Granskning av den interna kontrollen 2013

Transkript

1 Falköpings kömmuns-revisorer UN M Kommunstyrelsen Samtliga nämnder Kommunfullmäktige Granskning av den interna kontrollen 2013 Vi granskat den interna kontrollen inom styrelsen och nämnderna. har biträtt oss i arbetet. Med granskningen vill vi veta Vilka åtgärder görs för att åtgärda de brister som framkommer i kontrollerna? Vilket erfarenhetsutbyte finns det mellan nämnderna och styrelsen? Utifrån genomförd granskning är vår sammanfattande bedömning att det vidtas ändamålsenliga åtgärder och att det finns ett erfarenhetsutbyte mellan nämnderna och styrelsen. Vi har noterat följande behov av utvecklingsinsatser: Enligt 1 reglementet för intern kontroll är en grundläggande princip att den person som utför intern kontroll inte själv utför det arbete som ska kontrolleras. Utifrån intervjusvaren och internkontrollplanerna är det inte tydligt att denna princip har fått genomslag inom samtliga förvaltningar. Enligt 2 i reglementet för intern kontroll ska kommunstyrelsen upprätta förvaltningsövergripande anvisningar och regler. Vid granskningstidpunkten hade kommunstyrelsen inte utarbetat några förvaltningsövergripande anvisningar och regler. Kommunstyrelsen och samtliga nämnder genomför inte varje år dokumenterade riskbedömningar. Vi bedömer därmed att det finns en fara för att riskerna underskattas. Kommunstyrelsen och nämnderna bör säkerställa att arbetet med riskbedömningarna utvecklas på såväl central nivå som på nämndnivå. Kommunstyrelsen och nämnderna bör säkerställa att kommunens revisorer får del av helhetsutvärderingen och samtliga nämnders rapporter över intern kontroll. Kommunstyrelsen bör säkerställa att samtliga nämnder årligen upprättar uppföljningsrapporter. I de årliga rapporterna över intern kontroll bör samtliga nämnder redovisa vidtagna åtgärder samt vid behov ytterligare åtgärdsförslag. Den kommunövergripande internkontrollgruppen bör bestå av representanter för samtliga nämnder. Vi överlämnar härmed vårt granskningsresultat för yttrande. Kommunstyrelsen och nämndernas skriftliga svar ska vara revisionen tillhanda senast under juni p 1 7 o IIt " r r r-* lrrv*v<»v»iiv\fi St ordförande vice ordförande Bilaga: :s revisionsrapport " Granskning av internkontroll, Febr 2014".

2

3 FALKÖPINGS! /,;Uf KommiMisty r, i 2UH Diarienr Planbet. Revisionsrapport Elisabeth Björk Cert. kommunal revisor Sofia Blixtberg Granskning intern ko pwc

4 Innehållsförteckning Sammanfattning i 1. Inledning Revisionsfrågor och revisionskriterier Metod Avgränsning 3 2. Granskningsiakttagelser Styrdokument 4 Reglemente för intern kontroll 4 Riskbedömningar 5 TABELL 1. Genomförda och dokumenterade riskanalyser Internkontrollplaner 6 TABELL 2. Internkontrollplaner Rapporter över intern kontroll 8 TABELL 3. Rapport över intern kontroll Analys och bedömning Åtgärder 11 TABELL 4. Åtgärder i rapport över intern kontroll Analys och bedömning Erfarenhetsutbyten Analys och bedömning Svar på revisionsfrågan 13

