Handbok Vad är Integration Tool?... 3 Arkiv... 4 Inställningar... 4 Visa...12 Registerägare...12 Behörighet...13 Visa Registreringar...13 Visa Loggar...15 Verktyg...16 Tidigare överföringar...16 Behörighet/Register/Kategorier...17 Behörighet/Register/Gruppregistrering...18 Behörighet/Register/Användare...19 Behörighet/Register/chema...21 Behörighet/Grupper...22 Attestgrupper medarbetare som har slutat...22 Exempel på Behörighetsgrupp lön...23 Attestgrupp lön/attestgrupp projekt...29 Kopiera en attestgrupp...29 Exempel på Behörighetsgrupp projekt...31 Registervård...33 chemalagda händelser...33 Tjänster...35 Hämta...37 Vilka uppgifter hämtas från registren i HogiaLön Plus?...38
Produkt Version ida 13.4 2 (49) Hämta register från Affärssystemet (Hogia PBM Time & Project)...41 kicka...43 Hjälp...45 Licensnyckel...45 Hur hämtar jag licensnyckeln om internetuppkoppling saknas?...46 Handbok...49
Produkt Version ida 13.4 3 (49) Vad är Integration Tool? Integration Tool används av ystemadministratören för att; administrera behörigheter och användarval för Hogia PBM Time & Project/Hogia PBM Time & Attendance. skicka uppgifter och transaktioner från Hogia PBM till löneprogram och ekonomisystem. göra funktionsinställningar till webklienten. Längst ner till höger i huvudmenyn kan du se om den automatiska servicen för att hantera lönespecar (Rapporter) och schemalagda import/exportfunktioner (chemalagt) är igång. Är någon service stoppad kan den startas om genom att du klickar på symbolerna nere till höger i huvudmenyn. OB! Om Winervicarna; Hogia.Pbm.cheduledTasks.Winervice och Hogia.Pbm.taticReports.Winervice inte är installerade på QL servern eller att QL-servern inte har behörighet till filsystemet kan du inte styra (dvs starta/stoppa) winservicen via Integration Tool. Programmet kan då inte heller kontrollera tjänsternas status. Du kan också göra en import/export manuellt genom att högerklicka på programkopplingen i listan och sedan välja om registeruppgifter ska hämtas eller registreringar (transaktioner) ska exporteras.
Produkt Version ida 13.4 4 (49) Arkiv Här kan du som användare byta företag, göra inställningar samt avsluta Integration Tool. Inställningar Under Inställningar kan du se uppgifter som används i Hogia PBM Time & Projects/Hogia PBM Time & Attendance webklient, var löneprogrammet hämtar sina importfiler samt hanteringen av e-post. ökvägar & servrar Webservice URL Här anger du in servernamnet där Hogia.Pbm.Webervice är installerad HogiaLön Plus Här ser du vilken sökväg HogiaLön Plus använder på servern för att skicka respektive hämta information från/till löneprogrammet. Dessa uppgifter hämtas från Hogia PBM Database Connector.
Produkt Version ida 13.4 5 (49) Attest/arbeta med/behörighet/logg Attest - Funktioner för attesteringsordning. ka attestanterna kunna attestera de anställdas tidsregistreringar i webklienten markerar du Attestera projekt i PBM. Om personer som är attestanter i Attestgrupper för Projekt ska kunna attestera sina egna tid- och kostnadsregistreringar i PBM bockar du för alternativet Projektledare attesterar sig själv. Ange hur många månader bakåt i tiden som sökning av tidregistreringar ska göras som är klara för attest. Inställningen gäller för Attest av tid och löneunderlag via Portalen. 0 är innevarande månad. Tänk på att själva attestlistan i Portalen visar vilka medarbetare som har tidunderlag för attest oavsett när tidrapporteringen gjordes, när man sedan klickar på någon av dessa personer för att komma in i attestfliken i PBM Time aktiveras inställningen ök antal månader bakåt i tiden vid attest från portal. Ligger det någon gammal oattesterad rad kvar långt tillbaka i tiden (utanför periodinställningen) får man söka sig fram till den i attestfliken med hjälp av datumurvalet. Arbeta med markera vilka typer av registreringar som ska kunna göras rent generellt i Hogia PBM Time & Project uppdragsarter, omkostnader och artiklar och/eller lönehändelser. Dessa är övergripande för företaget men den enskilde användaren har själv möjlighet att ställa in vilka av dessa registreringstyper som ska visas i registreringsbilden. Den personliga inställningen görs i webklienten. ka den anställdes schemalagda tid visas i registreringsbilden markerar du chema. Färgsättning schemarad innebär att inmatad tid blir röd markerad om tiden avviker mot schemalagd tid och grön markerad om tiden överensstämmer med schemat. Utan färgsättning av schemarad är tiden alltid ljusblå. Om adress och kontaktuppgifter ska kunna ändras av den anställde i webklienten markerar du Personuppgifter. Ändrar en användare sina personuppgifter i webklienten så kommer HogiaLön Plus att uppdateras med dessa uppgifter när administratören har skickat över dessa i en fil. kicka funktionen ligger under menyn Verktyg/kicka i Integration Tool.
Produkt Version ida 13.4 6 (49) Behörighet import (grupper) När du importerar projekt, kunder och händelser, dvs uppdragsarter, artiklar och omkostnader från ekonomisystemet till Integration Tool har systemet möjlighet att placera dessa direkt i dina befintliga behörighetsgrupper för projekt. Har du flera behörighetsgrupper för projekt så hamnar alltså de importerade projekten, kunderna osv i samtliga grupper vilket du bör fundera över. Detta betyder alltså att alla användare i dessa behörighetsgrupper kan tidregistrera på de importerade kunderna och projekten. Om så är fallet kan du bocka för alternativet ätt projekt till grupp osv. Vill du själv hantera importerade projekt, kunder osv och avgöra vilka behörighetsgrupper dessa ska ingå i ska du alltså inte bocka för dessa alternativ. Motsvarande gäller även för register som importeras från lönesystemet, dvs alternativen ätt händelse till lönegrupp respektive ätt användare till lönegrupp. OB! Attestgrupper för lön påverkas inte av alternativen ovan. Dessa grupper administrerar du själv och kompletterar med nya användare osv och en attestgrupp för Projekt kan bara påverkas av alternativet ätt projekt till alla attestgrupper, användarna i en sådan grupp administrerar du själv. Användarval När du har skapat en behörighetsgrupp för lön under menyn Verktyg/Behörighet/Grupper kan lönehändelserna som ingår i gruppen användas direkt i webklienten genom att du bockar för alternativet ätt lönehändelser förvalda för till alla. Det är bara användarna som ingår i behörighetsgruppen som kan använda dessa lönehändelser i webklienten. Om du inte bockar för alternativet ätt lönehändelser förvalda för till alla behöver användarna välja till dessa under Inställningar/Mina register i webklienten innan de kan påbörja registrering av sina avvikelser. Motsvarande gäller även för de övriga användarvalen (projekt, kunder och projekthändelser).
