Lisa kortmanual Version 8.12 2013-05-08 Miljödata AB Ronnebygatan 46 Tel. 0455-33 35 30 371 87 Karlskrona Org. nr 556324-4036 www.miljodata.se
Systematisk uppföljning av arbetsmiljön Lisa är en förkortning av Lokalt InformationsSystem om Arbetsskador samt tillbud. Lisa har ursprungligen utvecklats av Miljödata i samarbete med Arbetsmiljöverket och introducerades 1991. Det är ett dataprogram som är konstruerat för registrering och uppföljning av arbetsskador, tillbud och avvikelser inom företag och organisationer. Lisa underlättar rapportering över företagets skadebild för ledningen. Materialet kan i Lisa redovisas på ett snabbt, åskådligt och informativt sätt. Sammanställningar och uppföljningar av arbetsskador inom företaget är viktiga för att kartlägga och inventera risker i arbetsmiljön. Statistiken är även värdefull vid planering av företagets resurser och insatser. En klar fördel i större företag är att informationen samlas in centralt och på ett enhetligt sätt. Företaget kan göra jämförelser med t ex hela branschen. Vid registrering av arbetsskador följer Lisa samma metodik som används vid produktion av officiell statistik med hjälp av Informationssystemet om arbetsskador (ISA). Detta innebär bl.a. detaljerad registrering av skadeförlopp vid arbetsolycka eller orsak till arbetssjukdom. Samma metodik möjliggör jämförelser med officiell branschstatistik. Registreringsformuläret i Lisa följer Försäkringskassans blankett FK 9210 för registrering av arbetsskador. Varför arbeta med Lisa? I AFS 2001:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete står det att arbetsgivaren är skyldig att utreda orsaker till ohälsa och olyckor (även mindre allvarliga) samt allvarliga tillbud i arbetet. Vissa förebyggande åtgärder måste genomföras omedelbart. Andra kan kanske vänta, men ska tas upp i en skriftlig handlingsplan med uppgift om när de ska vara genomförda och vem som ansvarar för dem. Det som står i handlingsplanen ska genomföras så snart det är praktiskt möjligt. De åtgärder som har genomförts skall efterkontrolleras. Tillbud och händelser med våld eller hot om våld ska dokumenteras och utredas, vare sig de är allvarliga eller inte. Arbetsgivaren ska varje år göra en skriftlig sammanställning av olycksfall och allvarliga tillbud som inträffat i arbetet. Detta kan skötas på ett effektivt sätt med Lisa. Med Lisa får du: Stöd för att samla nödvändig information om händelser Automatisk redovisning av alla åtgärder och aktiviteter i en handlingsplan Utskrift av anmälningsblankett till Försäkringskassan och AFA Hjälp att hålla reda på aktuella händelser och åtgärder All statistik och redovisning som behövs Lisa Kortmanual Sida 2(8)
Fliken Händelseöversikt Lisa startas och används från en vanlig webbläsare (Microsoft Internet Explorer). Rapportering av vissa händelser kan också ske utan att logga in och då får du som chef mail från Lisa om den registrerade händelsen. Börja med att klicka på knappen Logga in. Efter inloggningen visas fliken Händelseöversikt, med en lista över alla inträffade händelser på just din arbetsplats: I Lisa ser du flikar längst upp som är funktioner du kan välja mellan. En del flikar har även underflikar. I Händelseöversikten visas en händelse per rad, de olika händelsetyperna är markerade med olika färger (se fyrkanterna längst ut till vänster): Den kolumnrubrik som är markerad med pil är vald sortering (som Datum i bilden ovan). Du kan ändra sortering genom att klicka på valfri kolumn, då sorteras Händelseöversikten efter Lisa Kortmanual Sida 3(8)
den kolumn du klickade på. Längst ut på raden visas en gem-symbol om bifogat dokument finns på händelsen. Status på skadorna visas också som en färgmarkerad fyrkant: Ej åtgärdade händelser är händelser utan registrerade åtgärder, Under utredning är händelser med registrerade åtgärder, Avslutade är händelser som markerats som avslutade i Handlingsplanen och Efterkontrollerade är händelser som markerats som efterkontrollerade i Handlingsplanen. Högerklickar du på en av kolumnerna kan du ändra vilka kolumner som ska visas i din Händelseöversikt samt även i vilken ordning. Allra längst upp på sidan finns ett urvalsfönster, där kan du välja att t ex endast se tillbud i Händelseöversikt och sedan klicka på Sök. Då visas din lista enligt det urval du valt, välj Urval för att välja mer detaljrikt eller söka en viss skada/person. Dubbelklickar du på en rad/händelse kommer du till fliken Händelsestatus och underfliken Handlingsplan för händelsen du valt. På varje bild finns det Hjälpknapp som även inkluderar hantering av länkar, med tydlig och anpassad information till den funktion som du ska använda i Lisa. Det finns även en flik som heter Länkar där samlade dokument och söksidor finns. 1. Börja arbetet med att registrera händelse - fliken Ny Händelse Avsikten är att enkelt och snabbt samla in information om en händelse, för att i ett senare skede komplettera/utreda de bakomliggande orsakerna. Registreringen sker med hjälp av en guide som du hittar under fliken Ny Händelse, klicka på t ex rutan Skada: Lisa Kortmanual Sida 4(8)
