rev ere s e e r e f l e c t a c t Utmaningsdrivet förbättringsarbete Utveckla arbetssätt och ledarskap Revere AB Joakim Hillberg Pia Anhede
Syftet Syftet med nedan beskrivna program är att etablera arbetssätt, styrning och ledarskap för utmaningsdrivet förbättringsarbete. Utmaningsdrivet förbättringsarbete är ett framåtriktat förbättringsarbete som tar sin utgångspunkt i företagets strategiska mål och inte i enskilda problem eller slöserier. Utmaningsdrivet förbättringsarbete fokuserar det vi måste förbättra för att nå våra mål, inte det vi kan göra. Insatserna är fokuserade och ger betydande resultat. Innebörden av utmaningsdrivet förbättringsarbete är att: Få de strategiska målen in i det dagliga arbetet Engagera medarbetare så att de kan bidra på ett naturligt sätt i sina processer Utöva ledarskap och styrning Stärka lärandet i organisationen Vidare är syftet att träna deltagande chefer/ledare i coachning så att de på egen hand och på ett effektivt sätt, kan leda och coacha förbättringsarbetet mot tydliga utmaningar genom de fyra stegen i kata processen. Samtidigt kommer de medarbetare som involveras i programmet på hemmaplan att tränas i ett vetenskapligt förhållningssätt för experimenterande och lärande, vilket är ett generellt tillämpbart arbetssätt för all typ av förbättrings och förändringsarbete. Metodik Metodiken baseras på principer och metoder för kata, utvecklat av Mike Rother, m fl. Träningsprogrammet omfattar 3 5 företag/organisationer där man från varje organisation har 2 4 deltagande chefer/ledare, totalt ca 15 personer i ett program. Programmet bygger på gemensamma seminarier för teori, input och erfarenhetsutbyte samt individuellt praktiskt införande och situationsanpassad coachning. Seminarierna kommer att ge den kompetensbas som krävs för att ta nästa steg i implementeringen, såväl teoretiskt som praktiskt. På seminarierna sker dessutom ett erfarenhetsutbyte där man automatiskt får en spridning av goda idéer. Erfarenhetsutbytet kommer också att fokusera svårigheter, hinder eller motstånd för ökad förståelse och
djupare insikt. Varje seminarium avslutats med att varje deltagare planerar aktiviteter, coachning och output för tiden fram till nästa seminarium. Mellan seminarierna, ca 2 4 veckor, sker den praktiska tillämpningen i de olika verksamheterna. Under denna implementering får varje deltagare individuell coachning de övriga deltagarna, samtidigt som alla deltagare får träna sig i att praktisera coachrollerna. Denna individuella coachning säkrar förutom träningen av deltagaren också takten och kvalitén i förändringsarbetet. Detta arbetssätt stöttar värderingar som delaktighet och motivation, experimenterande och lärande samt lägger grunden för en lärande organisation. Bilden nedan beskriver arbetsgången. Programmet bygger på att vi tränar och driver kata arbetssättet genom en taktad förändringsprocess. Vid varje seminarietillfälle planerar varje ledare förväntade aktiviteter och förväntat resultat till nästa tillfälle. Både förväntade aktiviteter/resultat och verkligt utfall från förändringsarbetet presenteras och diskuteras i plenum som en bas för erfarenhetsutbyte.
Sammanfattningsvis: Ledarna tränas och förändras genom eget praktiskt arbete Erfarna konsulter handleder förändringsarbetet aktivt Kata som arbetssätt och ledarskap Mike Rother, forskare och lärare, skrev boken Toyota Kata 2009. Som han själv uttrycker det så är det tredje generationens lean forskning som beskrivs i boken. Första generationens leanforskare åkte till Toyota på 80 talet och såg unika metoder och arbetssätt så som 5S, kanban, JIT, andon, o.s.v. Flera företag i väst kopierade och implementerade detta, men resultaten blev inte alls i nivå med Toyotas. Andra generationens forskare såsom Jeff Liker och Steven Spear fokuserade på de underliggande faktorerna som ledarskap och managementprinciper. Toyota Kata eller Improvement Kata är tredje generationens leanforskning (2004 2009). Kata, som på japanska betyder intränade mönster eller rutiner, beskriver de arbetssätt som genomsyrar en organisation som systematiskt förbättrar mot nya utmaningar och mål. Det går inte att beskriva Kata som en kultur eller en metod utan helt enkelt som ett mönster, en rutin eller beteenden som tränas i organisationen. Rutiner som blir ett systematiskt sätt att utveckla, anpassa och förbättra verksamheten. Kata är experimenterande och lärande utifrån ett vetenskapligt ramverk. Kulturen utvecklas sedan utifrån det vi gör. När vi för 4 år sen lyssnade på Mike som presenterade kata, läste hans bok och började träna, kände vi själva en stor inspiration. Utgångspunkten i Kata är att fokuserat driva förbättringar mot nya utmaningar där vi inte vet hur vi ska nå utmaningen eller vad som kommer att hända när vi börjar prova oss fram. Vi rör oss alltså på okänd mark och bortom vår kunskapströskel. Vi kommer att behöva flera måltillstånd för att nå utmaningen och flera experiment för att nå varje måltillstånd. Nuläge, hinder och experiment är alla väldigt avgränsade till utmaning/måltillstånd vilket gör det lättare att prioritera och därmed hitta lösning. Bild: Utmaningsdrivet förbättringsarbete Traditionellt är vi tränade i att definiera mål, bryta ner dem till delmål och utifrån dessa ta fram handlingsplan och tidsplaner, gärna i olika typer av Gantt scheman med beslutspunkter, grindar, med mera. Stora utmaningar har ofta omfattande handlingsplaner och långa tidsplaner. Utgår vi från att vi faktiskt är på okänd mark, bortom kunskapströskeln så blir det här fel! Omfattande handlingsplaner ger oss en falsk trygghet och får oss i många fall att fokusera på fel saker: följa handlingsplanen i stället för att göra det som är viktigt för att nå resultat. Ny kunskap uppstår när vi arbetar med utmaningar som vi inte på förhand vet hur vi ska nå!
