Granskning av Raindance: Intern kontroll i systemförvaltning samt hantering av leverantörs- och kundfakturor. Göteborg,

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Granskning av Raindance: Intern kontroll i systemförvaltning samt hantering av leverantörs- och kundfakturor. Göteborg, 2011-09-12"

Transkript

1 Granskning av Raindance Dnr: Rev Genomförd av: Ernst & Young Behandlad av Revisorskollegiet den 12 oktober 2011

2 Granskning av Raindance: Intern kontroll i systemförvaltning samt hantering av leverantörs- och kundfakturor. Göteborg,

3 Sammanfattning Bakgrund Slutsatser Våren 2011 fick Ernst & Young i uppdrag av Västra Götalandsregionens revisorer att granska regionens ekonomisystem Raindance. Syftet var att värdera graden av intern kontroll för leverantörsfakturor, kundfakturor samt systemförvaltning av Raindance. Granskningen har genomförts i form av intervjuer, dokumentinläsning och tester under juni Leverantörsfakturor Det är vår bedömning att den interna kontrollen i leverantörsfakturaprocessen inte kan säkerställas. Detta beror främst på att det inte finns något samlat grepp kring intern kontroll, vilket har inneburit att det saknas kontrollbeskrivningar och att vissa kontroller ej är implementerade. Särskilt viktiga kontroller, som att en och samma person inte kan vara attestant och kontrollant samt att en och samma person inte kan administrera leverantörsregistret och verkställa utbetalningar, är inte effektiva. Kundfakturor Vi bedömer att den interna kontrollen i kundfakturaprocessen som bristfällig. Detta främst på grund av de många sätt som existerar för att delge fakturaunderlag inom processen vilket ökar risken för utebliven eller felaktig fakturering. Vidare finns ej något samlat grepp kring intern kontroll då kontrollbeskrivningar saknas och vissa kritiska kontroller ej är implementerade. Kontroller som unika kundnummer, förändringar i kundregistret samt hantering av känslig information, finns ej på plats. Vi anser dock att den inneboende risken i processen är låg. Behörigheter Vår bedömning är att den interna kontrollen inom processen för behörighetsadministration är bristfällig. Detta baseras på avsaknaden av en dokumenterad process med kontrollbeskrivningar samt att samt att formella kontroller för godkännande av samtliga behörigheter innan tilldelning, borttag, periodisk genomgång, övervakning av användares aktiviteter samt övervakning av processen ej är implementerade. Förändringar av Raindance Vi gör bedömningen att den interna kontrollen systemförändringsprocessen är bristfällig. Detta baseras på att processen och kontrollerna ej är dokumenterade samt att formella kontroller för godkännande av förändring, testning mot kravspecifikation, godkännande av testresultat samt övervakning av förändringar ej finns på plats. 2 av 38

4 Rekommendationer Följande prioriterade rekommendationer anser Ernst & Young vara de mest angelägna att åtgärda. En komplett lista över iakttagelser och rekommendationer finns i kapitel 4. Samtliga processer som omfattas av denna granskning bör dokumenteras så att även kontrollbeskrivningar inkluderas. Kontrollbeskrivningarna bör innehålla information om varför kontrollen ska genomföras, vem som ska genomföra den, när den skall genomföras, hur den skall genomföras samt hur genomförandet ska dokumenteras Raindance bör snarast konfigureras så att en och samma person inte kan vara kontrollant och attestant av leverantörsfakturor. Vi anser också att denna konfigurationsmöjlighet bör tas bort i framtida uppdatering av Raindance. VGR dokumenterar processen för programförändringar eller använder sig av en branschstandard baserad på ITIL, CobiT, ISO-IEC/27000 eller liknande. Behörigheter bör baseras på respektive arbetsuppgifter och tilldelas specifikt per förvaltning. Koppling till VGR ID bör snarast göras tvingande i samband upplägg av nya behörigheter. 3 av 38

5 Innehållsförteckning 1 Inledning Syfte Metod Avgränsningar Iakttagelser Leverantörsfakturor Avgränsningar Roller och organisationer Processbeskrivning Varianter av processen Dokumentation Kontrollmiljö Kundfakturor Avgränsningar Roller och organisationer Processbeskrivning Varianter av processen Dokumentation Kontrollmiljö Behörighetsadministration Avgränsningar Roller och organisationer Processbeskrivning Dokumentation Identifierade kontroller Systemförändringar Avgränsningar Roller och organisationer Processbeskrivning Dokumentation Kontrollmiljö Slutsatser Leverantörsfakturor Kundfakturor Behörighetsadministration Systemförändringar Rekommendationer av 38

6 1 Inledning 1.1 Syfte Ernst & Young har fått i uppdrag av Västra Götalandsregionens revisorer att granska ekonomisystemet Raindance. Granskningen har följande syften: Värdera graden av intern kontroll i Raindance mot normativa kontroller i processerna för leverantörs- och kundfakturor, samt verifiera kontrollerna med tester Värdera graden av intern kontroll avseende systemförvaltning för Raindance med fokus på generella IT-kontroller, det vill säga hantering av åtkomsträttigheter och programändringar. Granskningen har genomförts under mars och april 2011 av Marcus Hansson och Jonas Edberg, samt kvalitetssäkrats av Harald Carlsson. 1.2 Metod Uppdraget har genomförts i följande steg: 1. Respondenter fastslogs och granskningsprogram togs fram. 2. Intervjuer och tester genomfördes. 3. Baserat på dokumentgenomgångar, intervjuer och särskilda analyser skrevs ett rapportutkast. 4. Rapportutkastet kvalitetssäkrades intern på Ernst & Young samt av revisionsenheten. 5. Rapport skickades ut till respondenterna för faktagranskning. 6. Slutrapport togs fram. 7. Slutrapporten presenterades. 5 av 38

7 Informationsinsamling har genomförts genom intervjuer av medarbetare hos Regionkansliet, Regionservice samt Södra Älvsborgs Sjukhus (SÄS). Urvalet av intervjupersoner har gjorts av Ernst & Young tillsammans med revisionsenheten. Intervjuer har genomförts med: Biträdande ekonomidirektör och systemägare av Raindance, Regionkansliet. Central systemförvaltare, Regionkansliet. Central systemförvaltare, Regionservice. Processutvecklare, Regionservice Lokal systemförvaltare, Regionservice. Ekonomer (två stycken), Regionservice. Redovisningschef, SÄS. Ekonom, SÄS. Rapporten innehåller iakttagelser, slutsatser och rekommendationer. Kontrollernas design har utvärderats och vissa av dem har testats. Resultat av kontrollutvärderingar och tester presenteras i respektive kontrollmilljö-kapitel. 1.3 Avgränsningar Granskningen avser funktioner för leverantörs- och kundfakturor i Raindance. Iakttagelser och analyser baseras på information som har inhämtats vid intervjuer och förelagd dokumentation. Tester har genomförts i testmiljö vid ett tillfälle. Inga tester med statistiskt säkerställt urval för att verifiera att kontroller är effektiva över tid har genomförts. Kontroller som bedömts ha ineffektiv design har som regel ej testats. Det kan finnas brister i Raindance som vi inte har identifierat. Ett begränsat antal förvaltningar och användare har intervjuats. 6 av 38

8 2 Iakttagelser 2.1 Leverantörsfakturor Avgränsningar Processen börjar då någon gör ett inköp och avslutas då utbetalningsfil skickas till banken Roller och organisationer Följande roller arbetar i leverantörsfakturaprocessen: Beställare, person som beställer en vara/tjänst. Kontrollant, person som kontrollerar leverantörsfaktura, ofta samma person som beställaren. Attestant, person som attesterar leverantörsfaktura. Systemförvaltare, person som förvaltar systemet, vilket innebär support och administration. Ekonomiassist, person som skannar in fakturor på Regionservice. Ekonom, person som utanordnar fakturor. Vi har inte kunnat identifiera några roll- eller ansvarsbeskrivningar för rollerna ovan. Följande externa organisationer arbetar i leverantörsfakturaprocessen: Recall, skannar och bearbetar fakturor. Posten, skickar fakturor till VGR Processbeskrivning Beställning Det första som händer i processen är att en person på en förvaltning beställer en vara eller en tjänst. Beställning skall göras i enlighet med VGR:s inköpspolicy. Förvaltningar kan också ha specifika inköpspolicies för ett eller flera områden, exempelvis bemanning av läkare. Mottagning av faktura Leverantören skickar sedan en faktura till den externa partnern Recall. Recall skannar fakturan och kontrollerar automatisk att det är samma information som läses in som också finns på fakturan Två gånger per dag skickar Recall en fil med inlästa fakturor till VGR. Denna fil läses automatiskt in i Raindance. 7 av 38

