STADEN JAKOBSTAD BOKSLUT 2014. Del II

STADEN JAKOBSTAD BOKSLUT 2014 Del II 0

Innehåll 3.2.1. Driftsekonomidelens utfall... 1 STADSFULLMÄKTIGE, STADSSTYRELSEN, KONCERNFÖRVALTNING... 1 STADSSTYRELSEN... 2 CENTRALVALNÄMNDEN... 19 REVISIONSNÄMNDEN... 21 SOCIAL- OCH HÄLSOVÅRD (stadens andel)... 24 MELLERSTA ÖSTERBOTTENS OCH JAKOBSTADSOMRÅDETS RÄDDNINGSVERK... 27 BILDNINGSTJÄNSTER...30 BILDNINGSNÄMNDEN... 31 TEKNISKA TJÄNSTER...75 MILJÖ- OCH BYGGNADSNÄMNDEN... 76 TEKNISKA NÄMNDEN... 85 SOCIAL- OCH HÄLSOVÅRDSTJÄNSTER... 112 SOCIAL- OCH HÄLSOVÅRDSNÄMNDEN... 113 AVFALLSNÄMNDEN... 170 0

3.2.1. Driftsekonomidelens utfall STADSFULLMÄKTIGE, STADSSTYRELSEN, KONCERNFÖRVALTNING Stadsdirektör Koncernförvaltning - ekonomi - personal - administration - juridik - stadsutveckling 1

STADSSTYRELSEN Stadssekreterare: Milla Kallioinen VERKSAMHETSOMRÅDE: Stadskansliet VERKSAMHETSIDÉ Stadskansliets verksamhetsidé går ut på att erbjuda kunderna, dvs. stadens förvaltningar, politiska organ, medborgare, media och företag en kvalitativ service. Med kvalitativ service avses en service som är pålitlig, snabb, kostnadseffektiv, tvåspråkig och kundvänlig. Till stadskansliets kärnverksamhet hör kanslifunktionen, dvs. ärendehantering, berednings-, sekreterar-, och verkställighetsuppgifter som berör stadsfullmäktige och stadstyrelsens samt till vissa delar även dagvårds- och utbildningsverkets och centralen för tekniska tjänsters politiska organ. Utöver denna allmänna kanslifunktion erbjuder stadskansliet stadens övriga förvaltningar tjänster inom juridik, upphandlingar, dataskydd, översättning och tolkning, telefoni och tryckning. Stadskansliet ansvarar även för stadens kollektivtrafik (Vippare). Utöver kanslifunktionen och ovannämnda specialisttjänster bistår stadskansliet stadsdirektören i koordineringen av stadens ledning och förvaltning samt leder utvecklingen av förvaltningen, den externa kommunikationen och deltar efter behov i övriga interna och externa projekt. Till stadskansliet hör även de separata enheterna Turistbyrån samt ekonomi- och skuldrådgivning, socialombudsmannen. För dessa enheter redogörs separat i budgeten. FÖRÄNDRINGAR I VERKSAMHETSMILJÖN Det ekonomiska läget i staden innebär att alla verksamheter inklusive stadskansliet bör se över tjänsteutbudet och serviceproduktionen i syfte att minska kostnaderna. Stadens servicestrategi och ägarstrategi, som färdigställs under 2015, kommer troligtvis att påverka stadskansliets verksamheter. 2

MÅLSÄTTNINGAR BINDANDE MOT FULLMÄKTIGE KUNDEN OCH KOMMUNINVÅNAREN Tillgång och kvalitet på service Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2014 min - real - max 1. Pålitlig och snabb En realistisk ambitionsnivå är att ärendehantering. ett inkommet ärende registreras och vidarebefordras på den 1:a dagen, bereds och förs till behandling i stadsstyrelsen inom 1 månad (utlåtanden inom begärd deadline) eller till stadsfullmäktige inom tre månader. Sätt att förverkliga Ansvarig Registraturen är dagligen bemannad. Oklarheter kring ärenden och/eller beredningar klargörs vid de regelbundna kanslist-, stabs- eller ledningsgruppsmötena. Stadssekreteraren är huvudansvarig medan kanslisterna/registratorn har ett delansvar. Utvärdering () Målet uppfylls förutom i de fall där ärendena av politiska orsaker kräver ytterligare beredning. 2. Staden agerar lagenligt i sin tjänsteservice, vid offentliga upphandlingar och gällande dataskydd. Inga felaktigheter i besluten som föranleder rättelseyrkanden eller besvär. Ärendena genomgår i beredningsskedet en juridisk granskning De inlämnade rättelseyrkandena och besvären har inte föranletts av beslut som varit felaktiga ur juridisk synvinkel Stadssekreteraren har huvudansvaret. 3

3. Staden kommunicerar med sina kunder och informerar på ett kundvänligt och tydligt sätt via media, telefon och internet. Telefonväxelns och trafikförmedlingens service ska vara tillgänglig, språkkunnig och kundvänlig. Staden gör upp en informationsoch kommunikationsplan och förnyar sina nätsidor. Inga klagomål på väntetider eller dålig betjäning. Under året uppdateras växelns informationsbas. Uppdatering av stadens upphandlingsdirektiv samt uppgörande av upphandlingsstrategi. Stadens informations- och kommunikationsplan är inte färdigställd. Staden har dock utvecklat sin kommunikation vad gäller sociala medier. Målet har uppfyllts gällande telefonväxeln och Vippares service 4. Utveckling av organisationen till stöd för offentliga upphandlingar Stadskansliet ska fungera som rådgivande enhet i stadens upphandlingsverksamhet. Nya upphandlingsdirektiv och en ny upphandlingsstrategi har beretts men ännu inte lagts fram för godkännande 4

NYCKELTAL Prestationer Budget -10-11 -12-13 -14-15 Årsverken 19,5 19,5 19,5 19,0 19,0 19,0 Ekonomi- och skuldrådgivare, socialombudsman: Aila Kronqvist VERKSAMHETSOMRÅDE: Ekonomi- och skuldrådgivning samt socialombudsmannaverksamhet VERKSAMHETSIDÉ Ekonomi- och skuldrådgivning är en lagstadgad service, som är avgiftsfri för klienterna. För den allmänna ledningen och övervakningen av ekonomi- och skuldrådgivningen svarar Konkurrens- och konsumentverket. Staden Jakobstad sköter om att den här servicen ordnas inom ett område som omfattar förutom Jakobstad även Pedersöre, Nykarleby, Larsmo och Kronoby. Syftet är att ge privatpersoner information och råd om ekonomisk planering och skötseln av skulder. Rådgivaren hjälper klienten att kartlägga helhetssituationen och olika möjligheter att lösa skuldproblemen. Rådgivaren kan hjälpa till med att utarbeta frivilliga betalningsprogram och förslag till förlikning med borgenärerna samt att ansöka om borgen för ett skuldsaneringslån från Garanti-Stiftelsen. Den mest omfattande delen av arbetet går ut på att bistå klienter i processen med att ansöka om skuldsanering i tingsrätten. I den här processen ingår en kartläggning av skulderna samt uppgörande av en ansökan om skuldsanering och ett förslag till betalningsprogram. Socialombudsmannaverksamheten baserar sig på lagen om klientens ställning och rättigheter inom socialvården. Lagen förpliktar kommunerna att utse en socialombudsman, som ger klienten råd i frågor som gäller tillämpningen av klientlagen. Staden Jakobstad sörjer för ordnandet av socialombudsmannaverksamheten inom ett område som omfattar förutom Jakobstad även Pedersöre, Nykarleby och Larsmo. Till socialombudsmannens uppgifter hör att vid behov bistå klienten vid framställande av anmärkningar och ansökan om ändring. Dessutom ska socialombudsmannen följa med hur klienternas rättigheter och ställning förverkligas i praktiken och årligen avge en rapport om det här till stadsstyrelsen. Socialombudsmannen är en opartisk person som arbetar för att trygga klienternas intressen. Uppdraget är till sin karaktär rådgivande; socialombudsmannen fattar inte beslut och beviljar inte förmåner. 5

