Revisorskollegiet Protokoll Underskrifter

Transkript

1 Malmö stad Revisorskollegiet 1 Protokoll Sammanträdestid kl. 16:00 Sluttid: 18:15 Plats Triangeln 1-2 ande ledamöter Ej tjänstgörande ersättare Sten Dahlvid (S), Ordförande Per Lilja (M), Vice ordförande, Berit Söderholm (S), Revisor Claes Forsberg Carlsson (S), Revisor Robabeh Taeri (S), Revisor Pia Landgren (S), Revisor Andreas Holmgren (MP), Revisor, 94-98, 100, Berit Sjövall (M), Revisor Åke Christiansson (M), Revisor Rune Andersson (L), Revisor Kurt Leo Halvardsson (SD), Revisor Ulf Axel Olof Hägg (SD), Revisor Övriga närvarande George Smidlund, Revisionsdirektör, 94-97, , 107 Christin Menander, Nämndsekreterare Richard Magnusson, Sakkunnig revisor, 94-99, 105 Sofia Blixtberg, Sakkunnig revisor, Britt-Marie Pettersson, Förvaltningschef, 98 Fredrik Edler, Sakkunnig revisor, 100 Per Nilsson, Sakkunnig revisor, 105 Berit Sjövall (M) Utses att justera Justering Protokollet omfattar Underskrifter Sekreterare... Christin Menander Ordförande... Sten Dahlvid (S) Justerande... Berit Sjövall (M)

2 ÄRENDELISTA 94 Upprop och val av justerare samt tid för justering 95 Fastställande av dagens föredragningslista 96 Föregående sammanträdesprotokoll 97 Information om arbetet inför planeringskonferensen Information om arbetsmarknads- och socialförvaltningen 99 MKB Fastighets AB:s upphandlingsverksamhet Bokslutsgranskning 101 Rapportering från styrgrupperna och lekmannarevisorerna 102 Remiss Utredning av språkkompetens i syfte att förbättra välfärden 103 Sammanträdesdagar Revisorskollegiets delårsrapport januari-augusti Intern kontroll 2017 deluppföljning Revisionsdirektörens förordnande 107 Revisionsdirektören informerar 2

3 3 94 Upprop och val av justerare samt tid för justering att utse Berit Sjövall (M) att justera protokollet den 29 september klockan

4 4 95 Fastställande av dagens föredragningslista att fastställa föredragningslistan.

5 5 96 Föregående sammanträdesprotokoll att lägga protokollen från revisorskollegiets sammanträde och från arbetsutskottets sammanträde till handlingarna.

6 6 97 Information om arbetet inför planeringskonferensen 2017 Richard Magnusson och Sofia Blixtberg informerar om revisionsplaneprocessen. Nytt för i år är att revisionskontoret har tagit fram underlag till revisorernas riskanalys både i form av en sammanfattande excelfil och ett tillhörande word-dokument Underlag till riskanalys. I underlaget till riskanalys finns det en sammanfattning benämnd Identifierade riskområden. I sammanfattningen återfinns det en kortfattad presentation av de högriskområden som har identifierats i riskanalysunderlaget. För tio av dessa högriskområden har revisionskontoret redan tagit fram granskningsförslag. En annan nyhet utgörs av att samtliga revisorer har möjlighet att justera revisionskontorets riskvärden. Samtliga revisorer ges även möjlighet att lämna in egna förslag på risker senast 15 oktober. Liksom tidigare år uppmanas samtliga revisorer att lämna förslag på granskningsprojekt inför år 2018 med utgångspunkt från riskanalyserna. Granskningsförslagen ska lämnas senast Revisorernas risker och riskvärden kommer att sammanställas till en riskanalys. Revisorernas granskningsförslag kommer att sammanställas och beredas av revisionskontoret. De bearbetade granskningsförslagen kommer att vara en bra grund att stå på under vår gemensamma planeringskonferens den november på Flädie Mat & Vingård. Under konferensen kommer det att finnas tid att diskutera granskningsförslagen i styrgrupperna. På konferensen gör revisorerna därefter en prioritering av granskningsområden. Revisionsplanen för år 2018 kommer att behandlas slutgiltigt vid revisorskollegiets sammanträde att godkänna informationen.

