Redovisning av allmänna handlingar Översikt och av handlingar 1 Hantering och registrering av vissa handlingstyper 2 Övergripande styrande dokument 3 Verksamhetssystem 3 Ekonomisystemet, förvaltning 3 Övergripande ekonomi och redovisning 4 Internkontroll 4 Statistik till SCB 4 Attester 5 Statsbidrag mm 5 Redovisning 5 Finansverksamhet, stadsledningen 5 Kort- och långfristig upplåning och utlåning samt 5 penningplacering Kapitalförvaltning 6 Statistik och rapporter, finansverksamhet 6 Interna låneavtal inom staden 6 Finansverksamhet, Konsult och service ekonomi 6 Värdehandlings 6 Skattedeklaration 6 Kommunalskatt 6 Pensionsredovisning 6 Bankkonto 6 Årsplan och Budget 7 Ekonomisk uppföljning 7 Tilläggsbudget / Resultathantering 8 Inköpssystem VIP, förvaltning 8 Leverantörsfakturor 8 Extern och intern fakturering, kundreskontra 9 Anläggningsregister 9 Systemöversikt över ekonomisystemet inkl försystem 11 Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens beständighet och som skyddar handlingen mot obehörig åtkomst. Tillgång till digitala handlingar regleras genom behörighetsnivåer och loggfunktioner, som anpassas efter handlingarnas innehåll. Motsvarande skydd för pappershandlingar uppnås genom i brand- och stöldsäkra arkivlokaler eller -skåp.
1 (10) och av handlingar inom ekonomiområdet av fysiska handlingar (pappershandlingar) sker hos Diariet; den tjänsteman som registrerar och förvarar ärenden och handlingar som hör till ärenden (pappershandlingar som diarieförs digitaliseras). Samordnad process; den förvaltning/enhet/tjänsteman som ansvarar för den samordnade processen (t ex hantering av fakturor) oavsett ursprungsförvaltning. Chef; (gäller originalhandlingar av betydelse som inte ska förvaras på annat sätt, t ex kvitton). För överlämnande av handlingar till stadsarkivet och eventuell gallring ansvarar den som förvarar handlingen. Överlämnande kan ske då minst tre kalenderår passerat. av digitala handlingar sker hos Staden eller hos leverantören eller i Lokal lagring på enhet C:, H: eller G: (Observera att handlingar som ska bevaras inte ska förvaras på C: av säkerhetsmässiga skäl). För överlämnande av digitala handlingar till stadsarkivet och eventuell gallring ansvarar normalt objektsförvaltaren. pekas även ut i planen. Gallringsfrister hur länge ska handlingarna finnas kvar? Att gallra betyder att förstöra allmänna handlingar. För att handlingar (digitala eller i papper) ska få förstöras måste alltid en handling med angiven gallringsfrist finnas med i redovisningsplanen. Vid inaktualitet Innebär att informationen kan gallras då den inte längre behövs för verksamhetens behov. Som regel är gallringsfristen ganska kort. 1 år, 3 år, 10 år Innebär att informationen ska finnas kvar i 1, 3 eller 10 kalenderår efter det år informationen skapades. Ej Innebär att informationen ska finnas kvar för all framtid. systematiskt eller i diariet innebär att handlingarna skall vara ordnade och märkta så att de enkelt kan hittas. t förvarade handlingar kan vara strukturerade t ex i nummerordning, alfabetiskt eller efter ett objektsnamn. Filer, dokument, pärmar och mappar i katalogstrukturer ska ha en tydlig namnstandard för att kunna återsökas. Diarieförda handlingar kan återsökas genom ärendehanteringssystemet Ciceron. En tydlig och standardiserad ärendemening i kombination med andra sökbegrepp är avgörande för god sökbarhet. Förklaring till förkortningar Sk Stadsledningskontoret Insidan Stadens intranät Sp Servicepartner Ks Kommunstyrelsen Kfm Kommunfullmäktige
