Instruktion för användning av referensbibliotek i VISS version 3

Transkript

1 Instruktion för användning av referensbibliotek i VISS version 3 Innehåll 1. Referensbiblioteket i VISS Att söka efter referenser i referensbiblioteket Inmatning av nya referenser Innan du börjar Import av flera nya referenser Skapa en ny referens Metadatasättning information om referensen Revidering av redan inlagda referenser Revidering av regionala referenser Revidering av nationella och internationella referenser Ansvariga utgivare i VISS Förvaltning av referensbiblioteket (10)

2 1. Referensbiblioteket i VISS Referensbiblioteket i VISS ska användas för att söka ut data, rapporter eller webbsideadresser som används i olika bedömningar inom vattenförvaltningen. Under 2013 utvecklades för att förenkla inmatning, utsökning och användning av referenserna. Den nya versionen ska också bidra till ett enhetligt utseende av biblioteket. Referenserna i den nya versionen av biblioteket ska metadatasättas med fler parametrar än i tidigare version. Referenserna är också kopplade till unika användare (på organisationstillhörighetsnivå) som blir särskilt ansvarig för förändringar av metadata för varje referens. En annan nyhet är att referenserna delas in i internationella, nationella respektive regionala referenser. Vattenmyndigheterna ansvarar för de referenser som är nationellt och internationellt gällande inklusive metadatasättning och redigering. Varje länsstyrelse är behörig och ansvarig för att mata in och förändra de länsstyrelsespecifika och regionala referenserna. Det finns möjlighet också för flera länsstyrelser att dela redigeringsrättigheter för en regional referens. Nationell dokumentation gäller för hela landet: bedömningsgrunder, lagstiftning, annat. Internationell dokumentation är framtagen av annat land än Sverige. Övrig dokumentation är regional oavsett vem som producerat materialet med undantag för ovan nämnda; kommun, länsstyrelse, vattenvårdsförbund, vattendistrikt. Det finns fall där referenser befinner sig i gråzonen och dessa får hanteras separat. 2. Att söka efter referenser i referensbiblioteket Om du loggar in i VISS innan du söker får du tillgång till fler funktioner. För att söka referenser: 1. Start. 2. Avancerad sök. 3. Referensbibliotek 4. Alla parametrar är sökbara. Ett enkelt sätt att hitta en referens är via Ansvarig utgivare. Bild 1. Sökfunktion i VISS när du är inloggad. 2 (10)

3 3. Inmatning av nya referenser 3.1. Innan du börjar Börja med att logga in i VISS. Innan du lägger upp din referens: använd sökfunktionen för att se om referensen redan finns i biblioteket. Du kan antingen använda sökfunktionen (bild 1), eller exportera referenserna och stämma av listan (bild 2). Exporten är särskilt lämplig om du har flera referenser att lägga in eller som du tror behöver justeras. För att söka referenser: 5. Start. 6. Avancerad sök. 7. Referensbibliotek För att ta ut en lista över inlagda referenser: 1. Hämta data 2. Välj Exporter. 3. Välj Kategori Exporter, Administrativa. 4. Använd drop down och välj Referenser (importbaserad). Bild 1. Sökfunktion i VISS när du är inloggad. Bild 2: Exportfunktion i VISS. 3 (10)

4 3.2 Import av flera nya referenser I biblioteket finner du importmallar för inmatning av referenser i biblioteket. Om du vill koppla dokument till dina referenser så behöver du även importera en fil till dokumentarkivet. Du importerar då två filer samtidigt, dels importmallen för referensen som innehåller all metadata och en zip-fil som innehåller alla filer som referenserna ska ha med sig (se bild 3). Tryck sedan på Importera. Viktigt att tänka på! De dokument som ska länkas till referensen, och som läggs i zip-filen, måste ha samma namn som i kolumnen Fil i referenslistan. Om de inte har samma namn kan inte importen genomföras (inkl. filändelser, tex.doc.pdf). Välj 1. Importera 2. Referenser. 3. Skapa referens. Bild 3: Import av referenser. 4 (10)

