Datum 2008-04-24 Kommunledningskontoret Arbetsgivarenheten Else-Marie Bengtsson ARKIVBESKRIVNING för Arbetsgivarenheten i Falkenbergs Kommun Organisation Verksamheten sorterar under kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan. Den har ansvar för hela kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Under kommunstyrelsen sorterar kommunledningskontoret med sina olika enheter - kanslienheten, stadsbyggnadskontoret, strategienheten, ekonomienheten, arbetsgivarenheten, räddningstjänsten och FAMI (Falkenbergs kommuns Arbetsmarknads- & Introduktionsenhet). Lagar och författningar Dessa är mer eller mindre allmänt gällande i arbetsgivarenhetens verksamhet: Kommunallag Tryckfrihetsförordning Sekretesslag Förvaltningslag PUL - Personuppgiftslagen LOU - Lagen om offentlig upphandling Arkivlag Arkivreglemente Kommunfullmäktiges arbetsordning Kommunstyrelsens reglemente Delegationsregler för kommunstyrelsens verksamhetsområde Lagar inom arbetsrätten Verksamhetsbeskrivning Personaladministrationen är en naturlig del av verksamheten och har därför i stora delar decentraliserats förvaltningarna. Arbetsgivarenhetens uppgift är att stödja och stimulera förvaltningarna i arbetet med olika personalfrågor. Arbetsgivarutskottets roll är bl. a att företräda Falkenbergs kommun som arbetsgivare och att träffa olika former av kollektivavtal. Arbetsgivarutskottet fullgör även rollen som Arvodeskommitté och Pensionskommitté. Falkenbergs kommun 311 80 Falkenberg. Telefon växel: 0346-88 60 00. Fax: 0346-133 40 e-post: kommun@falkenberg.se www.falkenberg.se
Arbetsgivarenheten, som är kommunstyrelsens centrala personalenhet, har följande uppgifter: Avlönings- pensions- och försäkringsfrågor Personaladministrativa frågor såsom rekrytering, utbildning, introduktion, arbetsmiljö och personalsociala ärenden (omplacering, rehabilitering) Förhandlingsfrågor där Arbetsgivarutskottet, med för kommunen bindande verkan, äger rätt att teckna kollektivavtal och föra tvisteförhandlingar Chefsfrågor Uppsägningsfrågor i kommunen Lönebildningsfrågor; utforma anvisningar och direktiv i samband med lokala löneöversyner, bl.a. ang. utrymmets storlek Ansvara för kommunens företagshälsovård Jämställdhets- och mångfaldsfrågor, trivsel- och friskvårdsfrågor Personalplanering (åtgärder som underlättar rekrytering av personal, kompetenshöjande insatser och beredskap för övertalighet) Medverkan i förändringsarbete och därvid betona personalfrågornas betydelse I övrigt ombesörja de uppgifter och fullgöra de uppdrag, som kan hänföras arbetsgivarenhetens verksamhetsområde Sökingångar i arkivet - register och digitala system Dokumenthanteringsplan, arkivförteckning, diariet, postlista, protokoll Arkivansvar Arkivansvarig är Kurt Arvidsson, Förhandlare Formellt ansvarig för arkivering av Arbetsgivarenhetens handlingar är Peter Axelsson, Personalchef Arbetsgivarenheten Else-Marie Bengtsson Falkenbergs kommun 311 80 Falkenberg. Telefon växel: 0346-88 60 00. Fax: 0346-133 40 e-post: kommun@falkenberg.se www.falkenberg.se
