Lovisa 2010 kommunikationsplan för kommunfusionsprocessen

Transkript

1 Lovisa 2010 kommunikationsplan för kommunfusionsprocessen Behandlad: i infogruppen och i beredningsgruppen i den interimistiska organisationskommissionen Allmän vision för kommunikationen: Information bidrar till att upprätthålla invånarnas välfärd och gemenskapskänsla. Beslutsfattandet är genomskinligt och invånarnas deltagande stort. Invånarna, företagen, de förtroendevalda, personalen och medierna får information i tid och i begriplig form. Kommunens anseende stärker utvecklingen i kommunen och gör regionen attraktiv. (Kommunen informerar, Finlands kommunförbund 2004) Utgångsläge: den här kommunikationsplanen koncentrerar sig på kommunikationen under beredningsskedet av kommunfusionsprocessen under tiden hösten 2008 hösten 2009 kommunikationsplanen preciseras enligt behov, i något skede av processen är det nödvändigt att göra en kommunikationsplan med en veckas eller en dags noggrannhet kommunikationsplanens tidtabell följer kommunfusionsprocessens tidtabell t.ex. gällande informationsmöten, personalinfo, infobroschyrer och kommuninvånarforum under år 2009 förbereds kommunikationen för det nya Lovisa: en separat kommunikationsplan, visuell linje, grafiska anvisningar och marknadsföringsplan, som träder i kraft Innehåll 1 Linjedragningar för kommunikationen 2 Processaktörernas kommunikation 3 Förtroendevaldakommunikation 4 Personalkommunikation 5 Kommuninvånarkommunikation 6 Mediakommunikation 7 Övriga samarbetspartners 1 Linjedragningar för kommunikationen kommunikationen är en central del av kommunfusionsprocessen kommunikationen grundar sig på kommuninformationens goda principer och verksamhetssätt målsättningen är att tala om rätt saker, på rätt plats, vid rätt tidpunkt kommunikationen sköts öppet, planenligt, konsekvent, aktivt och på ett sätt som främjar växelverkan och delaktighet växelverkan utökas under processens gång kommunikationen sköts på samma sätt, på samma gång och på båda språken i alla kommuner och samkommunen kommunikationen under kommunfusionsprocessen leds av den interimistiska organisationskommissionen/organisationskommissionen, som godkänner kommunikationsplanen i praktiken leder beredningsgruppen kommunikationen och för denna ansvarar de personer

2 som har utsetts till ansvariga för kommunikationen i kommunikationen utnyttjas redan existerande och väl fungerande kanaler samtidigt som man utvecklar nya kanaler, om dessa informeras i god tid varje sektorarbetsgrupp fäster speciell uppmärksamhet även vid kommunikationen målsättningen för kommunikationen är att skapa en gemensam och positiv anda i den nya kommunen 2 Processaktörernas kommunikation kommunikationssamarbetet mellan beredningsgruppen, sektorarbetsgrupperna och andra arbetsgrupper samt den interimistiska organisationskommissionen/organisationskommissionen (kommunfusionsprocessens interna informationsgång) är i nyckelposition för att man skall kunna informera effektivt till andra aktörer varje arbetsgrupps sekreterare ansvarar för gruppens ärendelistor, PM, möteskallelser och andra praktiska arrangemang arbetsgrupperna rapporterar till förändringsledaren, som även deltar i sektorarbetsgruppernas möten och koordinerar deras arbete PM från beredningsgruppens möten sänds till beredningsgruppens medlemmar, den interimistiska organisationskommissionen samt kommunernas och samkommunens ledningsgrupper, ett sammandrag av PM:et sänds till personalen och media (via media till kommuninvånarna) samt till den interimistiska organisations kommissionen/organisationskommissionen (medlemmar + ersättare) den interimistiska organisationskommissionens/organisationskommissionens ärendelistor och protokoll publiceras på (före det på Lovisas webbplats för den externa informationen ansvarar (i huvudsak) beredningsgruppens och den interimistiska organisationskommissionens ordförande tillsammans med den kommunikationsansvariga på ärendelistan för alla den interimistiska organisationskommissionens /organisationskommissionens möten finns punkten Information, efter mötet sänds pressinfo och följande morgon arrangeras vid behov ordförandens morgonkaffe med pressen de olika gruppernas material förmedlas i huvudsak per e-post (material riktat till hela personalen sätts i Lovisa och i samkommunen i det interna nätet, för de övrigas del senare intranät) det externa nät som finns i anslutning till Lovisas webbplats tas i bruk för arbetsgruppernas medlemmar vid årsskiftet Förtroendevaldakommunikation fullmäktigena och styrelserna i alla kommuner är viktiga samarbetspartners i kommunfusionsprocessen, även nämnderna då den sektorvisa beredningen framskrider i samband med alla kommuners alla styrelse- och fullmäktigemöten rapporteras om kommunfusionsprocessens framskridande; på varje ärendelista finns punkten Information med (ansvar: kommundirektörerna), i nämnderna ansvarar föredragande målsättningen är att de förtroendevalda informeras om kommunfusionsprocessens innehåll och framskridande på samma sätt, på samma gång och i ett så tidigt skede som möjligt de förtroendevalda kan följa med kommunfusionsprocessen på lovisa2010-webbplatsen och de får annan central information per e-post enligt beredningsgruppens/infogruppens beslut

