Kulturnämnden 2010-09-14 Plats och tid för sammanträdet Frösundarummet, Socialkontoret, Tuna torg 11, Vallentuna tisdagen den 14 september 2010 kl 19.00. Följande rum är bokade för förmöten: Borgerlig grupp - Mörbyrummet (Fritidsförvaltningen, Tuna trog 15) kl 18-19 S-gruppen - Arkivrummet, Kulturförvaltningen, kl 18-19. Kallade tjänstemän Pernilla Järveroth, kulturchef Jean-Paul Darphin, vik. kommunantikvarie Margareta Krantz Sewerin, kulturskolechef Maria Liljeholm, nämndsekreterare Vallentuna den 6 september 2010 Lars-Bertil Ohlsson Ordförande Maria Liljeholm Nämndsekreterare maria.liljeholm@vallentuna.se 08-587 853 32 Justerande:... Arbetsutskottets protokoll är ojusterat OBS! Enligt beslut i KN den 15 september 2009 80 distribueras inte handlingar till detaljplaner då dessa finns att tillgå via kommunens hemsida, se under Bo och Bygga, Samhällsplanering, Detaljplaner, Pågående detaljplaner. Länk till handlingarna finns även under respektive detaljplaneärende i kallelsen. 1 (23)
Innehållsförteckning: Sid Justerande:...1 1. Godkännande av dagordningen...3 2. Detaljplan och gatukostnadsutredning för Tingvallaområdet Bilaga 2010.30...4 3. Bidrag till studieförbundens verksamhet i Vallentuna 2010 Bilaga 2010.31...6 4. Sammanträdesplan för kulturnämnden 2011 Bilaga 2010.32...8 5. Delegationsordning inom kulturnämndens verksamhetsområde Bilaga 2010.33...9 6. Besluts- och behörighetsattestanter 2010 Bilaga 2010.36...10 7. Kommunplan 2011-2013 Bilaga 2010.35...11 8. Nybyggnad av Bibliotek/kulturhus i kommunalhusparken informationsärende...18 9. Kulturskolechef informationsärende...19 10. Revisionsrapport granskning av intern kontroll Bilaga 2010.37...20 11. Anmälningar...22 2 (23)
1. Godkännande av dagordningen 3 (23)
2. Detaljplan och gatukostnadsutredning för Tingvallaområdet Dnr KN 2010. 025 214 Arbetsutskottets förslag Kulturnämnden lämnar detaljplanen för Tingvallaområdet utan erinran. Nämnden noterar med tillfredställelse att antalet nya bostäder begränsas, att inga nya tomter tillåts avstyckas väster om tingsplatsen med hänsyn till det visuella sambandet mellan tingsplatsen och vattnet. Även att planen säkerställer mark för ny parkering/entré till Arkils tingstad. Även att kända naturvärden och fornminnen skyddas. Ärendet Kulturnämnden har från samhällsbyggnadsnämnden fått samrådshandlingar över detaljplan för rubricerat område. Planområdet ligger ca 2,5 km söder om Vallentuna centrum, i höjd med Bällsta, och med strand mot Bällstasundet i Vallentunasjön. Planområdet omfattar ca 22 ha. Syftet med planen är att möjliggöra en omvandling av ett befintligt fritidshusområde till ett område för permanentbostäder, samt att förtäta området med fler bostäder. Inom planområdet ligger Arkils tingstad, ett viktigt besöksmål inom Runriket. I anslutning till tingsplatsen möjliggör planen en ny entré till besöksmålet med parkering och vändplan för turistbussar och besökare. Kända naturvärden och fornminnen i området sparas och skyddas inom naturmark och fornlämningsområde. Kulturförvaltningens förslag Kulturnämnden lämnar detaljplanen för Tingvallaområdet utan erinran. Nämnden noterar med tillfredställelse att antalet nya bostäder begränsas, att inga nya tomter tillåts avstyckas väster om tingsplatsen med hänsyn till det visuella sambandet mellan tingsplatsen och vattnet. Även att planen säkerställer mark för ny parkering/entré till Arkils tingstad. Även att kända naturvärden och fornminnen skyddas. Ärendets tidigare behandling Arbetsutskottet har den 2 september 2010 42 föreslagit kulturnämnden att besluta enligt kulturförvaltningens förslag. Programsamråd, beslut i Kulturnämnden 2006-02-07 12: Kulturnämnden yrkar att föreliggande förstudierapport och detaljplanering för området Tingvalla: 4 (23)
