Skapa kompendium med rutiner och arbetssätt Barn-och Ungdomspsykiatrin i Karlskrona 19 maj 2017

EXAMENSARBETE 2017-05-19 Annelie Brisfeldt- Aspehag Medicinsk Sekreterare 400 YH-poäng Skapa kompendium med rutiner och arbetssätt Barn-och Ungdomspsykiatrin i Karlskrona 19 maj 2017 Stora torget 7 611 83 Nyköping Tfn 0155-24 87 85 info@campusnykoping.se www.campusnykoping.se

Sammanfattning Idén till mitt examensarbete fick jag när jag hade min sista LIA (Lärande i arbete) på barn- och ungdomspsykiatrin (BUP) i Karlskrona. Det är inte så lätt att komma som ny att veta hur man ska göra och det tar lite tid att sätta sig in i alla rutiner och arbetsuppgifter. Jag önskade att det fanns ett lättillgängligt kompendium med uppdaterade samlade arbetsrutiner som innehöll information om hur de olika arbetsuppgifterna skulle utföras och hanteras, för att ha som en trygghet om det inte fanns någon tillgänglig att fråga. Målet är att alla (medicinska sekreterare) ska känna sig säkra på de rutiner och arbetssätt som tillhör den medicinska sekreterarens och skapa trygghet i sekreterararbetet genom om man vet var man ska hitta information snabbt när det inte finns någon tillgänglig att fråga. Annelie Brisfeldt-Aspehag 2017 Skapa kompendium med rutiner och arbetssätt sid 2

Innehåll: Bakgrund 4 Problemformulering 5 Mål/Önskat läge 6 Metod 6 Resultat 7 Slutsatser 9 Implementering 9 Uppföljning 10 Källförteckning 11 Bilaga 1 Enkäten 12 Bilaga 2 - Sekreterarrutiner 14 Annelie Brisfeldt-Aspehag 2017 Skapa kompendium med rutiner och arbetssätt sid 3

Bakgrund Barn- och ungdomspsykiatrin (BUP) är till för barn och unga upp till 18 år som behöver psykiatriskt stöd eller vård. BUP består av öppenvårdsmottagningar i Karlshamn, Karlskrona och Ronneby samt mellanvård i Karlskrona och Karlshamn. På kliniken bedrivs sedvanligt öppenvårdsarbete, mellanvård med intensivt familjearbete, föräldrautbildningar, spädbarnsverksamhet och slutenvård. Det finns ett DBT-team som erbjuder dialektisk beteendeterapi till ungdomar som till exempel skadar sig själva och specialiserade NP-team. (NP = Neuropsykiatrisk). Mödra- och barnhälsovårdspsykologerna tillhör organisatoriskt BUP, vilket ger bra förutsättningar för samarbete mellan dessa och spädbarnsverksamheten. Barn som mår akut dåligt kommer till en avdelning, Kastanjevillan, som är särskilt anpassad för att ta emot unga människor. Heldygnsvården finns i Karlskrona. BUP har ett nära samarbete med vuxenpsykiatrin och habiliteringen som även ingår i samma förvaltning. Arbetet sker i nära samverkan med BUP:s vårdgrannar skola, socialvård, primärvård och barnklinik. Hos BUP arbetar kuratorer, sjuksköterskor, psykologer, läkare, arbetsterapeut samt medicinska sekreterare. Det finns totalt sju medicinska sekreterare fördelat på de olika orterna, tre i Karlshamn, två i Ronneby samt två i Karlskrona. Då kliniken är länsomfattande har de medicinska sekreterarna ett tätt samarbete med de administrativa arbetsuppgifterna såsom telefon, bokningar, bevakningar och diktatskrivning. Under min sista LIA placering (Lärande i arbete) på BUP saknade jag ett lättillgängligt kompendium med lathundar som tydliggjorde mottagningens rutiner och utförandet av vissa arbetsuppgifter. Det fanns en pärm hos de medicinska sekreterarna, men med endast innehållande ett fåtal rutiner och det flesta var inaktuella. Fungerande arbetsrutiner ger ett effektivare arbetsflöde och minimerar riskerna för att utföra arbetet felaktigt, vilket i förlängningen kan äventyra patientsäkerheten på grund utav att det inte finns nedskrivna kvalitetssäkrade rutiner. I Hälso- och sjukvårdslagen kan man läsa om hur sjukvården i Sverige ska vara: 28 Ledningen av hälso- och sjukvård skall vara organiserad så att den tillgodoser hög patientsäkerhet och god kvalitet av vården samt främjar kostnadseffektivitet. Lag (1996:787). 1 1 Hälso- och sjukvårdslagen (1982:763) Annelie Brisfeldt-Aspehag 2017 Skapa kompendium med rutiner och arbetssätt sid 4

Problemformulering Problemet på BUP-mottagningen i Karlskrona i dag är att det inte finns några uppdaterade nedskrivna rutinbeskrivningar för de medicinska sekreterarnas arbete. Mitt syfte är att ta reda på om man på mottagningen genom att skapa ett lättillgängligt kompendium med samlade lathundar över rutiner och arbetssätt för att underlätta introduktion för nyanställd, men även som stöd för rutinerad sekreterare om till exempel kollegan är ledig och man behöver ta över dennes arbetsuppgifter. För att kunna utföra ett kvalitetssäkert arbete är det viktigt att veta hur och vad man ska prioritera och arbeta patientsäkert och även för att ge bästa administrativa servicen till chefer, de olika terapeuterna på mottagningen samt patienten. De två medicinska sekreterarna på mottagningen har många varierande arbetsuppgifter och det är ofta ett högt arbetstempo då de har en stor patientgrupp. Då det tar tid att lära upp en ny medarbetare är effektivisering av vårddokumentation är inte en kortsiktig fråga om att hinna med dagens arbete, det är en strategisk fråga som rör resursmaximering, kostnadseffektivitet, kvalitet och ledtider. Jag kommer att avgränsa mitt arbete till att undersöka till de medicinska sekreterarnas rutiner på BUP i Karlskrona. Jag kommer inte heller att titta på rutiner för övriga yrkeskategorier på mottagningen. Problemträd Problemträdet är uppbyggt genom att man i mitten har stammen med det huvudsakliga problemet, i detta fall den blåa textrutan. Under stammen finns rötterna, alltså orsakerna till att problemet finns. Ovanför stammen finns kronan där man kan se konsekvenserna av problemet. Effekter Patientsäkerheten äventyras Risk att det blir fel Ineffektivt då alla gör olika Lång upplärningstid för nyanställda Centralt problem Brist på uppdaterade och strukturerade arbets- och rutinbeskrivningar Orsaker Ingen ansvarig Begränsade resurser Sekreterarna har rutinerna i sitt huvud Annat måste prioriteras Annelie Brisfeldt-Aspehag 2017 Skapa kompendium med rutiner och arbetssätt sid 5