9 Felrättning I samband med att fakturafilerna läses in i Raindance görs automatiska kontroller. Följande fel gör att en faktura får status oregistrerad: Bankkonto är registrerat istället för plus-/bankgiro. Kontonummer tillhör factoringbolag. Leverantören saknas i leverantörsregistret. Leverantören är inte från Sverige. Beställar-id är ett id som anger hur fakturan skall cirkulera till kontrollant och attestant. Om beställar-id:t saknas eller är felaktigt får fakturan status ocirkulerad. För att en leverantörsfaktura med status oregistrerad eller ocirkulerad skall gå vidare till attest måste den rättas. Detta görs av ekonomiassistenter på regionservice i fakturaportalen. Förslagskontering Vissa förvaltningar använder sig av förslagskontering. Detta innebär att ansvaret förslagskonteras automatiskt, samt att kontot förslagskonteras manuellt utifrån fakturatext. Förslagskontering av kontot görs av ekonomiassistent. Ansvaret för kontering ligger dock alltid på attestanten. Kontroll Utifrån beställar-id:t bestäms vilka personer som skall kontrollera och attestera fakturan. Kontrollanten, vanligtvis beställaren av tjänsten/varan, går in i fakturaportalen och gör mottagarkontroll av att VGR fått rätt vara, rätt antal och rätt pris. Kontrollanten kan välja att godkänna fakturan eller att inte godkänna den. Kontrollanten kan också kontera fakturan. Alla beställar-id:n är inte personliga och en del fakturor kan sakna denna information. På grund av detta görs en del manuell cirkulation. Attest Attestanten attesterar fakturan i fakturaportalen. Det finns en inbyggd kontroll i Raindance som gör att en faktura måste vara kontrollerad innan den kan attesteras. Vidare måste två olika personer vara kontrollant och attestant för att en faktura skall kunna bli utanordnad. Vi har dock vid testning identifierat att denna kontroll inte är effektiv för Sahlgrenska Universitetssjukhuset samt Angereds närsjukhus. Om en attestant inte attesterar sin faktura skickas e-post med påminnelse tre gånger per vecka. Om en faktura inte blivit attesterad fyra dagar innan betalningsdatum eskaleras den till överordnad för de personer har detta konfigurerat. Detta görs med hjälp av ett s.k. batchjobb som analyserar fakturor som ej attesterats och som eskalerar dem till en specifikt utsedd chef i enlighet med attestordning. Det finns en kontroll i systemet att samtliga attester har genomförts för de fakturor som kräver flera attestanter. Det finns en automatisk kontroll som gör att fakturor som ej attesterats ej kan gå vidare till utanordning. 8 av 38

10 Utbetalning Ekonomiservice ansvarar för utbetalning av leverantörsfakturor. En preliminär utbetalningsfil skapas varje natt för de fakturor som attesterats. En ekonom tar fram den preliminära utbetalningsfilen och kontrollerar alla leverantörsfakturor med belopp större än SEK , samt alla utbetalningar till privatpersoner som är större än SEK Kontrollen består av att fakturan öppnas och att utbetalningsbeloppet jämförs med fakturabeloppet. Även leverantörens namn kontrolleras. Kontroll görs också av kreditfakturor som ej utnyttjas. Om en faktura bedöms som osäker ändras dess status till Ej med. Den kommer då inte att automatiskt gå vidare till aktuell utbetalning men däremot till nästa utbetalning. Om den inte är utredd eller korrigerad till nästa utbetalning måste dess status återigen manuellt ändras till Ej med. Ekonomen definitivsätter sedan utbetalningen och Raindance för automatiskt över filen till en filserver och en katalog som de centrala systemförvaltarna endast har läsrättigheter till. Det krävs inte två i förening för att genomföra en utbetalning. I samband med att filen skapas lägger Raindance på ett sigill, så kallad hashsumma, på filen. Detta sigill kontrolleras av banken i syfte att upptäcka i fall någon har manipulerat filen. När filen är skickad skrivs utbetalningsfilen ut, signeras av ekonom samt arkiveras i pärm. Avstämning När banken tagit emot utbetalningsfilen skickar de en bekräftelse med e-post till Regionservices redovisningsbrevlåda eller till specifik lokal ekonom. Ekonom stämmer av att det är samma belopp som skickats till banken som också finns med på kvittot från banken. Rättning När banken genomfört utbetalning skickas en fellista med e-post till Regionservice för de eventuella fakturor som avvisats. Orsaker till avvisning kan vara felaktig referens eller OCRnummer samt felaktigt plus- eller bankgironummer. Ekonomen utreder fakturan och ändrar status på fakturan till Definitiv. Sekretessbelagda fakturor En del leverantörsfakturor kan vara sekretessbelagda och innehålla känslig information som vårduppdrag och personuppgifter. Sådana fakturor markeras med sekretess av första personen i cirkuleringen. Sekretessmarkering innebär att endast systemförvaltare samt de personer som skall kontrollera och attestera fakturan kan se fakturatexten. Även systemförvaltare kan ändra sekretessmarkering. Leverantörsregister VGR använder sig av ett gemensamt leverantörsregister där alla regionens leverantörer finns registrerade. Det går ej att registrera en faktura om inte leverantören finns upplagd i registret.. Administration av registret görs centralt av ekonomer. Om en beställare vill lägga till en leverantör skickas ett e-post till en speciell e-postadress. Ekonomerna går igenom dessa och kontrollerar om F-skattebevis finns samt att organisationsnummer är korrekt. De kontrollerar också att det inte skapas dubbletter i registret. Endast handläggare i fakturacentralerna kan beställa upplägg av en ny leverantör. 9 av 38

11 Behörigheten gemensamma register används för leverantörsregistret. Vi har vid testning identifierat att följande personer har tillgång till leverantörsregistret: Sju ekonomer. Tre centrala systemförvaltare. Fyra lokala systemförvaltare. 13 konsulter från Logica. Två konsulter från Volvo IT. Ett systemkonto. Ett testkonto i produktionsmiljö Varianter av processen Ungefär en procent av alla fakturor är manuella och skannas således inte av Recall utan av förvaltningarna. Sådana fakturor kan till exempel uppstå när läkare åker till konferenser och vill betala mot faktura. Sahlgrenska universitetssjukhuset scannar sina egna fakturor. Interna leverantörsfakturor, relaterade till lokalbokning, bilhyra, mat och dryck kommer till Raindance som pappersfakturor eller på fil från olika bokningssystem. Depåfakturor, dvs. automatiska månatliga fakturor som hyror, kommer till Raindance från försystemet Jeeves. RIA-fakturor, fakturor från andra landsting till följd av att vårdtagare fått vård utanför sitt vanliga landsting, skickas som pappersfakturor och registreras av regionservice Dokumentation Vi har noterat att det finns processdokumentation från 2010 som beskriver olika variationer av leverantörsfakturaprocessen. Processdokumentationen innehåller dock inga kontrollbeskrivningar utan beskriver flöden, aktiviteter, roller och system. Vidare finns i ekonomihandboken dokumentet Anvisning hantering av externa leverantörsfakturor ( ). Detta dokument beskriver hur leverantörsfakturor skall hanteras samt ett antal kontroller, men ger också utrymme för lokala tillämpningar. Ekonomiservice har tagit fram dokumentation som beskriver hur utbetalningar skall gå till. Denna dokumentation beskriver översiktligt hur kontroller skall gå till. Dokumenten är ett utkast. 10 av 38

12 2.1.6 Kontrollmiljö # Kontrollbeskrivning Utvärd. Test 1. Kontroll: Inköp görs i enlighet med inköpspolicy. Kontrollen är ej dokumenterad. Automatisk kontroll, exempelvis med hjälp av inköpssystem saknas. Manuell kontroll kan göras vid attestering. Beställare och attestant. 2. Kontroll: Fakturor innehåller fullständig information. Vid inläsning kontrollerar Raindance beställar-id, kontonummer samt om leverantören finns med i leverantörsregistret. Ekonomer går igenom ofullständiga fakturor och rättar dem. Raindance stoppar ofullständiga fakturor från att gå vidare till attest. Ansvariga: Raindance, ekonomer. 3. Kontroll: Fakturor kontrolleras av beställare innan de betalas. Givet beställar-id cirkuleras fakturor till kontrollant och attestant. Kontrollant kontrollerar att faktura motsvarar beställning och leverans, samt godkänner fakturan i Raindance. Raindance hindrar faktura från att gå till utbetalning om kontroll ej har skett. Ansvariga: Kontrollant, Raindance. 4. Kontroll: Fakturor attesteras av ansvarig person innan de betalas. Givet beställar-id cirkuleras fakturor automatiskt till ansvarig kontrollant och attestant. Attestant kontrollerar faktura och kontering, samt attesterar fakturan. Raindance hindrar faktura från att gå till utbetalning om attest ej har skett. Ansvariga: Attestant, Raindance. 5. Kontroll: En och samma person kan inte kontrollera och attestera en faktura. Raindance kontrollerar att olika personer har kontrollerat och attesterat fakturan innan den går vidare till utbetalning. Ansvariga: Attestant, Raindance. Ej testad. för SU och Angereds närsjukhus 11 av 38

13 # Kontrollbeskrivning Utvärd. Test 6. Kontroll: Ej attesterade fakturor följs upp. Attestanter får påminnelser om fakturor som ej attesterats var tredje dag. Raindance övervakar och eskalerar fakturor som ej attesterats och där förfallodatum närmar sig. Detta måste dock konfigureras för respektive person. Ansvariga: Raindance. 7. Kontroll: Fakturor med höga belopp granskas innan utbetalning. Leverantörsfakturor med högre belopp än SEK och utbetalningar till privatpersoner med högre belopp än SEK granskas av ekonom. Ansvariga: Ekonom. 8. Kontroll: Outnyttjade kreditfakturor kontrolleras innan betalning av leverantörsfaktura. Kontroll görs av Raindance innan utbetalning. Ansvariga: Okänd. 9. Kontroll: Två i förening genomför utbetalning. Endast en person genomför utbetalning. Denna person kan dock inte skapa utbetalningar utan endast markera transaktioner som inte skall skickas till utbetalning. Ansvariga: Ekonom. 10. Kontroll: Utbetalningsfil är förändringsskyddad. Utbetalningsfilen skyddas av sigill som kontrolleras av banken. Ansvariga: Raindance, banken. 11. Kontroll: Avvisade fakturor utreds och rättas. Avvisade fakturor, som fakturor med felaktiga OCRnummer, plus- eller bankgironummer, utreds av ekonom. Ansvariga: Ekonom. för personer med konfigurationen Hantera inkorg. för personer med konfigurationen Hantera inkorg. 12 av 38

