Resarö Vägförening

Transkript

1 Kallelse till årsmöte Resarö Vägförenings medlemmar kallas till ordinarie årsmöte lördag 21 mars 2009 kl i Resarö Kapells Församlingsgård. Förslag till dagordning för ordinarie årsmöte 1. Fastställande av dagordning för årsmötet 2. Val av ordförande för årsmötet 3. Val av sekreterare för årsmötet 4. Val av två justerare, tillika rösträknare för årsmötet 5. Fastställande av tid och plats för justering av årsmötesprotokollet 6. Föredragning av styrelsens verksamhetsberättelse och av revisionsrapporten 7. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen 8. Inkomna motioner 9. s förslag till budget för 2009 samt debiteringslängd 10. Förslag och beslut gällande arvoden för styrelse och revisorer 11. Val av ordförande på 2 år, två övriga styrelseledamöter på 2 år, en övrig styrelseledamot på ett år samt val av en styrelsesuppleant på två år. 12. Val av en revisor på två år 13. Val av ledamöter i valberedningen 14. Övriga frågor 15. Fastställande av plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt Titta gärna också på Vägföreningens hemsida som föreningen nu löpande uppdaterar med aktuell information! hälsar alla medlemmar välkomna till årsmötet!

2 Verksamhetsberättelse för Resarö Vägförening 2008 s sammansättning: Hans Antonsson (ordförande) Jan Brasch (vice ordförande) Joakim Sundh (sekreterare) Tom Sagerberg (kassör) Björn Rousk (övrig ledamot) Styrelsesuppleanter: Alf Johansson Lars Erixon Revisor: Lars Martinsson Revisorssuppleant: Lars Andersson Valberedning: Hans Lindblom, sammankallande Marika Westberg Vägfogde: Jan Åhlander Ordinarie årsmöte genomfördes den 12 april 2008 i Resarö församlingsgård. Under verksamhetsåret har 11 protokollförda sammanträden med styrelsen genomförts. Mellan de formella styrelsemötena har styrelsens ledamöter varit engagerade i ett antal olika frågor - diskussioner med Lantmäteriet, Vaxholms stad, vägbesiktningar, arbetsmöten mm. Under året har styrelsen varit fortsatt engagerad i diskussioner med bl a Vaxholms stad angående det pågående detaljplanearbetet för Resarö. Vägföreningen har endast lämnat synpunkter på vägarnas utformning beträffande vägbredd, bärighet mm. har i dessa diskussioner fortsatt agerat utifrån målen att minimera kostnader för vägföreningens medlemmar och att minimera rättigheter till intrång på fastigheter för vägområde. Under året har ett antal detaljplaner vunnit laga kraft. Den under 2004 av Lantmäteriet genomförda omförrättningen för fastställande av nya andelstal är överklagad och behandling i tingsrätten pågår. Detta innebär att 2009 års vägavgifter kommer att grundas på den gamla modellen med taxeringsvärdet som grund. Under året har löpande underhåll utförts i form av potthålsreparationer, hyvling, slaghackning, grusning, sladdning, sandning, snöröjning, ombeläggning av vissa vägavsnitt och dikningsarbeten. Större delen av Utsiktsvägen har hårdbelagts under året. Vägföreningen tar ut en depositionsavgift om kr från medlemmar som ansöker om bygglov. Medlemsregistret har underhållits av SEDAB Föreningshuset med hjälp av Fastighetsdata i Gävle. SEDAB levererar debiteringsunderlag och inbetalningsavier. Under året har så gott som samtliga avgifter till Vägföreningen betalats. 5 obetalda vägavgifter har lämnats till Kronofogden.