Mål/Önskat läge Verksamhetschefen Katarina Granroths mål är att är att alla de medicinska sekreterarna ska känna sig säkra på de rutiner och arbetssätt som tillhör deras yrkesroll och skapa trygghet i sekreterararbetet genom om man vet var man ska hitta information snabbt när det inte finns någon tillgänglig att fråga. För att beskriva det önskade läget så använder jag SMART-metodiken 2 SMART är en metod för att få en överskådlig bild av vad jag vill uppnå och som förenklar utformningen av tydliga mål. Så här ser SMART målet för detta arbete: Specifikt Målet är att skapa uppdaterade och lättillgängliga lathundar med arbetssätt och rutiner så att man kan lösa löpande arbetsuppgifter självständigt och säkert. Mätbart Man kan använda sig av en nyanställd som kommer, att hen får använda sig av kompendiet för att lösa vissa arbetsuppgifter med bara kompendiet som hjälp. Genom feedback från hen få information om något saknas eller behöver förtydligas. Handledaren kan också mäta hur lång introduktionstiden är nu jämfört med tidigare. Accepterat Alla sekreterarna ska arbeta på samma sätt och vara överens om rutiner och arbetssätt. Realistiskt Att försöka effektivisera introduktionen för nyanställda med 25 %. Tidsatt Att innan 2017-12-31 borde mottagningen ha märkt en förändring. Metod Resultatet som presenteras i arbetet bygger på kvantitativ metod i enkätform. Jag mejlade ut enkät till de två medicinska sekreterare på BUP i Karlskrona för att undersöka hur man ser på kvalitetsutvecklingsarbete ute i verksamheten. Frågorna jag har använt mig av i enkäten är från Petra Cedergrens examensarbete på Campus Nyköping. 3 Med kvalitetsutvecklingsarbete menas här arbetet med att effektivisera och förenkla de administrativa uppgifterna genom att skapa ett lättillgängligt kompendium med lathundar över rutin- och arbetsbeskrivningar. 2 Marknadsförd, Terence Shaw (2012) 3 Rutiner och arbetssätt 2013, Petra Cedergren, examensarbete för medicinsk sekreterare Annelie Brisfeldt-Aspehag 2017 Skapa kompendium med rutiner och arbetssätt sid 6

Resultat Enkätsammanställning: Totalt mejlade jag ut två enkäter och fick svar från de båda medicinska sekreterarna på BUP-mottagningen i Karlskrona. Under fråga 3 och 3.1 svarar bägge att de idag har lathundar över arbetsbeskrivningar i en egen rutinpärm, men att de är gamla och behöver uppdateras. Rutiner för att sköta det dagliga arbetet har de i huvudet. Under kommentarer i fråga 3.2 har här en av sekreterarna svarat nej och den andra svarat både ja och nej. Den sekreterare som svarat både jag och nej menar att även om lathundarna är gamla och inte uppdaterats, kan de ändå ge en fingervisning om vad och hur arbetsuppgiften ska utföras. Inga av praktikanterna eller vikarierna använder sig av dessa, endast sekreterarna. Vidare angående fråga 3.4, om dessa lathundar uppdateras regelbundet, minst en gång i halvåret, negerar de båda sekreterna till att detta utförs. På fråga 4 är det ett jakande svar från båda sekreterarna att de får hjälp från de andra sekreterarna på BUP-mottagningarna i länet med att sköta sina arbetsuppgifter. Det brukar vara BUP Ronneby som hjälper till, ibland hjälper det till i väst, BUP Karlshamn. Omständigheterna som avgör om hjälp sätts in är: Lång diktatlista. Många bevakningar att hantera. Frånvaro. Tyvärr är det så att när mottagningen får hjälp, så ser sekreterarna att det är några arbetsuppgifter som missas. Dessa är: Skicka bevakning till berörd terapeut. Skicka brev till patient. Registrera ankomst i receptionsbilden. Registrera avbokningar i receptionsbilden. Registrera patientbesök i administrationen. Skriva anteckning i patientens journal. Under fråga 6 Vilka arbetsuppgifter har du på din avdelning?, är det en av sekreterarna som enskilt ansvarar för att: Hantera nyanmälningar. Hantera remisskonferenser, allt förekommande arbete gällande dessa. APT-protokoll läggas ut på intranät. Handledare för praktikanter och vikarier. Annelie Brisfeldt-Aspehag 2017 Skapa kompendium med rutiner och arbetssätt sid 7

