Del av Kapitel 4: Förbered och planera bildmanuset I detta kapitel kommer du att: Omvandla ditt manus till ett bildmanus Lägga till bildmanusguider Planera för de bilder som ska visas på skärmen Skriva ut de ord du ska säga Gå igenom dina akter och scener Den tomma skärm som uppenbaras när man startar Microsoft Office PowerPoint kan vara skrämmande om man inte vet i vilken ände man ska börja. Du slipper gå igenom detta då du i din ifyllda berättelsemall har en fullständig och sammanhängande berättelse som lägger grunden för dina bilder. I kommande steg ska du föra över dina fraser från berättelsemallen till PowerPoint, där du förvandlar dem till ett bildmanus som hjälper dig att planera vad du ska säga och vilka bilder du ska visa. Introduktion till bildmanuset Om du var en Hollywoodregissör som planerade en film, skulle du förmodligen hyra in en bildmanustecknare till att skissa bildrutor av utvalda scener från ditt manus. Dessa skisser ger produktionsteamet en bild av hur filmen ska se ut, så att de kan förvandla manusets text till ord och bild. Bildmanuset är ett kraftfullt verktyg som gör det möjligt avgöra hur olika bildrutor i en berättelse hänger ihop genom att visa flera bildrutor i en enda vy. Utan denna överblick skulle det vara mycket svårt att se hur manusets olika delar tillsammans bildar en sammanhängande helhet. Du kommer inte att behöva hyra in någon bildmanusartist eller skissa på någonting när du skapar ditt PowerPoint-bildmanus. Istället kommer du att använda de viktigaste teknikerna från Hollywoodbildmanuset för att få en överblick av din berättelse. Detta kommer att förändra ditt sätt att se på PowerPoint-presentationer; från att ha uppfattat dem som enskilda bilder, kommer du hädanefter att se dem som sammanlänkade bildrutor i en filmremsa. Då du skapar den nya PowerPoint-fil på det här sättet använder du inte bara bildmanuset till att planera ord och bild, utan också till att presentera dem för en publik med ett mediedokument som arbetar tvärsöver projektor, papper och webbläsare. Det första steget i processen är att förbereda bildmanuset, vilket du gör genom att skicka fraserna från berättelsemallen till PowerPoint. För över ditt manus till PowerPoint När du skriver dina tre akter i berättelsemallen, formaterar du faktiskt informationen på ett sätt som förbereder den för bildmanuset i PowerPoint. De koncisa fraser som förmedlar akterna och scenerna i berättelsemallen är samma fraser som klart och tydligt kommunicerar med publiken från PowerPointbildspelets rubrikområden, se Bild 4-1. De meningar som skrivs för berättelsemallen och PowerPoint-bilderna är städet som gör det möjligt att häva de vanliga PowerPoint-presentationerna bortom punktlistorna, in i en ny värld av visuellt berättande. Denna process bäddar in ditt manus i ett bildmanus och försäkrar att allt du säger och visar är kopplat till berättelsens struktur och sekvens.
Bild 4-1 En fras förs över från berättelsemallen till PowerPoint-bildens rubrikområde. I likhet med de allra flesta PowerPoint-presentationer, innehöll rubrikområdet i Contosos ursprungliga presentation alltid kategorirubriker. Använder man kategorirubriker är det näst intill omöjligt att komma ifrån punktlistorna, eftersom rubrikernas syfte är att inleda de punktlistor som följer. Om man placerar en ensam kategorirubrik i en bild skulle den inte säga särskilt mycket, och det skulle vara svårt att illustrera den. Placerar man istället en fras från berättelsemallen i rubrikområdet, ger frasen bilden mening och bereder vägen för ett visuellt inslag i bildområdet. Det bästa sättet att beskriva de fraser som placeras i bilderna är genom att använda en term från journalistiken: rubriker. Likt tidningsrubriker förmedlar fraserna sina budskap på ett enkelt, tydligt, och direkt språk inom ramen för det begränsade utrymmet. När man skickar fraserna från berättelsemallen till en ny PowerPoint-fil, försäkrar man sig om att man aldrig mer kommer att mötas av en tom skärm när man skapar en presentation. Istället kommer du alltid att börja med en uppsättning PowerPoint-bilder som från första stund innehåller meningsfulla rubriker. Skicka berättelsemallen från Word till PowerPoint Meningarna i berättelsemallen skickas till PowerPoint med hjälp av en ganska okänd funktion i Microsoft Word: kommandot Skicka till Microsoft Office PowerPoint. Innan du använder funktionen, måste du förbereda ett Word-dokument. Börja med att skapa berättelsemallen, klicka sedan på Redigera, Markera Allt för att markera alla meningar i mallen, och välj därefter Redigera, Kopiera. Skapa nu ett nytt Word-dokument, placera markören i dokumentet och välj Redigera, Klistra in special. I dialogrutan Klistra in special, väljer du Oformaterad text och klickar på OK. Det nya dokumentet bör nu se ut ungefär som i Bild 4-2.
