Instruktion för användning av

Transkript

1 Innehåll 1. Nyheter i biblioteket Inmatning av nya referenser Innan du börjar Inmatning av nya referenser Import av flera källor Skapa enskilda referenser Metadatasättning Revidering av redan inlagda referenser Revidering av regionala referenser Revidering av nationella och internationella referenser Ta bort referenser Ta bort referens Lämna synpunkter på referensbiblioteket

2 1. Nyheter i biblioteket Referensbiblioteket i VISS har utvecklats för att förenkla inmatning, utsökning och användning av referenserna. Den nya versionen ska också bidra till ett enhetligt utseende av biblioteket. Referenserna i den nya versionen av biblioteket ska metadatasättas med fler parametrar än i tidigare version. Referenserna är också kopplade till unika användare (på organisationstillhörighetsnivå) som blir särskilt ansvarig för förändringar av metadata för varje referens. En annan nyhet är att referenserna delas in i internationella, nationella respektive regionala referenser. Vattenmyndigheterna ansvarar för de referenser som är nationellt och internationellt gällande inklusive metadatasättning och redigering. Varje länsstyrelse är behörig och ansvarig för att mata in och förändra de länsstyrelsespecifika och regionala referenserna. Det finns möjlighet också för flera länsstyrelser att dela redigeringsrättigheter för en regional referens. Nationell dokumentation gäller för hela landet: bedömningsgrunder, lagstiftning, annat. Internationell dokumentation är framtagen av annat land än Sverige. Övrig dokumentation är regional oavsett vem som producerat materialet med undantag för ovan nämnda; kommun, länsstyrelse, vattenvårdsförbund, vattendistrikt. Det finns fall där referenser befinner sig i gråzonen och dessa får hanteras separat. Sådana fall är lämpliga att lyfta genom Frågelådan (läs mer på sida 9). Exempel på förändringar i biblioteket: 1. Vissa fält är obligatoriska att fylla i. 2. Alla fält i biblioteket blir sökbara i VISS. 3. En ny importmall tas fram för att förenkla inmatning. 4. Det är inte längre möjligt att skapa nya referenser via import för statusklassning. 5. Olika grupper får olika behörighet att redigera referenser. 6. En varningsfunktion ska utvecklas så att användaren får en varning om denne vill lägga in en referens som redan är inlagd. 2. Inmatning av nya referenser 2.1. Innan du börjar Innan du lägger upp din referens: använd sökfunktionen för att se om referensen redan finns i biblioteket. Du kan antingen använda sökfunktionen (bild 1), eller exportera referenserna och stämma av listan (bild 2). Exporten är särskilt lämplig om du har flera referenser att lägga in. 2

3 Välj Start. Avancerad sök. Referenser. Bild 1. Sökfunktion i VISS när du är inloggad. Välj Uttag. Exporter. Välj typ av export Administrativa. Välj data som skall exporteras Referenser. Bild 2: Exportfunktion i VISS. 3

4 2.2. Inmatning av nya referenser Import av flera källor I biblioteket finner du importmallar för inmatning av referenser i biblioteket. Om du vill koppla dokument till dina referenser så behöver du även importera en fil till dokumentarkivet. Du importerar då två filer samtidigt, dels importmallen för referensen som innehåller all metadata och en zip-fil som innehåller alla filer som referenserna ska ha med sig (se bild 3). Tryck sedan på Importera. Viktigt att tänka på! De dokument som ska länkas till referensen, och som läggs i zipfilen, måste ha samma namn som i kolumnen Fil i referenslistan. Om de inte har samma namn kan inte importen genomföras (inkl. filändelser, tex.doc.pdf). Välj Insättning. Importera. Referenser. Bild 3: Import av referenser. 4

