REVISIONSRAPPORT Granskning av Personaladministration via web (PAW) - Intern kontroll Norrbottens läns landsting Januari 2003 Carina Olausson Hans Rinander www.pwcglobal.com/se www.komrev.se
Innehållsförteckning 1 Bakgrund, revisionsfråga...3fel! Bokmärket är inte definierat. 2. Metod... 3 3. Systembeskrivning... 4 4. Organisation och rutiner... 6 4.1 Anmälnings- och attestrutiner... 6 4.2 Registrerings- och avstämningsrutiner... 8 4.3 Behörighet och behörighetsrutiner... 8 5. Synpunkter på PAW från anställda och arbetsledare... 9 6. Våra kommentarer... 11 2
1. Bakgrund, revisionsfråga Landstingets personaladministrativa system Pabas har tillförts ett web-baserat system med grafiskt användargränssnitt 1, PAW (PersonalAdministration via Web). Vissa rutiner kring inrapportering av arbetstid och vissa personaladministrativa rutiner har lagts ut till den anställde (källrapportering, självservice) och arbetsledarna har möjlighet att attestera uppgifterna elektroniskt via bildskärmen. Idag är över 5 200 anställda anslutna till PAW. Fortsatta anslutningar sker successivt under våren 2003. Granskningen syftar till att undersöka om denna förskjutning av inrapporteringar till den enskilde i verksamheten påverkar den interna kontrollen. Närmare inriktning är hur linjeorganisationen hanterar attester, kvittenser, rapporteringar och hur behörigheten hanteras. 2. Metod Vi har inventerat landstingets dokument kring den interna kontrollen, studerat systemdokumentation och rutinanvisningar kring PAW. Vi har intervjuat systemansvarig, systemförvaltare och ett antal personalspecialister. Vi har också genomfört ett mindre antal arbetsplats-besök vid några vårdenheter och administrativa enheter och där intervjuat enhetschefer och anställda. Ett utkast till rapport har lämnats till systemförvaltningsansvarig för PAW/Pabas för faktakontroll. 1 Det gränssnitt som möjliggör kommunikation mellan människa och dator. Grafiken bygger på fönster, ikoner och symboler. 3
3. Systembeskrivning PAW medför delvis ett nytt sätt att hantera personaladministrativa ärenden inom landstinget. PAW är en brygga/interface mot Pabas som i grunden är oförändrat efter PAW:s tillkomst. En ny plattform har skapats för utbyte av information mellan den traditionella stordatormiljön (Pabas) och en speciell web-server med web-baserade funktioner (PAW). Alla väsentliga funktioner i form av kontroller, beräkningar mm hanteras som tidigare i bassystemet, Pabas. Genom användning av PAW ersätts pappersblanketter/formulär av blanketter/formulär på bildskärm. Den kommunikation mellan anställda och attestanten/arbetsledaren kring avvikelser från den normala arbetstiden som tidigare skedde via blanketter, sker därför nu i huvudsak elektroniskt. Arbetsledarens attestering sker följaktligen också elektroniskt. Till PAW finns två ingångar: En för arbetstagare, genom vilken denne kan lämna sitt ärende (t ex ansökan om semester) som automatiskt blir tillgänglig för attestanten/arbetsledare. En för attestant/arbetsledare, genom vilken denne har stöd för handläggning och beslut/attest. Arbetet mot Pabas register utförs som tidigare av löneassistenter. Dessa är i den nya organisationen samlade i Administrativ service inom Divisions service (tidigare inom respektive sjukhus och primärvårdsförvaltning). I Pabas befattningsregister registreras: Bemanningsbehov/befattningar. Arbetstidsscheman. Kontering. I Pabas personregister registreras: Personuppgifter. Anställningsuppgifter. Månadslön. Fasta tillägg. Uppgifter om skatt, införslar, semester. Ackumulerade uppgifter. Personalhändelser som närvaro och frånvaro för enheter som själv inte registrerar dessa i PAW och för enheter som ännu inte infört PAW. 4
I Pabas tabellregister finns samtliga avtalsområden lagrade. Lönestyrande tabeller som automatiskt uppdateras är: Löneartsförteckning. Löneart á pris. Kalendarium. Kodtabeller. Traktamente. Reseersättning/km. Anställningsgrupper. Engångsskatt. Sommartidtabell. Vid den löpande lönebearbetningen hämtas grunduppgifterna automatiskt från dessa register. I Pabas historikregister lagras historiska anställningsuppgifter. PAW hämtar följande uppgifter från Pabas register som lagras i PAW:s web-server: Personnummer för anställda. Befattningsnummer/anställning. Markering om den anställde är attestant/arbetsledare. Vilken befattning som är arbetsledare. Den anställdes e-postadress inom landstinget. 5
