UPPFÖLJNINGSPROJEKTET INOM SVERIGE DET NYA MATLANDET

UPPFÖLJNINGSPROJEKTET INOM SVERIGE DET NYA MATLANDET Verifiering och uppföljning inom livsmedelsområdet Miljöstyrningsrådet februari 2014 Utredare: Jennie Krook

Förord Denna rapport har tagits fram på Miljöstyrningsrådet i samarbete med expertgrupper för att underlätta den offentliga upphandlingen av livsmedel. Rapporten är tänkt att fungera som ett stöd för att öka förståelsen för svårigheterna och komplexiteten i livsmedlesupphandlingar. Den syftar även till att underlätta det interna uppföljningsarbetet i offentlig sektor. Rapporten finns numera på Konkurrensverket eftersom Miljöstyrningsrådets verksamhet har flyttats över till Konkurrensverket sedan den 1 juli 2014. Stockholm Februari 2015

Innehåll 1 Hållbar upphandling... 7 2 Bakgrund... 8 3 Syfte och mål... 9 4 Arbetssätt... 10 5 Avgränsningar och resultat... 11 6 Upphandlingsprocessen... 12 6.1 Förstudie/Analys... 12 6.2 Definiera behov... 12 6.3 Marknadsanalys... 12 6.4 Utforma förfrågningsunderlag och kravspecifikation... 12 6.4.1 Identifiera vad som ska följas upp... 13 6.4.2 Välj uppföljningstyp... 13 6.4.3 Ta fram preliminär uppföljningsplan... 14 6.5 Kvalificera leverantörer och utvärdera anbud... 14 6.6 Verifiering att anbud uppfyller ställda krav... 15 6.7 Tilldelningsbeslut... 15 6.8 Teckna kontrakt... 15 6.9 Fastställa uppföljningsplan... 15 6.10 Genomföra uppföljning... 16 7 Verifikat och tekniska lösningar... 17 7.1 Tekniska lösningar... 17 7.2 Verifikat... 18 8 Uppföljningsportalen... 20 9 E-handel... 22 9.1 E-handel... 22 10 Fortsatt arbete... 23 Bilaga 1 Arbetssätt... 24 Bilaga 2 Upphandlingsprocessen... 25 Bilaga 3 Checklista 1 Förstudie kost- och livsmedelspolicy... 26 Bilaga 4 Checklista 2- Behovsanalys... 27 Bilaga 5 Checklista 3 - Marknadsanalys... 28 Bilaga 6 Checklista 4 - Förfrågningsunderlaget... 29

Bilaga 7 Exempel på förfrågningsunderlag från SKL... 33 1 Allmän information... 36 1.1 Syfte och mål... 36 1.2 Volym... 36 1.3 Avtalstid... 36 2 Upphandlingsföreskrifter... 37 2.1 Upphandlingsform... 37 2.2 Frågor... 37 2.3 Anbudets form och innehåll... 38 2.4 Ombud under upphandlingen... 38 2.5 Anbudets giltighetstid... 38 2.6 Sekretess... 38 2.7 Information om tilldelningsbeslut... 39 2.8 Avtalsförutsättning... 39 3 Krav på uppdraget... 39 3.2 Priser... 40 3.4. Avrop/Beställning... 40 3.5. Leveransplan... 40 3.6 Märkning av leverans... 40 3.7 Uppföljningsmöten... 40 3.8 Leveranssätt... 40 3.9 Fel i vara... 40 3.10 Försenad leverans... 40 3.11 Reklamation... 41 3.12 Ersättningsvara... 41 3.13 Statistik... 41 4. Krav på produkter... 41 5. Leverantörskvalificering... 41 5.1 Begränsad kontroll... 41 5.2 Uteslutning... 41 5.3 Leverantörens ekonomiska ställning... 41 5.4 Uppgifter från myndighet... 42 5.5 Leverantörens tekniska och yrkesmässiga kapacitet... 42 6 Anbudsutvärdering... 42 6.1 Utvärderingsgrund... 42 6.2 Utvärderingsmodell... 42 7. Särskilda villkor... 43 7.1 Skatter och sociala avgifter... 43

7.2 Elektronisk handel, e-fakturering... 43 7.3 Lag och kollektivavtal... 43 7.4 Transporter och förpackningar... 43 Bilaga 8 Separat bifogad excelfil... 44 Bilaga 9 Välj uppföljningstyp... 45 Bilaga 10 Checklista 5 Uppföljning... 48 Bilaga 11 Checklista 6 Utvärdering av anbud... 49 Bilaga 12 Checklista 7 verifiering av anbud... 50

7 1 Hållbar upphandling Miljöstyrningsrådet är Sveriges expertorgan inom miljöanpassad offentlig upphandling. Inom ramen för Lantbruksdepartementets livsmedelsstrategi och Regeringens matlandetvison arbetar Miljöstyrningsrådet specifikt med att höja kunskapen om livsmedelsupphandling och därmed hjälpa kommuner och landsting att ställa relevanta miljökrav på den mat de upphandlar. Under 2012 har Miljöstyrningsrådet tillsammans med beställare, leverantörer och producenter arbetat för att sammanställa de viktigaste frågeställningarna av verifiering och uppföljning inom livsmedelsupphandling och lämna förslag på förbättringar på dessa som ger stöd åt aktörerna. Projektet, som benämns Uppföljningsprojektet och presenteras i nedanstående rapport går utöver Miljöstyrningsrådets ordinarie uppdrag som innebär att arbeta fram hållbarhetskriterier för att användas vid offentlig upphandling. Uppföljningsprojektet är även en del inom Regeringens vision Sverige det nya matlandet. Inom visionen spelar måltiden i den offentliga sektorn en central roll. Maten som serveras till barn, äldre och sjuka ska säkerställa kvalitet och matglädje i en miljö som är tilltalande. Ett ytterligare viktigt mål inom Sverige- det nya matlandet är att öka förutsättningarna för små och medelstora företag att lägga anbud i offentlig upphandling och säkerställa att det konkurrerar på villkor som är likvärdiga med kollegorna i resten av Europa.

