RIKTLINJER för volontärverksamheten i Nacka

Transkript

1 RIKTLINJER för volontärverksamheten i Nacka uppdaterad version december 2016 Nannette Büsgen Koordinator

2 Riktlinjerna är till hjälp för organisationer som tar emot volontärer och ger stöd och vägledning i arbetet med volontärer. Riktlinjerna riktar sig i första hand till verksamheterna inom den offentliga sektorn men de kan även användas och vara till hjälp för övriga organisationer/verksamheter som jobbar med volontärverksamhet. Genom lanseringen av hemsidan tillkommer nya uppdragsgivare och rekryteringen av frivilliga sker genom en digital matchningsfunktion. Riktlinjerna skapar rutiner och tydlighet i arbetet med volontärer så att alla parter kan känna trygghet i sina åtaganden. Det är viktigt och önskvärd att samarbeta med frivilligorganisationerna som har kunskap och erfarenhet. Syftet med en kommunal volontärverksamhet är inte att konkurrera med de organisationerna som bedriver frivillig verksamhet. Däremot ska kommunen kunna erbjuda uppdrag till volontärer som inte vill vara engagerade i en förening eller förmedla uppdrag där det inte finns någon förening som är en naturlig samarbetspartner. Gränsen mellan de frivilliga insatser och professionen går inte att beskriva i detalj. Koordinatorn kommer att ha en löpande dialog med intressenter och fackliga företrädare inför nya volontäruppdrag inom den offentliga sektorn. Riktlinjerna uppdateras vid ändringar. Vi använder dessa definitioner: Volontär En person som, i organiserad form, gör frivilliga insatser, arbetar ideellt. Volontäruppdrag Insatser som utförs av frivilliga. Uppdragsgivare organisationen/verksamhet som tar emot volontärer Den ideella sektorn: föreningslivet i Nacka, frivilligorganisationer, stiftelser, kyrkosamfund. Den offentliga sektorn: kommunalt finansierade verksamheter, polis och landsting. Hemsida är samlingsplatsen för ideellt arbete i Nacka. Syftet med hemsidan: samlingsplats för ideellt arbete - det ska vara enkelt för volontären och uppdragsgivare att hitta varandra

3 PRINCIPER FÖR VOLONTÄRVERKSAMHETEN INOM NACKA KOMMUN (ÄR 2008) Volontäruppdragen ska breddas och utvecklas på så sätt att kommunen i större utsträckning öppnar sina verksamheter för volontärer. Inriktningen är att samtliga verksamheter, där så är möjligt och lämpligt, ska öppnas för volontärer. En viktig princip är att volontärer inom offentlig sektor inte ska ersätta en anställd. Insatserna utgör ett komplement till den befintliga verksamhet och ska tillföra ett mervärde till den enskilda mottagaren, givaren och verksamheten. Volontäruppdragen är oavlönade och är ett frivilligt engagemang. Uppdragen bygger på en ömsesidig överenskommelse och får inte vara i sådan omfattning eller innehåll att de kan liknas vid en anställning. Volontäruppdragen och insatserna förutsätter förankring och delaktighet i förhållande till personalen. En kontaktperson inom verksamheten, som vägleder och tar hand om volontären, utses. Kontaktperson ska kunna avsätta tid för att ta hand om volontären. Volontärerna ska känna sig välkomnade och respekterade och på lämpligt sätt bli delaktiga i verksamheten. Medlemskap i en förening krävs inte alltid för att kunna utföra frivilliga insatser. Volontären ska kunna göra antingen löpande insatser eller enstaka och begränsade insatser, utan övrigt engagemang i föreningen. Volontärinsatserna ska ge ett mervärde till den enskilda mottagaren, givaren eller verksamheten. Det frivilliga arbetet bygger på ett ömsesidigt givande och tagande mellan människor. Det är en förutsättning att den som får och den som ger insatsen är ömsesidigt överens om detta. Föreningarna som tar emot volontärer ska ha en etablerad och organiserad verksamhet som kommer allmänheten till del. För att visa att verksamheten är etablerad och organiserad ska föreningen kunna uppvisa stadgar, att det finns ett medlemsunderlag samt att det finns löpande verksamhet genom att visa protokoll från årsmöte. Verksamheten som föreningen bedriver ska vara demokratisk och icke-diskriminerande. Uppdraget eller uppdragsgivare skall ha anknytning och/eller ha sin hemmabas i Nacka kommun. Uppdragsgivaren ansvarar för volontären och insatserna som görs med hjälp av volontären