Handling Sortering Media under AFA försäkring Anmälan AGS/TFA Kronologisk Pärm - AMS bidrag, ansökan Kronologisk Pärm - Anställningsavtal Pnr Personalakt Månadsanställda Anställningsavtal Timavlönade 10 år AGS - Sjukförsäkring TFA - Pensionshandläggare Arbetsskadeförsäkring Bokhylla Löneassistent 2 år Arbetsmarknadsstyrelsen Låst skåp Brandsäkert skåp Med personalakt Bevaras Tillsvidareanställda och anställda mer än 3 månader Pnr Papper Bokhylla Löneassistent Bevaras Anställningsuppgifter finns i Respons databas. Bun- och Socialförvaltningen ansvarar själva för detta Anteckningar från medarbetarsamtal Anteckningar från arbetsplatsträffar Arbetsgivaravgift, underlag för Arbetsgivarintyg Kopia Kronologisk Papper Personalchef Personalchef Bevaras Kronologisk Papper Databas Databas 1 år, se anmärkning Bevaras Utskrives på före leverans Kronologisk Pärm - Bokhylla Löneassistent 10 år Pnr Pärm - Bokhylla Löneassistent 2 år Bun skriver själv, övriga förvaltningars intyg upprättas på Arbetsgivarenheten Arbetsskadeanmälan Pnr Pärm - Låst skåp 10 år Försäkringskassan Pensionshandläggare Betyg Pnr Pärm - Personalakten (pärm för Med Bevaras timavlönade) personalakt Cockiefiler Användarkatalog Vid Diarieförda handlingar Nummerordning Pärm - Handläggare Bevaras Diarium Kronologisk Pärm Pensionshandläggare 5 år Bevaras Konverteras vid systembyte E-post - av ringa eller fällig betydelse Server Kanonen Vid E-post - som blir eller förs ett ärende Handläggare Bevaras Till ärendeakt, se diarieförda handlingar, utskrift 1/5
Handling Sortering Media under Fakturor debitering Kronologisk Pärm - Låst skåp Löneassistent Låst skåp Löneassistent Till Ekonomienheten efter 1 år Interna, Externa Familjehem, stödhem, Pnr Pärm - Låst skåp Löneassistent Mikrofichekort i närarkiv 2 år Sekretess kontaktpersoner Utbetalningsunderlag fram aug-99 Flexstämpling Pnr/Alfa Databas 2 år Föredragningslista Kronologisk Pärm - Pärm Personalchef 5 år Arbetsgivarutskott Förhandlingsframställningar Kronologisk Pärm - Pärm Personalchef Bokhylla 10 år Bevaras Förhandlingsprotokoll Kronologisk Pärm - Pärm Personalchef Bokhylla 10 år Bevaras Försäkringslösning SPP Pnr Pärm - Pensionshandläggare 3 år Bevaras Förmånsbestämd ålderspension, försäkringslösning Förtroendevalda År/mån/nämnd Pärm - Hylla/närarkiv 2 år underlag ersättning Pensionshandläggare Grundmaterial enkäter (och motsvarande undersökningar) Kronologisk Papper databas Personaladministratör Vid När rapport färdigställts Handlingar av ringa eller fällig betydelse (se anm.) Handläggare Vid I enlighet med RA-FS 1997:6 Historyfiler/Globalfiler Användarkatalog Vid Införselbeslut Pnr Pärm - Skåp Löneassistent 2 år Kronofogden, beslut Intresseavdrag Pnr Pärm - Skåp Löneassistent 2 år Nettolöneavdrag Underlag Intyg/betyg/utbildning Pnr Pärm - Akten (pärm för Efter avslut Bevaras Se personalakter timavlönade) Kallelser Arbetsgivarutskott Kronologisk Pärm - Pärm Personalchef Bokhylla 5 år 2/5
