Välkommen till InExchange Fakturaskrivare Grattis! Du har fått tillgång till en ovanligt smart liten programvara. På följande sidor hjälper vi dig att komma igång och ger dig lite goda råd för en bättre vardag. Ytterligare tips och hjälp hittar du genom att trycka Hjälp i programmet eller genom att logga in på www.inexchange.se. Vi på InExchange arbetar målmedvetet för att kunna göra ditt företags fakturering lite enklare, mycket säkrare och garanterat billigare än portot du betalar idag. Tack för att du ger oss ditt förtroende. Genvägar Så kommer du igång 1 Installation 1 Exempelfakturor 1 Inläsning 1 Granskning 1 Skicka fakturor 2 Välj skrivare 2 Överför utskrifter 2 Leveransalternativ 3 Skicka som Papper 4 Skicka som PDF 4 Skicka som e-faktura 5 Billigare än portot 5 Kontrollera och skicka 6 När fakturor är skickade 7 Fakturahistorik på webben 8 Inställningar och hjälp 9 Skrivarinställningar 9 Kontoinställningar 9 Ändra användaruppgifter 9 Inloggningsproblem 10 Ditt hjälpcenter 11 Så kommer du igång Installation Exempelfakturor Inläsning Granskning Skicka fakturor 2 min 2-20 min 0-10 arbetsdagar 1-10 min Totalt 5 till 30 min Installation Du börjar med att installera InExchange Fakturaskrivare. Det här tar ett par minuter och därefter visas en ny skrivare i ditt faktureringsprogram. Exempelfakturor Här behöver vi be dig ta fram en komplett uppsättning exempelfakturor som du skriver ut och skickar via din nya fakturaskrivare. Det är viktigt att det är originalfakturor och att din vanliga fakturamall används. Vanliga fakturor faktura (ensidig och flersidig) kreditfaktura (ensidig och flersidig) fakturakopia (ignoreras av InExchange) faktura med avgifter och rabatter faktura med öresavrundning faktura med olika momssatser Inläsning Vi skapar nu inläsningsmallar så att du kan skicka korrekta e-fakturor enligt de format era kunder använder. Vi kontrollerar också att era fakturor kan kuverteras och skickas som papper. Granskning Du får ett meddelande via e-post när tjänsten är klar att användas. Du har alltid möjlighet att kontrollera att inläsningen är korrekt gjord samt hur era pappersfakturor kommer att se ut vid pappersleverans. När du har gjort detta steg är uppstartsarbetet klart och du kan omgående börja skriva ut alla dina fakturor via InExchange. 1
Skicka fakturor InExchange Fakturaskrivare är byggd för att fungera tillsammans med dina vanliga rutiner samtidigt som mängder med smarta funktioner finns tillgängliga redan från start. Välj skrivare Du börjar med att starta ditt faktureringsprogram. Skriv sedan ut aktuella fakturor till InExchange Fakturaskrivare och följ de instruktioner som visas på din skärm. Överför utskrifter Följ instruktionerna på skärmen för att överföra dina fakturor för behandling av InExchange. Ja, överför nu InExchange Fakturaskrivare startas och dina utskrifter behandlas av InExchange Nej, senare Dina utskrifter sparas lokalt så att dina utskrifter kan behandlas vid ett senare tillfälle Nej, ta bort Dina utskrifter raderas lokalt och kommer inte att behandlas 2
Leveransalternativ Med InExchange Fakturaskrivare kan du skicka hela fakturaflödet, inklusive e-fakturor, pappersfakturor, PDF-fakturor och bilagor. Alla leveransinställningar hanteras och sparas hos InExchange så du behöver inte göra några ändringar i ditt faktureringsprogram. Vi har en inbyggd leveranssäkerhet för samtliga leveransalternativ så att du kan lita på att dina fakturor kommer fram till din kund snabbt, säkert och billigare än ett frimärke. Vid det här steget finns några kolumner som vi behöver förklara lite närmare. Statuskolumn Vila muspekaren vid första kolumnen för tips på hur du kan optimera din fakturaleverans. Kundnr och Kundnamn Hämtas från dina fakturor och används för att spara kunden hos InExchange. Skicka som Här väljer du hur du vill att din faktura ska levereras, E-faktura, PDF eller Papper. Org.nr, Företag och GLN Här kan du söka upp och koppla dina kunder till InExchange så kan vi hjälpa dig med att välja rätt leveransalternativ. Du kan också högerklicka på en rad för att spärra en kund, visa kundens företags- och kontaktinformation samt rensa en koppling till InExchange. När du trycker Nästa bekräftar du dina inställningar och sparar dem till nästa gång du fakturerar dina kunder. 3