8 2 Bakgrund Det finns i många fall klara önskemål från politiker och kommuninvånare att ta större miljöhänsyn i samband med livsmedelsupphandlingar. Att de måltider som dagligen serveras inom skol- och äldreomsorgen ska innehålla mer lokalproducerad och ekologisk mat, att de producenter och leverantörer som levererar kött och mejeriprodukter kan visa att de har en god djurhållning och att matsedlar anpassas efter hur mycket klimatpåverkan produktionen av maten på tallriken orsakat, har blivit en alltmer viktig samhällsfråga. Många kommuner väljer att i egenskap av beställare och upphandlade myndigheter att använda sig av Miljöstyrningsrådets kriterier i sina upphandlingar. Det finns en osäkerhet över hur de krav som ställs ska verifieras och kontrolleras i praktiken. Denna osäkerhet äventyrar samarbetet och affärsrelationerna mellan leverantörer och grossister vilket tyvärr leder till att alltför många upphandlingar har prövats rättsligt. I Miljöstyrningsrådets Uppföljningsprojekt sker en nära samverkan mellan beställare, leverantörer och producenter, som gemensamt sammanställt de vanligaste problemställningar som aktörerna inom offentlig livsmedelsupphandling idag upplever. Dessa mynnar ut i att: Många beställare inte vet hur de ska följa upp och kontrollera de miljökrav som de ställer. De upplever att det är svårt att få in korrekta bevismedel från sina leverantörer medan flera leverantörer i sin tur upplever det som svårt att få tillgång till den informationen som beställaren begär från sina producenter. Det finns inte en samsyn på vilken typ av bevismedel och verifikat som egentligen kan vara användbara och hur de ska presenteras. Många leverantörer som deltar i offentlig livsmedelsupphandling är osäkra på utvärderingen av deras anbud sker på rättvist sätt eftersom många beställare har begränsade möjligheter att följa upp att de krav de ställer uppfylls. För att säkerställa att vinnande anbud uppfyller ställda krav har på senare tid flera upphandlingar prövas rättsligt vilket är en tidskrävande och dyr process för alla inblandade parter. Det finns inte alltid en samsyn mellan beställare och leverantörer på vad en avvikelse innebär vad avser de leveranser som sker mot bakgrund av avtalade villkor. Frågor kvarstår hur en avvikelse definieras, hur den behandlas och hanteras i praktiken samt hur den ska redovisas och följas upp.

9 3 Syfte och mål Uppföljningsprojektet syftar till att sammanställa de viktigaste frågeställningarna av verifiering och uppföljning inom livsmedelsområdet och lämna förslag på förbättringar som ger stöd åt aktörerna. Uppföljningsprojektet är även att sätt att säkerställa att de förslag till upphandlingskriterier Miljöstyrningsrådet arbetar fram tillsammans med expertgrupperna i realiteten fungerar bättre för alla aktörer som berörs av dem eller använder dem. Genom att arbeta ihop med upphandlande myndigheter/beställare, leverantörer och producenter har Miljöstyrningsrådet som mål att gemensamt med relevanta aktörer uppnå följande: Effektivisera upphandlingsprocessen för beställare och leverantörer med branschsamkunskap kring processerna och de avtal som formas. Minskad risk för överprövning vid användande av kriterier för till exempel djurskydd inom ramen för den offentliga upphandlingen. Ökad möjlighet till likabehandling av leverantörer genom bättre underbyggda beslut vid tilldelning av kontakt. Ökad avtalstrohet genom tydligare koppling mellan upphandlade artiklar och beställning av desamma. Hitta lösningar som gör det möjligt att efterfråga miljövänliga produkter till en rimlig arbetsinsats för upphandlande myndigheter och leverantörer.

10 4 Arbetssätt För att hitta gemensamma svar och lösningar på ovanstående problemställningar höll Miljöstyrningsrådet under hösten 2012 fyra stycken arbetsmöten med beställare, leverantörer och producenter. Varje arbetsmöte inleddes med presentationer av inbjudna föreläsare och följdes sedan upp med diskussioner och workshops för att information och nya infallvinklar skulle tas tillvara. En mer detaljerad beskrivning av arbetsmötena presenteras i Bilaga 1. Efter arbetsmötena gick förslagen ut på en remissrunda i form av en delrapport för synpunkter. Under 2013 anordade Miljöstyrningsrådet ytterligare tre informationsmöten för att ta in synpunkter och slutligen presentera resultatet av arbetet. En mer detaljerad beskrivning av arbetsmötena presenteras i Bilaga 1.

11 5 Avgränsningar och resultat Miljöstyrningsrådet har valt att arbeta i workshopformat och informationsmöten. Fokus har varit att tillsammans med beställare, leverantörer och producenter försöka nå en samsyn för hur en fungerande uppföljning bör gå till. De frågeställningar som bedömts som mest angelägna att i dagsläget nå en samsyn kring har också blivit de områden där konkreta lösningsförslag arbetats fram. En gemensam manual för upphandlingsprocessen av livsmedel med tillhörande checklistor och ett exempel för ett Förfrågningsunderlag som utarbetats tillsammans med Sveriges kommuner och landsting (SKL) presenteras i kapitel 7. Manualen vänder sig i första hand till upphandlande myndigheter men en checklista vänder sig även till leverantörer och producenter. Genom att samla in synpunkter och ytterligare förslag på manualens, checklistorna och Förfrågningsunderlaget avsåg Miljöstyrningsrådet arbeta fram en manual som är väl förankrad och ett stöd i arbetet vid livsmedelsupphandlingar för upphandlande myndigheter. I kapitel 8 presenteras ett konkret förslag över hur den branschgemensamma databasen DABAS har vidareutvecklats och gjort det möjligt för alla grossister och producenter att samla verifikat och bevismedel för de kriterier och miljö krav de uppfyller på ett gemensamt ställe. Detta kommer underlätta både uppföljningsarbetet och marknadsanalyser för upphandlande myndigheter samt underlätta dialogen aktörer emellan. En mall för hur en leverantörsförsäkran för de som uppfyller Miljöstyrningsrådets kriterier bör se ut. Dokumentet som är avstämt och förankrat med en stor del av de leverantörer som idag lämnar anbud i svenska livsmedelsupphandlingar är främst tänkt att användas i livsmedelsdatabasen Dabas men går även att använda som hjälp vid verifiering av anbud och vid uppföljningsarbete. Under arbetets gång har det även framkommit andra aspekter som skulle kunna underlätta de frågeställningar som redogörs för i kapitel 2. Därför innehåller rapporten även en kortare presentation över vad e-handel och Miljöstyrningsrådets uppföljningsportal kan tillföra uppföljningsarbetet och en kort beskrivning över tre åtgärder som kan underlätta för mindre producenter att komma in på marknaden. Detta kapitel är med som information men innehåller inga lösningsförslag och har inte arbetats vidare med i Uppföljningsprojektet under 2013.

