Läkemedelsförsörjning - Godsmottagning och interntransport

Transkript

1 Rutin Diarienr: Ej tillämpligt 1(10) Dokument ID: Fastställandedatum: Giltigt t.o.m.: Upprättare: Jessica A Eriksson Fastställare: Jessica Eriksson Läkemedelsförsörjning - Godsmottagning och interntransport Innehåll 1. Syfte och omfattning Allmänt Ansvar och roller Beskrivning av flödet per sjukhus Gävle sjukhus Godsmottagning och kvittens Sortering av läkemedelslådor Kontroll och kvittens Upprättande av interna kvittenslistor Utleverans - Vårdenheter på Gävle sjukhus Utleverans - Vårdenheter utanför sjukhuset Söderhamns sjukhus Godsmottagning och kvittens Upprättande av interna kvittenslistor Utleverans Kvittenslistor återlämnande och arkivering Bollnäs sjukhus Godsmottagning och kvittens Sortering av läkemedelslådor Upprättande av interna kvittenslistor Utleverans - Vårdenheter på Bollnäs sjukhus Utleverans - Vårdenheter utanför sjukhuset Ljusdals sjukhus Godsmottagning och kvittens Upprättande av interna kvittenslistor Utleverans Kvittenslistor återlämnande och arkivering Hudiksvalls sjukhus Godsmottagning och kvittens Utleverans Kvittenslistor återlämnande och arkivering Allmänna krav på läkemedelstransporterna Mottagning av gods på beställande enhet Returer och återtransport av tomma lådor Tomma lådor Retur av läkemedel Plan för kommunikation och implementering Dokumentinformation... 10

2 Rutin 2(10) 1. Syfte och omfattning Rutinen beskriver hur transport av läkemedel sker från Apotekets avlämningsplatser på sjukhusen till beställande enhet på och utanför sjukhus. Syftet med rutinen är att säkerställa att läkemedlen når beställande enhet inom fastställda ledtider, att spårbarhet finns under hela transportkedjan, att det inte finns risk för obehörig åtkomst till läkemedlen under transporten, samt se till att läkemedlens kvalitet inte försämras under transporten. 2. Allmänt Läkemedel till vårdenheter inom Region Gävleborg beställs från Apoteket AB i enlighet med aktuellt avtal om läkemedelsförsörjning. Apoteket lämnar läkemedel på fastställda avlämningsplatser på Hudiksvalls, Bollnäs, Söderhamns, Ljusdals och Gävle sjukhus. Region Gävleborgs Serviceenheter, alternativt Aleris vaktmästare, ansvarar för transport från apotekets avlämningsplats till beställande vårdenhet. Transport till läkemedelsförråd vid kommunala särskilda boenden, samt till beställande enheter inom Folktandvården, sker (undantaget korttidsboendet Rosengården i Sandviken, samt Omvårdnad Gävles Korttidsenhet Brynäs) direkt från Distansapoteket i Stockholm, och omfattas inte av denna rutin. 3. Ansvar och roller Chef, Serviceenheten Gästrikland ansvarar för att göra denna rutin känd hos berörd personal. Ansvarar för att säkerställa kvaliteten i transporterna av läkemedel i Gästrikland. Chef, Serviceenheten Hälsingland ansvarar för att göra denna rutin känd hos berörd personal. Ansvarar för att säkerställa kvaliteten i transporterna av läkemedel i Hälsingland. Serviceenheterna ansvarar för att mottagning av gods och interntransport av läkemedel sker i enlighet med denna rutin. Det ansvar som Serviceenheterna har i norra Hälsingland och i Gästrikland, åligger Aleris i södra Hälsingland. Läkemedelsenheten ansvarar för att i samarbete med verksamheten, och chefer och teamledare på Serviceenheterna, utarbeta denna rutin, och för att följa upp kvaliteten i läkemedelsleveranserna. Läkemedelsenheten ansvarar för att informera Apoteket om hur godsen ska sorteras vid avlämnande (vilka transportslingor som finns, och vilka vårdenheter som ingår i respektive slinga), samt tar fram kvittenslistor för interntransporterna.