3 Vägföreningen har inte heller för 2008 fått något kommunalt bidrag. Statsbidraget för 2008 betalades ut i början av Snöröjning mm har under vintersäsong skötts av SVEAB, konstaterar att vägskadorna ökar - framför allt pga. att banddrivna fordon och tunga transporter körs på Vägföreningens vägnät i allt högre omfattning. ser som sin uppgift att kräva i första hand fastighetsägare och i andra hand fordonsägare på ersättning för uppkomna skador. Information om Vägföreningen finns på föreningens hemsida Hemsidan uppdateras löpande med aktuell information. Beträffande Vägföreningens ekonomi hänvisas till efterföljande resultat- och balansräkning. Förslag till beslut om disposition av föreningens resultat 2008: Till årsmötets förfogande finns: Balanserade vinstmedel från tidigare år: kr 2008 års resultat: kr Totalt: kr föreslår att kr avsätts till förnyelsefonden och att resterande medel, kr, balanseras i ny räkning. Verksamhetsplan för 2009 Budgetförslag och förslag till debiteringslängd har tagits fram och föreläggs årsmötet 2009 för beslut. Arbeten med att hårdbelägga grusvägar kommer att fortsätta under året. I övrigt så ökar i princip alla typer av underhållsarbeten i takt med den ökade permanentbebyggelsen och den allt tyngre trafiken på föreningens vägnät. Särskilt ökar dikningsarbeten som en följd av vegetationsborttagning och hårdgörning av tomtmark, vilket leder till ökade - och otillåtna! - utsläpp av tomtvatten till vägområde. Även det administrativa arbetet ökar i takt med att medlemsantalet växer. Antalet avstyckningar och därmed nya medlemmar i föreningen är nu totalt uppe i 80 st sedan detaljplanerna började fastställas. Nya administrativa rutiner har också tillkommit i form av hantering av anslutningsavgifter och depositioner. Mot bakgrund av detta konstaterar styrelsen - liksom redan förra året - att det i längden är ohållbart att bedriva verksamheten på halvideell basis som hittills. arbetar med att under 2009 se över Vägföreningens förvaltning i syfte att få en ännu mer professionell hantering och bättre administrativa rutiner. Arvoden och debitering föreslår att fasta arvoden till styrelse och revisorer utgår med kr. För extra arbeten utöver ordinarie styrelsearvoden föreslår styrelsen en ersättning på 500 kr per timme. Bägge beloppen avser oförändrade arvoden jämfört med föreslår med hänsyn till 2008 års underskott - en ökning av medlemsavgifterna. Resarö Hans Antonsson Jan Brasch Joakim Sundh Tom Sagerberg Björn Rousk

4 Resultaträkning INTÄKTER OCH KOSTNADER Statsbidrag Kommunbidrag 0 0 Medlemsavgifter Anslutningsavgifter Förvaltningskostnad Vägunderhåll Vägbelysning Driftsresultat Finansiella poster Finansiella intäkter Förrättningsfond 0 Förnyelsefond Årets resultat Balansräkning TILLGÅNGAR Omsättningstillgångar Bank Övriga interimsfordringar Summa tillgångar SKULDER & EGET KAPITAL Kortfristiga skulder Depositioner dispens axeltryck Personalskatter Upplupna kostnader Leverantörsskulder Summa skulder Eget kapital Fritt eget kapital Förnyelsefond Förrättningsfond Balanserat överskott från föregående år Årets överskott/underskott Summa Eget kapital Summa Skulder & Eget kapital Kommentarer till bokslutet: Vägföreningens totala förmögenhet uppgick vid årsskiftet 2008/2009 till totalt kr. Av dessa medel är kr öronmärkta för att klara eventuellt extra kostnader i samband med den pågående men av flera medlemmar överklagade Lantmäteriförrättningen.

5 Budgetförslag 2009 Budget Utfall Budget Driftsintäkter Statsbidrag Kommunbidrag Medlemsavgifter Anslutningsavgifter Intäkter totalt ex finansiella poster Driftskostnader Förvaltningskostnad Vägunderhåll inkl belysning Kostnader totalt ex finansiella poster Driftsresultat Finansiella poster Finansiella intäkter Finansiella kostnader Finansiellt resultat Totalt resultat Kommentarer till budgetförslaget: Intäkter: Statsbidraget bedöms vara oförändrat. Medlemsintäkter innebär en höjning av medlemsavgiften till 2007 års nivå. (2008 sänktes medlemsavgiften.) Att intäkterna 2009 då blir väsentligt högre än 2007 beror på att medlemsantalet ökat p.g.a. gjorda avstyckningar (80 avstyckningar hittills gjorda.) Förvaltningskostnad: Förvaltningskostnaden bedöms öka p.g.a. ökat antal medlemmar och en alltmer betungande administration (dispenser, vägsyn, medlemskontakter, ärenden till Kronofogden etc.) Vägunderhåll: Kostnaderna för vägunderhåll bedöms öka p.g.a. ökad trafik, framför allt tung trafik i samband med nybyggnation. Budgetförslaget innehåller en mindre post för fortsatt hårdbeläggning av grusvägar. Kostnaden för vinterväghållning är svårbedömd, eftersom den är helt väderberoende. Finansiella poster: Väsentligt lägre räntor under 2009 jämfört med Totalt resultat: Föreningens totala förmögenhet uppgår vid årsskiftet 2008/2009 till totalt 865 Kkr. Föreningen bedöms kunna tåla ett underskott på ytterligare c:a kr. Resterande förmögenhet behöver hållas i reserv för att klara ojämnheter i in- och utbetalningar (t ex ska vinterväghållning i början av året betalas innan medlemsavgifterna kommer in) och för osäkerheten i den totala kostnaden för vinterväghållning.