12 6 Upphandlingsprocessen Upphandlingsprocessen som illustreras i bilaga 2 med nedanstående förklarande text är hämtad från Upphandlingsstödets vägledning Kontraktsuppföljningsäkerställ goda affärer genom att följa upp. Bilden och texten har på vissa ställen förtydligats för att kompletteras med information som kan vara till hjälp vid upphandlingar inom livsmedelssektorn. En del av momenten kompletteras även med checklistor för upphandlande myndighet/beställare och i bilaga 11 checklista 8, Leverantör finns tips för de leverantörer som vill lämna anbud i livsmedelsupphandlingar. 6.1 Förstudie/Analys För att öka förutsättningarna för att ställa effektiva miljökrav på livsmedel rekommenderas en förstudie/analys. Förslag över hur upphandlande myndighet/beställare går tillväga finns i bilaga 3, Checklista 1- Förstudie kost och livsmedelspolicy. 6.2 Definiera behov En livsmedelsupphandling kan i många fall ta upp emot ett år. Gör en detaljerad tidplan och bestäm från början hur mycket tid som ska läggas på förstudien, upphandlingen och uppföljningsaktiviteter. Bjud in till dialog genom ett behovsmöte tillsammans med kostchefer, upphandlare, politiker, leverantörer och producenter för att diskutera politiska mål och tillsammans få en bild av vad som är genomförbart. Ta med utvärderingar och resultat från tidigare uppföljningar. Förslag över hur upphandlande myndighet/beställare går tillväga vid en behovsanalys finns i bilaga 4, Checklista 2- Behovsanalys. 6.3 Marknadsanalys Upphandlingsprocessen fungerar bättre om det finns god kunskap om marknaden och marknadens aktörer. Förslag över hur upphandlande myndighet/beställare går tillväga vid en marknadsanalys finns i bilaga 5, Checklista 3- Marknadsanalys. 6.4 Utforma förfrågningsunderlag och kravspecifikation Ställ en tydlig och relevant artikelspecifikation, som följer egna behov och vad marknaden kan erbjuda. Ange förfrågningsunderlagets indelning i varugrupper och/eller geografiskt område. Fler varugrupper och mindre geografiska områden kan ge större utrymme för mindre leverantörer och producenter att leverera.

13 Ställ bara krav som går att följa upp och var tydlig med hur produkterna utvärderas i förhållande till priset. Definiera vad en avvikelse är i förfrågningsunderlagets avtalsförslag och vem som ska stå för uppkomna merkostnader i samband med dessa avvikelser. Genom att förlänga avtalsspärren till exempelvis 20 dagar istället för 10 dagar ges leverantörer en större möjlighet till att reda ut eventuella frågetecken kring tilldelningsbeslutet utan att behöva gå till domstol. Förslag till checklista för upphandlande myndighet/beställare vid utformning av Förfrågningsunderlaget finns i bilaga 6, Checklista 4 - Förfrågningsunderlag. Ett exempel på Förfrågningsunderlag och tillhörande avtal som utformats av Sveriges Kommuner och Landsting bifogas också som bilaga 7 och en checklista för leverantörer som svarar på anbudet följer med som bilaga 8. 6.4.1 Identifiera vad som ska följas upp Hur ett kontrakt ska följas upp växer fram i takt med att kraven på upphandlingsobjektet definieras. Parallellt med att kraven utformas och formuleras bör man alltså tänka på hur de ska följas upp. Olika krav innebär olika typer av uppföljning beroende på om det till exempel ska göras en uppföljning av leverantörer, av volym och pris eller uppföljning av kvalitets eller miljökrav. Det är viktigt att uppföljningsplanen bygger på parametrar och krav som har definierats i förfrågningsunderlaget. Det är också viktigt att inte begära in onödig statistik eller rapportering från leverantören utan all information som begärs in ska kunna spåras till krav eller villkor som bedöms som viktiga att följa upp. Redan här kan det bli nödvändigt att ibland göra avvägningar mellan önskemål att ställa krav och möjlighet att sedan kunna följa upp dem. Det är även viktigt att beställaren tar ställning till hur olika typ av avvikelser ska hanteras. Exempel på avvikelser som blir kritiska för kommuner är försenad leverans, uteblivna varor, varor med för kort datum, ändrad leverans utan meddelande i förväg och inte överenskomna ersättningsvaror. 6.4.2 Välj uppföljningstyp I samband med identifiering av vad som ska följas upp behövs också identifieras hur omfattande uppföljningen behöver vara. Genom att på ett tidigt stadium sätta upphandlingskontraktets betydelse i relation till vilken risk och påverkan samt vilken volym och värde det utgör i beställarens verksamhet går det att få en grov uppfattning om hur uppföljningen kan göras. För långa kontrakt och mer komplexa varor och tjänster krävs normalt mer uppföljning än för korta kontrakt och enklare varor och tjänster. Kontrakt med många återkommande leveranser kräver en annan

14 typ av uppföljning än kontrakt med en eller ett fåtal större leveranser. Utmaningen ligger i att hitta rätt nivå så att rätt saker följs upp. Många av kraven kontrolleras i samband med prövningen av anbuden och man bör tidigt kunna ta ställning till hur kontrollerna i den senare kontraktsuppföljningen ska göras. Om en leverantör efter en tid dragit på sig många reklamationer kanske det blir aktuellt att intensifiera uppföljningen eller genomföra en revision. En annan leverantör kanske har ett bra kvalitetsledningssystem och man kan fokusera på utveckling och förbättring av produkterna och tjänsterna i stället för en regelrätt uppföljning. Uteblivna eller felaktiga leveranser i kontraktet kan orsaka risker eller påverkan i leverantörens verksamhet. Det kan röra sig om sämre service och säkerhet för medborgare, ekonomiska konsekvenser för myndigheten, sämre arbetsmiljö, negativ miljöpåverkan, social påverkan eller annan negativ påverkan. Här kan även inräknas risk för att få dålig publicitet i media. För att hitta en rimlig omfattning och ambitionsnivå för uppföljningen kan man placera in upphandlingskontraktet i olika uppföljningstyper. Det finns beskrivet i bilaga 9. 6.4.3 Ta fram preliminär uppföljningsplan Parallellt med att förfrågningsunderlag och kravspecifikation för upphandlingsobjektet tas fram kan man utforma en preliminär uppföljningsplan. Den preliminära uppföljningsplanen bör kunna svara på vad som ska följas upp och hur det ska följas upp. Ytterligare exempel på vad en uppföljningsplan bör innehålla finns i bilaga 10, Checklista 5-Uppföljning. Miljöstyrningsrådet har även tagit fram en mall för leverantörsförsäkran för livsmedelskriterier där det går att fylla i vilken typ av verifikat och bevismedel som finns tillgängliga för upphandlande myndighet. Detta för att underlätta uppföljning och verifieringsarbete för upphandlande myndigheter men också för att öka transparensen i livsmedelsbranschen. För att hämta leverantörstörsförsäkran och manual hur den används, se http://www.msr.se/sv/uppdrag/livsmedel/upphandla-livsmedel/leverantor/uppfoljning/ * * Leverantörsförsäkran finns numera på http://www.konkurrensverket.se/upphandling/aktuellateman/livsmedel/upphandla-livsmedel/leverantor/uppfoljning-och-verifiering/ 6.5 Kvalificera leverantörer och utvärdera anbud Kvalificeringen är den första delen av utvärderingen och kvalificerar de leverantörer som lämnat anbud och som uppfyller de formella kraven i

