Egenkontrollprogram för försäljning av nikotinläkemedel

Transkript

1 Egenkontrollprogram för försäljning av nikotinläkemedel Information från September 2009

2 Information Samtliga butiker och försäljningsställen som säljer nikotinläkemedel ska ha ett egenkontrollprogram enligt 5 i lagen om detaljhandel med nikotinläkemedel. Syftet med egenkontrollen är att skapa goda rutiner vid försäljning och på så sätt göra det enklare att följa reglerna. Egenkontrollprogrammet består av ett antal frågeställningar som ska besvaras och sedan skrivas under. Du som är butiksägare eller försäljningsansvarig ska se till att all personal känner till försäljningsregler och verksamhetens rutiner. Personalen bör informeras löpande under året. För dig som är ensamföretagare gäller att du ska hålla dig informerad och informera eventuell extrapersonal om försäljningsreglerna. Egenkontrollprogrammet ska finnas tillgängligt i försäljnings-lokalen så att det kan visas upp vid tillsynsbesök från miljö- och hälsoskyddskontoret eller Läkemedelsverket. Dokumentet innehåller följande delar: - försäljningsregler för nikotinläkemedel - checklista - frågeställningar för egenkontrollprogram (ska skrivas under) - lista där det ska framgå när de anställda fått information om gällande regler och rutiner.

3 Försäljningsregler Dessa försäljningsregler är hämtade ur lagen om detaljhandel med nikotinläkemedel och Läkemedelsverkets föreskrifter. Nikotinläkemedel får inte säljas till någon som inte fyllt 18 år. Nikotinläkemedel får inte säljas eller lämnas ut om man misstänker att den kommer att lämnas över till en person under 18 år. Den som säljer tobaksvaror är skyldig att försäkra sig om att köparen fyllt 18 år. Nikotinläkemedel ska exponeras på plats i butiken med direkt uppsikt av personal. Platsen ska vara försedd med skylt om att produkten är ett läkemedel. Nikotinläkemedel ska vara väl åtskilda från andra produkter, både i butiken och på lagret Butiken ska ta emot och hantera reklamationer av nikotinläkemedel mot kvitto oavsett var läkemedlet är köpt. Reklamerade nikotinläkemedel ska förvaras åtskilt och märkta Butiken ska vidta åtgärder vid larm om indragning av nikotinläkemedel. De instruktioner som följer med larmet ska följas. Nikotinläkemedel får bara säljas i felfri oöppnad originalförpackning. Skadade eller öppnade förpackningar eller förpackningar med kort hållbarhet ska returneras till leverantören. Information om det enskilda nikotinläkemedlet finns i respektive bipacksedel. Endast den informationen som står i bipacksedeln får lämnas till kunden.

4 Checklista Så här gör du för att följa reglerna: Be om legitimation När någon ser ut att vara under 25 år och vill köpa nikotinläkemedel, be om legitimation. Kom ihåg att den som är äldre än 18 år normalt inte alls har något att invända. Om kunden inte har rätt ålder, inte har legitimation eller säger sig vilja köpa åt någon annan som har rätt ålder Säg att du inte har rätt att sälja nikotinläkemedel till person som inte kan visa att han fyllt fyllt 18 år. Om du misstänker att någon med rätt ålder tänker lämna varan till någon som inte fyllt 18 år Förklara att du måste fråga om köpet görs åt någon som inte fyllt 18 år. Om du efter svaret fortfarande misstänker att allt inte står rätt till vägra försäljning. Om kunden ändå står på sig Be om möjligt en chef eller en kollega att hjälpa till. Förklara annars att det inte lönar sig att diskutera mer. Om kunden blir aggressiv Ta det lugnt själv. Be en chef eller kollega att hjälpa till (om det finns någon i närheten). Om kunden gör något olagligt ingrip inte, men observera vad som händer och gör anteckningar när det hela är över. Du kan behövas som vittne. Berätta vad som hänt för din chef. Vid behov ring polisen. Om kunden vill ha information om läkemedlet Lämna endast ut den information som finns på bipacksedeln. Se till att det är den senaste versionen. Om kunden vill reklamera nikotinläkemedel Ta emot reklamationen och se till att det reklamerade läkemedlet förvaras åtskilt från sådana som får säljas. Skriv upp att det är en reklamation och när du tog emot varan. Berätta för försäljningsansvarig att det kommit in en reklamation.