Övriga gemensamma arbetsuppgifter som de utför på mottagningen är: Reception. Besöksregistrera i receptionen. Boka, avboka och omboka patientbesök. Hantera diverse bevakningar. Skriva diktat, brev, remisser och intyg. Kalla patienter via brev eller telefon. Posthantering. Beställa tolk. Bevaka och hantera Mina vårdkontakter. Telefon/Lyssna av telefonsvarare. Registrera och administrera akutbesök. Hantera förfrågan om journalkopior. Hantera och kontrollera statistik. Administrera NP-utskick med tider för utredning till föräldrar och skola. Comprima, skanna in diverse dokument. Hantera de olika terapeuternas/läkarnas kalendrar. Hantera remisser. Fakturaavstämning. Beställningar till förråd, kök och kontor. Felanmälningar gällande utrustning och fastighet. Kopiera/Faxa. Journalhantering. Brevkalla till SIP-möte med berörda parter. Hantera orosanmälningar. När det gäller fråga 7 Hur tror du att man lättast introducerar en ny medarbetare på din avdelning?, anser båda sekreterarna att det bästa är att när nyanställd ska komma att hen får upplärning av BMS-ansvarig innan start, då gällande journalsystemet samt handledning på mottagningen och få gå bredvid handledaren. Ordentlig introduktion av vårdsystem NCS Cross. Tillgängliga rutinbeskrivningar och lathundar. Lära ut rutiner och arbetssätt. Arbeta självständigt med back-up från ansvarig. Gå bredvid i början, tillgänglig handledare. Att alltid ha någon man kan fråga. Lära sig moment för moment. Annelie Brisfeldt-Aspehag 2017 Skapa kompendium med rutiner och arbetssätt sid 8

Slutsatser/förslag Genom enkäten ville jag få en aktuell bild av nuläget och genom öppna frågor få reda på vad de medicinska sekreterarna själva tänkte och kände. Jag anser genom svaren jag fått att t.ex. en nyanställd kan arbeta mer självständigt om det finns uppdaterade och lättillgängliga rutinbeskrivningar att tillgå. Det blir lättare att sätta sig in i arbetet och patientsäkerheten ökar. Förslag till åtgärder Mitt förslag är att någon sekreterare utses som ansvarig för rutinbeskrivningarna. Rutinbeskrivning är ett levande dokument som ändras med jämna mellanrum och bör kontinuerligt uppdateras. Naturligtvis ska inte och kan inte ett kompendium ersätta en bra introduktion med handledaren, men i alla fall kunna fungera som ett komplement att tillgå när så behövs. Vid sekreterarmötena kan de medicinska sekreterarna ha det som en stående punkt på agendan att alltid ta upp rutiner och arbetssätt. Implementering Grundläggande frågor som behöver tydliggöras i förankringsarbetet är: Varför, på vilket sätt, vilka berörs, vilka resurser finns respektive behövs, vad krävs av mig, vad krävs av organisationen samt vika potentiella hinder och framgångsfaktorer finns I Socialstyrelsens broschyr Om implementering (2012) 4 kan man ta hjälp av dessa frågor i början av förändringsarbetet. Broschyren presenterar vetenskaplig kunskap om hur metoder kan spridas och implementeras effektivt. Förändringsarbete tar ofta lång tid, kostar mycket och kan misslyckas. Men genom att använda forskningsbaserad kunskap om implementering mångdubblas chanserna att lyckas. Socialstyrelsen beskriver att en implementeringsprocess består av fyra faser: Fas 1-Behovsinventering: Förändringsarbete bör starta med en inventering av vilket behov man har av nya metoder. Behovet av ett kompendium med rutinbeskrivningar på BUP Karlskrona är för att ha dem som komplement vid introduktion och sällan förekommande arbetsuppgifter. Fas-2 Installation: När en behovsinventering gjorts och det finns ett beslut om att införa en ny metod, är nästa steg att säkra nödvändiga resurser. Det handlar om nytt material och utbildning av personal. Mottagningen bör utse en ansvarig sekreterare att ta fram rutinbeskrivningar. För att kontrollera om de fungerar vid introduktion av nyanställd, kan man låta den 4 www.socialstyrelsen.se/publikationer2012/2012-6-12 Annelie Brisfeldt-Aspehag 2017 Skapa kompendium med rutiner och arbetssätt sid 9

nyanställda utföra arbetsuppgiften enbart med hjälp med rutinbeskrivningen och på så sätt få feedback om det fungerar eller om det behöver förtydligas. Fas-3-Användning: När den nya metoden börjar användas händer det ibland att den professionelle känner sig obekväm och osäker. I denna fas misslyckas därför många förändringsarbeten. Användandet av rutinbeskrivningar underlättas om de finns lättillgängliga. Det är därför bra att skapa ett kompendium med de olika arbetsuppgifterna inte bara för den nyanställde utan även för de rutinerade sekreterarna som stöd för uppgifter som sällan utförs. Fas 4-Vidmakthållande: När mer än hälften av de professionella använder den nya metoden på det sätt som avsetts kan man tala om att metoden är implementerad. För att uppnå och vidmakthålla ett klientsäkert arbete behöver man följa arbetet. I fas 4 har rutinbeskrivningarna blivit rutin. För att vidmakthålla användandet av rutinbeskrivningarna bör man utse någon medicinsk sekreterare som ansvarar för att de hålls uppdaterade. Uppföljning Den sekreterare som blir ansvarig för rutinbeskrivningarna bör se till att de upprättas och uppdateras på regelbunden basis samt när förändringar uppstår. Uppföljning av implementering av åtgärderna bör ske med utvärdering vid sekreterarmöten, då det annars finns risk att man går miste om viktig information om man bara delar ut en enkät. Avsikten med det är då kan alla komma till tals och säga sin åsikt, vilket gör att alla medicinska sekreterare känner delaktighet vilket ökar utsikten att lyckas med att genomföra åtgärderna och att alla gör det som man har bestämt. Vid utvärderingarna kan man gemensamt gå igenom och diskutera det som har varit positivt respektive negativt med rutinbeskrivningarna och om uppsatta delmål har uppnåtts. För att kunna mäta om det önskade läget har uppnåtts så kan sekreterarna fråga den som är ny på mottagningen om hen tycker att det finns bra rutinbeskrivningar som är lättillgängliga. För att kunna mäta skillnaden på bästa sätt görs den på plats när en ny medarbetare börjar, då kan man lätt se hur snabbt hen kan bli självständig med att utföra de olika arbetsuppgifterna som det tidigare tog tid att komma in i. Annelie Brisfeldt-Aspehag 2017 Skapa kompendium med rutiner och arbetssätt sid 10