4 Hur fungerar Volontär i Nacka i praktiken? Marknadsföring sker genom Hemsida Nacka kommuns hemsida nacka.se Informationsmaterial i biblioteken, mötesplatser, vårdcentraler mm. Volontärbladet Extern information genom media: lokaltidning, lokalradio Annonsering Infoträffar, nätverksmöten, studiebesök Mässor, evenemang Sociala medier, Facebook, Twitter Mun-till-mun metoden Rekrytering är en lokal volontärförmedling med matchningsfunktion, där volontären kan registrera sig och söka volontäruppdrag volontärer hittar kontaktuppgifter till organisationer som söker volontärer uppdragsgivaren kan registrera sig, söka efter volontärer och hitta volontäruppdrag uppdragsgivaren kan skapa och annonsera volontäruppdrag Volontärförmedlingen innehåller arbetsverktyg i form av olika dokument som underlättar arbetet med volontärer. Volontärer och uppdragsgivare får tillgång till hemsidans funktioner genom registrering och efter att ha blivit godkända av Volontär i Nacka. Lämplighetsprövning Uppdragsgivaren ansvarar för lämplighetsprövningen. Innan en person antas som volontär bjuds volontären till ett samtal med uppdragsgivaren. Syftet är att ta reda på om hen är lämplig för uppdraget, samtidigt som uppdragsgivaren ger mer information om vad som krävs. Detta ger både uppdragsgivare och den tilltänkte volontären en möjlighet att fundera över om uppdraget kommer att fungera. Lämplighetsprövningen är särskilt viktig i verksamheter där volontären har nära personliga kontakter och där volontären träffar personer inom vård och omsorg eller elever inom skolverksamheten. Lämplighetsprövningen görs via intervju och referenstagning. Volontären skall vid behov kunna ange två personer som referenter. Inom skolverksamheten finns lagen (2000:873) om registerkontroll. Ett registerutdrag från Rikspolisstyrelsens belastningsregister kommer att begäras. Koordinatorn kan vara till hjälp vid rekryteringen när en intresserad volontär inte hittar ett uppdrag, men som däremot visar intresse för att bli volontär. Den intresserade bjuds in till ett vägledande samtal. Därefter förmedlar koordinatorn kontakten mellan volontär och organisation/ verksamhet

5 Att intervjua en blivande volontär finns på volontärförmedlingen Introduktion/utbildning Uppdragsgivaren ansvarar för introduktion. Utbildning sker vid behov. Volontärerna skall ges en god introduktion så att de känner till de ramar som gäller för verksamheten/ organisationen och känner sig trygga i sin uppgift. Det är volontäruppdragets innehåll som styr hur introduktionen inför varje uppdrag ska utformas. Som exempel kan nämnas att det skiljer sig i att göra punktinsatser vid ett evenemang eller att ha ett kontinuerligt uppdrag, till exempel vara besökare bland äldre, vägleda nyanlända svenskar eller hjälpa sköra medmänniskor. Volontär i Nacka informerar och erbjuder vid behov blivande volontärer att delta i en grundutbildning där det handlar om vad det innebär att vara volontär. Det kan handla om: förväntningar, mångfalden inom det ideella arbetet, skillnaden mellan anställd och volontär, etik och bemötande, det goda samtalet, tystnadslöfte, försäkringsfrågor, legitimering, den kommunala organisationen mm. Grundutbildningen skall ge baskunskaper som är allmängiltiga. Beroende på uppdragets tyngd och tidsinsats ges en mer specifik utbildning och/eller introduktion om den verksamhet eller inom den organisation där volontären ska utföra sitt uppdrag. Volontären får en kontaktperson som ser till att volontären får stöd och vägledning. Volontären får information om speciella förhållanden som är viktiga för att uppdraget ska kunna utföras på ett betryggande sätt till exempel demenssjukdom, funktionsvariation och liknande samt de viktigare principer som gäller för insatser till den målgrupp man vänder sig till. Volontären ska erbjudas möjlighet att delta i olika utbildningar inom uppdragsområdet. Volontären ska få möjlighet att både påverka utbildningen och de uppgifterna som ska utföras. Personalen som tar hand om volontärer ska få möjlighet att få verktygen för att kunna vägleda och stödja volontären i sitt uppdrag. En volontärpolicy hjälper till att tydliggöra varför uppdragsgivaren vill engagera volontärer i verksamheten och på vilket sätt. Volontärpolicy finns på volontärförmedlingen Checklista att starta volontärverksamhet finns på volontärförmedlingen Tips och råd till volontärer finns på volontärförmedlingen - 5 -