4. Organisation och rutiner 4.1 Anmälnings- och attestrutiner PAW ska, enligt användarbeskrivning, uppfylla landstingets besluts-, attest- och utbetalningsrutiner. Arbetstagares rapporteringar av ledigheter, tjänstgöringar etc ska, för att bli behandlade i lönebearbetningen, vara attesterade/bekräftade (elektroniskt) av behörig attestant. För attestant/arbetsledare finns därför en särskild funktion i PAW som bara är tillgänglig för attestanter. Denna behörighet i PAW styrs via Pabas. En anställning/befattning som i Pabas är märkt som arbetsledare får automatiskt attestbehörighet i PAW. Arbetsledaren har möjlighet att se och registrera behövliga uppgifter om anställda inom sitt ansvarsområde. Den anställde ansöker om olika typer av ledigheter, framför allt semester, i PAW via en speciell meny på bildskärmen. När ansökan har registrerats visas den som planerade semesterdagar på bildskärmen, både hos den anställde och hos arbetsledaren. På bildskärmen kan den anställde se en sammanställning över innestående semesterdagar och kompensationstimmar. Andra former av ledigheter väljs också från menyn via rubriken Övrig ledighet. Ledigheter som idag inte registreras i PAW är facklig tid, vård av barn utan ersättning samt kompledighet, mindre än en heldag. Sjukanmälan samt anmälan om vård av sjukt barn görs som tidigare av den anställde muntligt till arbetsledaren. De flesta arbetsledare rapporterar därefter anmälningen direkt i PAW. Vissa nyttjar inte ännu denna möjlighet, utan anmäler som tidigare till Administrativ service löneenhet via mail eller telefon. Under rubriken Visa frånvaro visas på bildskärmen för arbetsledare alla ledigheter inom ansvarsområdet, såväl sökta som anmälda (sjukdom, tillfälligt vård av barn). Ledighetsposter som redan är bearbetade/attesterade markeras speciellt. Dessa sistnämnda kan inte ändras. Under menyn Ledighet kan attestanten/arbetsledaren attestera ledighetsansökningar och göra friskanmälningar. På bildskärmen visas alla frånvaroposter som löper en månad framåt i tiden. Det går också att styra urvalet på bildskärmen till Visa ej attesterade ledighetsansökningar och friskanmälningar. Arbetsledaren attesterar genom att för varje person markera attest, eller markera attest för samtliga anställda i klump som har en frånvaropost. Endast attesterade (godkända) ledigheter medtages i löneberäkningen. Vissa övriga uppgifter kring frånvaron registreras också via bildskärmen. Det gäller exempelvis sjukdom/frånvaroprocent, läkarintyg och sjukavdrag. 6
Ledighetsansökningar samt sjuk- och friskanmälningar lagras i Pabas. Varje attest för dessa ansökningar/anmälningar är i Pabas märkt med personnummer för attestant och attestdatum. Avslagsbeslutad ansökan makuleras, med undantag för avslagen ansökan om ledighet enligt studiestödslagen. Fr o m årsskiftet 2002/2003 kommer även rapportering av beslutad övertid och mertid att rapporteras via PAW. De blanketter som idag nyttjas för den rapporteringen kommer att övertas av elektronisk rapportering. Inga övriga tekniska förändringar kommer att ske i samband med detta. Däremot kommer den anställde att rapportera övertid direkt till attestanten/arbetsledaren, utan att som tidigare först rapportera till löneförrättaren som i sin tur rapporterar till attestanten/arbetsledaren. Enligt landstingets gemensamma regler ska attestering av tjänstgöringslistor ske: Kontroll görs av att mottagaren av utbetalningen har tjänstgjort under aktuell tid. Tjänstgöringen attesteras på tjänstgöringslista/ tjänstgöringsrapport. Tjänstgöringslista som avviker från schemat ska inrapporteras skriftligt och attesteras. Från Pabas produceras idag, liksom tidigare, tjänstgöringslistor ( planerad, kvittens ) i pappersform vilka sänds till respektive arbetsledare varje vecka. På listorna redovisas de anställdas normala tjänstgöringsschema, samt planerade eller faktiska avvikelser från denna. Listorna hanteras olika mellan många arbetsenheter. Vissa använder dem som tidigare, d v s kontrollerar om listorna stämmer med verkligen och attesterar dessa. Andra använder dem över huvud taget inte alls, med motivering att avvikelser (ledigheter, sjukdom etc) redan har registrerats och attesterats i PAW. Man menar också att tidrapporten från flextidssystemet helt kan ersätta Pabas tjänstgöringslistor (rapporteras till och attesteras av ansvarig arbetsledare). För varje attestant/arbetsledare finns en ställföreträdande attestant/arbetsledare. Denne har rätt att attestera och registrera uppgifter om personal inom ansvarsområdet då den ordinarie har förhinder. Härutöver finns per ansvarsområde en assistent med rätt att registrera uppgifter om personal, exempelvis sjuk/friskanmälan och vård av barn. Denne saknar dock attesträtt. Den anställde har, via bildskärmen, möjlighet att se sin lönespecifikation fem dagar innan specifikationen sänds ut. Härigenom har den anställde möjlighet att kontrollera om lönen stämmer och meddela Administrativ service löneenhet om specifikationen inte är korrekt. 