STYRGRUPPEN FÖR UTREDNINGEN OM SAMMANSLAGNING AV KOMMUNERNA I ÖSTRA NYLAND

HTML
DOWNLOAD

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "STYRGRUPPEN FÖR UTREDNINGEN OM SAMMANSLAGNING AV KOMMUNERNA I ÖSTRA NYLAND"

Åsa Blomqvist
för 6 år sedan
Visningar:

ASKOLA LAPINJÄRVI LOVIISA MYRSKYLÄ PORNAINEN PORVOO SIPOO LAPPTRÄSK LOVISA MÖRSKOM BORGNÄS BORGÅ SIBBO STYRGRUPPENS MÖTE 3/2013 12.

40 Plats Borgå stadshus, fullmäktigesalen INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 ÖPPNING AV MÖTET 2 2 PROMEMORIAN FRÅN FÖREGÅENDE MÖTE 2 3 VISION OCH STRATEGI 2 4 PROCESSEN

MÖTESMEDDELANDE 4 9 ÖVRIGA ÄRENDEN 4 10 AVSLUTNING AV MÖTET 4 DELTAGARE Medlemmar Olavi Merihaara Riku Honkasalo Christina Mickos Ulla Onnila Arja Isotalo

1 ASKOLA LAPINJÄRVI LOVIISA MYRSKYLÄ PORNAINEN PORVOO SIPOO LAPPTRÄSK LOVISA MÖRSKOM BORGNÄS BORGÅ SIBBO STYRGRUPPENS MÖTE 3/ Promemoria STYRGRUPPEN FÖR UTREDNINGEN OM SAMMANSLAGNING AV KOMMUNERNA I ÖSTRA NYLAND PROMEMORIA 3/2013 Tid kl Plats Borgå stadshus, fullmäktigesalen INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 ÖPPNING AV MÖTET 2 2 PROMEMORIAN FRÅN FÖREGÅENDE MÖTE 2 3 VISION OCH STRATEGI 2 4 PROCESSEN FÖR SAMMANSLAGNINGSUTREDNINGEN OCH INNEHÅLLET I OLIKA RAPPORTER 2 5 LÄGESRAPPORT FRÅN ARBETSGRUPPERNA 4 6 FÖR KÄNNEDOM 4 7 STYRGRUPPENS FÖLJANDE MÖTE 4 8 MÖTESMEDDELANDE 4 9 ÖVRIGA ÄRENDEN 4 10 AVSLUTNING AV MÖTET 4 DELTAGARE Medlemmar Olavi Merihaara Riku Honkasalo Christina Mickos Ulla Onnila Arja Isotalo Tom Liljestrand Kristian Forsman Reijo Korhonen Seppo Yrtti Janne-Pekka Nurmi Mikaela Nylander Askola Askola Lappträsk Lappträsk Lovisa Lovisa Mörskom (frånvarande) Mörskom Borgnäs (frånvarande) Borgnäs Borgå

2 Matti Nuutti Christel Liljeström Ari Oksanen Elmeri Nieminen Jari Oksanen Borgå Borgå (frånvarande) Sibbo Sibbo Mörskom Övriga deltagare Esko Rautiainen kommundirektör Askola Christian Sjöstrand kommundirektör Lappträsk (frånvarande) Olavi Kaleva stadsdirektör Lovisa Jouko Asuja kommundirektör Mörskom Markku Hyttinen kommundirektör Borgnäs Jukka-Pekka Ujula stadsdirektör Borgå Mikael Grannas kommundirektör Sibbo Marja Teljamo projektchef Sibbo Bo-Magnus Salenius Learning Miles 1 ÖPPNING AV MÖTET Ordförande för stadsfullmäktige i Borgå Mikaela Nylander öppnar mötet och noterar närvarande deltagare. Ordförande öppnade mötet och noterade närvarande deltagare. 2 PROMEMORIAN FRÅN FÖREGÅENDE MÖTE Promemorian från föregående möte, bilaga 1. Styrgruppen beslutar att godkänna promemorian från föregående möte. Godkändes. 3 VISION OCH STRATEGI Medlemmarna i arbetsgrupp 1 redogör för läget i visions- och strategiarbetet. Styrgruppen diskuterar ärendet och ger anvisningar för dess fortsatta beredning. Ordförande för stadsstyrelsen i Lovisa Tom Liljestrand och Bo-Magnus Salenius 2

