Anvisning för e-tjänsten Journal via nätet

Transkript

1 1 (8) Anvisning för e-tjänsten Journalen Version 1.5 Beslutande: Ansvarig: Handläggare: Chefläkare, Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Chefläkare, vårdgivare Birgitta Cornelius, Hälso- och sjukvårdsförvaltningen Anvisning för e-tjänsten Journal via nätet

2 2 (8) Innehållsförteckning Bakgrund... 3 Syfte med anvisning för e-tjänsten Journalen... 3 Innehåll i e-tjänsten Journalen i Stockholms läns landsting... 3 Omfattning... 3 Roller/Ansvarsfördelning... 3 Anvisning... 4 Försegling... 4 Rutin för upplåsning av försegling i e-tjänsten Journalen... 4 Borttagande av direktåtkomst för vårdnadshavare till barnets journal... 5 Förlängd direktåtkomst för vårdnadshavare till e-tjänsten Journalen för barn över 13 år... 5 Ombud... 6 Startdatum... 6 Signerade och osignerade journalanteckningar... 7 Undantagna sökord... 7 Lagrum och styrande förutsättningar... 7 Länkar till blanketter... 8 Versionshantering Version Datum Summering av förändringar i förhållande till Signatur föregående version Beslutad anvisning för Journal via nätet BC Borttagande av informationsmängden remisstatus PE med anledning av beslut att stänga av den funktionen Förklaring av blockering av direktåtkomst för BC patient under rubrik Försegling Tillägg att S:t Göran visar historisk info fr IZ Tillägg Minderårigs tillgång BC

3 3 (8) Bakgrund Landstingsfullmäktige antog den 13 september 2016 ett regelverk för Journal via nätet, det vill säga den e-tjänst som används för att ge patienten direktåtkomst till journaluppgifter. Syftet med e-tjänsten Journalen är att öka patientens delaktighet och möjlighet att tillgodogöra sig information. Syfte med anvisning för e-tjänsten Journalen Anvisningen syftar till att beskriva arbetsgången vid: information till patient begäran om försegling* borttagande av direktåtkomst för vårdnadshavare förlängd direktåtkomst för vårdnadshavare utse ombud undantag i e-tjänsten Journalen Innehåll i e-tjänsten Journalen i Stockholms läns landsting Journalanteckningar från anslutna vårdcentraler av alla journalförande yrkeskategorier. Vårdkontakter Klinisk kemi-labsvar, dessutom visas viss serologi och viss immunologi om de ingår i multisvarsformatet. Patientnära analyser visas ej då svar skrivs in i mätvärdesmodulen. Mätvärdesmodulen är ej ansluten till Journalen. Diagnos E-tjänsten Journalen visar information från patientens journal i TakeCare från de anslutna verksamheterna i Stockholms läns landsting. Patienten kan också läsa information från vårdbesök från de landsting som är anslutna till e-tjänsten Journalen. Patienten loggar in i e- tjänsten med e-legitimation. Omfattning Rutinen omfattar endast den enskildes direktåtkomst** till journaluppgifter från TakeCare via e-tjänsten Journalen. Roller/ansvarsfördelning Verksamhetschef ansvarar för att det finns kända rutiner på vårdenheten gällande den enskildes direktåtkomst till journaluppgifter. Verksamhetschefen ansvarar för att hälsooch sjukvårdspersonalen kan informera patienten om vilken information som finns i e-tjänsten Journalen, och var denne ska vända sig vid frågor om e-tjänsten eller innehåll. Vårdgivarspecifik förvaltning ansvarar för att på begäran hantera försegling och upplåsning av försegling, borttagande av direktåtkomst och förlängd direktåtkomst för vårdnadshavare samt ombudshantering i e-tjänsten Journalen.