När det gäller att hantera problem är vi traditionellt tränade att ställa oss frågor som: Hur når vi till...? Vad är rotorsaken? Varför (5 gånger)? Dessa frågor fungerar bra för givna problem men fungerar inte när vi har utmaningar bortom vår nuvarande kunskapsnivå. Då måste vi börja experimentera och lära, för att flytta kunskapströskeln inte gissa, anta eller försöka analysera med verktyg som utgår från ett faktiskt problem. Denna insikt är en aha upplevelse för många liksom det var för mig. Som konsult byggde mycket av vårt arbete på just att ta fram handlingsplaner och driva förbättringsprocesser. Att arbeta med Kata innebär helt nya arbetssätt både för oss som konsulter och för de uppdragsgivare vi arbetar med. Det som ständigt slår oss tydligt var den experimentlusta som arbetssättet skapar. Att använda begrepp som kunskapströskel, experiment, lärande, försätter människor i ett helt annat tillstånd än standards, avvikelser och problem. Vi har hör människor säga älska dina avvikelser, men har aldrig träffat någon som faktiskt gör det! Som chefer och ledare förväntas man vanligtvis att tala om hur det är, kunna svara på frågor eller beskriva detaljerade aktivitetsplaner. Det upplevdes befriande att få uttala orden "Jag vet inte"! När vi nått denna mentala inställning kommer en mängd förslag och idéer till experiment. Kata är lika tillämpbart inom service tjänsteverksamhet som tillverkning. Även om det mesta man kan läsa om kata beskrivs utifrån produktion så är det ingen större skillnad. Vi har tränat och tillämpat kata i olika miljöer som produktion, service, produktutveckling, mm, och det är lika kraftfullt överallt. Genom kata rutinerna får vi ett systematiskt vetenskaligt sätt att anta utmaningar och få igång ett arbetssätt med experimenterande och lärande på en daglig basis. Chefer och ledare tränar och coachar direkt i verksamheten, kring de gemensamma utmaningarna och även detta sker på daglig basis. Kata rutinerna är ett sätt att utöva ledarskap, d v s under träningsprogrammet kommer deltagarna att utveckla sitt ledarskap. Pris Priset per deltagare är 35 tkr exkl moms. Allt träningsmaterial ingår samt boken Toyota Kata av Mike Rother. Seminarierna sker på plats hos deltagarnas organisationer och värdorganisationen tillhandahåller konferensrum och fika. Lunch betalar alla deltagare själva. Tid, plats och anmälan Tid och plats bestäms utifrån den gruppen som sätts samman. Nästa program planerar att startas i september 2015. Anmälan sker genom intresseanmälan till rikard.sjostrom@leancompetence.se (ej bindande) och därefter planeras seminarierna i samråd med deltagarna.
Presentation av programledarna Programmet leds av Pia Anhede och Joakim Hillberg på Revere AB. Revere AB består av Pia Anhede samt Joakim Hillberg och vi startade Revere AB år 2001 efter att ha jobbat ihop i många år. Vårt fokus är att träna och stödja organisationer och företag att utveckla egen kompetens och förmåga. Som konsulter har vi utarbetat en förändringsmetodik som driver en taktad förändringsprocess. Vi integrerar verklig förändring med anpassad kompetensutveckling. Syftet är att bygga upp ledarnas och medarbetarnas egna förmåga och kompetens att fortsätta utvecklas. Vår utgångspunkt är lean och kata. Lean som strategi för att skapa flöden och ett system för förbättring, och kata för att systematiskt driva förändring mot verksamhetetens strategiska utmaningar. Vi har drivit förändringsprojekt i fler än 15 länder i över 70 projekt, på senare tid med kata som fokus. Vi har tränats av de främsta lean experterna i världen, tränat i Japan vi ett flertal tillfällen samt deltagit på ett stort antal konferenser och seminarier. I vårt arbete använder vi bl a spel och simuleringar för träning som även finns att köpa. Vi har också publicerat samt medförfattat lean böcker på svenska. Två helhetstäckande böcker, en för Service och en för Tillverkning. Tillsammans med Plan Utbildning driver vi lean utbildningar och lean certifieringar (Lean Competency System, Cardiff Business School).