2 (10) Hantering och registrering av vissa handlingstyper Avtal, överenskommelser och kontrakt etc Avtal eller överenskommelser (avsiktsförklaringar, uppgörelser, kontrakt) ska klassificeras i den process de tillhör. Detta gäller även påföljande avtalshantering som t ex uppsägning av avtal. Avtal som ingår i en upphandling ska registreras i upphandlingsärendet. En upphandling registreras i den nämnds diarium ärendet tillhör (även om Servicepartner utför upphandlingen på uppdrag). Man kan använda fältet dokumenttyp för att märka upp ett avtal om det inte framgår av t ex en ärendemening. Nedan följer några exempel på vanliga avtalstyper för att förtydliga tankesättet: Avtal som resultat av upphandling 2.6.1 Genomföra upphandling Samverkansavtal (fackligt) 2.4.1 Samverka och förhandla Serviceavtal kopiator eller andra kontorsmaskiner 2.9.1 Hantera inventarier Hyresavtal/kontrakt byggnad/lokal/lägenhet 3.6.3 Inhyrning eller 3.6.4 Uthyrning Avtal vid extern samverkan 1.5.2 Extern samverkan (nämnd/styrelsenivå) eller 2.x.0. Inom varje verksamhetsområde som börjar på 2 och slutar på 0, t ex 2.2.0, 2.3.0 osv, ingår extern samverkan. Vid övrig samverkan se 3.0.2, 4.0.2 osv. Projekt och utredningar Ett projekt ska klassificeras på den process projektet rör (inom den verksamheten). Handlingar i ett projekt följer av projektmodellen Pejl. Projektet registreras i den nämnds diarium som ansvarar för projektet (Servicepartner kan utföra projekt på uppdrag). Projekt som är övergripande för hela staden har en särskild referenskod. Sådana projekt klassificeras t ex på 1.3.6 Verksamhetsutveckling. För att förbättra sökningen kan ordet projekt ingå i ärendemeningen eller som ett val i fältet dokumenttyp. Allmänt, övergripande, korrespondens etc Handlingar som i redovisningsplanen rör en övergripande fråga ska klassificeras på den process den tillhör. Även sådan som rör kontakter med allmänheten eller är benämnt korrespondens. Styrande dokument För styrdokument beslutade av fullmäktige, kommunstyrelse eller nämnd/styrelse (även bolagsstämma för bolag) används klassreferens 1.3.2. T. ex vision, verksamhetsidé, policys, riktlinjer, handlingsplan, arbetsordning etc. Övriga styrdokument som ska bevaras klassificeras utifrån vilket verksamhetsområde de berör. För stödjande verksamheter används de beteckningar som slutar på 0, d v s 2.2.0, 2.3.0 osv. För kärnverksamheter används 3.0.1, 4.0.1 osv. Övriga styrdokument kan t. ex röra sig om lokala handlingsplaner, rutiner, instruktioner, manualer etc.
3 (10) ÖVERGRIPANDE STYRANDE DOKUMENT 1.3.2 040 Sk Styrsystem X X Ej Övergripande för staden, samt nämnd/styrelsespecifika 1.3.2 002 Sk/ nämnd Delegationsordningar X X Ej Nämnd/styrelsespecifika Sk Redovisningsmodell X X Vid inaktu Finns på Insidan, Revideras årligen. alitet 1.3.2 003 Sk Policies (t ex finans-, bolags-, upphandling-) X X Ej 1.3.2 043 Sk/ nämnd Taxor och avgifter X X Ej Beslutas i nämnder eller KF 1.3.2 004 Sk Riktlinjer (t ex attester, representation, resultathantering) X X Ej Publiceras på Insidan Sp Kodplan X X Ej Uttag görs per 31 december varje år av förvaltningsgruppen för Raindance. Alla koddelar. VERKSAMHETSSYSTEM Sp Raindance X X Arkive ringsut tag till databa s görs av huvud bokstr ansakt ioner. Sp Aditro personalbudget X X Vid inaktu alitet Varje anv Aditro budget o Prognos X X Vid inaktu alitet Stadens ekonomisystem. Innehåller bokföring, kundfakturering, internfakturering, leverantörsreskontra, anläggningsredovisning och budget. Integrationer visas schematiskt på sid 10. Personalbudgetsystem. Innehåller extrakt från Personec (lönesystem) som underlag till lönebudgetberäkningar. Budget- och prognossystem. Databas för att göra budgetar och prognoser. Data hämtas från ekonomisystemet eller matas in. EKONOMISYSTEMET, FÖRVALTNING