Skicka som Papper Det här är standardvalet för fakturaleverans. Din faktura skickas på papper med B-post (standard) eller A-post. Du kan enkelt se hur din faktura kommer att se ut genom att trycka Förhandsgranska i programmets sidfot. Skicka som PDF För att optimera dina portokostnader och få en snabbare fakturaleverans kan du skicka PDF-fakturor via e-post. Din fakturaleverans kontrolleras och du får en avisering om något gör att den inte kan levereras till din kunds e-postlåda. 4
Skicka som e-faktura Om du väljer att skicka som e-faktura behöver du se till att din kund är kopplad till ett specifikt företag hos InExchange. Om fälten Org.nr, Företag och GLN är tomma söker du fram kunden i något av dessa fält. Om du hittar företaget men ändå har en röd ikon i statuskolumnen kan denna kund inte ta emot e-fakturor ännu. Billigare än portot Vi vill hela tiden hjälpa dig att optimera din fakturaleverans. Den information vi läst ut från dina fakturor som t.ex. kundnamn eller org.nr används för att aktivt söka efter företag som kan ta emot e-fakturor. Om vi lyckas identifiera en kund hos InExchange visas en orange ikon i statuskolumnen som tipsar dig om att ändra leveransalternativ. 5
Kontrollera och skicka Innan du skickar dina fakturor kan du kontrollera och korrigera dina fakturor. Här finns ett antal funktioner som vi behöver beskriva närmare. Visa Visar hur vi läst in fakturainformationen till e-fakturaformat. Här kan du även granska pappersutskrift. Bilagor Här kopplar du bilagor av de vanliga bild- och textformaten till din faktura. Vänta Om du av någon anledning behöver skicka en faktura senare trycker du Vänta. Ert referensnr Här kan du vid behov korrigera en felaktig referens redan innan du skickat fakturan. När du trycker Skicka ser vi till att dina fakturor skickas utifrån de leveransalternativ du har valt. När du skickar e-fakturor har vi dessutom satt upp regler för varje unik kund som medför att du slipper bekymra dig om leverantörsuppsättning, innehållskrav, adressering, routing och andra besvärliga tekniska detaljer. 6
När fakturor är skickade Här visas en sammanställning av de fakturor du nu har skickat. Du har möjlighet att visa och spara en kvittens och du kan enkelt Visa skickade fakturor 3 månader bakåt (standardinställning) på InExchange Web. För att få en snabb överblick rekommenderar vi också att du använder din Dashboard som finns på webben och är tillgänglig både via dator, surfplatta och mobil. 7
Fakturahistorik på webben Du kan enkelt hitta skickade fakturor på InExchange Web. Här kan du också ta ut rapporter och skicka fakturakopior via e-post. 8
Inställningar och hjälp Skrivarinställningar För att kunna anpassa InExchange Fakturaskrivare till befintliga rutiner finns Skrivarinställningar som du når via Windows Startmeny alternativt i samband med att du skriver ut till fakturaskrivaren. Här har du möjlighet att ställa in antal fakturakopior och pappersskrivare så att du får möjlighet att granska och arkivera dina fakturor precis som vanligt. Kontoinställningar När du trycker på Konto kommer du till InExchange Web där du kan bland annat kan lägga till tjänster samt ändra företags- och kontaktinformation. Ändra användaruppgifter Genom att trycka på Konto kommer du till dina användaruppgifter. Här kan du ändra ditt användarnamn, lösenord och din e-postadress. 9
Inloggningsproblem Vid problem med användarnamn och/eller lösenord följer du nedanstående bilder. 10
Ditt hjälpcenter För att snabbt få svar på dina frågor rekommenderar vi att du använder InExchange Hjälpcenter som du når genom att trycka Hjälp i fakturaskrivaren. Här kan du bland annat ställa frågor till oss, se din ärendehistorik samt lära dig mer om våra tjänster och hur du enkelt effektiviserar ditt arbete med hjälp av InExchange. Du får gärna höra av dig till oss med frågor och synpunkter, antingen via telefon, e-post, chat eller om du vill komma och hälsa på oss. Vi kommer att göra allt vi kan för att hjälpa till eftersom det är tack vare dig som vi har möjlighet att fortsätta bygga Sveriges bästa plattform för e-fakturering. Tack för att du använder InExchange! 11