7 7 98 Information om arbetsmarknads- och socialförvaltningen Förvaltningschef Britt-Marie Pettersson på arbetsmarknads- och socialförvaltningen (ASF) informerar om nämndens ansvarsområde och förvaltningens verksamheter. ASF består av tolv avdelningar, varav fem utgörs av socialtjänst. Till förvaltningen hör fyra stabsavdelningar; ekonomi, kommunikation, HR och strategiska avdelningen. De övriga är arbetsmarknad, social resurs samt boende och etablering. Överförmyndarförvaltningen tillhör också ASF men har en egen nämnd. att godkänna informationen.

8 8 99 MKB Fastighets AB:s upphandlingsverksamhet 2017 SR Richard Magnusson informerar om upphandlingen för granskning av MKB Fastighets AB:s upphandlingsverksamhet. Syftet med granskningen är att bedöma om bolagets styrning och kontroll avseende upphandlingsverksamheten är tillräcklig. Syftet är även att bedöma om tre slumpmässigt valda upphandlingar avseende byggprojekt under 2017 är ändamålsenliga. att godkänna upprättad anbudsförfrågan inklusive avtal avseende granskning av MKB Fastighets AB:s upphandlingsverksamhet 2017 att uppdra åt revisorskollegiets arbetsutskott att genomföra upphandlingen. sunderlag G-Tjänsteskrivelse KOLL MKB Fastighets AB:s upphandlingsverksamhet 2017 Anbudsförfrågan - MKB upphandling 2017 Avtal - MKB upphandling 2017

9 9 100 Bokslutsgranskning SR Fredrik Edler informerar om upphandlingen för bokslutsgranskning. Uppdraget består i att biträda revisionskontoret vid bokslutsgranskning av Malmö stads nämnder. Uppdraget gäller bokslutsgranskning avseende räkenskapsår 2017 och beräknas i huvudsak genomföras under februari och mars Tidsåtgången för granskningsuppdraget uppskattas till ca 120 timmar. Svar på offertförfrågan ska inkomma senast klockan att godkänna upprättad offertförfrågan inklusive avtal avseende bokslutsgranskning att uppdra åt arbetsutskottet att genomföra upphandlingen sunderlag G-Tjänsteskrivelse KOLL Bokslutsgranskning Malmö stad Offertförfrågan - Bokslutsgranskning Malmö stad Avtal - Bokslutsgranskning Malmö stad

10 Rapportering från styrgrupperna och lekmannarevisorerna Informeras från möte i styrgruppen TSM samt från lekmannarevisorerna i MKB Fastighets AB och från revisorerna i kommunalförbundet VA Syd. Återrapporteras från revisorsträffen i Region Skåne och från den primärkommunala revisionskonferensen i Umeå. att godkänna informationen från styrgrupperna att godkänna informationen från lekmannarevisorerna i de kommunala bolagen att godkänna informationen från revisorerna i stiftelser, kommunalförbund och finansiellt samordningsförbund.

11 Remiss Utredning av språkkompetens i syfte att förbättra välfärden SR Inkommen remiss från stadskontoret Utredning av språkkompetens i syfte att förbättra välfärden, STK att avstå från att lämna synpunkter över remissen Utredning av språkkompetens i syfte att förbättra välfärden. et skickas till Kommunstyrelsen sunderlag Tjänsteskrivelse KOLL Remiss utredning av språkkompetens i syfte att förbättra välfärden Följebrev Uppdrag budget 2017 Utredning av språkkompetens i syfte att förbättra välfärden, STK G-Tjänsteskrivelse KSAU II Uppdrag budget Utredning av språkkompetens i syfte att förbättra välfärden Förslag till skrivelse med frågeställningar Utredningsdirektiv språkkompetens Förtydligande till alla nämnder avseende remiss STK