5 2.2.2 Skapa enskilda referenser Det är också möjligt att importera varje referens för sig. Mouseover-funktionen ger mer information om vilken typ av data som ska fyllas i för varje kolumn. Alla fält är inte obligatoriska att fylla i men ju fler du fyller i, desto lättare blir det att söka ut referensen och materialet vid senare tillfällen. Välj Insättning. Skapa. Skapa referens. Bild 4: Skapa enskilda referenser Metadatasättning Referenser ska metadatasättas enligt nedan. Vissa fält är obligatoriska, andra är valfria och några automatgenereras i VISS när du lägger in en ny referens. ID (för referensen i VISS) Automatgenereras vid inmatning. Titel [obligatorisk] Titeln ska följa den rapport, utredning, mätdata etc som avses. Egna varianter på titel tillåts inte. 5

6 Om data från databas ska namnet på databasen anges. Exempel: Miljödataportalen [sektion/del/flik frivilligt] Om webbsida ska webbsidans rubrik anges. Exempel: Handledning för miljöövervakning För mätdata av olika slag bör titelstrukturen vara följande: Typ av mätdata_vad som provtagits_var det provtagits. Exempel: Provtagning_näringsämnen_Sjösjön Publikationsnummer/Rapportnummer Publikationens/rapportens nummer eller ISBN-nummer (om sådant finns). Uppgiften förenklar utsökning av referensen och jämförelser med versioner av olika dokument. Framtagen för användning [obligatorisk] Referensen är framtagen för användning internationellt, nationellt eller regionalt. Internationell dokumentation är framtagen av annat land än Sverige. Nationell dokumentation gäller för hela landet: bedömningsgrunder, lagstiftning, annat. Övrig dokumentation är regional oavsett vem som producerat materialet; kommun, länsstyrelse, vattenvårdsförbund, vattendistrikt. Undantag: Data som finns hos nationell datavärd ska användas som regional refereras genom att ange vilken datavärd data är hämtad från. Med anledning av önskemål om att datavärdskap eller databaser hanteras som natioenll referens. Eftersom det rör sig om användande av flera olika dataset och datamängder från nationell datavärd per länsstyrelse blir det alltför svårt att hantera referensen som nationell, och att VM administrerar referensen "centralt". Ett undantag i kategoriseringen av regional, nationell och internationell referens med andra ord. Författare [obligatorisk] Författare till materialet anges i följd Förnamn och Efternamn Ansvarig utgivare [obligatorisk] Ansvarig utgivare för materialet. Ex. namn på myndighet, konsultbolag, annan. Utgivningsår [obligatorisk] Utgivningsår för dokumentationen/mätdata/webbsida. Typ av referens [obligatorisk] Typ av referens, exempelvis; Konvention Direktiv Lagstiftning 6

7 Bedömningsgrund Mätdata (beräkningsfil, rådata etc.) Rapport (utredningsresultat, publikationer) Webbsida Annat För exempelvis vägledningar, riktlinjer och annat används Rapport. För provtagningar, inventeringar används tills vidare Mätdata. För databaser används tills vidare Annat. Om du är osäker på vilken typ av referens du ska välja, välj Annat. URL Bifogad länk om det finns och är relevant. Fil Bifogat dokument om det finns och är relevant. Dokumentet sparas på VISS-server. Det är möjligt att ladda upp dokument som till exempel pdf, word, excel, etc. Övrig information Kommentar till materialet eller övrig information. Ex. Kort sammanfattning av rapport eller om dokumentationen hör till en rapportserie eller har kopplingar till annan dokumentation kan detta anges här. Arbetsmaterial Välj om materialet ska visas publikt eller om det är internt arbetsmaterial. Inlagt i VISS [automatgenereras] Datum för när referensen lades in i VISS. Senast redigerad [automatgenereras] Datum för när referensen redigerades senast. Det automatgenereras genom din inloggning i VISS. Inlagt av [automatgenereras] Namn på handläggare som lagt in referensen i biblioteket. Det automatgenereras genom din inloggning i VISS. Länsstyrelse Vilken/vilka länsstyrelser som har redigeringsrättigheter för referensen (ex. uppdatering av URL eller dyl) och vilka länsstyrelser som är kopplade till referensen vid sökning av referenser (filtret Länsstyrelse). Vattenkategori Din referens kanske används för en specifik vattenkategori? I så fall kan du välja detta 7

