Periodisk fakturering i Malmö stad Carl-Johan Rasch carl-johan.rasch@malmo.se Tel. 040 34 10 39 Historik 2002 Införande av skanning på samtliga förvaltningar 2002 Successivt införande av e-handel 2003 Interna fakturor elektroniskt Byte av e-handelslösning 1
Elektronisk handel och elektronisk fakturahantering i Malmö stad Elektroniska prislistor, avrop, bekräftelser och fakturor till/från externa leverantörer. Elektroniska fakturor från interna leverantörer. Pappersfakturor som skannas in och tolkas. Marakanda Inköp (MI) e.fact A+ Fakta Malmö stads e-handel och fakturahantering Elektronisk handel sedan 2002 Totalt 550 000 leverantörsfakturor/år varav 460 000 från externa leverantörer 22 leverantörer anslutna till Marakanda Inköp skickade 100 000 elektroniska fakturor under Under skickade 2 200 olika användare 70 000 order till ett värde av totalt 132 Mkr 7 leverantörer skickade 27 000 periodiska fakturor elektroniskt under 2
Fördelning fakturatyper 100% 80% Andel 60% 40% 2004 20% 0% Elektroniska MI Elektroniska e.fact Skannade Fakturatyp Periodiska e-fakturor 0931-1231 E-faktura Papper Totalt Andel elektroniskt El, nät 1 759 314 8 038 13 840 9 797 14 154 18% 2% Hyra Fast telefoni 1 930 583 1 942 299 320 781 1 220 1 850 2 250 1 364 3 162 2 149 86% 43% 61% 14% Mobiltelefoni 9 711 6 028 17 246 22 502 26 957 28 530 36% 21% Fast telefoni 4 903 4 812 3 816 6 691 8 719 11 503 56% 42% El, förbrukning Totalt 10 698 29 584 13 826 27 221 2 793 32 994 4 816 50 919 13 491 62 578 18 642 78 140 79% 47% 74% 35% 3
Elektronisk periodisk (orderlös) faktura från ramavtalsleverantör (SFTI Sc 9.1) Till pg/bg AT 9.1.3 & (9.1.4) Pris-/artikelinformation Lev.reskontra Redovisning Köpare AT 9.1.1 Faktura Leverantör ankomstreg attestreg attest Kan/bör vara automatisk Sc = Scenario, AT=Affärstransaktion Så hänger systemen ihop SFTI Inhouseformat EDI-fil (t ex EDIfact eller XML) Inhouseformat Prislistor Användare Affärssystem (handelsapplik ation) Fakturor Funktion för formatkonvertering Kommunikationsfunktion Funktion för formatkonvertering Kommunikationsfunktion Affärssystem (handelsapplik ation) Användare Köpare Leverantör 4
Vinster med e-fakturering enligt Sc. 9.1 Bättre affärer Effektivisering Kvalitetsvinster Bättre affärer Bättre affärer Effektivisering Kvalitetsvinster Spridning av information om avtal och priser => ramavtalstrohet och ökad prismedvetenhet Förteckning över faktureringsobjekt genom inventering och kontinuerlig komplettering. Ger bättre möjligheter till uppföljning av avtalen och underlag för kommande upphandlingar Förenklar leverantörsbyten 5
Effektivisering Bättre affärer Spar tid Kvalitetsvinster Tidsbesparingar i fakturahanteringen (även på leverantörens sida) Sekundsnabb automatisk kontroll av fakturans rader Förbättrade möjligheter till uppföljning och planering. Kvalitetsvinster Bättre affärer Spar tid Kvalitetsvinster Moderna rutiner Aktuella och mer rättvisande räkenskaper Mer tid för kärnverksamheten 6
Malmö stads fortsatta arbete med e-handel och e-fakturor Byte av teknisk lösning Nyanslutning av leverantörer enligt Sc 9.1 Fortsatt inventering öka volymen hos redan anslutna leverantörer Elektronisk hantering av telefonispecifikationen Påverka utvecklingen av standarden SFTI Elektronisk handel och elektronisk fakturahantering i Malmö stad 2007 Elektroniska prislistor, avrop, bekräftelser och fakturor till/från externa leverantörer. (Orderbaserad handel/ orderlösa fakturor) Elektroniska fakturor från interna leverantörer. (Orderbaserade och orderlösa fakturor) Pappersfakturor som skannas in och tolkas + på sikt SVEFAKTURA 7
Kontinuerligt förbättringsarbete Fakturering Färre tekniska fel Utveckla prislistehanteringen tillsammans med leverantörerna Effektivare rutiner Informationssynkronisering Inventering Uppföljning Problem vi har stött på Många leverantörer har svårt att ta ut informationen för att kunna skapa en korrekt prislista Varken köpare eller säljare har från början en komplett bild av vilka faktureringsobjekt som finns Systembyten får ofta större konsekvenser än beräknat 8