2013-08-08 Ref R Wallin PM: uppföljning av granskning av sfrågor Inledning Kommunrevisionen har beslutat genomföra en uppföljning av den granskning som gjordes år 2010 av sfrågorna. I granskningen 2010 rekommenderades kommunstyrelsen vidta följande åtgärder: Aktualisera riktlinjerna så att dessa står i samklang med gällande lagstiftning Skärp internkontrollen vid direkt Skaffa ett inköpssystem som stöder ramstroheten Aktuellthållande av en samlad förteckning över giltiga ram i kommunen Återkommande uppföljning av ramstroheten Utbildning i LOU till berörda En förstärkning av samordningsfunktionen i kommunen för att erbjuda kompetensstöd vid frågor om direkt, suppföljning etc. Syfte Kommunrevisionen vill nu ta reda på vilka åtgärder som vidtagits med anledning av granskningen år 2010. Genomförande Uppföljningen har genomförts i form av genomgång av aktuella styrdokument, intervjuer med sstrateg och stickprovskontroll av ett antal leverantörs under januari, mars och maj 2013. Stickprovskontrollen omfattar alla under de tre månaderna till belopp överstigande 150 000 skr. Fakturorna stäms av mot befintliga ram. Alla som lämnat underlag och intervjuats har sakgranskat utkastet till promemorian. Aktualisering av riktlinjer Kommun har aktualiserat riklinjerna. År 2011 togs beslut om ny spolicy av fullmäktige 2011-05-30, 55. I policyn klargörs mål med, vad den omfattar, samarbetet med Kommunalförbundet Fjärde storstadsregionen, scenter, förhållningssätt och olika organs ansvar i sfrågor, beloppsgränser, planering och skrav bl.a.
Policyn kompletteras med tillämpningsföreskrifter som anger rutiner, dokumentationskrav och anvisningar för handläggningen av sfrågorna. Föreskrifterna beslutades av kommunstyrelsen 2011-05-09. Det är tillfredsställande att kommunen har aktualiserat spolicyn och också kompletterat den med tillämpningsföreskrifter. Skärp internkontrollen vid direkt I granskningen år 2010 framkom att en del direktar skett utan tydligt beaktande av lagen om offentlig, LOU, bl.a. utan dokumentation om att skett i konkurrens. Vid uppföljningen nu konstateras att det i tillämpningsföreskrifterna framgår vilka rutiner som gäller. Det är tillfredsställande. Inköpssystem som stärker ramstroheten och samlat system för alla ram Granskningen för tre år sedan visade att det saknades ett samlat grepp om samtliga och att det också enbart fanns kunskap om de lokala verksamhetsen i de olika verksamheterna. Vid uppföljningen nu visar det sig att det inte finns något specifikt system för samtliga. Kommunen har heller inte bedömt, enligt sstrategen, att det är nödvändigt med hänvisning till att många av en finns i externa databaser. Ärendehanteringssystemet Castor är nytt och där samlas numera alla som de olika sektorerna sluter på egen hand. Till det finns sedan tidigare alla via E-avrop samlade på ett ställe. Likaså finns sedan tidigare alla nationella samlade i särskilda databaser, t.ex. Kommentus. Med tillskapandet av ärendehanteringssystemet Castor kan man numera snabbt få en överblick av vilka som finns via E-avrop, de nationella databaserna och de verksamhetsspecifika lokala en via Castor. Det har skett en förbättring av rutinerna vilket är tillfredsställande Den rutin som finns bedöms tillräcklig. Uppföljning av stroheten I kommunens internkontrollplan sägs att ramstroheten skall följas upp två gånger per år. Uppföljning skall göras slumpvis med ett urval av 25 leverantörer per tillfälle, dvs. sammanlagt 50 under ett år. Kommunen har genomfört en uppföljning utifrån internkontrollplanen. Den visade att tre av fyra leverantörer saknade ram. Inköpsvärdet för dessa leverantörer varierade mellan ca 200 kr och 250 000 kr vid granskningstillfället.
