MEcalc 2009 Snabbstart

MEcalc 2009 Snabbstart Kostnadsberäkning och prissättning i verksamheter med mobila maskiner

Innehåll Övergripande beskrivning... 1 Mobila maskiner och lastbilar... 1 StartGuiden... 1 Exempel på totalkalkyl... 2 Organisera... 2 Spara uppgifter om olika delkostnader.... 2 Sammanställ kostnader för olika verksamheter... 2 Delkostnader maskin... 3 Delkostnader personal... 3 Allt kan finnas i en arbetsbok i MEcalc... 3 Följande gäller i alla delar av MEcalc... 5 MEcalc är en AddIn till Microsoft Excel.... 5 Fyll i uppgifter i vita celler... 5 Mallar och skrivskyddade arbetsböcker... 5 Spara... 5 Utskrifter... 5 Räkna ut vad en maskin kostar... 6 Öppna en tom kalkylmall... 6 Ta hjälp av specifikationer... 7 Växla mellan specifikationer... 7 Ta bort specifikationer... 7 Fasta maskinkostnader, fördelning över ett år... 7 Exempelkalkyler... 8 Utskrift... 8 Vad kostar en förare?... 9 Öppna en tom mall för beräkning av personalkostnader... 9 Kostnad och pris för en maskintjänst.... 10 Flera typer av sammandrag... 10 Producera maskintjänster med en eller flera maskiner... 11 Efterkalkylsmallar... 12 Pristabell... 13

1 Övergripande beskrivning MEcalcs används framförallt för att beräkna kostnader i verksamhet med mobila maskiner, exempelvis grävmaskiner, dumprar, schaktmaskiner och liknande. Avsikten är att göra arbetet effektivt. Nå önskad information med rimlig tidsåtgång. Det är därför viktigt att du förstår tankarna för hur jobbet kan läggas upp. Vanligtvis en gång om året bestäms vad olika saker kostar Vad är de rörliga maskinkostnaderna? De kostnader som ökar om maskinen används mer? De rörliga maskinkostnaderna har ett samband med användning i tid (timmar) och vi talar därför om tidsberoende rörliga kostnader. Ett exempel är drivmedel och förbrukning av slitdelar. Vad är maskinens fasta kostnader? Den typ av kostnad som i huvudsak är oförändrad även om maskinen används något fler eller färre timmar. Här finns ränta, skatter och maskinförsäkringar. Vad kostar personalen? Här finns flera delposter. Den viktigaste är vad en normalarbetstimma kostar. Syftet med den ekonomiska uppföljningen varierar men ofta vill företaget veta lönsamheten för olika verksamheter (enskilda uppdrag) som bedrivs. Metoden är enkel när grundjobbet är gjort, dvs företaget vet vad olika saker kostar. I de följande styckena beskriver tillvägagångssättet, hur delkostnaderna bestäms och vidare hur sammandrag upprättas där enskilda verksamheters kostnader (och ibland intäkter) beräknas. Mobila maskiner och lastbilar MEcalc kan användas för att beräkna kostnader för såväl mobila arbetsmaskiner som för lastbilar. MEcalc har sin tyngdpunkt på de mobila maskinerna och i denna snabbstart fokuserar vi därför på just maskinerna. Tillvägagångssättet för att beräkna kostnader för lastbilar följer samma metodik som för maskinerna även om en del detaljer är olika. SÅcalc är en närbesläktad programvara som har sin tyngdpunkt i beräkning av kostnader för lastbilar. Programmen SÅcalc och MEcalc ingår i samma serie och bygger på samma teknik. Om ni har båda programmen finns de dessutom under samma meny i Excel. StartGuiden Om ni redan har installerat MEcalc kan ni använda de hjälpmedel som finns i programmet för att få en överblick. När ni sedan läser vidare i denna snabbstart tror vi sammanhangen klarnar. I MEcalc finns en menyrad överst som heter StartGuide. När ni klickar på menyraden visas en dialogruta och ni kan välja om ni vill öppna en startup-guide för en maskin eller för en lastbil. Guiderna fungerar ungefär lika och där finns text som förklarar arbetsgången och ni kan även med guiden ange vilka komponenter ni vill skall vara med i er beräkning och när ni sedan avslutar gudien så skapas en ny Excelarbetsbok med flera olika blad och ett sammandrag.