studerar möjligheten för angöring med turistbussar och parkeringsplatser för besökare till Arkils tingstad och Vallentunasjön tar hänsyn till platsens upplevelse-, rekreations- och kulturhistoriska värden. Handlingar i ärendet 1. Samhällsbyggnadsnämnden. Remiss Detaljplan och gatukostnadsutredning för Tingvallaområdet. 2010-08-12. Länk till handlingar i ärendet: http://www.vallentuna.se/sv/invanare/bo-ochbygga/samhallsplanering/detaljplaner/pagaendedetaljplaner/bostader-i-tingvallaomradet/ 2. Kulturförvaltningen. Tjänsteskrivelse 2010-08-27. 5 (23)
3. Bidrag till studieförbundens verksamhet i Vallentuna 2010 Dnr KN 2010.010 805 Arbetsutskottets förslag Kulturnämnden beslutar enligt kulturförvaltningens förslag. Ärendet Studieförbunden har lämnat redovisning av statsbidragsberättigad verksamhet i Vallentuna verksamhetsåret 2009 som utgör underlag för kommunbidraget 2010. Totalt 300 tkr är budgeterat till studieförbundens verksamhet exklusive bidrag till kulturprogram/projekt. Enligt av kommunfullmäktige fastställda regler utgår bidrag för: A Statsbidragsberättigad studiecirkel, kultur- och övrig folkbildningsverksamhet Det totala antalet godkända deltagartimmar uppgick till 64 798 (2008:74 587) 2009 2008 2007 ABF 12 445 12 645 15 682 Bilda 5 448 6 473 5 163 FU 2 057 0 736 SFR 12 104 19 776 20 960 SV 26 789 26 387 32 032 MBSK 0 279 1 359 Sensus 5 762 8 599 6 684 NBV 193 428 270 Summa 64 798 74 587 82 886 B Bidrag till studieförbundens verksamhet för vuxna psykiskt utvecklingsstörda (personkrets 1 och 2 enligt LSS) Studieförbundet Vuxenskolan och ABF har haft verksamhet för vuxna psykiskt utvecklingsstörda. Antalet studietimmar var totalt 86 (2008: 352). Bidrag för verksamhet enligt B är för 2010 60 kr/studietimme. 6 (23)
För verksamhet enligt A utbetalas 2010: ABF 55 995 Bilda 23 741 FU 3 840 SFR 68 739 SV 112 725 NBV 1 502 MBSK 4 747 Sensus 23 551 Summa 294 840 För verksamhet enligt B utbetalas 60 kr/studietimme Studieförbund Studietimmar Kr ABF 56 3 360 SV 30 1 800 Summa 86 5 160 Kulturförvaltningens förslag Kulturnämnden beslutar enligt kulturförvaltningens förslag. Ärendets tidigare behandling Arbetsutskottet har den 2 september 2010 43 föreslagit kulturnämnden att besluta enligt kulturförvaltningens förslag. Handlingar i ärendet 1. Kulturförvaltningen. Tjänsteskrivelse 2010-08-25. 7 (23)
4. Sammanträdesplan för kulturnämnden 2011 Dnr KN 2010.026 006 Arbetsutskottets förslag Kulturnämnden beslutar enligt kulturförvaltningens förslag. Ärendet För att bättre kunna hålla stopptider för sista dag för handling och sändning till tryckeri bör sammanträdesdagen för kulturnämndens arbetsutskott ändras från torsdagar till tisdagar. Kulturförvaltningen har sammanställt ett förslag till sammanträdesplan 2011 för kulturnämndens arbetsutskott och kulturnämnden: Arbetsutskottet: Kulturnämnden: Tisdag kl 17.00 Tisdag kl 19.00 11 januari 25 januari 8 februari 22 februari 15 mars 29 mars 19 april 3 maj 24 maj 7 juni 30 augusti 13 september 11 oktober 25 oktober 29 november 13 december Kulturförvaltningens förslag Kulturnämnden beslutar enligt kulturförvaltningens förslag. Ärendets tidigare behandling Arbetsutskottet har den 2 september 2010 44 föreslagit kulturnämnden att besluta enligt kulturförvaltningens förslag. Handlingar i ärendet 1. Kulturförvaltningen. Förslag till sammanträdesplan för kulturnämnden 2011. 8 (23)
5. Delegationsordning inom kulturnämndens verksamhetsområde Dnr KN 2009.078 002 Arbetsutskottets förslag Kulturnämnden beslutar enligt kulturförvaltningens förslag. Ärendet Kulturförvaltningen har tagit fram ett förslag till ny delegationsordning för kulturnämnden. Den föreslagna delegationsordningen innehåller nödvändiga förändringar med anledning av förflyttningen av huvudmannaskapet för Vallentuna Kulturskola, från barn- och ungdomsnämnden till kulturnämnden. Kulturförvaltningens förslag Kulturnämnden beslutar enligt kulturförvaltningens förslag. Ärendets tidigare behandling Arbetsutskottet har den 2 september 2010 45 föreslagit kulturnämnden att besluta enligt kulturförvaltningens förslag. Handlingar i ärendet 1. Kulturförvaltningen. Förslag till delegationsordning inom kulturnämndens verksamhetsområde. 9 (23)
