ARBETSPLAN FÖR UTREDNINGEN OM SAMMANSLAGNING AV KOMMUNERNA I ÖSTRA NYLAND

Transkript

1 ASKOLA LAPINJÄRVI LOVIISA MYRSKYLÄ PORNAINEN PORVOO SIPOO LAPPTRÄSK LOVISA MÖRSKOM BORGNÄS BORGÅ SIBBO ARBETSPLAN FÖR UTREDNINGEN OM SAMMANSLAGNING AV KOMMUNERNA I ÖSTRA NYLAND Styrgruppen godkände arbetsplanen Källa: Arbetsplan för utredningen om sammanslagning av kommunerna i mellersta Nyland

2 Innehåll Mål....3 Organisation... 3 Den politiska styrgruppen... 4 Ledningsgruppen... 4 Arbetsgrupperna... 5 Experterna... 8 Chefen för utredningsprojektet Tidtabell Kommunikation Kostnader

3 Mål Organisation Målet med utredningen om sammanslagning av Askola, Lappträsk, Lovisa, Mörskom, Borgnäs, Borgå och Sibbo är att utarbeta ett förslag om sammanslagning av kommunerna och städerna samt tillhörande sammanslagningsavtal. Sammanslagningsutredningen baserar sig på en omfattande beredning och tar fram särskilt för- och nackdelarna med en sammanslagning av kommunerna och städerna som underlag för kommunernas beslutsfattande. Enligt kommunstrukturlagen ska en sammanslagningsutredning innehålla 1. en plan för hur förvaltningen och servicen ska ordnas och servicen produceras i utredningsområdet 2. en utredning om sammanslagningens konsekvenser för kommunernas samarbete 3. en utredning om den ekonomiska situationen 4. en bedömning av hur invånarnas möjligheter att delta och påverka samt närdemokratin förverkligas 5. en detaljerad bedömning av för- och nackdelarna med en sammanslagning av kommunerna och städerna 6. i en utredning som gäller en tvåspråkig kommun eller stad en bedömning av hur de språkliga rättigheterna tillgodoses 7. en bedömning av förhållandet mellan en sammanslagning av kommunerna och städerna och behovet av en metropolförvaltning särskilt utifrån en enhetlig samhällstruktur, kollektivtrafiken och den sociala bostadsproduktionen. Inom ramen för utredningen görs följande rapporter: 1. minst en mellanrapport som baserar sig på arbetsgruppernas mellanrapporter 2. en slutrapport som baserar sig på arbetsgruppernas slutrapporter 3. ett förslag till sammanslagningsavtal med bilagor. 3

4 Den politiska styrgruppen Sammanslagningsutredningen styrs av en politisk styrgrupp. Medlemmarna i styrgruppen utses av kommunstyrelserna i Askola, Lappträsk, Lovisa, Mörskom, Borgnäs, Borgå och Sibbo. Styrgruppens sammansättning kan vid behov utökas. För styrgruppens medlemmar utses personliga vice medlemmar. Styrgruppens ordförandeskap cirkulerar enligt mötesort. Som viceordförande fungerar förra mötets ordförande. Styrgruppen - beaktar statens och statsrådets eventuella beslut som rör sammanslagningsutredningen i sitt arbete - utser en ledningsgrupp, en chef för utredningsprojektet och ordförande för arbetsgrupperna - godkänner arbetsplanen för sammanslagningsutredningen, där noggrannare uppgifter för styrgruppen, ledningsgruppen, arbetsgrupperna, chefen för utredningsprojektet och experterna samt tidtabellen för sammanslagningsutredningen bestäms - godkänner sammanslagningsutredningens finansieringsplan - behandlar arbetsgruppernas mellanrapporter, godkänner sammanfattningen av arbetsgruppernas mellanrapporter och dess slutsatser samt lägger fram sammanfattningen av mellanrapporterna för kommunerna för utlåtanden - behandlar kommunernas utlåtanden om sammanfattningen av mellanrapporterna och ger därefter vägledning för att slutföra arbetet - behandlar arbetsgruppernas slutrapporter samt sammanfattningen av arbetsgruppernas slutrapporter och dess slutsatser - behandlar experternas utlåtanden och gör upp riktlinjer för den nya stadens vision som grund för fortsatt beredning - avslutar sitt arbete med ett förslag till sammanslagning av högst sju kommuner samt tillhörande sammanslagningsavtal med bilagor. Styrgruppens möten - På styrgruppens möten behandlas ärenden utifrån förslag av ledningsgruppen som består av kommundirektörerna. - Ledningsgruppens medlemmar samt chefen för utredningsprojektet har yttrandeoch närvarorätt på mötena. - Chefen för utredningsprojektet fungerar som sekreterare. - Styrgruppen kan bjuda in experter till sina möten inom ramen för sammanslagningsutredningens kostnadskalkyl. Ledningsgruppen Ledningsgruppen ansvarar för verkställandet av utredningen. Utredningens ledningsgrupp består av kommundirektörerna i Askola, Borgnäs, Borgå, Lappträsk, Lovisa, Mörskom och Sibbo. Ledningsgruppens vice medlemmar bestäms enligt kommunernas förvaltningsstadgor. 4

