Word 2000 (v9.0) Word 9 är ett kraftfullt ordbehandlingsprogram. Det klarar av alla funktioner som en normal användare behöver och mer därtill. I denna laboration får du tillfälle att lära dig de vanligaste funktionerna. Denna handledning är huvudsakligen framställd av IEl, MdH. Handledningen är en lathund som avslutas med några lämpliga övningsuppgifter. Skapa nytt dokument Innan du börjar skriva ett dokument skall du alltid planera upplägget för det du tänkt skriva. Ett lämpligt sätt är att kladda ner rubriker och skissa en layout på ett vanligt papper. När du planerat ditt upplägg är det dags att skapa ett nytt dokument. Detta gör du genom att välja alternativet Nytt under menyn Arkiv, eller trycka Ctrl + n. Där får du upp en lista med ett antal mallar du kan välja mellan. Dessa mallar innehåller olika förinställda alternativ för hur olika typer av dokument skall skrivas. Välj den mall som verkar passa bäst för det aktuella tillfället och tryck på OK-knappen. Mallen Tomt dokument motsvarar Words grundinställningar. I mallarna är typsnittet och textstorleken förinställda, men den inställningen är inte alltid den bästa. En rekommendation är att i löpande text använda typsnittet Times New Roman med storlek 11 och i rubriker använda Arial med storleken 16. Spara När du skapat ett nytt dokument får det alltid namnet på den första rubriken som du har i ditt dokument. För att dokumentet skall få det namn du önskar och placeras där du vill ha det, väljer du alternativet Spara som i Arkiv-menyn. Här anger du dokumentets namn i rutan Filnamn, och väljer sedan var på datorn dokumentet skall ligga. I rutan Filformat anger du vilket format du vill ha. Detta alternativ är redan förinställt på Word 6.0/95, vilket innebär att dokumentet du sparar får ett filformat så du kan öppna dokumentet på en annan dator där det finns äldre versioner av Word. Vilken disk dokumentet skall ligga på väljer du i rutan Spara i, och katalog väljer du själv genom att klicka dig fram till den aktuella katalogen. Nästa gång du skall spara räcker det att trycka på disketten som finns bland knapparna överst i Word, alternativt välja snabbtangenterna Ctrl + s eller i menyn Arkiv välja Spara slippa förlust av data om datorn skulle stanna.. Det är viktigt att spara ofta för att Filnamn:hur använda word.doc Version:2003-08-19 11:50 sida 1/13
Visningslägen I Word finns fyra olika sätt att se på det man skriver. Varje sätt är lämpat för ett specifikt område och därför är det bra att känna till alla fyra sätten. De olika visningslägena väljer du under Visa eller på knapparna på nedersta rullningslisten. Normal I detta läge visas texten mot en helt vit bakgrund. Detta läge är lämpligt när du sitter och skriver stora mängder med text och inte behöver se hur texten placeras på sidan. Texten visas i regel över hela skärmen. Disposition Disposition används vid själva upplägget av dokumentet samt vid omstuvning bland stycken. Ett dokument innehåller i regel tre olika slags rubriker. Varje rubrik får ett plus- eller minustecken på vänster sida som indikerar om det finns någon text eller underrubrik till den aktuella rubriken. Det går att visa eller dölja innehållet under rubriker med plus- eller minusknappen som kommer fram när du byter till dispositionsläge. Det går dessutom att flytta en rubrik upp eller ned bland de övriga rubrikerna. Detta gör du med pilknapparna på verktygsraden. Utskriftslayout Denna visningsform visar hur själva dokumentet kommer att se ut när man skriver ut det. På skärmen ser du den sida du arbetar med. Utskriftslayout är bra när du skall klistra in bilder i ditt dokument då du får en bra uppfattning om var bilden kommer att hamna i relation till texten. Webblayout Som du kanske redan känner till kan man skapa webbsidor i Word 2000. I webblayoutläget kan du se hur dina webbsidor kommer att se ut i en webbläsare utan att du behöver lämna Word. Ångra inmatning Om du någon gång under ditt arbete skulle råka utföra en felaktig inmatning som innebär att ditt dokument förstörs, går det nästan alltid att ångra det du gjort. Word stöder möjligheten att ångra de 100 senast utförda kommandona. För att ångra det du senast gjort väljer