Handling Sortering Media under Kallelser CESAK Kronologisk Pärm - Pärm Förhandlare Bokhylla 5 år Kommunens centrala samverkansgrupp Kollektivavtal Kronologisk Pärm - Pärm Personalchef Bokhylla 10 år Bevaras Ledighetsansökan Pnr Personalak Dokumentskåp Med Bevaras Se personalakter längre ledighet t personalakt Ledighetsansökan Pnr/avd Pärm - Bokhylla Löneassistent 2 år 1 månad eller mer personalakt övriga, korta Läkarintyg Pnr Pärm - Låst skåp Löneassistent 2 år Sekretess om sjukdomsorsaken finns med Lönebeslut Pnr Personalak Dokumentskåp Med Bevaras t Brandsäkert skåp personalakt Lönelistor Förvaltningskod Microfich Pärm, arkiv Mikrofichekort i närarkiv Bevaras T o m 1999-08-31 /Dbkod/Pnr fram aug-99 Lönelistor Pnr Databas Respons databas Bevaras Fr o m 1999-09-01 Löneöversynsprotokoll Per arbetstagarorganisation Pärm - Pärm Personalchef Bokhylla Bevaras Matrikelkort Pnr Pärm fram Respons databas fr.o.m. Bevaras Papper, pärm t.o.m. 1999-08-31. aug -99 1995-01-01 Databas fr.o.m. 1995-01-01 Databas Pensionärer Beloppslista Pnr Pärm - Pensionshandläggare 10 år Belopplista pensionsbelopp 4 ggr per år Personal- och lönesystem Databaser Se bilaga Se bilaga nr 1 Personalakter Pnr Personalakt Dokumentskåp Efter avslut Bevaras Innehåller anställningsavtal, lönebeslut, ansökningshandlingar, utbildningsinfo, ledighetsansökningar arbetsskadeanmälan, pensionsuppgifter. För samtliga anställda tv. och anställda 3 mån eller längre. 3/5
Handling Sortering Media under Protokoll CESAK Kronologisk Pärm - Protokoll Kronologisk Pärm - arbetsgivarutskottet Rehabiliteringsärenden Pnr Personalakt Rekrytering/ Kronologisk Personalanställningsärenden 1) akt Annonsen 2) Sökandeförteckning 3) Ansökningar Reseräkningar Pnr/avd Pärm Röstbrevlådemeddelande, av vikt Röstbrevlådemeddelande - av ringa / fällig betydelse Sjukersättning/ beslut Pnr Personalakt om Sjukförsäkringsavgift Kronologisk Pärm - underlag för Skatteredovisning Kronologisk Pärm - kopia Systemdokumentation - samtliga datasystem Sökregister Pnr/Alfa Pärm - Tjänstgöringsintyg Pnr Pärm - anställda, kopior Tjänstgöringsrapport Pnr/avd Pärm - Pärm Förhandlare Bokhylla 5 år Bevaras Pärm Låst skåp 1 år Bevaras www.falkenberg.se Pensionshandläggare Handläggare Låst skåp 10 år Sekretesskyddad akt Personal-administratör 2 år Bokhylla Löneassistent 2 år Se anm. Se anm. Dokumentskåp Låst skåp Bevaras Löneassistent Lönekonsult 5 år Gallras efter utskrift Gallras efter avlyssning Bokhylla Löneassistent 10 år Originalet finns på Ekonomienheten Vid Se personal och lönesystem 15 år Bevaras T.o.m. 990831 Personalakten (pärm för Bevaras timavlönade) Bokhylla Löneassistent 2 år 4/5
Handling Sortering Media under Trycksaker Kronologisk Papper 1 år Bevaras Egna producerade som ej hör ett ärende Upphandling Pärm - Dokumentskåp Original finns på Kanslienheten handlingar kopior Pensionshandläggare Övertidsjournal Ant. fallande Data Personal V: Personal V: 2 år 5/5
Bilaga 1 Datum 2009-05-28 Kommunledningskontoret Arbetsgivarenheten Kurt Arvidsson Personal- och lönesystem, ingående moduler m m. Personal och lönesystem, Personec P (företag Aditro) Ingående moduler: Personec Lön (webb) Personec Tid (flex) Personec Arbetstidsplanering Personec Förhandling - uppgradering PS Förhandling webb Personec Utdata - uppgradering PS Utdata webb Personec HR - kompetenshantering - utbildningsadministration -HR webb mot ovanstående produkter PA-system WinLAS, bevakning av LAS (lagen om anställningsskydd) Time-Care, bemanningssystem Offentliga jobb, rekryteringsprogram Arbetsgivarenheten Kurt Arvidsson Falkenbergs kommun 311 80 Falkenberg. Telefon växel: 0346-88 60 00. Fax: 0346-133 40 e-post: kommun@falkenberg.se www.falkenberg.se