Bild 4-2 Meningarna från berättelsemallen har klistrats in i ett nytt Worddokument. Radera den rad som innehåller titel och signatur, samt den rad som innehåller kolumnrubrikerna. Därefter tar du bort överflödiga blanksteg mellan orden och lägger till nya radbrytningar där det behövs, så att du i slutändan får en mening per rad, som i Bild 4-3. Bild 4-3 Word-dokumentet med överflödiga blanksteg borttagna, nya radbrytningar och endast en mening per rad. Klicka sedan på Arkiv, Skicka till, och Microsoft Office PowerPoint. Detta öppnar en ny PowerPoint-fil och infogar meningarna i bildernas rubrikområden, se Bild 4-4. Välj Arkiv, Spara, döp den nya PowerPoint-filen, och spara den i din dator. Som i detta exempel kan det hända att några av meningarna inte passar in så bra i rubrikområdet. Detta åtgärdar du i nästa steg då du ställer in bildbakgrunden.
Bild 4-4 Inledande vy av den nya PowerPoint-filen med en mening från berättelsemallen i bildens rubrikområde. Ställ in bildbakgrunden När meningarna har förts över från berättelsemallen till den nya PowerPoint-filen, ska bildbakgrunden ställas in. Bildbakgrunden används till att ange hur bilderna i presentationen ska formateras, vilket innebär att alla ändringar som görs här automatiskt slår igenom i både nya och befintliga bilder som skapats med bakgrundssidan. Följ dessa steg för att formatera bildbakgrunden. Så formaterar du bildmanusets bildbakgrund 1. Klicka på Visa, Bakgrund, Bildbakgrund. Välj Klicka här för att ändra format i bildens rubrikområde och i verktygsfältet Formatera, klickar du på Tecken och väljer Arial, klicka sedan på Storlek och välj 40. 2. Med titelområdet markerat, klicka på Format, Platshållare och sedan på fliken Textruta i dialogrutan Formatera figur. Var noga med att kryssrutan Gör radbyte i figur är markerad, välj Topp i kombinationslistan Textförankringspunkt och klicka på OK. 3. Med rubrikområdet markerat, klicka på Vänsterjustera i verktygsfältet Formatering. 4. Radera Datumområde, Sidfotsområde och Sidnummerområde längst ner i bildbakgrunden. 5. Klicka på Objektområde för att markera det, och klicka och dra sedan i storlekshandtaget längst ner i objektområdet för att expandera objektområdet så att det täcker bildens nedre del, med en lika stor marginal som i bildens övre kant. Radera all text i objektområdet och, med objektområdet markerat, klicka på knappen Punktlista i verktygsfältet Formatering för att ta bort punktlistorna. Din skärm bör se ut som i Bild 4-5. Bild 4-5 Bildbakgrunden med den nya formateringen. Tips Istället för att formatera presentationen varje gång du skickar berättelsemallen från Word till PowerPoint, kan du ladda ner en gratis bildmanusformaterare, med namnet
Beyond Bullet Points Storyboard Formatter, från www.sociablemedia.com. För att använda den följer du instruktionerna i bilaga B. 6. Klicka på knappen Stäng bakgrundsvy i verktygsfältet Bildbakgrundsläge för att återgå till bildens föregående vy. Dessa ändringar i bildbakgrunden utgör grunden för ett rent och enkelt bildområde som ligger väl i linje med de forskningsbaserade designprinciper som beskrivs i bilaga A. Om du ändrar bildbakgrunden senare, var noga med att låta bakgrunden förbli vit. Ändrar du rubrikområdet bör du kontrollera att den teckenstil och storlek som du väljer gör det lätt att läsa rubrikerna i bildsorteringsläget annars blir det svårare att hantera bilderna som ett bildmanus. Innan du modifierar bildbakgrunden, tänk på de problem angående formatering av bakgrunder som beskrivs i