Elektroniska inköp steget före e-fakturan Stora e-upphandlingsdagen 15 maj 2008
Bakgrund Politiska mål för e-förvaltning Strategi och nationell handlingsplan Förändringar inom upphandlingsområdet Enhet för upphandlingsrätt på Finansdepartementet Sammanslagning av NOU och KKV Obligatoriska delar av EG-direktiv från 2004 Nya rättsmedelsdirektiv och frivilliga delar av EG-direktiv från 2004 Drivkrafter och utvecklingstrender 50% slutar inom 20 år Självbetjäning och automatisering Processorientering och optimering Samordning av stödprocesser IT-standardisering IT-standardiseringsutredningen Branschorganisationer för e-handel Fortsättning på Vervas e-handelsuppdrag
Syfte Regeringens målsättning är en väl fungerande offentlig inköpsprocess som bidrar till den statliga förvaltningens effektivisering. Genom att med stöd av IT utveckla myndigheternas inköpsprocesser uppnås Kostnadsbesparingar Förenklad hantering Förbättrad kvalitet och service Regeringen har beslutat att: ett av målen för den elektroniska förvaltningen är att den statliga förvaltningen år 2010 bör ha kapacitet att hantera sina inköp elektroniskt.
ESV:s uppdrag Standarder - Tillämpning av standarder - Förvaltning & utveckling av standarder Kostnad & nytta - Beräkna kostnad & nytta - Förslag till hur effekter hämtas hem - Analysera & redovisa kvalitetsvinster Kartläggning - Myndigheternas interna arbetsprocesser - Problem hos myndigheterna - Inköpsmönster - Leverantörers förutsättningar att möta krav Förslag till åtgärder inför genomförandet av elektroniska inköp i staten - Hur uppnå effektivitetsvinster - Områden i behov av reglering - Enhetliga förslag, offentlig sektor samt leverantörer av varor och tjänster
Problembild i nuläget Strategisk inköpsplanering & styrning Upphandling & avtal Avropa & beställa Leverans & fakturahantering Bristande styrning mot det ekonomiskt mest fördelaktiga avtalet För lite tid läggs på strategiskt inköpsarbete Bristfälligt stöd för inköpsplanering och uppföljning Nyckeltal och mål saknas Det är få som systematiskt kontrollerar om behovet kan täckas på annat sätt än via inköp, Behovet är inte ordentligt analyserat Behovet uppstår i köpögonblicket Bristfällig överblick av avtal, leverantörer och sortiment Rutiner för styrning och utveckling av leverantörer saknas Kontroll mot ramavtal sker inte Det är svårt att följa upp gjorda inköp Ramavtalen är svårtolkade för beställaren Hög andel av icke godkända inköp, så kallade otillåtna direktupphandlingar Fragmenterat arbetssätt på regional och lokal nivå Manuellt och tidsödande arbete vid avrop Fragmenterat arbetssätt på regional och lokal nivå Manuellt och tidsödande arbete vid kontroll av faktura mot beställning
Inköpsprocessen med elektroniska inköp Strategisk inköpsplanering & styrning Upphandla & hantera avtal Avropa & beställa Leverans- & fakturahantering Marknadsanalys Upphandla Avancerade e-inköp Bekräfta leveransens kvalitet Behovsanalys Tillhandahålla avtal Enkla e-inköp Matcha inköp & faktura Planering & uppföljning Förvalta avtal Övriga inköp Hantera & betala faktura Utforma regler, rutiner & policies Förvalta stöd & process
Utmaningar hos myndigheterna vid införande Bristande ledningsstöd Teknikfokuserad utveckling Otillräcklig delaktighet hos medarbetarna Bristande samordning Bristfällig teknik
Framgångsfaktorer Ett aktivt och uttalat stöd från ledningen Utgångspunkt i verksamhetens krav och behov Samverkan är viktig Gemensamma standarder Tillgång till lämpliga verktyg
Sammanställning leverantörer 2008-03-10 Sid 9
Sammanställning belopp Fakturerat belopp 88% Svenska företag Statliga myndigheter Kommun & Landsting Vissa offentliga rättssubjekt Enskilda firmor/privatpersoner 2% 4% 1% 5% 0% Utländska firmor
Nyttan uppstår i användningen! Mål Varför Vilka Mätpunkt Mätpunkt 1 Mätpunkt 2 Mätpunkt 3 Önskade effekter Vad Mätpunkt Hur
Varför? Övergripande mål Politiskt prioriterat Efterfrågan hos myndigheterna Bidrar till att uppfylla ESV:s uppdrag Syftet med effektiva inköpsprocesser Kostnadsbesparingar Förenklad hantering Förbättrad kvalitet och service
Vilka bidrar till att skapa effekterna? Regeringen Stabsmyndigheter ESV Kammarkollegiet Verva Offentlig sektor Myndighet Kommuner och landsting Leverantörer Varu- och tjänsteleverantörer Systemstödsleverantörer
Vad vill/behöver målgrupperna? Ledningens stöd och styrning Strategisk inköpsplanering & styrning Inköpsprocessen Upphandla & hantera avtal Avropa & beställa Leverans & fakturahantering Involvering Strategi Process Organisation Verktyg Kompetens
Hur ska elektroniska inköp genomföras? Ledningens stöd & styrning Åtgärd 1 Åtgärd 2 Åtgärd Förståelse Strategi Process Organisation Verktyg Kompetens Åtgärd 1 Åtgärd 1 Åtgärd 1 Åtgärd 1 Åtgärd 1 Åtgärd 1 Åtgärd 2 Åtgärd 2 Åtgärd 2 Åtgärd 2 Åtgärd 2 Åtgärd 2 Åtgärd Åtgärd Åtgärd Åtgärd Ågärd Åtgärd
Välkomna med frågor och synpunkter! Anders Nyström 08-690 45 11, 0708-90 45 11 anders.nystrom@esv.se Myndigheter - www.esv.se/e-fakturering SFTI - www.sfti.se Svefakturan - www.svefaktura.se Näringsliv - www.e-fakturera.nu Frågor e-faktura@esv.se