4 (10) 1.3.2 003 Sp Förvaltningsplan enligt PM3 X X Ej Fastställs av styrgruppen för förvaltningsobjektet Sp Systemdokumentation X X Ej Urval sparas i samråd med stadsarkivet då uppgifter ur systemet bevaras. Sp Styrgruppsprotokoll X X Vid inaktua litet Sp Behörighetsbevis (Raindance) X X 10 år Ansökan, ändring, avslut. Förvaras hos Sp Ekonomicenter10 år. Sp Rutinbeskrivningar för Raindance X X Vid Publiceras på Insidan. inaktua litet Sp Underhåll av kodplan X X 3 år Nya, ändringar, stängning av koder för obligatoriska koddelar. Kodplanen bevaras, se under Övergr styrande dok. 2.5.3 051 Sk/nä mnd ÖVERGRIPANDE EKONOMI OCH REDOVISNING Sp Momsåtersökning X X 10 år Redovisas till Skatteverket i Jönköping Sp Inkomstdeklaration X X 10 år Fastighetsskatt o särskild löneskatt på utbetalda pensioner Kommunalskatt, generella statsbidrag X X Ej Beslut från Skatteverket. Riktade bidrag diarieförs på resp nämnd (projekt el motsv) Se äv rubrik Statsbidrag m m. Sp Redovisning av skattekonto X X 10 år Underlag från Skatteverket Sk Beslutat PO-pålägg X X 10 år Personalomkostnadspålägg 1.3.6 040 Sk Utredningar, förstudier X X Ej Beställda rapporter etc Internkontroll 1.3.5 042 nämnd Internkontrollplan för nämnd/styrelse X X Ej 1.6.1 074 KR Revisionsrapporter X X Ej 1.4.2 042 nämnd Uppföljning av internkontroll X X Ej
5 (10) Statistik till SCB Sp Räkenskapssammandrag (RS) X X 10 år Enkät från Scb Sp Kvartalsenkät X X 3 år Enkät från Scb Sp Kommunernas tillgångar och skulder X X 3 år Enkät från Scb. Kreditmarknadsstatistik och kapitalrapport. Sk Derivat och lån mot utlandet X X 3 år Enkät från Scb Attester 1.3.2 002 Sk Attestreglemente X X Ej Beslutas av Kfm 1.3.2 002 Sk Attesttillämpning X X Ej Beslutas av Ks 1.3.2 002 Varje Attestinstruktion X X Ej Beslutas av resp. Nämnd/styrelse nämnd Varje nämnd Attestförteckning X X X 10 år För utlandsbetalningar. Varje nämnd/styrelse ansvarar. Statsbidrag mm 2.5.8 049 nämnd Statsbidrag, riktade bidrag X X Ej Ev ansökan, beslut och delrapportering/ slutrapportering. av berörd nämnd/styrelse. Redovisning Sp Huvudbokstransaktioner Raindance Ej Datauttag ur Raindance sker på (uppgift om belopp, kodsträng, datum, ver nr, transaktionsnivå. Uttaget av transaktioner ver typ) kan bearbetas. nämnd Underlag för verifikationer X X 10 år Underlag för bokföringsorder, internfakturering etc. Sp Lön Lönelista (Analyslista) X X 10 år Underlag från Personec FINANSVERKSAMHET, Stadsledningen Kort- och långfristig upplåning och utlåning samt penningplacering Sk Finanslista, december X X X OSL 19:1, 19:4 Ej Ger information om lån, villkor, räntor etc. sversionen bevaras. Den digitala versionen gallras efter 10 år.
6 (10) Sk Finanslista, jan-nov X X OSL 19:1, 19:4 10 år 2.5.5 047 Sk Skuldebrev/reverser X X OSL Ej 19.1, 19.4 2.5.5 047 Sk Borgensförbindelser X X Ej Sk Kapitalförvaltning Portföljrapport, december Pensionsfonden, Kulturfonden, Asköviksfonden Sk Portföljrapport, jan-nov X X 10 år X X X Ej Sammanställning av värde och innehav etc. sversionen bevaras. Den digitala versionen gallras efter 10 år. Statistik och rapporter, finansverksamhet Se rubrik statistik till Scb Sk Finansrapport, december X X X Ej sversionen bevaras. Den digitala versionen gallras efter 10 år. Sk Finansrapport, jan-nov X X 10 år SP Sp FINANSVERKSAMHET, Servicepartner Ekonomicenter Engagemangsbesked från fondförvaltare, per april, augusti och december Värdehandlings Skattedeklaration Deklaration av momsredovisning, preliminär inkomstskatt och arbetsgivaravgifter X X 10 år Andelar, värde Register förvaras hos Sp EkC. Vissa värdehandlingar förvaras på Fk. Se deras plan. X X X 10 år E-tjänst. Kvittens skrivs ut på papper och sparas. Eventuell korrespondens diarieförs. Se rubriken Moms. Kommunalskatt Sp Bokföring av skatt, Avräkning etc. X X X? 10 år Preliminär skatt och slutlig skatt finns på papper från Skatteverket.