FÖRÄNDRINGAR I VERKSAMHETSMILJÖN Antalet klienter inom ekonomi- och skuldrådgivningen ser ut att öka igen efter tillbakagången år 2013. Under år 2014 översteg antalet registrerade nya klienter rejält siffran för föregående år. Ökningen kommer antagligen att fortsätta, eftersom även småföretagare/ensamföretagare kan söka sig till skuldrådgivningen fr.o.m. början av år 2015. Användningen av socialombudsmannens tjänster har, efter den kraftiga ökningen år 2012, stabiliserat sig på en ganska låg nivå. Regeringens proposition om en revidering av lagen om skuldsanering avläts till riksdagen i juni 2014, och lagen trädde i kraft i början av år 2015. Målet med lagen är att uppdatera skuldsaneringslagen så, att den motsvarar den förändring som skett inom kreditgivningen. Överskuldsättning, som tidigare i huvudsak orsakades av företags-, borgens- eller bostadsskulder, är numera oftast en följd av konsumtionskrediter, hyresskulder, snabblån och obetalda räkningar. Privata näringsidkare och yrkesutövare ska ges bättre möjligheter till skuldsanering och det ska bli möjligt att genom skuldsanering vidta åtgärder även beträffande skulder som uppkommit i näringsverksamheten, på samma sätt som beträffande privata hushålls skulder. Förutsättningen är att näringsverksamheten är förhållandevis småskalig och främst baserar sig på företagarens egen arbetsinsats. Hittills har skuldsanering inte kunnat beviljas för skulder som hänför sig till näringsverksamhet, utan företagaren har varit tvungen att antingen lägga ner sin näringsverksamhet för att kunna ansöka om skuldsanering eller ansöka om företagssanering. Reformen förbättrar skyddet för företagarens ägarbostad. Till skillnad från företagssanering kan man i skuldsaneringen under vissa förutsättningar behålla sin ägarbostad. Arbetslösa får skuldsanering snabbare. Enligt den nya lagen ska skuldsanering kunna beviljas efter 1,5 års arbetslöshet. Hittills har praxisen varit den att skuldsanering har kunnat beviljas först när gäldenären har varit arbetslös i två år. Förfarandet vid domstolen ska förenklas och i fortsättningen ska delgivningar i huvudsak framställas per e-post. Vid bedömningen av skuldsättningens klandervärdhet beaktas även gäldenärens ålder och hur kreditgivaren har handlat. Kreditgivarna förutsätts handla ansvarsfullt och bedöma konsumentens betalningsförmåga innan kredit beviljas. Revideringen kräver planering av skuldsaneringsprocessen och koordinering med den process som sker genom rådgivningstjänsten Ekonomihjälpen (värdering av företagsverksamhets lönsamhet), utveckling av rådgivningens arbetspraxis och arbetsredskap samt möjligheter för ekonomi- och skuldrådgivarna att bilda nätverk med regionala företagsrådgivningsorganisationer. 6

MÅLSÄTTNINGAR BINDANDE MOT FULLMÄKTIGE KUNDEN OCH KOMMUNINVÅNAREN Tillgång och kvalitet på service Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2014 Sätt att förverkliga Ansvarig Utvärdering () Personer som är skuldsatta, riskerar att bli skuldsatta eller som vill ha råd för att få sin ekonomi under kontroll kan få ekonomi- och skuldrådgivningsservice i Jakobstad. God tillgång på service: - telefonrådgivning och tidsbeställning - e-post - klientbesök - Internetsidor Ekonomi- och skuldrådgivningsservice som sköts professionellt, omsorgsfullt och kundcentrerat. - telefonrådgivning och tidsbeställning dagligen - e-post besvaras samma dag - väntetid för klientbesöken min 30 dygn, real 14 dygn, max 1 dygn En heltidstjänst som ekonomioch skuldrådgivare Stadsstyrelsen Ekonomi- och skuldrådgivaren Telefonrådgivning har funnits till hands och man har kunnat göra tidsbeställningar dagligen, med undantag av tjänsteinnehavarens semesterdagar och dagar då hon har deltagit olika typer av utbildning. E-postmeddelanden har i regel besvarats samma eller följande arbetsdag. Väntetiden till klientbesöken har varierat från 2 till 38 dygn. Oftast har klienten fått tid inom två veckor. God kvalitet på servicen Att få klienternas ekonomi i balans med hjälp av betalningsarrangemang, skuldsanering och ekonomirådgivning Att ge klienten råd, stöd, hjälp och överföra ansvaret för skötseln av klientens ärenden på honom/henne själv Rådgivningens Internet-sidor innehåller information om aktuella saker och råd om vad klienten kan göra under väntetiden för att påskynda behandlingen av sitt ärende. 7

Förbättrad regional konkurrenskraft Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2014 Sätt att förverkliga Ansvarig Utvärdering () Staden Jakobstad sköter om att ekonomi- och skuldrådgivningsservice tillhandahålls, även om Regionförvaltningsverket i Västra och Inre Finland har haft som mål att Vasa skulle ansvara för ordnandet av ekonomi- och skuldrådgivningen i hela Österbotten. Det ska finnas tillgång till ekonomi- och skuldrådgivningsservice som sköts professionellt, omsorgsfullt och kundcentrerat i stadshuset i Jakobstad. En heltidstjänst som ekonomioch skuldrådgivare Den del av budgeten som överskrider den ersättning som staten betalar åt staden för ordnandet av servicen täcks med kommunal finansiering. Det har funnits tillgång till professionell och kundcentrerad ekonomi- och skuldrådgivning för regionens invånare i Jakobstads stadskansli. Stadsstyrelsen 8

NYCKELTAL Prestationer -10-11 -12-13 Budget -14-14 Ekonomi- och skuldrådgivning Nya klienter 32 58 34 50 57 Klientbesök 108 109 78 115 102 Telefonrådgivning 91 55 60 70 62 Rådgivning via e-post 12 15 42 30 26 Socialombudsmannakontakter 12 10 21 12 15 13 Årsverken 1 1 1 1 1 1 Personaldirektör: Rune Wiik VERKSAMHETSOMRÅDE: Personalfrågor VERKSAMHETSIDÉ Stadens personalbyrå vill föra en personalpolitik som skapar sådana arbetsförhållanden, personalförhållanden och attityder, att personalen känner tillfredsställelse i sitt arbete och både vill och kan arbeta effektivt för att uppnå stadens syften. FÖRÄNDRINGAR I VERKSAMHETSMILJÖN Inom personalbyråns löneavdelning utvecklas användningen av löneprogrammets funktioner fortsättningsvis i samråd med leverantören. Löneavdelningens mål är att löneuträkningen blir möjligast effektiv och rationell. Förbättringsprojektet som startade år 2012 fortsätter under år 2014. Nytt löneprogram kommer att tas ibruk 2014 eller 2015. Stadsstyrelsens personalsektion och personaldirektören fungerar i gott samarbete med socialoch hälsovårdsnämndens personalsektion och personalchefen. Inom sysselsättningsverksamheten kommer de ungdomsarbetslösa och långtidsarbetslösa att ges speciell uppmärksamhet. Genom intern överflyttning förstärks personalbyrån från 2014 med en personresurs som har i uppgift att genomföra personalstrategiska förändringar. Målsättning är att minska sjukfrånvaron, öka de anställdas delaktighet, genomföra organisatoriska förändringar och delta i förändringsdiskussioner i samband med naturlig avgång. 9