6. Besluts- och behörighetsattestanter 2010 Dnr KN 2009.085 002 Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet beslutar lämna ärendet till kulturnämnden utan eget ställningstagande. Ärendet Med anledning av förflyttningen av huvudmannaskapet för Vallentuna Kulturskola, från barn- och ungdomsnämnden till kulturnämnden, måste kulturnämndens besluts- och behörighetsattestanter revideras. Ärendets tidigare behandling Pernilla Järveroth har vid arbetsutskottets sammanträde den 2 september 2010 redovisat kulturförvaltningens förslag och meddelat att förslaget eventuellt måste revideras ytterligare innan kulturnämndens sammanträde den 14 september. Med anledning av detta har arbetsutskottet den 2 september 2010 46 beslutat lämna ärendet till kulturnämnden utan eget ställningstagande Handlingar i ärendet 1. Kulturförvaltningen. Förslag till besluts- och behörighetsattestanter 2010. 2010-09-02. 10 (23)
7. Kommunplan 2011-2013 Dnr KN 2010.023 011 Arbetsutskottets förslag Kulturnämnden beslutar enligt kulturförvaltningens förslag. Ärendet Kulturnämnden har fått Kommunplan 2011-2013 på remiss från kommunstyrelsen. Kulturförvaltningen Den föreslagna ramen för kulturnämnden i KP 2011-2013 behandlar kultur- och biblioteksverksamheterna och kulturnämndens arbete. Från och med augusti 2010 har huvudmannaskapet för kulturskolan överförts till kulturnämnden och den ekonomiska ramen för verksamheten från halvåret 2010. Kulturskolan finns inte med i den föreslagna ramen för kulturnämnden i KP-remissen. I remissvaret föreslår kulturförvaltningen att kulturskolans budget för 2010, på 8722 t kr, används som utgångspunkt och att tillägg för demografi samt lön och prisökningar, beräknas på samma sätt som för kulturnämndens övriga verksamheter. Den peng på 186 t kr som kulturskolan har kvar från tidigare överskott i BUN föreslås läggas som projektmedel under år 2011, för framtagande av ett kulturpedagogiskt program och för utveckling av arbetssätt, samarbetsformer och kundfokus. I detta arbete ingår också framtagande av e-tjänster för effektivisering av arbetsprocesser och bättre kommunikation mot lärare, elever och föräldrar. Kulturnämnden 2010 Demografi Lön, pris Tillkommer summa 2011 3% Föreslagen ram KP 2011 för kulturnämnden 13695 114 147 1100 1361 15056 452 Antagande Kulturskolan 8722 73 93 166 8888 267 ram 2011 22417 187 240 1100 1527 23944 718 * tidigare överskott till kulturskolan för projekt, kulturpedagogisk plan, klar 2012 186 186 *) pott på 186 t kr endast för år 2011, följer ej med till ram 2012. 11 (23)
1) Kulturförvaltningen bedömer att kulturnämnden inom de föreslagna ekonomiska driftsramarna, kommer att kunna bedriva en verksamhet som innebär följande effekter på: a. Effektivitet; De föreslagna ramarna innebär att effektiviteten och kostnadsmedvetenheten måste öka ytterligare för att klara de ambitionshöjningar och krav som ställs på verksamheterna i den nya kulturförvaltningen. Tillkommande belopp för kulturnämnden som föreslås i KP för 2011 innebär en ramhöjning på 1100 t kr. Ramhöjningen planeras att fördelas på följande sätt: - En ny tjänst på biblioteket 100%, enligt tidigare KP remisser, som resurs för den detaljerade planeringen av inredning och det utökade öppethållandet, samt för att planera och genomföra införandet av nya verksamheter och tekniker både i det fysiska och virtuella biblioteket. - En ny tjänst på kulturenheten 100%, enligt tidigare KP remisser, som deltar i planeringen och leder verksamhetsutvecklingen för kulturverksamheterna i det nya