Uppföljande granskning av tidigare genomförda granskningar

Transkript

1 Kommunens revisorer Till Barn- och utbildningsnämnden för kännedom Socialnämnden för kännedom Kommunstyrelsen för kännedom Kommunfullmäktige för kännedom Uppföljande granskning av tidigare genomförda granskningar Ernst & Young AB (EY) har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna genomfört en uppföljande granskning av vilka åtgärders om vidtagits med anledning av de iakttagelser och rekommendationer som lämnades i följande granskningar: Kommunstyrelsens uppsiktsplikt 2016 Granskning av enheten för kommunservice 2015 Styrning, uppföljning och kontroll inom socialnämnden 2016 Styrning, uppföljning och intern kontroll inom barn- och utbildningsnämnden 2015 Den sammanfattande bedömningen är att nämnderna till stora delar har tagit till sig av rekommendationerna. I rapporten framgår en närmare beskrivning över vilka rekommendationer som bedöms vara helt alternativt delvis beaktade. Vi revisorer ställer oss bakom granskningens slutsatser. Vi ser positivt på de åtgärder som har vidtagits mot bakgrund tidigare granskningar och lämnar härmed över rapporten för kännedom. För Västerviks kommuns revisorer Britt-Louise Åberg Källmark Ordförande Bilaga: Granskningsrapport Uppföljande granskning av tidigare genomförda granskningar Västerviks kommun, Västervik, Besöksadress: Fabriksgatan 21, Växel: E-post: vasterviks.kommun@vastervik.se Webbplats:

2 Uppföljning av tidigare genomförda granskningar Västerviks kommun 2018 Kristina Lindstedt Anna Färdig

3 Granskningar Enhet för kommunservice 2 Kommunstyrelsen 2015 Styrning, uppföljning och intern kontroll 4 1 Kommunstyrelsen Uppsiktsplikt Styrning, uppföljning och kontroll Socialnämnden 2016 Barn- och utbildningsnämnden Page 2

4 Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Kommunstyrelsen 2016 års granskning Rekommendationer Iakttagelser Fastställda styrdokument och struktur för rapportering till KS. Ett antal forum där KS utövar sin uppsiktsplikt. Alla ledamöter och ersättare har per definition inte samma möjlighet att ta del av den information som framkommer vid dialogmöten. Säkerställa att samtliga ledamöter får tillgång till samma information, då det är hela styrelsen som är ansvarig. Uppsikten avseende verksamhetens måluppfyllelse, det vill säga uppnådda effekter och nytta kan förbättras. Anteckningar från dialogmöten med styrelser och nämnder finns tillgängliga för samtliga ledamöter i kommunstyrelsen. En gång per år anordnas en tvådagarskonferens där samtliga nämnder och styrelser redovisar sin verksamhet. Samtliga nämnders verksamhetsplaner överlämnas till KF i november och därmed får även samtliga ledamöter i kommunstyrelsen tillgång till dem. Bolagens målformuleringar monteras in i ägardirektiven och följ upp i samband med årsredovisningen. Page 3

5 Kommunstyrelsens enhet för kommunservice 1(3) Kommunstyrelsen I huvudsak bedrivs ändamålsenligt. Inga av kommunfullmäktige riktade uppdrag till EKS. Samtliga mål i VP är inte mätbara. Se över enhetens målskrivningar och tillse att målen är relevanta och tydligt utformade och möjliggör uppföljning. Tillse att måluppföljning genomförs på ett likartat sätt inom samtliga enhetens verksamheter. Samtliga mål för 2018 och 2019 är mätbara inom enheten för kommunservice. Exempelvis: Minst 40 procent av fordonsflottan under 3,5 ton ska vara fossilfria Minst 20 elbilar under 3,5 ton Inför 2019 kommungemensam målmatris som kommer användas av samtliga verksamheter. Mål, hur och när målet ska mätas/följas upp, vilka resurser som krävs, hur målen ska kommuniceras och när målet ska uppnås. Page 4

6 Kommunstyrelsens enhet för kommunservice 2(3) Kommunstyrelsen Saknas framtagna planer som beskriver enhetens verksamheter. Saknades risk- och väsentlighetsanalys. Otydlig gränsdragning mellan EKS och den egna förvaltningen. Överväg att införa lokala verksamhetsplaner för affärsområde och områden. Interna kontrollen genomförs i enlighet med reglemente och tillämpningsanvisningar för intern kontroll. De ser inget behov av att införa lokala verksamhetsplaner. KF:s styrmodell uppges fungera bra och ger dem kontroll över måluppfyllelse. EKS skriver ett förslag på verksamhetsplan som sedan blir en del av kommunstyrelsens verksamhetsplan. EKS ingår i kommunstyrelsens förvaltnings interna kontrollplan. Framgår process/rutin, kontrollmoment, metod, kontrollansvarig, uppföljning, rapporteras till samt risknivå. Page 5