Tips 7: Anpassa bildmanusformateraren, senare i detta kapitel. Se även Om du vill justera bildbakgrundens platshållare noggrannare, klickar du på Visa, Rutnät och guider och anger de inställningar som uppfyller dina behov. För mer information, se Tips 1: Avancerade layouter, i kapitel 6. Klicka på Visa, Bildsortering för att se ett utkast av ditt nya PowerPoint-bildmanus. I den här vyn visas tumnagelversioner (miniatyrer) av alla bilder som ingår i bildspelet, se Bild 4-6. Redan i detta tidiga skeende passerar PowerPoint-filen det första analystestet från kapitel 1: du får en snabb uppfattning om presentationens fokus genom att endast läsa bildrubrikerna. Bild 4-6 Vyn Bildsortering med tydliga rubriker. Ändra bildens utseende Med det här tillvägagångssättet slipper du punktlistorna, och kan därför formatera bilderna på ett sätt som främjar visuell kommunikation. I kapitel 4 och 5 kommer du att lägga till grafik i bilderna. För att ändra layouten för samtliga bilder i vyn Bildsortering, väljer du Redigera, Markera allt, klickar på Format, Bildlayout och på layouten Rubrik och innehåll för att använda den layouten i de valda bilderna, se Bild 4-7. Grattis! Du har nu officiellt förflyttat dig bortom punktlistorna. Trots att du ännu inte lagt till några bilder innehåller filen en stark berättelse, meningsfulla rubriker som förankrar bilderna, och en enkel layout vars bildområde designats för att innehålla bilder istället för punktlistor. När du går igenom bilderna i vyn Bildsortering, kanske du upptäcker att en del meningar är längre än de rekommenderade två raderna. För att rätta till detta och andra problem, måste du lära dig att behärska grunderna i hur man redigerar rubriker.
Bild 4-7 Formatera bildernas layout så att de främjar visuell kommunikation. Redigera rubrikerna I PowerPoint kan man redigera rubriker på två olika sätt. I den första metoden väljer man Visa, Normal, klickar på bildens rubrikområde och börjar redigera. Den andra metoden går ut på att man visar en disposition av presentationen, se Bild 4-8. I vyn Normal finns det en panel i fönstrets vänstra del som innehåller två stycken flikar: Disposition och Bilder. När du klickat på fliken Disposition kommer du att se en lista med rubriker. Till vänster om varje rubrik finns det en siffra och en liten ikon som föreställer en bild. Om du vill redigera rubriken klickar du på den. När man ändrar på en rubrik i dispositionen, uppdateras motsvarande text i den högra bildens rubrikområde. I detta exempel har ordet vatten ändrats till hav. Bild 4-8 En rubrik redigeras i fliken Disposition. Du kan dra den vertikala linjen i dispositionspanelens högra sida för att anpassa panelens storlek till rubrikernas bredd. Fliken Disposition är användbar om man vill se en lista över alla rubriker i ett bildspel. Denna lista kan sedan skrivas ut och användas som stödpunkter under presentationen. Bläddra igenom samtliga bilder; om du hittar en rubrik som är längre än två rader, redigerar du den med hjälp av de tekniker som beskrivs här. Ibland kan man få ner rubrikens längd utan att ändra dess mening genom att radera ett ord eller två. Andra gånger måste man revidera och skriva om hela rubriken för att den ska få plats. Begränsa alltid dina rubriker till två rader det hjälper dig att hålla presentationen konsekvent, det lämnar gott om utrymme till grafiken, och det sporrar dig att vara så koncis som det bara går. Berättelsemallen har nu förvandlats till ett bildmanus som vi ska förbereda genom att lägga till några bilder.