kulturhuset och i kommunen. De föreslagna ramarna rymmer däremot inte den ambitionshöjning som krävs för att motsvara förväntningarna från kommunens gemensamma kommunikationsnätverk och kommuninvånarnas krav på information om verksamheterna. Kulturförvaltningen med kulturskola, kultur och bibliotek behöver kommunikationssamordnare/informatör på 100% (idag har vi 25% av en tjänst för funktionen). b. Besparingar i verksamheten; Ett enklare och bättre -fokus kommer, liksom tidigare, att tillämpas på alla delar av verksamheten. Fokus kommer att ligga på minskade tryckkostnader och förenkling av arbetsprocesser samt effekt mot kund/besökare/elev. Effektivisering av verksamheten krävs för att klara en bibehållen arbets- och verksamhetsvolym parallellt med de tillkommande belastningar som planeringen av den nya verksamheten innebär för hela organisationen. I och med övertagandet av huvudmannaskapet för kulturskolan tillkommer också nya idéer och krafter in i planeringen som skapar mervärde. c. Effekter för kommuninvånare/brukare; prioriteringarna i verksamheten ligger så att biblioteksbesökare och kulturnyttjare, kulturskolans elever och föräldrar så långt som möjligt ska ha en bibehållen service, öppettider och ett bibehållet utbud under planeringsperioden. Vid invigning av den nya verksamheten hösten 2012 kommer investeringen i planerings- och effektiviseringsarbetet att resultera i ökad service, utökade öppettider och ett utökat kulturutbud. Effekten av att vi inte har en tillräcklig resurs för 12 (23)
kommunikation/information kan dock bli att utbudet och innehållet i verksamheterna inte når kommuninvånarna på bästa sätt. d. Hur skulle verksamheten se ut om ramen minskade respektive ökade med 3 procent; - En minskning med 3 % skulle innebära att den nya organisationen inte förmår utveckla kulturdelen fullt ut i den stora kulturhussatsningen. Det skulle också innebära stora svårigheter att klara av planeringen och inredningsprojektet för nya verksamheten i Vallentuna Kulturhus och Bibliotek. För den nya verksamheten som byggs upp skulle detta resultera i ett minskat verksamhetsutbud och med största sannolikhet innebära ett minskat istället för utökat öppethållande. - En ökning med 3% skulle innebära ytterligare ca 718 t kr till ramen, detta skulle innebära att den (i fråga 3) nedan föreslagna ramhöjningen, med kommunikationssamordnare och justering av kulturskolans ram nära nog tillgodoses. Satsningen på Vallentuna Teater, som föreslås i investeringsplanen, ryms dock inte inom de 3%, utan får då får senareläggas. 2) Behov av justeringar av nämndens avgifter 2011 Motiv: Kulturnämnden tar från augusti 2010 över huvudmannaskapet för kulturskolan. Verksamheten drivs idag underfinansierad med ca 320 t kr för år 2010. Verksamhet och belopp: Motiv: Om inte en ramen justeras för kulturskolan som föreslås nedan (i fråga 3) kommer en taxehöjning krävas för att bibehålla nivån i undervisningen och utbudet i kulturskolans verksamhet år 2011. 3) Övriga önskemål om förändrad ram Kulturnämnden tar från augusti 2010 över huvudmannaskapet för kulturskolan. Verksamheten drivs idag underfinansierad med ca 320 t kr för år 2010. Utökad resurs behövs för kommunikationssamordare på kulturförvaltningen från 25 till 100%. Utveckling av Vallentuna Teater. 13 (23)
