Örebro kommun Sammanställning intervjuer

Relevanta dokument
PROPORTAL WEBBASERAT GRÄNSSNITT TILL PROMARK

Personec arbetsledare

Tidrapportering i FLEX Portal

Lathund för Personec Självservice

Vi hjälper allt från små företag till stora koncerner att ta hand om och effektivisera de ekonomiska processerna från beställning till betalning.

LATHUND HEROMA SJÄLVSERVICE

Användarmanual Attestering

Personec Självservice

Utbildning Beslut Självservice

Personec Genomgång HR specialister

Bli ett bättre företag!

EXFLOW NAV BROSCHYR VÄLJ LÖNSAMHET ISTÄLLET FÖR ADMINISTRATION HANTERA DINA LEVERANTÖRSFAKTUROR DIREKT I MICROSOFT DYNAMICS NAV

Information om ändringar i Självservice juni 2012

Individ. Adress: OBS! Ej www. Länk till BeSched Individ finns på hemsidans startsida Tidrapportering BeSched

Region Skåne Granskning av IT-kontroller

Lathund för Attesterare Egenrapportering

Utbildningsmaterial Personec P Självservice. Timavlönad arbetstagare Registrering i Kalendern

EGENRAPPORTERING. Vid frågor ring gärna: Birgitta Fröjd Eva Johansson

PROMARK WORKFORCE MANAGEMENT ProPortal

EXFLOW DYNAMICS NAV ELEKTRONISK FAKTURAHANTERING

Införande av Skolfederation. Erfarenheter i Sundsvalls kommun

Manual för tidrapportering

Lathund för Egenrapportör

Aditro Our focus benefits yours Nyhetsdagar för användare av Aditros lösningar för Privat Marknad Sverige Sverige

Användarhandbok - attest. Egenrapportering

Användarhandledning Time Care Pool och Personec för vikarier 2015

A n v ä n d a r m a n u a l

Personec Självservice

Mobilt Efos och ny metod för stark autentisering

Infobank kvickguide. Kom i gång med Infobank. Logga in till Infobank. Installationsguiden

Personalsystem. Tidredovisning Schemaläggning/bemanning Reseräkning Personaladministration Lönehantering

Självservice Personec P

Över kunder har redan valt en lösning från Mamut

Responsgruppen 1 1. Inloggning 4 2. Huvudmeny 5 3. Adress 6 4. Barn 6 5. Frånvaro Avv tjänstg (extra arbete) 9

ADITRO OUR FOCUS BENEFITS YOURS SUMMIT 2014 LITE NYTT OCH FÖRÄNDRAT COPYRIGHT ADITRO. ALL RIGHTS RESERVED.

LEGA ONLINE. Bli lönsammare med Lega Online. - Sveriges största internetbaserade bokningssystem.

2. Genom att klicka på actionknappen kommer du in till en meny:

Mobilt Efos och ny metod för stark autentisering

Manual för assistenter, VH tid

Personec Självservice

Manual tidrapportering i Personec ESS

För att underlätta i Visma självservice för dig som administratör

Manual Time Care Pool Vikarie

Semester (Alfa 5 kap.) samt Personalhandbok A-Ö

För dig som. administrerar kurser, utbildningar, seminarier, event och konferenser. Produktinformation

ProAbs Semester PROMARK WORKFORCE MANAGEMENT PROABS ÄR AVANCERAD FRÅNVAROHANTERING

Aktivera konto och logga in

Heroma självservice för arbetsledare

Ariba Network Förenklad Guide för att hantera en inköpsorder

Innehållsförteckning. SoftOne Mobil

Visma Proceedo. Att attestera - Manual. Version 1.2 /

Personec P. Manual för chef och chefsstöd

Mobilt Efos och ny metod för stark autentisering

Lathund för Attesterare Egenrapportering

Visma.net AutoPay. Elektroniska betalningar har aldrig varit enklare

Innehåll Översiktsvyn Dagsvy och veckovy... 2 Registrera tid... 2 Aktiviteter... 3 Lås period... 3 Projektrapport och attestering...