5 Esko Rautiainen är ordförande och Jouko Asuja är vice ordförande för ledningsgruppen. Varje kommundirektör presenterar sin arbetsgrupps ärenden för ledningsgruppen. Chefen för utredningsprojektet presenterar ärendena inom hans eller hennes ansvarsområde för ledningsgruppen. Ledningsgruppen - behandlar alla ärenden som presenteras för styrgruppen och presenterar dem för styrgruppen på basis av ett gemensamt beslut. Ledningsgruppens ordförande presenterar ärendena och gör de officiella beslutsförslagen. - leder och övervakar genomförandet av utredningen i förhållande till målen och arbetsplanen - ansvarar för den sammanslagna stadens vision och mission på lång sikt (10 20 år), som utformas i början av utredningsarbetet - beslutar om arbetsgruppernas medlemmar, ger vid behov arbetsgrupperna mer exakta uppdrag samt följer upp arbetsgruppernas arbete - godkänner arbetsgruppernas arbetsplaner och gör upp ett förslag till kostnadskalkyl för sammanslagningsutredningen för styrgruppen (beställning av externt expertarbete samt övriga kostnader i anslutning till utredningsarbetet) - ansvarar för att sammanslagningsutredningen är tillräckligt omfattande, dvs. täcker åtminstone kommunernas lagstadgade service samt nödvändiga stödtjänster. Ledningsgruppen beslutar om anskaffningen av nödvändiga uppgifter om verksamhetsmiljön, så att alla arbetsgrupper har tillgång till samma prognoser om den framtida utvecklingen. - godkänner sammanslagningsutredningens totalkostnadskalkyl utgående från en bedömning som gjorts av chefen för utredningsprojektet - godkänner arbetsgruppernas mellan- och slutrapporter. Respektive kommundirektör ger regelbunden information till fullmäktige och stads-/kommunstyrelserna. Arbetsgrupperna Organisering av arbetsgrupperna Sammanslagningsutredningen verkställs i arbetsgrupper underställda ledningsgruppen, i huvudsak som tjänstearbete och med hjälp av externa experter enligt behov. Arbetsgrupperna är följande: 1. Vision och strategi samt demokrati och deltagande, inkl. den nya kommunens vision och mission strategi organ invånarpåverkan tvåspråkighet beredning av namnet och vapnet på den nya staden efter att mellanraporten är godkänt och kommunerna har gett sina utlåtanden 5

