ÄRENDELISTA (Enl stadgarna 16)

Transkript

1 ÄRENDELISTA (Enl stadgarna 16) 1 Stämmans öppnande 2 Val av ordförande för stämman 3 Godkännande av dagordningen 4 Anmälan av styrelsens val av sekreterare för stämman 5 Val av två justerare tillika rösträknare 6 Fråga om kallelse behörigen skett 7 Upprättande av förteckning över närvarande medlemmar 8 Föredragning av årsredovisning för verksamhetsåret Föredragning av revisorns berättelse 10 Fastställande av balans-och resultaträkning 11 Ansvarsfrihet för styrelsen 12 Ersättning till styrelsen och revisorn 13 Information om pågående vägarbeten Framställningar från styrelsen 14 Motioner från medlemmar 15 Styrelsens förslag till budget och avgift för verksamhetsåret Fastställande av debiteringslängd 17 Fråga om fondering av medel i underhållsfond 18 Beslut om antal ledamöter och ersättare i styrelsen 19 Val av styrelsens ordförande 20 Val av övriga styrelseledamöter 21 Val av revisor och revisorssuppleant 22 Utseende av valberedning 23 Bestämmande av tid och plats för justering av protokollet samt hur detta ska hållas tillgängligt för medlemmarna 24 Övriga ärenden 25 Stämmans avslutning Bifogas kallelsen: - Styrelsens verksamhetsberättelse för Balans- och resultaträkning Styrelsens förslag till budget Inkommen motion samt styrelsens förslag med anledning härav

2 Anmärkningar a) Denna kallelse har utsänts till samtliga lagfarna ägare till tomter/fastigheter inom samfällighetsföreningens område under deras senast kända adress, som hämtats från Lantmäteriets register över lagfarna ägare (mars 2018) samt aktualiserad inför årets stämma. Denna förteckning utgör också debiteringslängd. Förteckningen kommer att hållas tillgänglig på årsstämman samt även hos Camilla Saldert Tfn fr o m att årets kallelse skickats ut. I de fall fastigheten har flera ägare har kallelsen sänts till den, som står först i längden om inte annat begärts eller, om vederbörande har utländsk adress. b) Styrelsen föreslår en arvodesram 2018 om :- (ett prisbasbelopp 2018) varav 2 200:- till revisorn, återstående kr får styrelsen fördela inom sig. Styrelsen ombesörjer slyröjning under sommaren. Föreslås en ersättning med 110:- tim efter redovisat antal timmar. Denna kostnad får uppgå till max 5 000:- för c) Styrelsen föreslår en uttaxering för år 2019 av 1 000:-/andel. (2018 = 1 000:-) d) Styrelsen föreslår att styrelsen ska fortsatt bestå av fem ledamöter. Vid 2018 års stämma skall ordförande väljas med mandattiden ett år, för styrelseledamot och suppleant är mandattiden två år. Vid 2018 års stämma utgår mandattiden för Camilla Saldert, Bengt-Olof Brodin och Thomas Enfors. e) Enligt stadgarna skall en revisor och en revisorsuppleant utses med mandattiden två år. Vid 2018 års stämma utgår mandattiden för revisor Carl-Olof Carlsson.

3 Verksamhetsberättelse för perioden 1 jan 31 dec 2017 Styrelse Styrelsen har under året haft följande sammansättning: Camilla Saldert Bengt-Olof Brodin Thomas Enfors Jan Marmsjö Björn Karlström ordförande vägchef kassör ledamot ledamot Revisorer Revisor har varit Carl-Olof Carlsson och revisorssuppleant har varit Ingrid Haglind. Sammanträden Ordinarie föreningsstämma avhölls den 10 juni 2017 på dansbanan vid Haget med 29 fastighetsägare närvarande. Styrelsen har haft fem protokollförda sammanträden samt flera informella möten och korrespondens, utfört besiktningar, slyröjning och mindre vägarbeten. Vägdriften Våren är inte som tidigare, numera får vi inte så mycket snö dock är det kallt på nätterna och varmt på dagarna. Detta gör att det blir isbana på våra grusvägar, vilket innebär extra grusning som är dyrare än att ploga snö. Återställningsbesiktning av VA arbetet utfördes under våren. Under hösten påbörjades grävningarna av IP Only för införande av bredband. Innan vintern slog till så gjordes den planerade hyvlingen av vägarna samt extra utläggning av grus pga hård belastning av tunga transporter. Vinterunderhållet utfördes av Håtö Gård (Lennart Granberg) och sommarunderhållet av Rådmansö Schakt. Ekonomi Årets resultat uppvisar en vinst på kr mot budgeterad vinst på kr. Skillnaden beror I huvudsak på att vintervägunderhållet underskred budget med kr. Det egna kapitalet uppgår nu till kronor. Årets intäkter och kostnader redovisas i separat resultat och balansräkning. Övrigt Vårt vägnät är ca 1,6 mil långt och vi får ett årligt driftsbidrag(medfinansiering) från Trafikverket på tre vägdelar. Beräkning av det årliga driftbidraget till enskilda vägar görs av Trafikverket enligt en förenklad modell. Vägföreningen är medlem i Riksförbundet Enskilda Vägar (REV) som bl a svarar för föreningens obligatoriska försäkringar.