du under menyn Redigera, alternativet Ångra inmatning. Det är också möjligt att använda snabbtangenterna Ctrl + z. Om du efter att ha ångrat kommer på att det var bättre innan, kan du återgå och ta tillbaka det som var innan. Du väljer då alternativet Upprepa inmatning i menyn Redigera eller snabbtangenterna Ctrl + y. Tabulatorer I proportionell skrift har siffror och bokstäver inte samma bredd, så om du vill att text ska hamna rakt under varandra kan du använda tabulatorer. Att använda mellanslag för att få texten rak fungerar inte p.g.a. att bredden inte alltid är densamma. För att lägga till en tab går det att klicka med musen i det vita fältet ovanför dokumentet där du vill ha den. Det kommer då fram ett svart hörn som indikerar tabben. Det finns flera olika sorters tabbar vänster, höger och centerjusterade och kan väljas i rutan till vänster om linjalen. När du sedan skall flytta dig till tabulatorns läge använder du knappen på tangentbordet med två pilar på. Det gör att du flyttar fram dig till det läge tabben har. Om du inte har satt egna tabblägen finns det förinställda lägen. Filnamn:hur använda word.doc Version:2003-08-19 11:50 sida 2/13
För att lägga till och justera tabbarna går det också att välja i menyn Format, alternativet Tabbar. Där är det dessutom möjligt att få tabbar understrukna samt ställa in avståndet på standardtabbar. Kopiera När du skall skriva samma sak flera gånger är det möjligt att kopiera det du tidigare skrivit. För att kunna göra det måste det du vill kopiera vara markerat. Det gör du genom att placera markören vid det du vill kopiera, hålla vänster skifttangent nedtryckt och flytta markören med piltangenterna. Det du flyttar över blir nu svartmarkerat och möjligt att kopiera. Det går också att markera med musen genom att placera markören vid det som skall markeras, hålla vänster knapp nedtryckt och flytta musen. När du lyckats markera det du vill kopiera väljer du under menyn Redigera, alternativet Kopiera, eller snabbtangenterna Ctrl + c. För att klistra in det du valt att kopiera placerar du markören där det skall stå, använder snabbtangenterna Ctrl + v eller går via Redigera-menyn, alternativet Klistra in. Kopiera från andra program Windows har ett snillrikt system som gör det möjligt att kopiera från ett program till ett annat. Det räcker därför i regel att markera det du vill kopiera i det ena programmet, byta till det andra och välja klistra in. Om du någon gång vill kopiera ett helt fönster kan du göra det genom att markera det fönster du vill kopiera och trycka ned snabbtangenterna Alt + Print Screen. Sedan är det bara att välja klistra in i ditt andra program och en kopia på fönstret kopieras dit. Infoga Att infoga innebär att klistra in en funktion i dokumentet. Om du infogar en funktion från ett annat program startas det programmet när du dubbelklickar på det infogade objektet med musen. Många småprogram följer med Word. Ett av dem är Microsoft Equation 3.0 där det går att göra snygga matematiska uppställningar. Även wordart är en bra applikation, där det går att vrida och ge text skuggor. Objekt Att infoga objekt är när du infogar från ett annat program. För att infoga väljer du i menyn Infoga, alternativet Objekt. Det kommer då fram en ruta där du kan välja vad du vill infoga. Filnamn:hur använda word.doc Version:2003-08-19 11:50 sida 3/13
För dig är det bara att markera det du önskar infoga och klicka på OK-knappen. Oftast startar det program som hanterar det du valt att infoga, eller om det är en bild får du välja från disken vilken bild du skall ha. Beskrivningar När du infogar bilder eller har andra delar i texten du vill referera till är det lämpligt att infoga beskrivningar på det du senare skall hänvisa till. Innan du infogar placerar du markören där du vill ha beskrivningen och sedan väljer du i menyn Infoga, alternativet Beskrivning. Du får då fram en ruta där du kan välja vilken sorts beskrivning du vill ha. Beskrivningen antar alltid ett korrekt nummer som börjar från början på ditt dokument. Om du senare infogar en beskrivning mitt i dokumentet kommer alla numreringar att göras om automatiskt. Korsreferenser Som beskrevs ovan sker numrering och uppdatering av beskrivna objekt automatiskt. När du refererar till dessa objekt i texten bör dessa referenser också uppdateras automatiskt för en fortsatt korrekt hänvisning. Du infogar en korsreferens till det aktuella objektet genom att välja Infoga-menyn, alternativet Kors referens och få fram följande ruta. Filnamn:hur använda word.doc Version:2003-08-19 11:50 sida 4/13