MÅLSÄTTNINGAR BINDANDE MOT FULLMÄKTIGE PERSONALEN Målinriktat och bra ledarskap Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2014 Sätt att förverkliga Ansvarig Utvärdering () Utvecklingssamtal. Personalbyrån samlar in statistik och rapporterar regelbundet till personalsektionen och årligen i personalbokslutet. Utvecklingssamtal ordnas 1 gång/år för alla anställda. Personalbyrån 62,3 % av de anställda har deltagit i utvecklingssamtal år 2013-2014 Aktiv och välmående personal Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2014 Sätt att förverkliga Ansvarig Utvärdering () Fortbildning. Personalbyrån samlar in statistik och rapporterar regelbundet till personalsektionen och årligen i personalbokslutet. Antalet utbildningsdagar redovisas. Att upprätthålla och utveckla yrkesskickligheten. Personalbyrån Kursdeltagande i medeltal/anst. Ctt/Cist 0,65 dagar Bildningssekt 1,20 dagar Soc&hv 2,62 dagar Övriga 1,15 dagar Hela staden 1,94 dagar Aktiv och välmående personal Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2014 Sätt att förverkliga Ansvarig Utvärdering () Antalet sjukdagar. Personalbyrån samlar in statistik och rapporterar regelbundet till personalsektionen och årligen i personalbokslutet. Antalet sjukdagar minskar med 30 %. Personalbyrån. Åtgärder som framkommer under strategiprocessen. Sjukfrånvaro: 2013 44873 kal.dagar 2014 45170 kal.dagar 10

Aktiv och välmående personal Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2014 Sätt att förverkliga Ansvarig Utvärdering () Arbetsplatsmöten. Personalbyrån samlar in statistik och rapporterar regelbundet till personalsektionen och årligen i personalbokslutet. Aktiv och välmående personal Arbetsplatsmöten hålls minst 8 gånger per år Personalbyrån Arbetsplatsmöten 2014: 59 % av anst, minst 8 möten, 25 % av anst, 4-7 möten 14 % av anst, 1-3 möten 2 % av anst, inga möten Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2014 Sätt att förverkliga Ansvarig Utvärdering () Tyhy-verksamhet. Personalbyrån samlar in statistik och rapporterar regelbundet till personalsektionen och årligen i personalbokslutet. Samtliga arbetstagare deltar Personalbyrån. Enligt tyhyplanen 2014. 81 % av personalen har deltagit i någon form av tyhyverksamhet under år 2014. Aktiv och välmående personal Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2014 min - real - max Förnyande av intranet i första hand Programvara införskaffas och som informationskanal för tas i användning personalen SERVICEPRODUKTION OCH PRODUKTIONSSÄTT Effektiv och ändamålsenlig organisation Målsättning/ Mätare Ambitionsnivå 2014 min - real - max Löneuträkningsfunktionen är Utvecklingsarbetet inom konkurrenskraftig i jämförelse med löneuträkningen fortgår enl. övriga motsvarande kommunala personalsektionens beslut arbetsgivare. 27.3.2012 Sätt att förverkliga Ansvarig It-tjänster och personalbyrån Sätt att förverkliga Ansvarig En särskild personresurs avdelas för projektet. Stödgrupp ansvarar. Utvärdering () Nya intra har öppnats i september 2014. Utvärdering () Grundarbetet är utfört. 11

NYCKELTAL Prestationer -10-11 -12-13 Budget -14-14 Arbetslöshetsgrad 889 702 713 793 787 antal, maj/juni Arbetslöshetsgrad % 7,8/8,7 8,9/10,3 8,8 Jakobstad/hela landet Långtidsarbetslösa 177 223 213 244 209 antal, maj/juni Ungdomsarbetslösa 101 80 94 101 105 under 25 år, antal maj/juni. Årsverken 21,3 22,8 22,9 22,9 24 22 Arbetarskyddschef: Birgitta Blomqvist VERKSAMHETSOMRÅDE: Arbetarskydd och tyhy VERKSAMHETSIDÉ Alla anställda kan utföra sitt arbete på ett säkert och ergonomiskt riktigt sätt i en hälsosam och trivsam arbetsmiljö. FÖRÄNDRINGAR I VERKSAMHETSMILJÖN Enligt "Avtal om tidsanvändning för arbetarskyddsfullmäktige" höjs faktorn, med vilken antalet timmar för arbetarskyddsfullmäktig uträknas, från 0,07-0,21 till 0,12-0,22 från 1.1.2014. Personalsektionen har 27.8.2013 godkänt en faktor på 0,125, vilket i praktiken betyder 2 arbetarskyddsfullmäktige på heltid (tidigare 1 heltid + en på 5h/vecka) samt en arbetarskyddsfullmäktig på deltid inom tekniska sektorn, 8,5 h/vecka som tidigare. 12

NYCKELTAL Prestationer -10-11 -12-13 Budget -14-14 Sjukfrånvaro 14,9 15,2 16,3 15,1 14,5 15,7 kalenderdagar/anställd Olycksfall, antal? 1232 1000 619 900 709 ersättningsdagar* Olycksfallsfrekvens, antal olycksfall/1?/28 27/ej klar 25/ 23/34 18/ 24/ej klar miljon arbetstimmar J:stad/kommuner** Årsverken 2,8 2,8 2,5 2,8 3,6* 3,6 Motiveringar Avtalet om tidsanvändning för arbetarskyddsfullmäktig ändrats från 1.1.2014 Stadskamrer: Jonny Wallsten VERKSAMHETSOMRÅDE: Drätselkontoret VERKSAMHETSIDÉ Drätselkontoret handhar och bereder ärenden som hänför sig till stadens ekonomiförvaltning. 13

MÅLSÄTTNINGAR BINDANDE MOT FULLMÄKTIGE KUNDEN OCH KOMMUNINVÅNAREN Tillgång och kvalitet på service Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2014 Sätt att förverkliga Ansvarig Rapporteringen och uppföljningen Målsättningar, mätvärden och Stadskamreren av målsättningar görs mera rapporteringsformat fastslagna användarvänlig. Utvärdering () Antalet målsättningar har reducerats. Målsättningar och mätvärden bör ännu utvecklas. SERVICEPRODUKTION OCH PRODUKTIONSSÄTT Effektiv och ändamålsenlig organisation Målsättning/ Mätare Ambitionsnivå 2014 Sätt att förverkliga Ansvarig Fungerande vikariearrangemang Alla inom ekonomiförvaltningen har Stadskamreren tillräcklig kunskap för att fungera som vikarie för minst en annan person Utvärdering () Fungerande vikariearrangemang har poängterats i alla utvecklingssamtal och uppdatering av arbetsbeskrivningar pågår. RESURSER OCH EKONOMI Ökning av produktivitet Målsättning/ Mätare Ambitionsnivå 2014 Sätt att förverkliga Utvärdering () Ansvarig Mottagning av elektroniska fakturor i Finvoice-format, vilket effektiverar verksamheten Av inkomna fakturor till staden kommer i Finvoice-format 50 % Redovisningschefen 33,68 % 14