Källförteckning Hälso- och sjukvårdslagen (1982:763) Marknadsförd, Terence Shaw (2012) Rutiner och arbetssätt 2013, Petra Cedergren, examensarbete för medicinsk sekreterare, Campus Nyköping www.socialstyrelsen.se/publikationer2012/2012-6-12 Annelie Brisfeldt-Aspehag 2017 Skapa kompendium med rutiner och arbetssätt sid 11

Bilaga 1 Enkäten Hej sekreterare på BUP Karlskrona Som ett led i att uppnå målet i min utbildning till medicinsk sekreterare, så avslutas den tvååriga utbildningen med ett examensarbete. Detta för att det ska ge praktisk erfarenhet av förändrings- och utvecklingsarbete och utföras i nära samarbete med verksamheten. Det jag såg under mina 8 veckors praktik hos er och som jag skulle vilja titta närmare på i mitt arbete är era rutiner och arbetssätt. Eftersom mottagningen inte är så stor, med endast två sekreterare, är den lättare sårbar vid till exempel sjukfrånvaro, semestrar och dylikt/annat. Jag skulle med er hjälp vilja undersöka om man kan ta fram verktyg för att tydliggöra era rutiner, detta kan vara bra att ha när det kommer nyanställda, praktikanter men också när en sekreterare från till exempel bemanningen går in och stöttar verksamheten. Jag tror man kan skapa trygghet i den medicinska sekreterarrollen om man kan synliggöra mottagningens rutiner så att andra med lätthet kan ta dem till sig. För att jag ska kunna göra detta så behöver jag samla in data från er/med er hjälp som jag kan använda och arbeta med utifrån till min rapport och detta vill jag göra genom denna enkät. Jag hoppas ni vill ta er tid att svara på dessa frågor och bidra till min undersökning. Tack på förhand! Med vänliga hälsningar: Annelie Brisfeldt-Aspehag Vid frågor och mer information var god kontakta mig på annelie124@hotmail.com Annelie Brisfeldt-Aspehag 2017 Skapa kompendium med rutiner och arbetssätt sid 12

ENKÄT 2017 Campus Nyköping, Medicinsk sekreterare. Examensarbete. 1.Vilken mottagning arbetar du på? Hur många sekreterare arbetar på mottagningen? Har ni idag sätt att synliggöra era rutiner, t.ex. rutinbeskrivningar, lathundar etc.? Markera rätt påstående. JA NEJ VET EJ 3.1. Om ja, vilka sätt har ni? 3.2. Om ja, används dessa regelbundet? JA NEJ VET EJ 3.3. Om ja, vem använder dem? 3.4. Om ja, uppdateras dessa regelbundet, minst 1 gång i halvåret? JA NEJ VET EJ. 4. Får du/ni hjälp från andra mottagningar att sköta dina/era arbetsuppgifter? JA NEJ VET EJ 4.1. Om ja, vem hjälper då till? 4.2. Om ja, vilka omständigheter ska finnas för att hjälp sätts in? Om/när mottagningen får hjälp, ser du några arbetsuppgifter som missas 6. Vilka arbetsuppgifter har du på din avdelning? 7. Hur tror du att man lättast introducerar en ny medarbetare på din avdelning? Tack för din medverkan! //Annelie Brisfeldt-Aspehag Annelie Brisfeldt-Aspehag 2017 Skapa kompendium med rutiner och arbetssätt sid 13

Bilaga 2 Rutinbeskrivningen Sekreterarrutiner för barn- och ungdomspsykiatrin i Karlskrona Annelie Brisfeldt-Aspehag 2017 Skapa kompendium med rutiner och arbetssätt sid 14

Sekreterarrutiner Telefonsvararen Lyssna av telefonsvararen direkt på morgonen. Ring telefon 1073. Kod Karlskrona 1222222. Kod Ronneby 111111. Hantera informationen. BUP-mejlen Öppna BUP-brevlådan i Karlskrona respektive Ronneby. Detta görs minst två gånger om dagen, en gång på förmiddagen och en gång på eftermiddagen. Eventuella ärenden till Mina vårdkontakter syns här. Hantera informationen. Om det inte är någon sekreterare i tjänst i Ronneby öppnas mejlen av sekreteraren i Karlskrona och tvärt om. Öppna journalskåp och sekretesskåp. Hämta dagstidningen i brevlådan. Bevakningar Hantera bevakningar till Bokning/åtgärd till respektive mottagning Karlskrona/Ronneby. Titta på bevakningar till respektive remisskonferens Karlskrona har remisskonferens tisdagar och torsdagar och Ronneby har remisskonferens fredagar. Hantera bevakningarna. Skriv upp nya ärenden på nyanmälningslistan. Titta även på bevakningar till samordnaren i SYSteam Cross. Diktatlistan/Akuta diktat Prioritera 2:orna och eventuella inskrivningsanteckningar. Därefter 1: orna och till sist 0:orna som skrivs i fallande ordning efter senaste datum först. Registrera besök på PAKA i SYSteam Cross. Koppla besöken. Sekreterarfacket Hantera det som ligger där; tolkkvitton, post som ska skickas, journalkopior som ska hanteras med mera. Posten Posten hämtas i Karlskrona cirka klockan 11.00. Sekreteraren i Ronneby lämnar och hämtar posten i postrummet på plan 1 på Hälsocenter innan klockan 12.00 och tömmer då också den vita postlådan. Posten som sorteras och fördelas. Skattningsformulär som inkommer med posten journalförs. Remissvar skrivs eller skannas in i journalen. Annelie Brisfeldt-Aspehag 2017 Skapa kompendium med rutiner och arbetssätt sid 15

