Hogia Fakturahantering En rationell och säker hantering av kundfordringar Rätt betalt i rätt tid Kundreskontran är designad för en effektiv och säker hantering av både dina kunder och fordringar med utgångspunkt i att ta rätt betalt i rätt tid! För oss är det en självklarhet att varje faktura bokförd i reskontran är en verifikation som uppdateras i huvudboken direkt. Något som underlättar analysen enormt i efterhand, så att du inte riskerar att ta ut en resultaträkning utan att månadens fakturor finns med. Det finns dessutom många elektroniska finesser i reskontrahanteringen som hjälper dig att kapa tid. Både när det gäller distributionssätt och på den finansiella sidan. Hos Hogia är ekonomerna mycket mer än bara administratörer. De är lika mycket affärsutvecklare som går i täten med prognoser, analyser och intressanta genomlysningar av statistik. Varför är det så egentligen? Kanske för att de fullt ut utnyttjar det programstöd som finns att tillgå i det ekonomiska arbetet. Det gör att de får tid över till att agera proffsigt stöd till sina bolagschefer och resultatansvariga. Kundreskontra och fakturering är en viktig kugge i det dagliga arbetet. Det är ju affärerna som driver verksamheten framåt. Våra ekonomer har lärt sig att kreditförluster i de allra flesta fall görs på befintliga kunder och inte på nya. Alltså var det viktigt att få ett inbyggt programstöd så att kreditupplysning kan göras direkt inifrån kundreskontran, där det dagliga arbetet med kunderna görs. Våra ekonomer, som är viktiga påverkare i vår produktutveckling, har också ställt krav på en bra avtalsfakturering eftersom de flesta av Hogias kunder i genomsnitt stannar hos oss i 10 år. All återkommande fakturering på både serviceavtal och tjänster sköts via avtalsfaktureringen. Givetvis är det också så att vi sedan länge slutat upp med att skicka pappersfakturor till varandra inom koncernen och till viss del även ut mot våra kunder. Den elektroniska fakturahanteringen har gjort att vi numera känner oss riktigt gröna.
Kundreskontra och fakturering Det är via kundreskontran du håller ordning på dina kunder och inkommande betalningar. Drivkraften i ett företagande stavas pengar det handlar om att vara effektiv och att få betalt i rätt tid. Med en pålitlig faktureringsprocess ökar givetvis chanserna för detta. Själva distributionen av fakturor kan skötas på många olika sätt. Kanske tillhör du dem som vill arbeta med elektronisk fakturering och skicka dina fakturor till en serviceoperatör som förmedlar dem elektroniskt eller skriver ut, kuverterar och skickar dem vidare till mottagaren. Eller så kanske du vill skicka fakturorna som pdf via e-post till kunderna. Det är viktigt att kunna välja alltså är det viktigt för oss att kunna erbjuda flexibilitet. Integrerat med stor flexibilitet Faktureringen är helt integrerad med kund-, artikel- och valutaregistret samt kundreskontran. Varje faktura bokförd i reskontran är också en verifikation som uppdateras i huvudboken direkt. Uppdatering av både kundreskontra och huvudbok sker i samband med fakturautskriften. Det här är något som underlättar analysen i efterhand och du vet med säkerhet att allting som bokförts också finns med i huvudboken. Du riskerar alltså inte att ta ut en resultaträkning utan att månadens fakturor finns med. Flexibiliteten är stor eftersom vi vet att kraven på både fakturautseende och fakturainnehåll är väldigt olika beroende på företagets storlek och verksamhetsinriktning. I Hogias fakturering ingår ett blankettset av standardkaraktär som du kan kopiera och sedan omforma fritt, men originalet finns kvar för säkerhets skull. Du kan skapa din egen layout utan krångel och lägga in företagslogotype på fakturan. Medan du designar din faktura ser du resultatet i en grafisk layout, något som gör det hela enkelt och användarvänligt. Flexibilitet behöver alltså inte vara liktydigt med att det är krångligt. Det jag tycker är bland det bästa med Hogia Ekonomi är att varje faktura bokförd i reskontran är en verifikation som uppdateras i huvudboken direkt. Det underlättar kontoanalysen enormt i efterhand och man vet att allting man bokfört faktiskt finns i huvudboken. Så många gånger jag tagit ut en resultaträkning ute hos kund med andra ekonomisystem och börjat analysera den innan jag kommit på att månadens fakturor som ligger i separat fakturajournal fortfarande inte påverkat huvudboken och därmed resultaträkningen. Runo Liljestam, Liljestams Redovisningsbyrå AB
