PROTOKOLL. Stadshuset, Triangeln 1-2

Transkript

1 Malmö stad Revisorskollegiet PROTOKOLL Sammanträdesdatum Kl Kl Plats Stadshuset, Triangeln 1-2 Paragrafnr Närvarande Ledamöter Dahlvid Sten, ordförande Lilja Per, vice ordförande Bojesson Anneli Carlsson Claes Ekelund Bertil Hellberg Göran Holmgren Andreas Larsson Gösta Nordin Tomas Otterström Åsa Sjövall Berit Söderholm Berit Taeri Robabeh Frånvarande ledamöter Tjänstemän Smidlund George, revisionsdirektör Menander Christin, sekreterare Magnusson Richard tom Sammanträdets öppnande Ordföranden hälsar alla välkomna till revisorskollegiets sammanträde. 108 Godkännande av dagordning Utsänt förslag till dagordning föreligger. att godkänna dagordningen. Bilaga Notering av frånvarande ledamöter Noteras att samtliga ledamöter är närvarande vid dagens sammanträde. 110 Utseende av justerare att utse Per Lilja till att jämte ordföranden justera dagens protokoll att justering äger rum fredagen den 25 oktober kl på Hotel Skansen i Båstad. 111 Information från ekonomidirektören Jan-Åke Troedsson informerar om ekonomiska förutsättningarna för de nya nämnderna; stadsområdesnämderna Norr, Öster, Söder, Väster, Innerstaden samt gymnasienämnden, grundskolenämnden och förskolenämnden. 112 Information från Medverkaprojektet Projektledare Johanna Fransson informerar om införandet av digitala nämndssammanträden för revisorskollegiet. RK Protokoll (5)

2 Ipads med skydd och tangentbord kommer att inhandlas till samtliga ledamöter och utbildning i programmet Netpublicator kommer att anordnas innan första digitala sammanträdet i januari Föregående sammanträdesprotokoll Föreligger sammanträdesprotokoll från revisorskollegiets sammanträde att lägga protokollet till handlingarna. 114 Rapport Tillämpning av nya PBL Richard Magnusson redogör för granskningen av tillämpningen av nya plan- och bygglagen med avgränsning till bygglovsprocessen. Revisorskollegiet vill särskilt lyfta fram vikten av uppföljning av ärenden där handläggningstiden överskrider den lagstadgade handläggningstiden. Revisorskollegiet rekommenderar att orsakerna till handläggningstider som överskrider den lagstadgade handläggningstiden dokumenteras och analyseras i syfte att finna åtgärder för att nå lagstiftarens krav på handläggningstid. att översända rapporten till stadsbyggnadesnämnden för yttrande senast Av yttrandet ska framgå vilka åtgärder nämnden avser vidta med anledning av de synpunkter som redovisas i rapporten. Bilaga 114 a-b 115 Upphandling - Bokslutsgranskning Revisionsdirektören informerar om upprättat förslag till förfrågningsunderlag för upphandling av medverkan i bokslutsgranskning i Malmö stad. Omfattningen och utförande av granskningen skall ske enligt god revisionssed. Total tidsåtgång beräknas uppgå till 100 timmar fördelat på 2 eller 3 personer med minst tre års erfarenhet av bokslutsgranskning i kommunala nämnder och styrelser. Bokslutsgranskningen beräknas ske i februari till och med mars månad att godkänna upprättat förfrågningsunderlag att direktupphandla granskningen att uppdra åt arbetsutskottet att genomföra upphandlingen. Bilaga 115 a-b 116 Rapportering från styrgrupperna Rapporteras från styrgrupperna SERVICE, KS och TSM. RK Protokoll (5)