6 2. Administration, ekonomi, personal och stödtjänster, inkl. kommunekonomi tjänsteinnehavarorganisationsstruktur koncernstruktur, ägarpolitik, kommunernas samarbete upphandlingar fastighetsegendom dataadministration personalrepresentanternas deltagande i utredningen. 3. Markanvändning, boende, trafik, miljö, näringsgrenar och teknik, inkl. sysselsättning, arbetsplatser näringstjänster kommunalteknik lokalitetsförvaltning, lokalitets-, kost- och städtjänster energi bostadspolitik kommunsammanslagningens förhållande till behovet av en metropolförvaltning kommunernas samarbete. 4. Social- och hälsovårdstjänster, inkl. kommunernas samarbete. 5. Bildnings- och undervisningstjänster, småbarnsfostran, kultur-, motionsoch fritidstjänster, inkl. kommunernas samarbete. Arbetsgrupperna består av ordförande, en medlem från varje kommun och en personalrepresentant. Arbetsgruppens ordförande utser en av arbetsgruppens medlemmar till vice ordförande. Arbetsgruppernas sekreterare är huvudsakligen från arbetsgruppens ordförandekommun. Ledningsgruppen beslutar om arbetsgruppernas sammansättning. Sibbo kommun ansvarar för eventuella stödtjänster inom ekonomiförvaltningen som arbetsgrupperna behöver. Vid valet av arbetsgruppernas mötesplatser tillämpas i mån av möjlighet regional jämlikhet. Arbetsgrupperna ansvarar själva för mötes- och seminariearrangemang. Arbetsgruppernas arbetsplaner Arbetsgrupperna utarbetar sina egna arbetsplaner utgående från sammanslagningsutredningens arbetsplan samt på det sätt som förutsätts i kommunstrukturlagen. Arbetsgruppernas arbetsplaner innehåller 1. en mer specifik definition av tjänsten eller temat som är föremål för granskning. Avsikten är att kartlägga att sammanslagningsutredningen täcker åtminstone alla kommunens lagstadgade tjänster samt nödvändiga stödtjänster. 6

7 2. en framställning över de uppgifter och prognoser om verksamhetsmiljön, t.ex. befolkningsprognos och åldersstruktur, som behövs som stöd för arbetet. Avsikten är att gemensamt skaffa de nödvändiga uppgifterna, så att alla arbetsgrupper använder samma prognoser om den fortsatta utvecklingen. 3. en kostnadskalkyl, inklusive kostnaderna för eventuellt externt expertarbete och -arvoden 4. en plan för hur arbetet framskrider och arbetets tidtabell. Ledningsgruppen godkänner arbetsgruppernas arbetsplaner. Processen för arbetsgruppsarbetet NULÄGET (7 SEPARATA KOMMUNER) FRAMTIDEN UR EKONOMI OCH SERVICENÄTVERKS SYNPUNKT (7 SEPARATA KOMMUNER) FRAMTIDEN ENLIGT ARBETSGRUPPEN (1 STAD) JÄMFÖRELSE OCH ARBETSGRUPPENS SLUTSATSER Alla arbetsgrupper gör till en början en analys över nuläget gällande produktionen av den aktuella servicen i respektive kommun samt kommunernas samarbete. Även andra än servicearbetsgrupperna ser över nuläget. I analysen över nuläget undersöker alla arbetsgrupper fördelarna och nackdelarna med den nuvarande situationen i tillämpliga delar på basis av följande kriterier: 1) Kommuninvånarnas tillgång till service och servicens effektivitet - kostnadseffektivitet - tillgång till service - servicenivå och -strukturer - servicens produktions- och finansieringsmodell - tillgång till arbetskraft - svenskspråkig service - förhållandet med aktörer inom tredje sektorn. 2) Kommunens konkurrenskraft inom den aktuella tjänsten eller arbetsgruppens tema jämfört med Helsingforsregionen och hela landet 3) Inverkan på samfundsstrukturen och bostadsproduktionen samt kollektivtrafiken 4) Miljökonsekvenser 5) Social enhetlighet, segregation och invandrare 6) Förvaltningens effektivitet och lokalt inflytande - ledningssystem och -kulturer - beslutsfattandets demokrati 7