Produkt Version ida 13.4 7 (49) Import - Användare, endast ändringar, används för att bara importera ny och förändrad användarinformation från HogiaLön Plus. Export (Time & Project) - Under Export finns en inställning som styr hur många tidtransaktioner som ett meddelande får innehålla som ska skickas till ekonomisystemet. om förslag ges 400 transaktioner, vid behov går det att minska respektive öka denna inställning. Även om du har många registreringar som ska skickas till ekonomisystemet och meddelandet med tidtransaktioner delas upp i samband med att dessa skickas, så påverkas inga andra funktioner i Integration Tool. Du kan t ex fortfarande ändra status på samtliga transaktioner som skickats till ekonomi via menyalternativet Verktyg/Tidigare överföringar. Du markerar bara vilket datum som överföringen gjordes så listas alla transaktioner precis som tidigare. Loggar - max antal rader i loggar ställs också in i denna flik. Visa Visa lönespecifikationer - Om lönespecifikationer ska visas i webklienten under Rapporter markeras detta val.
Produkt Version ida 13.4 8 (49) Visa tjänster (schemalagt, rapporter) Längst ner till höger i huvudmenyn i Integration Tool kan du se om de automatiska tjänsterna för att läsa in lönespecar (Rapporter) och hantera schemalagda import/exportfunktioner (chemalagt) från försystem är igång. Inställningar för dessa funktioner lägger du upp under menyn Verktyg/chemalagda funktioner. Om tjänsterna inte är installerade på QL-servern eller att QL-servern inte har behörighet till filsystemet kan visningen stängas av, vilket innebär att programmet inte kontrollerar tjänsternas status och kan inte heller starta/stoppa dessa. Expandera flera egenskaper tid/avvikelser Om informationen under Fler egenskaper ska visas i webklienten vid Tidrapportering och vid registrering av Avvikelser markerar du dessa val. Inställningen innebär att dessa fält alltid visas i samband med registrering och inmatning kan göras, fälten under Egenskaper är dock inte tvingande. Visa schemaavstämning vid attest chemaavstämningen vid attestering innebär att den anställdes registreringar (rapporterade tider) förutom ej godkända (returnerade) registreringar summeras och jämförs mot den schemalagda tiden för motsvarande period. OB! Om attestanten har många medarbetare och gör urval på en längre period kan det hända att meddelandet "Inga registreringar hittades. Anledningen är att schemaavstämningen tar för lång tid i dessa fall, timeout inträffar och inget resultat visas. För att komma till rätta med problemet kan du stänga av schemaavstämningen i attestdelen genom att avmarkera valet Visa schemaavstämning vid attest under fliken Visa. Transaktionerna visas då betydligt snabbare i attestdelen.
Produkt Version ida 13.4 9 (49) Visa saldon/semester Under Visa saldon/semester gör du inställningar för vilken information som ska visas i webbklienten för användare och deras ombud i samband med registrering och för attestanter i samband med attestering. aldon, emester och parad semester presenteras i tre olika flikar i webbklienten och dessa är inställningsbara. Genom att markera vad som ska visas styr du informationen i webbklienten. aldon du väljer själv vilka ackumulatorvärden som ska visas för användarna genom att markera dessa (se bilden ovan). OB! Ackumulatorvärdena hämtas från HogiaLön Plus i samband med att att anställdauppgifterna importeras till Integration Tool. För att dessa ska var uppdaterade i webbklienten måste du alltså göra en hämtning av anställdauppgifter så fort det har skett en avräkning i lönesystemet. aldouppgifterna presenteras i en separat ruta i webbklienten som ser ut enligt bilden här till höger. emester semsteruppgifterna som visas hämtas från semesterfliken i HogiaLön Plus. För att dessa ska visa aktuella värden måste anställdauppgifterna hämtas efter att en avräkning är gjord i HogiaLön Plus. Om du har gjort en inställning för att semesterdagarna ska visas i nettodagar på lönespecen i HogiaLön Plus så visas dessa även i nettodagar i webbklienten för medarbetare som arbetar intermittent deltid.
Produkt Version ida 13.4 10 (49) parad semester under fliken sparad semester visas en ålderfördelning av de sparade dagarna. Vill du inte att användarna ska se denna information i webbklienten avmarkerar du rutan för sparad semester i Integration Tool. Det samma gäller övriga flikar. Periodinställning/registrering Periodinställningar för avvikelser och tidregistrering används för att ange vilken rapporteringsperiod företaget har och för att styra användare som tidrapporterar i webklienten. Om registrering görs senare än tillåten rapporteringsperiod så kan programmet neka eller varna användaren i samband med inrapporteringen. Genom att använda brytdag kan programmet dela upp en registrering som löper över månadsskiftet. Du kan anpassa inställningen beroende av vilken löneperiod du har i respektive företag. I ovanstående exempel så sträcker sig en löneperiod fram till den sista i varje månad och användarna har sju dagar på sig att lägga in avvikelser efter att månadsskiftet är passerat, försöker de registrera lönehändelser den 8:de som avser föregående månad så går inte det eftersom man valt att Neka vid överskridande i det här exemplet.
Produkt Version ida 13.4 11 (49) Detta meddelande visas i webklienten vid registrering av avvikelse där angiven datumperiod överskrider en löneperiod (brytdag). å här ser kalendern ut i webklienten när företaget har den 10:de som brytdag i månaden och inrapportering inte längre tillåts. Försöker användaren att registrera något i den gråade perioden visas meddelandet Datum i detta fält får endast vara fr o m 2011-10-11.