Rutin för hantering av post till personer med skyddade personuppgifter Gör följande med den post som du vill att Skatteverkets postförmedlingsservice ska förmedla: Det brev som ska förmedlas ska läggas i ett slutet kuvert. Kuvertet ska ha uppgift om avsändaradress så att Skatteverket kan returnera försändelsen om vi inte kan nå mottagaren. På kuvertet ska du skriva mottagarens personnummer och, om möjligt, mottagarens fullständiga namn. Du ska sedan lägga kuvertet i ett ytterkuvert som sänds till Skatteverkets postförmedlingsadress. Flera försändelser kan givetvis läggas i samma ytterkuvert. Posten kommer att förmedlas till mottagaren oavsett var mottagaren bor. Förmedlingsadress Post som ska förmedlas, sänds till Skatteverkets postförmedlingsadress: Skatteverket Förmedlingsuppdrag Box 2820 403 20 GÖTEBORG Telefonsamtal: Telefontid: BUP i Blekinge har telefonen öppen måndag till och med torsdag klockan 08.00-17.00 och fredag klockan 08.00-15.00. Under lunchtid klockan 12.00-13.00 är telefonsvararen inkopplad och denna lyssnas av efter lunchen. Återbud: Sena återbud (samma dag eller dagen innan, 24 timmar) noteras i receptionsbilden, patienten lämnat sent återbud. Återbudet skrivs in i journalen i anteckningstypen Anteckning i eget namn (inte i telefonanteckning även om vi mottagit återbudet via telefon) under sökord återbud/uteblivande. Notera även återbud i berörd terapeuts kalender och grönmarkera tiden. Avboka eventuell tolk. Tidiga återbud: Om besöket är inbokat, notera avbokad av patient i receptionsbilden. Återbudet skrivs in i journalen i anteckningstypen Anteckning i eget namn (inte i telefonanteckning även om vi tagit emot återbudet via telefon) under sökord återbud/uteblivande. Ta bort bokningen i berörd terapeuts kalender och grönmarkera tiden. Avboka eventuell tolk. Boka en ny tid. Börja med att leta efter en ledig tid (grön markering) i berörd terapeuts kalender. Boka tiden genom att skriva patientens initial er + födelseår och ändra färg till bokad tid (röd markering). Boka in patienten i Systeam Cross. Skicka eventuell kallelse. Skriv journalanteckning i anteckningstypen Anteckning i eget namn under sökord åtgärd. Boka eventuell tolk. Annelie Brisfeldt-Aspehag 2017 Skapa kompendium med rutiner och arbetssätt sid 16

Vårdbegäran/Rådfrågan: Terapeuter har ansvar enligt uppgjort schema att ta emot vårdbegäran/rådfrågan. Vi noterar namn och telefonnummer, frågar om barnets ålder och även om var familjen bor. BUP:s åldersgräns är 0 till och med 17 år. Övriga telefonsamtal: Koppla telefonsamtalet Då det gäller patienter skickas bevakning annars mejl. Vi lämnar inte ut terapeuternas direktnummer. FÖR- OCH EFTERARBETE REMISSKONFERENS Före remisskonferens: Skriv ankomstdatum på remissen och skanna denna. Skriftlig remiss skannas in på uppdrag, välj den person som har nyanmälningsansvar och automatanteckning sparas i vårdbegäran. Skriv upp patienten i nyanmälningspärmen. Bevakning skickas till nyanmälningsansvarig om att remiss inkommit och nyanmälningsansvarig ringer upp familjen. Bevakning ska skickas remisskonferens. Efter att ärendet delats ut destrueras remisen. Inremiss, antingen egenremiss eller konsultremiss, ska vara skapad. Efter remisskonferens: Inremissbedömning görs efter remisskonferens. Kontaktorsaken hämtas från vårdbegäran. Till bokningskön? Ja. Preliminärsvar eller slutsvar skrivs på uppdrag, välj den terapeut som tilldelats ärendet. Bevaka till terapeut att slutsvar ska skrivas efter tre månader. Bevaka alltså detta datum tre månader framåt. Remisskonferensanteckning skrivs på uppdrag av avdelningschef eller i eget namn under sökorden Deltagare, Ansvarig terapeut och Beslut. Bevakning skickas vidare till respektive terapeut angående att de blivit tilldelade ett nytt ärende. Bokning från bokningskön Skriv nybesök i noteringsfältet Kontrollera så att rätt datum står i måldatumrutan, nybesök inom 30 dagar. Annelie Brisfeldt-Aspehag 2017 Skapa kompendium med rutiner och arbetssätt sid 17