8 - invånarpåverkan och lokaldemokratins funktion - statlig intressebevakning - förvaltningens kostnader - integrering av informationssystem. Efter analysen av nuläget har arbetsgrupperna tillgång till kalkyler som beretts av experter över den nuvarande kommunstrukturens framtid ur ekonomi- och servicenätverksperspektiv. Arbetsgrupperna - utarbetar sitt förslag om hur den aktuella tjänsten eller det aktuella temat sköts i den nya kommunen/staden som består av högst sju kommuner. Målet är ett förslag, vars resultat som helhet är ekonomiskt, kvalitetsmässigt samt med tanke på miljön och befolkningens välbefinnande mer hållbart än skötseln av tjänsten eller temat i fråga i separata kommuner. - bedömer förslagets fördelar och nackdelar utgående från samma kriterier som i analysen över nuläget - jämför tjänstens eller temats fördelar och nackdelar i nuläget med fördelarna och nackdelarna med en sammanslagning. Dessutom jämför arbetsgrupperna de av experterna utarbetade framtidsvisionerna för den nuvarande kommunstrukturen med de fördelar och nackdelar som en sammanslagning medför. - drar avslutningsvis sina slutsatser och utarbetar sitt förslag till ledningsgruppen på basis av jämförelsen. Experterna En ekonomiexpert är underställd ledningsgruppen. Ekonomiexperten granskar sammanslagningsutredningen ur ett ekonomiskt perspektiv. Ekonomiexpertens uppgift är att först bedöma kommunernas ekonomiska ställning genom att jämföra dem med varandra och därefter slå samman kommunerna och bedöma de enskilda kommunerna i förhållande till den sammanslagna kommunen. Ekonomiexperten förbereder sitt arbete genom att betrakta - förändringarna i invånarantal och befolkning samt genom att uppskatta deras effekter för servicestrukturens kostnader - resultaträkningens delfaktorer - finansieringens delfaktorer - balansräkningens delfaktorer samt - borgen och risker. Granskningen i anslutning till balansräkningen riktas också mot koncernbalansräkningen. Balansräkningen öppnas också upp så att egendomens balansvärden uppskattas som reella åtminstone till väsentliga delar (exempelvis elbolagens värdering). Dessutom utvidgas granskningen till mätaruppsättningar, där man kombinerar resultaträkningens, finansieringsanalysens och balansräkningens delfaktorer (exempelvis krismätare etc.). Ekonomiexperten definierar ovan nämnda delfaktorer (inkl. ett genomsnittligt år i framtiden) tillsammans med ledningsgruppen. 8

9 Kalkylen över framtidsvisionen för de separata kommunerna som gjorts på basis av den nuvarande kommunstrukturen och den mekaniska kalkylen över kommunsammanslagningen finns till ledningsgruppens och arbetsgruppernas förfogande senast i mitten av februari Färdigställandet av kalkylen påverkas av finansministeriets kommunavdelnings tidtabell för kalkylering av hur den sammanslagna kommunens statsandelar kommer att ändras. I ett senare skede kan man lägga till uppskattade för- och nackdelar med sammanslagningen till denna mekaniska kalkyl. Ekonomiexperten kan alltså bereda en framtidsvision om den sammanslagna stadens ekonomi, med beaktande av arbetsgruppernas förslag om skötseln av tjänsterna i den nya staden som omfattar högst sju kommuner före utgången av augusti En eller flera servicenätexperter är underställda ledningsgruppen. Servicenätexperten granskar sammanslagningsutredningen utifrån ett servicenätperspektiv. Servicenätexpertens uppgift är att analysera den grundläggande utbildningens, småbarnsfostrans samt social- och hälsovårdsväsendets nuvarande verksamhet och fastigheter. För idrottsväsendets, förvaltningens, kulturväsendets etc. del analyserar servicenätexperten endast fastigheterna. Dessutom utarbetar servicenätexperten en kalkyl över servicenätets framtidsvision med nuvarande kommunstruktur, dvs. i sju separata kommuner/städer. På basis av analysen av nuläget utarbetar servicenätexperten slutligen en gemensam servicenätplan för den nya staden. Servicenätplanen innehåller: - fastigheternas nuläge - en uppskattning av kostnaderna för fastigheterna och verksamheten i dem som baserar sig på jämförelseuppgifterna - flera modeller för den nya stadens servicenät och dess kostnader - ett förslag över det sätt på vilket fastighetshållningen ordnas i den nya staden och vilken effekt den har på balansräkningen och verksamheten. Analysen av servicenätets nuläge finns till ledningsgruppens och arbetsgruppernas förfogande före utgången av februari Kalkylen över servicenätets framtid med den nuvarande kommunstrukturen är klar före mitten av februari Servicenätexperten utarbetar modellerna för den nya stadens servicenät och dess kostnader i samarbete med arbetsgrupperna och ledningsgruppen före mitten av februari Förslaget till fastighetshållning i den nya staden finns till ledningsgruppens och arbetsgruppernas förfogande före utgången av augusti Dessutom kan man bjuda in processexperter och vid behov även andra experter, som är underställda ledningsgruppen. Processexperten granskar verkställandet av sammanslagningsutredningen ur ett processperspektiv. Processexpertens uppgift är att assistera i ärenden som rör bland annat organiseringen av utredningen, delaktighetsplanen och kommunikation. 9