3 Rutin 3(10) 4. Beskrivning av flödet per sjukhus 4.1. Gävle sjukhus Godsmottagning och kvittens Apoteket levererar läkemedelslådor till Apoteket Syrenens varucell kvällstid söndag-torsdag. Lådorna kommer på trall med hjul eller skrinda. Läkemedelslådorna är uppdelade enligt nedanstående sorteringsriktningar: RG (1) Gävle tur 1 RG (2) Gävle tur 2 RG (3) Gävle tur 3 RG (4) Gävle tur 4 RG (5) Gävle tur 5 RG (6) Gävle tur 6 RG (7) Gävle OP-huset RG (8) Gävle Vätskeförråd RG (9) Gävle Yttre RG (18) Gävle Västra Gästrikland De flesta av ovanstående sorteringar motsvarar en intern transporttur. Yttre och Västra Gästrikland delas dock upp i flera olika interna turer. Sorteringen Vätskeförråd inkluderar beställningar till Vätskeförrådet, men även alla beställningar till Serviceförrådet. Apotekets transportör kvitterar leveransen på sina exemplar av kvittenslistorna (en kvittenslista per sorteringsriktning) och behåller dessa. En kvittenslista per sorteringsriktning lämnas kvar på godset. Denna används för farmaceutens kontroll Sortering av läkemedelslådor Påföljande morgon kör farmaceut ned läkemedlen till vätskeförrådet. Vaktmästaren sorterar läkemedelslådorna på uttransportvagnar enligt uppmärkning. Apotekets medföljande kvittenslistor läggs på respektive uttransportvagn Kontroll och kvittens Läkemedelsenhetens farmaceuter ansvarar för att kontrollera läkemedelslådorna med avseende på antal kolli i relation till Apotekets kvittenslista. Farmaceuten kontrollerar även att allt levererat gods är fullständigt märkt, plomberat och utan synliga transportskador. Farmaceuten kvitterar kontrollen på Apotekets kvittenslista. Kvittenslistan tas sedan upp till Läkemedelsenhetens expedition och utgör underlag för uppackning inom Läkemedelsservice. Kvittenslistan arkiveras av Läkemedelsenheten 12 mån.

4 Rutin 4(10) Upprättande av interna kvittenslistor Farmaceuten fyller i antalet läkemedelslådor till respektive beställande enhet på interna kvittenslistor. Dessa kvittenslistor används för spårbarhet av transport ut till beställande enhet. På kvittenslistorna ska det framgå antal kolli till respektive beställande enhet. Nedanstående kvittenslistor används: Kvittenslista Gävle sjukhus Tur 1 Kvittenslista Gävle sjukhus Tur 2 Kvittenslista Gävle sjukhus Tur 3 Kvittenslista Gävle sjukhus Tur 4 Kvittenslista Gävle sjukhus Tur 5 Kvittenslista Gävle sjukhus Tur 6 Kvittenslista Gävle sjukhus - Operationshuset (OBS! En kvittenslista till C-op och en till Dagkirurgen skickas med) Kvittenslista Gävle Yttre Tur 1 Kvittenslista Gävle Yttre Tur 2 Läkemedelsförsörjning - Kvittenslista Södertull Läkemedelsförsörjning - Kvittenslista Team Douglas Läkemedelsförsörjning - Kvittenslista Ungdomsmottagning Gävle Kvittenslista Västra Gästrikland Kvittenslista Sandvikens sjukhus Kvittenslista Ockelbo Utleverans - Vårdenheter på Gävle sjukhus Transportvaktmästarna hämtar läkemedelslådorna vid kl. 10, kontrollerar att antalet läkemedelslådor stämmer med ifyllt antal på kvittenslistan och kvitterar detta på kvittenslistan. Läkemedelslådorna körs sedan ut till respektive vårdenhet Utleverans - Vårdenheter utanför sjukhuset Läkemedelslådor som ska utanför sjukhuset ställs i rummet mellan inre och yttre vätskevagnsförrådet. Transportvaktmästarna hämtar läkemedelslådorna vid kl. 10, kontrollerar att antalet läkemedelslådor stämmer med ifyllt antal på kvittenslistan och kvitterar detta på kvittenslistan. Läkemedelslådorna körs sedan ut till respektive vårdenhet. Lådor till Västra Gästrikland och Sandvikens sjukhus hämtas tidigare, så de ska vara färdiga för avhämtning kl Vid behov av leverans till Ungdomsmottagningen eller Omvårdnad Gävles Korttidsenhet Brynäs kontaktas transportören via telefon.