Verksamhet och belopp: Kulturförvaltningen föreslår att kulturnämndens ram ökas med 350 t kr från och med år 2011, istället för en taxehöjning som justerar underfinansieringen av kulturskolan. Kulturskolan kommer också att kunna arbeta med ett vidgat uppdrag, när man inte längre bedriver verksamheten enbart inom Barn och Ungdomsnämndens område. Kulturförvaltningen föreslår också att kulturnämndens ram ökas med 450 t kr från och med år 2011, för utökad tjänstgöringsgrad för funktionen kommunikationssamordnare/ informatör. De föreslagna ramändringarna ovan motsvarar nästan den effekt som erhålls vid 3% ökad ram, på föreslagen ram 2011, se fråga 1d och tabellen nedan. I investeringsplanen föreslås också en utveckling av Vallentuna Teater, med upprustning och teknik. Investeringen finns inte med i kulturnämndens driftsram med resurs för tekniker, drift och avskrivningsberäkning. Investeringen skulle innebära möjligheter till teaterlokal som också kan användas som biograf och konferenslokal. Möjligheterna skapas också att visa digital bio och att ha digitala sändningar ifrån bl.a. teatrar och konserter av världskvalitet. Tekniken kan också användas i undervisning, för föreläsningar m.m. och till att göra egna utsändningar. Driften av denna anläggning kräver en egen mindre organisation för drift och teknik. Här beräknas drift och avskrivningar till ca 2000 t kr. 14 (23)
Ovan redovisade önskemål om ramändringar 2011, i tabellform: Kulturnämnden 2010 Demografi Lön, pris Tillkommer summa 2011 Föreslagen ram KP 2011 för kulturnämnden Antagande Kulturskolan kommunikationssamordnare underfinansierad ram kulturskolan 13695 114 147 1100 1361 15056 8722 73 93 166 8888 450 450 320 320 summa 22417 187 240 1870 1527 24714 Tidigare överskott 186 24900 från BUN, tas ut år 2011* Vallentuna teater, 2000 2000 drift och avskrivning investering summa 22417 187 240 4056 1527 26900 *) peng 186 t kr endast för år 2011, följer ej med till ram 2012. Synpunkter på ram för 2012 och 2013: I ram 2012 finns föreslagen tillkommande ram på 12 680 t kr för: 1) utökad drift/hyra av nya Vallentuna Kulturhus och Bibliotek för andra halvåret 2012, samt avskrivningar inventarier. (Summa för helårsdrift samt avskrivning beräknas till 21 150 tkr för hela byggnaden, städning tillkommer, hyra café och information Vallentuna avgår). 2) en ny tjänst biblioteket 100%, enligt tidigare KP. Det nya biblioteket på två plan, blir mer personalkrävande än nuvarande bibliotek i ett plan, samtidigt utökas öppethållandet. Nya verksamheter ska också startas upp mot bl a barn och ungdomar. Ram 2012 föreslås kompletteras med: kulturskolans driftsram de tillägg som föreslagits av kulturnämnden för driftsbudget 2011 bibliotekets driftsram föreslås utökas med 200 t kr för ökade medie- och licenskostnader. Idag ligger vårt medieanslag på 15:e plats i länet, vid föreslagen utökning hamnar vi på 8:e plats. 15 (23)
Ram 2013 har ingen tillkommande ram, ramen föreslås kompletteras med: förslagen ovan ytterligare halvårsdrift för utökad drift/hyra av nya Vallentuna Kulturhus och Bibliotek, samt avskrivningar inventarier enligt nr 1) ovan. Synpunkter på investeringsplanen och lokalresursplanen. Nedan redovisas kulturnämndens investeringsplan för 2009-2019. Ramen är justerad med en redan påbörjad tidigareläggning av investering för inventarier bibliotek på 0,9 mnkr. Investeringen för Vallentuna Teater, som föreslås i investerinsplanen i KP remissen, kräver en organisation för drift, underhåll samt avskrivningar av investering. Se mer fråga 3 ovan. I lokalresursplanen redovisas att byggandet av Vallentuna Kulturhus och Bibliotek har påbörjats under våren 2010, byggnaden kommer att stå färdig sommaren 2012. Kulturskolans finns inte omnämnd i lokalresursplanen. Kulturförvaltningen kommer under 2011att initiera en egen utredning av kulturskolans lokaler, kostnader för lokaler och framtida lokalbehov. Projekt 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 totalt Bibliotek, inventarier* 0,9 1,1 20,0 22,0 RFID-chippning av media 0,4 0,4 Vallentuna Teater 4,0 4,0 Kulturhus och Bibliotek 15,1 29,9 70,0 33,0 148,0 Årligt anslag 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 2,0 15,1 31,0 75,7 53,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 176,4 *) Tidigareläggning bibliotek inventarier; 0,9 mnkr har överflyttats från år 2011 till år 