Där väljer du först vilken sorts objekt du vill referera till under Referenstyp. Därefter väljer du vilken del som ska klippas in där du skall ha din referens. Detta gör du under Referera till. Till sist väljer du vilket objekt av den aktuella sorten som du vill referera till under Till beskrivning. Index och förteckningar När man gör en större rapport eller redovisning skall det finnas med en innehållsförteckning i början av rapporten. Du kan självklart skriva en innehållsförteckning manuellt, men det är ett tidskrävande arbete. Som tur är finns en funktion i Word som gör allt jobb åt dig. För att Word skall förstå detta är man tvungen att ha vissa inställningar i dokumentet. Uppe i knappmenyn finns en liten ruta med texten Normal. Genom att klicka ner rullgardinen och välja Rubrik 1 kommer det du därefter skriver att klassas av Word som en rubrik, och således också hamna i innehållsförteckningen. Om du inte har med Rubrik 1 (eller någon av de andra rubrikerna, som alla är underrubriker) utan bara Normal kommer all text att tolkas som brödtext. När du byter till Rubrik# kan det hända att typsnittet ändras, vilket innebär att du blir tvungen att ändra tillbaka typsnittet. Att infoga en innehållsförteckning till dokumentet gör du enklast genom att ställa markören där du vill ha innehållsförteckningen, och sedan välja Infoga-menyn, alternativet Index och förteckningar. Då visas en dialogruta enligt nedan. Det finns tre olika flikar i rutan, där du kan välja Innehållsförteckning. Här visas exempel på hur din innehållsförteckning kan se ut. Det finns olika typer av utseende på innehållsförteckning. Klicka på Format och dra ner rullgardinen och gå genom listan och välj det alternativ som du önskar. Filnamn:hur använda word.doc Version:2003-08-19 11:50 sida 5/13
Om du ändrar något i ditt dokument såsom lägga till ett nytt stycke med rubrik måste du uppdatera din innehållsförteckning. Detta gör du genom att ställa markören på innehållsförteckningen och trycka på höger musknapp. Då visas en dialogruta enligt nedan. Kryssa i Uppdatera hela tabellen och tryck därefter på OK-knappen. Din innehållsförteckning uppdateras nu automatiskt av Word. Sidbrytning När du skriver är det inte säkert att all text får plats på en sida. Word sköter därför automatiskt hanteringen när det blir fullt på en sida. Det kan då hända att en sådan brytning sker mitt i ett stycke eller någon annanstans där det inte är lämpligt. Det går därför att tvinga Word att börja på en ny sida. Detta gör du genom att i Infoga-menyn välja Brytning. Du får då fram följande dialogruta. Välj Sidbrytning och tryck på OK-knappen. En stor fördel med sidbrytning vid löpande text, är att endast text fram till sidbrytningen påverkas av ändringar i texten. Om du däremot inte har några sidbrytningar påverkas all text i dokumentet. Stycke Om du bara skriver en text utan att trycka på Enter kommer Word att automatiskt göra radbrytningar till dig. All text som är sammankopplad utan ett Enter kan kallas för ett stycke. För att urskilja sådana här stycken går det att ge dem lite längre avstånd till de rader som finns före eller efter själva stycket. Det går också att flytta in stycken lite i kanterna. För att göra dessa ändringar på ett stycke väljer du menyn Format, alternativet Stycke. Filnamn:hur använda word.doc Version:2003-08-19 11:50 sida 6/13