NYCKELTAL Prestationer -10-11 -12-13 Budget -14-14 Årsverken 19 19 21,05 20,36 20,00 19,97 Turistchef: Tiina Pelkonen VERKSAMHETSOMRÅDE: Turistbyrån och infopunkten VERKSAMHETSIDÉ Turistbyrån, som är underställd stadskansliet: - fungerar som turistinformationspunkt och har även hand om den allmänna informationen om staden Jakobstads service - ansvarar för kommunikation om och marknadsföring av turism inom staden - idkar verksamhet i syfte att främja turistnäringen - främjar marknadsföringen, skapandet av nätverk och produktutvecklingen tillsammans med stadens turistföretag - ansvarar för samarbetet med regionala och nationella turistorganisationer - representerar staden i turistprojekt och i deras förvaltning - deltar som stadens representant i försäljnings-, marknadsförings- och informationstillfällen, mässor osv. FÖRÄNDRINGAR I VERKSAMHETSMILJÖN Arbetet med bolagiseringen av turismverksamheten är fortfarande oavslutat och har med stadsstyrelsebeslut överförts till strategiarbetet i staden. Enligt stadsstyrelsens beslut har staden Jakobstad deltagit i det gränsregionala turistprojektet Kvarken på webben, som startade 15.8.2012. Projektet har sysselsatt en heltidsanställd vid turistbyrån 20 % av arbetsinsatsen t.o.m. 31.5.2014. Förändringarna i kundbeteendet (minskning av kundbesök på byrån) medför att betydelsen av den elektroniska kommunikationen inom turismbranschen ökar. 15

MÅLSÄTTNINGAR BINDANDE MOT FULLMÄKTIGE KUNDEN OCH KOMMUNINVÅNAREN Tillgång och kvalitet på service Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2014 min - real - max Förbättring av turistbyråns service De nuvarande mediala kanalerna och utvecklandet av den för marknadsföring, elektroniska kommunikationen kommunikation och sociala media används effektivt - Förutom de nuvarande kanalerna används 1-2 nya kanaler för elektronisk kommunikation och marknadsföring - Användandet av aktuella och uppdaterade kanaler för kommunikation och marknadsföring samt tvåvägskommunikation mellan mobila enheter SERVICEPRODUKTION OCH PRODUKTIONSSÄTT Effektiv och ändamålsenlig organisation Sätt att förverkliga Ansvarig Kommunikations- och marknadsföringsstrategi Turistchefen Utvärdering () Förutom de egna kanalerna (webben, Facebook, Twitter, Instagram) har turistbyrån i användning 7 Broars Skärgårds och VisitPohjanmaas webbsidor och sociala mediala kanaler. Målsättning/ Mätare Ambitionsnivå 2014 min - real - max Centraliserade infopunkttjänster Turistbyrån sköter om infopunktservice som en del av den allmänna informationen på turistbyrån - Tydliga uppgifter och befogenheter definieras för turistbyrån gällande infopunktservicen. Samtidigt ökas antalet kundkontakter. - Utvecklande av effektiva centrala infopunkttjänster samt införande av dessa 16 Sätt att förverkliga Ansvarig En utredning över behovet av centraliserad infopunktverksamhet och dess uppgifter och placering Stadssekreteraren, turistchefen Utvärdering () Turistbyrån sköter om infopunktservice som en del av den allmänna informationen på turistbyrån.

NYCKELTAL Prestationer BS -10-11 -12-13 Budget -14-14 Kundbesök - 6771 6021 4813 7000 4876 Förmedlade guidade 95 65 58 70 70 56 rundturer Deltagande i 60 62 42 57 60 37 marknadsförings- och försäljningsevenemang Övernattningar i 47992 60721 67349 75787 55000 57747 inkvarteringsställen i Jakobstadsregionen Årsverken 3,6 3,8 3,9 3,6 3,8 3,8 17

18

CENTRALVALNÄMNDEN Stadsjurist: Anne Ekstrand VERKSAMHETSOMRÅDE: Statliga och kommunala val VERKSAMHETSIDÉ Europaparlamentsval hölls söndagen 25.5.2014. Följande statliga val är riksdagsvalet som hålls år 2015. 19

20

REVISIONSNÄMNDEN Ordförande: Kaj Nyman VERKSAMHETSOMRÅDE: Revision VERKSAMHETSIDÉ Revisionsnämnden organiserar granskningen av stadens förvaltning och ekonomi. Nämnden bedömer årligen i en utvärderingsberättelse huruvida man nått de mål för verksamheten och ekonomin som fullmäktige satt upp. Om kommunens balansräkning visar underskott som saknar täckning, skall revisionsnämnden bedöma hur balanseringen av ekonomin utfallit under räkenskapsperioden samt den gällande ekonomiplanens och åtgärdsprogrammets tillräcklighet. Revisionsnämnden skall ta initiativ och göra framställningar om samordning av nämndens, revisorns och den interna övervakningens uppgifter på ett så ändamålsenligt sätt som möjligt. FÖRÄNDRINGAR I VERKSAMHETSMILJÖN I och med att staden Jakobstad fungerar som värdkommun har revisionsuppgifterna blivit mera omfattande och resurskrävande. År 2014 fungerade staden Jakobstad som värdkommun femte året i följd. 21

MÅLSÄTTNINGAR BINDANDE MOT FULLMÄKTIGE SERVICEPRODUKTION OCH PRODUKTIONSSÄTT Effektiv och ändamålsenlig organisation Målsättning/ Mätare Ambitionsnivå 2014 min - real - max Nämnden sammanträder 6 / 8 /10 möten per arbetsår nödvändigt antal gånger Sätt att förverkliga Ansvarig Fastställt mötesschema Ordförande Utvärdering () Nämnden har sammanträtt 10 gånger. Nämnden besöker förvaltningsenheter och bekantar sig med deras verksamheter / förvaltningsenheter presenterar sina verksamheter för nämnden åtminstone 2 enheter /arbetsår OFR-revisorn avger rapporter. minst 5 rapporter/år Skriftliga rapporter Revisorn Samordning av funktioner inom real två möten Sammankalla till möten revisionen max tre möten Ordförande med koncernledningen min ett gemensamt diskussionstillfälle med samtliga revisionsnämndsordföranden inom samarbetsområdet Sammankalla till möten Ordförande Nämnden har bekantat sig med 2 enheter. Revisorn har avgett 10 skriftliga rapporter. Tre möten 2014 Inget möte 2014 22