Kontrollera så att mottagning, sektion, specialitet, ansvarig vårdgivare den som skriver journalanteckningen. Är läkare med vid besöket är läkare alltid ansvarig vårdgivare, vårdform, kontaktform, besöksform, nybesök/återbesök, akut/ej akut, kontaktorsak, preliminär debitering, resurser och psykiatrisk vårdform fylls i på rätt sätt i bokningsunderlaget. Resebevis, karta och informationsblad om BUP bifogas kallelsen vid nybesök. Resebevis skrivs alltid ut och bifogas kallelsen. Välkomna till BUP-bladet bifogas kallelsen vid nybesök Om vårdnadshavarna har olika adresser ska kallelsen skickas till bägge adresserna. Journalanteckning att familjen är kallad och på vilket/vilka sätt skrivs. Notera datum och ansvarig terapeut i vårdåtagandelistan (också kallad Breda Listan) och på manuella nyanmälningslistan. Skriv in patienten på respektive terapeuts patientlista Ta bort bevakningen från remisskonferansen Boka in besöket i respektive terapeuts kalender Boka eventuellt tolk JOURNALFÖRING Diktat skrivs från diktatlistan. Prioritera 2: or, mottagnings-, utrednings- och behandlingsanteckningar samt daganteckningar och inskrivningsanteckningar. Vissa testmetoder som ORT, CAT skrivs i Word, men får inte lagras där. Utredningar skrivs i princip alltid i behandlingsserie, som ska stängas när utredningen är klar. Ansvarig utredare meddelar sekreterare som stänger behandlingsserien och noterar eventuell diagnos i NP-listan när utredningen är klar. 5 15 formulär skrivs in och kurvor skrivs ut och läggs till ansvarig terapeut. Journalanteckning skrivs. RECEPTIONSARBETE Besöksregistrera patienter i SYSteam Cross. Det är viktigt att kontrollera så att allt är riktigt ifyllt på bokningsunderlaget innan besöksregistrering görs. Kontrollera så att mottagningen, sektion, specialitet, ansvarig vårdgivare den som skriver journalanteckningen. Är läkare med vid besöket är läkaren alltid ansvarig vårdgivare, vårdform, kontaktform, besöksform, nybesök/återbesök, Annelie Brisfeldt-Aspehag 2017 Skapa kompendium med rutiner och arbetssätt sid 18

akut/ej akut, kontaktorsak, preliminär debitering, resurser och psyk.vårdform fylls i på rätt sätt i bokningsunderlaget. Skriv ut kvittokopia vid behov Gör kassaavstämning varje onsdag. Följande kassor finns: 12-BUP Ronneby, 13- BUP Karlskrona, 20-Efterregistrering BUP Karlskrona 1 och 21- Efterregistretring BUP Ronneby. När nybesök besöksregistrearas i SYSteam Cross ska datum för nybesök också noteras i vårdåtanagande listan (också kallad Breda Listan) och på manuella nyanmälningslistan. Ibland behöver föräldrar till barn över 12 år intyg till Försäkringskassan för tillfällig vård av barn. Det krävs då att en läkare skriver dessa intyg. Skriv ut manuella resebevis vid behov. BOKNING AV BESÖK/KALLELSER Nybesök: Se för och efterarbete remisskonferens och receptionsarbete Besök bokas utifrån bevakningar som skickats till bokningskön. Se för- och efterarbete remisskonferens och receptionsarbete. En del bokningar finns redan i systemet då till exempel kallelse skickats. Kallelser och resebevis skrivs ut via bokningssystemet och skickas. Ibland ringer vi och kallar patienterna. Skriv in i journalen i eget namn att kallelse skickats eller att du ringt familjen. Skriv också vilken terapeut de ska få träffa samt datum och tid för besöket. Stäm också av att besöket är inbokat i terapeutens kalender, om besöket inte är inbokat i kalendern, stäm av med terapeuten och boka in besöket på rätt datum och tid. NEUROPSYKIATRISKA TEAMET (NP-TEAMET) Mallar finns i SYSteam Cross för att skriva inbjudan till familjen samt skolan. Första utredningsbesöket bokas in med kontaktorsak NP utr 1. Alla övriga besök därefter med kontaktorsak Nepsykutred. Även om flera besök för NP-utredning sker på samma tid får enbart ett besök bokas in med ett undantag: Återkoppling 2, då får vi boka in ett besök med familjen (30 minuter) och ett besök när skolan ansluter. Annelie Brisfeldt-Aspehag 2017 Skapa kompendium med rutiner och arbetssätt sid 19

FAKTURAHANTERING Fakturahantering/Raindance Mottagningsattesterna mot underlag som ska finnas i pärmen Följesedlar/Fakturor (K-na) och i lådan följesedlar och bensinkvitton (R-by). Bensinkvitton ska finnas i Bilpärmen (K-na) och i lådan följesedlar och bensinkvitton (R-by). Ta kopia på bensinfakturan och sätt in den tillsammans med kvittona i pärmen Fakturaunderlag. Ta kopia av fakturor som rör tolkuppdrag ch sätt in den tillsammans med kvittona i pärmen Fakturaunderlag. FÖRRÅD Beställ kontorsmaterial och städprodukter. Det finns en önskelista på anslagstavlan. Ronneby får förråd på torsdagar och Karlskrona på fredagar. Tänk på att beställa varor i god tid före leveransdag! Packa upp varorna. Städets varor ska ställas in i städförrådet. Inleverera varorna i Raindance när de kommer och sätt in packsedeln som bockats av i pärmen Följesedlar Förrådet. TOLKBESTÄLLNING Landstinget har avtal med följande tolkförmedlingar vilka anlitas i följande ordning: Semantix Språkservice STÖ Det är viktigt att LMA-nummer finns med på beställningarna som rings in POSTHANTERING Utgående och inkommande post hanteras en gång om dagen. Viss inkommande post såsom skattningsformulär och begäran om journalkopior skrivs in alternativt skannas in i journalen. Utbildningar anslås eller mejlas till berörda. Remisser skannas in i journalen nyanmälningsansvarig meddelas via bevakning att remiss inkommit. Annelie Brisfeldt-Aspehag 2017 Skapa kompendium med rutiner och arbetssätt sid 20