4.2 Registrerings- och avstämningsrutiner Fasta/andra lönestyrande personuppgifter samt upplägg av nyanställningar registreras, som tidigare, direkt i Pabas befattnings- och personregister och påverkas således inte av PAW. Detta utförs som nämnts idag av lönegruppen inom Administrativ service (Division service). De löneassistenter som utför det arbetet sorterade tidigare under respektive förvaltning och där inom respektive administration eller i team inom vissa basenheter. Vem och vad som 7
registreras framgår av kvittenslistor som automatiskt produceras från Pabas. Dessa listor nyttjas idag inte, utan sorteras endast in i pärmar inom Administrativ service. 4.3 Behörighet och behörighetsrutiner Som nyanställd eller ny användare av PAW gör man en egen beställning av behörighet till egen information i PAW. Detta sker genom att man öppnar PAW:s ingångsbild. Villkoret är att en dagsaktuell anställning är registrerad i Pabas. I beställningen ska den anställde ange den e-postadress till vilken PAW ska skicka lösenordet (NLLs e-nät). Även arbetsledare kan beställa lösenord till de anställda. Lösenordet sänds då till dennes e-postadress. Detta första lösenord måste den anställde själv ändra till ett personligt, hemligt lösenord. Om man glömt lösenordet beställer arbetsledaren/personalredogöraren ett nytt på ovan beskrivet sätt. Attestanten/arbetsledaren får, som nämnts, med automatik en specifik behörighet, vilket möjliggör att attestera och rapportera uppgifter om anställda inom ansvarsområdet. Arbetsledaren har ingen behörighet att avregistrera en anställning. Då en anställning avslutas sänder arbetsledaren i stället information om detta (vanligtvis via mail) till Administrativ service, löneenheten, för avregistrering. I samband därmed upphör behörigheten automatiskt att gälla. Behörighetskontrollen sker alltid i PAW:s webserver. Vid påloggning av PAW sker dock även en maskinell kontroll mot Pabas register om att personen har en giltig anställning. 8
5. Synpunkter på PAW från anställda och arbetsledare Vi har frågat ett antal arbetsledare, personaladministratörer och anställda angående deras synpunkter om övergången till och att arbeta med PAW. Personaladministratörerna vid divisionsstaberna och de lokala staberna är inga arbetsledare och kommer därför inte i kontakt med den attestfunktion som arbetsledarna har tillgång till. De arbetstagare vi intervjuat är överlag positiva till PAW och det nya sättet att rapportera avvikelser mot normaltiden. Även möjligheten att på bildskärm se uttagen semester, komptid, uttagen kompledighet och att i förhand kunna se lönespecifikationen anses som positivt. De mest berörda, arbetsledarna, har naturligt fler synpunkter. Överlag är man positiv till PAW och man ser både säkerhets- och effektivitetsvinster i kommunikationen mellan arbetsledaren och den anställde angående olika former av ledigheter och attestrutinerna kring detta. Rutinerna kring utfärdande av anställningsbevis/intyg upplevs däremot ha blivit mer komplicerade. Detta har kanske mindre med PAW att göra, utan gäller mer de rutiner som utformades i samband med den nya driftsorganisationen. Många uppgifter ska här tas fram av arbetsledaren, vilka manuellt ska skrivas på vanliga blanketter som ska skickas till Administrativ service, till chefer på olika nivåer m fl. Arbetsledarnas övriga synpunkter beskrivs nedan i punktform: Inom ett antal, både vård- och administrativa enheter, ifrågasätts de tjänstgöringslistor som fortfarande produceras av Pabas och veckovis sänds till landstingets samtliga arbetsledare. Man har ingen användning av dessa, förstår inte dess värde, de förmodas kosta mycket att framställa och distribuera och de tar stora utrymmen för förvaring. Ett stort antal enheter använder också i stället flextidsrapporten som en form av tjänstgöringslista. Även denna attesteras av attestanten/arbetsledaren. Saknar en bemanningsöversikt via bildskärm som stöd för kortsiktig personalplanering inom arbetsenheten. Det gäller exempelvis en total lägesinformation om sjukskrivningar, semestrar och annan frånvaro. Saknar olika former av statistik från systemet på enhetsnivå, t ex ianspråktagna utbildningsdagar, sjukdomsdagar, ledigheter. Nu finns sådan information endast på individnivå. Önskar en bättre funktion för att via bildskärm tydligt kunna förmedla orsak till avslag av ledighetsansökan till den anställde. Som det är nu kan den anställde missförstå den information som ges. 9