5 Sammanfattning har fått i uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i att granska intern kontroll. Granskningen ska besvara revisionsfrågorna: Vilka åtgärder görs för att åtgärda de brister som framkommer i kontrollerna? Vilket erfarenhetsutbyte finns det mellan nämnderna och styrelsen? Utifrån genomförd granskning är vår sammanfattande bedömning att det vidtas ändamålsenliga åtgärder och att det finns ett erfarenhetsutbyte mellan nämnderna och styrelsen. Vi har noterat följande behov av utvecklingsinsatser: Enligt i reglementet för intern kontroll är en grundläggande princip att den person som utför intern kontroll inte själv utför det arbete som ska kontrolleras. Utifrån intervjusvaren och internkontrollplanerna är det inte tydligt att denna princip har fått genomslag inom samtliga förvaltningar. Enligt 2 i reglementet för intern kontroll ska kommunstyrelsen upprätta förvaltningsövergripande anvisningar och regler. Vid granskningstidpunkten hade kommunstyrelsen inte utarbetat några förvaltningsövergripande anvisningar och regler. Kommunstyrelsen och samtliga nämnder genomför inte varje år dokumenterade riskbedömningar. Vi b edömer därmed att det finns en fara för att riskerna underskattas. Kommunstyrelsen och nämnderna bör säkerställa att arbetet med riskbedömningarna utvecklas på såväl central nivå som på nämndsnivå. Kommunstyrelsen och nämnderna bör säkerställa att kommunens revisorer får del av helhetsutvärderingen och samtliga nämnders rapporter över intern kontroll. Kommunstyrelsen bör säkerställa att samtliga nämnder årligen upprättar uppföljningsrapporter. I de årliga rapporterna över intern kontroll bör samtliga nämnder redovisa vidtagna åtgärder samt vid behov ytterligare åtgärdsförslag. Den kommunövergripande internkontrollgruppen bör bestå av representanter för samtliga nämnder. 1 av 14

6 i. Inledning Utifrån den riskbedömning som revisorerna har gjort har man kommit fram till att en granskning ska genomföras av styrelsens och nämndernas arbete med intern kontroll. Ett systematiserat arbete med intern kontroll som bygger på väl genomförda riskbedömningar är en förutsättning för nämndernas ansvar när det gäller intern kontroll. Brister i den interna kontrollen kan få förödande effekter, både ekonomiska och förtroendemässiga. Att ha ett ändamålsenligt arbetssätt med intern kontroll är därför väsentligt. Arbetet med intern kontroll består av flera olika steg och inleds med en systematisk kartläggning av de risker som finns i verksamheten. Efter att ha valt de områden som ska kontrolleras beslutas vilka kontrollaktiviteter som ska finnas. Kontrollerna genomförs och ska sedan återrapporteras samt åtgärdas. Det är först efter det att åtgärder gjorts och kommunicerats som kedjan är fullbordad. För några år sedan infördes ett systematiskt internkontrollarbete och nämnder samt styrelsen har därefter tagit fram och årligen rapporterat internkontrollplaner. Syftet med granskningen är att säkerställa att de eventuella brister som framkommer i internkontrollrapporterna åtgärdas samt att se vilket utbyte som finns mellan de olika nämnderna och styrelsen Revisionsfrågor och revisionskriterier Granskningen ska besvara följande revisionsfrågor: Vilka åtgärder görs för att åtgärda de brister som framkommer i kontrollerna? Vilket erfarenhetsutbyte finns det mellan nämnderna och styrelsen? Granskningen tar sin utgångspunkt i tre revisionskriterier: Kommunallagen D Reglemente för intern kontroll (antaget av kommunfullmäktige ) Respektive nämnds/styrelsens internkontrollplan Metod Genomgång samt granskning av policydokument, rutinbeskrivningar och protokoll. Intervjuer med ansvariga tjänstemän. Rapporten har varit föremål för sakgranskning av de intervjuade. 2 av 14

7 Avgränsning De kommunala bolagen ingår inte i granskningen. 3 av 14

8 2. Granskningsiakttagelser Kommunen har sedan några år tillbaka arbetat systematiskt med intern kontroll och styrelsen samt flertalet nämnder har tagit fram och årligen rapporterat internkontrollplaner Styrdokument Reglemente för intern kontroll har ett reglemente för intern kontroll som antogs av kommunfullmäktige den 19 december I reglementets 1 stadgas: Intern kontroll består av organisation och rutiner som gör att redovisningen blir riktig och fullständig resurser används på rätt sätt Syftet med den interna kontrollen är att säkra effektivitet och att undgå allvarliga fel. Detta uppnås genom att anpassa organisationen och införa metoder och rutiner som syftar till att: öka effektiviteten inom förvaltningen förhindra att kommunen drabbas av förluster tillföljd av fel eller brott och andra oegentlig heter säkra kommunens tillgångar säkra att pengar och andra resurser används i överensstämmelse med tagiia beslut säkra en riktig och ändamålsenlig redovisning skydda politiker och personal mot oberättigade misstankar om oegentlig heter En grundläggande princip är att den person som utför intern kontroll inte själv utför det arbete som ska kontrolleras. En förutsättning är spridning mellan personerna d.v.s. att kontroll inte till sin helhet utförs av samma person. Den som kontrollerar bör helst vara överordnad den som kontrollen avser för att inte hamna i beroendeställning. Den bör också vara väl insatt i den verksamhet som skall kontrolleras. I reglementet återfinns även paragrafer som reglerar ansvar och organisation när det gäller kommunens internkontrollarbete. 4 av 14

