""f"'~västra y GÖTALANSREGIONEN INSTRUI(TION okumenttitel Avv ikelser och reklamationer- läkemedelsleveranser från RGL 4.0 Siclan l av 7 okumentansvarig m/id-nummer Giltig fr o m Fredrik Vo nclracek, kvali tetsansvarig apotekare, sjukhusapoteket VGR 201 4-03-0 1 Fastställes, Västra Göta~gionen atum --------~----------~~!'!~ ----------- - Kar in Lendcn ius. Lälccmedclschcf VGR lf-tjt,~y Avvikelser och reklamationer- läkemedelsleveranser från RGL Ändringar från foregående version efinitioner omarbetade. Avsnitt l: Rapporteringssätt reviderat. Allvarlighetsgrad förtydligat. Punkt 2.1.1 och 2.1.2 förtydligade. Avsnitt 3 (Återkoppling från RGL) och 4 (Uppföljning) borttagna. Återkoppling beskrivs i avsnitt l, uppföljning hanteras inom Kvalitets- och utvecklingsgrupp sjukhusapoteket VOR-Apoteket AB enligt särskild överenskommelse. Bilaga 2 och 3 anpassade efter övriga ändringar. Bilaga 4 ny. efinitioner RGL Avvikelse Negativ händelse Tillbud Allvarlig avvikelse Reklamation Region gemensamt lager (Apotekets Försörjningsenhet Mölnlycke) Fel i beställning som innebär expeditionshinder för ApoAB, samt fel i leveransflödet som inte överensstämmer med läkemedelsförsörjningens normala rutiner. (inklusive reklamationer, tillbud och negativa händelser) Händelser som inneburit att patient skadats (enligt Socialstyrelsens efinition) Händelser som kunde ha inneburit att patient skadats (enligt Socialstyrelsens definition) e negativa händelser/tillbud som bedöms ha allvarlighetsgrad 2 eller högre enligt Riskanalys & Händelseanalys, Handbok för patientsäkerhetsarbete, 2:a upplagan maj 2009 1 Påtalande av misstänkta kvalitetsbrister, förfalskningar eller andra synpunkter rörande läkemedel som bör aviseras det tillverkande läkemedelsföretaget 2. Syfte Beskrivning av rapportering av avvikelser avseende leveranser från RGL. Målgrupp sjukhusapoteket VGR, sjukhusapoteket VGR lokalt, Läkemedelsansvarig sjuksköterska, S j uksköterska Ansvar Legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal ansvarar för att rapportera avvikelser. PlatschefRGL tillsammans med Läkemedelsansvarig ansvarar för att återkoppling till kund sker samt för åtgärdshantering på RGL. 1 http://www.socialstvrelsen.se/publikationer2009/2009-126-120 2 http://www.lakemedelsverket.se/malgrupp/foretag/lakemedel/tillsyn-och-uppfoljning-- GMPGP /Reklamationer/
"""f'~västra y GÖTALANSREGIONEN INSTRUI(TION okumenttitel Avvikelser och reklamationer- läkemedelsleveranser från RGL 4.0 Siclan 2 av 7 okumentansvarig nr/id-nummer Giltig fr o m Fredrik Vonclracek, kva li tet~ansvar i g apotekare, sjukhusapoteket VGR 2013-03-0 l ~ l Utforande l. Avvikelser som upptäcks inom VGR 1.1. en som upptäcker avvikelsen kontaktar RGL via telefon: 010-44771 00 och beskriver felet. Uppgifter som ska meddelas RGL vid telefonkontakt är samma som i bilaga 2. I samråd med RGL avgörs åtgärd samt eventuell uppföljning av åtgärden. Alternativt fylls avvikelseblankett (bilaga 2) i och faxas till RGL. RGL återkopplar då enligt informationen på blanketten. 1.2. Allvarliga avvikelser skall även rapporteras på sedvanligt sätt i MedControl Pro. Som allvarlig avvikelse klassas de negativa händelser/tillbud som bedöms ha allvarlighetsgrad måttlig (2) eller högre enligt tabellen 3 nedan: Allvarlighetsgrad Exempel på konsekvenser Katastrofal (4) Betydande (3) Måttlig (2) Mindre (1) Bestående måttlig funktionsnedsättning (sensorisk, motorisk, fysiologisk, intellektuell eller psykologisk) Förlängd vårdepisod för tre eller fler patienter1) 2 ) Förhöjd vårdnivå för tre eller fler patienter 1 ) övergående funktionsnedsättning (sensorisk, motorisk, fysiologisk, intellektuell eller psykologisk) Förlängd vårdepisod för en eller två patienter 2 l Förhöjd vårdnivå för en eller två patienter Obehag eller obetydlig skada Modifierat från: epartment of Veterans Affairs, National Center for Patient Safety, USA 2. Reklamation 2.1. Önskas varan reklameras skall RGL kontaktas via telefon för överenskommelse om åtgärd. Telefonnummer: 010-4477100 Fyll i blankett för reklamationer (bilaga 3). Fullständiga kontaktuppgifter krävs. Namn på den person som kontaktas på RGL (kontaktperson RGL) ska fyllas i. Om varan skall returneras görs det enligt nedan. et kan förekomma fall då reklamerade läkemedel ska inte returneras (t ex trasiga cytostatikaförpackningar). I dessa fall, följ instruktion för kasserade läkemedel. 3 Riskanalys & Händelseanalys, Handbok för patientsäkerhetsarbete, ANRA REVIERAE UPPLAGAN, maj 2009, s14.