Avtalsfakturering Med avtalsfakturering hanterar du enkelt återkommande och löpande fakturering, såsom serviceavtal, prenumerationer eller återkommande tjänster. När du vill skicka flera fakturor till en och samma kund gällande olika perioder är funktionen för avtalsfakturering en suverän lösning. Dels sparar du tid och dels får du en mycket bättre kontroll eftersom du inte riskerar att missa något eller skapa förvirring hos kunden genom att hantera fakturorna på olika sätt. Du bestämmer själv om avtalen skall förlängas automatiskt och i så fall med hur många månader samt om det är avier eller fakturor som skall skapas vid varje faktureringstillfälle. Skillnaden mellan fakturering och avisering är att momsen inte redovisas i samband med själva aviseringen, utan först vid betalningen av avin. Momsen läggs på ett vilande momskonto till dess betalning sker, då ombokning görs till rätt intäktskonto och det normala momskontot. Om avtalet ska vara löpande kan du lägga in ett uppsägningsdatum som bevakas av ekonomisystemet. Du väljer själv tidsintervallet för bevakningen, kanske vill du ha varningen en månad innan uppsägningsdatum och programmet gör dig sedan uppmärksam på när det är dags att agera. Det man inte vill ha i huvudet får man ha i datorn, bokstavligt talat. Programmet skapar en överskådlig faktureringsplan som gör det lätt att följa upp de enskilda avtalen. Du ser vad som är på gång, vad som är fakturerat, vad som är betalt och vilka avtalstyper som har flest kunder. Automatisk förlängning är något som underlättar det dagliga arbetet. Naturligtvis finns det en koppling mot kundregistret så att förändringar av adressuppgifter och liknande som görs där, också slår igenom på alla befintliga avtal. Med den typen av integration har du alltid uppdaterade uppgifter överallt i systemet, något som underlättar det dagliga arbetet mycket. Återigen handlar det om att ha ett proffsigt och konsekvent agerande ut mot sina kunder.
Elektronisk fakturering förenklar Själva distributionen av fakturor kan skötas på flera olika sätt. Det blir allt vanligare att anlita en serviceoperatör som vidaredistribuerar fakturor i digital form. Då behöver du inte fundera på om dina kunder kan ta emot dina elektroniska fakturor det kan de garanterat! Serviceoperatörerna tillhandahåller en mängd olika format och de kan på så sätt alltid få fram informationen till mottagaren. Om din kunds system överhuvudtaget inte stödjer elektronisk fakturahantering så skriver operatören ut fakturan, kuverterar och skickar iväg den. Du har i praktiken outsourcat din manuella fakturahantering och på så vis rationaliserat bort en både tidskrävande och kostsam arbetsuppgift. Elektronisk fakturering innebär också att du kan skicka en faktura som pdf via e-post direkt till fakturamottagaren. I e-postmeddelandet läggs en pdf-fil som innehåller fakturan och som mottagaren själv kan skriva ut som underlag. Där ligger även en XML-fil som kan importeras direkt till leverantörsreskontran, förutsatt att fakturamottagaren arbetar med ett ekonomisystem som stödjer det aktuella formatet. Inom koncerner, där det är vanligt med internfakturering mellan bolagen, är elektronisk fakturering ett ypperligt verktyg. Det skapar ett avsevärt snabbare fakturaflöde i organisationen! Utöver de tidsvinster som skapas med att skicka och ta emot fakturor elektroniskt så är givetvis miljövinsterna enormt stora. I Sverige skickas det varje år ut 1,4 miljarder (!) fakturor och än så länge är bara några procent av dem elektroniska, enligt en uträkning som kredithanteringsföretaget Intrum Justitia gjort. Pappersfakturorna motsvarar ett utsläpp av hela 26 000 ton koldioxid per år enligt samma uträkning. Det är ofantligt mycket när man tänker efter, och så onödigt. Egentligen är det tekniska steget inte speciellt stort att ta för ett företag, utan det handlar snarare om en beteendeförändring. Att våga tänka i nya banor och att våga förändra sitt arbetssätt det är den stora utmaningen.