FELANMÄLAN Felanmälan/arbetsbegäran (hissen är trasig, trasiga lampor med mera) görs via intranätet. Vid akuta ärenden ringer vi kortnummer 6700. OLIKA VIKTIGA LISTOR Följande listor hålls uppdaterade: Uteblivande listan Bokningslistan Väntelistan Breda listan NP-listan på BUP-webben Tremånaderslistan (patienter som e j varit på besök inom tre månader) Patientlistorna hos respektive terapeut Administration av vårdbegäran/vårdåtagande-listan 30-DAGAR, VÄNTETIDER I VÅRDEN, NEUROUTREDNINGAR, BLUES Vi rapporterar väntetider gång i månaden, senast den 10:e Uppgifterna som rapporteras till väntetider i vården baseras på data ifrån BLUES som vi matat in i vårdadministrationen. Nybesök ska erbjudas inom 30 dagar. 30 dagars väntetid efter beslutsdatum om NP-utredning LARM Karlskrona: Larmet är på: måndagar till och med torsdagar mellan klockan 20.30 till 06.00. Fredagar går larmet på klockan 17.30. NATTI NATTI Lås journalskåpet/sekreterarskapet Lås dörrarna till sekretariatet Sätt upp lapp i receptionen då den är obemannad Telefonsvararen går på automatiskt om den är förprogrammerad. REMISSKONFERENS Innan konferensen Se till att alla vårdbegäran / egenremisser och konsultremisser är inskrivna och bevakning lagd till Remisskonferens. Kontrollera i Bevakning: Barn- och Annelie Brisfeldt-Aspehag 2017 Skapa kompendium med rutiner och arbetssätt sid 21

ungdomspsykiatri/bup Karlshamn/Samordnare/Läkare om det finns bevakning från PAKA till BUP, i så fall styr om bevakningen till Barn- och ungdomspsykiatrin/bup Karlshamn/Remisskonferens/Läkarsekreterare. Sätt in alla gula nyanmälningsblanketter och Konsultremisser i Nyanmälningspärmen. Skrov ut några stycken (10 st brukar räcka) bevakningslistor från bevakningen till remisskonferansen. Tag med listorna, nyanmälningspärmen och anteckningsblock. Spara ett par tre listor till dig själv (bra att ha om man skulle skriva fel). Gå till i konferenslokalen en stund innan och starta datorn och h öppna Kalender. Starta NCS Cross/Vårddokumentation. Gå från tomt journaltorg och hämta bevakningslistan till dagens remisskonferens. Under konferensen Från bevakningslistan kan man sedan Hämta journal på varje patient och sedan komma tillbaka till listan med Ctrl+F4. Efter konferensen Börja med att föra in nya patienter i respektive terapeuts patientlista. Gör därefter inremissbedömning, glöm inte att byta handläggare till den terapeut som åtagit sig ärendet och lägg sedan till bokningskö när du får frågan. Skriv in i Remisskonferensanteckning i eget namn. I samband med detta ta fram vårdåtagande listan under Admin och fyll i Faktiskt datum (samma som remisskonferensdatum) på rad 2 och räkna 30 dagar framåt och fyll i Måldatum på rad 3. Gå därefter till Kalender och boka tider hos ansvarig terapeut och ärende och skriv ansvarig terapeut och även gärna tiderna på den utskrivna bevakningslistan på respektive ärende. Ring till patient/anhörig och boka tid. Gå därefter till NCS Cross Vårdadmin/Växla och Bokningskö. Boka i Vårdadmin/Reception. Skicka kallelse/resebevis tillsammans med BUPinformation. Skriv därefter i en Anteckning om att du har ringt och bokat tid och i förekommande fall att du skickat kallelse/resebevis. Slutsvar Skriv på uppdrag av ansvarig terapeut in slutsvar på egenremiss (ska inte göras på konsultremiss, det gör ansvarig terapeut). Skriv in på Anamnes: Bokas hos och terapeutens namn, fyll i svarsdatum och utfärdande datum, spara F3. Till slut Gå till bevakningslistan för Remisskonferensen och skicka bevakning till terapeuten om nytt ärende som de tilldelats. Mal alla gula anmälningsblanketter. Lägg konsultremiser till ansvarig terapeut med en påminnelse om att besvara remissen efter första samtalet. Sätt in en ifylld bevakningslista i Remisskonferenspärmen (finns i receptionen). Annelie Brisfeldt-Aspehag 2017 Skapa kompendium med rutiner och arbetssätt sid 22

Bevakningar Välj den patient det gäller Klicka på: Patient och därefter Bevaka Ange Bevakningsgrupp Bokning/Åtgärd till Karlskrona eller Bokning/Åtgärd till Ronneby Fyll i Bevakningsdatum (dagens datum) Välj Rubrik Kallelse (när kallelser ska skickas) eller Mottagning (tex vårdavslut, återbud eller patienter som ska bokas in i systemet utan att kallelse ska skickas) Skriv meddelande till sekreterarna i Notering Klicka OK (OBS! Borttag av ärende tillåts ej- ska ALDRIG klickas i). Information som behövs i bevakningen: Information om en kallelse ska skickas till familjen eller inte. Datum och klockslag när besöket ska vara. Hur lång tid besöket kommer att ta inklusive skrivtid och ev. restid. Besökstyp (nybesök eller återbesök) Plats om besöket inte ska vara på mottagningen (hembesök, lägenheten, skola, annan plats). Vilka som ska kallas och till vem/vilka kallelsen ska adresseras Vilka som ska delta från BUP Vem som ska skriva anteckningen (Då läkare närvarar vid besöket skriver läkaren mottagningsanteckningen). Om tolk behövs till besöket, telefontolk eller tolk på plats. För att veckoplaneringarna så småningom ska kunna fasas ut är det viktigt att bevakningar skickas enligt ovan på samtliga inbokade besök, det vill säga även de besök som överenskommits med patienten antingen per telefon eller vid föregående besök. Det är också viktigt att en journalanteckning i patientens journal påbörjas direkt efter besöket där Besökstyp, Besök, Plats och Deltagare skrivs in. Akute inbokningar meddelas sekreterarna muntligt i en övergångsperiod. KALENDER Kalendersystemet finns i Outlook. Bokningar visas för aktuell dag under Fliken Dag och för hela verkan under Fliken Vecka Färgsätt kalendern: Markera den tid som ska färgsättas i kalendern oh högerklicka Klicka på Ny avtalad tid Under Kategorisera finns färgerna valbara Välj den färg som ska användas enligt färgvalen nedan Klicka på ikonen spara och stäng Patientbesök: Röd Bokningsbar tid: Grön Konferens: Blå Ledigheter t ex semester eller flex: Gul NP-tid, psykologutredningar: Orange Annelie Brisfeldt-Aspehag 2017 Skapa kompendium med rutiner och arbetssätt sid 23