15 Förfrågningsunderlaget. Närmare beskrivning av ur kvalificeringen går till finns i bilaga 11, Checklista 6- Utvärdering av anbud. 6.6 Verifiering att anbud uppfyller ställda krav Innan tilldelningsbeslut är det viktigt att kontrollera att anbuden uppfyller de krav som ställts i Förfrågningsunderlaget. Tilldelningsbeslut till leverantörer som inte uppfyller ställda krav kan leda till att anbuden prövas rättsligt och i längden till minskad tillit mellan beställare och leverantörer. Checklista för verifiering av anbud finns som bilaga 12, Checklista 7, verifiering av anbud. 6.7 Tilldelningsbeslut Bjud in den utvalda leverantören till ett möte i samband med tilldelningsbeslutet för att gå igenom vilka förväntningar som finns på varandra och för att gå igenom hur samarbetet bäst utformas. Avtalet är grunden för samarbete och båda parter är oftast måna om att få en bra affär. Låt det bli en utgångspunkt och jobba mot att det finns en samsyn för hur avvikelser ska hanteras och eventuellt kompenseras. Går det att gemensamt komma överens om hur avvikelser bör hanteras genom att till exempel komma överens om en lista med godkända ersättningsvaror? 6.8 Teckna kontrakt För att säkerställa att leverantörer och beställare hjälps åt med uppföljningen kan det vara en god idé att lägga in följande text i kontraktet: Leverantören skall vara behjälplig vid eventuell inspektion eller annan kontrollåtgärd för att beställaren skall kunna säkerställa att samtliga krav i upphandlingen uppfylls. Detta bestäms i samråd med beställare och leverantör vid fastställande av uppföljningsplanen. 6.9 Fastställa uppföljningsplan När ett kontrakt har tecknats med vald leverantör (eller valda leverantörer) fastställs uppföljningsplanen. Dokumentera fel och brister vid leveranser och använd dokumentationen i uppföljningsarbetet. Ersättningsvaror ska alltid hålla minst samma kvalitet som de avtalade varorna och detta ska vara enkelt att verifiera. För att kunna föra en konstruktiv dialog med leverantören är det viktigt att eventuella avvikelser i leveransen dokumenteras och kommuniceras så snabbt osm möjligt till leverantören.

16 6.10 Genomföra uppföljning Själva genomförandet av uppföljningen kan ses som en egen delprocess i uppföljningsprocessen. Den är en delprocess som pågår under hela kontraktsperioden i enlighet med den fastställda uppföljningsplanen.

17 7 Verifikat och tekniska lösningar 7.1 Tekniska lösningar DABAS (www.delfi.se/tjanster/dabas) är en branschneutral produktdatabas som innehåller information om de livsmedelsprodukter som finns tillgängliga på den svenska livsmedelsmarknaden. Bland annat innehåller databasen information om tillverkare, ingrediensförteckning, näringsvärden, förekomst av speciella överkänslighetsämnen, uppgifter om förpackningar och förvaringsanvisningar. Att få tillgång till användainformation från DABAS är gratis, systemet finansieras av uppgiftslämnarna och flera av de kostplaneringsprogram som används i flera kommuner som Basera, AIVO och Mashie hämtar även de en del sin information från DABAS. DABAS har under 2013 utvecklats ytterligare för att kunna användas som ett informationsnav och bli en del av lösningen för verifiering och uppföljning. DABAS kompletteras med Upphandlingskrav: Generella krav MSR:s kravkriterier Dabas Leverantör/producent Ansvarar för att info= MSR kriterier är korrekt Kan på begäran styrka krav med producentintyg etc. Ställer systematiskt krav på underleverantör/producent Miljö Socialt ansvar Uppförandekod Djuromsorg Kommun Behov FFU Prod specifikation Produkt 1 xxxxx MSR krav 1 MSR krav 2 Bindande avtal Kontroll/revision Grossist/producent Anbud Position 1 Position 2 Position 3 Ställer systematisk krav med bindande avtal på underleverantör/produ cent Miljö Socialt ansvar Uppförandekod Djuromsorg Från och med oktober 2013 är det möjligt att fylla i på artikelnivå vilka av Miljöstyrningsrådets gemensamma djurskyddskrav som uppfylls. Det finns även möjlighet att bifoga verifikatsfiler där Miljöstyrningsrådets leverantörsförsäkran

18 (exempel bifogas) rekommenderas. Förhoppingen är att utöka med fler kriterier under 2014. Det är leverantörernas och producenternas ansvar att lägga till bevismedel som styrker att kraven uppfylls. Genom att certifikaten läggs på samma ställe och görs lättåtkomliga för alla blir det lättare för beställaren att få fram den informationen som krävs för att säkerställa att ställda krav uppfylls och alla har tillgång till samma typ av information vilket underlättar dialogen aktörer emellan och ökar transparensen i livsmedelsbranschen. T.ex.: Leverantörsförsäkran, Producentintyg Certifikat 7.2 Verifikat För att säkerställa att alla leverantörer behandlas lika och att kontraktet tilldelas rätt leverantörer ska de varor och tjänster som offereras uppfylla samtliga krav som ställs. Men upphandlande myndighet/beställaren är inte skyldig att genom verifiering kontrollera att samtliga krav uppfylls för samtliga produkter. Detta skulle därtill vara en mycket resurskrävande process för både köpare och säljare: Varken i LOU, i dess förarbeten eller i rättspraxis finns stöd för att en upphandlande myndighet skulle vara skyldig att kontrollera om uppgifterna som lämnats i ett anbud avseende de krav som ställs på det upphandlande föremålet är riktiga. Enligt kammarrättens mening kan en sådan kontrollskyldighet i vart fall inte sträcka sig längre än att den

19 upphandlande myndigheten jämför uppgifterna i anbudet med de obligatoriska krav som angetts i förfrågningsunderlaget (jfr Kammarrätten i Jönköpings dom den 10 juni 2011 i mål nr 981-11 och Kammarrätten i Göteborgs dom den 15 juli 2011 i mål nr 6417-6422- 10). (Kammarrätten i Jönköping: Dom 2011-09-27, mål 1472-1474-11) Enligt upphandlingsdirektivet för offentlig upphandling anges att den upphandlande myndigheten, till exempel en kommun eller ett landsting, inte på förhand kan bestämma vilken typ av verifikat som kommer att accepteras. Anbudsgivaren har till uppgift att inkomma med lämpligt verifikat som verifierar att kravet är uppfyllt och upphandlaren har till uppgift att bedöma om bevismedlet verifierar kravet. För att visa att en lösning är likvärdig bör anbudsgivarna få använda alla former av bevis (Direktiv 2004/18/EG, beaktandesats 29)