1.1 Inbjudan Inloggning Viktigt att tänka på 2

AGDA Webb Enskild användare tidrapportering 1

NYCKELN DIÖS INTRANÄT

För att underlätta i Visma självservice för dig som chef

ExFlow AX. Produktbroschyr för ExFlow AX Elektronisk hantering av leverantörsfakturor för Microsoft Dynamics AX Datum:

Patrik Flensburg. IT- och servicechef Lomma kommun. söndag 30 september 12

Personalsystem. Tidredovisning Schemaläggning/bemanning Reseräkning Personaladministration Lönehantering

Lathund för hantering av Miljöavvikelser i DF RESPONS

IT-säkerhet och support

Logga in För att förenkla och ge bättre överblick över sin arbetstid har var och en som tidrapporterar sina unika inloggningsuppgifter.

Mamuts Business Software 12.5 Justeringar är gjorda så att överföring fungerar till Mamuts Business Software version 12.5

PROGRAMVARULEVERANTÖRERNA. SRF tar pulsen på F R A M T I D S S P A N I N G PROGRAMVARULEVERANTÖRER REDOVISNING

- Budget och uppföljning - Kundfakturor fakturor till kund/brukare - Leverantörsfakturor fakturor från leverantör - Lönehantering

MANUAL HR-WEBBEN. Generell manual för dig som rapporterar som medarbetare. Redigerad

Frågor och svar om ArcGIS Pro Licensiering

2. Genom att klicka på actionknappen kommer du in till en meny:

Utbildningskompendium för AT-läkare, Skaraborg

Heroma Sja lvservice. Nya webben. En enkel manual riktad till anställda i Nykvarns kommun

Heroma Sja lvservice. Medarbetare. En enkel manual riktad till anställda medarbetare i Nykvarns kommun

Vikariehandledning. rev

Proceedo Manual V1.1 - Granska och attestera fakturor

Manual för att registrera en anställds sjukfrånvaro samt registrera läkarintyg

Versionsinformation. Artvise Contact Center Version 4.0

Nu kommer du in i Självservice via Aditro Window

FLEX Personalsystem. Uppdateringsanvisning

Rapport Granskning av Personalsystemet Heroma

RFI Förmånsportal 1(5)

Introduktion till Konsultportalen

Manual till huvudmännen gällande bidragsportalen för omvårdnadsinsatser vid RgRh

BLI PROAKTIV MED PÅMINNELSER

HANTERA ANSTÄLLNING. Internt dokument Medvind Webb för chef och administratör. Gäller fr.o.m: Senast reviderad:

Användarguide. Sök och administrera dina volontärer på Volontärbyrån

Release notes för RemoteX Applications Windowsklient version 4.4

Kom igång med ibinder Avtalsregistret

TIME CARE POOL. Användarhandledning för vikarier

BESLUTSSTÖD i Hudiksvalls kommun

Version 5, av 8 LATHUND. Registrering av Närvarotid

Manual. Attestering av fakturor på webb

ANVÄNDAR HANDLEDNING FÖR ADVITUMS KUNDPORTAL

Arbetsuppgifter personalredogörare BUF 2

PASS. Personaladministrativ självservice. vid Umeå universitet

Lathund för tidsredovisningssystemet Qbis

Proceedo. Inställningar

Lathund - Schema och bemanning i Besched-Web

Transkript:

Appendix A Örebro kommun Sammanställning intervjuer Findwise Göteborg 2011-10-28 Mattias Ellison mattias.ellison@findwise.com

Innehållsförteckning 1 Bakgrund... 2 2 Raindance - Ekonomisystem... 2 2.1 Exempel på sätt att integrera information i intranät... 3 3 Personec - Löne- och tidrapporteringssystem... 4 4 Slutsats och rekommendationer... 5 4.1 Kompletterande frågeställningar för närmare utredning... 5 2011 Findwise AB 1