9 Kommunstyrelsens övergripande ansvar understryks i reglementet. I 2 anges följande: Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll (Kommunallagen 6 kap. 7 ). I detta ligger ett ansvar för intern kontrollorganisation upprättas inom kommunen samt tillse att denna utvecklas utifrån kommunens kontrollbehov. Därvid skall förvaltningsövergripande anvisningar och regler upprättas. Riskbedömningar En riskbedömning syftar till att identifiera var verksamhetens risker finns. Analysen bör ta hänsyn till både externa och interna risker. Ny lagstiftning eller organisations- och personalförändringar kan exempelvis medföra att verksamhetens risker förändras från ett år till ett annat. I reglementets 7 anges: Styrning och uppföljning av intern kontroll Varje nämnd har en skyldighet att styra och löpande följa upp det interna kontrollsystemet inom nämndens verksamhetsområde. Nämnderna skall som grund för sin styrning genomföra riskbedömningar (årsanalys) för sin verksamhet. Den kommunövergripande internkontrollgruppen, som består av representanter från de olika förvaltningarna, har samtalat kring den riskanalys som ligger till grund för de gemensamma kontrollmomenten i kommunstyrelsens och nämndernas internkontrollplaner. Samtalen har inte dokumenterats. Kommunstyrelsen genomförde en dokumenterad riskanalys och riskbedömning under hösten Riskbedömningen från 2011 har sedan legat till grund för arbetet med intern kontroll under perioden Bedömningen har under perioden kompletterats med risker som identifierats i det dagliga arbetet. Flertalet nämnder har inte genomfört årliga och dokumenterade riskbedömningar under perioden , se tabell 1 nedan. De intervjuade anger i några fall att en dokumenterad riskbedömning legat till grund för internkontrollarbetet under två eller flera år. Andra nämnder har inte genomfört några dokumenterade riskbedömningar alls under perioden. Enligt intervjusvaren bygger riskbedömningarna främst på diskussioner och kännedom om den egna verksamheten. Dokumenterade underlag till analyserna/bedömningarna används inte i någon större utsträckning. Några av de intervjuade anförde att aktuella fall där oegentligheter upptäcks i andra kommuner har diskuterats. Samtalen har kretsat kring om en liknande händelse skulle kunna Falköpinqs kommun 5 av 14

10 inträffa i och vilka förebyggande insatser som återfinns i den egna organisationen. TABELL i. Genomförda och dokumenterade riskanalyser NÄMND RISKANALYS RISKANALYS RISKANALYS Kommunstyrelsen NEJ 1 NEJ NEJ Barn- och ARBETE PÅGÅR utbildningsnämnden Byggnadsnämnden NEJ NEJ NEJ Kompetens- och NEJ 2 NEJ3 arbetslivsnämnden Kultur- och UTKAST fritidsnämnden Räddningsnämnden NEJ NEJ ARBETE PÅGÅR Socialnämnden NEJ Tekniska nämnden 4 UTKAST Internkontrollplaner Ett sätt att motverka och minimera de risker som identifierats i riskbedömningen är att utforma kontrollåtgärder. Kontrollåtgärderna sammanställs i en internkontrollplan. I reglementets 8 anges: Intern kontrollplan Nämnderna skall varje år antaga en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Kommunstyrelsen samt nästan alla nämnder har utformat dokumenterade internkontrollplaner under perioden , se tabell 2 nedan. Några av nämnderna är ännu inte färdiga med internkontrollplanerna för Några av nämnderna har förtydligat internkontrollplanernas kontrollmoment genom att utarbeta kontrollinstruktioner som mer ingående beskriver hur den aktuella rutinen ska granskas. Nämndernas internkontrollplaner innefattar dels gemensamma och kommunövergripande kontrollåtgärder dels förvaltningsspecifika kontrollåtgärder. Internkontrollplanerna anger vilken rutin som ska granskas, kontrollmoment, kontrollernas frekvens och metod. Av internkontrollplanerna framgår även till vem och hur informationen ska rapporteras. Nämndernas internkontrollplaner riktar främst fokus mot ekonomi, personal och administrativa rutiner. 1 Kommunstyrelsen genomförde en riskanalys hösten Riskanalysen genomfördes i april. 3 Utgick från riskanalysen Revidering av riskanalys av 14

