Manual för tidsredovisning och fakturering Kommunal VSS Innehåll 1. Att komma igång s. 2 Det här behöver du Ändra inställningar i Excel Ladda ner mallen Spara mallen Mallens flikar 2. Att redovisa i den nya mallen s. 3 Viktig information Att lägga in kunder och utförd tid Knappar 3. Att spara s. 4 Att spara för egen del Att spara för Nacka Kommun Vad betyder namnet på filen? 4. Att fakturera s. 6 Att maila underlaget till Nacka Kommun Att fakturera Bilagor 1 Kontaktinformation, vem kan man fråga? s. 7 2 ID-lista s. 8 3 Biståndshandläggare aktuell lista hösten 2007 med förändringar s. 9 uppdaterad 2007-08-21
1. Att komma igång Det här behöver du: Dator Office Excel 2000, xp, 2003 Internet, e-mail, egen e-mail adress Ändra inställningar i Excel För att kunna använda den nya mallen behöver du kanske ändra inställningarna i Excel för att den ska kunna klara makron. Gör så här: Öppna Excel Välj Verktyg > Makro > Säkerhet Pricka för Medel Klicka Ok Ladda ner mallen Gå in på Nacka Kommuns hemsida www.nacka.se. Klicka på Äldre > Hemtjänst > Information till anordnare (till höger). Följ anvisningarna under Gör så här: Väljer du Öppna på en gång se nedan under Spara mallen Spara mallen En ruta kommer upp när du försöker öppna mallen. Välj Aktivera makron. En ny ruta kommer upp. Klicka på Skrivskydd. Nästa ruta säger att du ska spara mallen i ett nytt namn. Detta är för ditt eget bruk. Spara mallen som ex Tidsredovisning Äldre-juni. Nu är den färdig att användas! Mallens flikar Blankett 3 Ledsagn-avlösn. SOL Blankett 4 LSS-insatser Sammanställning Fakturaunderlag Ledsagning och avlösning enl SOL Ledsagning, avlösning och pers. assistans enl LSS Sammanställningsblad för alla flikar Ett underlag för faktura som ska skickas med fakturan i papper Nacka Kommun 2
2. Att redovisa i den nya mallen Viktig information Nu är du inne i den nya mallen. Börja med att fylla i den viktiga informationen på blankett 1. Den följer sedan med på de andra blanketterna. Nyhet! ID är en siffra som du får från kommunen för att databasen ska veta vilket företag som rapporterar in tid. Nyhet! Månad väljer du från dropplistan. Det är den månad som timmarna är utförd i du ska välja. Att lägga in kunder och utförd tid Börja med att föra in personnummer och namn på dina kunder. Personnummer Första gången personnummer läggs in är det bra att skriva in dem för hand. Obs. Använd inte bindestreck mellan siffrorna. Skriv ex 2602130652. Bindestrecket kommer automatiskt. Nästa gång du uppdaterar mallen går det bra att kopiera och klistra in. Namn Nyhet! Skriv in för och efternamn på kunden. Dessa går bra att kopiera från gamla arbetsböcker. Område Nyhet! Välj under område det område som kunden bor i. Detta för att underlätta för avgiftshandläggaren som ska debitera kunden. Biståndshandläggare Nyhet! Välj den Biståndshandläggare som din kund har. I listan finns bara biståndshandläggare som är aktuella på de olika enheterna. Beviljad och utförd tid Beviljad och utförd tid fylls i som tidigare. Nacka Kommun 3
Knappar Nyhet! I den nya mallen finns några knappar du kan klicka på. Rensa utförd tid All utförd tid rensas bort. Praktiskt när det är dags att börja fylla i en ny månads timmar. Ny rad En ny rad med plats för en ny person läggs till längst ner. Ta bort rad Klicka på personnumret på personen du vill ta bort. Klicka sedan på knappen och raden försvinner. 3. Att spara Nyhet! Att spara för egen del När du laddade ner mallen fick du välja att spara den i ett nytt namn, ex Tidsredovisning Äldre-juni. När du nu vill spara den information du fört in i mallen väljer du som vanligt: Arkiv > Spara (Ctrl + s) En ruta dyker upp som frågar om du vill spara kalkylen som normalt. Klicka där. Tidsredovisningen sparas. Nu kan du ta en paus, gå ifrån datorn och öppna filen igen och fortsätta när du vill. Att spara för Nacka Kommun När du är färdig med månadens redovisning sparar du igen, men denna gång väljer du att spara kalkylen som version till Nacka Kommun. En ruta dyker upp där du får välja att spara din redovisning som Debet eller Kredit. Vid Debet är det inga konstigheter, vid Kredit ska du ha fyllt i timmarna med ett minustecken, -, framför de utförda timmar som ska krediteras. Då blir också summan negativ. Ex. Om- Beviljad à 244 kr/t à 288 kr/t à 318 kr/t à 363 kr/t Utfört Service vårdnad Totalt Service Omv. dag Kväll Helg Totalt tim 24,00 24,00-1,00-1,00 Totalt tim: -1,00 Totalt kr: -244 Nu får du en fråga om du vill fortsätta, välj Ja om du vill det. Välj Nej om du vill avbryta. Nästa fråga lyder: Vill du skriva ut arbetsboken? Välj Ja eller Nej. Mallen skapar automatiskt en katalog med namnet NACKATIDRED i Mina Dokument. I den katalogen finns ytterligare 2 kataloger; Tidredovisning_Nacka samt Fakturaunderlag. Nacka Kommun 4