4 Hemsida Adressen till vår hemsida för Håtöområdets vägförening är: För att kunna läsa dokument så som protokoll etc krävs inloggning enligt följande: Användarnamn: Medhåtöområdet Lösenord: håtömed Vi kommer löpande lägga ut aktuell information och försöka hålla er medlemmar uppdaterade om vad som händer inom vårt område genom denna hemsida. Slyröjning Slutord Låt oss alla hjälpas åt! Nu när V/A och fiberarbeten går mot sitt slut har vi fått fina väg och dikesområden. För att det så ska förbli är det önskvärt att alla fastighetsägare hjälper till och sköter sitt närområde/gräns mot vägen. Håll rent i dikena, röj buskar som skymmer etc! På så sätt slipper vi igenväxta områden och kan hålla våra medlemmars kostnader nere och slipper ta in entreprenörer för dessa jobb. Styrelsen tackar för det gångna verksamhetsåret och för visat förtroende. Camilla Saldert Camilla Saldert Bengt-Olof Brodin Bengt-Olof Brodin Björn Karlström Björn Karlström Håtö i april 2018 Thomas Enfors Thomas Enfors Jan Marmsjö Jan Marmsjö

5 Styrelsens beredning av inkommen motion Motion 1: Mindre grus och damm med ny vägbeläggning på Håtövägen och Persängsvägen Inlämnad av: ägare till fastigheten Håtö 2:313, Johan Heimer, Stina Söderqvist, Hanna Örnskär och Eva Örnskär Bakgrund Igendammade bakrutor, stenskott och ojämnheter. Dessutom slirig och trögtrampad om man tar sig fram på cykel. Håtövägen och Persängsvägen är de vägar inom Håtöområdet som de flesta använder, och därför slits grusbeläggningen fort ut. Sommartid är vägen dammig och ojämn och full av stora lösa stenar. Bilar blir smutsiga och riskerar att skadas av stenskott. Det är också svårt att cykla på Håtövägen och Persängsvägen, på grund av gropar, löst grus och sten. Barn kan inte använda sparkcykel eller liknande och äldre kan ha svårt att använda rollator eller andra hjälpmedel. För att vägen ska kunna användas av flera och på flera sätt behöver den förbättras. I och med utbyggnaden av E18 och ny cykelbana längs med den kommer det bli mer attraktivt att cykla in och ut ur Håtöområdet, kanske för rekreation, för att göra en utflykt till bageriet i Södersvik eller kanske för att ta sig ända in till Norrtälje. Efter en motionstur smakar kanske de goda bullarna ännu bättre. För att göra vägen mer tillgänglig och användbar för olika sätt att ta sig fram föreslås att vägföreningen avsätter medel för ny ytbeläggning på Håtövägen och Persängsvägen under Vidare föreslås att en grupp tillsätts som får ansvara för att utreda olika alternativ på ytbeläggningar som uppfyller kraven på bättre tillgänglighet och användbarhet och för att ta fram ett avtal med leverantör som genomför arbete med vald beläggning. Flera typer av stöd kan sökas från Trafikverket. Vi yrkar att Håtöområdets vägförening avsätter resurser för ny jämnare vägbeläggning på Håtövägen och Persängsvägen under att Håtöområdets vägförening gör tillsätter en grupp som får utreda olika alternativ och ta fram ett förslag på beläggning samt utreder möjligheten att söka resurser hos Trafikverket. att Håtömrådets vägförening upprättar ett avtal med en leverantör som får i uppdrag att genomföra arbetet med ny ytbeläggning. Styrelsen svar på inkommen motion: Enligt styrelsens uppfattning ser vi en stor risk med ökade hastigheter på våra vägar och som kommer påverka trafiksäkerheten för alla som vistas på våra vägar. Det kommer också innebära en stor investeringskostnad och utan att ha all fakta framtaget kan vi inte fatta beslut om en så stor åtgärd. Mot ovan angiven bakgrund föreslår styrelsen att stämman beslutar - avslå motionen

6 Årsredovisning för verksamhetsåret 1/1 31/ Resultaträkning Antal andelar Uttaxering per andel, kr Intäkter Budget 2017 Utfall 2017 Avvikelse Medlemsavgifter Statligt bidrag Övrigt Summa intäkter Kostnader Barmarksunderhåll Vintervägsunderhåll Övriga kostnader Arvoden Övriga ersättningar Andra kostnadsersättningar Sociala avgifter Administration Summa kostnader Räntor Årets resultat Balansräkning Tillgångar IB 1/ UB 31/ Bank/ postgiro/skattekonto Summa tillgångar Eget kapital och skulder Skulder Övr Interimsskulder Summa skulder Ackumulerat eget kapital Årets resultat Summa eget kapital Summa skulder och eget kapital

7 BUDGETFÖRSLAG 2019 Resultaträkning Antal andelar Uttaxering per andel, kr Förslag till Intäkter Budget 2019 Budget 2018 Utfall 2017 Utfall 2016 Utfall 2015 Utfall 2014 Utfall 2013 Medlemsavgifter Statligt bidrag Övrigt Summa intäkter Kostnader Barmarksunderhåll Vintervägsunderhåll Övriga kostnader Arvoden Övriga ersättningar Kostnadsersättningar Sociala avgifter Administration Summa kostnader Räntor Årets resultat