14 # Kontrollbeskrivning Utvärd. Test 12. Kontroll: Banken betalar ut det belopp som signerats av VGR. Banken skickar kvitto på mottagen betalningsfil. Ekonom stämmer av kvittot mot betalningsjournal. Ansvariga: Ekonom. 13. Kontroll: Fakturor med känslig fakturatext kan bara läsas av behöriga personer. Första personen på cirkulationslistan sekretessbelägger fakturor. Denna person bestämmer vilka som skall få se fakturan. Ansvariga: Första personen på cirkulationslistan, Raindance. 14. Kontroll: Alla förändringar av leverantörsregister är godkända innan de registreras. Endast handläggare i fakturacentralerna kan beställa upplägg av nya leverantörer. Det är dock ingen som kontrollerar om leverantören är korrekt. Ansvariga: Kontrollen saknas. 15. Kontroll: All registrerade förändringar av leverantörsregistret kontrolleras av ansvarig person. Ekonom kontrollerar F-skattebevis och dubbletter i samband med förändring. Övervakning av förändringar görs ej. Ansvariga: Ekonom. 16. Kontroll: Alla ändringar i leverantörsregistret loggas och det skall framgå vem som gjort förändringen, värde innan och efter, när den gjordes. Det framgår vem som är beställare. Ändringar samt nyregistreringar loggas. Ansvariga: Raindance. Ej testad 13 av 38

15 # Kontrollbeskrivning Utvärd. Test 17. Kontroll: Fakturahändelser loggas och skyddas mot obehörig åtkomst samt sparas i enlighet med lag- och verksamhetskrav. Fakturahändelser loggas och loggarna kan granskas i fakturaportalen. Aktiviteter som loggas är ankomstregistrering, cirkulerat till, godkännande, strukit från cirkulation, attestering, avattestering, definitivsättning av faktura, påminnelse skickad samt ändring av information. Ansvariga: Raindance. 18. Kontroll: Det finns inmatningskontroller i leverantörsregistret för att säkerställa fullständighet vid registrering samt förhindra multipla registreringar. Det finns inmatningskontroller för namn, organisationsnummer, kontonummer samt adress. Ansvariga: Raindance. 19. Kontroll: Oförenliga roller skall ej innehas av en och samma person. I blankett för behörigheter finns text om att behörigheterna UBB (utbetalningar) och GEM (gemensamma register, som leverantörsregister) ej skall kombineras. Behörighetsadministratör skall också kontrollera detta vid nyupplägg. Vid testning framkom det att 24 personer både kan administrera leverantörer samt genomföra utbetalningar. Ansvariga: Behörighetsadministratör. 20. Kontroll: Fakturor får unika löpnummer. Fakturor får automatiskt ett löpnummer. Två fakturor kan inte ha samma löpnummer. Löpnummerserien är obruten. Ansvariga: Raindance. 14 av 38

16 Identifierade styrkor: Viss process- och kontrolldokumentation finns. Det görs fullständighetskontroll av fakturor. Fakturor måste kontrolleras och attesteras innan de betalas. Det finns kontroll av att en och samma person inte kan kontrollera och attestera samma faktura. Det finns kontroller för påminnelse. För vissa personer sker eskalering av ej attesterade fakturor. Fakturor med höga belopp granskas innan utbetalning. Av banken avvisade fakturor utreds och rättas. VGR stämmer av utbetalat belopp mot det belopp som skickats till banken. Det finns kontroller för att skydda känslig information på fakturor. Ändringar i leverantörsregistret loggas. Det finns inmatningskontroller i leverantörsregistret för att säkerställa fullständighet. Kontroll av att outnyttjade kreditfakturor kontrolleras innan betalning av leverantörsfaktura görs av Raindance. Fakturahändelser loggas. Utbetalningsfilen är förändringsskyddad. Identifierade svagheter: Kontrollbeskrivningar är ej fullständiga. Kontroll av att inköp görs i enlighet med inköpspolicy har ej identifierats. För två förvaltningar saknas kontroll av att kontrollant och attestant är två olika personer. Det krävs inget godkännande för att göra en förändring i leverantörsregistret. Det sker ingen övervakning av förändringar i leverantörsregistret. 24 personer kan både administrera leverantörsregistret samt verkställa utbetalningar. 2.2 Kundfakturor Avgränsningar Processen börjar med att administratörer på Ekonomiservice erhåller fakturaunderlag och avslutas med att kundfakturor skickas vidare till Posten eller till VGR:s process för interna fakturor Roller och organisationer Följande roller arbetar i kundfakturaprocessen: Ekonom, person på Ekonomiservice som hanterar kundfakturor. Kontrollant, person som vid behov kontrollerar kundfaktura, ofta någon ute på en lokal förvaltning. Systemförvaltare, person som förvaltar systemet, vilket innebär uppgifter som support och administration. Vi har inte kunnat identifiera några roll- eller ansvarsbeskrivningar för rollerna ovan. 15 av 38

17 Följande externa organisationer arbetar i kundfakturaprocessen: Posten, skickar fakturor till kunder. Visma, skickar ut betalningspåminnelser Processbeskrivning Mottagning av fakturaunderlag Det första som händer i processen är att fakturaunderlag från en förvaltning inkommer till Ekonomiservice. Fakturaunderlag kan inkomma på följande nio sätt: Via internpost. Via fax. Via e-post. Via Post it-lappar. Muntligt. Via Excel-ark. Fakturaunderlag via mall hämtas av ekonom. Fakturaunderlag via mall lämnas av person från verksamhet. Via fil från försystem. Kopplat till processen finns ett tiotal olika försystem som lämnar fakturaunderlag via fil. Följande fem är de vanligast förekommande: Jeeves Fleas Sesam Caps Lock Sambo Filer från försystemet överförs till en gemensam server från vilken ekonomisystemet läser via automatiska batchjobb. Någon central mall för att delge fakturaunderlag manuellt finns ej. Det förekommer att lokala förvaltningar tar fram egna mallar för detta ändamål, vilka skickas via e-post. Granskning och sortering Ekonomer på Ekonomiservice granskar det fakturaunderlag som inkommer. Vid felaktigheter, så som utestående information, återkopplas till respektive förvaltning eller kontaktperson för försystemet och felaktigt underlag rättas. Inom regionen finns dels ett gemensamt kundregister för internfakturor samt ett flertal lokala. Detta medför att vissa kunder har flera olika kundnummer kopplade till sig. Korrekt underlag sorteras in i interna respektive externa fakturor. De externa fakturorna definitivsätts sedan, vilket innebär att de inte kan ändras eller makuleras medan de interna fakturorna fortfarande har status preliminära. Statusen preliminär innebär att en faktura kan ändras 16 av 38

18 och makuleras samma dag som den skrivs fram till och med nattkörningen. Både interna och externa fakturor bokförs i ekonomisystemet. Den interna fakturan kan ändras under samma dag den skrivs, sedan går den med i nattens körning till leverantören nästa dag. Utskrift Under nattid går ett automatiskt batchjobb som söker upp samtliga bokförda interna fakturor. Dessa skickas sedan vidare till respektive verksamhet som en leverantörsfaktura och behandlas i VGR:s process för interna fakturor. I det fall bilagor förekommer skickas dessa via Posten eller e- post. Externa fakturor som är registrerade i ekonomisystemet kan skapas på följande sätt, beroende på vem som skall ta emot fakturan: E-brev E-faktura Utskrift på papper E-brev skickas till Posten för distribution till kund medan e-faktura skickas elektroniskt direkt till kund. I det fall e-fakturor skall kompletteras med bilaga skickas dessa utskrivna på papper. Samtliga utskrifter på papper kuverteras av ekonomiservice och skickas till Posten. Betalningspåminnelse och inkasso Betalningspåminnelser hanteras via den externa leverantören Visma. Ekonomer som sitter lokalt i verksamheterna skapar betalningspåminnelser efter underlag i ekonomisystemet. Underlaget skrivs ut eller skapas som en fil, dessa skickas sedan via Visma till kunden. Om kunden inte betalar hör Visma av sig till VGR och i samråd bestäms om Kronofogdemyndigheten skall kontaktas. Sekretessbelagda fakturor Kundfakturaunderlag och kundfakturor kan innehålla känslig information så som vårduppdrag och personuppgifter. I de fall fakturan kommer från interna försystem läses den in automatiskt medan övriga interna fakturor och externa fakturor hanteras manuellt. Vi har ej kunnat identifiera någon rutin för att hantera sekretessbelagda fakturor. Loggning Vi har ej kunnat verifiera att loggning sker i samband med hanteringen av kundfakturor Varianter av processen Delar av processen för att hantera kundfakturor ligger lokalt och variationer förekommer i hur fakturaunderlag framställs. Totalt inom processen finns ett tiotal olika försystem och nio olika sätt att manuellt delge fakturaunderlag vilka används i skiftande omfattning. Hanteringen av sekretessbelagda fakturor kan skilja sig åt mellan verksamheterna Dokumentation Det finns framtagen processdokumentation över kundfakturaprocessen som beskriver delar av de olika variationer av som förekommer. Processdokumentationen innehåller dock inga kontrollbeskrivningar utan beskriver flöden, aktiviteter, roller och system. 17 av 38