10 Chefen för utredningsprojektet Chefen för utredningsprojektet - är underställd ledningsgruppen och fungerar som sekreterare både i ledningsgruppen och styrgruppen - ansvarar för ordnandet av lednings- och styrgruppens möten och seminarier samt för ordnandet av evenemang som är gemensamma för alla arbetsgrupper. Arbetsgruppernas sekreterare samt ansvarspersonerna som utses av kommunerna hjälper till med beredningen. - säkerställer att arbetsgruppernas arbete framskrider enligt arbetsplanen och att arbetsgruppernas rapporter är jämförbara med varandra. Dessutom ser chefen för utredningsprojektet till att arbetsgrupperna samarbetar med varandra. - fungerar som kontaktperson för experterna enligt arbetsplanen och ansvarar vid behov för samarbetet mellan experterna - utarbetar en sammanfattning och ett förslag till slutsatser om arbetsgruppernas mellanrapporter för ledningsgruppen - sammanställer kommunernas utlåtanden om mellanrapporterna och arbetsgruppernas slutrapporter och gör en sammanfattning och förslag till slutsats om dem för ledningsgruppen - bereder sammanslagningsavtalet med bilagor för ledningsgruppen - gör upp en delaktighetsplan för samtida hörande av personalen och kommuninvånarna. De kommunala organens möten hålls i mån av möjlighet så samtidigt som möjligt med tanke på utlåtandena om mellanrapporterna samt behandlingen av sammanslagningsförslaget. - ansvarar för sammanslagningsutredningens kommunikation i enlighet med kommunikationsplanen i samarbete med styr- och ledningsgruppens ordföranden. Kommunernas/städernas kommunikationsansvariga hjälper till med beredningen och kommunikationen. - utarbetar ett förslag till kostnadskalkyl över sammanslagningsutredningen för ledningsgruppen på basis av arbetsgruppernas arbetsplaner samt självuppskattade s.k. allmänna utgifter (bl.a. lednings- och styrgruppens möten och seminarier, gemensamma evenemang, utredningsrapportens ombrytning och tryck). Kostnadskalkylen godkänns av styrgruppen. - sammanställer en utredningsrapport över utredningen, som innehåller en av styrgruppen godkänd sammanfattning över arbetsgruppernas slutrapporter, slutsatser som godkänts av styrgruppen samt ett sammanslagningsavtal med bilagor som godkänts av styrgruppen. Chefen för projektet avslutar sitt arbete när utredningens politiska styrgrupp har beslutat om slutförandet av projektet. 10

11 Tidtabell Arbetsgrupperna inleder utarbetandet av arbetsplanerna vid arbetsgruppernas gemensamma seminarium i oktober Arbetsplanerna är redo för behandling i ledningsgruppen den 28 november Arbetsgruppernas mellanrapporter i enlighet med den av ledningsgruppen godkända arbetsplanen ska färdigställas senast den 28 februari Ledningsgruppen godkänner och presenterar arbetsgruppernas mellanrapporter och sammanfattningen inklusive förslag till slutsatser som utarbetats av utredningsprojektets chef för styrgruppen. Styrgruppen godkänner sammanfattningen av mellanrapporterna och lämnar in sammanfattningen med slutsatser för behandling i kommun- och stadsstyrelserna i mars Chefen för utredningsprojektet utarbetar en sammanfattning av kommunernas utlåtanden och presenterar den för ledningsgruppen. På basis av ledningsgruppens förslag ger styrgruppen vägledning för slutförandet av arbetet i april En skriftlig slutrapport utarbetas över respektive arbetsgrupps resultat. Slutrapporterna färdigställs i september Ledningsgruppen godkänner arbetsgruppernas slutrapporter. Chefen för utredningsprojektet utarbetar en sammanfattning av slutrapporterna inklusive förslag till slutsatser för ledningsgruppen, som presenterar slutrapporterna, sammanfattningen av slutrapporterna samt sammanfattningens slutsatser för styrgruppen. 11