6 Överenskommelse Det är uppdragsgivarens ansvar att skriva en överenskommelse. En överenskommelse ligger till grunden för samarbetet mellan parterna och tydliggör vilka förväntningar man har på varandra. Överenskommelser skrivs mellan volontär och uppdragsgivaren men även när flera organisationer samarbetar kring ett volontäruppdrag. Överenskommelsen beskriver hur uppdraget ser ut, vad som ingår i uppdraget, vilka tider som gäller och hur uppföljningen sker. Information ges om försäkring och tystnadslöfte. Utgår eventuell kostnadsersättning skrivs detta i överenskommelsen. Uppdragsgivaren står för kostnadsersättning till volontären. Inom vissa uppdrag deltar den tilltänkta volontären först i en grundutbildning innan överenskommelsen skrivs under. flera exempel på överenskommelser finns på volontärförmedlingen Tystnadslöfte För volontären som engagerar sig frivilligt gäller inte sekretesslagen, utan här brukar man tala om ett tystnadslöfte. Beroende på uppdragets art kan volontärskapet innebära ansvar för förtroenden. All kännedom om personliga förhållanden som rör människor som volontären möter får inte föras vidare. Detta gäller även efter att volontären har slutat. Överenskommelse finns på volontärförmedlingen Försäkring för volontärer Uppdragsgivare ansvarar för försäkringen. Olycksfallsförsäkring Volontärer omfattas av kommunens olycksfallsförsäkring. Olycksfallsförsäkringen täcker kostnader som kan uppstå till följd av olika typer av olycksfall som kan drabba volontären själv i samband med att volontärinsatser utförs. Som olycksfallsskada räknas en kroppsskada som den försäkrade drabbas av genom en oförutsedd, plötslig, yttre händelse. Ansvarsförsäkring Kommunens ansvarsförsäkring innefattar också ideellt engagerade i verksamhet som kommunen bedriver. Ansvarsförsäkringen innebär att alla kommunalt anställda, och de som deltar i volontärverksamheter är försäkrade så, att det täcker eventuell skada som kan drabba de som får del av de tjänster som utförs. För volontärinsatser i verksamhet som kommunen inte bedriver, bör volontären kontrollera, om insatsen sker genom en förening som engagerar sig i volontärverksamhet, om föreningen har en ansvarsförsäkring som kan gälla. Eller kontrollera sitt eget skydd i form av ansvarsförsäkring, något som oftast finns med i hemförsäkringar eller villaförsäkringar - 6 -

7 Stöd och vägledning Uppdragsgivare ansvarar för stöd och vägledning av volontärer. På volontärförmedling finns en verktygslåda dokument som kan vara till hjälp i arbetet med volontärer, frivilligorganisationer och nätverk. Tillgänglig efter inloggning. Uppdragsgivaren utser en kontaktperson till volontären. Kontaktpersonens uppgift är att stödja och vägleda volontären och ser till att volontärinsatserna följs upp. Kontaktpersonen är även länken mellan personalen och volontären. Kontaktpersonen ska få möjlighet att avsätta tid för att på bästa möjliga sätt ta hand om volontären. Uppföljning Uppdragsgivare ansvarar för uppföljningen av volontärinsatsen. Att följa upp volontärens insatser kan ske på olika sätt beroende på hur uppdraget ser ut. Uppföljningssamtal med volontären finns på volontärförmedlingen Avslut Ett avslutssamtal och/ eller enkät genomförs där volontären får möjlighet att utvärdera uppdraget. Volontären får ett intyg efter genomfört introduktionsutbildning och, om så önskas, efter avslutat uppdrag. Avslutningssamtal med volontären finns på volontärförmedlingen Intyg, kursintyg finns på volontärförmedlingen Koordinator för Volontär i Nacka Koordinatorns roll är att vara till hjälp och stödja organisationer och verksamheter som tar emot volontärer. Koordinator fungerar som länk mellan intressenter: volontär uppdrag uppdragsgivare. Koordinatorns uppgifter: Hemsida med matchningsfunktion Hjälpa till att skapa och förmedla volontäruppdrag utifrån de behoven som finns Samla och sprida kunskap kring ideellt arbete Samverka mellan den ideella och offentliga sektorn Skapa och delta i olika nätverk Bredda, utveckla och synliggöra det ideella engagemanget Hemsidan fungerar som arbetsverktyg i verksamheten Volontär i Nacka. Förhoppningen är att alla intressenter: allmänheten, volontärer, uppdragsgivare, hittar till hemsidan och använder sig av dess möjligheter så att utvecklas till att bli samlingsplatsen för allt ideellt arbete i Nacka. Fördelarna med en samlingsplats är många: fler möjligheter att synliggöra det frivilliga arbetet och mervärdet som insatserna ger oss alla och vad detta kan innebära för välfärden och vårt välbefinnande

8 Vill du veta mer? Nannette Büsgen , mobil e-post volontärförmedling Gilla och följ Volontär i Nacka på - 8 -