Minikurs - Säljstöd (CRM)

Transkript

1 Minikurs - Säljstöd (CRM) I MONITOR går det att använda sitt säljstöd enkelt eller mer avancerat. I denna Minikurs ges tips för alla som arbetar med sälj/marknad. Vi kommer att titta både på säljstödet och hur MONITOR kan användas effektivt i ert företags marknadsföringsaktiviteter. Varför ska man ha ett gemensamt säljstöd? 1. Alla kunder och kundämnen samlas i ett och samma system som samtliga medarbetare har tillgång till. Tillgänglighet! 2. All kunddata kan uppdateras i ett och samma system. Ett enda register! 3. Problemkunder som inte betalar kan tidigt identifieras eftersom säljarna kan se direkt om t.ex. kreditlimit har överskridits. Säljstödet omfattar tre huvuddelar: 1. Rent säljstöd som t.ex. kan hålla reda på offerter, order, aktiviteter, viktig e- postkorrespondens och logg på samtal. 2. Underlag för marknadsföringsinsatser med analys i rapporter. Vilka kunder har vi inte fått order från den senaste tiden? Vilka ökar mest osv. 3. Kundsupport. Allmänna frågor från kunderna. T.ex. att kunna svara kunden om deras order är skickad eller frågor rörande fakturans innehåll osv. Att ha bra grunddata ger bättre förutsättningar för uppföljningsanalys och riktade marknadsföringsaktiviteter. Några exempel på hur man kan skapa rätt förutsättningar för korrekt grunddata: 1. Bestäm er för ett gemensamt arbetssätt och skapa instruktioner för hur man skapar t.ex. nya kunder och kontakter via Instruktioner. Detta görs under S Dokumenthantering Uppdatera instruktion. Den rutin du ska skapa instruktioner för måste vara öppen innan du öppnar rutinen Uppdatera Instruktion.

2 2. För att få alla att arbeta lika kan t.ex. vissa fält göras tvingande. Detta görs under Inställningar Egenskapshantering på fönstermenyn. Det kan göras för flera rutiner så som Uppdatering kunder, Registrera offert, Registrera kundorder osv. Vilka fält som ni tycker är viktigast avgör ni själva! Ett tips är att inte ha tvingande på alltför många fält i en rutin då det inte upplevs som användarvänligt. Kategorisering Det finns en mängd olika begrepp att kategorisera sina kunder på. I rutinen Uppdatering kunder under fliken Säljstöd finns Typ och Distrikt. Tabellerna skapas under S Tabeller Kundtyper och Distrikt kunder. Under fliken Adresser/Villkor kan t.ex. Landskod och Kundkategori anges. Kundkategori är ett fritt begrepp för att ytterligare kategorisera kunder och det finns motsvarande möjlighet direkt på referenser via Referenskategori under fliken Information. I Systemvård Allmänt Systeminställningar under fliken Försäljning markerar man "Använd kategorihjälp för Kundkategori" samt "Använd kategorihjälp för referenskategori" för att själv kunna skapa tabeller som man kan välja ifrån när man kategoriserar. För varje kategoridel kan man sedan skapa en vallista enligt bilden nedan.

3 Att arbeta i säljstödet Navet i säljstödet är rutinerna Kundfråga och Uppdatering kunder. Vi utgår ifrån fliken Säljstöd som innehåller aktiviteter, loggning av e-post och textlogg. Vi kan skapa aktiviteter på oss själva eller andra. Om man lägger aktiviteten på någon annan kan man påminna via e-post. Då skickas en länk till mottagaren, som är klickbar för att starta MONITOR med den berörda kunden inläst. Länk till aktuell post: url: MONITOR://001/287/multi?main=8701 Loggning av e-post görs genom att dra ett e-postmeddelande från Outlook in i MONITOR. Då görs en kopia på meddelandet, inklusive bilagor. Alla som har behörighet kan sedan öppna e- postmeddelandet. Dubbelklickar man på referensens e-postadress kan de e-postmeddelanden man skickar loggas automatiskt, dvs. man behöver inte dra och släppa dem från skickat-vyn i Outlook även om det också är möjligt. Följande systeminställning aktiverar detta: För att skriva i textloggen avrapporterar man antingen en aktivitet eller trycker på knappen Infoga notering.

