RIKTLINJE 1 (5) Skapat av (Efternamn, Förnamn, org) DokumentID Ev. ärendenummer. Sjödin, Håkan, UHum TDOK 2012:201 [Ärendenummer]

Transkript

1 RIKTLINJE 1 (5) Skapat av (Efternamn, Förnamn, org) DokumentID Ev. ärendenummer Sjödin, Håkan, UHum TDOK 2012:201 [Ärendenummer] Fastställt av Dokumentdatum Version cuh Jan Pettersson Dokumenttitel Skötsel entreprenadlager 1. Inledning Materialförsörjning finns beskrivet i leveranser till avhjälpande underhåll, som en del i stödprocessen materialförsörja. För att reglera vissa mellanhavanden mellan beställare och entreprenör finns stöd i Trafikverkets STUK-mallar (mallar för underhållskontrakt). 2. Syfte Riktlinjens syfte är att ge en enhetlig bild av arbetsuppgifter, tillvägagångssätt, ansvar samt skyldigheter förenade med att sköta ett entreprenadlager. 3. Omfattning Materialservice tjänst Materialförsörjning till avhjälpande underhåll omfattar att hålla artiklar tillgängliga för avhjälpande underhåll. Med avhjälpande underhåll avses åtgärdande av besiktningsanmärkningar med prioritet akut (A) och vecka (V), akut felavhjälpning samt skador, OFPfel, olyckor och brott som uppstår under entreprenadtiden. Artiklarna hålls tillgängliga för uttag enligt överenskomna tider samt med säkrad påfyllning efter uttag. 4. Ansvar Beställaren ska upplysa om möjligheten att hyra lokaler ur Trafikverkets bestånd till Entreprenadlager. Materialservice ansvarar för att försörja och tillgängliggöra artiklar på Entreprenadlager. Entreprenör ansvarar för Registrering av uttag och påfyllningar i anvisat IT-system. Påfyllning ska hanteras till avsedd lagerplats i Entreprenadlager. Godsmottagning samt påfyllning av lager. Eventuella differenser i lagersaldo. Tillhandahållande av materielhanteringsutrustning. Tilhandahållande av lagerlokal samt lagerytor utomhus för entreprenadlager. 5. Krav på lagerlokaler och lagerytor Lagerlokalerna och lagerytorna har nedanstående krav. Kraven är baserade på ca 600 artiklar.

2 RIKTLINJE 2 (5) Containers är möjligt alternativ vid mindre lagervolymer. Kundansvarig hos materialservice beräknar möjligheterna för entreprenaden. 5.1 Lagerlokaler, varm och kall Varmdel ska vara ca 40 m 2. Kalldel ska vara ca 100 m 2 Lokalen ska vara belyst. Takhöjd minst 2,6 meter. Golv ska vara av betong eller likvärdig. Lossning från bil ska vara möjlig. Tillgång till lyfthjälpmedel (vid lossning). Enkel pallyft ska finnas tillgänglig i lokalen. Tillgång till Materialservice IT-system söks via kundansvarig hos Materialservice. Termit och tändare får ej lagras i samma utrymme. Tändare ska lagras brandsäkrat. Lokalen ska vara skalskyddad med klassade lås och väggar. 5.2 Lagerytor utomhus Lageryta ska vara ca m 2 och inhägnad. Lagerytan ska vara hårdgjord samt belyst. Lossning från bil ska vara möjlig. Tillgång till lyfthjälpmedel (vid lossning). 5.3 Containers Används container som lager ska utrymmet hållas fuktfritt genom att isoleras, uppvärmas och ventileras. Materialservice erbjuder uthyrning av anpassad containerlösning. 6. Materialservice IT-system 6.1 Allmänt Materialservice har rutiner i IT-system för uttags- och mottagningsregistrering samt kontroll av saldo. Inloggning sker via Banportalen. 6.2 Anmälan om användare Entreprenör anmäler behov av användare till Kundansvarig på Materialservice. Anmälan ska innehålla uppgifter om användarkonto i banportalen, namn, telefonnummer, mailadress, företag samt postadress. 6.3 Utbildning/support Kontakta kundansvarig på Materialservice i supportfrågor och för användareutbildning. 7. Uttag av material - Entreprenörens uppgifter 7.1 Söka artikel I IT-systemet finns samtliga artiklar redovisade för varje Entreprenadlager. På avtalad Materialförteckning finns samtliga säkrade och tillgängliga artiklar.