11 En del av kontrollåtgärderna/kontrollmomenten återkommer i nämndernas interkontrollplaner under flera år. Enligt intervjusvaren har kontrollåtgärderna fått vara kvar om risken kvarstår eller om en ytterligare uppföljning bör genomföras för att se att vidtagna åtgärder fått önskad effekt. Uppföljningen av kontrollmomenten har, enligt intervjusvaren, exempelvis resulterat i nya policydokument, förändrade rutiner och riktade utbildningsinsatser. Enligt i reglementet för intern kontroll är en grundläggande princip att den person som utför intern kontroll inte själv utför det arbete som ska kontrolleras. Utifrån intervjusvaren och internkontrollplanerna är det inte tydligt att denna princip har fått genomslag inom samtliga förvaltningar. Inom kompetens- och arbetslivsförvaltningen utses en internkontrollgrupp med ansvar för att genomföra de kontrollmoment som återfinns i internkontrollplanen. Fyra personer var vid granskningstillfället med i förvaltningens interna kontrollgrupp. Varje år byts två personer i gruppen ut mot nya representanter. Enligt intervjusvaren presenteras ett förslag till årets internkontrollplan för nämnden i början av året. Vanligtvis presenteras även riskbedömningen vid samma tillfälle. TABELL 2. Internkontrollplaner NÄMND INTERN INTERN INTERN KONTROLLPLAN KONTROLLPLAN KONTROLLPLAN Kommunstyrelsen Barn- och KLAR I MARS utbildningsnämnden Byggnadsnämnden NEJ UTKAST Kompetens- och 5 arbetslivsnämnden Kultur- och UTKAST fritidsnämnden Räddningsnämnden KLAR I FEBRUARI Socialnämnden NEJ INTE KLAR Tekniska nämnden UTKAST 5 Två internkontrollplaner under året. Uppdatering efter genomförd riskanalys i april. 7 av 14

12 Rapporter över intern kontroll De genomförda kontrollerna ska följas upp och rapporteras till nämnden, kommunstyrelsen och de förtroendevalda revisorerna. Enligt 3 i reglementet ska nämnden i samband med upprättandet av årsredovisningen, rapportera under året konstaterade fel och brister vid uppföljningen av den interna kontrollen inom nämnden till kommunstyrelsen. Av 10 framgår att rapportering samtidigt ska ske till kommunens revisorer. Enligt 11 ska kommunstyrelsen med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll och i de fall förbättringar behövs se till att sådana kommer till stånd. Kommunstyrelsen skall även informera sig om hur den interna kontrollen fungerar i de kommunala bolagen. Kommunstyrelsen och samtliga nämnder utom byggnadsnämnden har upprättat uppföljningsrapporter över intern kontroll 2012, se tabell 3 nedan. Alla nämnder utom byggnadsnämnden och räddningsnämnden var vid granskningstidpunkten även klara med rapporterna över intern kontroll Kommunstyrelsen författar årligen en helhetsutvärdering för internkontrollen. Helhetsutvärderingen för 2013 var ännu inte färdigställd vid granskningstidpunkten. I u tvärderingen av kommunens samlade system för intern kontroll 2012 konstateras att har ett ändamålsenligt system för intern kontroll. Kommunens revisorer har under perioden inte fått del av samtliga nämnders rapporter över intern kontroll. 6 Vi har tagit del av räddningsnämndens rapport över intern kontroll 2013 i en utkastversion. 8 av 14