4 Vill man som försäljningschef följa upp hur mycket aktiviteter vi gör mot våra kunder, så bör man ha ett arbetssätt som innebär att man alltid avsluta aktiviteter och skapar nya. Då finns det bra rapporter för uppföljning av kundaktiviteter. Att skapa aktiviteter, logga e-post och samtal kan också göras direkt i rutinerna Registrera offert och Registrera kundorder. Har man t.ex. få nya kunder och stora offerter kanske man loggar direkt på offerten istället. Vad som är lämpligast avgörs av er! Högerklickar man längst uppe i rutinen Kundfråga så skapar man enkelt offerter och kundorder samt uppdaterar kunduppgifter vid behov. Offerthantering Några tips vid offertregistrering. Använd möjlighet att förtydliga genom att använda fet, kursiv och understruken på de fritexter, radtyp 4 som du skriver på offerterna.

5 Aktivera de systeminställningar som gör att offertarbetet är enkelt. TB per offertrad och möjlighet att endast visa totalpris för kunden är två exempel. Tillval Offertmall i Word MONITOR kan kompletteras med en Wordmall som innehåller makron för utläsning av kund- och artikeldata. Syftet är att kunna göra större offerter som inkluderar t.ex. bilagor, bilder och mycket text. Mallen är en dot-fil med koppling till MONITOR. Layouten i offertmallen kan man redigera själv genom att ändra i mallen.

6 Kundsupport I rutinen Kundfråga, fliken Inställningar/läge får man snabbt en överblick per kund och kan borra sig ned i detaljerna kring exempelvis en order, faktura eller offert. Klicka eller högerklicka på knapparna för att länka dig vidare till kundens offerter, order osv. I Kundorderfråga klickar man för att se status på kundordern, t.ex. hur långt har vi kommit i tillverkningen eller om ordern är skickad osv. Uppföljning och analys När det gäller uppföljning och analys i säljarbetet finns stora möjligheter i MONITOR. Det är bra att ha goda kunskaper i den generella rapporthanteringen och Beslutsstödet i MONITOR. Nedan ser du några exempel. Hur stor är offertingången per månad hittills i år? F Offert Offertstatistik, listtyp Offertingång, Summering/månad. Motsvarande med årsjämförelse mot motsvarande period ifjol i Beslutsstödet ser du nedan. OBS! Analysen av offerter ingår inte som standard i Beslutsstödet.

7 Vilka kunder har vi inte fått order ifrån det senaste halvåret? Använd först rutinen Orderingång och gruppera på alla kunder vi fått order ifrån det senaste halvåret, välj listtyp Enbart summa.

8 Kopiera dessa kunder till urvalet Klistra in kundurvalet i beställningsbilden och exkludera dessa kunder. Byt datum till dagen innan den första listan du körde, så att du får en förteckning på kunder som du inte har fått en order ifrån senaste halvåret. Ta sedan dessa kunder i ett nytt urval och gå vidare till rutinen Etikettutskrift kunder och välj E-postutskick, för att meddela dessa kunder att nu har vi t.ex. en ny maskin med större kapacitet.

9 Logga alla kunder i säljstödet som du träffade på en mässa. Använd rutinen Fritextsökning försäljning för att hitta kunderna och kopiera dessa till urvalsfönster för att göra ett utskick och tacka för att de besökte din monter på mässan.

10 MONITOR Mobile MONITOR Mobile är en tilläggsfunktion för att använda delar av säljstödet i mobil eller pekplatta. Den används som komplement för säljare som reser mycket. En demoapp går att ladda ned från Appstore eller Playbutik för utvärdering. Slutligen Att komma igång med säljstödet i MONITOR på den nivå man önskar, kan vara en process med flera inblandade personer på företaget. Det kan krävas en omställning i det arbetssätt man sedan länge har haft. Då kan det vara en fördel att ta hjälp av en erfaren utbildare från Monitor, för att få tydliga riktlinjer att förhålla sig till som sedan underlättar när det nya arbetssättet ska införas.