okumenttitel Avvikelser och reklamationer läkemedelsleveranser från RGL 4.0 Sidan 3 av 7 okumentansvarig nr/id-nummer Giltig fr o m Fredrik Vondracek, kvalitetsansvarig apotekare, Sjukhusapoteket VGR 2013-03-01 Returnera till RGL i plomberat 4 separat kolli där inga andra artiklar får finnas. e grå lådor som läkemedel levereras i bör användas. Fraktsedel för retur till RGL kan fås från Regionservice, kontakta respektive serviceområde på Regionservice för detta (se exempel på fraktsedel i bilaga 4). 2.1.1. Kopia på ifylld reklamations blankett skall bifogas lådan (bilaga 3). OBS kontaktperson på RGL skall anges enligt bilaga 3. Lådan adresseras: Apotekets försörjningsenhet Åkarevägen 3 453 33 Mölnlycke 2.1.2. Respektive Serviceområde (Regionservice) kontaktas vid behov för överenskommelse om hämtning och returnering av godset. RGL bedömer om kreditering av returnerade artiklar kan göras och återrapporterar till enheten i enlighet med information på ifylld blankett för reklamationer. Kreditering skall ske inom 30 dagar från att kontakt tagits. Bilagor Bilaga 1: shistorik Bilaga 2: Avvikelseblankett Bilaga 3: Blankett för reklamation av läkemedel till RGL Bilaga 4: Exempel på fraktsedel Författare Fredrik Vondracek Inhämtat synpunkter från Åsa Brundin, Apoteket AB Chefer för servicedistrikten inom Regionservice 4 Buntband för plombering finns att beställa i Marknadsplatsen
.,...,., VÄSTRA y GÖTALANSREGIONEN okumenttitel Avv ikelser och rek lamationer- läkemede lsleveranser från RG L 4.0 Siclan 4 av 7 okumentansvarig m/id-nummer Giltig fr o m Fredrik Vonclracek, kva litetsansvarig apotekare, sjukhusapoteket VGR -t~ l 1 aga l : v erstons h. Is t on.k Giltig fr o m H uvudsak/iga förändringar Författare 4.0 2013-03-01 efinitioner omarbetade. Avsnitt l : Fredrik V ondracek Rapporteringssätt reviderat. Allvarlighetsgrad förtydligat. Punkt 2.1.1 och 2.1.2 förtydligade. Avsnitt 3 (Återkoppling från RGL) och 4 (Uppföljning) borttagna. Aterkoppling beskrivs i avsnitt l, uppföljning hanteras inom Kvalitetsoch utvecklingsgrupp sjukhusapoteket VGR- Apoteket AB enligt särskild överenskommelse. Bilaga 2 och 3 anpassade efter övriga ändringar. Bilaga 4 ny. 3.0 2013-02-01 efinitioner omarbetade. Rapporteringssätt och Arne Friberg, återrapportering förändrat. Instruktioner Fredrik V ondracek avseende leveransavvikelse och utebliven leverans utgår och hanteras enligt denna instruktion. Reklamationer nytt i denna instruktion. Bilaga 2 reviderad. 2.0 2012-09-03 Instruktionen är helt förändrad; Målgrupp Fredrik V ondracek förändrad (närservice borttagen, beskrivs i instruktion för godsmottagning). Ansvarsfördelning omarbetad. Rapporteringssätt och återrapportering förändrat. Avsnitt 2. Avvikelser som upptäcks av Apoteket Farmaci är borttaget. l. O 2012-03-01 Ny Fredrik V ondracek