20 8 Uppföljningsportalen Allt fler upphandlande myndigheter ställer miljö- och sociala krav och Uppföljningsportalen har utvecklats för att underlätta avtalsuppföljning. Uppföljningsportalen är ett enkelt, kostnadseffektivt och användarvänligt verktyg för att underlätta för upphandlare att följa upp sociala krav i leverantörsled. Det är ett verktyg för leverantörer att vid avtalsuppföljning redovisa sina sociala och miljömässiga åtaganden. Uppföljningsportalen ett webbaserat avtalsuppföljningsverktyg. De upphandlande myndigheter och leverantörer som använder uppföljningsportalen får en särskild inloggning för att kunna lägga in i förväg specificerad avtalsinformation. Den information som läggs in i databasen, t.ex. resultat av revisioner på plats, är inte publikt tillgänglig utan endast för avtalsparterna. För vissa allmänna ändamål och sammanställningar av generellt intresse ska informationen dock kunna användas, men då är den avidentifierad avseende vilka leverantörer som informationen avser. I korthet fungerar Uppföljningsportalen så att: Efter det att upphandlande myndigheter slutit avtal registreras detta i Uppföljningsportalen avseende allmänna uppgifter om leveratören, produktgrupper som ingår, volym, avtalstid, kontaltperson m.m. Uppföljningsportalen skickar automatiskt en inbjudan till leverantören att komplettera denna information med var tillverkning sker, typ och storlek av företag, eventuella certifieringar m.m. Den upphandlande myndigheten bedömer, mot bakgrund av inlämnad information, behovet av avtalsuppföljning genom aktiva avtal. Vid behov begär den upphandlande myndigheten egenrapportering från leverantören i form av ett frågeformulär Den upphandlande myndigheten gör en bedömning av inkomna uppgifter, och vid behov, föreslår förbättringsåtgärder Om den information som erhålls bedöms uppfylla ställda krav återförs denna information till Uppföljningsportalen som att leveratören uppfyller allmänt ställda krav Om förbättringsförlag inte bedöms följas i den grad som åsyftas, kan revisioner på plats vara att rekommendera Sveriges Landsting och Regioner är initiativtagare till Uppföljningsportalen i ett samarbete med Miljöstyrningsrådet. Tanken är att Uppföljningsportalen med tiden ska kunna utvecklas för andra frågeställningar av betydelse i den offentliga

upphandlingen, i första hand inom livsmedelsområdet. Detta gäller särskilt om liknande frågeställningar förekommer för sociala krav som för djurskyddskrav i den offentliga upphandlingen. 21

22 9 E-handel 9.1 E-handel I en livsmedelsupphandling hanteras mängder av information vilket gör det angeläget att informationen är korrekt och lättillgänglig vad gäller till exempel uppgifter om förpackningsstorlek, kvalitets- och miljöprestanda samt pris. Upphandlingssystem förenklar och effektiviserar upphandlingsadministrationen för beställaren, hjälper till att hålla ordning på dokumentation och korrespondens. Genom att följa systemets upplägg minskar också riskerna att göra fel eller att glömma bort någon viktig detalj. Ett upphandlingssystem minskar även leverantörens säljkostnader och gör upphandlingsprocessen mer tidseffektiv för båda parter. Det finns flera upphandlingssystem på marknaden idag och skillnaderna dem emellan ligger mer i hur de är utformade snarare än i funktionalitet. Upphandlingssystemen utvecklas och funktioner tillkommer ständigt så området kommer säkerligen underlätta upphandlingar framöver. E-handel används idag av en tredjedel av Sveriges kommuner och nästan alla landsting. För integrerad e-handel kräver eget ordersystem med EDI-koppling. För mindre leverantörer och producenter finns möjligheter till en kombinerad lösning där en PDF-beställning skickas via mejl till leverantör. Ännu mindre aktörer skulle kunna använda sig av en leverantörsportal (WWW) som till och med fungerar för de som inte använder något upphandlingssystem. I de nya upphandlingsdirektiven föreslås e-upphandling bli obligatoriskt inom några år vilket innebär att anbuden kommer att kunna läggas elektroniskt. Fördelarna är ökad prismedvetenhet, mindre papper och ökad flexibilitet vid beställningar. E-handel kan stärka uppföljningen då det blir lättare att få fram statistik vilket kan vara värdefullt vid till exempel dialog med leverantörer angående avvikelser i leveranser. Rekommenderad standard för e-handel inom offentlig sektor är STFI (Single Face To Industry). Bakom STFI står Ekonomistyrningsverket (ESV), Kammarkollegiet och Sveriges kommuner och landsting (SKL). STFI baseras på internationell standard men anpassas utifrån nationell lagstiftning och användarbehov och största delen av STFI baseras på GS1 organisation med streckkoder.

23 10 Fortsatt arbete Miljöstyrningsrådet kommer att söka bidrag från Jordbruksverket för att under 2014 arbeta vidare med: Vidareutveckla uppföljningsmodellen med hjälp av erfarenheterna av pilotverksamheten för att tillvarata parternas förbättringsförslag för uppföljning, främst gällande ställda djurskyddskrav vid livsmedelsupphandlingar. Uppföljningsmodellen som omfattar både verifiering vid tilldelning av kontrakt och uppföljning ska upplevas som fördelaktig för såväl beställarsom säljarsidan. Centrala samarbetspartners i detta är de tekniska stödsystem som finns för upphandling och uppföljning redan idag, främst Basera och DABAS samt eventuellt kostplaneringsprogram som AIVO och Mashie. Uppföljning av avtal måste upplevas enkel och bör då vara så automatiserad som möjligt med stöd av webbverktyg som ger enkel och tillförlitlig information om varors prestanda genom att tillhandahålla bevismedel som visar att prestandakrav är uppfyllda.