Var och en styr vilka tider som är bokningsbara genom att lägga in gröna bokningsbara tider i sin kalender. Det är möjligt at lägga in färgmarkeringarna som återkommande om t ex varje tisdag klockan 13.00 ska vara grön (för att boka dess och ändra färg till t ex röd behöver tidsmodulen raderas först och sedan läggas in igen). Boka i egen kalender: Markera tiden som ska bokas och boka i kalendern genom att högerklicka på tiden. Välj Öppna Under ämne skriv det som ska bokas in, t ex namn på personal på rumsbokningar och patientens initialer + födelseår (ex AA 00) vid patientbokningar Ändra grön tid till röd under kategorier vid inbokning av patient Klicka på ikonen spara och stäng En bevakning ska skickas till sekreterarna så att de kan boka on besöket i journalsystemet och ev. skicka en kallelse till patienten. Frö information om hur bevakningar skickas, var god se manual om bevakningar. För att boka i annans kalender behövs behörighet att göra detta: Klicka på Arkiv Öppna Annan användares mapp Namn Skriv vem /vad du söker i sökrutan, t ex efternamn eller rum. Vid sökning efter rum, börja med att skriva Rum och välj sedan sök så kommer alla rum fram. Välj person eller rum i listan och klicka OK två gånger. Valda kalendrar ligger i listan till vänster under Kalender, Alla kalenderobjekt Boka i flera kalendrar (två eller fler personer och rumsbokning etc.) samtidigt: Öppna de kalendrar som ska bokas och välj datum i kalendern till vänster. Leta framåt i kalendrarna efter bokningsbar grön tid. Markera tiden och gör bokningarna enligt ovan. Vid patientbokning i annan användares kalender ska en bevakning skickas till berörd terapeut för kännedom. En bevakning ska också skickas till sekreterarna så att de kan boka in besöket i journalsystemet och eventuellt även skicka en kallelse till patienten. För information om hur bevakningar skickas, var god se manual om bevakningar. Om ingen grön tid hittas i annan persons kalender finns möjlighet att skicka en för frågan om bokning igenom att bjuda in deltagare till önskad tid. Denna förfrågan skickas som e-post till mottagaren som kan tacka ja eller avböja. Rutin för sekreterare vid ombokning av besök i kalender Gå in i respektive terapeuts kalender i Outlook Leta fram en ledig grön tid Markera tiden som ska bokas i kalendern genom att högerklicka på tiden Välj öppna Annelie Brisfeldt-Aspehag 2017 Skapa kompendium med rutiner och arbetssätt sid 24

Underämne skrivas det som ska bokas in om patient ska bokas in skrivs patientens initialer + födelseår (ex AA 00) Ändra grön tid till röd tid Spara och stäng Omboka besöket i journalsystemet Skicka bevakning till respektive terapeut Skriv anteckning i journalsystemet angående ombokning Guide: Boka in nybesök Hämta patient Jobba åt uppdragsgivare: Klicka på Vårdbegäran, kontrollerakonataktorsak Gå in på inremiss- egenremiss psykiatri, Diagnos & Anamnes F8 Kontrollera datumet på dokumentet. Ankomst och beslut. Inremmiterande, klicka välj patient/företrädare för patient om så är fallet OK! Lägg i VBG (Vårdbegäran) om den inte är signerad Obesvarad remiss blir grön, klicka på den och sen OK. Klicka arkiv-inremissbedömning. Kontrollera så att datumen stämmer, välj fyra veckor. Inremiss till bokning? Ja! Registrera slutsvar om det inte är remiss, då ska det vara preliminär svar. Skriv anteckningar, remisskonferens och kallelse utskickad i mitt eget namn. Växla och gå till bokningskö i vårdadministrationen, kontrollera så att det är rätt mottagning Kontrollera så att allt stämmer, tidstyp, ansvarig terapeut, osv Skriv in nybesök och välj ej akut eller akut. Välj HSL och checka av preliminärdebiteringen så att det blir rätt. Välj inte preliminärdebitering om det är asylsökande och du inte har LMA-nummer Kontaktorsak ska vara NP1 om det är första utredning, sedan Nepsy. Annars ska det vara den du har skrivit i inremissen. Skriv ut kallelsen, bifoga välkomstbrev och karta Bevaka tillbaka till terapeut att de blivit tilldelade patienten. Ta bort bevakningen till remisskonferensen. Behövs tolk? Lägg till i aktuell patientlista Kontrollera Breda listan vårdåtaganden och skriv in aktuella datum Avsluta ett vårdåtagande: Be terapeuten skriva ett VAV (vårdavslut) När det är gjort har du datumet för vårdavslutet. Journal-> Administration av VBG-> Registrera Vårdåtagandets start är samma datum som vårdbegäran (VBG). Beslutsdatum remisskonferens Aktivitetsstart mål ska vara en månad från beslutet Aktivitet 1 är Remisskonferens Första besöket är aktivitetsstart. Annelie Brisfeldt-Aspehag 2017 Skapa kompendium med rutiner och arbetssätt sid 25

Skriva in blankett från diktat-> Patient, blanketter ->Jag vill öppna -> skapad blankett Skanna in: Beställning av vem? Var? Anamnes var god se inskannad remiss Datum; samma som ankomst Diagnos: Var god se inskannad remiss Preliminärsvar datum remisskonferens (rkf). Svar: Kallas till vem? När? Slutsvar 3 månader efter Slutsvar skrivs alltid direkt om det inte är en remiss! Annelie Brisfeldt-Aspehag 2017 Skapa kompendium med rutiner och arbetssätt sid 26