19 I ekonomihandboken återfinns även dokumentet Kundreskontra ( ). Detta dokument beskriver kortfattat ett fåtal kontroller i kundfakturaprocessen Kontrollmiljö # Kontrollbeskrivning Utvärd. Test 1. Kontroll: Förändringar av kundregister godkänns av ansvarig person. Rutinerna för förändring av kundregistret skiljer sig mellan de olika förvaltningarna, loggning är ej aktiverat. Vi har ej kunnat verifiera någon rutin för godkännande. Ekonom. 2. Kontroll: Kunduppgifter är korrekta och fullständiga. Det finns ett flertal parallella kundregister. Det förekommer att en och samma kund har flera kundnummer. Ekonom. 3. Kontroll: Stickprov av manuella fakturor. Vi har ej kunnat verifiera någon rutin för stickprov av manuella fakturor. Ekonom. 4. Kontroll: Analys av utestående kundfordringar görs periodvis. Nedskrivningar och värderegleringar görs i regel var sjätte månad. Ansvaret ligger lokalt och variationer kan förekomma. Enligt ekonomihandboken skall oreglerade fordringar äldre än ett år betraktas som osäkra och skrivas ned. Lokal ekonom. 5. Kontroll: Betalningspåminnelser skickas ut för försenade betalningar. Ansvaret att skicka ut betalningspåminnelser ligger lokalt och sköts via Visma. Kontrollen är ej dokumenterad. Lokal ekonom. Ej testad Ej testad då kontroll görs av Visma. 18 av 38

20 # Kontrollbeskrivning Utvärd. Test 6. Kontroll: Inkassorutiner finns. Detta hanteras av Visma, ansvaret ligger dock hos de lokala förvaltningarna. Lokal ekonom. 7. Kontroll: Hanteringen av kreditfakturor skall regleras i policy, ske i ordning, godkännas av chef, loggas och följas upp. Vi har ej kunnat identifiera någon rutin för kreditkontroller och kreditgränser inom processen för kundfakturor. Ekonom. 8. Kontroll: Fakturor hanteras i ordning och bokförs automatiskt på rätt kund. Samtliga kundfakturor erhåller ett löpnummer och behandlas i ordning. Ekonom. 9. Kontroll: Personuppgifter av känslig natur behandlas enligt gällande lagkrav. Vi har ej kunnat identifiera någon central rutin för hantering av sekretessbelagda fakturor. Ekonom. Ej testad då kontroll görs av Visma. Ej testad Ej testad Identifierade styrkor: Analys av utestående kundfordringar görs. Betalningspåminnelser skickas ut för försenade betalningar. Rutiner för inkassorutiner finns. Fel i fakturaunderlag korrigeras regelbundet. Kundfakturor hanteras i ordning. 19 av 38

Sortera post - Centralt

Sortera post - Centralt Extern Centralt Vaktmästeri Förvaltning Sortera post - Centralt Skicka fakturor via internpost (Lev. Skickat fel) Osorterad post Tömma postboxen (samtliga lev.fakt hänvisas till boxen) Utsorterad post

Läs mer

Granskning av leverantörsreskontran

Granskning av leverantörsreskontran www.pwc.se Revisionsrapport Linda Yacoub Granskning av leverantörsreskontran Botkyrka kommun 2013-12-04 Linda Yacoub Projektledare Janne Nilsson Uppdragsledare Botkyrka kommun Innehållsförteckning 1. Sammanfattande

Läs mer

Avtalsuppföljning utifrån granskning om bisysslor

Avtalsuppföljning utifrån granskning om bisysslor Avtalsuppföljning utifrån granskning om bisysslor Dnr: Rev 33-2012 Genomförd av: Revisionsenheten Thomas Vilhelmsson Vilhelm Rundquist Behandlad av Revisorskollegiet den 19 februari 2014 1 Innehåll 1 Sammanfattning...

Läs mer

IT-generella kontroller i Agresso, skattekontosystemet, Moms AG och Tina

IT-generella kontroller i Agresso, skattekontosystemet, Moms AG och Tina 1 IT-generella kontroller i Agresso, skattekontosystemet, Moms AG och Tina Riksrevisionen har som ett led i den årliga revisionen av Skatteverket granskat IT-generella kontroller i ekonomisystemet Agresso,

Läs mer

Revisionsrapport. Attestrutiner. Östhammars kommun. Datum: 080918. Författare: Jonas Eriksson Carin Norberg

Revisionsrapport. Attestrutiner. Östhammars kommun. Datum: 080918. Författare: Jonas Eriksson Carin Norberg Revisionsrapport Attestrutiner Östhammars kommun Datum: 080918 Författare: Jonas Eriksson Carin Norberg Sammanfattning Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har fått i uppdrag av de förtroendevalda

Läs mer

Revisionsrapport. Granskning av leverantörsregister. Sollentuna kommun. pwc

Revisionsrapport. Granskning av leverantörsregister. Sollentuna kommun. pwc Revisionsrapport Granskning av leverantörsregister Sollentuna kommun pwc 2012-11-09 Anders Petersson Anders Haglund Projektledare Uppdragsledare Namn förtydligande Namnförtydligande Innehållsförteckning

Läs mer

Uppföljning avseende granskning av attestrutiner

Uppföljning avseende granskning av attestrutiner Revisionsrapport Uppföljning avseende granskning av attestrutiner Nynäshamns kommun December 2010 Jonas Eriksson Innehållsförteckning 1 Inledning... 1 1.1 Syfte och revisionsfråga... 1 1.2 Avgränsning

Läs mer

Revisionsrapport Granskning av stadens internkontrollplan samt nyckelkontroller inom ekonomiadministration och IT

Revisionsrapport Granskning av stadens internkontrollplan samt nyckelkontroller inom ekonomiadministration och IT Revisionsrapport 3/2012 Genomförd på uppdrag av revisorerna Revisionsrapport Granskning av stadens internkontrollplan samt nyckelkontroller inom ekonomiadministration och IT Nicklas Samuelsson Magnus Nilsson

Läs mer

INTERN STYRNING OCH KONTROLL I LANDSTINGETS GEMENSAMMA KUND- OCH LEVERANTÖRSPROCESSER

INTERN STYRNING OCH KONTROLL I LANDSTINGETS GEMENSAMMA KUND- OCH LEVERANTÖRSPROCESSER För kännedom Landstingsstyrelsen Ekonomidirektör Nicholas Prigorowsky IT-chef Ante Grubbström Sektionschef Samlad Redovisning Maria Hultman T.f. Landstingsdirektör Helena Söderquist INTERN STYRNING OCH

Läs mer

Intern kontroll avseende redovisning och räkenskaper 2013. Växjö Kommun. Genomförd på uppdrag av revisorerna

Intern kontroll avseende redovisning och räkenskaper 2013. Växjö Kommun. Genomförd på uppdrag av revisorerna Intern kontroll avseende redovisning och räkenskaper 2013 Växjö Kommun Genomförd på uppdrag av revisorerna September 2013 Innehållsförteckning 1. INLEDNING... 2 1.1 SYFTE OCH METOD... 2 2. ALLMÄNNA REVISIONSÅTGÄRDER...

Läs mer

Revisionsrapport. Jämtlands läns landsting. Granskning av Rutiner för skanning av fakturor 2004-09-24. Ante Strängby

Revisionsrapport. Jämtlands läns landsting. Granskning av Rutiner för skanning av fakturor 2004-09-24. Ante Strängby Revisionsrapport 2004-09-24 Ante Strängby Granskning av Rutiner för skanning av fakturor Jämtlands läns landsting Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell bedömning...1 1.1 Sammanfattade

Läs mer

Tillämpningsanvisningar till reglemente för attestering av ekonomiska transaktioner i Bengtsfors kommunkoncern

Tillämpningsanvisningar till reglemente för attestering av ekonomiska transaktioner i Bengtsfors kommunkoncern Fastställda av KS 144 2012-05-15 1(6) Sten-Inge Lilja sten-inge.lilja@bengtsfors.se till reglemente för attestering av ekonomiska transaktioner i Bengtsfors kommunkoncern E-post Telefon Fax Hemsida Bengtsfors

Läs mer

Granskning av utbetalningar

Granskning av utbetalningar Revisionsrapport Granskning av utbetalningar Trelleborgs kommun Bengt-Åke Hägg Godkänd revisor Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning... 1 2.1. Bakgrund... 1 2.2. Revisionsfråga... 1

Läs mer

Granskning av utbetalningar

Granskning av utbetalningar Revisionsrapport Granskning av utbetalningar Trelleborgs kommun Bengt-Åke Hägg Godkänd revisor Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning... 1 2.1. Bakgrund... 1 2.2. Revisionsfråga... 1

Läs mer

PWC:s granskningsrapport av intern kontroll i kommunens huvudboksprocess. KS 2015-44

PWC:s granskningsrapport av intern kontroll i kommunens huvudboksprocess. KS 2015-44 Utdrag ur protokoll fört vid sammanträde med kommunstyrelsens arbetsutskott i Falkenberg 2015-05-26 163 PWC:s granskningsrapport av intern kontroll i kommunens huvudboksprocess. KS 2015-44 KS Beslut Arbetsutskottet

Läs mer

Inläsning av bokföringsinformation, fakturor från e-handelstjänst till Agresso version 1.0

Inläsning av bokföringsinformation, fakturor från e-handelstjänst till Agresso version 1.0 1/15 Datum Handläggare 2012-06-08 Eva Ringman Dnr 45-43/2011 Inläsning av bokföringsinformation, fakturor från e-handelstjänst till Agresso version 1.0 Innehållsförteckning 1 Syfte och avgränsningar...