5 Rutin 5(10) 4.2. Söderhamns sjukhus Godsmottagning och kvittens Apotekets transportör levererar gods till sjukhusets godsmottagning mellan kl. 7 och 9 vardagar. Transportören aviserar vaktmästaren per telefon före leverans. Telefonnummer: Två kopior av Apotekets kvittenslista medföljer leveransen. Mottagande vaktmästare kontrollerar antal kolli i relation till kvittenslistan, samt kontrollerar att allt levererat gods är märkt med uppgifter om beställande enhet, plomberat och utan synliga transportskador. Eventuella skador dokumenteras och meddelas Läkemedelsenheten omgående per telefon (Gävle) eller (Hudiksvall). Mottagande vaktmästare kvitterar efter ovanstående kontroll båda exemplaren av kvittenslistan, behåller ena kopian och lämnar den andra kopian till Apotekets transportör. Den egna kopian sparas på godsmottagningen Upprättande av interna kvittenslistor Mottagande vaktmästare fyller i antalet läkemedelslådor till respektive beställande enhet på interna kvittenslistor. Dessa kvittenslistor används för spårbarhet av transport ut till beställande enhet. På kvittenslistorna ska det framgå antal kolli till respektive beställande enhet. Nedanstående kvittenslistor används: Kvittenslista Söderhamns sjukhus Kvittenslista Söderhamn Yttre Utleverans Serviceenhetens vaktmästare transporterar ut läkemedelslådorna till enheter i Söderhamn (inom sjukhuset och utanför sjukhuset) och Bergvik. Leverans till beställande enheter sker samma dag Kvittenslistor återlämnande och arkivering Ifyllda kvittenslistor (Apotekets och de interna) ska, efter fullgjord leverans, arkiveras i 12 månader. Dessa sparas på godsmottagningen Bollnäs sjukhus Godsmottagning och kvittens Apoteket levererar gods till Apoteket Linblommans varucell mellan kl. 7-9 vardagar. Läkemedelslådorna är uppdelade i två sorteringsriktningar: RG (14) Bollnäs sjukhus RG (15) Bollnäs Yttre

6 Rutin 6(10) Två kopior (per sorteringsriktning) av Apotekets kvittenslista medföljer leveransen. Mottagande personal på Apoteket Linblomman kontrollerar antal kolli i relation till kvittenslistan, samt kontrollerar att allt levererat gods är märkt med uppgifter om beställande enhet, plomberat och utan synliga transportskador. Mottagande personal på Apoteket Linblomman kvitterar efter ovanstående kontroll båda exemplaren av kvittenslistan, behåller ena kopian och lämnar den andra kopian till Apotekets transportör Sortering av läkemedelslådor Personal på Apoteket Linblomman sorterar läkemedelslådorna på uttransportvagnar enligt förutbestämda turer Upprättande av interna kvittenslistor Personal på Apoteket Linblomman fyller i antalet läkemedelslådor till respektive beställande enhet på interna kvittenslistor. Dessa kvittenslistor används för spårbarhet av transport ut till beställande enhet. På kvittenslistorna ska det framgå antal kolli till respektive beställande enhet. Nedanstående kvittenslistor används: Kvittenslista Bollnäs sjukhus Kvittenslista Bollnäs Yttre Eftermiddagstur Kvittenslista Bollnäs Yttre Förmiddagstur Utleverans - Vårdenheter på Bollnäs sjukhus Gods till enheter inom Bollnäs sjukhus ställs av personal på Apoteket Linblomman på avsedd plats. Gods till beställande enheter inom Bollnäs sjukhus avhämtas av Aleris vaktmästare vid kl , och levereras till beställande enhet Utleverans - Vårdenheter utanför sjukhuset Gods till vårdenheter utanför sjukhuset levereras med befintliga transportturer - en förmiddagstur och en eftermiddagstur. Gods ställs på avsedd plats av personal på Apoteket Linblomman och avhämtas av Aleris vaktmästare Ljusdals sjukhus Godsmottagning och kvittens Apotekets transportör levererar gods till sjukhusets godsmottagning mellan kl. 7 och 9 vardagar. Transportören aviserar vaktmästaren per telefon före leverans. Telefonnummer: Två kopior av Apotekets kvittenslista medföljer leveransen. Mottagande vaktmästare kontrollerar antal kolli i relation till kvittenslistan, samt kontrollerar att allt levererat gods är märkt med uppgifter om beställande enhet, plomberat och utan synliga transportskador. Eventuella skador dokumenteras och meddelas