23

SOCIAL- OCH HÄLSOVÅRD (stadens andel) Staden köper idag all social- och hälsovård av antingen social- och hälsovårdsverket eller Vasa sjukvårdsdistrikt och till en viss del av övriga producenter. Totalt sett överskreds den ursprungliga budgeten med 3,6 milj. euro. Stadsfullmäktige beviljade under året 3,7 milj. euro i tilläggsanslag. Den korrigerade budgeten underskrids med knappt 0,1 milj. euro. Tilläggsanslaget fördelade sig så att för tjänster köpta av social- och hälsovårdsverket beviljades 3,2 milj. euro, anslaget för pensionsutgiftsbaserade pensionsavgifter 0,3 milj. euro och anslaget för arbetsmarknadsstöd 0,2 milj. euro. Av de tjänster som köptes av social- och hälsovårdsverket ökade tjänster inom socialomsorg jämfört med år 2013. Ökningen är 5,3 % eller 0,7 milj. euro. Inom äldreomsorgen minskar kostnaderna med 3,3 % (-0,7 milj. euro) och inom hälso- och sjukvård är kostnadsminskningen 3,3 % (-0,6 milj. euro). Den totala minskningen av kostnader jämfört med 2013 är 1,1 % (-0,6 milj. euro). Köptjänsterna från Vasa sjukvårdsdistrikt överskrider budgeten med 0,8 milj. euro. Ökningen jämfört med 2013 är 5,6 % (0,8 milj. euro). I ökningen ingår dock kostnader för förlossningar som tidigare sköttes på Malmska sjukhuset. Kostnaderna för de pensionsutgiftsbaserade pensionspremierna inom social- och hälsovården sjönk med 0,1 milj. euro jämfört med 2013. Inkomster för flyktingverksamheten överskred budgeten med 0,2 milj. euro. Ökningen av de totala nettokostnaderna för social- och hälsovården jämfört med år 2013 är 0,2 % (0,16 milj. euro). Målsättningar och utvärderingar av dessa finns under social- och hälsovårdsnämndens verksamhetsberättelse. 24

25

26

MELLERSTA ÖSTERBOTTENS OCH JAKOBSTADSOMRÅDETS RÄDDNINGSVERK Räddningsdirektör: Jaakko Pukkinen VERKSAMHETSOMRÅDE: Räddningsverksamhet RÄDDNINGSVERKETS VERKSAMHETSBERÄTTELSE FÖR ÅR 2014 År 2014 var det 11:e verksamhetsåret som regionalt räddningsverk för Mellersta Österbottens och Jakobstadsområdets räddningsverk. Räddningsverket producerade lagstadgade tjänster inom räddningsväsendet för 11 kommuner och 99 889 invånare samt dessutom prehospital akutsjukvård för Vasa sjukvårdsdistrikt på avtalsbasis. De lagstadgade resultaten uppnåddes i huvudsak, men antalet tillsynsbesök underskred 1 %. I övrigt gäller bristerna i resultatet huvudsakligen beredning och uppdatering av lagstadgade planer. Den viktigaste orsaken till att resultaten inte uppnåddes var de sparåtgärder som Karleby stad fattade beslut om och som ledde till att vi förlorade ungefär ett årsverke inom myndighetsverksamheten. Det överkommunala organet med många medlemmar som ansvarar för områdets räddningsväsende sammanträdde fem gånger. Räddningsverket hölls inom den budget som Karleby stadsfullmäktige hade fattat beslut om, och räddningsväsendets driftsutgifter var sammanlagt 6 822 633 (6 495 889 ). De ökade kostnaderna beror huvudsakligen på det ökade antalet arbetstimmar som användes för utryckningsuppdrag, utryckningstimmarna uppgick till 35 403 timmar (25 213 h). Alla kommuner får för verksamhetsåret återbäring på de förskott som uppburits enligt budgeten. För att förebygga olyckor utfördes 617 (400 st.) tillsynsbesök = 99 % av målet, och egenkontroll i bostadshus utfördes i 1 969 (1 650 st.) objekt = 100 % av målet. Säkerhetskommunikationen nådde ut till 9 189 (9 100) invånare, vilket är 53 % mer än målet (6 000 invånare). Övriga inspektioner och syner förrättades enligt servicenivåbeslutet. Utryckningsuppdragen var 2 030 st. (2 748 st.). Alarmeringsanvisningarna för första insatsenuppdragen ändrades, vilket minskade uppdragen till 596 st. Målet för den första enhetens aktionsberedskapstid uppnåddes till 93 % (93 %) och motsvarande procent för räddningsverksamheten var 96 % (98 %). Medeltalet för den första enhetens aktionsberedskapstid var 7 minuter 56 sekunder (7:42) och medeltalet för räddningsverksamhetens aktionsberedskapstid var 14 minuter 55 sekunder (14:25). Utbildningen av personal i huvudsyssla genomfördes enligt vecko- och månadsplanen, utbildningen uppgick till 3 487 h. Räddningsverkets 17 avtalsbrandstationer hade 427 personer i tjänst på sin larmavdelning. Avtalspersonalens övningstimmar uppgick till 12 139 h. Stödavdelningarna som hör till avtalsbrandkårsverksamheten hade en styrka på 40 personer och på ungdomsavdelningarna verkade sammanlagt 172 unga på nio stationer. Med avtalsbrandkårerna undertecknades i juni 2014 nya enhetliga områdes- och föreningsavtal, som definierar villkoren för avtalsverksamheten. Räddningsverkets interna kontroll förverkligades som en del av ledningen av verkets olika funktioner. Förverkligandet av målen för verksamheten övervakades av ansvariga tjänsteinnehavare med hjälp av databasen Pronto och brandsynsprogrammet Merlot enligt principen om kontinuerlig 27

övervakning. I ledningsgruppen följde man åtminstone en gång i kvartalet upp hur målen för verksamheten uppnåddes. Det ekonomiska utfallet övervakades varje månad med hjälp av utfallsrapporter, övervakningen skedde på flera nivåer. De förtroendevalda har möjlighet att övervaka ekonomin genom delårsrapporterna. När det gäller upphandlingen genomfördes övervakningen så, att man skilde åt den tekniska beredningen av upphandlingen, konkurrensutsättningen och beslutsfattandet till separata processer. Fullföljandet av upphandlingen uppföljdes på ledningsgruppsnivå. Förteckning fördes över materiel som överlåtits i räddningsverkets besittning. Hanteringen av inköpsfakturor och kontrollen av att beställda varor anlänt verkställdes på flera nivåer (Rondo). I samband med godkännandet av fakturor övervakades speciellt att kostnadsstället var det rätta, för att kommunernas betalningsandelar skulle bli riktiga. Faktureringen av försäljning skedde på räddningsverkets verksamhetsställen i Karleby och Jakobstad. Vid uträkningen av särskilda ersättningar i anslutning till löneutbetalningen användes programmet Promeron och riktigheten av registreringarna granskades av en person i tjänstemannaställning, i regel av en tjänsteinnehavare som hör till befälet eller underbefälet. Övervakningen av användningen av räddningsfordon, som är fria från bilskatt, ingick i arbetsledaruppgiften för dem som har förmansställning. 28

29

BILDNINGSTJÄNSTER Bildningsdirektör Jan Levander o o o o o o o o o o Förvaltning Förskoleundervisning, morgon- och eftermiddagsverksamhet, grundläggande utbildning, gymnasieundervisning Dagvård Jakobstadsnejdens musikinstitut Jakobstads svenska arbetarinstitut, Jakobstads finskspråkiga arbetarinstitut Ungdomsverksamhet Bibliotek Museiverksamhet Allmän kulturverksamhet Idrott 30

BILDNINGSNÄMNDEN Bildningsdirektör: Jan Levander VERKSAMHETSOMRÅDE: Förvaltning VERKSAMHETSIDÉ Dagvårds- och utbildningsverket erbjuder sina kunder service i ärenden gällande dagvård och utbildning. Vår verksamhet är kundcentrerad, kvalitativ och tvåspråkig. Vi vill öka barnfamiljernas trivsel och vår målsättning är att stöda en växelverkan mellan familjerna och staden i fostringsfrågor. De övriga förvaltningarna inom bildningsnämnden finns nämnda i sina egna förvaltningsområden. FÖRÄNDRINGAR I VERKSAMHETSMILJÖN I samband med pensionering har administrationens verksamhet utvärderats och all kanslipersonals arbetsuppgifter har genomgåtts. Tjänstebenämningen på kanslisterna har ändrats till administrativa sekreterare, avdelningssekreterare och skolsekreterare. Benämningarna motsvarar bättre dagens arbetsuppgifter. Personalen inom administrationen har utökats med en person efter omplacering inom staden. 31