Läs mer

Intern kontroll i faktura- och lönehantering

Intern kontroll i faktura- och lönehantering Revisionsrapport Intern kontroll i faktura- och lönehantering C4 Energi AB 2009-12-16 Silja Savela Yvonne Lundin Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning...1 2 Bakgrund, syfte och revisionsfråga...2

Läs mer

Granskning av leverantörsfakturor

Granskning av leverantörsfakturor Revisionsrapport Granskning av leverantörsfakturor Eslövs kommun Februari 2008 Anna Eriksson Innehållsförteckning 1 Inledning...3 1.1 Bakgrund...3 1.2 Syfte och genomförande...3 2 Kommunens regler/anvisningar...4

Läs mer

Intern kontroll i faktura- och lönehantering

Intern kontroll i faktura- och lönehantering Revisionsrapport Intern kontroll i faktura- och lönehantering AB Kristianstadsbyggen 2009-12-16 Silja Savela Yvonne Lundin Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning...1 2 Bakgrund, syfte och revisionsfråga...2

Läs mer

Intern kontroll inom ekonomiadministrationen

Intern kontroll inom ekonomiadministrationen www.pwc.se Revisionsrapport Malin Liljeblad Emil Forsling Intern kontroll inom ekonomiadministrationen Landstinget Dalarna Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell bedömning... 1 2. Inledning...

Läs mer

Vilma Lisboa April 2010

Vilma Lisboa April 2010 Revisionsrapport Falkenbergs kommun Uppföljning av rapport : Intern kontroll och säkerhet vid elektronisk Vilma Lisboa April 2010 Bakgrund- revisionsfråga- genomförande PricewaterhouseCoopers har på uppdrag

Läs mer

2012-12-04. Komrnunstyrelseri Nämnder och styrelser

2012-12-04. Komrnunstyrelseri Nämnder och styrelser Uppsala "KOMMUN Kommunrevisionen 2012-12-04 BUK aj>t4~cu~23 UPPSALA KOMMUN Komrnunstyrelseri Nämnder och styrelser U Dnr:, I R : IDDI Angående intern kontroll i redovisningsprocessen PwC har på uppdrag

Läs mer

Raindanceportalen, Handbok KFP 2014-09-12. Raindance. Handbok KFP KundFakturaPortal. Ekonomienheten Umu

Raindanceportalen, Handbok KFP 2014-09-12. Raindance. Handbok KFP KundFakturaPortal. Ekonomienheten Umu Raindance Handbok KFP KundFakturaPortal 1 Innehållsförteckning Fakturor... 3 Registrera faktura... 4 Fakturahuvud, Kund- och datumuppgifter... 4 Övriga uppgifter... 6 Fakturarader... 7 Kontera fakturan...

Läs mer

Region Skåne. Inköps- och attestrutinen. Insert Picture. November 2005. 2005 Deloitte All rights reserved.

Region Skåne. Inköps- och attestrutinen. Insert Picture. November 2005. 2005 Deloitte All rights reserved. Region Skåne s- och attestrutinen Insert Picture November 00 00 Deloitte All rights reserved. Kostnader Beskrivning av inköpsrutin Huvudbok Processing Accounts Payable Utbetalning Kassa bank Kostnader

Läs mer

Botkyrka kommun. Ernst & Young AB Granskningsrapport 2014-01-10

Botkyrka kommun. Ernst & Young AB Granskningsrapport 2014-01-10 Botkyrka kommun Granskning av processer runt misstänkta oegentligheter inom Samhällsbyggnadsförvaltningen Ernst & Young AB Granskningsrapport 2014-01-10 Innehållsförteckning 1 Uppdraget... 2 1.1 Granskningens

Läs mer

Tillämpningsanvisningar till attestreglemente

Tillämpningsanvisningar till attestreglemente Sida 1/8 Tillämpningsanvisningar till attestreglemente Ansvar Kommunfullmäktige har det övergripande ansvaret för kommunen och fastställer attestreglementet. Kommunstyrelsens förvaltning ekonomichefen

Läs mer

Rutin för Fakturering. Inloggning till ekonomisystemet. 2010-03-18 Sidan 1 (13) Fakturering steg för steg. Registrering av faktura

Rutin för Fakturering. Inloggning till ekonomisystemet. 2010-03-18 Sidan 1 (13) Fakturering steg för steg. Registrering av faktura 2010-03-18 Sidan 1 (13) Fakturering steg för steg Registrering av faktura Registrering av fakturaunderlag (utan väntande faktura) Påföra avgifter - Dröjsmålsränta Borttag av underlag för räntefakturor.

Läs mer

Marks kommun Granskning av intern kontroll i inköpsprocessen 2012 Appendix 1 (sidan 1)

Marks kommun Granskning av intern kontroll i inköpsprocessen 2012 Appendix 1 (sidan 1) 3.2 (Från Roller och ansvarsfördelning Roll-/Ansvarsfördelning Ansvars- och rollbeskrivningar bör finnas för väsentliga roller relaterat till leverantörsreskontrahanteringen. Detta för att säkerställa

Läs mer

Intern kontroll i faktura- och lönehantering

Intern kontroll i faktura- och lönehantering Revisionsrapport Intern kontroll i faktura- och lönehantering Kristianstads Renhållnings AB 2009-12-16 Silja Savela Yvonne Lundin Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning...1 2 Bakgrund, syfte och

Läs mer

Granskning av intern kontroll i redovisningsprocessen 2013

Granskning av intern kontroll i redovisningsprocessen 2013 Revisionsrapport Granskning av intern kontroll i redovisningsprocessen 2013 Uppsala kommun Fredrik Hellström Nicklas Samuelsson Klara Tengstrand Innehållsförteckning 1. Sammanfande revisionell bedömning...

Läs mer

Internfakturaportalen

Internfakturaportalen Internfakturaportalen Manual för samordnare 1 Innehåll Inledning... 3 Internfaktura... 3 Registrera faktura... 3 Viktigt vid ändring av fakturarad... 7 Viktig information för bilagor... 8 Inledning...

Läs mer

GNESTA gh i KOMMUN -X

GNESTA gh i KOMMUN -X GNESTA gh i KOMMUN -X Gnesta kommun Ink: 2014-10 - 2 9 Dnr För handläggning: 2014-10-29 Revisionsskrivelse Barn- och utbildningsnämnden För kännedom Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Revisionsrapport:

Läs mer

Intern kontroll i kommunens elektroniska fakturahantering

Intern kontroll i kommunens elektroniska fakturahantering Intern kontroll i kommunens elektroniska fakturahantering Vänersborgs kommun Revisionsrapport November 2010 Kerstin Rosendahl Innehållsförteckning Sammanfattning... 3 Inledning... 3 Bakgrund... 3 Revisionsfråga...

Läs mer

EXFLOW DYNAMICS NAV ELEKTRONISK FAKTURAHANTERING

EXFLOW DYNAMICS NAV ELEKTRONISK FAKTURAHANTERING EXFLOW DYNAMICS NAV ELEKTRONISK FAKTURAHANTERING 2009-05-14 ExFlow är en tilläggsapplikation för Microsoft Dynamics NAV som effektiviserar och rationaliserar hanteringen av leverantörsfakturor och inköp.

Läs mer

REGLEMENTE FÖR ATTEST OCH KONTROLL AV EKONOMISKA TRANSAKTIONER

REGLEMENTE FÖR ATTEST OCH KONTROLL AV EKONOMISKA TRANSAKTIONER REGLEMENTE FÖR ATTEST OCH KONTROLL AV EKONOMISKA TRANSAKTIONER antaget av kommunfullmäktige den 31 maj 2007, 88. 1 Omfattning Detta reglemente gäller för kommunens samtliga ekonomiska transaktioner, inklusive

Läs mer

REVISIONSRAPPORT. Löpande granskning av redovisning och administrativa rutiner avseende. Byggnads- samt Miljö- och hälsoskyddsnämnden.