24 Bilaga 1 Arbetssätt Utgångspunkten i de flesta arbetsmötena har varit Kammarkollegiets vägledning Kontraktsuppföljning- säkerställ goda affärer genom att följa upp där upphandlingsprocessen beskrivs med hjälp av ett processchema. Genom att gå igenom processen tillsammans både beställare och leverantörer har områden identifieras som behöver kompletteras med information och rutiner för att uppföljningsarbetet av livsmedel ska bli tydligare för alla inblandade parter. För att lättare kunna bryta ner de olika delar som uppföljningsarbetet består av delades möten in i följande teman: Möte 1, Organisationsstruktur och ledning (17 september 2012) Christian Nyrén från Kiwa Aranea Erfarenheter av revision av ledningssystem hos kommun och leverantör Anette Annerstig från Kammarkollegiet Upphandla, beställa och följa upp på någons annans centralt tecknade avtal? Möte 2, Verifikationer och bevismaterial i teori och praktik (2 okt 2012) Mathias Sylwan, förbundsjurist Sveriges kommuner och landsting. Bevismedel inom offentlig upphandling enligt EU-rätt, svensk rätt och rättspraxis. Stina Printz, kvalitetsrevisor COOP Hur arbetar COOP med verifiering för att säkerställa kvalitén och prestandan på sina produkter. Möte 3, Strukturerade tekniska stödsystem (29 okt 2012) Joakim Brovall, DABAS Nya möjligheter vid uppföljnings med hjälp av DABAS Anna Lipkin, Responsible Solutions Miljöstyrningsrådets uppföljningsportal för sociala krav, vilka möjligheter finns för livsmedel? För att samla in synpunkter på de förslag som hittills hade inkommit bjöds det även in till ett möte den 21 november 2012 där en större arbetsgrupp bestående av upphandlande myndigheter, leverantörer och producenter deltog. Förutom en presentation av Uppföljningsprojektet och diskussioner kring den innehöll mötet även följande presentationer: Kerstin Wiss Holmdahl, Sveriges kommuner och Landsting, Effektivitet genom e-handel och e-fakturering Johan Wallström, Borlänge kommun Så fungerar e-handel hos oss i praktiken

Bilaga 2 Upphandlingsprocessen 25

26 Bilaga 3 Checklista 1 Förstudie kost- och livsmedelspolicy För att öka förutsättningarna för att ställa effektiva krav på kvalitet, miljö, djurskydd och sociala villkor på livsmedel är det viktigt att det finns ett politiskt stöd för att upphandla dessa produkter. Upphandlande myndigheter bör mot bakgrund av detta överväga om någon typ av måltidsutredning, som inkluderar en kost- och livsmedelspolicy föreslås för att stärka underlagen för framtida beslut samt bidrar till att nyutveckla alternativt stärka kommunens riktlinjer för hela kostverksamheten. En checklista kan exempelvis omfatta: Utarbeta eller uppdatera upphandlingspolicyn samt - komplettera denna med en kost-/livsmedelspolicy som särskilt fokuserar på upphandling av livsmedel, t.ex. på vilket sätt den nya skollagens skrivning om näringsriktiga skolmåltider ska tillgodoses. - Komplettera med de utgångspunkter som ska gälla vid upphandlingar av hållbara livsmedelsprodukter, t.ex. målsättning om inköp av ekologiska livsmedel utifrån egen ambition. - Komplettera med information om hur de lokala miljökvalitetsmålen kan främjas av krav som ställs vid livsmedelsupphandling. - kan innehålla bestämmelser om att den upphandlande myndigheten avser att i god tid informera leverantörer om vilka miljö- och kvalitetskrav som kommer att ställas i kommande livsmedelsupphandlingar. Det är även en god idé att kost-/livsmedelspolicyn behandlar uppföljningen och hur den avses att gå till för att skapa förutsägbarhet för leverantörerna. Leverantörerna har även bättre förutsättningar för att kunna anpassa sina produkter till kraven och därmed kunna lämna anbud i kommande upphandlingar. Det är viktigt, inte minst för mindre lokala företag. Tänk på att: Din organisation sätter själva upp riktlinjer för er livsmedelspolicy, det finns inga generella mallar för hur de ska se ut. Den stora fördelen med en policy för livsmedel är att vägen mot miljö- och kvalitetsmålen blir tydlig, samt att uppföljning förenklas då man har ett dokument att hela tiden gå tillbaka till.

27 Bilaga 4 Checklista 2- Behovsanalys Vid förberedelserna inför en livsmedelsupphandling är det viktigt att identifiera vilket behov den upphandlande myndigheten har av leveranser av livsmedel av olika slag under den tid som avtalet sträcker sig. En checklista för behovet kan exempelvis omfatta: Vilka typer av kök finns inom organisationen? Tillagnings- och/eller mottagningskök, stort centralkök kontra mindre boenden, ska alla typer av livsmedelsbehov tillgodoses inom samma upphandling, finns skillnader mellan köken som gör det svårt med stora förpackningar och förvaringsutrymmen, kyl/frysar dåligt anpassade till storköp Administration Vilket administrativt stöd finns, t.ex. på verkar behovet kravet på administrationen, t.ex. blir det fler prislistor att hålla reda på? Delad upphandling? Ska upphandling delas upp geografiskt eller storleksmässigt, t.ex. en upphandling för stora kök och en upphandling för mindre kök, en upphandling för norra delen av områden och en för den södra delen? Beställningsstruktur? Hur kommer beställning ske? Vilka kommer vara beställare? Vilken avtalsinformation förmedlas? Hur kommer ny information förmedlas? Hur många beställningsadresser, beställningstillfällen, beställningsansvariga och leveransadresser finns i t.ex. kommunen? Transportlogistik? Transportlogistik är en flerstegsraket som utgör en viktig del i behovsanalysen av livsmedel då det kan resultera i ytterligare en upphandling av transporter. Finns samordnad varudistribution inom annat upphandlingsområde? Finns enheternas leveransadresser redan listade? Kommer antalet förändras under avtalsperioden? Leverans? Bör leveransvillkoren vara identiska för kolonial/specerier, djupfryst och färskvaror? Kan beställningssamordning ske mellan kök och andra enheter, t.ex. hemkunskap? Hur många leveranser vill och kan köken ta emot rent praktiskt? Vilka dagar, tider och handhavanden fungerar bäst?

28 Bilaga 5 Checklista 3 - Marknadsanalys Upphandlingsprocessen fungerar bättre om det finns god kunskap om marknaden och marknadens aktörer. Kraven i förfrågningsunderlaget ska vara väl avvägda i förhållande till kommunens efterfrågan och livsmedelsbranschens utbud av leverantörer. Marknadssituationen är viktig för att bedöma om en större grossist är att föredra eller om flera mindre leverantörer är att föredra. En checklista för marknaden kan t.ex. omfatta: Tips! Hur ser konkurrensförutsättningen ut på din livsmedelsmarknad? - Vilka leverantörer av livsmedel finns det idag? Finns det tillgång till en aktuell marknadsundersökning? Vilka potentiella anbudsgivare kan identifieras? Finns någon som kan leverera mejeri/färska grönsaker till mindre enheter? Marknadsinformation - Ge tidig information till marknadens aktörer så de kan förbereda sig om de vill dela i den kommande upphandlingar, bjud in potentiella anbudsgivare till ett informationsmöte. Utbildning - Kommunen kan erbjuda anbudsutbildningar för att stödja mindre leverantörer hur man lämnar ett anbud. Transportlogistik - Kan mindre leverantörer lämna egna anbud via grossist (trepartsavtal)? Påverkar möjligheten om kommunen har någon form av egen distribution? Finns möjlighet till interna transporter med obruten kylkedja? Våga fråga! - LOU innehåller inget förbud mot att kommunen inför en upphandling har kontakter med branschens olika leverantörer, så länge principerna om likabehandling och icke-diskriminering tillämpas. På så sätt kan mindre och lokala företag få en chans att förbereda sig inför upphandlingen och eventuellt anpassa sin verksamhet efter kommande krav. Att fråga innebär dock inte att någon aktör får favoriseras under pågående upphandling då samtliga aktörer ska ges möjlighet att konkurrera på lika villkor. Kontakt och avstämning av marknadsläget med grossister och leverantörer beträffande fastprisperioder, prisjusteringstillfällen, sortiment, lagervaror, beställningsvaror, rabattsatser på övrigt sortiment, statistik, möjlighet att e-handla via SFTI, bildande av ev. sortimentsråd och logistikråd under avtalstiden är en bra investering inför kommande upphandlingar. Informationsmöten inför en upphandling kan öka chansen för fler anbud.

