Användarmanual Trio VoiceMail Admin Trio Enterprise 5.0
Dokumentation: Mikke Holmberg, bost Ändringsdatum: 2013-10-17 Enghouse Interactive AB Box 6795 SE-113 85 Stockholm Sweden Telephone: +46 (8) 457 30 00 www.enghouseinteractive.se infosweden@enghouse.com
Innehållsförteckning Allmänt om VoiceMail Admin 1 Introduktion till VoiceMail Admin... 1 Programmet VoiceMail Admin... 1 Språk... 1 VoiceMail Admin:s uppbyggnad 2 VoiceMail Admin:s huvudformulär... 2 Rullgardinsmenyer och kommandon... 3 Anknytning... 3 Statistik... 4 Avisering... 4 Hjälp... 4 Verktygsfältet... 5 Anknytningsinformation... 6 Loggfönster... 7 Att skapa en röstbrevlåda 8 Kommandot Skapa... 8 Att hämta röstbrevlådeinformation 9 Kommandot Hämta... 9 Att spara röstbrevlådeinformation 10 Kommandot Spara... 10 Att ta bort en röstbrevlåda 11 Kommandot Ta bort... 11 Statistik 12 Kommandot Statistik... 12 Avisering 13 Kommandot Avisering... 13 Hjälp 15 Kommandot Hjälp... 15 Användarmanual Trio VoiceMail Admin Innehållsförteckning i
Allmänt om VoiceMail Admin Introduktion till VoiceMail Admin Programmet VoiceMail Admin Denna handbok är avsedd för dig som är administratör av röstbrevlådesystemet Trio VoiceMail. Handboken beskriver de olika arbetsuppgifter som du i egenskap av administratör bör kunna. Det är bra om du har en viss vana av Microsoft Windows. Programmet Trio VoiceMail Admin ger dig möjligheter att: få en överblick över alla befintliga röstbrevlådor bestämma inställningar för alla röstbrevlådor såväl nya som befintliga, t ex ställa in hur länge ett meddelande till röstbrevlådorna skall sparas och hur aviseringen av röstbrevlådorna skall fungera lägga upp nya röstbrevlådor och ta bort befintliga överblicka statistik och belastning för röstbrevlådorna och Connect (talat hänvisningsbesked) Språk Programmet Trio VoiceMail Admin finns på språken svenska och norska. Programmet kollar automatiskt vilket språk som Windows NT är inställt för och använder sig sedan av det. Gör så här för att välja språk (NT engelsk version): Ta fram Control Panel (finns under Start/Settings) Välj Regional Settings Välj Swedish eller Norwegian och klicka OK Starta om VoiceMail Admin Användarmanual Trio VoiceMail Admin Allmänt om VoiceMail Admin 1
VoiceMail Admin:s uppbyggnad VoiceMail Admin:s huvudformulär VoiceMail Admin:s huvudformulär består av delarna: Rullgardinsmenyer Verktygsfält Anknytningsinformation för befintliga röstbrevlådor 2 VoiceMail Admin:s uppbyggnad Användarmanual Trio VoiceMail Admin
Rullgardinsmenyer och kommandon Anknytning Skapa röstbrevlådor Kommandot har samma funktion som Skapa -knappen på verktygslisten och ger formulär Skapa röstbrevlådor till anknytning(ar), se vidare "Att skapa en röstbrevlåda". Hämta röstbrevlådor (Ctrl+H) Kommandot har samma funktion som Hämta -knappen på verktygslisten och ger formulär Hämta anknytning, se vidare "Att hämta röstbrevlådeinformation". Spara röstbrevlådor (Ctrl+S) Kommandot har samma funktion som Spara -knappen på verktygslisten, se vidare "Att spara röstbrevlådeinformation". Ta bort röstbrevlådor (Ctrl+D) Kommandot har samma funktion som Tabort -knappen på verktygslisten, se vidare "Att ta bort en röstbrevlåda". Inställningar Kommandot ger följande formulär som används för att specificera kommunikationen mellan VoiceMail Admin och VoiceMail. Ange serveradressen ange IP-adressen till VoiceMail eller localhost om VoiceMail Admin och VoiceMail går i samma server. Ange serverport Skall normalt vara 33900. Ange systemtyp Skall normalt vara NT. Klicka på Spara när du är klar och starta om VoiceMail Admin för att få ändringarna att börja gälla. Användarmanual Trio VoiceMail Admin VoiceMail Admin:s uppbyggnad 3
Avsluta Kommandot avslutar VoiceMail Admin. Statistik Hämta statistik Kommandot har samma funktion som Statistik -knappen på verktygslisten och ger Connect- och röstbrevlådestatistik, se vidare "Statistik". Visa/Göm statistik Kommandot visar/gömmer aktuell statistik utan att uppdatera denna från VoiceMail. Avisering Avisering Detta kommando har samma funktion som Avisering -knappen på verktygslisten och ger formulär Aviseringsinställningar för anknytning, se vidare "Avisering". Hjälp Om VoiceMail Detta kommando ger ett formulär som innehåller allmän information om programvaran. Hjälp Detta kommando har samma funktion som Hjälpknappen på verktygslisten och ger översiktlig information om VoiceMail Admin, se Hjälp på sidan 4. 4 VoiceMail Admin:s uppbyggnad Användarmanual Trio VoiceMail Admin