4 4 (8) Anvisning Information till patient Patienten ska vända sig till 1177 support för Vårdguidens e-tjänster vid frågor om e-tjänsten Journalen, telefon , alla dagar klockan Vid frågor om innehållet i e-tjänsten Journalen hänvisas patienten av 1177 support till aktuell vårdverksamhet. Försegling Den enskilde ska inte riskera att tvingas logga in i e-tjänsten Journalen mot sin vilja. För att förhindra ofrivillig inloggning finns en möjlighet att försegla direktåtkomsten. Försegling kan exempelvis användas av patienter i utsatt position. Patient som förseglat sina journaluppgifter har inte längre direktåtkomst till informationen i e-tjänsten Journalen. Förseglingen kan göras direkt i e-tjänsten Journalen av patienten själv. Tar hälso- och sjukvårdspersonal emot patientens begäran om försegling ansvarar de för att informera patienten att det är möjligt att själv göra detta i e-tjänsten Journalen eller be patienten vända sig till 1177 support som kontaktar vårdgivarspecifik förvaltning. Gör patienten själv förseglingen gäller förseglingen hela tjänsten alltså samtliga verksamheter i samtliga regioner och landsting som är anslutna till tjänsten. Sker förseglingen av vårdgivarspecifik förvaltning är det möjligt att försegla endast utvalda enheter. Patienten kan begära upplåsning av förseglingen via fastlagd rutin. Funktionen Försegling kan också användas då en enskild patient efter menprövning och beslut av verksamhetschef inte ska ha direktåtkomst till Journalen d.v.s. blockeras från direktåtkomst. Det finns möjlighet att ange vilka enheter blockeringen ska gälla. Blockeringen görs av vårdgivarspecifik förvaltning. Rutin för upplåsning av försegling i e-tjänsten Journalen Patienter som vill häva försegling uppsöker sin vårdverksamhet inom Stockholms läns landsting för att legitimera sig och fylla i blanketten för upplåsning av försegling. Personal bevittnar namnteckning och kontrollerar legitimation. Blanketten skickas med internpost till vårdgivarspecifik förvaltning för utförande av upplåsningen. Vårdgivarspecifik förvaltning bekräftar till vårdverksamheten när upplåsningen av förseglingen har genomförts. Vårdverksamheten meddelar patienten via brev med personlig utlämning. Under jourtid måste den akuta situationen för den utsatta patienten lösas och journalåtkomsten förseglas snarast möjligt under kontorstid.

5 5 (8) Borttagande av direktåtkomst för vårdnadshavare till barnets journal Vårdnadshavare har direktåtkomst till barns journaler i e-tjänsten Journalen tills barnet fyller 13 år. I undantagsfall kan vårdnadshavarens direktåtkomst till barnets journaler tas bort om det kan antas att barnet lider betydande men om uppgifterna röjs för vårdnadshavaren. Den som bedömer att vårdnadshavare inte ska ha direktåtkomst till barns journalinformation är skyldig att kontakta verksamhetschef/behandlande läkare för begäran om borttagande av direktåtkomst i e-tjänsten Journalen. Efter beslut av verksamhetschef/behandlande läkare meddelas vårdgivarspecifik förvaltning som tar bort direktåtkomst för vårdnadshavare. Vårdgivarspecifik förvaltning meddelar vårdverksamheten när borttagandet har genomförts. Vårdverksamheten meddelar vårdnadshavare via brev med personligt utlämnande. I de fall beslutet fattas under jourtid måste den akuta situationen (för den utsatta patienten) lösas och journalåtkomsten för vårdnadshavare tas bort snarast möjligt under kontorstid. När en verksamhetschef/behandlande läkare bedömer att vårdnadshavare åter ska ha direktåtkomst till barnets journaler skickas begäran om hävning av borttagande av direktåtkomst för vårdnadshavare till vårdgivarspecifik förvaltning. Vårdgivarspecifik förvaltning meddelar vårdverksamheten när hävningen är genomförd. Vårdverksamheten meddelar vårdnadshavare via brev med personlig utlämning. Förlängd direktåtkomst för vårdnadshavare till e-tjänsten Journalen för barn över 13 år Verksamhetschef kan tillsammans med barnet och vårdnadshavare besluta om vårdnadshavares tillgång till e-tjänsten Journalen även efter 13 års ålder. Beslutet omfattar endast den verksamhet som verksamhetschefen ansvarar för. Förlängd direktåtkomst kan vara aktuell när vårdnadshavaren långvarigt medverkar i vården av barnet till exempel vid kronisk sjukdom, funktionshinder eller vid andra särskilda omständigheter. Vid beslutet ska barnets vilja respekteras, i de fall barnet inte kan uttrycka sin vilja ska verksamhetschefen säkerställa att barnet inte lider men av att vårdnadshavare har direktåtkomst till information från den aktuella vårdverksamheten. Verksamhetschefen skickar en begäran om förlängd direktåtkomst till vårdgivarspecifik förvaltning. Tillgången till e-tjänsten Journalen ska vara tidsbegränsad och helst förlängas med ett år i taget, dock längst till dess att barnet fyller 18 år. Vårdgivarspecifik förvaltning meddelar vårdverksamheten när förlängd direktåtkomst är genomförd. Vårdverksamheten meddelar vårdnadshavare via brev med personlig utlämning när förlängning av direktåtkomst för barn mellan år har genomförts.