En arbetsskada (olycka, arbetssjukdom) är en händelse som medfört någon form av skada och ska enligt lag anmälas till försäkringskassan. Tillbud är ett samlingsbegrepp för olika typer av nästan-skador d.v.s. händelser som skulle ha kunnat leda till arbetsskador. Elevskada hanterar skador inom skolan. Börja med att välja en av guiderna under fliken Ny händelse. Skaderegistreringen är den längsta guiden och du fyller i uppgifterna i fälten så gott det går. Följ fälten för registrering, och klicka på -symbolerna om du behöver hjälp. Datum, skadetyp, ansvarig, person och en beskrivning av händelsen är obligatoriska uppgifter att fylla i. Ange person genom att klicka på Välj och söka upp personen i databasen. Du kan även ange om du vill ge behörighet till ytterligare ett arbetsområde angående just denna specifika skada. Klicka då på Lägg till, ange arbetsområde och bekräfta med att klicka på OK. Ett E-postmeddelande går då till ansvarig som får kännedom om skadan och kan vidta åtgärder för att minimera skaderisken där. Du kan registrera åtgärder på samtliga händelseguider för att undvika att liknande händelser inträffar igen. Skriv i datumet, skriv en anteckning om åtgärden och markera om den redan är utförd och i så fall när. Klicka på underfliken Spara händelsen när du är klar, den hittar du i högra hörnet på skärmbilden. När du sparat kommer du direkt till fliken Händelsestatus och skadans Handlingsplan, där du överst ser du skadans ID nummer. Se Bilaga för kopplingen mellan dessa registrerade uppgifter och själva blanketten! Samtliga händelser kan du vid ett senare tillfälle gå in och komplettera genom att i fliken Händelsestatus välja underfliken Redigera händelsen. Tillbud liknar skaderegistreringen men innehåller färre fält. Datum, organisationsdel och en beskrivning av händelsen ifråga är obligatoriska fält att fylla i. Tillbud är ett samlingsbegrepp för olika typer av nästan-skador dvs. inte förväntade händelser som skulle kunna medföra risk eller skada för någon. Lisa Kortmanual Sida 5(8)
2. Gå till Handlingsplanen för händelser och följ händelsen När du sparat händelsen visas automatiskt fliken Händelsestatus med en Handlingsplan för händelsen. Här ser du ID numret på din händelse (Skada #652), aktiviteter som redan gjorts och redan registrerade åtgärder: Här finns även underflikar t ex Bifogade dokument om du vill koppla ett dokument till händelsen och Sammanställning för att se en kort sammanställning och ev. konvertera en händelse till en annan händelsetyp. Kryssa i när skadan är insänd till försäkringskassan, avslutad, efterkontrollerad osv. (detta anger status för skadan när du sedan tittar på statistik). Fyller du i ett planerat färdigdatum och detta överskrids i tid utan att åtgärden blivit utförd, visas datum med röd färg. Du kan dubbelklicka på en av åtgärderna för att komma in i åtgärds-registreringen och redigera eller klarmarkera åtgärden (fyll då i utfört datum). Bifoga dokument t ex en bild genom att klicka på underfliken Bifogade dokument. Knappen Lägg till åtgärd kan användas för att skapa ytterligare åtgärder kopplade till händelsen. Fyll i uppgifterna i dialogrutan, se nästa bild. Du kan även markera att den ska komma med på anmälningsblanketten samt ange kostnad i kronor och tid om du vill. Vill du att den ska epost-bevakas kan du ange det längst ner (på följande bild har vi valt att åtgärden ska epost-bevakas av ansvarige på Miljödata). När du sparat visas även den på handlingsplanen för händelsen ifråga. Lisa Kortmanual Sida 6(8)
3. Skriv ut Skadeanmälan och gör AFA anmälan/webanmälan I samband med att du sparar en skada och kommer till Handlingsplanen, kan du där enkelt skriva ut skadan på blanketten Skadeblankett FKF9210 genom att klicka på knappen FKblankett. Data från skadeformuläret förs över och klistras in på en blankett som utformats som ett Acrobat Reader dokument. Du kan även välja att skriva ut uppgifterna på AFA blanketten, klicka då på knappen AFAblankett. Då skrivs informationen automatiskt över från skaderegistreringen till AFA blanketten. Övrig information kan du fylla i direkt innan du skriver ut blanketten. Kryssa i händelsens handlingsplan att blanketten är insänd. Lisa Kortmanual Sida 7(8)
I de fall koppling finns mot AFAs webanmälan visas denna när du klicka på AFA blanketten. Skicka in uppgifterna (som förts över) och när du stänger kryssas automatiskt aktiviteten i på handlingsplanen. De flesta utskrifter kan skrivas ut i PDF-, Word- eller Excelformat. 4. Redovisa statistik Snabbstatistik redovisar enkel statistik direkt. Detta ger en snabb översikt med siffror och grafer över t ex antal skador och hur många som befinner sig under utredning mm. Klicka på staplarna när du gjort ett urval så får du mer information om det du valt. Du kan också visa och skriva ut Fördjupad statistik genom att välja flera begrepp med kolumnuppdelning och eget urval, samt exportera till Excel: Lisa Kortmanual Sida 8(8)