12 Chefen för utredningsprojektet bereder förslaget till sammanslagningsavtal med bilagor för ledningsgruppen i oktober Ledningsgruppen behandlar ärendet och presenterar ärendet för styrgruppen. Styrgruppen överlämnar sitt förslag till sammanslagning till kommunerna i november Kommun- och stadsstyrelserna behandlar styrgruppens förslag i december Efter den första behandlingen ska kommuninvånarna reserveras en anmärkningstid på minst 30 dagar innan beslutsförslaget presenteras för fullmäktige. Kommun- och stadsfullmäktige behandlar förslaget till sammanslagning och tillhörande sammanslagningsavtal i februari Styrgruppen kan ändra på tidtabellen för sammanslagningsutredningen så att den motsvarar kommunstrukturlagen som godkänts av riksdagen eller andra statliga beslut som rör ärendet. Chefen för utredningsprojektet sammanställer en utredningsrapport på basis av utredningens resultat. I rapporten ingår sammanfattningen av arbetsgruppernas rapporter, slutsatserna som godkänts av styrgruppen samt sammanslagningsavtalet med bilagor. Utredningen slutförs när utredningens politiska styrgrupp har beslutat om slutförande av projektet. Kommunikation En separat kommunikationsplan utarbetas för utredningen, bilaga 1. Kostnader Utredningsarbetet verkställs i huvudsak som tjänstearbete. Dessutom tillkommer kostnader för externa experttjänster samt övriga nödvändiga kostnader med tanke på verkställandet av utredningsarbetet (t.ex. bl.a. lednings- och styrgruppens möten och seminarier, gemensamma evenemang, utredningsrapportens ombrytning och tryck). Lönekostnaderna för utredningsprojektets chef ingår i kostnaderna för sammanslagningsutredningen. I sina arbetsplaner gör arbetsgrupperna ett förslag till kostnadskalkyl för ledningsgruppen. I kostnadskalkylen ingår bl.a. uppgifter om övriga experter som behövs vid sammanslagningsutredningen och tillhörande kostnader samt övriga kostnader i anslutning till arbetsgruppens arbete. Dessutom utarbetar chefen för utredningsprojektet en uppskattning av de s.k. allmänna kostnaderna och sammanställer alla kostnader till en helhetskostnadskalkyl som godkänns av styrgruppen. 25 % av kostnaderna fördelas jämnt mellan kommunerna/städerna och 75 % enligt kommunernas/städernas invånarantal. Kostnaderna faktureras av kommunerna och städerna enligt följande: år 2103 kostnader den 31 december 2013 samt två gånger 12

13 per år efter det. Varje stad och kommun sköter styrgruppens mötesarvoden och resekostnader enligt sina egna regler och sin egen praxis. 13

14 UTREDNING OM SAMMANSLAGNING AV KOMMUNERNA I ÖSTRA NYLAND BILAGA 1. KOMMUNIKATIONSPLAN Denna kommunikationsplan fungerar som arbetsredskap för utredningen om sammanslagning av kommunerna i östra Nyland (Askola, Lappträsk, Lovisa, Mörskom, Borgnäs, Borgå och Sibbo). INNEHÅLL 1. Allmänt om kommunikationen under beredningen av sammanslagningsutredningen 1 2. Vad ger man ut för information och på vilket sätt? 1 3. Vem informerar om vad? 2 4. När informerar man? 2 5. Till vem? 2 6. Vilka kanaler används? 3 7. Mediebevakning 4 1. ALLMÄNT OM KOMMUNIKATIONEN UNDER BEREDNINGEN AV SAMMANSLAGNINGSUTREDNINGEN Då sammanslagningsutredningen bereds ger kommunerna och städerna invånarna möjligheter att delta och påverka samt samarbetar med personalens representanter enligt 7 i kommunindelningslagen. Beredningen av sammanslagningsutredningen verkställs i samarbete med personalens representanter på det sätt som bestäms i lagen om samarbete mellan kommunala arbetsgivare och arbetstagare (449/2007). Varje kommun och stad följer sina egna kommunikationsprinciper i den interna kommunikationen till de egna förtroendevalda och personalen. För invånarnas möjligheter att delta och påverka beaktas 4 kap. i kommunallagen (365/1995), där bl.a. information, diskussionsmöten och utredandet av invånarnas åsikter nämns. Dessutom ges de personer möjligheter till inflytande på vars livsmiljö, arbete eller övriga förhållanden kommunsammanslagningen kan ha en betydande inverkan (41 i förvaltningslagen 434/2003). 2. VAD GER MAN UT FÖR INFORMATION OCH PÅ VILKET SÄTT? Information om alla ärenden i anslutning till utredningen om sammanslagning av kommunerna och städerna i östra Nyland ges öppet och tidsenligt på två språk. Chefen för utredningsprojektet ansvarar för sammanslagningsutredningens kommunikation och kommunikationsplan i samarbete med styr- och ledningsgruppens ordförande samt kommunernas kommunikationsansvariga. Kommunikationen sköts i huvudsak som vardagskommunikation i kommunerna (meddelanden, presskonferenser, intervjuer, webbplatser, enkäter, diskussionsmöten, 14