7 Kommunstyrelsens enhet för kommunservice 3(3) Kommunstyrelsen Serviceportalen införd 2013 samtliga verksamheter fanns inte med och fungerade inte fullt ut. Kundundersökningar genomfördes vartannat år. Ta fram ett internt mål för handläggningstider i Serviceportalen. Årligen genomföra kundundersökningar för att erhålla bättre underlag. Inkommande ärenden prioriteras efter angelägenhetsgrad, men utan löfte om utlovade handläggningstider. Uppges ej vara möjligt att ge precisa servicegarantier med nuvarande prissättning/bemanning. Kunder uppges vara nöjda. Har i uppdrag att genomföra mätningarna vartannat år. Anses vara lagom då de hinner genomföra förbättringsåtgärder året därpå och sedan mäta effekten av dem efterföljande år. Page 6

8 Styrning, uppföljning och kontroll 1 (4) Socialnämnden Finns fastställda mål men dessa präglar inte den dagliga verksamheten. Saknas anvisningar för hur mål och indikatorer ska utarbetas. Chefer efterfrågar återkoppling på målarbetet. Ej genomförda insatsmätningar med anledning av personalbrist. Utarbeta anvisningar för hur verksamheterna ska arbeta med och implementera mål och aktiviteter. Tillse resurser för att genomföra de så kallade insatsmätningarna i enlighet med nämndens beslut. Skett arbete sedan hösten En gång årligen träffas samtliga chefer inom socialförvaltningen och arbetar med förslag till mål för kommande år. Nämnden beslutar om kommande års mål i november, vilket gör att verksamheterna kan bryta ner målen innan årsskiftet. Uppges vara uppskattat i verksamheterna och leda till ett ökat engagemang i målarbetet. Numer finns en tjänsteperson som har ansvar för insatsmätningar. Personen både genomför samt gör uppföljning av insatsmätningarna. Page 7

9 Styrning, uppföljning och kontroll 2 (4) Socialnämnden Struktur för löpande uppföljning av kvaliteten efterlevs inte. Insatsmätningar har inte gjorts till följd av personalbrist. Implementera ett system för kvalitetsledning. Utveckla rutiner för introduktion - vad gäller innehåll och ansvar. Utnyttja möjligheten till jämförelser av resultat och prestationer med andra kommuner. Sedan 2017 finns samtliga riktlinjer och rutiner samlat på Stratsys. Systemet är implementerat i hela förvaltningen. Pågår arbete med ett kommungemensamt introduktionsprogram. Socialförvaltningen introduktionsprogram ska revideras, men de avvaktar på det kommungemensamma. Utvecklat ett system för kvalitetsmätning som visar hur kvaliteteten förhåller sig för varje verksamhet/enhet jämfört med andra kommuner. Jämförelsen görs årligen. Kvalitetsmåtten kan utgöra underlag till prioriteringar i budgetarbetet. Page 8

10 Styrning, uppföljning och kontroll 3 (4) Socialnämnden Saknad dokumenterad process för uppföljning av extern utförare. Saknas samlad analys av avtalen med externa utförare saknas. LOV- utövare inom hemtjänst har inte följts upp. Säkerställa att uppföljningen av externa utförare utvecklas, att processen dokumenteras och att uppföljningen är ändamålsenlig. Socialförvaltningen genomför uppföljning via kvalitetsdialoger där bland annat ansvarigchef, omsorgspersonal, sjuksköterska och arbetsterapeut deltar. Dialogen görs årligen. Inför kvalitetsdialogen får de externa enheterna fylla i en checklista med frågor avseende exempelvis personal, omsorg och service, avvikelsehantering samt dokumentation enligt socialtjänstlagen. En checklista för omsorg respektive hälso- och sjukvård. Dialogen resulterar i en åtgärdsplan som skickas till kvalitetssamordnaren. Enhetschef ska vidta åtgärder och vid behov görs uppföljande besök. Page 9

11 Styrning, uppföljning och kontroll 4 (4) Socialnämnden Saknad dokumenterad process för uppföljning av extern utförare. Saknas samlad analys av avtalen med externa utförare saknas. LOV- utövare inom hemtjänst har inte följts upp. Säkerställa kompetens, tillstånd och att lagar efterföljs vid enskilda HVBhem. I förfrågningsunderlag för valfrihetssystem inom hemtjänst enligt LOV framgår kunskapskrav för personlig omvårdnad och servicetjänster. Rutin och vägledning för familjehemssekreterare framtagen 2017 Vid HVB placering hos extern leverantör ska referenser ska inhämtas samt kontrolleras om verksamheten har tillstånd I checklistorna som används vid kvalitetsdialogen med omsorgsverksamheten framgår det hur många av den ordinarie- och vikarierande personalen som har är undersköterskor samt kompetenskrav på vikarierande personal. Page 10