Verktygsfältet Skapa Använd denna knapp för att skapa en eller flera röstbrevlådor, se vidare "Att skapa en röstbrevlåda". Hämta Denna knapp används för att hämta information för en viss anknytning/röstbrevlåda, se vidare "Att hämta röstbrevlådeinformation". Spara När du har ändrat någon uppgift för någon anknytning/röstbrevlåda använder du denna knapp för att spara informationen, se vidare "Att spara röstbrevlådeinformation". Ta bort Denna knapp använder du för att ta bort den röstbrevlåda/ anknytning som du har markerat i anknytningslistan, se vidare "Att ta bort en röstbrevlåda". Statistik Klicka på denna knapp för att se röstbrevlåde- och Connectstatistik, se vidare "Statistik". Klicka på knappen igen för att gömma statistiken. Avisering Klicka på denna knapp för att specificera hur aviseringsfunktionen skall fungera för markerad anknytning/röstbrevlåda, se vidare "Avisering". Hjälp Klicka på denna knapp för att se översiktlig information om VoiceMail Admin, se vidare Hjälp på sidan 4. Användarmanual Trio VoiceMail Admin VoiceMail Admin:s uppbyggnad 5
Anknytningsinformation Här visas anknytningsinformation för vald anknytning. I den vita rutan till vänster visas de anknytningar som för närvarande har röstbrevlådor i VoiceMail. Anknytningsinfo Anknytning Här redovisas vald Anknytning som du har markerat i anknytningslistan. När du arbetar med systeminställningar (generella inställningar som gäller för nyskapade röstbrevlådor) skall det stå System i detta fält (när du startar VoiceMail Admin står det System här). I egenskap av systemadministratör bestämmer du vilka villkor som skall gälla för nyskapade och befintliga röstbrevlådor. För nedanstående funktioner kan VoiceMail Admin meddela följande: - Inget Stöd innebär att funktionen inte ingår i din VoiceMail. Kontakta din Trio VoiceMail återförsäljare om du är intresserad av denna funktion. - Ingen Info innebär att inte någon information finns att hämta från röstbrevlådorna Språk Vilket språk som ska användas av standardrösten för hänvisnings- och röstbrevlådedialogen. Livslängd i dagar/maxtid i minuter/antal meddelanden/ändra lösenord Klicka på denna rad för att välja vilken anknytningsinformation som skall visas. Möjliga alternativ är som synes: Livslängd i dagar, dvs hur länge Nya, Lästa, Sparade och Skickade meddelanden skall sparas i dagar. 6 VoiceMail Admin:s uppbyggnad Användarmanual Trio VoiceMail Admin
Som rekommendationsvärden för livslängd är normalt. Nya = obegränsad Lästa = 10 dagar Sparade = obegränsad Skickade = 10 dagar (Obegränsad betyder att meddelandena kommer att finnas kvar tills de blir raderade. Ange 0 för obegränsad.) Maxtid i minuter, dvs hur många minuter sammanlagda längden på respektive Nya, Lästa, Sparade och Skickade meddelanden får vara. Med Total maxtid menas hur många minuter totalt som samtliga meddelanden får uppta i röstbrevlådan. När maxtiden är uppnådd slutar röstbrevlådan att ta emot meddelanden, och varnar innehavaren om detta i vittjningsdialogen. Antal meddelanden, dvs hur många Nya, Lästa, Sparade och Skickade meddelanden som för tillfället finns i anknytningens röstbrevlåda. Ändra lösenord. Detta alternativ ger ovanstående formulär med vars hjälp du byter lösenord till röstbrevlådan. Använd denna funktion om röstbrevlådeinnehavaren har glömt bort sitt lösenord. Loggfönster Loggfönstret visas så fort något går fel. Det kan vara att en röstbrevlåda inte gick att skapa eller att programmet inte får riktiga data. Felen åtgärdas oftast genom att bara försöka igen. Användarmanual Trio VoiceMail Admin VoiceMail Admin:s uppbyggnad 7
Att skapa en röstbrevlåda Kommandot Skapa För att skapa en ny röstbrevlåda kan du antingen använda kommando Skapa röstbrevlådor under Anknytning i rullgardinsmenyn eller klicka på Skapa -knappen på verktygsfältet Oavsett vilket sätt du använder så presenteras nedanstående formulär: Ange anknytning(ar) I detta fält anges den eller de anknytningar för vilka du vill skapa röstbrevlådor. Inforutan Här visas några exempel på hur du kan skriva anknytningar för att skapa röstbrevlådor. Du kan skapa en eller flera röstbrevlådor genom att ange anknytningar efter varandra med blanksteg emellan. För att skapa flera röstbrevlådor i en serie anger du anknytningarna med ett bindestreck emellan. För att t ex skapa röstbrevlådor för anknytningarna 10125 till och med 10250 skriver du: 10125-10250. För att skapa enstaka röstbrevlådor skriv t ex: 10250 10254 10270. OK Klicka på denna knapp för att skapa röstbrevlådor för de anknytningar som du har angett ovan. Avbryt Klicka på denna knapp för att avbryta hela skapa-processen. 8 Att skapa en röstbrevlåda Användarmanual Trio VoiceMail Admin