Du får då fram ovanstående dialogruta. I rutan Avstånd före och Avstånd efter kan du ange avståndet före och efter stycket. Hårda och mjuka ENTER När du skriver text som skall ingå i ett stycke behövs ibland radbrytning och inte ett nytt stycke. Trycker du på SKIFT och ENTER samtidigt får du ett så kallat mjukt Enter. Ett hårt Enter är en vanlig Enter-tryckning. Ett sådant Enter gör att text som skrivs kommer att tillhöra ett nytt stycke. Punkt och numrerad lista När du skall räkna upp en mängd saker i en text, blir det överskådligt om det står i en lista. Word har ett flertal olika listsorter inbyggt som det är möjligt att välja ur. För att få fram vilka alternativ som finns väljer du Format-menyn, alternativet Punkter och numrering. I sidan som kommer fram finns en flik för varje typ av lista som existerar. Varje typ har i sin tur åtta olika alternativ. Det går också att skapa en egen definierad lista eller ändra i en redan existerande lista, genom att markera önskad lista och sedan trycka på Anpassa. När du markerat listan du vill ha väljer Filnamn:hur använda word.doc Version:2003-08-19 11:50 sida 7/13
du OK-knappen, så du kommer tillbaka till dokumentet. Det har nu skapats en lista i dokumentet. Allt du skriver fram till ett mjukt Enter kommer att hamna under det första alternativet. För att få nästa objekt i listan gör du bara ett hårt Enter. För att avsluta en lista gör du ytterligare ett Enter så en tom post kommer fram, tar fram rutan som du använde när du skapade listan och väljer den lista som det står Ingen i. Listan kommer då att avslutas. Microsoft Equations Microsoft Equations är en programvara som kan hantera matematiska formler på ett snyggt och trevligt sätt. För att infoga en matematisk formel skall du använda Infoga-menyn, alternativet Objekt. Du får då upp en dialogruta med olika alternativ, markera Microsoft Equation 3.0 och tryck på OK-knappen. Du får nu upp ett nytt fönster med en rad olika matematiska tecken och kan skriva matematiska formler på ett snyggt och förståeligt sätt. Formler skrivs in via tangenttryckningar samt genom att välja ur symbol- och mallmenyn. OBS! Mellanslag används inte, Equation Editor gör själv mellanslag där det behövs. För att redigera en formel är det bara att peka med muspilen på formeln och sedan dubbelklicka. Formatmallar En formatmall beskriver för Word hur den skall hantera typsnitt, storlek, styckesindelningar, rubriker osv... Du kan självklart ändra i formatmallen och på detta sätt bygga upp din egen personliga stil i ett dokument. Vad har man då för nytta av att kunna ändra i formatmallen? Man vill ha samma typsnitt på brödtexten och rubrikerna Ändra i tabulatorn Konfigurera dina stycken Fördefiniera språk Ramar Man kan visserligen ändra alla dessa olika punkterna för sig ute i Word, men detta leder väldigt ofta till att något börjar strula. Om man däremot vill vara säker på att allt fungerar som det skall, bör man istället ändra i formatmallen. Välj nu Format i huvudmenyn, alternativet Formatmall, och du får fram en dialogruta (se bild nedan). Filnamn:hur använda word.doc Version:2003-08-19 11:50 sida 8/13
Det finns tre viktiga saker att lägga märke till i dialogrutan. Formatmall, Exempel och menyn Ändra är viktiga att behärska. För att kunna ändra på en formatmall måste du först välja vilken du vill ändra på. Detta gör du genom att markera den i den vänstra rullgardinsrutan. Om formatmallen du vill ändra på inte finns i rutan kan du klicka på Visa- rullgardinen, alternativet Alla formatmallar. När du nu markerat din formatmall kan du konfigurera den genom att trycka på knappen Ändra. Du får då upp en ny dialogruta (se bild nästa sida). Du använder nu knappen Format och väljer sedan det alternativ som du vill ändra på. Du kan också skapa en egen formatmall genom att använda knappen Ny. Sidhuvud och sidfot Som du ser i detta häfte går det att lägga text precis i ovan- och nederkant på sidorna. Detta kallas sidhuvud och sidfot. De finns alltid med i alla dokument men är inte aktiverat som standard. För att aktivera dem väljer du Visa-menyn, alternativet Sidhuvud och sidfot. Du byter då automatiskt till visningsläget utskriftslayout och ett streckat område överst på sidan blir markerat. Det kommer också fram en ruta med lite knappar i. Dessa knappar är funktioner du kan lägga in, exempelvis sidnumrering och datum. Knappen skiftar mellan sidhuvudet och sidfoten. Om du använder tabulatorn märker du Filnamn:hur använda word.doc Version:2003-08-19 11:50 sida 9/13