Produkt Version ida 13.4 12 (49) Namnsättning/tatus I namnsättningsfliken kan du ge fälten Projekt, Kund, Delprojekt och Händelse egna namn. Förändringen medför nya rubriker i webklienten. Du kan också välja om fältet ska visas eller inte genom att bocka i eller ur bocken, om registrering ska vara tvingande eller ej samt vilka fält som ska visas i attestfliken. Du kan också styra i vilken ordning fälten ska visas i webklienten genom att ange prioritet. Inloggning I samband med att en anställning upphör och den anställde får ett avgångsdatum i Lönesystemet blir användaren automatisk inaktiv och kan inte logga in. Om du ställer in att anställningen ska vara aktiv ett visst antal dagar efter avgångsdatum kan användaren logga in dessa antal dagar efter anställningen upphört. Visa Registerägare Under rubriken Registerägare kan du se vilka register som har importerats till PBM Integration Tool, hur många Kunder, Lönearter osv som har importerats och vilket system som är registerhållare. Här kan du även se vilka exportkopplingar som finns.
Produkt Version ida 13.4 13 (49) Behörighet Under rubriken Behörighet kan du se vem som attesteraren en specifik anställd, om någon anställd saknar attestant, vem som är ombud för vem. Har du lagt upp de anställda i Kategorier får du överblick vilka som ingår i respektive kategori. Börja med att markera de anställda i listan till vänster. Markera rutan längst upp så markeras samtliga anställda på en gång. Välj sedan vad du vill lista genom att markera något av alternativen till höger; Attestgrupp lön, Behörighetsgrupp Lön, Grupp-registrering osv. När du är klar med ditt urval kan du enkelt gruppera utfallet efter valfri kolumn genom att dra upp upp kolumnrubriken och lägga den i det grå fältet ovan. Har du t ex valt Attestgrupp lön kan du gruppera medarbetarna efter vilken Attestant dessa har genom att dra kolumnrubriken Attestant upp till det grå fältet. Visa Registreringar Här kan du som är administratör titta på alla transaktioner som finns i programmet utifrån urval på datum, status och typ av export. tatus är det läge som transaktionen befinner sig i för tillfället och kan vara Godkänd ej Attesterad, Attesterad, Exporterad och Returnerad. Du som är ekonom/löneadministratör har också en övergripande möjlighet att påminna medarbetare som har glömt att tidrapportera i PBM. Välj statusalternativet Ej registrerat för att lista alla som inte har några registreringar under sökt period. Markera sedan vilka medarbetare som ska påminnas och klicka sedan på knappen kicka mail.
Produkt Version ida 13.4 14 (49) För att visas i listan när man valt statusen Ej registrerat så ska man inte ha gjort någon registrering i perioden som valts eller så har man lagt in preliminära registreringar, dessa syns bara av den som registrerat dem. Under Typ av export ställer du in vilken typ av transaktioner som programmet ska basera sökningen på. Du kan också använda dig av filtreringsfunktionen som finns till varje förekommande kolumnrubrik för att göra ett ännu mer specifikt urval av registreringar. Bilden nedan illustrerar denna filtreringsfunktion.
Produkt Version ida 13.4 15 (49) Visa Loggar I visa loggar kan du se information om det uppstått några problem med hämta och/eller skicka funktionerna i det system funktionerna skickar eller hämtar transaktioner/händelser till respektive från. I fliken Kommunikationsloggar kan du tex se att användare har kommit in och vilka dessa är.
Produkt Version ida 13.4 16 (49) Verktyg Tidigare överföringar Under menyn Verktyg och Tidigare överföringar kan du se och ändra status på tidigare överförda transaktioner. tatusen kan antingen ändras till Godkänd eller Attesterad. För att ändra status, markera vilken transaktion det gäller, välj ny status i rullisten och klicka på knappen Återställ. Väljer du status Godkänd hamnar transaktionen tillbaka i webklienten som godkänd och klar för attest på samma användare. Väljer du status Attesterad så blir transaktionen klar för att skickas på nytt. Behörighet I programmets behörighetsfunktioner styr du vilka användare som får registrera tider och avvikelser via webklienten, vad de får registrera och om personen får registrera för annan användare (gruppregistrera). I behörighetsdelen framgår också användarnas lösenord. Funktioner för behörighet finns under menyn Verktyg och Behörighet.
Produkt Version ida 13.4 17 (49) Behörighet/Register/Kategorier Genom att skapa färdiga kategorier av anställda kan du förenkla urvalet av medarbetare när du lägger upp behörigheter i systemet. Du kan t ex knyta en attestant till en kategori av anställda istället för att markera aktuella personer från en lista med företags samtliga anställda. Är dessa många kan du alltså snabba upp urvalet tack vare färdiga personalkategorier. Genom att klicka på knappen Ny lägger du upp nya kategorier och när du markerar en kategori och trycker på delete tangenten på tangentbordet tar du bort en kategori. Medarbetare i kategorin anges genom att bocka för dem i rutan för respektive användares rad längst till vänster.
Produkt Version ida 13.4 18 (49) Behörighet/Register/Gruppregistrering Om en person ska kunna registrera tider och avvikelser för en eller flera andra användare i webklienten gör du inställningar för detta under fliken Gruppregistrering. Gör så här; 1. Dubbelklicka på personen som har rätt till gruppregistrering i listan som visas överst (Välj användare som skall gruppregistrera). 2. Användaren kommer då upp under Valda användare med rätt att registrera grupp. 3. Markera den valda användaren samt bocka för vilka personer användaren ska kunna gruppregistrera åt. Detta gör du i listan till höger (Välj användare till grupp). Vill du ta bort en vald användare markerar du personen och trycker Delete. Observera att gruppregistrering inte låser ute användaren från inloggning i webklienten utan innebär enbart att annan/andra personer också kan registrera tid och avvikelser för användaren. Rubrikerna i de olika listorna ovan går att sortera på. Vill du t ex att användarna ska listas i bokstavsordning klickar du på rubriken Namn. Personer som har slutat visas i grått och med genomstruket streck. Dessa personer visas inte när du registrerar som ombud.