13 TABELL 3. Rapport över intern kontroll KLAR FEBRUARI 8 UTKAST Analys och bedömning Enligt 1 reglementet för intern kontroll är en grundläggande princip att den person som utför intern kontroll inte själv utför det arbete som ska kontrolleras. Utifrån intervjusvaren och internkontrollplanerna är det inte tydligt att denna princip har fått genomslag inom samtliga förvaltningar. Enligt 2 i reglementet för intern kontroll ska kommunstyrelsen upprätta förvaltningsövergripande anvisningar och regler. Vid granskningstidpunkten hade kommunstyrelsen inte utarbetat några förvaltningsövergripande anvisningar och regler. Enligt vår bedömning skulle ansvarfördelningen, organiseringen och dokumentationen av internkontrollarbetet tydligöras om kommunstyrelsen upprättande förvaltningsövergripande anvisningar och regler. I kommunstyrelsens förvaltningsövergripande anvisningar kan det exempelvis tydligöras hur, när och med vilket intervall rapporteringen till nämnden bör ske. I dokumentet kan det förslagsvis även finnas en vägledning kring det praktiska arbetet med att genomföra kontrollerna, hur rapporteringen ska ske till revisorerna, samt mallar för riskbedömning, internkontrollplan och uppföljningsrapport. För att vidareutveckla arbetet med riskbedömningarna och kontrollmoment kan anvisningarna även inkludera metodtips. Kommunstyrelsen och samtliga nämnder genomför inte varje år dokumenterade riskbedömningar. Vi bedömer därmed att det finns en fara för att riskerna underskattas. Kommunstyrelsen och nämnderna bör säkerställa att arbetet med riskbedömningarna utvecklas på såväl central nivå som på nämndsnivå. I nuläget adresserar riskbedömningarna främst risker relaterade till ekonomi, personal och 7 Enligt sammanträdesprotokoll har byggnadsnämnden genomfört löpande internkontroll under året. Arbetet med den interna kontrollen samt uppföljning har förmedlats till nämnden, dock har ingen fullständig rapport över intern kontroll upprättats. 8 Delrapportering har skett under 2013 men rapporten över intern kontroll 2013 är inte färdigställd. 9 av 14

14 administration. En möjlighet är att förfina riskbedömningarnas mångsidighet genom att använda olika typer av underlag till riskbedömningarna. Samtliga nämnder upprättade interkontrollplaner under En utvecklingsmöjlighet är att i större utsträckning även innefatta kontrollmoment som inte riktar fokus mot ekonomi, personal eller administrativa rutiner. Kommunstyrelsen och nämnderna bör säkerställa att kommunens revisorer får del av helhetsutvärderingen och samtliga nämnders rapporter över intern kontroll. Enligt 11 ska kommunstyrelsen med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll och i de fall förbättringar behövs se till att sådana kommer till stånd. Kommunstyrelsens helhetsutvärdering för 2012 är kortfattad och innefattar inte en komplett sammanställning över de brister som identifieras i kommunstyrelsens samt nämndernas rapporter över intern kontroll Helhetsutvärderingen skulle bli tydligare om en sammanställd åtgärdslista inkluderas i framställningen. En sammanställd åtgärdslista torde även underlätta kommunstyrelsens kontroll av att de redovisade åtgärdsförslagen faktiskt kommer till stånd. Samtliga nämnder utom byggnadsnämnden har upprättat uppföljningsrapporter över intern kontroll Alla nämnderna är ännu inte klara med uppföljningsrapporten över intern kontroll Granskningsiakttagelserna visar att uppföljningsrapporterna inte är enhetligt utformade. Kom mun styr els en bör säkerställa att samtliga nämnder årligen upprättar uppföljningsrapporter. 10 av 14