12 Styrning, uppföljning och kontroll 1 (4) Barn- och utbildningsnämnden Det pågår ett utvecklingsoch förändringsarbete - ny förvaltningsorganisation och struktur för det systematiska kvalitetsarbetet. Den kommunala styrmodellen är inte fullt ut implementerad i nämndens verksamheter. Säkerställ att den styrmodell som är fastställd i kommunen blir implementerad fullt ut i verksamheten i samklang med det systematiska kvalitetsarbetet. Kvalitetsarbetet löper per kalenderår och förhåller sig till kommunens styrmodell. Det nya systematiska kvalitetsarbetet är implementerat. Arbetades fram med hjälp av Linnéuniversitetet och i dialog med nämnden. Tre temaområden utifrån resultatet av Skolinspektionens tillsyn Page 11

13 Styrning, uppföljning och kontroll 2 (4) Barn- och utbildningsnämnden Internkontroll som begrepp är var relativt okänt som begrepp ute i verksamheterna. Utveckla och förankra planeringen, genomförandet och uppföljningen av den interna kontrollen. Beslut om kontrollpunkter och uppföljning är nämndsbeslut. Samtliga nämndsärenden finns tillgängliga för skolledare och lärare. Utredningssamordnare koordinerar arbetet med internkontroll. Flera funktioner på skolorna är involverade i arbetet kontrollpunkterna. Page 12

14 Styrning, uppföljning och kontroll 3 (4) Barn- och utbildningsnämnden De kommunala målen, utöver ekonomistyrningen, är inte tydliga och förankrade på enhetsnivå. Skapa system och rutiner för att säkerställa implementering, uppföljning och analys av mål. I nämndens verksamhetsplan framgår förslag på aktiviteter för det aktuella verksamhetsåret. Aktiviteterna är framtagna för att verksamheterna ska nå såväl de nationella- som fullmäktiges övergripande mål. Respektive enhet tar fram en lokal verksamhetsplan som beskriver hur enheten kommer arbeta utifrån nämndens verksamhetsplan. Målen följs upp och analyseras på enhetsnivå, vid verksamhetschefens dialogmöten med skolledare och under temadagarna. Analysen presenteras i det systematiska kvalitetsarbetets delrapporter, verksamhetsberättelser och delårsrapporter. Page 13

15 Styrning, uppföljning och kontroll 4 (4) Barn- och utbildningsnämnden Kontaktpolitikernas roll, uppgift och rapportering behöver få en tydligare struktur. Skapa en gemensam struktur för kontaktpolitikerskapet, tydliggör rollen och vad som ska gälla samt hur verksamhetsbesök ska återkopplas till nämnd och besökta enheter. Dokumenterad rutin för kontaktpolitikerbesök i förskola och skola, antagen av nämnden augusti 2016 Syftet med kontaktpolitikerbesöken Vad de ska innehålla Planering och genomförande ska ske Uppföljning och återkoppling Page 14

16 Sammanfattning Kvarstående rekommendationer Uppsiktsplikt 1 Kommunstyrelsen 2016 Styrning, uppföljning & kontroll 3 Socialnämnden 2016 Utveckla rutiner för introduktion - vad gäller innehåll och ansvar 4 2 Kommunstyrelsen 2015 Överväg att införa lokala verksamhetsplaner för affärsområde och områden. 3 Överväg att införa lokala verksamhetsplaner för affärsområde Årligen genomföra kundundersökningar för att erhålla bättre underlag och områden. 4 Barn- och utbildningsnämnden Enhet för kommunservice Styrning, uppföljning och intern kontroll Page 15

17 Källförteckning Kommunstyrelsen: Enheten för kommunservice förslag till verksamhetsplan för 2019, arbetsmaterial Enheten för kommunservice mål för 2018 och 2019 Kommungemensam målmatris Internkontrollplan och riskanalys för 2019, kommunstyrelsen Nämnden svar på granskningen, kommunfullmäktige Socialnämnden: Checklista för LOV- hälso- och sjukvård samt omsorg Handlingsplan kvalitetsdialog LOV Rutin och vägledning för familjehemssekreterarna, Barn- och utbildningsnämnden: Rutin för kontaktpolitikerbesök i förskola och skola, barn- och utbildningsnämnden Verksamhetsplan och detaljbudget för 2018, barn- och utbildningsnämnden Page 16