Produkt Version ida 13.4 19 (49) Behörighet/Register/Användare Under fliken Användare bestämmer du vilka som får registrera i webklienten. En bock för licensierad betyder att personen är licensierad och kan logga in i webklienten. Det är antalet licensierade användare som innefattas i aktiva användare, hur många aktiva användare du kan ha styrs av din licens. De som är administratörer och ska använda Integration Tool behöver ha bocken för Projekt Admin och/eller Lön Admin. Bockar du för Lön Admin kan administratören komma åt de löneadministrativa funktionerna i Integration Tool tex hantera attest- och behörighetsgrupper för Lön, hämta/skicka uppgifter från och till lön osv. Och bockar du för ProjektAdmin så kommer användaren åt motsvarande funktioner för projektdelen i Integration Tool, dvs hämta register från ekonomisystemet, skicka transaktioner till ekonomisystemet, attest- och behörighetsgrupper för projekt. Använder ni portalen Hogia Personal Business Manager som webbapplikation för inloggning sätts bock för Portal. Genom att klicka på kolumnrubriken blir alla i/ur bockade. Användare som loggar in via Portalen kan inte logga in direkt i Time & Project/Time & Attendance/Payslip. E-post adressen är den unika identiteten till användaren vid inloggning från Hogia Personal Business Manager och gör att användaren automatiskt kommer in i systemet när de loggar in via Hogia Personal Business Manager. Alla uppgifter rörande de anställda hämtas från löneprogrammet, medan lösenordet sätts med automatik till anställningsnumret då det inte finns lösenord på anställd i HogiaLön Plus. Har användaren glömt sitt lösenord kan du läsa det i
Produkt Version ida 13.4 20 (49) klartext genom att klicka i lösenordsrutan eller skriva dit ett nytt och delge henne/honom detta. Uppgiften om Avgångsdatum kommer från HogiaLön Plus i samband med import av anställdaregistret och datumet i kolumnen topp login styrs av hur många dagar efter avgångsdatum som användaren tillåts logga in i webklienten. Anställningen är aktiv så länge datumet i fältet topp login inte har passerats. Arkiv/Inställningar/fliken Inloggning Förekommer användaren i flera företag framgår detta av den nedre rutan där du också kan tilldela den anställde attestmöjligheter i andra företag. Har personen attesträttighet i annat företag finns han/hon tillgänglig i funktionen där du hanterar attestgrupper för detta företag. För att knyta medarbetare till attestanten öppnar du alltså aktuellt företag i Integration Tool. För mer information hur du kopplar attestanten till medarbetare, se avsnittet Verktyg/Behörighet/Grupper i denna handbok. En användare kan alltså vara attestant i ett företag men inte finnas som användare i detta företag. OB! Om en användare ska tidrapportera och/eller registrera avvikelser i flera företag måste användaren vara upplagd i anställdaregistret i dessa löneföretag. Tänk även på följande; Om samme användare importeras från två olika löneföretag och har olika anställningsnummer kommer det att skapas olika inloggningar i Hogia PBM Time eftersom inloggning sker med Namn och lösenord (=anställningsnummer). Om inloggning sker via Portalen och användarna har samma e-postadress kommer det att bli fel vid inloggningen eftersom dessa inte har samma anställningsnummer. Då Hogia PBM Time hittar två poster på samma användare tar programmet den första som hittas och användaren kommer bara in i ett företag i Time. För att undvika ovanstående inloggningsproblematik ska du alltid använda samma anställningsnummer, namn och e-postadress på personer som ska rapportera in tider och avvikelser i flera företag.
Produkt Version ida 13.4 21 (49) Behörighet/Register/chema Under cheman listas alla förekommande scheman som finns på de anställda och som har importerats från HogiaLön Plus. Typ 1=schema för Avvikande dagar och Typ 0=Arbetsschema. Har du många inaktuella scheman i HogiaLön Plus kan det vara en idé att rensa bort dessa innan du importerar scheman i Integration Tool. Markerar du ett schema så ser du vilka användare som är kopplade till schemat i matrisen under Användare. I exemplet ovan så är det 6 användare som är kopplade till schemat för Heltid. I ovanstående exempel är schema nr 9 markerat och fem personer är kopplade till detta schema. Användare med anstnr 70 visas i svart text pga att han inte är kopplad till något schema för avvikande dagar överhuvudtaget och användarna 13 och 66 är kopplade till det andra schemat för avvikande dagar (nr 1). Fasdatum=I HogiaLön motsvaras detta datum av Måndag i startvecka.
Produkt Version ida 13.4 22 (49) Behörighet/Grupper Under Grupper bygger du ihop register som ska vara tillgängliga för flera användare, t ex att vissa projekt, händelser*, kunder ska kunna användas för en grupp av användare. * Med händelser avses lönearter, avvikelsearter, uppdragsarter, omkostnader eller artiklar. Det finns fyra olika typer av grupper som vi beskriver mer detaljerat och med exempel på följande sidor. De olika grupperna är; Behörighetsgrupp lön Attestgrupp lön Behörighetsgrupp projekt Attestgrupp projekt Observera att spara görs automatiskt i samband med att du flyttar användare osv till Gruppinnehåll. Du kan skriva ut gruppinnehållet genom att klicka på knappen kriv ut. Vill du ta bort en grupp högerklickar du på den och väljer att Radera. Vill du byta namn på gruppen högerklickar du på den och väljer Byt namn. ökfunktionen är kopplad till Gruppinnehåll och kan användas för att söka på Namn eller Nummer. Genom att klicka på länken Namn kan du växla till Nummer för att söka på detta istället. Attestgrupper medarbetare som har slutat Personer som har slutat behöver ligga kvar i attestgrupper för att deras transaktioner ska ingå i webklientens rapporter. Finns man alltså kvar i en attestgrupp för lön så ingår personens lönehändelser i rapporterna och finns man kvar i en attestgrupp för projekt så visas personens registrerade tid- och kostnadsregistreringar. å länge en person ingår i en attestgrupp visas också personen i attestfliken i webklienten när man väljer att lista Alla medarbetare. Har du inget behov att ta ut rapporter där medarbetare som har slutat ingår kan du ta bort dessa personer från attestgruppen/-erna. Dessa personer visas då inte heller i attestfliken. Innan du tar bort någon från attestgruppen kan du kontrollera att personen inte har några oattesterade registreringar kvar i webklienten dessa måste attesteras innan du kan ta bort personen från attestgruppen. Under menyn Visa/Visa registreringar ser du medarbetarnas registreringar och vilken status dessa har. Tips! Genom att klicka på kolumnrubriken lutdatum kan du enkelt få de anställda som slutat att hamna överst i listan vilket underlättar när du ska ta bort dessa från attestgruppen. Behöver du av någon anledning lägga till dessa igen till attestgruppen måste du ta bort avgångsdatumet på personen ifråga under Verktyg/Behörighet/Register/Användare.