3 RIKTLINJE 3 (5) 7.2 Registrering av uttag Materialuttag från Entreprenadlager ska registreras snarast möjligt. Tvingande fält, förutom artikelnummer och antal, är OFELIA/BESSY-nummer. Ett fält finns för fritt nyttjande av entreprenören. Angiven information följer med till materialfakturan. Vid slutförd registrering erhålls en uttagskvittens. 7.3 Överuttag vid felavhjälpning Vid överuttag, som registrerats i Materialservice IT-system och som kan läggas tillbaka i Entreprenadlager, ska kundansvarig på Materialservice kontaktas. Lämna uppgift om Ofelia/Bessynummer, artikelnummer och återlämnad kvantitet. Notera händelsen på uttagskvittens. För överuttag, som inte registrerats, återinlagras direkt. För artikel som kräver retur till Materialservice för att säkra funktionen, se pkt.9 Returhantering. 8. Påfyllning av material 8.1 Mottagning av leverans Vid mottagning av leverans ska fraktsedel kontrolleras avseende leveransadress, och antal levererade kollin. Arkivera fraktsedeln i Lagerpärm. Synliga skador på godset eller skador på emballage dokumenteras på fraktsedel och signeras av chaufför. Kontakt tas omgående med Materialservice på telefonnummer Beslut tas om hur skadad artikel ska hanteras. Fraktsedel faxas till Materialservice faxnummer Arkivera kopia på fraktsedel, med noteringar om avvikelse, i Lagerpärm. 8.2 Kontroll mot följesedel Vid uppackning kontrolleras att rätt artikel och rätt antal levererats samt att den är märkt med artikelnummer. Arkivera följesedeln i Lagerpärm. Vid avvikelser kontaktas Materialservice telefonnummer Arkivera kopia på följesedel, med noteringar om avvikelse, i Lagerpärm. 8.3 Påfyllning Lägg artikeln på avsedd lagerplats. Kontrollera att artikelmärkning stämmer på lagerplats. 8.4 Registrering av påfyllning Registrering av påfyllningen sker i Materialservice IT-system. Registreringen sker snarast möjligt efter godsmottagning. 9. Returhantering 9.1 Orsak till retur Orsak till retur av artikel kan vara följande: Överuttag av leverans från Försörjnings-punkt. Överuttag där en förpackning brutits och där sigillen säkerställer artikelns funktion. Uttag där en artikel använts för felsökning, ex. kretskort.

4 RIKTLINJE 4 (5) Felleverans, fel artikel eller fel antal levererade. Arkivera följesedelskopia med avvikelsenoteringar i Lagerpärm. Riven/utbytt och reparabel artikel, lista på gällande artiklar upprätthålls av Materialservice. 9.2 Returleverans Vid returnering av artikel kontakta alltid Materialservice, se Förvaltning av Entreprenadlager 10.1 Försäkring av material Materialservice har försäkring för materialet avseende brand, vatten och inbrott. Förluster ska utan dröjsmål anmälas till Kundansvarig för justering av saldo. Därefter lämnas den formella rapporten/anmälan för skadorna vid brand eller vatten samt vid inbrott Skötsel av lagerlokal Entreprenör skall tillse att det är ordning och reda i lagret Emballage Entreprenör omhändertar emballage på ett miljöriktigt sätt Lagerregister Materialservice håller och uppdaterar lagerregister Upplägg av ny artikel Vid ny artikel lämnar Materialservice uppgifter om artikelnummer och antal samt förväntad leveranstid, till kontaktperson för entreprenören Artikel som utgår ur sortiment När en artikel utgår ur sortimentet lämnar Materialservice uppgifter om artikelnummer till kontaktperson för entreprenören. Beslut om omhändertagande lämnas Inventering Årlig inventering utförs av Materialservice, för att säkerställa lagersaldo. Entreprenören ska ställa en person till förfogande, 2 dagar/år per Entreprenadlager. Personen ska vara tillgänglig vid inventering och för enklare utredningar av differenser. Utredning av differenser underlättas med hjälp dokumentation i Lagerpärm. Materialservice aviserar inventeringstillfälle minst två veckor före genomförande.

5 RIKTLINJE 5 (5) Ändringslogg Fastställd version Dokumentdatum Ändring Namn Håkan Sjödin