Nyps Centrala dokumentmallar

Transkript

1 Dokumentnamn Dokumenttyp Datum Nyps Centrala dokumentmallar Handledning Diarienr/Projektnr Upprättad av Godkänd av Version Torsten Wikström/Hans Jurstrand 0.7 Nyps Centrala dokumentmallar Referat Det ska för varje stödtyp finnas en uppsättning centrala dokumentmallar för att underlätta för organisationerna att komma igång med användandet av Nyps. Ambitionen är att mallarna ska vara användbara för de allra flesta organisationer. Dock kommer alltid vissa att behöva anpassa, förändra eller komplettera mallarna för att de skall passa till organisationens särskilda behov. Referenser 1. Dokumentmallar i praktiken 2. Design mallhantering 3. Databasdesign 4. Komplement till databasdesign för mallar och regler 1 (5)

2 Innehållsförteckning Revisionshistorik... 2 Centralt producerade mallar... 3 Att använda centrala mallar... 3 Kopiera centrala och andra organisationers mallar till egen organisation... 4 Diarieföring och koppling till åtgärdstyp... 5 Anpassning av mallar... 5 Underhåll och kvalitetssäkring av mallar... 5 Vart vänder jag mig om jag får problem... 5 Revisionshistorik Författare Ändringsbeskrivning Version Datum Henrik Hedlund Anpassat angående möjlighet att exportera andra organisationers mallar. Daniel Madsén Uppdaterat referenser Henrik Hedlund Omskrivet referat Henrik Hedlund Daniel Madsén Dokumentet är uppdaterat - Ändrad dokumentmall (logga och sidhuvud) - Omskrivet refereat - Nutek utbytt till Tillväxtverket Torsten Vikström Hans Jurstrand Dokumentet skapat (5)

3 Centralt producerade mallar NypsCentralen har producerat ett antal centrala mallar för användning i NYPS. Mallarna representerar ett urval av dokument som är gemensamma för alla stödtyper och för olika typer av projekt. Mallarna består till övervägande delen av beslutsmallar, men även ett antal mer generella dokument, som också kan anpassas till den egna organisationen. Mallar kan läggas in av systemadministratör på stödtyp/projekttyp eller organisation. De mallar NypsCentralen har tagit fram för respektive stödtyp (och vid behov understödtyp) är: avslag, bifall, delutbetalning och slututbetalning. Det finns även en generell brevmall (_central Brevmall), som endast innehåller brevhuvud, med den egna organisationens logotyp och information om mottagare, adress och ärendenr/dnr. Denna mall är mycket användbar vid vidare framtagande av egna mallar. Att använda centrala mallar Ett antal centrala mallar har tagits fram för att underlätta och säkerställa dokumentationen mellan myndigheten och stödsökare/ projektägare. För att göra hanteringen någorlunda enhetlig används mallar som anpassats till ärendehanteringen i Nyps, och som till sin grundläggande struktur är lika för alla organisationer. För att använda en central standardmall för ett dokument, klicka på»nytt«i dokumenthanteraren, bestäm dokumenttyp och mallnamn i dialogen som visas (se bilden). Öppna dokumentet med knappen»öppna«i dokumenthanteraren för att granska dokumentet som skapats från den valda mallen. 3 (5)

4 Kopiera centrala och andra organisationers mallar till egen organisation Den lokala systemadministratören kan göra kopior av de centrala och andra organisationers mallar, och lägga in dem under den egna organisationen. Det finns några fall då detta är motiverat, t ex: 1. Det finns redan en central mall som med med lite förfining kommar att passa den egna organisationen. 2. En annan organisation har redan gjort en bra mall som med lite förfining passar den egna organisationens behov. 3. Den centrala mallens åtgärdstyp för automatiserad diarieföring i Diabas är felaktig. Kopiering av mallar från de centrala standardmallarna till mallar för den egna organisationen sker i Nyps Admin och arbetsytan, Dokumentmallar. Denna arbetsyta har den lokala systemadministratören tillgång till. Den första åtgärden är att lägga upp en organisationsmapp för den egna organisationen. Högerklicka på den högsta nivån och välj»skapa organisationsmapp«. Därefter skapas en stödtypsmapp för varje stödtyp, och en gemensam mapp på samma nivå för mallar som alla stödtyper kan använda gemensamt, tex. brevmallar eller mall för ärendeanteckning. På den tredje nivån skapas dokumenttypsmappar på samma sätt, men här finns inget förval för mappnamnet. NypsCentralen föreslår följande indelning: Beslut, Ändringsbeslut och Övriga dokument. Se bild nedan. När dokumenttypsmapparna är skapade i dokumenttypsträdet, är det möjligt att kopiera de centrala mallarna eller andra organisationer mallar och klistra in dem i valfri dokumenttypsmapp. Detta görs genom att 1) markera vald mall, 2) högerklicka och välj»kopiera«. 3) Markera aktuell dokumenttypsmapp under den egna organisationen, 4) högerklicka och välj»klistra in«. 5) Skapa ett dokument för att verifiera att mallen fungerar på avsett sätt. 4 (5)

5 Diarieföring och koppling till åtgärdstyp För att diarieföra ett dokument som skapats utifrån en mall i dokumenthanteraren, klicka på»diarieför«i dokumenthanteraren. I dialogen som då öppnas, ange riktning för dokumentet och skriv in eventuella anmärkningar. Dokumentet är genom mallen kopplat till åtgärdstyp, som även registreras i diariet. Klicka på»ok«för att slutföra diarieföringen. De centrala mallarna har följande åtgärdstyper, oavsett stödtyp: AVSL Avslag BES Bifall, Delutbetalning och Slututbetalning Den generella brevmallen (_central Brevmall) saknar åtgärdstyp. Anpassning av mallar För att anpassa en kopierad mall för eget behov, hänvisas till dokumenten angivna i referens 1 4. Dessa dokument finns tillgängliga på NypsCentralens webbplats: För att göra anpassningar krävs att man har kunskaper om hur html-dokument skapas, underhålls och hanteras. Underhåll och kvalitetssäkring av mallar För att mallarna alltid ska motsvara situationen i den organisation som de används för, och gällande regelverk för verksamheten, krävs att de underhålls kontinuerligt. Det innebär att alla förändringar som måste göras för uppdatering av mallarna sker på samma sätt som beskrivits ovan under»anpassning av mallar«. Principerna och förfaringssättet är detsamma. Notera att NypsCentralen kommer att underhålla och uppdatera de centrala mallarna vid behov, t ex förordningsändringar och nya programperioder. Mallar som har kopierats och anpassats för egen organisations behov ansvarar respektive organisation för. Vart vänder jag mig om jag får problem Får du problem med användningen och hanteringen av mallarna, kontakta Nyps centrala support via EasIT på följande länk: 5 (5)