Det är tillfredsställande att kontroll görs, men frekvensen är lägre än den beslutade. Resultatet av kontrollen indikerar att det hade varit värdefullt att man fördjupat analysen med tanke på att så många i urvalet härrörde från leverantörer som saknar ram. Stickprovskontroll vid uppföljningen I den här uppföljningsgranskningen har stickprovskontroller skett i januari, mars och maj 2013. Stickprovskontrollen omfattar ur leverantörssystemet uppgående till mer än 150 000 kr per faktura. Kontrollen visar följande resultat. Januari 2013 Ram Ej ram via E-avrop 16 1 1 7 1 3 1 2 *Hyres behöver inte upphandlas enligt LOU. Regleras via LUF **En direktplacering avser ett samägt kommunalt försäkringsbolag där det är tveksamt om krävs. Den sammanlagda faktureringen för de sexton na uppgår till ca 6,5 mkr för januari månad. Av sammanlagt 16 omfattas hälften av ram. Fyra avser interkommunala ar. Det är två som kan anses avvika från en strikt tillämpning av LOU. Mars 2013 Ram Särskild 34 1 7 8 1 7 1 9 *Hyres behöver inte upphandlas enligt LOU. Regleras via LUF **Avser placering av ungdom med kort varsel. Den sammanlagda faktureringen under mars uppgår till ca 24 mkr. En av na avser pensionsinbetalningar motsvarande drygt 8 mkr. I några fall finns inte någon specifikation av den levererade tjänsten, trots att beloppen är betydande. Vid närmare kontroll visar det sig att det rör sig om placering på behandlingshem där Migrationsverket står för alla kostnader slutänden. Maj 2013 Ram Särskild 24 1 4 5 2 7 1 4 Friskole Direkt** Friskole Direkt** Friskole Direkt** *Hyres behöver inte upphandlas enligt LOU. Regleras via LUF **Avser bl.a placering av ungdom med kort varsel men också rena direktar av tjänster Den sammanlagda faktureringen under maj uppgår till ca 12,7 mkr.
Summering De tre granskade månaderna redovisar till ett sammanlagt belopp på närmare 43 mkr. Då är enbart med större belopp än 150 000 kr inkl moms resp månad redovisade. Om man enbart bedömer stroheten kring ar utifrån krav enligt LOU är stroheten de tre granskade månaderna 72 procent. Beräkningen bygger på från ram enligt E-avrop, särskild, lokalt och direkt. Några generella iakttagelser är att oftare skett via lokala än via tecknade av kommuner i samverkan. En annan iakttagelse är att det ändå förekommer en inte obetydlig utan vare sig lokalt eller via kommuner i samverkan. Utbildning i sregler Någon formellt anordnat utbildning bland chefer och närmast berörd personal har inte skett. Däremot anses kunskapen bland anställda ha ökat med framtagande och kommunicering av policy och tillämpningsföreskrifter, enligt den sansvarige som också framhåller att information om sfrågor även lämnas i samband med bokslutsgenomgångar. De insatser som är gjorda bedöms vara tillfredsställande men med tanke på att närmare 30 procent av alla ar sker direkt och det dessutom i dessa fall rör sig om relativt stora belopp behöver förståelsen för och efterlevnaden av lagkraven förbättras. Ernst & Young rekommenderar kommunen fortsatta satsningar på utbildning kring LOU för berörd personal. Förstärkning av samordningsfunktionen I granskningen år 2010 konstaterades att samordningsfunktionen behövde förstärkas. Därefter har arbetet kring sfrågor fått en tydligare struktur med aktuell policy, tydliga tillämpningsföreskrifter och en klarare ansvarsfördelning. De förändringar som är genomförda bedöms tillfredsställande. Slutkommentar Uppföljningen visar att kommunen vidtagit flertalet av de förslag till förbättringar som revisionen lämnade vid den förra granskningen. Av föreslagna sju förbättringar har kommunstyrelsen vidtagit sex så här långt. Det är tillfredsställande. Kommunstyrelsen bedöms därför ha stärkt styrningen över dessa frågor. Kommunstyrelsen rekommenderas genomföra hela kontrollen av stroheten i enlighet med gällande internkontrollplan. Kommunstyrelsen rekommenderas också överväga behovet av återkommande utbildningsinsatser för chefer och personal i sfrågor.