15 sociala medier, intranet, personlig kommunikation och betalda annonser). Allt material i anslutning till utredningen samlas på Sibbo kommuns webbplats och länkas till de övriga deltagande kommunernas och städernas webbplatser. Vid behov utarbetar de deltagande kommunerna och städerna gemensamma pressmeddelanden om centrala aktuella teman. Kommuninvånarnas delaktighet planeras och verkställs separat i samarbete med kommunerans informationsansvariga. Grundläggande budskap Vi kan inte längre fortsätta som förr. Nu gör vi en genuin, faktabaserad utredning om olika möjligheter, som kan användas som grund för beslutsfattandet. 3. VEM INFORMERAR OM VAD? Den politiska styrgruppen - Den politiska styrgruppens mötesprotokoll är offentliga och tvåspråkiga. - Protokollen publiceras på alla deltagande kommuners webbplatser inom en vecka från mötet. - Vid behov utarbetas även ett pressmeddelande om de ärenden som behandlats på mötet. Pressmeddelandet ska godkännas på mötet. - Ordföranden ger ytterligare information och även de övriga medlemmarna ger utlåtanden vid behov. Ledningsgruppen - Vid behov utarbetas ett pressmeddelande om mötena. Pressmeddelandet ska godkännas på mötet. - Ordföranden ger ytterligare information, vice ordföranden fungerar som ersättare, de övriga medlemmarna ger utlåtanden som rör den egna kommunen. Övriga arbetsgrupper - Vid behov utarbetas pressmeddelanden i samarbete med chefen för utredningsprojektet. - Arbetsgruppernas ordförande ger ytterligare information. - Mellan- och slutrapporterna är offentliga och publiceras på de deltagande kommunernas webbplatser. Experterna/utredningspersonen - ger utlåtanden vid behov och presenterar resultaten av sitt arbete. - Arbetena är offentliga och publiceras på de deltagande kommunernas webbplatser. Chefen för utredningsprojektet - ansvarar för kommunikationen i samarbete med styr- och ledningsgruppens ordförande och kommunernas informationsansvariga - tar hand om de praktiska kommunikationsarrangemangen och kontakten med de deltagande kommunerna och övriga intressegrupper i samarbete med kommunernas informationsansvariga - fungerar som sekreterare för den politiska styrgruppen och ledningsgruppen 15

16 - utarbetar vid behov pressmeddelanden och övrigt material tillsammans med kommunernas informationsansvariga - skickar material till kommunernas informationsansvariga och kontaktpersoner för vidare distribution - ger vid behov ytterligare information om bl.a. processer och tidtabeller. Kommunernas informationsansvariga och kontaktpersoner - hjälper vid behov till med planering och genomförande av kommunikationen - ansvarar för den interna och externa distributionen av den slutliga informationen inom den egna kommunen - följer med medierapporteringen och rapporterar regelbundet till utredningsprojektets chef per e-post - hjälper till med bl.a. planering och genomförande av deltagande samt organisering av infotillfällen och motsvarande tillfällen. Translatorn - översätter protokoll, utredningar, meddelanden och annat kommunikationsmaterial, vid behov även med kort varsel. 4. NÄR INFORMERAR MAN? Informationen i anslutning till utredningen är tidsenlig. Styrgruppens mötesprotokoll publiceras på de deltagande kommunernas webbplatser inom en vecka. Vid behov utarbetas ett pressmeddelande på basis av styr- och ledningsgruppens möten, som publiceras genast efter mötet. Kommunikationen till personalen sköts enligt respektive kommuns egen praxis. Utredningsorganisationens personalgrupp planerar kommunikationen, vid behov i samarbete med chefen för utredningsprojektet och kommunernas kommunikationsansvariga. 5. TILL VEM? Kommuninvånarna Kommuninvånarna informeras via alla tillgängliga kanaler och en interaktiv kommunikation möjliggörs (bl.a. sociala medier, informations- och diskussionstillfällen, enkäter och respons via kommunernas webbplatser). Varje kommun och stad som deltar i utredningen ansvarar för att kommuninvånarna i det egna området får informationen via de egna kanalerna. Intern kommunikation Personalen hålls uppdaterad om hur utredningen framskrider enligt kommunernas och städernas egen praxis. Chefen för utredningsprojektet skickar vid behov material till kontaktpersonerna som utsetts av kommunerna, som ansvarar för den interna distributionen av materialet. Vid behov ordnas även informations- och diskussionstillfällen för personalen. 16