2 Exempel på totalkalkyl Ett annat sätt att skapa en första överblick är att pröva menyraden Exempelkalkyler och undermenyn Totalkalkyler. Där kan ni se en komplett arbetsbok med en kort inledande anvisning om hur man gått tillväga. Titta på exemplen och återvänd sedan till denna översikt för att förstå mer om detaljerna. Organisera Det blir bäst om man organiserar arbetet! Ta reda på vad olika delar kostar och spara dessa uppgifter. För olika verksamheter ni bedriver (eller funderar på att bedriva) kan ni sedan göra en sammanställning av hur mycket ni gör åt av varje sak. Spara uppgifter om olika delkostnader. För att bedriva maskinverksamhet behövs förare, maskin och olika former av administration. Oftast räcker det om ni en gång om året räknar ut vad en genomsnittlig förare kostar. Samma sak gäller maskinen. En gång om året beräknas maskinens kostnad. En beräkning måste göras för varje maskintyp. Faktiskt gäller samma sak för alla andra företagsgemensamma kostnader. Det kan vara arbetsledning, marknadsföring och försäljning, finansiella kostnader mm. En gång om året kan ni i företaget bestämma hur dessa kostnader skall bäras (fördelas) på den verksamhet som bedrivs. Sammanställ kostnader för olika verksamheter Lönsamheten i olika verksamheter kan bedömas genom att man gör en sammanställning av vad man gör åt. Ett exempel på en sammanställning visas på bilden nedan. Kostnader Kostnader Mängd Direkta kostnader Pålägg Totalt Fast kostnad per Delsumma Rörlig kostnad Delsumma rörliga Summa Mängd Enhet enhet fastakostnader per enhet kostnader kostnader kr/enhet Procent Kr/artikel Summa Pålägg Fast maskinkostnad 2 Månader 35 500 71 000 0 71 000 0 71 000 24,0% 0 0 0 0 0 Användning timmar 406 tim 0 197,13 80 035 80 035 2,0% 1 601 81 635 27,6% Arbetsintensitet 10 % 0 19,71 8 003 8 003 0 8 003 2,7% 0 0 0 0 0 Förare normalarbetstid 440 0 223 98 120 98 120 2,0% 1 962 100 082 33,8% OB vardag 10 0 63,07 631 631 0 631 0,2% 0 0 0 0 0 Företagets samkostnader 440 tim 0 0 0 66 29 040 29 040 9,8% 0 0 0 0 0 Maskintrailer 2 ggr 0 2900 5 800 5 800 0 5 800 2,0% 0 0 0 0 0 71 000 192 588 263 588 32 603 296 192 Pålägg % på totalkostnad N16 % 0 296 192 100,0%

3 Delkostnader maskin Även om ett maskinföretag har flera olika maskiner som utför ungefär samma typ av arbete så gör man bara en typisk kalkyl för varje maskintyp. Vi bortser från fabrikat, årsmodell och liknande. Vi eftersträvar en typisk kostnad för varje typ av maskin. Exempel på maskintyper är att sammanföra alla ungefär lika stora hjulgrävmaskiner i en grupp, alla ungefär lika stora dumprar i en o s v.. Så länge maskinerna används på ett sätt som är relativt normalt för maskintypen kan vi också hålla oss till att ta fram en typisk kostnad för en genomsnittsmaskin. Vilken maskinkostnad är vi då intresserade av? En maskin har i huvudsak två faktorer som avgör storleken på kostnader. År och användning i timmar. Vissa kostnader ökar per år, ex har man en försäkring, en skatt och en räntekostnad per år. Andra kostnader är främst relativa till användning i timmar. Givetvis drivmedelsförbrukning men också reparation och däck. När en maskins kostnader skall bestämmas skall vi därför hela tiden skilja på maskinkostnader som är relativa till ett år och sådana som är relativa till timmar som maskinen används. Vi kallar de kostnader som är relativa till år för fasta kostnader och de som hör ihop med timmar för tidberoende rörliga kostnader. Fasta Maskinkostnader kr/år Avskrivning, fast del 258 750 Räntekostnad 63 250 Skatter och avgifter 3 000 Försäkringar, skador 14 000 Övriga fasta kostnader 16 000 Leasing Tidsberoende rörliga kostn. kr/tim Avskrivning 0,00 Däck 12,00 Slitdelar 1,00 Reparation och service 34,13 Drivmedel 150,00 Övriga rörliga kostnader 0,00 Totala fastakostnader 355 000 Summa rörliga kostnader 197,13 Delkostnader personal Personal kan kosta olika mycket per timma. Vi måste därför bestämma vad varje enskild typ av personalkostnad blir per timma. Normaltid är en typ. OB tillägg på vardagar, OB-tillägg på helger, övertid och traktamenten. Allt kan finnas i en arbetsbok i MEcalc Ett vettigt sätt att organisera arbetet är att först komma fram till vad företagets typiska personalkostnader är och spara dessa uppgifter. Den som är ansvarig för en viss maskintyp gör sedan en typisk maskinkalkyl med MEcalc. I maskinkalkylens arbetsbok kan sedan en kopia av personalkostnadskalkyler infogas och som krona på verket kan sedan en sammanställning för varje enskild verksamhet infogas.

4 Bilden nedan visar ett avsnitt från en maskinkalkyl, bladflikens namn är MASKIN. I nederkant kan ni se namn på olika bladflikar och här finns blad för personal och sammandrag för olika verksamheter som bedrivs.