7 (10) Pensionsredovisning Sp Bokföringsorder, skuldberäkning X X 10 år Sp Redovisning av skuld och utbetalningar X X 10 år Uppgifter från t ex KPA. Bankkonto Sp Kontoutdrag, bank X X X 10 år Avstämning konton (bankkonton, bankgiroutdrag) Sp Insättningsuppgift, bank X X X 10 år Sp Depåutdrag från sinstitut avseende X X 10 år aktier och obligationer Sp Utbetalning, bank X X X 10 år Bankgirolistor på fil, enstaka löneutbetalningar (på papper) t ex. Sk Avstämning, koncernunderkonton X X 1 år Intern bekräftelse på avstämning från bolag med underkonton till Stadsledningen. Sk Fullmakt (behörighet till internetbanken) X X 10 år ÅRSPLAN och BUDGET 1.4.1 041 Sk Planeringsinriktning, uppdrag från Ks X X Ej Beslutas av Ks 1.4.1 041 nämnd Underlag för årsplan från nämnder o styrelser X X Ej 1.4.1 041 nämnd Årsplan X X Ej 1.4.1 041 Kfm Årsplan X X X Ej Även tryck. 1.4.1 041 nämnd Komplettering årsplan X X Ej Godkänns i nämnd/styrelse. 1.4.1 041 Sk Komplettering årsplan X X Ej 1.4.1 041 nämnd Detaljbudget X X Ej I de fall nämnden tar beslut om detaljbudget EKONOMISK UPPFÖLJNING 1.3.5 042 nämnd Balanserade Styrkort X X Ej nämnd Verksamhetsspecifik uppföljning X X Vid inaktua litet 2.5.0 040 SP Anvisningar t delårsrapporter o årsbokslut X X Ej Till förvaltningar och bolag 1.4.2 042 Sk Månadsrapporter m ek uppf o nyckeltal X X Ej Stadsövergripande. Publiceras på hemsidan.
8 (10) Månadsrapporter per nämnd/styrelse X X 1 år Vissa nämnder/styrelser. nämnd 1.4.2 042 nämnd Delårsrapport nämnd/styrelse X X Ej 1.4.2 042 SK Delårsrapport, staden X X X Ej Augustirapporten revideras och trycks (här ingår bolagen). nämnd Bokslutsspecifikationer, per nämnd X X 10 år Se även rubrik Anläggning. har varje nämnd. Sp Bokslutsrapporter X X X Ej Uttag av övergripande rapporter ur Raindance, per förvaltning och per verksamhet efter årsbokslutet. Sp Årsbokslut X X 3 år Sammanställning i Excel för staden. 1.4.2 042 Sk Bokslutskommuniké X X Ej 1.4.2 042 Sk Årsredovisning X X Ej Trycks även upp. 1.4.2 042, 007 nämnd Verksamhetsberättelse, nämnd/styrelse X X Ej. Sp Sammanställd redovisning (koncernredovisning) X X X 10 år Görs 2 ggr år. Avstämningsunderlag kan komma på papper eller i fil. TILLÄGGSBUDGET / RESULTATHANTERING nämnd Underlag/förslag från nämnd/styrelse X X 3 år 1.4.1 044 Sk Förslag för resultatöverföring (hela staden) samt tilläggsbudget X X Ej Beslutas i KS INKÖPSSYSTEM VIP, FÖRVALTNING 1.3.2 003 Sp Förvaltningsplan enligt PM3 X X Ej Fastställs av styrgruppen för förvaltningsobjektet Sp Systemdokumentation X X Ej Urval sparas i samråd med stadsarkivet då uppgifter ur systemet bevaras. Sp Protokoll från Strategigrupp och Styrgrupp X X Vid inaktua litet Sp Behörighetsbevis X X X 10 år Ansökan, ändring, avslut. Förvaras hos Sp Ekonomicenter10 år efter avslut?