Tidredovisning_Nacka innehåller de sparade arbetsböckerna för Nacka Kommun. Dessa är låsta med ett individuellt filnamn och kan inte öppnas. Dessa ska mailas till Nacka Kommun. Fakturaunderlag går att öppna. Här kan du titta på dina fakturaunderlag, men inte ändra något i dem. Du kan också maila dessa filer till ex en ekonomiavdelning utan problem, eftersom de inte innehåller några sekretessuppgifter om dina kunder. Vad betyder namnet på filen? Ett filnamn kan se ut ex så här: D18-KA0605-0313 D betyder Debet 18 är ID-numret på företaget. K betyder Kommunal A står för Äldre 0605 betyder att filen innehåller data för maj 2006 0313 betyder att filen är sparad dag 3 mellan klockan 13 och 14. Detta är för att ge filen ett unikt namn. Nacka Kommun 5
4. Att fakturera Att maila underlaget till Nacka Kommun Tidigare skickades underlaget med sekretessuppgifter i papper tillsammans med fakturan till Nacka Kommun. Nu ska du istället maila över det. Skapa ett nytt mail och lägg till filen från mappen Tidredovisning_Nacka. Skicka den till antingen Äldre eller Handikapp, det kommer inom kort även att finnas en egen mall (och adress) för kunder som tillhör Socialpsykiatrin. E-mailadresserna är: Äldre: aldre@nacka.se Handikapp: handikapp@nacka.se Att fakturera Utgå ifrån fakturaunderlaget i mappen Fakturaunderlag när du gör din faktura. Skicka med fakturaunderlaget i papper tillsammans med fakturan till kommunen. Fakturaunderlaget kan kopplas ihop med din tidsredovisning genom filnamnet. Fr o m september kommer fakturorna att scannas in i Nacka kommuns datasystem för fakturor. Inga sekretessuppgifter får finnas med. Skicka fakturan, så att den är inkommen till Nacka kommun senast den 5:e arbetsdagen varje månad, till: Nacka kommun 16500 Äldre evasjo Nacka kommun 15400 Handikapp mbe Lycka till! / Linnéa Skog, 2007-08-21 Nacka Kommun 6
Bilaga1 Kontaktinformation, Vem kan man fråga? Insända fakturor för Äldre. Frågor om hur tidsredovisningsmallen fungerar Eva Sjölin, fakturahandläggare Tel: 718 89 56 Insända fakturor för Handikapp Monica Brente, Fakturahandläggare Tel: 718 75 04 Frågor om utbetalning mm. Ekonomi Tel: 718 92 50 Tryck: 3 Frågor om biståndsbeslut Frågor om biståndsbeslut besvaras av respektive biståndshandläggare. Vem det är framgår av biståndsbeslutet. Nacka Kommun 7
Bilaga 2 ID-lista Assistansenheten 90 Nacka Kommun 8
Bilaga 3 Biståndshandläggare aktuell lista hösten 2007 med förändringar Biståndshandläggare Äldre Tel: 718 xx xx Västra Sicklaön och Älta Lotta Lindholm xahli 89 02 Maria Pettersson -långtidsvikarie Michaela Eriksen mcer 75 65 Yvonne Melin yem 89 65 Sol-Britt Österlund solost 89 55 Maria Ekberg marbru 75 62 hette tidigare Maria Brunnberg Boo och Östra Sicklaön Eva Lindqvist evsr 89 53 hette tidigare Eva Strandberg Jeanette Rosenberg jaro 75 02 Ove Lindroth pol 76 36 Lena Enberg leg 87 82 Sandra Inholm vikarierar Fisksätra, Saltsjöbaden och Västra Sicklaön Eva-Marie Johnsson eejo 84 12 Henrik Thorstensson -långtidsvikarie Kerstin Andersson kerand 89 09 Kerstin Melkersson krme 75 76 Ann Persson anpr 75 64 Anita Weibrandt vikarierar Biståndshandläggare Handikapp Vuxna SOL + Barn och ungdom SOL/LSS Helena Lindenius hepe 89 10 Vux SOL dag 1-7 Ingrid Birgander vikarierar Edyta Heidari edihei 84 19 Vux SOL dag 8-21 Tedros Asmelash teas 75 13 Vux SOL dag 22-31 (50%) Cecilia Schönewald cesc 89 01 BoU <20 SOL+LSS dag 1-15 Maria Roberto marr 87 83 BoU <20 SOL+LSS dag 16-31 Vuxna LSS Lotta Österlund elos 75 03 Vux LSS Helena Lindenius vikarierar Ulla Österdal ulos 89 59 Vux LSS Madeleine Lönnhagen Nilsson mdlo 7620 Pers. ass. Enl LSS och LASS Socialpsykiatri Ann-Christine Nyman acn 87 88 Catarina Karlsson crka 84 70 Carina Werther cwr 84 71 Kristin Stenbom krsn 75 32 Katarina Regnell kter 75 31 tagit över efter Anna Sandberg Agnes Morén agnmor 75 51 Nacka Kommun 9