29 Bilaga 6 Checklista 4 - Förfrågningsunderlaget Behovsanalysen och marknadsanalysen kommer troligtvis att resultera i ett antal krav på prestanda hos varan och tjänsten som ska upphandlas. I förfrågningsunderlaget ska samtliga krav och villkor anges som gäller för upphandlingen. Lagen om offentlig upphandling och organisationens egna förutsättningar styr utformningen av förfrågningsunderlagets administrativa delar, den tekniska specifikationen, avvägningen av användandet av obligatoriska krav, utvärderingskrav och särskilda kontraktsvillkor. Det bör även ingå ett förslag på avtal som kopplar de krav som finns i upphandlingen till genomförandet under hela avtalsperioden. Utformning Produktomfattning? - Vilka varuområden och huvudgrupper identifieras, vilka belastningsvärden ska användas och hur räknas dessa ut, hur stor del av anbudet hamnar troligtvis hos huvudleverantör respektive andra leverantörer, vilka sortimentsrabatter och e-handelsrabatter ska efterfrågas och ska dessa värderas? Utvärdering: - Vilken modell används? Vilken viktning mellan t.ex. kvalitet och pris är lämplig? Hur påverkar viktningen pris-kvalitetssambandet? Testning? - Ska test av kvalitet göras, t.ex. smaktest, smakpanel, smakprotokoll, olika testgrupper för olika målgrupper? E-handel? - Ska E-handel enligt SFTI standard integreras, t.ex. Swefakturor, scanning? Ska prislistor vara enbart digitala eller även i pappersform? Prisjustering? - Hur sker prisjusteringen: Prisjusteringstillfällen DFL eller på kvartalsbasis, olika prisjustering för olika varugrupper t.ex. kaffe, färsk frukt och grönsaker? Uppföljning - Förutsättningarna för uppföljning ska regleras så tydligt som möjligt.

30 Koppling till andra upphandlingsområden? - Kan transporten lyftas till en separat upphandling för att underlätta för mindre lokala företag att lämna anbud? Förtydligande När det gäller livsmedelsupphandlingar finns det flera saker som är viktiga att tänka på för att underlaget ska bli så enkelt och tydligt som möjligt för anbudslämnare: Förfrågningsunderlaget ska - tydligt ange alla villkor som gäller för upphandling. - tydligt och transparent ange krav på kvalitet och övrig prestanda utifrån behoven och kraven kan vara högt ställda. - ge lika förutsättningar för alla att lämna anbud. - inte diskriminera anbudsgivare/leverantörer från andra länder. - ge kompletterande information till alla anbudsgivare. - ställa krav som är proportionella i förhållande till produkterna och tjänsten. - innehålla en teknisk specifikation. Specifikationen ska inte innehålla hänvisningar till ursprung, tillverkning, varumärke o.s.v. om detta leder till att vissa företag gynnas eller missgynnas. Om sådana hänvisningar förekommer ska de följas av orden eller likvärdigt. Ställ relevanta krav - Ställ ett begränsat antal relevanta krav som kan - och kommer att - följa upp. Skapa förutsägbarhet - Använd etablerade förhållningssätt när du ställer krav på kvalitet, djurskydd, miljö, sociala villkor och transporter. Efterfråga ekologiska, miljöanpassade och etiska produkter på ett tydligt sätt i produktlistan så förenklas beställning. Renodla förfrågningsunderlaget

31 - Ta bort onödig information, exempelvis utdrag ur LOU som istället kan finnas på kommunens eller en myndighets webbplats. Hur påverkar kraven? - Analysera vilka krav som riskerar att försvåra för företag att delta i upphandlingen, t.ex. förädlingsgrad, volym, transportlösning och kredittid kan få mindre företag att tveka. Stödblanketter - Använd gärna anbudsformulär som leverantören kan fylla i direkt eller gör en separat svarsblankett så minskar risken för att information glöms bort. Indelning - Dela upp upphandlingen efter produktgrupper, geografiska områden och/eller transportmöjligheter. Tänk uppföljning - Fundera redan i förfrågningsunderlaget hur och vem som ska ansvara för uppföljningarna så den arbetstiden finns med i uppföljningsplaneringen. Avtalstips Prisjusteringstillfällen och aviseringstider. Ska olika intervall gälla för prisjustering av t.ex. kaffe o färskt kött? Faktureringsrutiner Betalningsvillkor, dröjsmålsränta, andra avgifter typ expeditionsavgift + faktureringsavgifter som inte får debiteras. Rabattsats övrigt sortiment Hantering av fel eller brist i tillhandahållen vara/tjänst Överlåtelse av rättigheter till annan part ej utan köparens godkännande. Leverantör ansvarar för underleverantör. Reglering av uppsägning av avtal Försäkring för leverantör Force majeure

32 Tvist och tolkning av avtalshandlingar Vad behöver regleras i avtalet gällande E-handel SFTI? Vad gäller för e-handelsrabatt minst x %, avropsdagens pris? Prisändringar i priskatalog, veckopris el 14 dagars pris för färsk frukt- o grönsaker.