Betalningar och kravhantering Det är viktigt att skapa en tydlig och enhetlig process i arbetet med företagets kundfordringar. Med Hogia får du ett automatiserat stöd för din krav- och räntehantering. Dessutom har du alla möjligheter att rationalisera dina betalningsflöden rejält, bland annat med hjälp av den automatiska matchningen av kundinbetalningar gentemot kundreskontran. Redan vid relativt små volymer av kundinbetalningar per månad så sparar du mycket tid genom att slippa lägga tid på manuell avstämning och granskning. Effektiv kreditbedömning Givetvis är det en trygghet att veta om det företag du skall göra affärer med är kreditvärdigt. Risken för kundförluster finns alltid, men det går att minimera riskerna med hyfsat enkla medel. Tillhör du dem som gör noggranna kreditbedömningar av nya kunder, men litar på att de gamla betalar som vanligt? Väldigt få är medvetna om att hela 80 % av alla kreditförluster görs på den befintliga kundstocken och inte på nya kunder. Det gäller att skapa en tydlig process i det ekonomiska arbetet så att det blir rutin att kontinuerligt utföra dessa kontroller och varför inte då direkt från ditt dagliga arbetsredskap; ekonomisystemet. Funktionen för kreditupplysning finns lättillgänglig direkt på kundkortet i reskontran och du kan med en knapptryckning snabbt få information om kundens rating. För att kunna utnyttja den här finansiella tjänsten krävs att du har ett avtal CreditSafe. Din kreditbedömning blir med tiden både säkrare och mer tidseffektiv, eftersom inget hindrar att du gör regelbundna kreditkontroller på både nya och befintliga kunder. Automatisk avprickning av kundbetalningar När du hämtar en fil med kundbetalningar från Bankgirot eller Plusgirot och läser in den i betalningsrutinen sker en automatisk matchning mot kundreskontran. De betalningar som inte matchar någon obetald faktura visas på bildskärmen och kan skrivas ut som ett bra underlag för kontroll över vad som är fel på inbetalningen. Du kan också göra en fördjupad sökning på t ex beloppet. De betalningar som matchar en obetald faktura bokförs med ett enda klick. Det innebär att fakturorna markeras som betalda i reskontran och en verifikation skapas i redovisningen. Den tid som du normalt sett hade behövt lägga ner på manuell matchning av betalningar mot respektive kundfordring kan nu användas till annat. Dessutom ser du felaktiga inbetalningar direkt, så att du får järnkoll på läget. Det är en rätt skön känsla. Med en automatisk matchning av inbetalningar mot kundreskontran får du snabbt koll på läget. Du slipper ett monotont arbetsmoment och sköter samtidigt företagets redovisning på ett effektivare sätt. Nästan för bra för att vara sant eller hur?
Autogiro och faktura med OCR Autogiro/OCR ger dig en effektiv hantering av betalningsrutinerna med en mycket hög säkerhet. Med autogiro får kunden möjlighet att låta banken automatiskt dra betalningen av en faktura fån sitt konto. När betalningen kommer in till bank- respektive postgirot skapas en redovisningsfil som du sedan läser in i programmet. Autogiro är ett bra och bekvämt betalningssätt för dina kunder som samtidigt ger dig enkla rutiner och säkra betalningar. Om du har många fakturor sparar du dessutom massor av tid och du vet att kunden alltid betalar på rätt dag! OCR skapar en fakturautskrift som medger optisk läsning. Har du många kunder är OCR oslagbart eftersom det innebär att du inte behöver lägga någon tid på betalningsregistrering. Arbetsinsatsen från din sida är att läsa in den fil som skickas till dig från post- eller bankgirot. Det kan du göra med kaffet i handen samtidigt. Frigör kapital genom elektronisk finans Tycker du att det är obehagligt att hantera inkassoärenden själv eller saknar du helt enkelt tiden att följa upp den här typen av ärenden på ett bra sätt? Har du tänkt på att du kan frigöra tid genom att utnyttja ett elektroniskt stöd för detta? Hogias kundreskontra har integrationer till både Svea Ekonomi och Intrum Justitia. Aktörer på marknaden som är experter på just detta och andra finansiella tjänster. Inkasso Inkasso är ofta förenat med olust hos många och man drar sig för att sätt igång den typen av process. Genom att överlåta hanteringen till Svea Ekonomi eller Intrum Justitia så slipper du sätta dig in i alla de lagar och regler som omgärdar inkassohanteringen. Dessa företag har väl utarbetade rutiner för att maximera antalet lyckade inkassoärenden och under hela inkassoprocessen kan du följa dina ärenden via Internet. Bevakning och kravhantering Om läget ändå är sådant att du inte får betalt på utsatt datum, så gäller det att agera snabbt. Det är inte roligt om kunderna använder ditt företag som bank man känner sig rätt utnyttjad. Hogias kundreskontra innehåller en automatiserad krav- och räntehantering som hjälper dig att snabbt få fram påminnelser och räntefakturor. När du registrerar en för sent inkommen betalning så räknar programmet automatiskt ut dröjsmålsränta. Det är lätt att ta bort kunder ur kravhanteringen så fort de har betalat och på så sätt undviker du tidsödande och ibland pinsamma misstag. Det blir lätt irriterat om ytterligare påminnelser går ut till kunder som redan betalt. Factoring och fakturaförsäljning Via en enkel knapptryckning från kundreskontran skickar du iväg hela eller delar av egna kundfordringar elektroniskt för belåning (så kallad factoring) eller försäljning till Svea Ekonomi eller SEB. Det här är ett säkert och bra sätt att få loss rörelsekapital och snabbt förbättra företagets likviditet, utan att behöva låna pengar på banken. För att det ska fungera krävs ett avtal med Svea Ekonomi om att utnyttja deras finansiella tjänster. Programmet lämnar ett stort utrymme för individuella variationer mellan olika kunder när det gäller betalningsvillkor och kreditlimit. I kravrutinen finns även möjlighet att skriva ut kontokurant, d v s löpande räkning mellan dig och din kund. Om en faktura skickas för inkasso utelämnas den ur den normala kravrutinen och när betalning av en sådan faktura sker uppmanar programmet dig att dra tillbaka inkassoåtgärderna. Alla företag råkar någon gång ut för sena betalare. Med bra rutiner för din kravhantering kan du ta det lugnt. september 2008