17 Intressegrupper Företag och organisationer inom utredningsområdet får information om hur utredningen framskrider via kommunikationen till kommuninvånarna. Om någon målgrupp är föremål för särskild uppmärksamhet och eventuella konsekvenser under utredningen, planeras kommunikationen separat från fall till fall. Styrgruppens medlemmar håller kontakt med de politiska beslutsfattarna i den egna kommunen och ledningsgruppens medlemmar med statsförvaltningen. Borgnäs och Sibbo deltar även i kommunindelningsutredningen för KUUMA-området som pågår samtidigt. Kommundirektörerna i dessa kommuner fungerar som kontaktpersoner mellan bägge utredningarna. 6. VILKA KANALER ANVÄNDS? Webbplatserna och intranet På internet informeras öppet och tydligt hur sammanslagningsutredningen framskrider på ett sätt som på bästa möjliga sätt betjänar kommuninvånarna. Aktuella frågor lyfts upp på webbplatsen i redaktionellt format, varvid kommunikationen inte begränsas endast till information på basis av promemorior. Materialet som samlats på Sibbo kommuns webbplats länkas till varje deltagande kommuns och stads webbplats. Kommunens/stadens informationsansvariga och/eller kontaktperson ansvarar för underhållet av webbplatsen, publiceringen av information och den interna kommunikationen inom den egna kommunen. Chefen för utredningsprojektet skickar dessutom övrigt material vid behov. Sociala medier Material i anslutning till utredningen som publiceras på webbplatserna kan publiceras och delas även i sociala medier. Varje kommun och stad ansvarar för innehållet i sina egna sociala medier och följer med medierapporteringen. Media/pressmeddelanden Ett pressmeddelande om sammanslagningsutredningens teman, som utarbetats av chefen för utredningsprojektet, skickas ut alltid vid behov. Kommunernas kommunikationsansvariga hjälper alltid vid behov till med bearbetningen av pressmeddelanden. Pressmeddelandena skickas ut som omfattande distribution (riksomfattande synlighet), såvida inget annat överenskommits separat. Dessutom publiceras pressmeddelandena på kommunernas webbplatser under Aktuellt och skickas per e-post till kommunernas förtroendevalda för kännedom (kommunerna och städerna sköter själva enligt sin egen praxis). Presskonferenser Presskonferenser ordnas vid behov. Man kommer överens om och planerar dem alltid separat i ledningsgruppen och i samarbete med kommunernas kommunikationsansvariga. 17

18 Öppna diskussions- och interaktionstillfällen Tillfällen ordnas enligt behov. Man kommer överens om och planerar dem alltid separat i ledningsgruppen och i samarbete med kommunernas kommunikationsansvariga. Man strävar efter att ordna tillfällen med relativt samma innehåll i alla kommuner. Kommuninvånarnas delaktighet När sammanslagningsutredningen framskrider diskuterar man olika sätt för kommuninvånarna att delta i sammanslagningsutredningen via internet. Varje arbetsgrupp kunde t.ex. ta upp frågor för öppen diskussion på kommunernas och städernas webbplatser i ett visst skede under arbetets gång. 7. MEDIEBEVAKNING Chefen för utredningsprojektet, kommunernas kommunikationsansvariga och kontaktpersonerna som utsetts av kommunerna följer med material som publiceras i medier och sociala medier samt diskussion i anslutning till ämnet. Respektive person ansvarar för bevakningen av de egna kanalerna och rapporterar vid behov om innehåller till chefen för utredningsprojektet. Chefen för utredningsprojektet och kommunernas/städernas kommunikationsansvariga utarbetar vid behov repliker och svar på frågor. 18