"f't:"" VÄSTRA y GÖTALANSREGIONEN okumenttitel Avv ike lser och reklamalioner- läkemedelsleveranser från RGL 4.0 Siclan 5 av 7 okumentansvarig nr/id-nummer Giltig fr o m Fredrik Vondracek, kvalitets;msvarig apotekare, sjukh usapoteket VGR ~(/J Bilaga 2: Faxblankett avvikelser läkemedelsleveranser Kontaktuppgifter atum l Rekvisitionsnummer/Kundnummer Förvaltning l Vårdenhet Kontaktperson Telefonnummer/ Mailadress Jag önskar återkoppling från RGL: (kräver ifyllda kontaktuppgifter, återkoppling från RGL sker inom 2-3 vardagar) Avvikelse Felkod 1 Felkod 2 - Markera med kryss Beskrivning av avvikelsen Utebliven l Utebliven leverans försenad leverans Försenad leverans Leverans till fel enhet Följesedel saknas Följesedel fel Felaktig transport- Kvittenslista fel** dokumentation Adressetikett Felaktig kylmärkning Sortering Felaktig sortering av backar/kolli ** Plombering saknas Plombering Plombering trasig Fel styrka l dos Fel vara Fel antal Felaktigt innehåll i Fel beredningsform leverans Kross Fel temperatur Kort l utgången hållbarhet Fel tilläggsmärkning av vara Ej meddelat försening l utebliven leverans Bristande Ej meddelat indragning information Felaktig information från kundservice** Utebliven orderbekräftelse vvnl * Returer Transportör tar ej med returbackar övrigt fel Övriga upplysningar Vem upptäckte felet? Vårdpersonal sjukhusapoteket VGR Patient När upptäcktes felet? Vid leverans Vid uppackning Nästa uttag Har läkemedel använts? OJa Nej Ej aktueiiuvet ej Blanketten faxas till kundservice RGL, 031-88 06 95, alternativt mailas till kundservice.rgl@apoteket.se inom en vecka efter att avvikelsen upptäckts
T"f"vÄSTRA y GÖTALANSREGIONEN okumenttitel Avvikelser och reklamationer- läkemede lsleveranser från RGL 4.0 Siclan 6 av 7 okumentansvarig nr/id-nummer Giltig fr o m Fredrik Vondracek, kva litetsa n,;;varig apotekare, Sj ukhusapoteket YGR k"~ l Bilaga 3: Blankett reklamation av läkemedel till RGL Kontaktuppgifter atum Rekvisitionsnummer (RGL) Förvaltning Vårdenhet och Kundnummer Kontaktperson på beställande enhet Telefonnummer/Mailadress Kontaktperson på RGL (den du pratat med på RGL) Produktinformation Varans namn Styrka Varunummer Förpackningsstorlek Batch Beskriv orsak till retur/reklamation RGL ska alltid kontaktas för överenskommelse om åtgärd! Kontaktuppgifter RGL: Mail kundservice.rgl@apoteket.se Fax: 031-88 06 95 Fylls i av RGL V nr Beslut Krediteras Krediteras ej Batchnr Motivering Mottagen (atum o signum)
""'f't:" VÄSTRA GÖTALAN SREG IONEN okumenttitel Avv ikelser och reklamationer- läkemedels leveranser fi ån RGL 4.0 Siclan 7 av 7 okumentansvarig m/id-nummer Giltig fr o m Fredrik Vonclracek, kvalitetsansvarig apotekare, sjukhusapoteket VGR Bilaga 4: Exempel fraktsedel ~:/v l (.,. am KVITTO UPPRAG Nr 32532 o POSUN EXPRISS Ku ndnr: -- - - --- ---.-------, ------------------~--- -'>- ---- Avsändare Budtyp Mottagare Kuvert 1--------t Nej Kartonger Tilläggsförsäkring..... :..-::. f.. Avgift. Annat gods Upphämtat av chaufför --- --- Panik Normal Ekonomi ---- - - Övrigt Ifylles endast vid kontant betalning ;;. :. ;-.,;.;......... :. Kr - Kr... Kr. Kr....... ~ (, Total vikl kg Namn Nr K vinens - - - --- ~ - - - --- ---- - ~- atum atum Kl Namnförtydligande (Textat) Kl CoOu Tr)-ckM A, Kl!r~ ~ ~ ~ Blad1: Avsändarens ex. Blad 2: Posten Express ex. Blad 3: Mottagarens ex. Fraktsedel för retur till RGL kan beställas från RGL via mail till kundtjänst: kundservice.rgl@apoteket.se