12 Sammanträdesdagar 2018 SR Förslag på sammanträdesdagar för revisorskollegiets och revisorskollegiets arbetsutskotts sammanträdesdagar Föreslås också datum för revisorskollegiets studiedag samt arbetsutskottets och revisorskollegiets planeringskonferenser att revisorskollegiet sammanträder , , , , , , , , , , och att revisorskollegiets arbetsutskott sammanträder , , , , , , , , , , och att revisorskollegiets studiedag genomför att revisorskollegiets arbetsutskotts planeringskonferens äger rum att revisorskollegiets planeringskonferens äger rum att samtliga styrgrupper sammanträder för beslut om projektplaner för de fördjupade granskningarna i revisionsplanen 2018 att revisionsdirektören får i uppdrag att bjuda in samtliga nämnder och styrelse till bokslutsmöten vecka 14 och höstmöten vecka sunderlag G-Tjänsteskrivelse KOLL Sammanträdesdagar 2018 Bilaga 1 Sammanträdesdagar 2018 Bilaga 2 Sammanträdesdagar 2018

13 Revisorskollegiets delårsrapport januari-augusti 2017 SR Revisionsdirektören informerar om revisorskollegiets delårsrapport januari-augusti 2017 som visar ett överskott på 1117 tkr men prognosen för helår bedöms till ett överskott på 100 tkr. Eventuellt kommer ytterligare ett granskningsprojekt att upphandlas under hösten. att godkänna revisorskollegiets delårsrapport januari augusti sunderlag G-Tjänsteskrivelse KOLL Revisorskollegiets delårsrapport januari-augusti 2017 Delarsrapport januari-augusti 2017 KOLL RR & BR KOLL

14 Intern kontroll 2017 deluppföljning 2 SR Per Nilsson redogör för deluppföljning 2 av revisorskollegiets intern kontrollplan för Denna uppföljning har genomförts av revisionskontor som ingår i kvalitetsnätverket inom STAREV. Uppföljningen avser kvalitén på genomförd bokslutsgranskning, årliga granskning och fördjupade revisionsprojekt. att godkänna deluppföljning 2 av revisorskollegiets intern kontrollplan för sunderlag G-Tjänsteskrivelse KOLL Intern kontroll deluppföljning 2 Deluppföljning 2 av internkontrollplan 2017

15 Revisionsdirektörens förordnande SR Ordföranden informerar om att revisionsdirektör George Smidlunds förordnande som revisionsdirektör går ut Revisorskollegiet förordar ett förlängt förordnande på sex år. Ordföranden har haft överläggningar med kommunfullmäktiges ordförande, personaldirektören och personalrepresentanterna i samverkansgruppen på revisionskontoret. att förorda att förordnandet för revisionsdirektör George Smidlund förlängs tom et skickas till Kommunstyrelsens arbetsgivareutskott sunderlag Tjänsteskrivelse KOLL Revisionsdirektörens förordnande

16 Revisionsdirektören informerar Revisionsdirektören informerar om Besök i nämnder för att informera om arbetet med antidiskriminering, jämställdhetsintegrering och barnets rättigheter Pågående rekrytering. Fyra sökande har intervjuats och tre av dessa har gått vidare till intervjuomgång två Starevs årskonferens 2018 Offert har inkommit från konferensanläggning. Brev har skickats till representationskommittén om Malmö stad kan vara värd för middagen på konferensen. Arbete har påbörjats med förslag på programpunkter på konferensen och även inhämtning av prisuppgifter för en konferenciär. Ordföranden informerar om att Andreas Holmgren (MP) avgår från styrgruppen TSM på grund av jäv. Han kommer att ingå i styrgrupp SKOLA istället. att revisionsdirektören får i uppdrag att bjuda in välfärdsavdelningen på stadskontoret till ett kollegiesammanträde under våren för att informera om arbetet med antidiskriminering, jämställdhet och barnets rättigheter att Andreas Holmgren (MP) avgår från styrgrupp TSM och ingår istället i styrgrupp SKOLA att revisorskollegiets sammanträde börjar klockan istället för klockan Förmöte sker i respektive grupp klockan Sammanträdet kommer att avslutas med julbord. att godkänna informationen.