att det finns 3 olika lägen. Det första läget skriver från vänsterkanten och in mot mitten på sidan. Det andra skriver centrerat runt sidans mitt, och det tredje skriver från högerkanten mot sidans vänsterkant. Förhandsgranska När du skrivit flera sidor med text eller bara vill se hur en bild passar in på en sida utan att behöva skriva ut det på skrivaren kan Word visa en förminskad bild av sidan. För att se detta trycker du på knappen med ett papper och ett förstoringsglas. Det går också att välja Förhandsgranska under menyn Arkiv. Den aktuella sidan kommer då att visas som ett helt papper. Med hjälp av rullningslisterna kan du byta till den sida du vill se på. Muspekaren byts också ut mot ett förstoringsglas. Detta använder du om du vill titta närmare på ett område. Du vänsterklickar med musen bara på det du vill se och får då en förstorad bild på det aktuella området. För att komma tillbaka klickar du bara en gång med höger musknapp, och för att återgå till vanligt visningsläge väljer du Stäng bland knapparna överst på sidan. Filnamn:hur använda word.doc Version:2003-08-19 11:50 sida 10/13
Stavningskontroll Det är lätt att stava fel. Därför finns det i Word en automatisk stavningskontroll. Denna består av en stor ordlista där nästan alla svenska ord finns med. För att göra en kontroll av det du skrivit trycker du lättast på F7-knappen överst på tangentbordet. Word kommer då att läsa igenom texten och när Word inte känner igen ett ord kommer nedanstående dialogruta fram. Du kan oftast välja bland lite olika förslag som Word tror att det ska stå. Du kan behålla det du skrivit eller byta till något av Words förslag. Det går också att byta till något helt annat genom att skiva in det i rutan högst upp och sedan trycka på knappen Ändra. Filnamn:hur använda word.doc Version:2003-08-19 11:50 sida 11/13
Tabeller När du vill samla en mängd data på ett snyggt sätt ser det bra ut med en tabell. För att skapa en tabell väljer du Tabell-menyn och tar där Infoga och sedan Tabell. Följande dialogruta visas. Du får bestämma hur stor din tabell skall vara genom att fylla i rutorna för antalet kolumner och rader. Det skapas nu en tabell i dokumentet som det går att fylla i. För att senare byta typ av tabell kan du placera markören var du vill i tabellen och välja i Tabell-menyn, alternativet Tabellformat. Du får fram en ruta där du kan välja bland olika inställningar för tabellen med rubriker o.s.v. Avslutningsvis Till sist vill vi poängtera att det som står nämnt om Word i detta kompendium bara är en kortfattad presentation av Word. Det absolut lättaste sättet att lära sig nya funktioner är fråga den inbyggda hjälpen ( Gemet ) och att därefter prova sig fram och se vad som händer när du väljer olika alternativ. Filnamn:hur använda word.doc Version:2003-08-19 11:50 sida 12/13
Uppgifter 1 Skapa ett nytt dokument och skriv in följande text. Namn Gatuadress Postadress Välkommen till Word 9 för Windows. Du skall nu träna lite på att skriva in text i ett ordbehandlingsprogram, samt grundfunktionerna i Word. Vi hoppas att du kommer att lära dig något nytt och att det blir givande. Lycka till!! 2 Byt plats på rad 4 och raderna 5,6,7 med hjälp av att kopiera och klistra in. 3 Spara filen på lämpligt ställe på D: \ eller din hemmakatalog 4 Skapa ett nytt dokument. Ställ in tabbar på följande positioner. Vänsterställd tab vid 6 cm. Högerställda tabbar vid 3 och 11 cm. Skriv in nedanstående text. Pris Moms Pris exkl. moms inkl moms Stöd 17.00 24.3% 21.15 Stol 1020.00 -"- 1267.85 Lampa 120.40 -"- 149.65 Skiva 124.00 -"- 154.65 Bord 5830.60 -"- 7247.45 5 Starta programmet Paintbrush och rita något. Prova att klippa och klistra mellan de två olika programmen. 6 Börja att skriva en rapport inom valfritt ämne. Du ska börja i dispositionsläge och lägga upp rubriker och underrubriker. Prova gärna att flytta rubrikerna i förhållande till varandra. Gå över till normalt visningsläge och skriv lite text mellan rubrikerna. Använd förhandsgranska för att kunna placera in lämpliga sidbrytningar. Prova att infoga en innehållsförteckning och se hur den ser ut. 7 Skriv in följande formler med hjälp av Equation Editor: 2π y = cos xdx π y= 36x 2 π 2π ( 2 4 ) x x dx 0 β = i= 0 1 4 7 2 5 8 i 3 6 9 Filnamn:hur använda word.doc Version:2003-08-19 11:50 sida 13/13