REVISIONSRAPPORT. Löpande granskning av redovisning och administrativa rutiner avseende. Byggnads- samt Miljö- och hälsoskyddsnämnden. REVISIONSRAPPORT Löpande granskning av redovisning och administrativa rutiner avseende Byggnads- samt Miljö- och hälsoskyddsnämnden Hylte Kommun November 2002 Rolf Bergman Tommy Karlsson www.pwcglobal.com/se

Läs mer

Reglemente för attest

Reglemente för attest Reglemente för attest Antagen av kommunfullmäktige, 2006-10-30, 67 Sidan 1 Attestreglemente för Vara kommun 1 Tillämpningsområde Reglementet omfattar kommunens samtliga ekonomiska transaktioner, inklusive

Läs mer

Rollanalys INKA- och EL-projektet

Rollanalys INKA- och EL-projektet 1 (8) IT-avdelningen 2008-02-15 Rollanalys INKA- och EL-projektet Nuläge Administratör Avnämare Beställare Betalningsinstitut Budgetansvarig Godsmottagare Handläggare leverantörsfunktionen person som hjälper

Läs mer

Granskning Intern kontroll av debiteringsrutiner Vård och omsorg Oxelösunds kommun mars 2015

Granskning Intern kontroll av debiteringsrutiner Vård och omsorg Oxelösunds kommun mars 2015 www.pwc.se Granskning Intern kontroll av debiteringsrutiner Vård och omsorg Oxelösunds kommun Annika Hansson, Velid Jahic Är kommunstyrelsens och nämndens interna kontroll tillräcklig för att säkerställa

Läs mer

ATTESTORDNING. medarbetarportalen.gu.se/styrdokument. Beslutsdatum 2014-02-03. Från och med 2014-03-01 och tillsvidare

ATTESTORDNING. medarbetarportalen.gu.se/styrdokument. Beslutsdatum 2014-02-03. Från och med 2014-03-01 och tillsvidare STYRDOKUMENT Dnr V 2013/658 ATTESTORDNING Publicerad Beslutsfattare Ansvarig funktion medarbetarportalen.gu.se/styrdokument Pam Fredman, rektor Ekonomienheten Beslutsdatum 2014-02-03 Giltighetstid Sammanfattning

Läs mer

Uppföljning av intern kontroll avseende fakturahantering

Uppföljning av intern kontroll avseende fakturahantering Revisionsrapport Uppföljning av intern kontroll avseende fakturahantering Katrineholms kommun 2009-06-11 Oscar Hjelte 2009- - Namnförtydligande Namnförtydligande Innehållsförteckning 1 Bakgrund...1 1.1

Läs mer

Riktlinjen trädde i kraft den 1 januari 1997 enligt beslut i kommunfullmäktige den 19 december 1996, 161.

Riktlinjen trädde i kraft den 1 januari 1997 enligt beslut i kommunfullmäktige den 19 december 1996, 161. Riktlinje 2014-01-27 Attestreglemente för Norrköpings kommuns nämnder och förvaltningar KS 2013/0267-8 Riktlinjen trädde i kraft den 1 januari 1997 enligt beslut i kommunfullmäktige den 19 december 1996,

Läs mer

Riktlinjer till reglemente för attest av ekonomiska transaktioner

Riktlinjer till reglemente för attest av ekonomiska transaktioner 1 (5) Typ: Riktlinjer Giltighetstid: Tills vidare Version: 1.0 Fastställd: KF 2009-09-16, 64 Uppdateras: av ekonomiska transaktioner Paragrafen efter rubriken är hänvisning till reglementet för attest

Läs mer

WebAveny Elektronisk attest

WebAveny Elektronisk attest E t t e k o n o m i s y s t e m a n p a s s at för Svenska kyrkans verksamhet WebAveny Elektronisk attest Elektronisk attest WebAveny är ett alternativt gränssnitt som gör delar av Aveny tillgängligt via

Läs mer

Arvika kommun. Leverantörsfakturarutin Revisionsrapport. Offentlig sektor KPMG AB 2011-10-13 Antal sidor: 13

Arvika kommun. Leverantörsfakturarutin Revisionsrapport. Offentlig sektor KPMG AB 2011-10-13 Antal sidor: 13 ABCD Arvika kommun Leverantörsfakturarutin Revisionsrapport Offentlig sektor KPMG AB 2011-10-13 Antal sidor: 13 201211 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the ABCD Arvika

Läs mer

Bilaga 5b. Faktureringsrutiner. Upphandling av IT-stöd för hantering av elevdokumentation inom Skolplattform Stockholm UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN

Bilaga 5b. Faktureringsrutiner. Upphandling av IT-stöd för hantering av elevdokumentation inom Skolplattform Stockholm UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN SID 1 (6) Bilaga 5b Faktureringsrutiner Förfrågningsunderlag Upphandling av IT-stöd för hantering av elevdokumentation inom Skolplattform Stockholm Box 22049, 104 22 Stockholm. Besöksadress Hantverkargatan

Läs mer

REVISIONSRAPPORT. Löpande granskning av redovisning och administrativa rutiner avseende. Tekniska nämnden. Hylte Kommun.

REVISIONSRAPPORT. Löpande granskning av redovisning och administrativa rutiner avseende. Tekniska nämnden. Hylte Kommun. REVISIONSRAPPORT Löpande granskning av redovisning och administrativa rutiner avseende Tekniska nämnden Hylte Kommun November 2002 Rolf Bergman Tommy Karlsson www.pwcglobal.com/se www.komrev.se Sammanfattning

Läs mer

Riktlinjer för attest av ekonomiska transaktioner

Riktlinjer för attest av ekonomiska transaktioner 1 (6) Typ: Riktlinjer Giltighetstid: Tills vidare Version: 2.0 Fastställd: 2014-11-18, KS 244 Uppdateras: 2017 Innehållsförteckning 1. Giltighet 2. Övergripande principer 3. Attestantens uppgift och ansvar

Läs mer

Beräkning av nytta med e-faktura vid olika typfall. Vägledning från BEAst

Beräkning av nytta med e-faktura vid olika typfall. Vägledning från BEAst Beräkning av nytta med e-faktura vid olika typfall Vägledning från BEAst 9 maj 2014 Besparing med e-faktura www.beast.se www.ebuild.se info@beast.se Sida 1 1. Bakgrund De flesta är medvetna om att hanteringen

Läs mer

Reglemente. Attest och kontroll av ekonomiska transaktioner. Mariestad. Antaget av Kommunfullmäktige Mariestad 2009-09-23

Reglemente. Attest och kontroll av ekonomiska transaktioner. Mariestad. Antaget av Kommunfullmäktige Mariestad 2009-09-23 Reglemente Attest och kontroll av ekonomiska transaktioner Mariestad Antaget av Kommunfullmäktige Mariestad 2009-09-23 Datum: 2012-01-24 Dnr: Sida: 2 (10) Reglemente för attest och kontroll av ekonomiska

Läs mer

Granskning av Staffanstorps kommuns leverantörsskulder och dess system

Granskning av Staffanstorps kommuns leverantörsskulder och dess system www.pwc.se Revisionsrapport Anna Hilmarsson, Certifierad kommunal revisor Lotten Lasson, Revisionskonsult Henrik Friang, Risk manager Granskning av Staffanstorps kommuns leverantörsskulder och dess system

Läs mer

F22 Attestant INNEHÅLL. Karolinska Institutet

F22 Attestant INNEHÅLL. Karolinska Institutet F22 Attestant INNEHÅLL 1 Generellt...1 1.1 Beskrivning av rutinen...1 1.1.1 Koppling till övriga rutiner...1 1.1.2 Navigationsväg...1 1.1.3 Arbetsflödet...1 2 Ansvar attestant...2 3 Attestera faktura...3

Läs mer

Rutiner för utbetalningar samt attest och firmateckning

Rutiner för utbetalningar samt attest och firmateckning Intern kontroll Rutiner för utbetalningar samt attest och firmateckning Lysekil Revisionsrapport Juli 2013 Henrik Bergh Håkan Olsson Innehåll Uppdrag och genomförande...3 Sammanfattning...4 Synpunkter...4

Läs mer

TILLÄMPNINGSANVISNINGAR FÖR ATTESTREGLEMENTE FÖR SJÖBO KOMMUN

TILLÄMPNINGSANVISNINGAR FÖR ATTESTREGLEMENTE FÖR SJÖBO KOMMUN 1(8) TILLÄMPNINGSANVISNINGAR FÖR ATTESTREGLEMENTE FÖR SJÖBO KOMMUN 1 Omfattning Med ekonomiska händelser avses alla förändringar i storleken och sammansättningen av förmögenheten som beror på ekonomiska

Läs mer

Elektronisk fakturahantering

Elektronisk fakturahantering Elektronisk fakturahantering Vad är Elektronisk fakturahantering? Elektronisk fakturahantering som förkortas EFH är en tilläggsfunktion i MONITOR som tillhandahåller systemstöd för att scanna in och elektroniskt

Läs mer

Intern kontroll avseende fakturahantering

Intern kontroll avseende fakturahantering Revisionsrapport* Intern kontroll avseende fakturahantering Eskilstuna kommun Mars 2008 Matti Leskelä Pär Lindberg *connectedthinking Innehållsförteckning 1 Inledning...3 1.1 Bakgrund och syfte...3 1.2

Läs mer

Nr Iakttagelse Risk Risknivå Försäkringskassans svar till Riksrevisionen 2014-05-16 dnr 017721-2014

Nr Iakttagelse Risk Risknivå Försäkringskassans svar till Riksrevisionen 2014-05-16 dnr 017721-2014 Riksrevisionen årlig revision 1 (14) 5.2 Systemgenererade listor över applikationsförändringar kan för närvarande inte produceras. Avsaknad av fullständiga listor över applikationsförändringar som har

Läs mer

Välkommen till Ekonomidagen maj 2015

Välkommen till Ekonomidagen maj 2015 Välkommen till Ekonomidagen maj 2015 Ekonomidagen 21 maj 2015 Presentation av ekonomiavdelningen Bokslutsinformation + projekthantering Kaffepaus Framtidens inköp Raindance - systeminformation Aktuellt

Läs mer

Utfärdad/ändrad Beslut, datum, paragraf Diarienr Gäller fr o m Avd Sida. ATTEST- OCH UTANORDNINGSREGLEMENTE

Utfärdad/ändrad Beslut, datum, paragraf Diarienr Gäller fr o m Avd Sida. ATTEST- OCH UTANORDNINGSREGLEMENTE RAGUNDA KOMMUNS FÖRFATTNINGSSAMLING Utfärdad/ändrad Beslut, datum, paragraf Diarienr Gäller fr o m Avd Sida. Ändrad Kf 2006-10-05, 48 2006/755 002 2006-10-05 11 ATTEST- OCH UTANORDNINGSREGLEMENTE 1 Tillämpningsområde

Läs mer

Vi hjälper allt från små företag till stora koncerner att ta hand om och effektivisera de ekonomiska processerna från beställning till betalning.