9 (10) Sp Rutinbeskrivningar X X Vid Publiceras på Insidan. inaktua litet LEVERANTÖRSFAKTUROR Sp Leverantörsfakturor med bilagor, papper X X 4 år Gallring av pappersfakturor får ske under förutsättning att de av Skatteverket fastställda villkor uppfylls, se Kommunstyrelsens dnr: 2008/249 KS006 Sp Leverantörsfakturor med bilagor, digitala X X 10 år Sp Underlag utanordningar X X 10 år - Sp Avvisade/makulerade leverantörsbetalningar X X 10 år - Sp Betalningsorder till bank X X 10 år Sp Avstämningsrapport leverantörsbetalningar (Återrapportering) X X 10 år Raindance. Inläsning av återrapporterade leverantörsbetalningar i huvudboken. Sp Kvitton Inköpskort X X 10 år Purchase EXTERN- OCH INTERN FAKTURERING Kundreskontra Sp Fakturaunderlag X X X 10 år Sp Annulleringsbesked/Avskrivningsunderlag X X X 10 år Se Riktlinje Kredit, fakturering och kravverksamhet Sp Bankgiroutdrag X X 10 år Sp Återbetalningsunderlag X X 3 år Fellistor på inbet som ej kan placeras Sp Autogiro X X 10 år Medgivande/avslut/stoppade Sp E-faktura X X 3 år Anmälningsunderlag från bank 2.5.6 050 Sp Betalningsföreläggande kronofogdemyndigheten X X Ej Underlag/utslag mm ANLÄGGNINGSREGISTER Raindance Sp Upplägg av ny anläggning X X Ej Beskrivning, anltyp, inköp, datum, belopp, avskrivningstyp mm. Sparas i systemet. Sp Underlag för utrangering vid försäljning eller annan anledning samt nedskrivning X X 3 år Underlag vid utrangering. Görs av Sp och Fk.
10 (10) Sp Utrangering vid försäljning eller annan X X Ej Raindance, verifikation i huvudboken anledning samt nedskrivning Sp Utrangeringsrapport X X 3 år Raindance arbetsmaterial, tas fram vid behov. Sp Avstämning av anläggningstillgångar X X 1 år Avstämning av anläggningstillgångar i anläggningsregistret och Raindance huvudbok görs månatligen, arbetsmaterial Sp Bokslutsspecifikation, restvärdeslista konto och typ X X Ej Tas fram i pdf/a-format vid bokslut (årsvis) Anläggning, värde, inköpsvärde, restvärde, avskrivning etc. Sp Bokslutsspecifikation, utrangeringslista X X Ej Tas fram i pdf/a-format vid bokslut (årsvis). Lista på under året utrangerade anläggningar. Sp Avskrivning X X Ej Månatlig körning av avskrivning ger verifikationer i huvudbok Raindance. Sp Internränta X X Ej Månatlig körning av internränta ger verifikationer i huvudbok Raindance.
11 (11) Försystem som integreras till kundfakturering 1. Pulsen VoO Avgifter äldre- och handikapp 2. Extens Avgifter barnomsorg 3. Booking Bokning/hyresintäkter sportanl, båtplatser mm 4. Landlord Hyresdebitering Extern fakturering 5. Summarum Avgifter för tomträtter 6. Maconomy Fakturering internt Systembild över ekonomisystemet inklusive försystem EKONOMISYSTEM Raindance Redovisning Kundfakturering Anläggningsredovisning Leverantörsfakturering Försystem som integreras med leverantörsreskontran Försystem som integreras till redovisning 11. Personec Lönesystem 12. Landlord Fastighetsregister 13. Booking Föreningsbidrag Utbetalningar 14. Procapita IFO Socialbidrag Utbetalning 15. Extens Elevregister 16. Maconomy Bokföringsfil, internfakturering Tif, personalkostnadsfördelning 7. Byggmax System för bygglov 8. Booking Föreningsbidrag 9. Extens Barnomsorg Grundskola Gymnasium 10. VIP Inköpssystem, e- samt skannade fakturor 17. Future Fakturering renhållning