2010 för projekteringen av inventarieinköpen efter medgivande från ekonomiavdelningen. Detta påverkar inte den slutliga ramen. Synpunkter på de kommungemensamma målen a. Målformuleringar och val av indikatorer Kulturförvaltningen saknar ett mål under rubriken Tillväxt och utveckling för kommunens nya mötesplats, Vallentuna Kulturhus och Bibliotek, som invigs under planperioden. Den stora satsning som bygget innebär ska också ge mätbara resultat gällande öppenhet, service och utbud för kommunens invånare. Förslag till nytt mål: Vallentunas kulturutbud och tillgänglighet till kulturutbud ska öka under perioden. Fler unga vuxna ska besöka kulturhus och bibliotek och delta i olika aktiviteter. Alla Vallentunas 16 (23)
barn och ungdomar ska träffa kulturskolan under sin skolgång. Indikator: antal program, antal öppettimmar, antal aktiviteter och deltagare på kultur och bibliotek mäts tertialvis. Andel skolklasser i kommunen som träffat kulturskolan mäts tertialvis. De föreslagna målformuleringarna är i huvudsak tydliga och har tydliga mätbara indikatorer. Språkligt bör dock vissa justeringar göras t ex bör målet med IiP certifieringar omformuleras så att syftet inte upplevs vara att klara certifieringen utan att arbeta enligt beslutad standard. Målet: Alla kommunens verksamheter ska arbeta för att behålla IiP certifieringen. Föreslås ändras till: Alla kommunens verksamheter ska arbeta enligt IiP standarden och klara omcertifiering. b. Målen i relation till föreslagen ekonomisk ram Målen innehåller en ökad ambitionsnivå som är kostnadsdrivande. Måluppfyllelse för till exempel information och tjänster kräver det ramtillskott som kulturnämnden föreslår för funktionen kommunikationssamordnare. Synpunkter på Utblick 2019 I utblick 2019 redovisas en längre tidshorisont än planeringen för treårsperioden. Här ges en prognos för de samhällsekonomiska förutsättningarna, det demografiska trycket, pensionskostnader m.m. Här summeras att kommunen i sitt växande står inför en investerings topp de närmaste åren, men att möjligheten är god att finansiera de framtida uppdraget och de beslutade investeringarna. Den redovisade Utblicken 2019 ger en bra utblick och överblick från det treårsperspektiv som kommunplanen annars redovisar. Det är ett bra instrument för att vidga planeringshorisonten. Kulturförvaltningens förslag Kulturnämnden beslutar enligt kulturförvaltningens förslag. Ärendets tidigare behandling Arbetsutskottet har den 2 september 2010 48 föreslagit kulturnämnden att besluta enligt kulturförvaltningens förslag. Sylvia Pettersson (S) har ej deltagit i beslutet. Handlingar i ärendet 1. Kulturförvaltningen. Tjänsteskrivelse 2010-09-02. 2. Kommunstyrelsen. Remiss, Kommunplan 2011-2013. 17 (23)
8. Nybyggnad av Bibliotek/kulturhus i kommunalhusparken informationsärende Dnr KN 2007.060 299 Ärendet Pernilla Järveroth, kulturchef, informerar. 18 (23)
9. Kulturskolechef informationsärende Ärendet Margareta Krantz Sewerin, ny chef för Vallentuna Kulturskola hälsas välkommen. 19 (23)
10. Revisionsrapport granskning av intern kontroll Dnr KN 2010.009 007 Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet beslutar lämna ärendet till kulturnämnden utan eget ställningstagande. Ärendet Komrev inom Öhrlings Pricewaterhouse Coopers har på uppdrag av kommunens förtroendevalda revisorer gjort en granskning av: 1. chefstjänstemännens anställningsavtal 2. förtroendekänsliga poster 3. en klassificeringsgranskning, d v s en granskning av aktivering respektive bokföring som driftskostnad. Revisorerna önskar svar på vilka åtgärder som kommer att vidtas med anledning av de i rapporten lämnade rekommendationerna. Rapporten har överlämnats till kommunstyrelsen och samtliga nämnder för yttrande och åtgärd. Granskningen har skett via intervjuer samt dokumentstudier av vilka regelverk och rutinbeskrivningar som finns. Substansgranskning via registeranalys har skett av totalt 42 st konton i kommunens redovisning. Revisorernas rekommendationer 1. chefstjänstemännens anställningsavtal Utifrån genomförd granskning gör Komrev bedömningen att den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig vad gäller chefstjänstemännens anställningsavtal. 