SND:s användarguide för Colectica for Excel

Transkript

1 SND:s användarguide för Colectica for Excel Colectica for Excel är ett tillägg till vanliga Excel, och kan användas för att dokumentera metadata på olika nivåer för ett tabulärt dataset. Programmet finns i flera versioner och den här användarguiden är anpassad efter standardversionen av Colectica for Excel. Standardversionen är gratis att ladda ner via Colecticas hemsida. Programmet fungerar endast på operativsystemet Windows (och inte Mac OS). I Colectica for Excel kan man enkelt dokumentera metadata på flera nivåer direkt i datafilen och det passar för data baserade på frågeformulär eller andra typer av tabulära data, som till exempel mätdata eller registerdata. Dokumentationen baseras på metadatastandarden DDI, vilket här innebär det att metadata kan sparas ner separat som XML och går därmed att överföra mellan olika system och program. Det är också möjligt att spara ner dokumentationen i en kodbok. Länkar Ladda ner programmet här: Colecticas användarguide för Colectica for Excel: Innehåll Metadata/dokumentation för datasetet... 2 Metadata/dokumentation för variabler... 4 Skapa kodlista för variabel... 5 Skapa kodbok... 6 Exportera metadata som DDI

2 Metadata/dokumentation för datasetet Öppna datafilen i Excel, klicka på fliken Colectica och därefter på Document Workbook. Raderna i excelarket representerar de individer eller objekt som data samlats in för, medan kolumnerna representerar variabler. För att säkerställ att panelen för dokumentation blir synlig till höger klicka på Data Documentation. 2

3 Data Documentation har tre olika flikar: Dataset Details, Variable Details och Code List. Under fliken, Dataset Details, kan metadata lägga in som gäller hela datasetet, såsom titel och vem som har skapat datasetet. Genom att klicka på plustecknet vid Identifiers kan fler fält läggas till, t.ex. för persistent identifierare. För att lägga till ytterligare metadatafält klickar man på plustecknet längst ner Om några kolumner läggs till eller tas bort från datafilen klicka på Refresh Documentation, så att dokumentation för nya kolumner bifogas och information för borttagna kolumner tas bort. 3

4 Metadata/dokumentation för variabler Välj fliken Variable Details. Informationen under Variable Details avser den kolumn som markören pekar på. I fliken finns flera fält för att ange specifik metadata om variabeln, till exempel: Label består av en kort text om vad variabeln innefattar. Description är en längre beskrivning av variabeln. Data Type anger om data är t.ex. numeriska värden, koder eller text. Measurment Unit talar om vilken mätenhet det rör sig om. Analysis Unit anger vilken typ av analysenhet som data bygger på. Response Unit anger källa till data som finns i kolumnen Utöver de fält som finns inbyggda under fliken, så finns att lägga till ett obegränsat antal fält. För att lägga till fler fält, klicka på plustecknet längst ner på rutan och komplettera med information. 4

5 Skapa kodlista för variabel Vid fältet Data Type, välj Code. Två nya boxar visas: Create new code list och Use existing code list. För att skapa en ny kodlista klicka på Create New Code List, och välj den kolumn som är aktuell att definiera. Varje kod i kolumnen kan beskrivas eller förklaras med en Label. I exemplet på bilden betyder koden 1 att respondenten är förvärvsarbetande, kod nummer 2 betyder arbetslös och så vidare. Om kodlistor redan finns inlagda välj istället Use existing code list och en lista över tillgängliga kodlistor syns. Välj den lista som ska användas genom att dubbelklicka. Listan blir synlig i Variable Details. 5

6 Skapa kodbok Välj fliken Colectica och tryck på Create Documentation för att skapa kodbok. Det finns möjlighet att välja mellan word- eller pdf-format. Kodboken kommer att innehålla den metadata som dokumenterats under Dataset Details, samt metadata för respektive variabel (alltså från funktionerna Variable Details och Code List). Exportera metadata som DDI Välj fliken Colectica, tryck på Save as DDI och välj ett lämpligt filnamn. I den här funktionen sparas metadata i enlighet med metadatastandarden DDI uttryckt i XML. 6