Borgå svenska domkyrkoförsamling kommunikationsplan

Transkript

1 Borgå svenska domkyrkoförsamling Utarbetad av informationskommissionen, utsedd av församlingsrådet: Stefan Vikström, ordförande, Jan-Erik Andelin, Stina Lindgård, Fred Wilén, Lucas Snellman, Gunvor Haddas. 0

2 Innehållsförteckning 1. STRATEGI Mål för kommunikationen Grundläggande principer Intern kommunikation Extern kommunikation VERKTYG OCH PRIORITERINGAR Församlingens visuella framtoning Webbplats Sociala medier Annonsering Domkyrkobladet SMS E-post Digital anslagstavla ÅTGÄRDER OCH RESURSBEHOV Grafiska formspråket Digital informationsverksamhet Tryckta medier Anskaffningar

3 KOMMUNIKATIONSPLAN FÖR BORGÅ SVENSKA DOMKYRKOFÖRSAMLING 1. Strategi 1.1 Mål för kommunikationen Vi stöder församlingens strategi att förverkliga Kristi kyrka och sprida evangeliet genom en målmedveten kommunikation. Vi utvecklar den personliga kommunikationen inom församlingen; mellan församlingsmedlemmar, anställda, ideella medarbetare, förtroendevalda samt övriga aktörer i vår närmiljö. 1.2 Grundläggande principer Vi kommunicerar öppet och aktivt med det kristna kärleksbudet som det övergripande rättesnöret. Vi är en positiv, kärleksfull, öppen gemenskap som väcker intresse. Vi använder kommunikationskanaler som upplevs personliga, passande och moderna av den vi kommunicerar med. Vi strävar till att kommunikationen leder till personliga möten. Vår kommunikation förmedlar LIVSNÄRHET, DELAKTIGHET och HELIGHET. LIVSNÄRHET: Vi beaktar varandras livssituation, frågor och behov. Vi använder ett vardagligt och naturligt språk. DELAKTIGHET: Vi inkluderar, välkomnar och inbjuder till dialog och växelverkan. HELIGHET: Vi söker själva och inbjuder till en djupare Gudskontakt. Vi erbjuder material och redskap för eftertanke, andakt och samhörighet i den kristna tron. 2

4 1.3 Intern kommunikation Vi stärker gemenskapen och interaktionen mellan anställda, ideella medarbetare och förtroendevalda. Vi har förtroende för varandra. Vi utgör tillsammans en mångfald av tankar, erfarenheter och idéer. Samtidigt har vi respekt för att en del av oss fattar och bär ansvar för beslut. Vi är en aktivt kommunicerande arbetsgemenskap. 1.4 Extern kommunikation Vi informerar om och inbjuder till vår verksamhet. Vi följer ständigt med tiden och använder oss av moderna former för kommunikation. Vi har en tydligt definierad ansvarsfördelning för informationsverksamheten. Varje sektor har en person som ansvarar för den externa kommunikationen vilken övervakas och koordineras i samråd med kyrkoherden och informationssekreteraren. Vi har en särskild beredskapsplan för informationen vid storolyckor/kriser 2. Verktyg och prioriteringar Församlingens webbsida och sociala medier får en mera framskjuten plats. Tryckta medier får en mera specialiserad roll. Kommunikationsverktygen prioriteras enligt följande: 2.1 Församlingens visuella framtoning o grafisk utformning och logo standardiseras o tryckalster ser moderna och tilltalande ut 2.2 Webbplats o är centrum för kommunikationsnätet och utvecklas o kan läsas på telefonen 3

5 o är det självklara stället dit man går för att söka information o möjliggör kopplingar till sociala medier (Facebook, Twitter) o möjliggör utveckling av olika interna och öppna undergrupper. T.ex. kyrkvärdar, församlingsfaddrar, bastukvällar, m.m. o möjliggör rekrytering av ideella medarbetare för olika behov. T.ex väntjänst, Alpha-gruppledare, olika punktinsatser, m.m. o utveckling av sätt att länka information mellan olika medieverktyg så att informationen sprids snabbt och utan stora arbetsinsatser 2.3 Sociala medier o är en framtidssatsning. Förändras hela tiden. Olika verktyg bör aktivt uppdateras o både öppna och slutna grupper på Facebook och Twitter för olika ändamål 2.4 Annonseringen o mycket information flyttas till webbsidan o det som trycks är av hög kvalitet o i stället för återkommande, dyr rutininformation mera snygga kampanjoch specialannonseringar o upprätthåller en sådan nivå att även personer utan dator och webbkontakt får tillräcklig information. 2.5 Domkyrkobladet o ändamålsenligt format o flera reflekterande, djupa reportage/artiklar o reportage om människor i periferin vanliga, aktiva församlingsbor o reportage om vad man gör i församlingen t.ex. vad gör en diakoniarbetare? o mindre information - t.ex. större delar av kontaktuppgifterna, händelsekalendern m.m. hellre på nätet 4

6 2.6 SMS o personlig kommunikationsform. Effektiv informationskanal för mindre grupper (bastukvällar, krisgrupper, bönegrupper m.m.) 2.7 E-post o personlig kommunikationsform. Effektiv informationskanal för mindre grupper (bastukvällar, krisgrupper, bönegrupper m.m.) 2.8 Digital anslagstavla o framtidssatsning 3. Åtgärder och resursbehov Kommissionen föreslår att den fortsätter som en referensgrupp som följer upp arbetet under år Grafiska formspråket Offertförfrågan av grafiska byråer för utformning av det visuella och grafiska formspråket. 3.2 Digital informationsverksamhet En arbetsgrupp utreder hur församlingens digitala informationsverksamhet skall se ut samt vilka verktyg skulle vara de mest ändamålsenliga. (Eldsjäl inom organisationen) Vilka är våra behov av digitala kommunikationskanaler? Hur löser vi alla tekniska problem? Experthjälp behövs här. 3.3 Tryckta medier En intern arbetsgrupp jobbar med att utveckla församlingens tryckta medier. Detta skall ingå i offerten för det grafiska formspråket. 3.4 Anskaffningar Ändamålsenliga verktyg för personalen. 5