1 Bakgrund I diskussioner med projektgruppen för det nya intranätet dök frågeställningen upp huruvida man kan nyttja sök för att hämta information ur systemen Raindance (Ekonomisystem) och Personec (Löne- och tidrapporteringssystem). Intervjuer genomfördes därför med representanter för förvaltningsorganisationen i syfte att utreda hur innehållet i respektive system ser ut och om det kan tillgängliggöras i intranätet med hjälp av sök. Nedan presenteras en sammanställning av informationen som framkom i intervjuerna. Findwise kommentarer och kompletterande frågeställningar återfinns i kursiv stil. 2 Raindance - Ekonomisystem Intervjupersoner: Emma Arlebo och Kerstin Persson 5/10 2011 Hur används systemet? Ekonomisystem - Ett av de största affärssystemen inom offentlig sektor (konkurrenter Visma, Agresso). Vilken information finns? All kommunens administration av kunder, leverantörer, fakturor Kundreskontra Leverantörsreskontra mm Systemet hanterar ca 250 000 fakturor per år, systemet innehåller 7 års historik. Sökning i systemet? Diver, separat applikation framtaget av Logica för att söka och följa upp fakturering. Nyttjas inte av alla som använder Raindance. Användning Ca 3000 aktiva användare totalt varav merparten endast attesterar fakturor. 200-300 frekventa användare som skickar fakturor, hämtar in och ut från bankgiro. Vilken information kan finnas intresse av att göra tillgänglig i intranätet? Fakturor att attestera? o Går ej att ta fram info om enskilda användare, dock går det ut mail med informationen. FW kommentar: Potentiellt nyttja e-mail funktionalitet för RSS-feed, eller pusha via sök? o Logica har tagit fram applikation som möjliggör direktlänkning från intranät (om inloggad) till Raindance där antal fakturor att attestera mm framgår. FW kommentar: Kräver dock att användaren går in i annat system och får inte informationen serverad på sin intranätsida. o Direktlänkning nyttjas inte idag eftersom det kräver att alla har egen inloggning. o Idag SSO-lösning men man får inte direktaccess till Raindance eftersom det finns delade datorer i verksamheten som flera användare nyttjar. Historiska fakturor? o Kan söka i Raindance. FW kommentar: Hur väl fungerar sökfunktionen i Raindance? Historiska fakturor och betalningshistorik kan utgöra intressant beslutsunderlag om söker på exempelvis på information om en leverantör. 2011 Findwise AB 2

Tillgängliggöra direktlänkar till Raindance i sökresultat? o Räcker med tillgång till Raindance som ju är en portal där du kan nå vidare till önskad information. FW kommentar: Även om inte informationen indexeras skulle direktlänkning från intranätet snabba upp processen att hitta relevant information. Direktkoppling till Raindance via länk på startsidan vore önskvärt o Önskemål från Emma och Kerstin. o Nyttja Logicas modul för denna länkning? FW kommentar: Är detta bästa sättet att nå informationen ur ett användarperspektiv? Sannolikt >1000 användare som inte aktivt tänker på att klicka på länken utan skulle ha nytta av att informationen gjordes tillgänglig direkt i intranätet? Vilka möjligheter finns att plocka ut information ur systemet? API? Begränsade enligt Kerstin. FW kommentar: Kanske möjligt att nyttja Logicas specialbyggda system (Diver) för att nå information? Andra integrationer i dagsläget? Nej. Utveckling av systemet? Övergång till SQL-databas? Stora delar bygger redan på SQL-databas Antal fakturor ligger dock inte i databas utan är integrerat i Raindance. o FW kommentar: Informationen nyttjas dock för alerttjänst (e-mail). Förvaltning idag? Emma / Kerstin m.fl. med stöd av Logica? Notifiering idag? Mail går ut om ny/förfallen faktura. o FW kommentar: Nyttja denna integration för att hämta ut information? 2.1 Exempel på sätt att integrera information i intranät Möjliggöra sök på applikationsnamn o Tillhandahåll direktlänk till system som svar på fråga Möjliggöra sökning på ex. leverantör och få upp relevant information från olika system o Beslutsstöd Koppla ihop information från olika verksamhetssystem för att skapa helhetsbild Många initiativ har tagits till denna typ av ledningsinformationssystem enligt Kerstin. Inga projekt har dock rots i land. Kräver access till Raindance o Kräver att all information benämns lika i olika system vilket inte görs idag enligt Kerstin Behov av gemensam taxonomi/meta data standard? o Ge rekommendation att gå in Raindance genom att inkludera direktlänkar i sökresultat, direktkoppling. (om ej indexerar innehåll) 2011 Findwise AB 3