Den registrering av förändrad sjukfrånvaro som automatiskt överförs till försäkringskassan upplevs som osäker. Därför används på vissa enheter ett sidoordnat manuellt redovisningssystem. Då den anställde från årsskiftet ska börja att registrera övertid i PAW är det viktigt att arbetsledaren kan korrigera felaktigheter eller avslå övertid direkt via bildskärm. Annars uppstår dubbla rutiner, där kommunikation både sker elektroniskt och via samtal eller blanketter. Saknar en bevakningsfunktion i PAW som direkt på bildskärm signalerar/påminner arbetsledaren om att denne måste utföra en åtgärd i PAW (exempelvis inkommen semesteransökan, bevakning av sjukskrivning). Här hänvisar man till den bevakningsrutin som finns i det elektroniska fakturasystemet Easy Flow. En synpunkt, som bara delvis har med PAW att göra, gäller den nämnda nya rutin där övertiden kommer att registreras av den anställde för direkt attestering av arbetsledaren via bildskärm. Här uttrycks en oro för en försvagning av den interna kontrollen, då löneförrättaren inte är med i denna hantering. 10
6. Våra kommentarer Sammanfattningsvis anser vi att den interna kontrollen har förstärkts i landstingets personaladministrativa system i och med övergången till PAW i de delar som berörs av förändringen: PAW upplevs allmänt som lättanvänt och självutbildande. Behörighetskontroller sker både mot PAW:s web-server och mot Pabas stordator. Den elektroniska kommunikationen ger ett säkrare och mer effektivt förfarande vid ansökningar om ledigheter. Den elektroniska attesteringen ger ett enklare, snabbare och säkrare förfarande en den traditionella attesteringen. Arbetsledaren får en bättre överblick av läget på individnivå. Den anställde kan se lönespecifikationen i förhand och därigenom upptäcka fel som kan meddelas Administrativ service. Vissa korrigeringar av felaktigheter måste utföras av Administrativ service, vilket ökar säkerheten (dock mindre effektivt än om arbetsledaren själv kunde utföra detta). Vi ser dock vissa, dock ej så stora, brister och vissa utvecklingsmöjligheter kring den interna kontrollen: Möjligheten att attestera flera anställdas ansökningar i klump ökar risken för felaktiga attesteringar (råkar attestera en ledighet där meningen var avslag). Markering på bildskärmen vid arbetsledarens elektroniska avslag om ansökt ledighet är otydlig. Detta kan innebära att den anställde inte uppfattar avslaget, utan går på ledighet. De elektroniska avslagen makuleras direkt i Pabas register, vilket innebär att spårbarheten av dessa ansökningar försvinner. Inom PAW finns inget planerings- och utvecklingsinstrument. Det finns inget stöd för bemanningsplanering på övergripande enhetsnivå, exempelvis att hantera löpande förändringar mot den grundplanering som gjorts. I övrigt finns få 11
möjligheter att få ut statistik, fast många väsentliga uppgifter rapporteras in i systemet. Tjänstgöringslistan från Pabas, som ska styrka att lön betalas för utfört arbete, upplevs som onödig och kostsam. Möjlighet borde finnas att denna listan presenteras på bildskärm av PAW. Det borde även klargöras om den tidrapport som produceras från flextidssystemet kan ersätta tjänstgöringslistan. Allmänt sett borde, enligt oss, rutinerna och regelverket kring tjänstgöringsrapporteringen ses över och förtydligas. Slutligen uppmärksammar vi ett par förhållanden som inte direkt har med PAW att göra, utan mer gäller den personaladministrativa organisationen och dess rutiner: I och med den nya direktrapporteringen mellan den anställde och arbetsledaren har det kontrollmomentet som den tidigare löneförättaren utgjorde försvunnit. De kvittenslistor som produceras efter löneassistenternas registreringar av främst lönestyrande uppgifter i Pabas personregister attesteras inte av någon (ansvarig inom Administrativa enhetens löneenhet, den anställdes arbetsledare), utan förvaras endast inom den Administrativa enheten. Syftet med listan, dvs att vara en länk i kedjan för den interna kontrollen inom personaladministrationen, nyttjas alltså inte. Den interna kontrollen i bas- eller grundsystemet Pabas har inte påverkats i samband med införande av PAW. 12