Att hämta röstbrevlådeinformation Kommandot Hämta För att hämta röstbrevlådeinformation kan du antingen använda kommando Hämta röstbrevlådor under Anknytning i rullgardinsmenyn trycka på Ctrl+H eller klicka på Hämta -knappen på verktygslisten Oavsett vilket sätt du använder så kommer nedanstående dialog att visas: Ange anknytning som du vill hämta I detta fält anger du den anknytning vars röstbrevlådeinformation du önskar hämta. OK Klicka på denna knapp för att hämta information om specificerad anknytning/röstbrevlåda. Avbryt Klicka på denna knapp för att avbryta hela hämtningsprocessen. Användarmanual Trio VoiceMail Admin Att hämta röstbrevlådeinformation 9
Att spara röstbrevlådeinformation Kommandot Spara För att spara de röstbrevlådeinställningar som du har ändrat kan du antingen använda kommando Spara röstbrevlådor under Anknytning i rullgardinsmenyn trycka på Ctrl+S eller klicka på Spara-knappen på verktygsfältet Oavsett vilket sätt du använder så kommer de röstbrevlådeinställningar som du har ändrat att sparas. 10 Att spara röstbrevlådeinformation Användarmanual Trio VoiceMail Admin
Att ta bort en röstbrevlåda Kommandot Ta bort För att ta bort röstbrevlådor för markerad(e) anknytning(ar) kan du antingen använda kommando Ta bort röstbrevlådor under Anknytning i rullgardinsmenyn trycka på Ctrl+D eller klicka på Ta bort-knappen på verktygsfältet Oavsett vilket sätt du använder så kommer röstbrevlådor för markerad(e) anknytning(ar) att tas bort. Användarmanual Trio VoiceMail Admin Att ta bort en röstbrevlåda 11
Statistik Kommandot Statistik För att hämta Connect- och röstbrevlådestatistik i VoiceMail kan du antingen använda kommando Hämta statistik under Statistik i rullgardinsmenyn eller klicka på Statistikknappen på verktygsfältet. (När du klickat på Statistikknappen kommer knappen att förbli nedsänkt. För att återgå så tryck på Statistikknappen igen.) Oavsett vilket sätt du använder så kommer nedanstående dialog att visas, i vilken Connectoch röstbrevlådestatistik redovisas. Klicka på radioknappen Röstbrevlådestatistik för att visa aktuell röstbrevlådestatistik, tex. vilken röstbrevlåda som tar störst utrymme. Klicka på radioknappen Connectstatistik för att visa generell samtalsstatistik för valfri dag den gångna månaden. 12 Statistik Användarmanual Trio VoiceMail Admin
Avisering Kommandot Avisering Med avisering menas att VoiceMail ringer upp dig och talar om att du har meddelanden i din röstbrevlåda. Observera att VoiceMail även vanligen aviserar på annat sätt, genom att tända meddelandelampa eller aktivera speciell blipp - signal på anknytningens telefon. Denna avisering påverkas inte av de inställningar du kan göra här. För att specificera hur aviseringsfunktionen skall gestalta sig för markerad(e) anknytning(ar) kan du antingen använda kommando Avisering under Avisering i rullgardinsmenyn trycka på Ctrl+A eller klicka på Aviseringsknappen på verktygsfältet. Oavsett vilket sätt du använder så kommer nedanstående formulär att presenteras i vilket du specificerar inställningarna för aviseringsfunktionen. Hur avisering ska ske Här specificerar du via radioknappar huruvida aviseringsfunktionen skall vara påslagen eller ej för markerad(e) anknytning(ar). När avisering ska ske Här anger du på vilket telefonnummer som aviseringen (= uppringningen) skall ske. Om aviseringen är satt till egen anknytning kommer VoiceMail inte att börja ringa förrän hänvisningen släpper. Ange även med vilket minutintervall återuppringning skall ske i de fall du inte svarar. Normalt värde = 15, värdet ska inte sättas till mindre än 10 minuter. Dagar/Tid då avisering ska ske Här specificerar du vid vilka veckodagar samt mellan vilka tider som avisering skall ske. Om ett meddelande inkommer utom denna tid kommer alltså VoiceMail vänta med att ringa tills det blir en godkänd tidpunkt. OK Klicka här för att registrera aviseringsinformationen. Användarmanual Trio VoiceMail Admin Avisering 13
Avbryt Klicka här för att avbryta hela aviseringsprocessen. 14 Avisering Användarmanual Trio VoiceMail Admin
Hjälp Kommandot Hjälp För att få online-instruktioner för VoiceMail Admin kan du antingen använda kommandot Hjälp under Hjälp i rullgardinsmenyn eller klicka på Hjälpknappen på verktygsfältet. Oavsett vilket sätt du använder så kommer du att få översiktlig information om VoiceMail Admin. Användarmanual Trio VoiceMail Admin Hjälp 15