3 Personec - Löne- och tidrapporteringssystem Intervjuperson: Rigmor Erlandsson 6/10 2011 Hur används systemet? Personalsystem för hantering av löner och tidrapportering. Vilken information finns? Byggt runt organisationsträd Anställningar knutna till organisationsgrenar Schema i botten för arbetstid och lön o Möjligt att rapportera avvikelser (övertid) Baseras på Oracle databas Sökning Sökning i klientgränssitt möjligt. o FW kommenter: Kvalitet på sökfunktionalitet? Användning Löneassistenter arbetar i klientapplikation. Självservice Webbapplikation för samtliga anställda o Tidrapportering(?) o Ansökan om semester o Anmälan om: Sjukdom Vård av barn Övertid Chef har webbapplikation för uppföljning och attestering. Vilken information kan finnas intresse av att göra tillgänglig i intranätet? Information om: o Frånvaro har blivit beviljad o Semester blivit beviljad o Kvarvarande semesterdagar Rigmor: Ganska lätt att gå in i Personec och ta att ta reda på semesterdagar och status på ansökan o SSO o Länk på intranät till Personec FW kommentar: Kräver dock att användaren går in i annat system och får inte informationen serverad på sin intranätsida. Projektgruppen nämnde att det var tämligen många som ansåg att självservice och att ta fram status på ärenden var svårarbetat. Vilka möjligheter finns att plocka ut information ur systemet? API? Troligtvis ej fördefinierat API Egen integration har dock gjorts mot MIIS (Microsoft Identity Integration Server) Andra integrationer i dagsläget? Nattliga överföringar till MIIS (Microsoft Identity Integration Server) - Metadata MIIS skapar identitet o Synkning mot e-post system skapar e-mail 2011 Findwise AB 4

o Synkning mot AD Skapar profil för nyanställda o Synkning mot telefonsystem - Skapar person FW kommentar: Nyttja denna integration för att hämta ut information? Integration mot Raindance? Utveckling av systemet? Webbdelarna är under utveckling nya generationens självservice är på gång. Osäkert när släpps mot offentlig verksamhet Ny funktionalitet och ny teknik bakom självservice o Utvecklat tjänst för att hämtat information? API? o Nyttja prenumerationstjänst även till arbetstagare? Förvaltning idag? Intern IT-avdelning Leverantör hanterar utveckling enligt önskemål Leverantör av personalsystemet Personec P. o Adito AB o Evior Erkas, produktansvarig evior.erkas@adito.com o Jan Holmberg (kan lotsa er vidare) jan.holmberg@adito.com o Växeln 010-4511000 Notifiering idag? Inga mail till anställda i dagsläget o Måste logga in i Självservice o Länk på intranät Arbetsledare kan skapa prenumeration om att det finns saker att bevilja o Personec Självservice arbetsledare o FW kommentar: Nyttja denna integration för att hämta ut information? 4 Slutsatser och rekommendationer Systemägare/-förvaltare har inte varit involverade i intranätprojekt och kunde därmed inte se nyttan med att tillgängliggöra och pusha information till intranät. Innehåll kan sannolikt indexeras i dessa system men möjligheter behöver utredas närmare när fastställt vilken information som önskas pushas till användaren på intranätet och i vilket syfte. Fas 1: Fas 2: Utred möjligheter att nyttja befintliga prenumerationsintegrationer (e-mail/rss) för integrering och push av statusmeddelanden, ex. antal fakturor att attestera eller status på semesteransökan. Fokusera på att boosta relevanta direktlänkar till respektive system i sökresultat o Exempel; Keymatch för VAB Sökning på VAB ger som första träff en direktklänk till ansökan om VAB i Personec Utred möjligheterna att hämta ut relevant information från systemen och ge användaren snabb överblick direkt på intranätet utan att behöva logga in i systemen. 4.1 Kompletterande frågeställningar för närmare utredning Vad vill Örebro kommun uppnå med det nya intranätet? Vad betyder målsättningen, Effektivare i vardag och bättre koll på helheten, ur ett informationsintegrationsperspektiv? 2011 Findwise AB 5

Vill man låta användarna att logga in i olika system för att hämta statusinformation? Vill man skapa en ögonblicklig överblick för samtliga användare från intranätet? Vilken är vinningen för organisationen? o Ökad personlig effektivitet Förbättrad service till alla de som inte aktivt arbetar i Raindance (eller andra system) idag. Hur många loggar in i Raindance/nyttjar Diver för att undersöka status idag? o Ökad administrativ effektivitet Snabbare attestering av fakturor. Upplever kommunen idag problem med att personer ej attesterar sina fakturor i tid? o Minskad mailskörd? Ersätta mailalert med push av information till intranät. Finns det en ambition att minska mailskörden inom kommunen? o Skapa förbättrat beslutsstöd (sk ledningsinformationssystem ) Koppla ihop information från olika verksamhetssystem för att skapa helhetsbild över ex. en leverantör eller specifik verksamhet. Kanske kan sök hjälpa till att skapa ett beslutsstöd som kan ros i land? 2011 Findwise AB 6