visar att kommunstyrelsen och servicenämnden endast delvis har en tillräcklig intern kontroll avseende lönehantering. Bedömningen grundas på att löneprocesserna endast till delar är dokumenterad och att det saknas en sammanställd systemdokumentation kopplat till lönehanteringen. Vidare saknas det ett fullständigt systematiskt arbetssätt kring att dokumentera inbyggda kontroller, samt att dokumentera de kontroller som utförs av bl.a. HRadministratörer, systemförvaltare och chefer. I granskningen har även identifierats brister i hanteringen och kontroller av löner från anställningsavtal till utbetalningar av löneunderlag t.ex. avseende omkostnadsersättning och lön i samband med föräldraledighet. Granskningen visar vidare att kommunstyrelsen och servicenämnden inte har en tillräcklig intern kontroll avseende pensionskostnader. Bedömningen grundas på att det saknas dokumenterade rutiner och styrdokument för beräkning av pensionskostnader och pensionsskuld, samt en sammanställd systemdokumentation. Vidare visar granskningen att det generellt sätt inte utförs kontroller, rimlighetsbedömningar eller andra verifieringar för att säkerställa att pensionskostnader och pensionsskulder är rätt beräknade. Kontrollmoment har även saknats i kommunstyrelsens och servicenämndens internkontrollplaner inom området. s rapporter finns på

3 Sid 3 (5) Revisorskollegiet har skickat rapporten till kommunstyrelsen och servicenämnden för yttrande. Projektledare: Fredrik Edler Kompetensförsörjning inom kommunal förskola På uppdrag av revisorskollegiet har KPMG granskat kompetensförsörjningen inom kommunal förskola Bedömningen utifrån granskningens syfte och revisionsfrågor är att förskolenämnden i i huvudsak säkerställer att det finns en tillräcklig styrning och kontroll avseende kompetensförsörjningen. Det konstateras dock att utmaningarna, särskilt vad gäller rekrytering av förskollärare och likvärdigheten i andelen förskollärare per område samt andelen manliga förskollärare, fortfarande är mycket stora. Målen för kompetensförsörjningen har inte uppnåtts 2016, och prognostiseras inte heller att uppnås för helåret Vidare framgår av granskningen att kompetensen i vikariebanken upplevs ha varierande kvalitet, vilket revisorskollegiet bedömer medföra en risk för negativ påverkan på verksamheten. Av rapporten framgår ett antal rekommendationer riktade till förskolenämnden: säkerställa att de insatser som genomförs för att klara kompetensförsörjningen och angivna mål inom förskolan får effekt. i samverkan med andra organ på olika nivåer i samhället verka för att segregationens negativa konsekvenser på måluppfyllelsen kan elimineras. följa upp och verka för att arbetsförhållandena och arbetsbelastningen är likvärdiga på enheterna, genom att till exempel beakta uppdragens olika förutsättningar vad gäller barns och vårdnadshavares olika behov, placeringstid och inte minst personalsammansättningen. Revisorskollegiet har skickat rapporten till förskolenämnden för yttrande. Projektledare: Richard Magnusson Läkemedelshantering Läkemedel hanteras inom kommunens äldreomsorg och en tillräcklig intern kontroll skapar förutsättningar för en säker läkemedelshantering. Syftet med granskningen har varit att bedöma om hälsa-, vård- och omsorgsnämnden säkerställer att det finns en tillräcklig intern kontroll avseende läkemedelshanteringen. s rapporter finns på

4 Sid 4 (5) Granskningen visar att läkemedelshanteringen i är behäftad med en rad allvarliga risker. Riskerna är mest framträdande inom ordinärt boende (hemtjänsten) och kortidsboende. Bedömningen utifrån genomförd granskning är att den interna kontrollen inte är tillräcklig avseende läkemedelshanteringen inom hälsa-, vård- och omsorgsnämnden. Revisorskollegiet har skickat rapporten till hälsa-, vård- och omsorgsnämnden samt kommunstyrelsen för yttrande. Projektledare: Sofia Blixtberg, Richard Magnusson och Fia Lindher God man Syftet med granskningen har varit att bedöma om överförmyndarnämnden säkerställer att det finns en tillräcklig intern kontroll i den del av verksamheten som avser god man. Granskningen visar att nämnden har en välfungerande grundstruktur för arbetet med intern kontroll. Utifrån genomförd granskning är bedömningen att överförmyndarnämnden har säkerställt att det finns en tillräcklig intern kontroll i den del av verksamheten som avser god man. Revisorskollegiet har skickat rapporten till överförmyndarnämnden. Projektledare: Sofia Blixtberg och Christel Lundberg Styrning, ledning, uppföljning och kontroll av hemtjänsten Syftet med granskningen har varit att bedöma om nämnden för hälsa-, vård- och omsorg säkerställer att det finns en ändamålsenlig styrning, ledning, uppföljning och kontroll av hemtjänsten. Granskningen visar att det finns dokumenterade beskrivningar av verksamhetens huvudprocesser. Utöver huvudprocesserna fanns det vid granskningstidpunkten dock inga dokumenterade aktiviteter eller rutiner som sammanlänkats med processer. Vid granskningstidpunkten pågick det ett arbete med att ta fram enhetliga rutiner för hemtjänsten i. Under perioden 1 maj till 1 november år 2017 har hälsa-, vård- och omsorgsnämnden inte tagit del av någon dokumenterad uppföljning av uppföljningssamtal, genomförandeplaner, biståndsbeslut, personalkontinuiteten hos brukarna eller personalens utbildning och kompetens. s rapporter finns på

5 Sid 5 (5) Nämnden bedöms därmed inte ha en ändamålsenlig uppföljningsstruktur. Enligt förvaltningen är formerna för uppföljning och rapportering under utveckling. Utifrån genomförd granskning bedöms hälsa-, vård- och omsorgsnämnden inte ha en helt ändamålsenlig styrning, ledning, uppföljning och kontroll av hemtjänsten. Det konstateras att nämnden bildades i maj år 2017 och att det vid granskningstidpunkten pågick en rad utvecklingsarbeten. Utifrån granskningsresultatet rekommenderas hälsa-, vård- och omsorgsnämnden säkerställa att: det finns en ändamålsenlig uppföljningsstruktur avseende ordinärt boende det finns ändamålsenliga beskrivningar av verksamhetens processer, aktiviteter och rutiner avseende ordinärt boende det finns ett förebyggande arbete kring medarbetarnas såväl som brukarnas trygghet och säkerhet inom ordinärt boende. Revisorskollegiet har skickat rapporten till hälsa-, vård- och omsorgsnämnden för yttrande. Projektledare: Sofia Blixtberg och Nina Hellström s rapporter finns på