5 3.3 Skapa en ny referens Det är också möjligt att importera varje referens för sig. Mouseover-funktionen ger mer information om vilken typ av data som ska fyllas i för varje kolumn. Alla fält är inte obligatoriska att fylla i men ju fler du fyller i, desto lättare blir det att söka ut referensen och materialet vid senare tillfällen. Du ser vilka som är obligatoriska i stycke Välj 1. Insättning. 2. Skapa. 3. Skapa referens. Bild 4: Skapa enskilda referenser. 5 (10)

6 3.4 Metadatasättning information om referensen Vissa fält är obligatoriska att metadatatagga, andra är valfria och några automatgenereras i VISS när du lägger in en ny referens. Vilka som är vilket framgår att rubriken för varje [metadatakolumn] nedan. ID (för referensen i VISS) [automatgenereras] Automatgenereras vid inmatning. Titel [obligatorisk] Titeln ska följa den rapport, utredning, mätdata etc som avses. Egna varianter/förkortningar på titel tillåts inte. Om data från databas ska namnet på databasen anges. Exempel: Miljödataportalen [sektion/del/flik frivilligt] Om webbsida ska webbsidans rubrik anges. Exempel: Handledning för miljöövervakning För mätdata av olika slag bör titelstrukturen vara följande: Typ av mätdata_vad som provtagits_var det provtagits. Exempel: Provtagning_näringsämnen_Sjösjön Publikationsnummer/Rapportnummer [ej obligatorisk] Publikationens/rapportens nummer eller ISBN-nummer (om sådant finns) anges. Uppgiften förenklar utsökning av referensen och jämförelser med versioner av olika dokument. Framtagen för användning [obligatorisk] Referensen är framtagen för användning internationellt, nationellt eller regionalt. Internationell dokumentation är framtagen av annat land än Sverige. Nationell dokumentation gäller för hela landet: bedömningsgrunder, lagstiftning, annat. Övrig dokumentation är regional oavsett vem som producerat materialet; kommun, länsstyrelse, vattenvårdsförbund, vattendistrikt. Vattenmyndigheten ansvarar för administration av de internationella och nationella referenserna. Länsstyrelserna ansvarar för de regionala referenserna. Undantag: Data som finns hos nationell datavärd ska användas som regional refereras genom att ange vilken datavärd data är hämtad från. Eftersom det rör sig om användande av flera olika dataset och datamängder från nationell datavärd per länsstyrelse blir det alltför svårt att hantera referensen som nationell, och att VM administrerar referensen "centralt". Det är inte tillåtet att exempelvis kopiera kapitel av en handbok och ange som regional referens! Författare [obligatorisk] Författare till materialet anges i följd Förnamn och Efternamn. Om flera författare räcker det att ange efternamn. 6 (10)

7 Ansvarig utgivare [obligatorisk] Ansvarig utgivare för materialet. Ex. namn på myndighet, konsultbolag, annan. Utgivningsår [obligatorisk] Utgivningsår för dokumentationen/mätdata/webbsida. Typ av referens [obligatorisk] Typ av referens, exempelvis; Konvention Direktiv Lagstiftning Bedömningsgrund Mätdata (beräkningsfil, rådata etc.) Rapport (utredningsresultat, publikationer) Webbsida Annat För exempelvis vägledningar, riktlinjer och annat används Rapport. För provtagningar, inventeringar används tills vidare Mätdata. För databaser används tills vidare Annat. Om du är osäker på vilken typ av referens du ska välja, välj Annat. URL [ej obligatorisk] Bifogad länk om det finns och är relevant. Fil [ej obligatorisk] Bifogat dokument om det finns och är relevant. Dokumentet sparas på VISS-server. Det är möjligt att ladda upp dokument som till exempel pdf, word, excel, etc. Glöm inte att använda VISS importformulär för detta! Övrig information [ej obligatorisk] Kommentar till materialet eller övrig information. Ex. Kort sammanfattning av rapport eller om dokumentationen hör till en rapportserie eller har kopplingar till annan dokumentation kan detta anges här. Publikt/Arbetsmaterial [ej obligatorisk] Här väljer du om materialet ska visas publikt eller om det är internt arbetsmaterial. Välj JA för publik (alla kan se referensen) eller NEJ för internt arbetsmaterial (bara inloggade kan se referensen). Inlagt i VISS [automatgenereras] Datum för när referensen lades in i VISS. 7 (10)