Produkt Version ida 13.4 23 (49) Exempel på Behörighetsgrupp lön I vårt exempel ska vi lägga upp två behörighetsgrupper. Den ena gruppen har inte rätt till övertidsersättning men alla andra avvikelser som förekommer i företaget ska vara tillgängliga i webklienten för personerna som ingår i gruppen. Den andra gruppen har rätt till övertidsersättning och ska alltså ha åtkomst till dessa avvikelser i webklienten. 1. För att skapa en grupp klickar du på knappen Ny grupp, i vårt exempel kallar vi gruppen Alla avvikelser utom övertid. Välj Behörighetsgrupp lön under Grupptyp.. 2. Genom att markera den nya gruppen kan du börja med att administrera/skapa innehållet för denna. I vårt exempel nedan markerar vi gruppen Alla avvikelser utom övertid. 3. Välj sedan vilka användare som ska ingå i gruppen. Detta gör du genom att flytta användare från rutan Valbart till grupp till rutan Gruppinnehåll. Du markerar aktuella personer genom att hålla nere Ctrl-tangenten samtidigt som du klickar på personerna. Klicka därefter på pilen som pekar åt höger. Du kan också dubbelklicka på dem för att flytta till/från. ka du välja bort någon som hamnat i gruppen markerar du personen i listan till höger (Gruppinnehåll) och klickar på pilen åt vänster. Vill du lägga till/ta bort alla personer klickar du på dubbelpilarna åt vänster respektive höger.
Produkt Version ida 13.4 24 (49) Dessa Användare ingår i vår nya behörighetsgrupp Alla avvikelser utom övertid ; 4. Klicka sedan på fliken Händelser och välj vilka avvikelser som användarna ska kunna registrera på i webklienten, i vårt exempel ska alla avvikelser utom övertid vara valbara för gruppens användare.
Produkt Version ida 13.4 25 (49) För de anställda som har rätt till övertidsersättning skapar vi en separat behörighetsgrupp för som vi kallar för Avvikelser för övertid. Gruppen är av typen Behörighetsgrupp lön. I vårt exempel ovan har sju personer rätt till övertidsersättning. Och dessa händelser för övertid är valbara i webklienten för de sju personerna som ingår i gruppen. Observera att samma användare kan finnas i flera grupper och får då behörighet till händelserna i alla grupper som användaren tillhör.
Produkt Version ida 13.4 26 (49) ka alla anställda ha tillgång till alla lönehändelser i webklienten? Då behöver du inte lägga upp flera grupper utan det räcker med en Behörighetsgrupp Lön där alla anställda och händelser (lönearter och avvikelser) ingår. I detta fall kan du även aktivera två automatiska behörighetsfunktioner som innebär att när nya lönearter och avvikelser tillkommer i HogiaLön Plus och dessa har importerats i Integration Tool så är händelserna tillgängliga för alla användare under Mina register i webklienten utan att du behöver lägga till dessa i behörighetsgruppen. Du aktiverar funktionerna under menyn Arkiv/Inställningar - fliken Attest/arbeta med/behörighet/logg genom att sätta en bock för alternativet ätt händelse till lönegrupp. Markerar du även alternativet ätt användare till lönegrupp så hamnar nytillkomna användare med automatik i behörighetshetsgruppen Lön och får tillgång till händelserna utan att du behöver lägga till dessa personer i behörighetsgruppen. Arkiv/Inställningar fliken Attest/arbeta med/behörighet/logg Användarval Markerar du nedanstående alternativ under Inställningar så betyder det att projekt, projekthändelser, kunder och lönehändelser flyttas automatisk och läggs till i de anställdas användarval under Inställningar/Mina register i webklienten så fort dessa har importerats till Integration Tool. Detta innebär att användaren direkt kan registrera på dessa lönehändelser, projekt osv i webklienten. OB! Inställningarna i behörighetshetsgruppen/-erna som användaren tillhör i Integration Tool är dock avgörande för vad användaren ska ha åtkomst till. Arkiv/Inställningar fliken Attest/arbeta med/behörighet/logg Om projekt, kunder och händelser inte sätts som förvalda av administratören kan användaren själv anpassa sina register i webklienten under fliken Inställningar och Mina Register. De projekt, kunder och händelser användaren själv valt är de som användaren sedan kan registrera sin tid på.
Produkt Version ida 13.4 27 (49) ätt användarval för alla Under Verktyg/Behörighet/Grupper kan du manuellt sätta användarval till hela gruppen genom att högerklicka på gruppen och välja ätt användarval föl alla. Observera att användarnas egna urval av lönehändelser kommer att skrivas över i webklienten under Inställningar/Mina register. Vad som skrivs över i användarens egna register beror på vilken behörighetsgrupp du markerar och väljer ätt användarval för alla.
Produkt Version ida 13.4 28 (49) Menyn Användarval Vill du manuellt ändra i användarvalet för enskilda personer eller se hur en användares egna val av register ser ut kan du göra det i menyn Användarval. På samma sätt som för en grupp flyttar du innehåll från Valbart till användare till Användarval för att användaren ska kunna registrera lönehändelser (avvikelsearter och lönearter), nedlagd tid på projekt (uppdragsarter), kunder samt händelser (omkostnader och artiklar). Du ser hela tiden resultatet av användarvalet beroende av hur du automatiskt, manuellt eller på användarnivå valt att sätta användarvalet.