6 6 (8) Den som bedömer att vårdnadshavare inte längre ska ha förlängd direktåtkomst till e- tjänsten Journalen för barn över 13 år är skyldig att kontakta verksamhetschef för begäran om hävning av den förlängda direktåtkomsten. Verksamhetschef begär hävning av förlängd direktåtkomst till vårdgivarspecifik förvaltning. Vårdgivarspecifik förvaltning meddelar vårdverksamheten när den förlängda direktåtkomsten är hävd. Vårdverksamheten meddelar vårdnadshavare via brev med personlig utlämning. Minderårigs tillgång Efter beslut av verksamhetschef kan minderårig år få tillgång till Journalen. Begäran sker av verksamhetschefen till vårdgivarspecifik förvaltning som ger minderårig tillgång till Journalen. Ombud Vuxna personer ska kunna utse andra vuxna personer till ombud och ge dem direktåtkomst till e-tjänsten Journalen. I första hand utses ombudet genom att patienten loggar in med e-legitimation i e-tjänsten Journalen och väljer funktionen Dela journal. De som inte kan eller vill utse ombud i e-tjänsten Journalen uppsöker sin vårdverksamhet inom Stockholms läns landsting för att legitimera sig och fylla i blanketten för ombud. Personal bevittnar namnteckning och kontrollerar legitimation. Blanketten skickas med internpost till vårdgivarspecifik förvaltning för verkställande. Vårdgivarspecifik förvaltning meddelar vårdverksamheten när ombud är tillagd. Vårdverksamheten meddelar patienten via brev med personlig utlämning att ombud är registrerat. Patienten kan när som helst besluta att ett ombud inte längre ska ha direktåtkomst till e-tjänsten Journalen. I första hand tas ombudet bort genom att patienten loggar in med e-legitimation i e-tjänsten Journalen och väljer att avsluta ombudets tillgång. Patienten kan besöka sin vårdverksamhet och fylla i en blankett för avslut av ombud. Blanketten skickas med internposten till vårdgivarspecifik förvaltning. Vårdgivarspecifik förvaltning meddelar vårdverksamheten när avslut av delning till ombud är genomförd. Vårdverksamheten meddelar patienten via brev. Startdatum Den äldsta journalinformationen som visas i Journal via nätet är från den 1 januari 2016 oavsett när vårdenheter ansluter sig till tjänsten. Obs! Capio S:t Görans sjukhus visar journalinformation från den 2 februari 2014 och framåt. Orsaken till det är Capio S:t Görans sjukhus tidigare använde en annan e-tjänst för att visa patienter journalinformation. Samtliga journalanteckningar kan som tidigare beställas som journalkopior.

7 7 (8) Signerade och osignerade journalanteckningar Signerade journalanteckningar visas direkt i tjänsten. Osignerade journalanteckningar visas 14 dagar efter att de skrivits in i journalen. Klinisk kemi labsvar visas när de inkommit till journalsystemet TakeCare d.v.s. de kan visas ovidimerade. Undantagna sökord Information som dokumenteras under följande sökord undantas från visning i e-tjänsten Journalen. Duration enskilt sexuellt övergrepp Duration period med sexuella övergrepp Fysiskt våld vid sexuella övergrepp Misst. sexuella övergrepp Plats för sexuella övergrepp Relation till förövare vid sexuella övergrepp Sexuellt övergrepp Substanspåverkan vid sexuella övergrepp Tidigare utsatts för sexuella övergrepp Tillfrågad om våld och övergrepp Typ av sexuella övergrepp Utsatt för sexuella övergrepp Våldsutsatt kroppsdel vid sexuella övergrepp Annat fysiskt våld Duration av fysiskt våld enskilt tillfälle Duration av fysiskt våld period Plats för fysiskt våld Relation till förövare vid fysiskt våld Typ av fysiskt våld patienten utsatts för Utsatt för fysiskt våld Utsatt för psykiskt våld Våld och hot Observera att sökordet finns med på utskrifter/journalkopior och måste menprövas vid utlämnade av journalkopior. Lagrum och styrande förutsättningar Regelverket för den enskildes direktåtkomst* till journalinformation i Stockholms läns landsting har fattats av landstingsfullmäktige. Utöver detta ska följande lagar och författningar uppfyllas: Patientdatalag (2008:355) Offentlighets- och sekretesslag (2009:400) SOSFS 2008:14 Socialstyrelsens föreskrifter om informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården

8 8 (8) Länkar till blanketter Journal via nätet borttagning av direktåtkomst och hävning av borttagning för vårdnadshavare till barnets journalinformation Journal via nätet förlängning av direktåtkomst för vårdnadshavare för barn över 13 år och/eller barn mellan 13 och 18 år Journal via nätet försegling och hävning av försegling Journal via nätet ge ombud tillgång till journalinformation eller ta bort ombuds tillgång till journalinformation * Försegling - ingen information skickas från anslutna journalsystem till tjänsten Journalen. Journalen visar då meddelande Kontot är ej tillgängligt om patienten loggar in. ** Direktåtkomst - elektronisk åtkomst till information med hjälp av personlig inloggning.