Vi hjälper allt från små företag till stora koncerner att ta hand om och effektivisera de ekonomiska processerna från beställning till betalning. Vi hjälper allt från små företag till stora koncerner att ta hand om och effektivisera de ekonomiska processerna från beställning till betalning. Med marknadens vassaste system och ett brett spektrum av

Läs mer

Minimanual för Baltzaranvändare, ABF

Minimanual för Baltzaranvändare, ABF Minimanual för Baltzaranvändare, ABF Inloggning i Baltzar Öppna Baltzar via Internet Explorer i Citrix Klicka på ikonen för Internet Explorer i Citrix Via Startsidan väljer du Baltzar 5 Du hamnar nu i

Läs mer

Kommunal författningssamling för. Östra Göinge kommun

Kommunal författningssamling för. Östra Göinge kommun Kommunal författningssamling för Östra Göinge kommun Nr 25 Dnr KS 2010/806.003 Antaget av KS 2010-09-08, 124 Reglemente för kontroll av verifikationer 1 Omfattning och målsättning Detta reglemente gäller

Läs mer

Rapport Granskning av försörjningsstöd. Krokoms Kommun

Rapport Granskning av försörjningsstöd. Krokoms Kommun Rapport Granskning av försörjningsstöd. Krokoms Kommun 2 December 2013 Innehåll Sammanfattning... 1 1. Inledning... 2 2. Granskningsresultat... 3 3. Bedömning och rekommendationer... 8 Sammanfattning På

Läs mer

Ärendets Första giltig- Diarieplandiarienummer. 1 Det åligger kommunens nämnder att tillse att bestämmelserna i detta reglemente om attest iakttas.

Ärendets Första giltig- Diarieplandiarienummer. 1 Det åligger kommunens nämnder att tillse att bestämmelserna i detta reglemente om attest iakttas. Ärendets Första giltig- Diarieplandiarienummer hetsdatum beteckning 925/99 2000-01-31 003 ATTEST- OCH UTANORDNINGSREGLEMENTE 1 Det åligger kommunens nämnder att tillse att bestämmelserna i detta reglemente

Läs mer

Revisionsrapport 7 / 2010 Genomförd på uppdrag av revisorerna november 2010. Haninge kommun. Granskning av säkerhet i löneutbetalningar

Revisionsrapport 7 / 2010 Genomförd på uppdrag av revisorerna november 2010. Haninge kommun. Granskning av säkerhet i löneutbetalningar Revisionsrapport 7 / 2010 Genomförd på uppdrag av revisorerna november 2010 Haninge kommun Granskning av säkerhet i löneutbetalningar Innehåll 1. Sammanfattning och slutsatser...2 2. Inledning...2 2.1.

Läs mer

Debiteringsrutiner Taxe- och avgiftsnämnden

Debiteringsrutiner Taxe- och avgiftsnämnden Revisionsrapport Debiteringsrutiner Taxe- och avgiftsnämnden Hallsbergs kommun 2010-04-08 Oscar Hjelte 2010-04-08 Lars Wigström Oscar Hjelte Innehållsförteckning 1 Inledning...1 1.1 Bakgrund...1 1.2 Revisionsfråga...1

Läs mer

Linköpings universitet

Linköpings universitet Linköpings universitet Användarmanual Konterare i Baltzar BBA Baltzar är LiU:s system för elektronisk fakturahantering. 1 Minimanual för konterare LiU Senast uppdaterad: 2012-05-15 Innehållsförteckning

Läs mer

Minimanual för Baltzaranvändare

Minimanual för Baltzaranvändare Minimanual för Baltzaranvändare Inloggning i Baltzar Öppna Baltzar via länken i mailet Ange användare och lösenord och logga in Du hamnar nu i din Inkorg Tryck på knappen F11 för att få hel bildskärm samt

Läs mer

Tjänstekatalog Patientkontorsadministration, bilaga 6

Tjänstekatalog Patientkontorsadministration, bilaga 6 Tjänstekatalog Patientkontorsadministration, bilaga 6 1 1 Innehåll 1 Innehåll... 2 2 Ömsesidiga åtaganden... 3 2.1 GSFs åtaganden... 3 2.2 Kundens åtaganden... 3 3 Generella tjänstebeskrivningar... 5 4

Läs mer

Riktlinjer för ansvar och behörigheter i Personec P

Riktlinjer för ansvar och behörigheter i Personec P Riktlinjer för ansvar och behörigheter i Personec P Antagen av: Dokumentansvarig: Yvonne Stolt Innehåll Inledning... 3 Syfte... 3 Allmän beskrivning av Personec P... 3 Ansvar... 4 Behörighetsroller i Personec

Läs mer

Kundfakturor. Raindance - Kundreskontra. Kommando KFM

Kundfakturor. Raindance - Kundreskontra. Kommando KFM Kundfakturor Kommando KFM Denna rutin används för att registrera de fakturor vi ska skicka till våra kunder. Du kommer till denna rutin genom att välja RK i huvudmenyn. Välj därefter KFM för att komma

Läs mer

Granskning av intern kontroll 2011 - svar på revisionsskrivelse

Granskning av intern kontroll 2011 - svar på revisionsskrivelse STYRELSEN SAMMANTRÄDES PROTOKOLL 30 (36) Sammanträdesdatum Paragraf Kommunstyrelsen 30 januari 2012 19 Diarienummer KS-2011/1 036.912 Granskning av intern kontroll 2011 - svar på revisionsskrivelse Kommunstyrelsens

Läs mer

Granskning av fakturahanteringen. Trelleborgs kommun

Granskning av fakturahanteringen. Trelleborgs kommun www.pwc.se Revisionsrapport Granskning av fakturahanteringen Emelie Lönnblad Revisionskonsult 1. Sammanfattning har fått i uppdrag av Trelleborg kommuns revisorer att genomföra en granskning av styrelse

Läs mer

Katrineholms kommuns författningssamling

Katrineholms kommuns författningssamling Kommunstyrelsens handling nr 38/2008 Katrineholms kommuns författningssamling Reglemente för kontroll av ekonomiska transaktioner Antaget av kommunfullmäktige 1992-02-24, 86 Reviderat av kommunfullmäktige

Läs mer

Landstinget Blekinge. Revision av PA-system. Göteborg, 2010-09-23

Landstinget Blekinge. Revision av PA-system. Göteborg, 2010-09-23 Landstinget Blekinge Revision av PA-system Göteborg, 2010-09-23 Sammanfattning Bakgrund Våren 2010 fick Ernst & Young i uppdrag av Landstinget Blekinges revisorer att granska landstingets hantering av

Läs mer

F21 - Godkännare INNEHÅLL. Karolinska Institutet

F21 - Godkännare INNEHÅLL. Karolinska Institutet F21 - Godkännare INNEHÅLL 1 Generellt...1 1.1 Beskrivning av rutinen...1 1.1.1 Koppling till övriga rutiner...1 1.1.2 Navigationsväg...1 1.1.3 Arbetsflödet...1 2 Ansvar godkännare...2 3 Godkänna fakturor...3

Läs mer

Marks kommun. Granskning av intern kontroll i leverantörsreskontrarutinen. 2011-10-12 Sara Wåhlin Emily Jönsson

Marks kommun. Granskning av intern kontroll i leverantörsreskontrarutinen. 2011-10-12 Sara Wåhlin Emily Jönsson Marks kommun Granskning av intern kontroll i leverantörsreskontrarutinen 2011-10-12 Sara Wåhlin Emily Jönsson Innehållsförteckning 1 INLEDNING... 3 1.1 UPPDRAGSBESKRIVNING... 3 1.2 METOD OCH AVGRÄNSNING...