MÅLSÄTTNINGAR BINDANDE MOT FULLMÄKTIGE PERSONALEN Målinriktat och bra ledarskap Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2014 min - real - max Arbetsplatsmöten hålls regelbundet och utvecklingssamtal med varje arbetstagare Aktiv och välmående personal Arbetsplatsmöten hålls en gång i månaden och utvecklingssamtal en gång per år Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2014 min - real - max Sätt att förverkliga Ansvarig Bildningsdirektören Dagvårdschefen Sätt att förverkliga Ansvarig Utvärdering () Arbetsplatsmöten har hållits 8 st vilket motsvarar kraven enligt personalstrategin. Utvecklingssamtal har förverkligats till 60 %. Utvärdering () Genom delaktighet i arbetsgemenskapen - möjlighet att påverka det egna arbetet, genom medverkan i Tyhy, Tyky, friluftseftermiddagar, mm. Samtliga arbetstagare deltar Uppföljning av förslag /beslut på arbetsplatsmöten och i utvecklingssamtal Bildningsdirektören Personalen har deltagit i Tyhy/Tyky-verksamhet som ordnats. SERVICEPRODUKTION OCH PRODUKTIONSSÄTT Effektiv och ändamålsenlig organisation Målsättning/ Mätare Ambitionsnivå 2014 Sätt att förverkliga Ansvarig Utvärdering () En fungerande, effektiv förvaltning inom bildningssektorn, ledningsgrupper Ledningsgruppsmöten Bildningsdirektören Ledningsgruppen har samlats regelbundet varannan vecka 32

NYCKELTAL Prestationer Budget -10-11 -12-13 -14-14 Årsverken 10,5 10,5 9,5 9,0 8,5 8,0 Bildningsdirektör: Jan Levander VERKSAMHETSOMRÅDE: Förskoleundervisning, skolelevernas morgonoch eftermiddagsverksamhet, grundläggande utbildning, gymnasieutbildning VERKSAMHETSIDÉ Dagvårds- och utbildningsväsendet i Jakobstad är en tvåspråkig organisation, som befrämjar principerna om livslångt lärande samt som genom fostran och utbildning ger de lärande individerna beredskap och förutsättningar att klara av vardagen, arbetslivet samt fortsatta studier i en snabbt föränderlig värld. Genom den samverkan, tvåspråkighet, internationalisering och det samarbete som betonas i verksamheten, garanterar vi kvalitativa tjänster och befrämjar en god livskvalitet samt stöder individens möjligheter att växa till en trygg medlem av samhället. FÖRÄNDRINGAR I VERKSAMHETSMILJÖN En ny lag om elev- och studerandevård i Finland (1287/2013) har trätt i kraft 1.8.2014. Lagen medför en hel del förändringar i elevvårdsarbetet. Den största förändringen gäller den individuella elevvården som skall skötas av mångprofessionella expertgrupper. Elevernas och vårdnadshavarnas insyn och påverkningsmöjligheter förbättras. Rent konkret blir även skolkuratorernas roll central. En nyhet är även att kommunen står som arrangör för kuratorsverksamheten som ordnas för andra stadiets studerande i staden. Det här innebär att Jakobstad ordnar kuratorsverksamheten även för Optima och YA. Arbetet med ny läroplan för förskolan, den grundläggande utbildningen och gymnasierna har startat. Läroplanerna förnyas genom samarbete med grannkommunerna i regionen. Skolornas morgon- och eftermiddagsverksamhet Verksamheten gäller eleverna i årskurs 1-2 samt alla elever överförda till specialundervisningen. Utbildningsväsendet ordnar morgonverksamheten på skolorna. Eftermiddagsverksamheten ordnas förutom i egna grupper (Kyrkostrand-Jungmans, Vestersundsby o Länsinummi) i huvudsak av församlingen 11 grupper och Folkhälsan 2 grupper. Dessa erhåller stöd för verksamheten. 33

Grundläggande utbildning Den förberedande undervisningen för invandrare fortsätter. De barn som är asylsökande får sin undervisning på finska och kvotflyktingarna undervisas på svenska. För närvarande har vi grupper med förberedande undervisning på Itälä skola och Etelänummi skola. De flesta av våra skolor ordnar klubbverksamhet. Samarbetet med Wau ry i fråga om motionsklubbsverksamhet för lågstadiebarn i Jakobstad har fortsatt. Verksamheten stöds av Utbildningsstyrelsen. Staden deltar fortsättningsvis i ett projekt för att utveckla romska barns grundläggande utbildning. Projektet finansieras genom ett specialstatsunderstöd av Utbildningsstyrelsen. Staden deltar även i Kunnig-projektet för båda språkgrupperna. Projektet är ett samarbetsprojekt mellan kommunerna i Norra Österbotten. Regionförvaltningsverket i Västra och Inre Finland finansierar projektet. Gymnasieutbildningen I Finland planeras studentskrivningarna att genomföras elektroniskt fr.o.m. våren 2016. Förberedelserna och planerningen inför denna utmaning har fortsatt. Övrigt Inom kommunstrukturutredningarna har bildningsnämndens verksamhetsområden utretts i samarbetet med Pedersöre, Larsmo, Nykarleby, Kronoby och Evijärvi. 34

MÅLSÄTTNINGAR BINDANDE MOT FULLMÄKTIGE KUNDEN OCH KOMMUNINVÅNAREN Tillgång och kvalitet på service Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2014 Sätt att förverkliga Ansvarig Utvärdering () Kvalitetskriterier inom den grundläggande utbildningen 1. Ekonomiska resurser, timresurs Jämförelse regionalt Åtgärder, skolvis utredning och utvärdering hur verksamheten framskrider. Skoldirektörerna Skolvis utredning, rektorn Jämförelsematerial har tagits fram. Jakobstad ligger lågt i jämförelse med grannkommunerna. 2. Undervisningsgruppernas storlek Möjligheter att utveckla verksamheten i framtiden. Skolvis redovisning, rektorn, skoldirektören Gruppstorlekarna jämförs kommunvis i regionen. Gruppstorlekarna ligger på en bra nivå i hela regionen. Gymnasieutbildningen 1.Profilering av gymnasieutbildningen och marknadsföring Åtgärder, skolvis utredning och utvärdering hur verksamheten framskrider Skolvis utredning, rektorn, skoldirektören Rapport inlämnas i samband med skolornas utvärdering i juni 2015. 2.Utvecklande av IT-pedagogiken 35

NYCKELTAL Prestationer Elever inom förskolundervisningen - svenskspråkiga - finskspråkiga -10 145 77-11 126 90-12 177 71-13 142 94 Budget -14 143 82-14 145 65 Elever inom den grundläggande utbildningen - svenskspråkiga - finskspråkiga 1283 862 1296 812 1258 780 1254 747 1303 756 1307 737 Morgon- och eftermiddagsverksamhet - svenskspråkiga - finskspråkiga 155 61 190 60 184 62 193 65 214 66 229 82 Gymnasieutbildning - Jakobstads gymnasium - Pietarsaaren lukio 332 141 318 126 281 113 256 106 264 111 254 119 Årsverken 280 280 282 268 268 268 36