15 2.2. Åtgärder I nämndernas uppföljningsrapporter över intern kontroll 2013 återfinns det i s tor utsträckning beskrivningar av planerade uppföljningar, förändringar samt åtgärder. Förekomsten av åtgärdsförslag och beskrivningar av vidtagna åtgärder varierar dock mellan de olika nämnderna, se tabell 4 nedan. Kontrollmoment där brister identifierades 2012 återkommer i många fall även i nämndernas internkontrollplaner Enligt intervjusvaren har kontrollåtgärderna fått vara kvar om risken kvarstår eller om en ytterligare uppföljning bör genomföras för att se att vidtagna åtgärder fått önskad effekt. Ett exempel på ett kontrollmoment som återkommit är representation. TABELL 4. Åtgärder i rapport över intern kontroll NÄMND UPPFÖLJNING 2013 Kommunstyrelsen Barn- och DELVIS? utbildningsnä mnden Byggnadsnämnden RAPPORTEN KLAR I FEBRUARI Kompetens- och arbetslivsnämnden Kultur- och fritidsnämnden Räddningsnämnden DELVIS 10 Socialnämnden DELVIS 11 Tekniska nämnden Analys och bedömning Flertalet nämnder redovisar åtgärdsförslag i rapporten över intern kontroll 2013 för de kontrollmoment där brister identifierats. Kommunstyrelsen bör dock säkerställa att samtliga nämnder tydligt redovisar genomförda åtgärder/åtgärdsförslag i rapporterna. Att genomförda åtgärder/åtgärdersförslag tydligt ska framgå av uppföljningsrapporterna kan förslagsvis regleras i kommunstyrelsens förvaltningsövergripande anvisningar och regler. Eventuellt kan tillämpningen av en enhetlig mall för uppföljningsrapporterna underlätta och effektivisera arbetet. 9 Åtgärdsförslag saknas under några granskningsområden där brister identifierats. 10 Redovisningen av genomförda kontroller är mycket kortfattad. Åtgärdsförslag nämnd under några granskningsområden där brister har identifierats. 11 Åtgärdsförslag nämns under några granskningsområden men saknas i stor utsträckning. 11 av 14

16 2.3. Erfarenhetsutbyten För att möjliggöra erfarenhetsutbyten har en kommunövergripande internkontrollgrupp formerats. Enligt utvärderingen av kommunens samlade system för intern kontroll har gruppen haft fyra sammanträden under Under 2012 arbetade gruppen med de gemensamma kontrollerna avseende e-post, diarieföring och kunskap om personuppgiftslagen. Enligt framställningen kommer arbetet att vidareutvecklas under Tanken är att den kommunövergripande internkontrollgruppen ska bestå av representanter från samtliga förvaltningar. Enligt intervjusvaren finns det förvaltningar vars representanter inte deltar regelbundet i den kommunövergripande internkontrollgruppen. Under har stadsbyggnadskontoret/byggnadsnämnden inte haft någon representant i den kommunövergripande internkontrollgruppen eftersom stadsbyggnadskontoret/ byggnadsnämnden inte fått någon kallelse. Slutsatserna från kommunstyrelsens helhetsutvärdering förmedlas till den kommunövergripande internkontrollgruppen. Informationen förmedlas därefter vidare till nämnderna samt verksamheterna. De intervjuade som ingår i den kommunövergripande internkontrollgruppen framhåller att gruppens möten bidrar till en positiv utveckling av kommunens internkontrollarbete. Den kommunövergripande internkontrollgruppen har enligt de intervjuade resulterat i erfarenhets- och kunskapsutbyten som fått spridning även till andra nätverk och kommuner. Vidare framkommer i intervjuerna att det även i andra sammanhang diskuteras internkontrollfrågor som exempelvis e-faktureringsgruppen samt i nätverket för ekonomer inom skola/utbildning i Skaraborg Analys och bedömning Att en kommunövergripande internkontrollgrupp formerats skapar goda förutsättningar för erfarenhetsutbyten mellan kommunstyrelsen, nämnderna och förvaltningarna. Gruppen bör dock även bestå av en representant för byggnadsnämnden. 12 av 14

17 3. Svar på revisionsfrågan Granskningen ska besvara revisionsfrågorna: Vilka åtgärder görs för att åtgärda de brister som framkommer i kontrollerna? Vilket erfarenhetsutbyte finns det mellan nämnderna och styrelsen? Utifrån genomförd granskning är vår sammanfattande bedömning att det vidtas ändamålsenliga åtgärder och att det finns ett erfarenhetsutbyte mellan nämnderna och styrelsen. 13 av 14

18 Falköping 27 februari 2014 Elisabeth Björk Projektledare Hans Axelsson Uppdragsledare 14 av 14