8 genom att klicka på någon av kategorierna i listan. Det finns inget krav att kategori väljs men det kan underlätta för dig och andra användare när ni söker efter referenser i systemet om kategori har angivits. Kategorierna är: Grundvatten Kust Sjö Utsjövatten Utsjövatten (mellan 1-12 nautiska mil) Utsjövatten (utanför 12 nautiska mil) Vattendrag Övergångsvatten 3. Revidering av redan inlagda referenser 3.1. Revidering av regionala referenser Under 2013 ska referensbiblioteket städas så att inlagda referenser anpassas till den nya biblioteksstrukturen. När de gamla referenserna anpassats till den nya strukturen ska dubbletter kopplas om (det ansvarar vattenmyndigheterna och VISS-centrum för). På så sätt är förhoppningen att en referens bara matas in en gång i biblioteket. Samtliga referenser kommer att få en tillhörighet, dvs. en länsstyrelse/vattenmyndigheterna, som ansvarar för referensen. I ansvaret ligger uppdatering av URL-adresser eller eventuella kompletteringar av metadata. Exempel på arbetsordning för städning av redan inlagda regionala referenser 1. Exportera dina referenser från VISS till excel för lokal lagring och hantering. De nya kolumnerna följer med exporten. Använd filterfunktionen i VISS för att söka ut era referenser. Filterfunktionerna fungerar för att filtrera på enstaka ord i alla kolumner, till exempel Skåne i titel och i författare. När ni sedan ställt in att er länsstyrelse är ansvarig för referensen, finns det möjlighet att exportera era referenser direkt från VISS. För de län som har använt den gamla funktionen med metadatavärde så kommer ni få en specialexcel och instruktion för hur denna kan användas. Kontakta VISS-centrum för detta. 2. Anpassa referenserna till nya strukturen: fyll på med metadata enligt kolumnbeskrivningar. Mouse-over beskrivningar över kolumnrubrikerna på inmatningssidan i VISS ger mer information om vilken typ av data de olika kolumnerna 8

9 ska innehålla, alternativt se tabellen ovan. Det är viktigt att ni fyller i vilka länsstyrelser som ska kopplas till referensen. Flera länsstyrelser kan vara ansvariga för en regional referens. 3. Om det finns dubbletter (samma referens på flera rader) ska vattenmyndigheternas arbetsgrupp för Kartläggning och Analys (KA-gruppen) meddelas och KA-gruppen kan beställa omlänkning i VISS. Översänd referenserna i excellista (enligt referensbiblioteksstukturen) med färgmarkeringar över dubbletterna. Listan kan sändas per e-post till jenny.enberg@lansstyrelsen.se (tills vidare) 4. Uppdatera VISS med de ändringar ni själva kunnat göra genom att importera in referenserna Revidering av nationella och internationella referenser KA-gruppen är ansvarig för inmatning och revidering av de nationella och internationella referenserna likväl som att meddela ansvariga utgivare om sådana saknas i listan. Om ni saknar någon nationell eller internationell referens, eller en ansvarig utgivare, meddela detta via kokbokens frågelåda: ada/allitems.aspx 4. Ta bort referenser 4.1 Ta bort referens Du kan inte ta bort referenser som lagts till i referensbiblioteket. Meddela VISS-centrum om du har referenser som behöver tas bort. 5. Lämna synpunkter på referensbiblioteket Det finns möjlighet att lämna synpunkter på det nya biblioteket via Frågelådan för kokboken på Sharepoint. s/fragelada/allitems.aspx Ange frågekategori Övergripande, miljöproblem övergripande, frågekategori annan samt vattenkategori övergripande i frågelådan. Bifoga vid behov fil. Ytterligare förändringar av referensbiblioteket kan bli aktuella efter synpunkter från användarna. 9