Dagvårdschef: Tom Enbacka VERKSAMHETSOMRÅDE: Dagvård VERKSAMHETSIDÉ Dagvården strävar till att bli en viktig del i arbetet med att utveckla staden Jakobstad, genom att barnfamiljerna erbjuds en mångsidig och kvalitetsmässigt högtstående dagvård. Detta uppnås genom: - att i dagvården bidra till att barnen i Jakobstad får en meningsfull barndom och en god start i livet genom att väva samman lek, inlärning och omvårdnad till en fungerande helhet - att i mån av möjlighet uppfylla de önskemål som föräldrarna ställer - att erbjuda personalen goda arbetsförhållanden och möjligheter till fortbildning. Vi arbetar mångprofessionellt tillsammans med barnen och familjen för att nå välbefinnande. FÖRÄNDRINGAR I VERKSAMHETSMILJÖN Antalet barn i dagvården är relativt konstant. En knapp ökning antalsmässigt har dock skett under året. Beroende på svårigheten att rekrytera nya familjedagvårdare sker dock hela tiden en förskjutning av barnantalet från familjedagvården till daghemmen. Detta ledde till att dagvårdsavdelningen under året tvingades öppna två nya avdelningar, en syskongrupp på Tomtebo daghem och ytterligare en språkbadsgrupp för svenskspråkiga barn. Samtidigt stängdes Öppet daghem 1.10 och familjedagvårdens reservvård flyttades från Viktoria daghem till gruppfamiljedaghemmen vid Choreaus. Den nya språkbadsgruppen lokaliserades till Kyrkostrands lilla skola, och dagvårdsavdelningen avstod från de upphyrda utrymmena på Storgatan 5. De två övriga grupperna (tidigare i Viktoria daghem och Marjala daghem) placerades i Pursisalmi daghem, medan de tidigare grupperna i Pursisalmi placerades i Marjala daghem och Viktoria daghem. Alla dessa förändringar gjordes för att minska behovet av tilläggspersonal. Under året har behovet av vård på obekväma tider (kvällar, nätter och helger) fortsatt att öka. Fortsätter ökningen kommer inte nuvarande arrangemang vid gruppfamiljedaghemmen Julia och Juhana att räcka till. Planen för småbarnsfostran blev färdig under året och utkom i nytryck. 37

MÅLSÄTTNINGAR BINDANDE MOT FULLMÄKTIGE KUNDEN OCH KOMMUNINVÅNAREN Tillgång och kvalitet på service Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2014 Sätt att förverkliga Ansvarig Utvärdering () Kvalitetskriterier för dagvården utarbetas i samråd med grannkommunerna Kriterierna fastslås under år 2014. Arbetsgrupper Dagvårdschefen Arbetet har startats upp och pågår. Invånarnas delaktighet, trivsel och trygghet Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2014 Sätt att förverkliga Ansvarig Utvärdering () Dagvårdsplats beviljas enligt önskemål och inom lagstadgade tider. PERSONALEN Lyckad personalrekrytering 100 % Statistik Dagvårdschefen Förmännen Dagvård har beviljats inom lagstadgade tider. Önskemålen om dagvårdsställe eller -form har inte kunnat uppfyllas till 100 %. Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2014 min - real - max Sätt att förverkliga Ansvarig Antalet tidsbundna avtal minskas. 5 st. - 9 st. - 12 st. Bildningsnämnden, dagvårdschefen Utvärdering () Ej uppnått 38

SERVICEPRODUKTION OCH PRODUKTIONSSÄTT Effektiv och ändamålsenlig organisation Målsättning/ Mätare Ambitionsnivå 2014 Sätt att förverkliga Ansvarig Utvärdering () Dagvårdens dataprogram förnyas och kompletteras Programmet byts. Dagvårdschefen Nuvarande dagvårdsprogram utvecklas. RESURSER OCH EKONOMI Ökning av produktivitet Målsättning/ Mätare Ambitionsnivå 2014 Sätt att förverkliga Ansvarig Användningsgrad på daghemmen 80 % Förbättrad uppföljning av närvarostatistik Dagvårdchefen Förmännen Utvärdering () Ej uppnådd målsättning.uppföljningen fortfarande svår. Manuell uppföljning i november visade att fler avdelningar än tidigare uppnår målet. 39

NYCKELTAL Prestationer -10-11 -12-13 Budge t -14-14 vårddagar, daghem/ köpta vårddagar 98 000 107300 109000 109800 Ej 104700/ 6100 vårddagar, familjedgv 23 400 25 400 23500 22800 22000 19300 Ntopris/heldag, dgh 56,00 54,00 60 60 Ntopris/heldag, fdv 54,00 56,00 64 60 (62) 0-6 åringar 1526 1294 1496 1479 31.12/30.6 0-6 åringar i dagv.% 52 52 54 66,5 58 Barn/heldag 31.12 645 688 714 715 714 722 daghem Barn/heldag 31.12 94 101 88 80 88 67 familjedagvård Barn/heldag 31.12 65 58 53 57 53 49 gruppfamiljedaghem Årsverken 180 190 185 184 177 181 40

Rektor: Bo-Anders Sandström VERKSAMHETSOMRÅDE: Jakobstadsnejdens musikinstitut VERKSAMHETSIDÉ Musikinstitutets grundutbildning skall: - ge grundutbildning i musik på likartade grunder till nejdens barn och ungdomar - ge färdighet för yrkesinriktade studier i musik men även sträva till att fostra medvetna musikkonsumenter och hobbymusiker - samarbeta med daghem, grundskolor samt stadens och medlemskommunernas övriga kulturinstitutioner och föreningar - upprätthålla kontakter till nationella och internationella musik- och kulturorganisationer. Bildkonstskolan Balatako skall: - ge grundutbildning i bildkonst till barn och ungdomar i Jakobstad - ge färdigheter för yrkesinriktade studier i bildkonst samt fostra medvetna kulturkonsumenter och hobbyutövare -samarbeta med daghem, grundskolor samt stadens övriga kulturinstitutioner och föreningar - upprätthålla kontakter till nationella och internationella kulturorganisationer. Jakobstad Sinfonietta skall: - upprätthålla Jakobstad Konsertserie med egna konserter och produktionskonserter - fungera som utbildningsorkester för yrkesstuderande vid Musikhuset i Jakobstad. FÖRÄNDRINGAR I VERKSAMHETSMILJÖN Musikinstitutet har ända sedan starten 1974 haft en rektor och en kanslist. Verksamheten har växt genom åren och arbetsuppgifter kommit till. Idag är rektorn vid Jakobstadsnejdens musikinstitut ledare för ca 660 barn inom musik och bildkonst, 45 lärare och Jakobstads Sinfonietta. Situationen börjar bli ohållbar och en tilläggsresurs till adminstrationen är ett måste. Arbetet med en långsiktig lösning för institutets administration kommer att ha en hög prioritet under 2015. Musikinstitutet fyller 40 år läsåret 2014-2015 och kommer att fira stort med en nykomponerad musikal baserad på Lars Sunds roman Natten är ännu ung. Musikalen samarbetar med nejdens skolor genom att aktivt satsa på publikarbete. Ett självklart slutmål är skolföreställningar för högstadierna och gymnasierna. Musikalen framförs 15 gånger under perioden 2 26.4.2015 Barnkonstskolan Balatako, som administrativt ligger under musikinstitutet, växer och har fr.o.m. hösten 2014 fått tilläggsutrymmen i Galleri Gro invid nuvarande verkstad. Tack vare rationella utrymmeslösningar och sänkta hyror i Campus Allegro kan Balatako fortsätta växa utan att det kräver höjda resurser. Barnkonstskolan har en given plats i Campus Allegro som en del av den visuella konstens utbildning på tre nivåer. Arbetet med att bygga Konsthuset, en motsvarighet till Musikhuset, kommer att intensifieras under 2015. Då kan vi på bästa sätt få synergieffekter med gemensamma utrymmen, materialanskaffningar och personal. Jakobstads Sinfoniettas flaggskepp, kammarmusikfestivalen RUSK, jobbar aktivt tillsammans med staden för att sätta Jakobstad och kulturlivet i staden på kartan. Inför festivalen i november 2015 är målet att tillsammans med staden och näringslivet erbjuda kulturpaket där lokala köpmän och kulturinstitutioner drar nytta av musikkonsumenterna. 41