3 117 Rapportering från lekmannarevisorerna Rapporteras från lekmannarevisorerna och de förtroendevalda revisorerna i Räddningstjänsten Syd, VA Syd, Malmö Stadsteater AB, Malmö Kommuns Parkerings AB, Kommunassurans Syd Försäkrings AB, Minc i Sverige AB, SYSAV AB, Medeon AB, Vagnparken i Skåne AB och Skånes Dansteater AB. att godkänna informationen. 118 Revisorernas bedömning Dr2 Revisorerna har översiktligt granskat, i delårsrapport intagen, förvaltningsberättelse samt resultat- och balansräkning. Uppföljning har även skett genom inhämtande av dokumentation och kontakter med olika verksamhetsansvariga inom nämnder och kommunstyrelsen. En översiktlig granskning är väsentligt begränsad och mera inriktad på analys och mindre på detaljgranskning. Fullmäktige har i budgeten för 2013 fastställt finansiella mål samt 27 budgetmål och målindikatorer för verksamheten. I delårsrapport redovisas en avstämning av de finansiella målen och en del av verksamhetsmålen. Revisorerna har svårt att bedöma om målen för verksamheten kommer att uppnås under året. Detta beror på att mindre än hälften av budgetmålen är uppföljda och kommenterade i delårsrapport och av dessa visar indikatorerna att endast ett fåtal mål bedöms komma att uppnås vid årets slut. Revisorerna kan vidare inte bedöma om fullmäktiges finansiella mål för 2013 kommer att uppnås liksom kravet på ekonomisk balans eftersom det saknas helårsprognos i delårsrapport att överlämna revisorernas bedömning av delårsbokslut till kommunfullmäktige. Bilaga Revisorskollegiets delårsrapport Revisionsdirektören redogör för revisorskollegiet delårsrapport som visar ett resultat på tkr. Prognosen för helår bedöms till ett nollresultat. att godkänna delårsrapport Bilaga Sammanträdesdagar 2014 Föreligger förslag till sammanträdesdagar för revisorskollegiet och arbetsutskottet samt tider för studie-/informationsdag och planeringskonferens under att revisorskollegiet sammanträder den 22 januari, 26 februari, 26 mars, 28 mars, 30 april, 28 maj, 18 juni, 27 augusti, 24 september, 13 oktober, 26 november och 17 december 2014 att arbetsutskottet sammanträder den 16 januari, 24 februari, 20 mars, 28 april, 26 maj, 12 juni, 21 augusti, 18 september, 9 oktober, 19 november och 11 december 2014 RK Protokoll (5)

4 att studie-/informationsdagen genomförs den 17 september 2014 att arbetsutskottets planeringskonferens äger rum den 6-7 november 2014 att revisorskollegiets planeringskonferens äger rum den november Bilaga Presidiegrupper inom styrgruppen STADSOMRÅDEN Ordföranden informerar om förslag till två presidiegrupper inom styrgruppen STADS- OMRÅDEN. att godkänna presidiegrupperna inom styrgruppen STADSOMRÅDEN. Bilaga Seminarieinbjudningar Föreligger seminarieinbjudningar till Den kommunala revisionens utmaningar i Malmö och till Revisionsdialog 2013 i Malmö den 26 november. att intresserade ledamöterna anmäler sig själv till Deloittes seminarium Den kommunala revisionens utmaningar att anmäla Sten Dahlvid, Per Lilja, Tomas Nordin, Andreas Holmgren, Robabeh Taeri, Bertil Ekelund och George Smidlund till Revisionsdialog Bilaga Revisionsdirektören informerar Revisionsdirektören informerar om den extern granskningsrapport avseende ledning, styrning och intern kontroll inom Jobb Malmö. att godkänna informationen Bilaga Information från Revisionsdelegationen Anneli Bojesson informerar om Revisionsdelegationen pågående arbete. att godkänna informationen Bilaga Sammanträdets avslutande Sammanträdet avslutas klockan Vid protokollet Christin Menander RK Protokoll (5)

5 Justeras Sten Dahlvid Ordförande Per Lilja Vice ordförande RK Protokoll (5)