Läs mer

Uppföljning av tidigare granskningar

Uppföljning av tidigare granskningar Revisionsrapport 7/2014 Uppföljning av tidigare granskningar Södertälje kommun Innehåll 1 Inledning...2 1.1 Syfte och revisionsfrågor...2 1.2 Revisionskriterier...2 1.3 Metod...2 1.4 Avgränsning...2 2

Läs mer

Göteborgs stad. Ernst & Young AB. Rapport 2010-05-10. Granskning vid Idrotts- och föreningsförvaltningen

Göteborgs stad. Ernst & Young AB. Rapport 2010-05-10. Granskning vid Idrotts- och föreningsförvaltningen Göteborgs stad Granskning vid Idrotts- och föreningsförvaltningen Ernst & Young AB Rapport 2010-05-10 Innehållsförteckning 1 Uppdragsinformation... 2 1.1 Uppdraget... 2 1.2 Inriktning, genomförande och

Läs mer

Tillämpningsanvisning till Attestreglemente

Tillämpningsanvisning till Attestreglemente Besöksadress: Postadress: Telefon: Webb: www.ange.se Datum: 2015-02-03 Tillämpningsanvisning till Attestreglemente Antaget av kommunstyrelsen den 3 februari 2015 Postadress Besöksadress Webb Telefon Bankgiro

Läs mer

Support Frågor och svar

Support Frågor och svar e-fakturabolaget: Support Frågor och svar 1(21) Svenska e-fakturabolaget AB Support Frågor och svar Version 1.1 e-fakturabolaget: Support Frågor och svar 2(21) INNEHÅLLSFÖRTECKNING Anmälan/Avanmälan...

Läs mer

Elektronisk handel Förstudie: Skanning av leverantörsfakturor

Elektronisk handel Förstudie: Skanning av leverantörsfakturor 1 Revisionsrapport* Elektronisk handel Förstudie: Skanning av leverantörsfakturor Landstinget Halland 2006-10-23 Rolf Aronsson *connectedthinking 2 Innehållsförteckning 1 SAMMANFATTNING AV SYNPUNKTER...3

Läs mer

Marks kommun - Granskning av intern kontroll i lönehanteringen

Marks kommun - Granskning av intern kontroll i lönehanteringen 3.2 Roller och ansvarsfördelning 3.4 Riktlinjer kring intern kontroll 4 Rimlighetsbedömning löneutbetalning Ansvarsfördelning Ansvars- och rollbeskrivningar bör finnas för väsentliga roller relaterat till

Läs mer

Lathund Elektronisk fakturahantering

Lathund Elektronisk fakturahantering Sidan 1 av 13 Lathund Elektronisk fakturahantering 2014-11-01 Sidan 2 av 13 1 Introduktion... 3 2 Logga in... 4 2.1 Glömt lösenord... 5 3 Mina fakturor... 6 3.1 Status... 6 3.2 Sortera och selektera...

Läs mer

System och rutiner 2008

System och rutiner 2008 Revisionsrapport System och rutiner 2008 Avesta kommun Mars 2009 Åke Andersson Innehållsförteckning 1 Sammanfattning...2 2 Inledning...3 2.1 Uppdrag...3 2.2 Syfte...3 2.3 Metod...3 3 Fakturering och betalningsbevakning...4

Läs mer

REGLEMENTE FÖR KONTROLL AV VERIFIKATIONER ULRICEHAMNS KOMMUN. Antaget av kommunfullmäktige 2013-03-25, 43

REGLEMENTE FÖR KONTROLL AV VERIFIKATIONER ULRICEHAMNS KOMMUN. Antaget av kommunfullmäktige 2013-03-25, 43 2013-01-17 REGLEMENTE FÖR KONTROLL AV VERIFIKATIONER ULRICEHAMNS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 2013-03-25, 43 (ersätter reglemente antaget av kommunfullmäktige 1992, 179) OBS! Fr o m 2013-09-01 ny

Läs mer

Ny generation applikation Användarföreningens proffsdagar 2012-05-24. Helena Sörensen helena.sorensen@logica.com

Ny generation applikation Användarföreningens proffsdagar 2012-05-24. Helena Sörensen helena.sorensen@logica.com Ny generation applikation Användarföreningens proffsdagar 2012-05-24 Helena Sörensen helena.sorensen@logica.com Områden KRP Workflow LFP2 Logica 2011. All rights reserved Kundreskontraportal 2012 Vår Pilotdrift

Läs mer

Rapport Granskning av försörjningsstöd.

Rapport Granskning av försörjningsstöd. Rapport Granskning av försörjningsstöd. Härjedalens kommun Socialnämnden 13 November 2013 Innehåll Sammanfattning... 1 1. Inledning... 2 2. Granskningsresultat... 4 3. Bedömning och rekommendationer...

Läs mer

Granskning av Jönköpings kommuns rutin för skanning av leverantörsfakturor

Granskning av Jönköpings kommuns rutin för skanning av leverantörsfakturor Granskning av Jönköpings kommuns rutin för skanning av leverantörsfakturor Elisabet Håkansson Januari 2006 Innehållsförteckning 1. Inledning sidan 2 2. Syfte/metod sidan 2 3. Rutin elektronisk hantering

Läs mer

Elsäkerhetsverkets register och behandlingar av personuppgifter enligt 39 PUL

Elsäkerhetsverkets register och behandlingar av personuppgifter enligt 39 PUL ELSÄK2000, v1.2, 2013-02-01 FÖRTECKNING 1 (11) Kim Reenaas Verksjurist Generaldirektörens stab 0550-851 21 kim.reenaas@elsakerhetsverket.se 2014-08-22 Dnr 14EV2742 Förteckning enligt 39 personuppgiftslagen

Läs mer

Revisionsrapport 17 / 2012 Genomförd på uppdrag av revisorerna December 2012. Huddinge kommun. Granskning av otillåtna bisysslor

Revisionsrapport 17 / 2012 Genomförd på uppdrag av revisorerna December 2012. Huddinge kommun. Granskning av otillåtna bisysslor Revisionsrapport 17 / 2012 Genomförd på uppdrag av revisorerna December 2012 Huddinge kommun Granskning av otillåtna bisysslor Innehåll 1. Sammanfattning... 3 2. Inledning... 4 2.1. Bakgrund... 4 2.2.

Läs mer

Manual Attestering av fakturor på webb

Manual Attestering av fakturor på webb Manual Attestering av fakturor på webb Innehåll Förutsättningar...2 Mail och inloggning...3 Ekonomisk attest...5 Åtgärdsknappar för ekonomisk attestant... 10 Alternativ 1 - Fakturan är korrekt... 11 Alternativ

Läs mer

24SevenOffice Systemdokumentation. Uppdaterad 2012-03-28

24SevenOffice Systemdokumentation. Uppdaterad 2012-03-28 24SevenOffice Systemdokumentation Uppdaterad 2012-03-28 Systemdokumentation Redovisningsplan Baskontoplanen med anvisningar används, standardversion följs. Kunden kan anpassa kontoplanen efter önskemål

Läs mer

Granskning av IT-säkerheten inom Lunds kommun

Granskning av IT-säkerheten inom Lunds kommun Revisionsrapport 2015 Genomförd på uppdrag av revisorerna Juni 2015 Granskning av IT-säkerheten inom Lunds kommun Innehållsförteckning 1 Sammanfattning... 4 1.1 Bakgrund...4 1.2 Övergripande slutsatser...4

Läs mer

Audit KPMG AB 2011-10-31 Antal sidor: 6

Audit KPMG AB 2011-10-31 Antal sidor: 6 Rapport avseende granskning av lönerutin Audit KPMG AB 2011-10-31 Antal sidor: 6 2011 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated

Läs mer

ATTESTREGLEMENTE 1(6) STYRDOKUMENT DATUM 2015-01-19

ATTESTREGLEMENTE 1(6) STYRDOKUMENT DATUM 2015-01-19 1(6) STYRDOKUMENT DATUM 2015-01-19 ATTESTREGLEMENTE 1 Bakgrund och syfte Attestreglementet ingår som en del i kommunens internkontroll. Internkontrollens huvudsakliga syfte är att förbättra effektiviteten

Läs mer

Revisionsrapport Intern kontroll i redovisning och administrativa system: Leverantörsfakturor

Revisionsrapport Intern kontroll i redovisning och administrativa system: Leverantörsfakturor www.pwc.se Revisionsrapport Gun-Britt Alnefelt, Cert. kommunal revisor Himn Dagemir Intern kontroll i redovisning och administrativa system: Leverantörsfakturor Innehållsförteckning 1. Sammanfattning...

Läs mer

Att skicka fakturor. Fördjupning till dig som ska använda bankens Fakturaskrivare för e-fakturor och pappersfakturor

Att skicka fakturor. Fördjupning till dig som ska använda bankens Fakturaskrivare för e-fakturor och pappersfakturor Att skicka fakturor Fördjupning till dig som ska använda bankens Fakturaskrivare för e-fakturor och pappersfakturor Välkommen! Att skicka kundfakturor via banken innebär ett effektivt sätt att jobba och

Läs mer

Att skicka fakturor. Fördjupning till dig som ska använda bankens fakturaskrivare för e-fakturor och pappersfakturor via e-bokföring

Att skicka fakturor. Fördjupning till dig som ska använda bankens fakturaskrivare för e-fakturor och pappersfakturor via e-bokföring Att skicka fakturor Fördjupning till dig som ska använda bankens fakturaskrivare för e-fakturor och pappersfakturor via e-bokföring Välkommen! Genom att skicka kundfakturor via banken kan du och ditt företag

Läs mer

Datum 2015-Or-29. Falkenbergs kommun Valda revisorer

Datum 2015-Or-29. Falkenbergs kommun Valda revisorer Falkenbergs kommun Valda revisorer Datum 2015-Or-29 Kommunstyrelen Kommunfullmdktige - f

Läs mer