33 Bilaga 7 Exempel på förfrågningsunderlag från SKL Anbudsinbjudan Livsmedel för X kommun

34 Innehållsförteckning Anbudsinbjudan... Livsmedel för X kommun... 1 Allmän information... 1.1 Syfte och mål... 36 1.2 Volym... 36 1.3 Avtalstid... 36 1.4 Anbud på hela eller del av underlaget... 36 1.5 Sista anbudsdag... 37 1.6 Anbudsöppning... 37 2 Upphandlingsföreskrifter... 37 2.1 Upphandlingsform... 37 2.2 Frågor... 37 2.3Anbudets form och innehåll... 38 2.4 Ombud under upphandlingen... 38 2.5 Anbudets giltighetstid... 38 2.6 Sekretess... 38 2.7 Information om tilldelningsbeslut... 39 2.8 Avtalsförutsättning... 39 3 Krav på uppdraget... 39 3.1 Produktinformation... 39 3.2 Priser... 40 3.4. Avrop/Beställning... 40 3.5. Leveransplan... 40 3.6 Märkning av leverans... 40 3.7 Uppföljningsmöten... 40 3.8 Leveranssätt... 40 3.9 Fel i vara... 40 3.10 Försenad leverans... 40 3.11 Reklamation... 41 3.12 Ersättningsvara... 41 3.13 Statistik... 41 4. Krav på produkter... 41 5. Leverantörskvalificering... 41 5.1 Begränsad kontroll... 41 5.2 Uteslutning... 41 5.3 Leverantörens ekonomiska ställning... 41

35 5.4 Uppgifter från myndighet... 42 5.5 Leverantörens tekniska och yrkesmässiga kapacitet... 42 6 Anbudsutvärdering... 42 6.1 Utvärderingsgrund... 42 6.2 Utvärderingsmodell... 42 7. Särskilda villkor... 43 7.1 Skatter och sociala avgifter... 43 7.2 Elektronisk handel, e-fakturering... 43 7.3 Lag och kollektivavtal... 43 7.4 Transporter och förpackningar... 43

36 1 Allmän information 1.1 Syfte och mål Syfte med denna upphandling är att säkerställa kommunens behov av livsmedel under avtalsperioden. Upphandlingen innefattar köp och distribution av livsmedel. Kommunen har som mål att successivt öka andelen ekologiskt odlad mat i skolor, förskolor och äldreomsorg samt tillhandahålla rätt kvalitet och servera god och näringsriktig mat. Kommunen kommer att teckna ramavtal med en eller flera leverantörer. 1.2 Volym Under förgående år köpte kommunen livsmedel till ett värde av ca X kr. Enligt kommunens bedömning kommer värdet ligga i detta härad under de närmaste åren. Observera att volymuppskattningen ovan endast är en uppskattning och ingen garanterad volym. 1.3 Avtalstid Avtalstiden är [max fyra år inklusive optionsperiod om det inte finns särskilda skäl, se LOU 5:3]. Vid händelse av överprövning kan avtalstiden komma att förskjutas. [Om avtalet innehåller en rätt för kommunen att förlänga:] En förutsättning för att leverantören ska vara skyldig att godta en förlängning är att kommunen begär detta senast sex (6) månader för avtalstidens utgång. 1.4 Anbud på hela eller del av underlaget Anbud kan lämnas på hela underlaget eller på en eller flera varugrupper. Följande varugrupper ingår i upphandlingen: 1. Huvudgrupp/ej markerat 2. Frukt och grönt färska/markerat med grön färg 3. Mejerivaror/markerat med röd färg 4. Ägg färska/markerat med gul färg 5. [Eventuellt fler varugrupper]

37 Av sortimentslistan (bilaga 1) framgår vilka positioner som hör till vilken varugrupp, enligt markering se text ovan. Kommunen kommer att göra en utvärdering per varugrupp (se p. 6). I syfte att begränsa transporter till de mindre verksamheterna vilket inverkar menligt på verksamheten, trafiksäkerheten och miljön gäller för den leverantör som erhållit varugruppen Huvudgrupp att denne också är skyldig att leverera varor från övriga varugrupper till kommunens mindre verksamheter om detta efterfrågas. Detta kan ske genom att leverantören i första hand erbjuder övriga leverantörer på avtalet att transportera också deras varor. Om detta inte är möjligt, i andra hand, genom att leverera egna varor i de övriga varugrupperna och då tillämpa en prissättning som ligger i nivå med den prissättning som leverantören vid varje tidpunkt tillämpar i andra avtal till kommuner i motsvarande storlek. Leverantör som får en eller flera av varugrupperna 2 4 är alltså garanterad att få leverera varor till kommunens större verksamheter. Av Adresslistan (bilaga 4) framgår vilka verksamheter som är större och vilka som är mindre. Kommunen har för avsikt att teckna avtal med en leverantör per varugrupp. Inget hindrar dock att en och samma leverantör tar hem flera varugrupper. Anbud får villkoras så att anbudet faller om leverantören inte får huvudgruppen. 1.5 Sista anbudsdag Anbud ska ha inkommit till kommunen senast [anbudstid bör vara minst 60 dagar enligt önskemål från branschen]. 1.6 Anbudsöppning Anbudsöppning sker i kommunhuset [adress och datum]. 2 Upphandlingsföreskrifter 2.1 Upphandlingsform Upphandlingsformen är öppet förfarande enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) 4:1. 2.2 Frågor Kommunen vill ha frågor per e-post till [e-postadress]. Vid frågor använd blanketten Frågor/svarsformulär (bilaga 2).

38 Frågor inkomna efter [datum] riskerar att inte bli besvarade. 2.3 Anbudets form och innehåll Anbud ska vara skriftligt och avfattat på svenska språket samt undertecknat av behörig företrädare för leverantören (observera att kravet att anbudet ska vara på svenska gäller anbudets samtliga delar, inklusive eventuella bilagor). Av anbudet ska framgå att leverantören accepterar avtalsvillkoren (bilaga 5). För att effektivisera hanteringen av ert anbud vill vi att ni lämnar anbud i digitalform (e-anbud), detta sker enligt följande: Klicka på: [länk] och därefter på aktuella upphandlingar och välj aktuell upphandling lämna e-anbud. Om anbud inte kan lämnas i digitalt format ska anbudet lämnas in till följande adress... Där finns också brevinkast för anbud som lämnas efter kontorstid. Observera att kommunen vill ha sortimentsfiler, prisfiler och statistikfiler i excellformat eller annat likvärdigt format. Detta underlättar utvärderingen. Anbud som inte uppfyller samtliga ska-krav ( ska i fetstil) kan komma att förkastas. 2.4 Ombud under upphandlingen Kommunens utvärdering underlättas om det i anbudet anges vem som är anbudsgivarens ombud för denna upphandling, med telefonnummer och e- postadress. Kommunens ombud under upphandlingen: [Namn, telefonnummer, faxnummer och e-postadress] 2.5 Anbudets giltighetstid Av anbudet ska framgå att det är giltigt i nio månader från sista anbudsdag. Kommunen och anbudsgivare kan komma att överenskomma om förlängning av denna giltighetstid om det skulle uppkomma behov av detta. En sådan överenskommelse ska i så fall ingås skriftligen (inkluderar e-postmeddelande) innan den ursprungliga giltighetstiden gått ut. 2.6 Sekretess Under upphandlingen råder absolut sekretess. Leverantör som anser att anbudet innehåller känsliga delar för vilka sekretess bör gälla även efter det att den absoluta sekretessen är hävd uppmanas att informera om detta i anbudet. Det underlättar för kommunen om anbudet tydligt preciserar vilka delar som leverantören vill hålls