5 Egenkontrollprogram Försäljningsställe Butiksägare/försäljningsansvarig Antal anställda 1. Information om åldersgränsen Där detaljhandel med nikotinläkemedel bedrivs ska det finnas en tydlig och klart synbar skylt som informerar om åldersgränsen för köp av nikotinläkemedel. Beskriv er skyltning: 2. Intern information och kontroll Hur ofta och på vilket sätt informeras de anställda om åldersgränsen på 18 år vid försäljning av nikotinläkemedel? Hur ofta och på vilket sätt kontrolleras att de anställda inte säljer till personer under 18 år? 3. Riskanalys Vid riskanalys görs en bedömning av den verksamhetsansvarige om det kan finnas särskilda situationer som medför större risk för att åldersgränsen inte följs. Problematiska situationer:

6 4. Rutiner får ålderskontroll Den som säljer nikotinläkemedel är skyldig att förvissa sig om att köparen fyllt 18 år. Om tveksamhet föreligger beträffande kundens ålder skall legitimation begäras. Om inte giltig legitimation lämnas ska försäljningen vägras. Beskrivning av rutiner för ålderskontroll: 5. Langning Nikotinläkemedel får inte säljas eller lämnas ut om det finns särskild anledning att anta att den kommer att lämnas vidare till någon som inte fyllt 18 år. Beskriv era rutiner för att undvika risken att nikotinläkemedel langas: 6. Rutiner för aktuella bipacksedlar Den som inte är hälso- och sjukvårdspersonal inom handeln med nikotinläkemedel får bara lämna de upplysningar om läkemedlet som framgår av bipacksedeln. Beskriv era rutiner för hur senaste versionen av läkemedlens bipacksedlar görs tillgängliga för alla säljare: 7. Rutiner för förvaring Läkemedel kan vara känsliga för påverkan från omgivningen t.ex. temperatur, ljus och fukt. Du ska därför se till att läkemedlen förvaras enligt förvaringsanvisningarna på förpackningen. Nikotinläkemedel ska förvaras åtskilda från andra varor och med begränsad åtkomlighet för kunderna. Beskriv era rutiner för förvaring av läkemedel:

7 8. Rutiner hållbarhetstid Endast läkemedel i originalförpackning och med tillräckligt lång hållbarhetstid får lämnas ut. Beskriv era rutiner för kontroll av förpackningar samt läkemedlens hållbarhetstid: 9. Rutiner reklamation Som verksamhetsutövare är du skyldig att ta emot reklamationer från konsument och att ha system för att vidarebefordra information om reklamationer till det företag som har fått läkemedlet godkänt för försäljning på den svenska marknaden. Beskriv era rutiner vid reklamation och hur reklamerade eller felaktiga läkemedel förvaras och hanteras: 10. Leverantörer Ange vem eller vilka som levererar nikotinläkemedel till dig och hur du kontrollerar att leverantören har ett gitligt partihandelstillstånd: 11. Dokumentation Uppgifter om försäljning ska sparas i tre år och kunna tas fram på begäran av myndighet. Underlag för försäljning ska skickas till Läkemedelsverket varje kvartal. Beskriv er rutin för hur dokumentationen förvaras i tre år och er rutin för rapportering av försäljningsunderlag till läkemedelsverket.

8 12. Intern revision Beskriv er rutin för årlig utvärdering av ert egenkontrollprograms funktion och vad som ingår vid internkontroll. Ange även vilka åtgärder som vidtas vid upptäckta brister. Underskrift Datum upprättande av egenkontrollsprogram Underskrift av butiksägare/försäljningsansvarig

9 Information till personal Skriv in namnet på de anställda samt datum då de fått information om reglerna som gäller vid försäljning av tobaksvaror. Namn Datum 1 Datum 2 Datum 3 Datum 4

10 Har du frågor? Kontakta Miljö- och hälsoskyddskontoret Besöksadress Spannmålsgatan 1, vån. 5 Postadress Miljö- och hälsoskyddskontoret KRISTIANSTAD Tfn E-post: mhk@kristianstad.se