3 redogjorde för läget inom visions- och strategiarbetet. Hittills har fem prioriterade områden tagit form i arbetet: - Människan i utveckling - Byar & Boende - Ett grånande samhälle - Digitalisering - Näringspolitik Föredragandena konstaterade att visionen ska vara någonting annat än den är idag och att visionen inte är en vision bara för kommunorganisationen utan en vision för en helt ny kommun. Arbetsgruppen har som utomstående expert anlitat bl.a. Esko Kilpi, som är en av Finlands internationellt mest kända experter på digitalt arbete. Arbetsgruppen har för avsikt att presentera resultaten av sitt arbete följande gång i januari Styrgruppen noterade ärendet. 4 PROCESSEN FÖR SAMMANSLAGNINGSUTREDNINGEN OCH INNEHÅLLET I OLIKA RAPPORTER Ledningsgruppen har diskuterat sammanslagningsprocessens fortsättning. För processen har gjorts upp en processbeskrivning och preliminära stommar för alla dokument som behövs i processen, stommen för arbetsgruppernas mellanrapport, bilaga 2, stommen för mellanrapporten, bilaga 3, stommen för slutrapporten, bilaga 4 och stommen för sammanslagningsavtalet, bilaga 5. Materialet används som riktlinje för arbetet och nödvändiga ändringar görs i det under processens gång. Processbeskrivning: Mellanrapportsskedet -> februari 2014 Arbetsgrupperna samlar det bakgrundsmaterial som behövs, gör en analys av nuläget och av temat för SWOT-analysen. Arbetsgrupperna tar utifrån temat dessutom ställning till förutsättningarna för att bilda en ny kommun och till kraven i kommunstrukturlagen samt ger fältets syn på strukturerna i den nya kommunen = arbetsgruppens mellanrapport. Då SWOT-analyser gjorts enligt tema, samlas arbetsgruppernas medlemmar kommunvis och dryftar helheten ur varje kommuns synvinkel, dvs. varje arbetsgruppsmedlem förmedlar slutsatserna om det tema som arbetsgruppen granskat till granskningen av helhetssituationen i den egna kommunen = en del av mellanrapporten om hela utredningen som kommunerna tar ställning till. Arbetet i mellanrapportsskedet görs i arbetsgrupperna och gruppernas ordförande rapporterar regelbundet hur arbetet framskrider, dess innehåll och specialfrågor i arbetet till ledningsgruppen, styrgruppen och fullmäktigeledamöterna i den egna kommunen. Till stöd för rapporteringen görs upp en delaktighetsplan för att 3