3 för alla kommuners fullmäktige ordnas seminarier och utbildning, om deras offentlighet kommer man överens om separat 4 Personalkommunikation kick-off, den första gemensamma utbildningen för personalen En vacker dag i Abborrlund, Kommunförbundets teaterpjäs målsättningen är att personalen i alla kommuner får veta om kommunfusionsprocessens innehåll och framskridande på samma sätt, på samma gång och så tidigt som möjligt innan den externa informationen (t.ex. media) beredningsgruppens sekreterare informerar om beredningsgruppens verksamhet personalen informeras per e-post och via intranät; förmännen ansvarar för att även de som inte nås via elektroniska kanaler får den information de behöver informations- och diskussionsmöten för hela personalen ordnas under hösten 2008 vintern 2009 ( kommunrunda, alla kommundirektörer deltar i alla möten + de ledande förtroendevalda) därutöver är enhetsvisa diskussioner mellan förmännen och personalen viktiga sektorernas / enheternas förmän ansvarar för informationen som vanligt, men har inte en självständig roll i den externa informationen; den interna informationsgången inom organisationen från ledningen till förmännen och vidare till personalen är speciellt viktig kommunfusionsprocessens framskridande behandlas regelbundet på arbetsplatsmöten (varje möte har punkten Kommunfusionsprocessen) speciell uppmärksamhet fästs vid personalorganisationernas representanter / huvudförtroendemän samt samarbetskommissionerna; personalgrupperna är representerade i den interimistiska organisationskommissionen; det samarbetsorgan som grundas ansvarar för informationen till sina egna grupper inom kommunernas personalkommunikation används i huvudsak e-post (senare intranät) personalkommunikationen sker i växelverkan, i intranätet t.ex. responsmöjlighet, diskussionsspalt och/eller frågor-svar-spalt personalen handleds i att använda lovisa2010-webbplatsen (senare även intranätet) 5 Kommuninvånarkommunikation utgångspunkt: kommuninvånarna är framför allt intresserade av på vilket sätt förändringen påverkar deras vardag och liv alla kommuners invånare informeras om kommunfusionsprocessens innehåll och framskridande på samma sätt, på samma gång och så tidigt som möjligt centrala sätt att kommunicera med invånarna är webben och media de ledande personernas skriverier i lokalpressen (och som blog på webben); en kommunfusionsspalt i samarbete med lokaltidningarna kommundirektörernas frågetimme i direktsändning i lokalradion (=on-line fråga-svara-spalt), t.ex. en gång vintern , en gång på våren 2009 och en gång på hösten 2009) infobroschyr till alla hushåll två gånger om året: den första i januari-februari 2009, den andra före kommunalvalet i september 2009 (jämför hösten 2007 före folkomröstningen) fr.o.m. mars 2009 ordnas kommuninvånarträffar/diskussionsforum i alla kommuner (ansvar kommundirektörerna + de ledande förtroendevalda), om tillfällena informeras i infobroschy-

4 rerna samt i lokaltidningarna och på webben det material som delas ut till kommuninvånarna finns också tillgängligt vid kommunernas verksamhetsställen kommunfusionens temadagar i samband med andra evenemang, där invånarna annars rör sig (jämför marknadstält före folkomröstningen) broschyrer och andra kampanjer utfärder till den nya stadens olika delar (först 2010) en egen webbplats för kommunfusionsprocessen grundläggande information om kommunfusionsprocessen samt bakgrund aktuell information om kommunfusionsprocessen motivering till varför fusionen verkställs motivering till vad man eftersträvar med kommunfusionen, vision för framtiden vilka saker påverkar kommunfusionen och vilka inte (=kommunfusionens inverkan på servicen, exempel) tidtabell för kommunfusionens framskridande kontaktuppgifter till de personer som ansvarar för fusionsfrågor handlingar och beslut, t.ex. den interimistiska organisationskommissionens/organisationskommissionens ärendelistor och protokoll invånardiskussion och växelverkan främjas hur kan kommuninvånarna påverka under kommunfusionsprocessen fråga-svara-spalt diskussionsspalt bloggar av de som leder kommunfusionen respons osv 6 Mediakommunikation mediakommunikationen sköts aktivt och media behandlas jämbördigt media får information och informationsmöten ordnas på överenskommet sätt och på överenskommen tid media handleds att aktivt använda lovisa2010-webbplatsen i mediakommunikationen används distributionslistor enligt behov (lokala, regionala, landsomfattande beroende på ärendet och tillfället) efter varje beredningsgruppsmöte sänds ett infobrev även till media, på medias frågor svarar ordförande eller sekreteraren efter den interimistiska organisationskommissionens/organisationskommissionens möten sänds information samt ordnas vid behov ordförandes morgonkaffe med media tillsammans med den kommunikationsansvariga mediauppföljning gällande det nya Lovisa 7 Övriga samarbetspartners näringslivet föreningarna ordnas informations- och diskussionsmöten om kommunfusionens verkningar på företagens och föreningarnas verksamhet församlingarna

5 Lappträsk kommun andra grannkommunerna ************************************************** Sist, men inte minst: Kommunikationen stöder och förstärker den nya kommunens identitet och sammanhållning. Kommunikationen påverkar även uppbyggandet av den nya kommunens anseende. Kommunens anseende skapas av de berättelser som kommunens arbetstagare och beslutsfattare, invånare och samarbetspartners berättar om kommunen och dess verksamhet i en förändringssituation. (fritt översatt från Muutosviestinnän avaimet kuntaliitoksissa, Kuntaliitto 2008)