7 Rutin 7(10) Läkemedelsenheten omgående per telefon (Gävle) eller (Hudiksvall). Mottagande vaktmästare kvitterar efter ovanstående kontroll båda exemplaren av kvittenslistan, behåller ena kopian och lämnar den andra kopian till Apotekets transportör. Den egna kopian sparas på godsmottagningen Upprättande av interna kvittenslistor Mottagande vaktmästare fyller i antalet läkemedelslådor till respektive beställande enhet på interna kvittenslistor. Dessa kvittenslistor används för spårbarhet av transport ut till beställande enhet. På kvittenslistorna ska det framgå antal kolli till respektive beställande enhet. Nedanstående kvittenslistor används: Läkemedelsförsörjning - Kvittenslista Ljusdal Läkemedelsförsörjning - Kvittenslista Färila-Los Läkemedelsförsörjning - Kvittenslista Delsbo Läkemedelsförsörjning - Kvittenslista Järvsö Utleverans Serviceenhetens vaktmästare transporterar ut läkemedelslådorna till enheter i Ljusdalsområdet (inom sjukhuset och utanför sjukhuset). Leverans till beställande enheter sker samma dag Kvittenslistor återlämnande och arkivering Ifyllda kvittenslistor (Apotekets och de interna) ska, efter fullgjord leverans, arkiveras i 12 månader Hudiksvalls sjukhus Godsmottagning och kvittens Apotekets transportör levererar gods till sjukhusets godsmottagning mellan kl. 7 och 9 vardagar. Läkemedelslådorna är uppdelade enligt nedanstående sorteringsriktningar: RG (10) Hudiksvall korta turen RG (11) Hudiksvall långa turen RG (12) Hudiksvall vätskeförråd RG (13) Hudiksvall Yttre Ovanstående sorteringar motsvarar en intern transporttur. Sorteringen Vätskeförråd inkluderar beställningar till Vätskeförrådet, men även alla beställningar till Serviceförrådet. Två kopior av Apotekets kvittenslista (per sorteringsriktning) medföljer leveransen. Mottagande vaktmästare kontrollerar antal kolli i relation till