4 säkerställa kommuninvånarnas, personalens och intressentgruppernas tillgång till information och möjligheter att påverka. Styrgruppen lägger i mars 2014 med stöd av mellanrapporten fram ett förslag för kommunerna till en fortsättning på sammanslagningsutredningen. Slutrapportsskedet mars > Efter remissrundan i kommunerna ger styrgruppen anvisningar för det fortsatta utredningsarbetet. En diskussion om sammanslagningsavtalets innehåll inleds i styrgruppen och i kommunernas politiska grupper. I slutrapportsskedet skapar man strukturer, organisering, ekonomi, personal etc. för den nya kommunen till stor del i enlighet med innehållet i stommen för sammanslagningsavtalet samt utvärderar den nya kommunens framtid. De fortsatta uppgifterna och sammansättningarna i arbetsgrupperna i slutrapportsskedet klarnar senare. Rapporteringen och delaktigheten planeras i delaktighetsplanen. Styrgruppen lägger fram ett förslag för kommunerna till godkännande av slutrapporten i november Sammanslagningsavtalsskedet mars > Ledningsgruppen bereder sammanslagningsavtalets innehåll för styrgruppen enligt delområde samtidigt som förslagen till de olika delområdena i den nya kommunen börjar ta form. Förhandlingar om sammanslagningsavtalets innehåll förs från mars 2014 vid varje möte i styrgruppen. Kommunfullmäktige och de politiska grupperna diskuterar dessutom fritt sammanslagningsavtalets innehåll med styr- och ledningsgruppens medlemmar under hela processens gång. Rapporteringen och delaktigheten i sammanslagningsavtalsskedet planeras i delaktighetsplanen. Förhandlingarna om sammanslagningsavtalet avslutas i november 2014 och styrgruppen lägger då fram ett förslag för kommunerna om godkännande eller förkastande av sammanslagningsavtalet. Styrgruppen diskuterar ärendet och ger anvisningar för den fortsatta beredningen. Styrgruppen diskuterade ärendet och konstaterade att processen är klar och dokumentmallarna användbara. Det konstaterades att en samtidig beredning av lagstiftningen förutsätter flexibilitet i processen och att tidtabellen är snäv. Ledningsgruppen följer och samordnar arbetsgruppernas arbete för att resultaten ska vara jämförbara. Det konstaterades också att arbetet i vilket fall som helst gagnar kommunerna även om det inte skulle bli någon sammanslagning. Därför görs ett bra arbete nu och helst inom tidtabellen. I kommunerna reserveras tillräckliga resurser för arbetet. 4

5 Ärendet noterades. 5 LÄGESRAPPORT FRÅN ARBETSGRUPPERNA Arbetsgruppernas ordförande presenterar arbetsgruppernas lägesrapport. Styrgruppen diskuterar ärendet och noterar ärendet för kännedom. Alla arbetsgrupper har kommit igång med sitt arbete. En del av grupperna har också underarbetsgrupper och en del av grupperna anlitar utomstående experter. Nu pågår datainsamlingsskedet och före slutet av februari ska arbetsgrupperna enligt planerna få sina mellanrapporter färdiga och en mellanrapport om hela utredningen skickas på remiss till kommunerna. Ledningsgruppen samordnar arbetsgruppernas arbete och följer upp att det material som arbetsgrupperna producerar är jämförbart. Utmaningen för arbetsgrupperna är den snäva tidtabellen och att dra slutsatser samt det oklara läget i hela landet. Ärendet noterades. 6 FÖR KÄNNEDOM - Utredningssammanslagningen i Östra Nyland har beviljats i utredningsunderstöd och i projektstöd för planering av ICT-förändringar. - För utredningen har inrättats en delaktighetsarbetsgrupp, som bereder ett förslag till delaktighetsplan för ledningsgruppen. Avsikten är att man i delaktighetsplanen ska precisera hur kommuninvånarna, personalen och intressentgrupperna kan delta i utredningsprocessen. Styrgruppen noterar ärendena för kännedom. Ärendet noterades. 7 STYRGRUPPENS FÖLJANDE MÖTE Styrgruppens följande möte hålls kl i Lappträsk. Godkändes. 5

6 8 MÖTESMEDDELANDE Förslaget ges vid mötet. Godkändes. 9 ÖVRIGA ÄRENDEN Inga övriga ärenden. 10 AVSLUTNING AV MÖTET Ordförande avslutade mötet kl

Relevanta dokument

STYRGRUPPEN FÖR UTREDNINGEN OM SAMMANSLAGNING AV KOMMUNERNA I ÖSTRA NYLAND 1 ÖPPNING AV MÖTET 2 2 PROMEMORIAN FRÅN FÖREGÅENDE MÖTE 2

ASKOLA LAPINJÄRVI LOVIISA MYRSKYLÄ PORNAINEN PORVOO SIPOO LAPPTRÄSK LOVISA MÖRSKOM BORGNÄS BORGÅ SIBBO STYRGRUPPENS MÖTE 2/2014 6.3.2014 Promemoria STYRGRUPPEN FÖR UTREDNINGEN OM SAMMANSLAGNING AV KOMMUNERNA