Produkt Version ida 13.4 29 (49) Attestgrupp lön/attestgrupp projekt Attestgrupper för lön bygger du upp för att definiera vem som ska attestera vem. Du skapar en ny attestgrupp genom att klicka på knappen Ny grupp, namnsätt gruppen och ange vilken typ av grupp du skapar. Här är ett exempel på en attestgrupp för lön; Vi har byggt upp en Attestgrupp lön för Avdelning 1 där Ann Wisen är attestant och hon attesterar lönerna för sju personer, dessa framgår av rutan Gruppinnehåll. Kopiera en attestgrupp Är det samma chef/arbetsledare som ska attestera lönehändelser och tidsregistreringar rapporterade på olika projekt så ska attestgrupperna för lön och projekt vara identiska. Att kopiera en attestgrupp för lön till en attestgrupp för projekt är då det enklaste sättet att bygga upp attesträtten när du arbetar med båda funktionerna och det är samma attestant som ska attestera både lönehändelser och tidsregistreringar på projekt. Gör så här för att kopiera en attestgrupp: Höger klicka på attestgruppen för lön och kopiera denna - välj Kopiera till attesträtt projekt/lön.
Produkt Version ida 13.4 30 (49) Fyll i namnet på den nya attestgruppen och ange Grupptyp, klicka sedan OK. Nu har du alltså skapat två attestgrupper, en för lön och för projekt där Ann attesterar sina gruppmedlemmars löner och tidsregistreringar.
Produkt Version ida 13.4 31 (49) Exempel på Behörighetsgrupp projekt Du kan skapa grupper av användare, projekt, kunder och händelser för att olika användare endast ska kunna rapportera tid på de projekt, kunder och händelser som ingår i gruppen (gruppinnehållet). ka alla användare kunna arbeta med alla register behöver du endast en grupp där alla användare, projekt, kunder och händelser ingår i behörighetsgruppen. För att visa hela innehållet i gruppen klicka på Visa allt under Gruppinnehåll Visa register. Om alla användare ska kunna arbeta med alla register som hör till flikarna Tidsregistrering och Kostnader i webklienten och du alltså bara har en behörighetsgrupp för Projekt kan du under menyn Arkiv/Inställningar i fliken Attest/arbeta med/behörighet/logg markera nedanstående val. Nya användare, projekt, kunder och händelser kommer då automatiskt läggas till i Behörighetsgrupp Projekt i samband med att dessa register importeras i Integration Tool. Arkiv/Inställningar fliken Attest/arbeta med/behörighet/logg
Produkt Version ida 13.4 32 (49) Genom att du i Användarval också bockar för ätt projekt förvalda, ätt kunder förvalda och ätt projekthändelser förvalda till alla så kommer användaren direkt att kunna registrera på dessa projekt osv så fort de har importerats. OB! Inställningarna i behörighetshetsgruppen/-erna som användaren tillhör är dock avgörande för vad användaren ska ha åtkomst till. Arkiv/Inställningar fliken Attest/arbeta med/behörighet/logg
Produkt Version ida 13.4 33 (49) Registervård I registervården kan du ta bort gammalt data du inte vill ha kvar eller som felaktigt kommit dit. Du kan också byta status till vilken status du vill (preliminär, klar, attesterad, returnerad eller exporterad) på enskilda registreringar eller en större mängd på en vald period. Genom att klicka på en kolumnrubrik sorteras listan stigande eller genom att klicka igen fallande. Markera registreringar genom att klicka i dem en och en eller alla genom att klicka i den lilla fyrkantiga rutan till vänster om status. Du kan också använda funktionerna för att rensa dina register på gamla användare, inaktiva projekt, delprojekt, kunder eller händelser. Finns det registreringar kvar på dessa kan du givetvis inte ta bort dem så funktionen är i så fall beroende av den tidigare funktionen ta bort registreringar. chemalagda händelser I chemalagda händelser aktiverar du automatisk import och export när du automatiskt vill läsa in register från försystem. Du ställer också in med vilka tidsintervall, hur ofta eller exakt på vilken enskild dag i månaden, vilka veckodagar eller varje dag ett specifikt klockslag som du vill att den automatiska importen/exporten körs. Högst upp i bilden kan man se att den tjänst som funktionen använder är igång genom att den gröna lampan lyser i trafikljus ikonen. Lyser den rött kan denna startas om genom att klicka på knappen tarta om. Bilden kan därefter behöva uppdateras för att du direkt ska se att tjänsten åter startats. Genom att klicka på knappen Ny händelse får du upp en bild där du börjar ange vilken typ av funktion du vill schemalägga tex Import/export enligt nedan.
Produkt Version ida 13.4 34 (49) Genom att välja tex Användare under Import Lön och klicka på knappen Nästa tänds funktionen för att tidstyra hur ofta du vill att import/export körs. Klickar du därefter på knappen Nästa får du välja from när och tom när importen ska vara aktiv. Vid klick på knappen nästa kan du ange händelsens namn och därefter på knappen para för att aktivera import/export enligt det schema du just lagt upp.
Produkt Version ida 13.4 35 (49) Röd text: Grön text: Blå text: Ej aktiv, tjänsten har körts men gått fel. Den schemalagda händelsen kommer att försöka köras igen enligt Tid/Nästa. Aktiv och har körts med framgång. Datum för händelsen framgår av kolumnen enaste. Aktiv men har ännu inte körts någon gång. Tjänster Under menyn Verktyg/Tjänster kan du se att tjänsterna för att hantera schemalagda händelser samt inläsning av lönespecar i databasen är igång. Har de stannat så lyser ikonen med trafikljuset lyser rött. Du kan själv starta om tjänsterna under förutsättning att du har behörigheter för det (visas under Behörighet genom att knapparna för tarta/stoppa/tarta om är valbara i rutan). Efter en omstart, ett stopp och start av tjänst behöver bilden uppdateras för att ikonen med trafikljuset ska visa grönt, detta görs genom att klicka på knappen Uppdatera. Gult ljus indikerar att behörighet för att styra tjänst saknas, man kan dock se statusen på tjänsten under menyn Verktyg/Tjänster. Grönt ljus indikerar att tjänsten är startad och behörighet finns. Rött ljus indikerar att tjänst är stoppad och behörighet finns.