8 Senast redigerad [automatgenereras] Datum för när referensen redigerades senast. Det automatgenereras genom din inloggning i VISS. Inlagt av [automatgenereras] Namn på handläggare som lagt in referensen i biblioteket. Det automatgenereras genom din inloggning i VISS. Länsstyrelse [ej obligatorisk] Ange vilken eller vilka länsstyrelser som har redigeringsrättigheter för referensen (ex. uppdatering av URL eller dyl) och därmed vilken eller vilka länsstyrelser som är kopplade till referensen vid sökning av referenser (filtret Länsstyrelse). Vid importen används nedanstående länsnummer. Flera länsnummer i samma cell kommasepareras. Förkortningar för länsstyrelserna: Län Länsnummer Blekinge 10 Dalarna 20 Gotland 09 Gävleborg 21 Halland 13 Jämtland 23 Jönköping 06 Kalmar 08 Kronoberg 07 Norrbotten 25 Skåne 12 Stockholm 01 Södermanland 04 Uppsala 03 Värmland 17 Västerbotten 24 Västernorrland 22 Västmanland 19 Västra Götaland 14 Örebro 18 Östergötland 05 Nationell N 8 (10)

9 Vattenkategori [ej obligatorisk] Din referens kanske används för en specifik vattenkategori? I så fall kan du välja detta genom att klicka på någon av kategorierna i listan. Det finns inget krav att kategori väljs men det kan underlätta för dig och andra användare när ni söker efter referenser i systemet om kategori har angivits. Vid importen används nedanstående förkortningar. Flera kategorier kan anges i samma cell men kommasepareras då. Kategorierna är: Grundvatten (GW) Kust (CW) Sjö (LW) Utsjövatten (SW) Utsjövatten (mellan 1-12 nautiska mil) (MW) Utsjövatten (utanför 12 nautiska mil) (OW) Vattendrag (RW) Övergångsvatten (TW) 4. Revidering av redan inlagda referenser 4.1. Revidering av regionala referenser Referensbiblioteket ska städas (revideras) så att inlagda referenser anpassas till den nya biblioteksstrukturen. Städning av de regionala referenserna ska genomföras av varje länsstyrelse. Arbetet kan underlättas om det sker i samband med att statusklassningarna genomförs. Samtliga referenser ska ha en tillhörighet, dvs. en länsstyrelse/vattenmyndigheterna, som ansvarar för referensen. I ansvaret ligger uppdatering av URL-adresser eller eventuella kompletteringar av metadata. Ett särskilt meddelande har gått ut till samtliga länsstyrelser via beredningssekretariatens samlingsadresser angående detta, samt Det finns också möjlighet i samband med städningen att ta bort dubbletter och koppla om olika bedömningar som kopplas till dubbletter. Se meddelande om revidering för att ta bort referenser/ta bort dubbletter/koppla om bedömningar. 9 (10)

10 4.2. Revidering av nationella och internationella referenser KA-gruppen är ansvarig för inmatning och revidering av de nationella och internationella referenserna likväl som att meddela ansvariga utgivare om sådana saknas i listan. Om ni saknar någon nationell eller internationell referens, eller en ansvarig utgivare, meddela detta via Jenny Enberg, jenny.enberg@lansstyrelsen.se. 5. Ansvariga utgivare i VISS Det finns ett antal ansvariga utgivare inlagda i VISS. Om du önskar lägga till en utgivare på listan, skicka e-post till VISS-support så utökar de listan. Du når VISS-support via e- postsändlistan: LST-DL-Viss_support 6. Förvaltning av referensbiblioteket Arbetsgruppen för kartläggning och analys är ansvariga för förvaltningen av referensbiblioteket. 10 (10)