MÅLSÄTTNINGAR BINDANDE MOT FULLMÄKTIGE KUNDEN OCH KOMMUNINVÅNAREN Tillgång och kvalitet på service Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2014 Sätt att förverkliga Ansvarig Utvärdering () Nöjda elever, bra kvalitet på undervisningen samt en medveten satsning på gruppspel och gruppdynamik. Att få allt flere elever att ingå i ensembler och utvecklas både individuellt och som deltagare i grupp. Enkätundersökning som mäter hur nöjda elever vi har samt vilka önskemål de har. Fortsatta satsningar på fortbildning och projektundervisning. Rektor ansvarar. JMI utförde en gallupundersökning v.14 enligt en omarbetad modell utgående från Virvatuli-programmet. Resultatet visade på nöjda elever. Invånarnas delaktighet, trivsel och trygghet Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2014 Sätt att förverkliga Ansvarig Utvärdering () Ordna konserter som berikar kulturlivet i Jakobstad med omnejd. Ca 50 konserter varav minst 10 utlokaliseras till medlemskommunerna. Konserterna ordnas både i konsertsalar och skolor, daghem och pensionärshem. Målet är att vi också ska synas och höras i en vardaglig miljö. Hög teknisk utrustningsnivå i Allegro samt kreativa och kunniga lärare. Rektor planerar tillsammans med personalen konserter terminsvis. Rektor betonar nödvändigheten med verksamhetens sociala roll. 45 konserter runtom i Jakobstadsnejden. I samband med ansökningstider besökte elever och lärare skolor i Jakobstadsnejden. Skolkonserterna under Allegro Viva-veckan för inbjudna lågstadier från Jakobstad blev en succé. 42

Förbättrad regional konkurrenskraft Målsättning/Mätare Ambitionsnivå 2014 Sätt att förverkliga Ansvarig Utvärdering () Hög teknisk utrustningsnivå i Allegro samt kreativa och kunniga lärare. Att mera aktivt utnyttja den teknik som finns i Musikhuset genom kreativa projekt. Ordna egna skolningstillfällen. Planera tillsammans med personalen projektveckor med målet att gå in i bandningsstudion, samarbeta med bildkonsten och delta i workshoppar. 12.8 ordnades skolningstillfälle tillsammans med Kuulainstitutet, Korsholms musikskola, musikskolan Legato vid Pörkenäs lägergård. Ian Plaude, rektor vid Stocholms Musikpedagogiska institut föreläste om "Gruppundervisning och dynamik". Barnkören Doradus producerade cd-skivan Sjung dig glad. Skolningsdag för personalen i Musikhuset som handlade om den tekniska utrustningen i Allegro ordnades i januari. SERVICEPRODUKTION OCH PRODUKTIONSSÄTT Smidig beslutsprocess Målsättning/ Mätare Ambitionsnivå 2014 Sätt att förverkliga Ansvarig Utvärdering () Lärarna och olika arbetsgrupper kommer med initiativ och idéer till lärarmöten och rektor. Vid behov förs ärendena till ledningen eller direktionen. Aktiva och kreativa lärare som initierar projekt. Vid behov aktiverar rektor kollegierna eller tillsatta arbetsgrupper och kommer med inputs. Kollegierna/arbetsgrupper möts spontant, men mera aktivt vid förestående projekt. Vissa ämneskollegier höll regelbundet möten medan andra träffades mera sporadiskt. Kollegierna bestod av lärare från alla tre stadier i Musikhuset. 43

RESURSER OCH EKONOMI Balanserad ekonomi Målsättning/ Mätare Ambitionsnivå 2014 Sätt att förverkliga Ansvarig Totalantalet timmar hålls kring Att hålla budgeten Rektor planerar 377-390 h/vecka. Små resursanvändningen och tar justeringar/höjningar på ansvaret tillsammans med terminsavgifter. institutets direktion. Utvärdering () Timantalet blev 379,5/vecka. Musikinstitutets direktion fastställde vissa terminsavgiftshöjningar. På senaste år har direktionen kontinuerligt inflationsjusterat terminsavgifterna. 44

NYCKELTAL Prestationer -10-11 -12-13 -14 timmar/år 13.436 13404 13365 13405 13339 13285 instrument elever/år 350 340 325 323 353 musiklekskola och 101 79 146 123 143 förberedelse elever/år ensemble elever/år 150 145 150 Årsverken 21,62 23,02 22,32 21,07 21,74 Rektor: Marie-Louise Björndahl VERKSAMHETSOMRÅDE: Jakobstads svenska arbetarinstitut VERKSAMHETSIDÉ Institutet ska skapa miljöer för inlärning och därigenom bidra till att utveckla kursdeltagarnas allmänbildning, kulturnivå, individuella ansvar och välbefinnande. Institutet verkar för en meningsfull och aktiv fritid för olika målgrupper. Den del av institutets verksamhet som omfattar konst (bildkonst, musik, dans mm) strävar till att utveckla deltagarnas intresse och smak samt ge upplevelser. I de olika kunskapsämnena (språk, naturvetenskap, samhällsvetenskap mm.) strävar institutet till att höja deltagarnas kunskapsnivå. Inom motionsgymnastiken sätts tyngdpunkten på att förbättra och bibehålla deltagarnas hälsa. Institutet har verksamhet också i Larsmo. FÖRÄNDRINGAR I VERKSAMHETSMILJÖN Förändringar diskuteras fortsättningsvis på statligt håll gällande finansieringen av den fria bildningen. För tillfället erhålls statsandel på basen av antalet genomförda lektioner. Kopplingen till befolkningstätheten (vilket i hög grad gynnat Jakobstad) har slopats, men ännu en tid framöver får de institut som låg i gruppen med högst enhetspris (bl.a. Jakobstad) en kompensation. När denna småningom faller bort, minskar statsandelen avsevärt. Ett alternativ som diskuterats är att den fria bildningens finansiering skulle ingå i en stor kommunal pott utan statlig styrning. Fältets egen åsikt är att den nuvarande modellen med koppling till lektionsantal bör bibehållas. Personalsituationen på institutet är fortsättningsvis ytterst svår. Både textillärar- och språklärartjänsterna hålls tills vidare obesatta. Undervisningen i både textilämnen och språk sköts med timlärare, men den ämnesmässiga utvecklingen lider. Arbetsbördan på kansliet är många gånger också övermäktig för endast två personer (rektor, kanslist) utan heltidslärares arbetsinsats. Kanslierna för Jakobstads svenska arbetarinstitut, kulturbyrån samlokaliserades under 2014. Jakobstads finska arbetarinstitut och 45