Produkt Version ida 13.4 36 (49)
Produkt Version ida 13.4 37 (49) Hämta Görs registerförändringar i HogiaLön Plus alternativt i Affärssystemet kan dessa hämtas in i Integration Tool med automatik via schemalagda händelser. Har du ingen schemalagd händelse för att importera eller om du vill hämta just nu så kan du göra det manuellt genom markera aktuellt Program i huvudmenyn och sedan välja menyn Verktyg och Hämta. Du kan också högerklicka på Löneprogram/Affärssystem i huvudmenyn och välj Hämta. Programmet känner då av vad som ändrats gällande personer och händelser och hämtar in förändringen. Du kan också göra urval på vad som ska hämtas (enskilda register) eller välja Hämta allt. Gör du urval på register får du välja vilka register i HogiaLön Plus som ska hämtas in.
Produkt Version ida 13.4 38 (49) Vilka uppgifter hämtas från registren i HogiaLön Plus? Anställdaregistret Användare PBM/Medarbetaren registrerar sina avvikelser och tid på webben Ovanstående markering gör att nödvändiga uppgifter om den aktuella personen exporteras till HR Admin och till Hogia PBM Time. Förutom denna markering behöver du fylla i nedanstående uppgifter i anställdaregistret för att personen ska kunna använda Hogias Portallösning och kunna tidrapportera i PBM; Anställningsnummer Namn Fullständig E-postadress Avgångsdatum (ifall personen slutar och inte längre ska åtkomst till PBM).
Produkt Version ida 13.4 39 (49) Löneartsregistret Visas i PA-Intranet/PBM Ovanstående markering gör att den aktuella lönearten exporteras till Integration Tool i samband med att löneartsregistret Hämtas. Om lönearten ska påverka schemavisningen i webklienten väljer du detta under Typ av tid (PBM). Följande löneartsuppgifter används sedan vid avvikelseregistrering i webklienten: löneartsnummer och löneartsnamn samt markerade val under Vid löneberedning registreras, se fliken Allmänt i Löneartsregistret.
Produkt Version ida 13.4 40 (49) Avvikelsearter Visas i PA-Intranet/PBM Ovanstående markering gör att den aktuella avvikelsearten exporteras till Integration Tool i samband med att registret Hämtas. Om avvikelsearten ska påverka schemavisningen i webklienten väljer du detta under Typ av tid (PBM). Markerade val (fält) under Vid registrering anges blir aktiva vid avvikelseregistrering i webklienten, om avvikelsen är av typen Frånvaro behöver dock inte klockslag (tid) anges vid avvikelseregistreringen. Om inte klockslag anges utgår programmet från att personen är frånvarande hela sin schemalagda tid för registrerat datum.
Produkt Version ida 13.4 41 (49) Hämta register från Affärssystemet (Hogia PBM Time & Project) Gör du urval på register får du välja vilka register i Affärssystemet som ska hämtas in och om du vill hämta allt (t ex hela kundregistret) eller endast en förekomst. Valet Endast en förekomst är tänkt att användas för att hämta ett specifikt projekt och/eller kund osv. Är det fråga om ett nyupplagt projekt och nytillkommen kund kan du alltså hämta in dessa uppgifter samtidigt vilket går avsevärt mycket fortare än att hämta hela projekt- och kundregistret. Du behöver bara känna till vilka nummer det specifika projektet och kunden har. Ange dessa i komboboxarna för Projekt och Kund. På motsvarande sätt kan du hämta ett befintligt projekt där t ex statusen har förändrats från pågående till avslutat eller dylikt. Projekt Följande uppgifter om projektet importeras och används i PBM Time & Project; Projektnummer Projektbenämning Kundnummer (om projektet är kopplat till en kund i ekonomisystemet) Projektets status Pågående, Avslutat Projektets start och slutdatum Delprojekt nummer (om delprojekt är kopplat till projektet i ekonomisystemet) Delprojektbenämning (om delprojekt är kopplat till projektet i ekonomisystemet) Registrering av projekt i webklienten Vid registreringen börjar du med att välja Projekt (ev delprojekt om så finns). Du kan mata in tider på alla pågående projekt som du har behörighet till. Avslutade projekt visas inte i tidrapporteringsfliken, dessa går inte att rapportera på. Däremot finns dessa kvar i systemet för att du ska kunna ta ut rapporter på projekt som avslutats.
Produkt Version ida 13.4 42 (49) Om du i samband med tidrapporteringen saknar ett projekt eller en händelse ska du kontrollera dina Inställningar Mina register och se till att projektet har förts över till den högra rutan Valda projekt. Finns projektet inte att välja i den vänstra rutan har administratören missat att ge dig behörighet till projektet ifråga. Kontroll på projektets start och slutdatum I fliken för tidregistrering är inmatningsfälten för timmar låsta på datum som ligger utanför projektets giltighetsdatum. Det samma gäller för fälten antal och á-pris i kostnadsfliken. Registrering av Kund För att undvika felaktigheter vid tidregistrering på projekt gäller följande; vid tidrapportering på projekt som saknar koppling till kund visas alla kunder som användaren har behörighet till och som är valda under Mina register (användarval). vid rapportering på Projekt som är kopplade till kund visas kunden med automatik under förutsättning att användaren har behörighet till kunden. I det här fallet tas ingen hänsyn till användarval. Om administratören har missat att ge användaren behörighet till kunden som är kopplad till projektet lämnas fältet för Kund tomt och registreringen går inte att spara. Administratören måste justera behörigheten innan tidrapportering kan göras.