2. förtroendekänsliga poster Kommunen bör upprätta skriftliga riktlinjer för hantering av kostnader som rör representation, resor etc. I nuläget finns inget dokument, utan hänvisning görs istället i kommentarsfältet i kommunens kontoplan. Vid fakturor som rör förtroendekänsliga poster såsom t. ex. representation, resor, gåvor etc. ska alltid syftet samt deltagare/grupp av deltagare och/eller mottagare framgå. Vid kontering av kostnader avseende förtroendekänsliga poster ska alltid det för kostnaden avsedda kostnadskontot användas. Rätt kontering möjliggör en rättvisande redovisning. 20 (23)
3. Klassificeringsgranskning Kommunen bör strama upp rutinen vad gäller klassificeringen och tillse att de regler som finns i Regler och styrning och uppföljning av ekonomi och verksamheter fullständigt efterlevs med avseende på konstaterade tveksamheter. Kommunen bör vid vissa investeringsprojekt som kan betraktas som generella såsom t. ex. Inventarier/utrustning bedöma både kostnadstyp, ekonomisk livslängd och belopp innan aktivering sker. Kulturförvaltningens kommentarer 2. förtroendekänsliga poster Samtliga tjänstemän får i sin introduktion som nyanställd på förvaltningen information om de rutiner som gäller vid resor, kurser etc. Personalen påminns löpande vid t. ex. arbetsplatsträffar om att alltid följa rutinerna enligt Ekonomihandbokens dokument Validera objekt vid kontering av kostnader. Ett tillägg görs i 2010 års interna kontrollplan inom verksamhetsområde Ekonomi för kontroll av rutinen Leverantörsreskontra med avseende på kostnadskonton som rör förtroendekänsliga poster. 3. Klassificeringsgranskning Delge dokumentet Regler för styrning och uppföljning av ekonomi och verksamheter till berörda inom respektive verksamhet så att riktlinjer och anvisningar för klassificering av investeringar följs. Kulturförvaltningens förslag Kulturnämnden antar kulturförvaltningens tjänsteskrivelse som nämndens svar på revisionsrapporten. Ärendets tidigare behandling Arbetsutskottet har den 2 september 2010 51 beslutat lämna ärendet till kulturnämnden utan eget ställningstagande. Handlingar i ärendet 1. Revisorerna. Granskning av intern kontroll. 2010-02-12 2. Kulturförvaltningen. Tjänsteskrivelse 2010-09-02. 21 (23)
11. Anmälningar 1. Protokoll Kommunfullmäktige 1.1 KF 41 Ändrat huvudmannaskap för kulturskolan. 2010-06-14. Kommunstyrelsen 1.2 KS 76 VaSaRu uppföljning ekonomi och verksamhet tertial 1, nämnderna. 2010-05-24. 1.3 KS 1 91 Bostadsbyggnadsprognos 10A godkännande. 2010-06-14. 1.4 KS 92 Kulturmiljöprogram i Vallentuna kommun, godkännande. 2010-06-14. 1.5 KS 96 Prissättning Vallentuna bildarkiv. 2010-06-14. Kommunstyrelsens arbetsutskott 1.6 KSAU 100 Omdisponering budget 2010. 2010-08-26. 1.7 KSAU 101 Ombudgeteringar 2009 års bokslut. 2010-08-26. Samhällsbyggnadsförvaltningen 1.8 Bekräftelse. Nytt gatunamn i Vallentuna centrum. 2010-08-23. Länsstyrelsen i Stockkholms län 1.9 Tillstånd till målning av Örstaristningen, fast fornlämning nr 62:1 Angarn socken, Vallentuna kommun. 2010-07-14. 2. Delegationsbeslut 2.1 TF Kulturchef under semester 19/7-13/8. 2010-07-12. 3. Kurser och konferenser 3.1 Kommunerna och föreningslivet. Att genomföra analyser av det totala föreningsstödet. Seminarium 4 oktober 2010. 2010-08-19. 22 (23)
4. Diverse skrivelser Kulturförvaltningen 4.1 Månadsuppföljning maj 2010. 2010-09-03 4.2 Månadsuppföljning juni 2010. 2010-09-03. 4.3 Postlista Kulturförvaltningen 2010-06-09-2010-09-14. 23 (23)