Nyttorealisering Frukostseminarium 2017-04-10 Stockholm 1
Problembeskrivning 2009 Ökade krav på behovsdriven samverkan och utveckling över myndighetsgränser Många och kostsamma misslyckade IT-projekt När K/N-analyser genomförs ligger fokus oftast på att motivera finansiering. Analysen används inte för att styra och följa upp Fokus begränsas i bästa fall till att identifiera och värdera interna nyttor Fokus på att hålla budget och leverera i tid
Problembeskrivning 2016
Över 20% av investeringen går förlorad i misslyckade projekt
Nytta Projekt +50%
Nyttorealisering är inte frivilligt 3 Myndighetförordning (2007:515) verksamheten bedrivs effektivt myndigheten hushållar väl med statens medel
Vägledning i Nyttorealisering Stöd för en ändamålsenligt och nyttostyrd verksamhetsutveckling
Vad vill vi styra efter? Kronor (+) Hemtagningsperiod Ta fram möjliggörare Nytta Införande förvaltning Tid (-) Genomförandeperiod leverans Nyttorealisering
Vad är nyttorealisering? Aktivt och systematiskt arbete för att säkerställa och optimera nyttan med förändringar E-delegationen
Vad består nyttorealisering av? Målstyrning Portföljstyrning Förändringsledning Nyttorealisering Uppdrag-, projekt- /programstyrning
Alice: Kan du säga mig vilken väg jag ska ta? Katten: Det beror på vart du ska gå. Alice: Det vet jag inte. Katten: Då spelar det ingen roll vilken väg du tar.
Krav och förväntningar Regeringen Strategic objectives Förändringsbehov Definieras t.ex. i ett styrkort Upptäckta problem och förbättringspotential Changing the business Större förändringar Projekt/Program o.s.v. Running the business Ständiga förbättringar (Lean) Uppföljning Portfolio Management Business as usual Förändringar Påverkar Modifierad version
Förändringens olika faser Realisera förväntade nyttor Pre-Transition Transition Outcome New Business as usual Business as usual Definiera mål K/N-kalkyler Investeringsbedömning Business case Beslutsunderlag Post-Transition Beslut Project Output Modifierad version
En effektiv nyttorealisering kräver en formell approach, som börjar långt innan projektet. PMI s profession. The Strategic Impact of Projects. Identify benefits to drive business results.
E-delegationen Det viktigaste kriteriet för att värdera en förändringsinsats är inte leverans på tid, kostnad och kvalitet utan på vilken verksamhetsnytta den realiserar
Portfolio Program Program Förändringsinsatser i en portfölj Verksamhetens strategiska mål Styrformer Nyttorealisering Portfolio Projekt Uppdrag Annan styrform
Effektkedja Förändringsinsats Konkretiseras i Kräver Behöver Förutsätter Verksamhetsmål Förväntade nyttor Förändringar Införandeinsatser Möjliggörare Bidrar till Realiserar Driver Kräver
Portfolio Program Program Top-Down Business Case Business Case Verksamhetens strategiska mål Nyttorealisering Business Case Business Case Business Case Portfolio BC BC BC BC BC BC BC BC BC
Bildens upphovsman okänd.
Bilden hämtat från www.preera.se (Preera AB)
Inglehart Welzels karta över kulturella värderingar i världen, skapad av statsvetarna Ronald Inglehart och Christian Welzel baserat på data från World Values Survey. Ingleharts Kulturkarta
Vad är en nytta? Nytta är mätbara förbättringar till följd av en förändring, som uppfattas som positivt av en eller flera intressenter, vilka bidrar till en eller flera verksamhetsmål
Give me six hours to chop down a tree, and I will spend the first four sharpening the axe
Sju nödvändiga frågor att besvara 6. Vem ansvarar för uppföljning? 7. Vilka mätetal ska användas? 5. Hur ska nyttan följas upp? 1. Vad är nyttan? 2. Hur ska nyttan realiseras? 4. När uppkommer nyttan? 3. Vem ska realisera nyttan? Nyttoregister
Nyttoregister Förändringar Förändringar Idé BP Projekt BP BP Lösning Business Case & Kalkyler Uppdateras Business Case & Kalkyler Uppdateras Business Case & Kalkyler Business Case & Kalkyler Nyttoregister
Göra saker rätt Göra rätt saker Nyttor ska vara sammankopplade med de strategiska målen Strategisk nivå Förmågor Vision Nuläge Verksamhetsmål (Nytta) Uppdrag Målstyrning Strategi Omvärld Taktisk nivå Förändringsbehov Nytta Angelägenhet Genomförbarhet Portfölj- och programstyrning Operativ nivå Tid Kvalitet Nytta Kostnad Uppdrag Uppdrag-, projekt- och förvaltningsstyrning
Skapa Clear line of sight
Projektens effekter ökar genom en tydlig koppling mellan nyttor och strategiska mål Har en tydlig och klar koppling Saknar en tydlig koppling eller kopplingen är vag
Teknikdriven Investeringsdriven Produkt Nytta Synsätt Målstyrning Vad? När? Kompetens Hur? Av vem? Kopplingen till andra processer Portföljstyrning Förändringsledning Uppdrag-, projekt- /programstyrning Nyttorealisering Verktyg Kostnads-/nyttokalkyl Mallar Metodbeskrivningar Målmodell Effektkedja Business Case Prioriteringsmodell Projektmallar Verksamhetsplan Budget
Några råd på vägen - Fastna inte på verktygen så som kalkyler och business case De är viktiga komponenter men löser inte nyttorealiseringsfrågan - Börja med implementeringen, det tar tid - Ha tålamod. Identifiera eldsjälar och experter - Utbilda så många du kan - Få ledningens stöd i arbetet
Några inspirationskällor! Vägledningen i nyttorealisering 2.0 http://www.esv.se/contentassets/c9d986d924384ec1be47a207110f94a4/e-delegationen- 2014-nyttorealisering-version-2-0-med-bilagor.pdf Boken Managing benefits, Second edition, av Steve Jenner http://www.apmg-international.com/en/qualifications/managing-benefits/managingbenefits.aspx ESV s frukostseminarier Nationella Nätverket i Nyttorealisering drivs av ESV ESV s utbildningar inom ämnet PMI s artikelserie om nyttorealisering http://www.pmi.org/learning/thought-leadership/series/benefits-realization
ESV håller utbildning i NR Få ökad förståelse för nyttorealisering och därmed höja mognadsgraden i ämnet inom offentliga sektorn
Utvärdering av pilotutbildningen ESVs mål Måltal Utfall Tror sig ha nytta av utbildningen i sitt arbete 80% 77% Rekommenderar utbildningen till andra 80% 85% Är nöjd eller mycket nöjda med utbildningen som helhet 80% 93%
Nästa kurstillfälle Kursens Längd 3 dagar Innehåll: Teori varvat med praktiska övningar och diskussioner. Fokus: Målstyrning & nyttorealisering Berör även: förändringsledning och portföljstyrning Datum: 25-27 April Plats: Stockholm Mer information via ESVs hemsida Anmälan: http://sites.legaonline.se/esv/book/?eventid=1435222
!? Daniel Jafari daniel.jafari@esv.se 08-690 44 87 072-548 71 28