8 Rutin 8(10) kvittenslistan, samt kontrollerar att allt levererat gods är märkt med uppgifter om beställande enhet, plomberat och utan synliga transportskador. Eventuella skador dokumenteras och meddelas Läkemedelsenheten omgående per telefon Mottagande vaktmästare kvitterar efter ovanstående kontroll båda exemplaren av kvittenslistan, behåller ena kopian och lämnar den andra kopian till Apotekets transportör. Den egna kopian används för spårbarhet av transport ut till beställande enhet och följer med respektive sorteringsriktning vid uttransport Utleverans Serviceenhetens vaktmästare transporterar ut läkemedelslådorna till enheter i inom sjukhuset och utanför sjukhuset. Leverans till beställande enheter sker samma dag Kvittenslistor återlämnande och arkivering Efter fullgjord leverans lämnas Apotekets kvittenslistor till Läkemedelsenhetens farmaceuter. Kvittenslistorna utgör underlag för uppackning inom Läkemedelsservice, så det är viktigt att de återlämnas så snart som möjligt. Ifyllda kvittenslistor arkiveras av Läkemedelsenheten i 12 månader Allmänna krav på läkemedelstransporterna Läkemedel får aldrig lämnas obevakade, de ska utan undantag förvaras oåtkomligt för obehöriga. Läkemedelsleveranser ska alltid överlämnas till behörig person som kvitterar mottagandet på medföljande kvittenslista. För att säkerställa läkemedlens kvalitet ska temperaturen i lokaler där läkemedel förvaras, och i fordon under transport, hålla normal rumstemperatur. Risken för avvikande temperaturer ska hela tiden beaktas, och förebyggas. Framförallt ska det säkerställas att läkemedlen inte fryser under transport. Om temperaturen i bilens lastutrymme understiger 8⁰C tas läkemedelslådor i tempererad förarhytt. I de fall det finns risk att läkemedel frusit, ska Läkemedelsenheten kontaktas för besked om vidare hantering. Avvikelse rapporteras i Platina. Gods som lämnas på vårdenhet på sjukhus ska alltid ställas på avsedd vagn på överenskommen plats på vårdenheten. Godset får ej ställas på golvet då det medför tunga lyft för uppackande personal. Vårdenheten ansvarar för att det finns avsedd avlämningsplats för läkemedelsleveranserna. Tomma läkemedelslådor ställs på samma vagn för upphämtande av vaktmästare i samband med nästa leverans. Vagnen ställs på överenskommen plats på vårdenheten.

9 Rutin 9(10) 4.7. Mottagning av gods på beställande enhet Läkemedel får aldrig lämnas obevakade, utan ska lämnas till behörig person som då tar över ansvaret för säker förvaring av läkemedlen. Leveransen ska om möjligt packas upp omedelbart (särskilt om den innehåller kylvaror) och läkemedlen ska placeras på avsedd plats i läkemedelsförrådet. Vid mottagning på beställande vårdenhet kontrollerar mottagaren att antal kollin stämmer med medföljande kvittenslista, att alla kollin har obruten plombering samt att det inte är några synliga transportskador. Mottagaren signerar mottagen leverans på kvittenslistan. Det är vårdenhetens ansvar att se till att det finns behörig person på plats för att ta emot leveransen. Ifyllda kvittenslistor tas med av Serviceenhetens vaktmästare och lämnas till Läkemedelsenheten (Gävle och Hudiksvall), alternativt arkiveras på godsmottagningen (Söderhamn, Bollnäs och Ljusdal) Returer och återtransport av tomma lådor Tomma lådor Serviceenhetens vaktmästare, ska i samband med avlämnande av läkemedelsleverans ta med sig tomma läkemedelslådor och kylkartonger och returnera till Apotekets avlämningsplats (godsmottagning i Söderhamn, Ljusdal och Hudiksvall, vätskeförrådet i Gävle, Apoteket Linblomman i Bollnäs). Tomma lådor sätts på Apotekets lastbärare (skrinda/trall) och hämtas av Apotekets transportör vid kommande dags leverans. Grå lådor sorteras för sig och blå lådor tillsammans med kylkartonger sorteras för sig Retur av läkemedel Vårdenheterna har viss möjlighet att skicka läkemedel i retur till Apoteket. Det kan vara läkemedel som ska reklameras eller felexpedierade läkemedel som ska returneras. Läkemedel som ska returneras läggs i Apotekets transportlådor, och plomberas av sjuksköterska på vårdenheten. Det ska framgå på transportlådan vilken enhet som skickar returen. Transportetikett fås från Apoteket och sätts i plastfickan på backen. I samband med avlämnande av gods på den beställande enheten ska Serviceenhetens vaktmästare uppmärksammas på att det är returläkemedel, och alla returer ska dokumenteras på kvittenslistan. Returlådor tas till Apotekets avlämningsplats för återtransport till Apoteket. 5. Plan för kommunikation och implementering Rutinen kommuniceras till berörd personal på alla enheter som involveras i läkemedelsförsörjningen.

10 Rutin 10(10) 6. Dokumentinformation Rutinen har tagits fram i samarbete mellan Läkemedelsenheten och Serviceenheten, och är avstämd med Apoteket och med representanter för respektive godsmottagning/transportorganisation.