Produkt Version ida 13.4 43 (49) kicka Attesterade händelser i webklienten hamnar i Integration Tool i väntan på att bli överförda. För att skicka markerar du först om det gäller transaktioner till Lönesystem/Affärssystem, sedan väljer du menyn Verktyg och kicka. Du kan också högerklicka på Lönesystem/Affärssystem och välja kicka i menyn som visas. I funktionen för att skicka kan du välja att kicka alla attesterade registreringar eller så väljer du vilka registreringar som ska skickas. Väljer du kicka alla skickas alla transaktioner som är attesterade oberoende av datumurval. Väljer du istället det senare valet ser du vilka registreringar som finns inom det datumurval som gjorts och du kan sedan markera (bocka för) vilka registreringar som ska överföras till HogiaLön Plus. Du kan också använda dig av filtreringsfunktionen som finns till varje förekommande kolumnrubrik för att göra ett ännu mer specifikt urval av registreringar. Bilden på nästa sida illustrerar den smidiga filter funktion. I samband med att du väljer ut registreringar som ska skickas till HogiaLön Plus kan du använda dig av urvalet på Kategorier, under förutsättning att du har delat in de anställda i Kategorier. I avsnittet som heter Behörighet/Register/Kategorier kan du läsa mer om hur du knyter medarbetarna till en kategori.
Produkt Version ida 13.4 44 (49) När du väljer Välj registreringar att skicka kan du också få ditt urval utskriven på en rapport genom att klicka på knappen Visa rapport. OB! Knapparna kicka valda registreringar och Visa rapport kan du använda först efter du gjort urval på vilka transaktioner du vill skicka. Vill du skicka alla enligt ditt urval kan du göra det genom att klicka i den fyrkantiga rutan högst upp till vänster i bilden, precis till vänster om kolumnen Regdatum. Du kan också välja att aktivera en automatisk export genom schemalagda händelser i menyn Verktyg. Då behöver du inte skicka varje gång utan schemalagda händelser kommer göra det automatiskt för dig. Läs mer om detta under avsnittet Verktyg/chemalagda händelser. Visa rapport Rapporten kan du välja att skriva ut och/eller välja att spara som pdf-, rtf- eller xlsfil för att sedan öppna och arbeta med underlaget i t ex Excel eller Word. Vill du sortera rapporten kan du göra det på namn eller anställningsnummer samt om du vill ha den sorterad i stigande eller fallande ordning. I menyn ortera väljer du hur du vill ha sorteringen. kicka Personuppgifter till HogiaLön Plus Har någon användare ändrat sina Personuppgifter i webklienten får du över dessa ändringar till löneprogrammet genom att välja Personuppgifter under Visa, markera ändringarna och klicka sedan på knappen kicka valda registreringar. Integration Tool skapar en fil med personuppgifterna som du importerar i HogiaLön Plus via menyn Arkiv/Import/Anställda. Var filen sparas ser du i Integration Tool under Arkiv/Inställningar, fliken ökvägar/servrar. Filen hamnar i en undermapp som heter Anst.
Produkt Version ida 13.4 45 (49) Tips! Om du använder Personal Business Manager (Portalen) är det bättre att låta medarbetarna ändra sina personliga uppgifter i Portalen under Mina uppgifter. Dessa överförs direkt till HogiaLön Plus och Personal och du slipper ovanstående förfarande med filinläsning. Hjälp Licensnyckel Fr o m version 12.2 införs ett nytt licensförfarande i PBM Time som innebär att licensnyckeln hämtas och läses in direkt i programmet med hjälp av Internet uppkoppling. OB! I samband med att du uppgraderar ditt program till version 12.2 behöver du hämta en ny licensnyckel för att programmet ska fungera. Innan du hämtar licensnyckeln behöver du ta reda på vilket licensnummer ni har, detta hittar du på Kundtorget under Mina uppgifter. Logga in på http://www.kundtorg.hogia.se Licensieringen görs i samband med att databaserna uppgraderas i Database Connector och licensnyckeln hämtas i samband med detta. Du som är löneadministratör kan däremot behöva förnya licensnyckeln om du utökar produkten med någon modul, t ex språkstöd. Licensnyckeln behöver också förnyas i samband med att licensen håller på att förfalla. Fr o m version 12.2 kan licensnyckeln förnyas via Integration Tool. å här går det till: Förnya licensnyckeln När licensen håller på att förfalla får du meddelande om det när du öppnar Integration Tool. Meddelande börjar visas 10 dagar innan licensen förfaller. När sista förnyelsedatumet för licensen har passerats så låser sig hämta och skicka funktionen i Integration Tool. Förnyelsedatumet framgår av informationsrutan som visas under menyn Hjälp/Om Hogia PBM i Integration Tool. För att förnya licensnyckeln eller för att licensiera en ny modul till programmet går du till menyn Hjälp i Integration Tool, välj menyalternativet Licensnyckel och klicka på knappen Förnya i fönstret som visas. OB! När du förnyar licensnyckeln måste datorn du licensierar ifrån ha format venska under Nationella inställningar och språkinställningar för att licensieringen ska bli korrekt.
Produkt Version ida 13.4 46 (49) Är du bara intresserad av att se innehållet i er programlicens framgår detta av licensnyckelinformationen (bilden ovan). Hur hämtar jag licensnyckeln om internetuppkoppling saknas? aknar du internetuppkoppling kan registrering göras via E-post eller Fax. När du startar Integration Tool och nedanstående meddelande visas klicka på OK-knappen.
Produkt Version ida 13.4 47 (49) Klicka på Hämta licens när bilden ovan visas.
Produkt Version ida 13.4 48 (49) 1. Fyll i formuläret som visas i bilden ovan och klicka sedan på knappen Registrera.
Produkt Version ida 13.4 49 (49) 2. Kontrollera att dina uppgifter stämmer när denna bild visas och klicka sedan på knappen E-post, dina uppgifter skickas då med e-post till Hogia. Du kommer att få ett mail i retur från Hogia som innehåller en bifogad licensfil som skall importeras i Integration Tool. Gör på följande sätt för att läsa in licensfilen: 1. tarta och logga in Integration Tool, klicka OK på meddelandet som säger att licensnyckel saknas. 2. I fönstret som heter Licensnyckel klickar du på knappen Hämta licens. 3. Klicka sedan på knappen Registrera. 4. I fönstret som heter Registrera produkt klickar på knappen Importera licens. Ange sedan var du sparade filen från Hogia, peka ut filen och klicka sedan på knappen Öppna. 5. Nu har dina licensuppgifter lästs in och framgår av fönstret Licensnyckel. Klicka på knappen OK. Klart! Handbok Här finns handboken till Integration Tool i PDF format. Användarhandboken till webklienten finns i webklienten under fliken Hjälp.