5 Följande gäller i alla delar av MEcalc MEcalc är en AddIn till Microsoft Excel. För att kunna använda MEcalc måste ni ha Microsoft Excel för Windows version XP eller senare. Fyll i uppgifter i vita celler Färger är viktiga. I vita celler skall användaren skriva in uppgifter. Alla gula celler innehåller uträkningar eller uppgifter som hämtas från en annan cell. Andra färger har ingen särskild betydelse mer än att de inte är avsedda att ändras av användaren. Mallar och skrivskyddade arbetsböcker I Excel används ordet ARBETSBOK som benämning på de datafiler som används. Arbetsböcker i Excel har ändelsen xls i filnamnet. En arbetsbok innehåller ett eller flera blad. I MEcalc utförs beräkningarna i olika arbetsböcker. Tomma kalkyler som öppnas med menyraden Kalkylmallar är s k mallar. De har ändelsen xlt. Exempelkalkyler och blanketter är skrivskyddade arbetsböcker. Spara När du vill spara något du gjort använder du Excels normala tillvägagångssätt, t ex menyn ARKIV och menyraden SPARA SOM. Exempelkalkyler och blanketter är skrivskyddade. Det betyder att du inte kan spara ditt arbete med samma namn som redan är angivet, utan måste ange ett nytt namn. Utskrifter Ni skriver ut med Excels vanliga utskriftskommandon. Enda gången det fungerar annorlunda än vad som är normalt i Excel är när ni vill skriva ut en maskin eller fordonskalkyl med specifikationer. Detta kan ni läsa mer om i beskrivningen av hur ni gör en maskinkalkyl.

6 Räkna ut vad en maskin kostar Det tar inte många minuter att lära sig det viktigaste. Här kommer en kort lektion i hur du kan gå tillväga för att beräkna kostnader för en maskin. Öppna en tom kalkylmall Starta Microsoft Excel och klicka på menyn MEcalc. I de menyrader som visas klickar du på översta alternativet, kalkylmallar och därefter på undermenyraden fordon och maskiner. En tom maskinkalkylmall öppnas. Mallen består av tre delar. Överst ett avsnitt som avser användningen. Till vänster ett avsnitt med GRUNDUPPGIFTER Till höger ett avsnitt med själva KALKYLEN (Kalkylsammandraget). Användning Användning per år Fasta kostnader Månader per år 10 per tidsenhet kr Veckor per år (normalarbetsveckor) 40 År 355 000 Månader 35 500 Dagar per normalvecka 5 Veckor 8 875 Timmar per dag 8 Dagar 1 775 Timmar per år (Veckor*Dagar*Timmar) 1 600 Timmar 222 Sträcka mil Grunduppgifter Kalkylsammandrag Investeringen Spec Fasta Maskinkostnader kr/år Nuanskaffningskostnad 2 300 000 Avskrivning, fast del 258 750 Livslängd, år 8 Räntekostnad 63 250 Restvärde, kr 230 000 Skatter och avgifter 3 000 Andel fast avskrivning % 100% Försäkringar, skador 14 000 Ränta % 5,0% Övriga fasta kostnader 16 000 Leasing Drivmedel Förbrukning liter per tim 15,0 Totala fastakostnader 355 000 Pris per liter 10,00 Övrig fasta kostnader per år Spec kr/år Tidsberoende rörliga kostn. kr/tim Skatter och avgifter 3 000 Avskrivning 0,00 Försäkringar, skador 14 000 Däck 12,00 Övriga fasta kostnader 16 000 Slitdelar 1,00 Reparation och service 34,13 Tidsberoende rörliga kostnader Spec kr/tim Drivmedel 150,00 Däck 12,00 Övriga rörliga kostnader 0,00 Reparation och service 34,13 Slitdelar 1,00 Summa rörliga kostnader 197,13 Övriga rörliga kostnader Sträckberoende rörliga kostn. kr/mil Sträckberoende rörliga kostnader Spec kr/mil 0,00 Pröva att skriva in uppgifter i de vita cellerna! I mittavsnittet, Kalkylen, räknas kostnaderna fram. Fasta kostnader för sig och rörliga för sig. OBS! Du måste inte börja med en tom kalkylmall. Tvärtom, vanligen gör man inte så. Det går snabbare om du börjar med en exempelkalkyl. Läs mer på nästa sida.

7 Ta hjälp av specifikationer För de flesta uppgifter som erfordras finns möjlighet att infoga en specifikation. Som exempel skall vi gå igenom hur man infogar en specifikation för själva maskininvesteringen.. På rad 13 kolumn E finns en liten vit fyrkant följd av ordet SPEC. Klicka i fyrkanten så visas en dialogruta. I dialogen visas till vänster en lista med de olika specifikationer som finns för avsnittet om Investeringen. I det här fallet finns bara en specifikation att välja på. Markera specifikationen i listrutan och klicka på INFOGA. I specifikationen kan du fylla i uppgifter om investeringen. Uppgifterna från specifikationen dyker upp som summor i avsnittet grunduppgifter. Växla mellan specifikationer Om du har använt specifikationer för flera olika uppgifter behöver du förstå hur du påverkar vilken specifikation som visas. Enkelt. Vilken spec som visas påverkas av vilken rad du markerar. Om du exempelvis har gjort en specifikation för Investeringen och en specifikation för Skatt så visas specifikationen för Investeringen om du markerar en cell i grunduppgiftskolumnen som berör Investeringen (nuanskaffningsvärde, restvärde och livslängd). Vill du sedan att specifikationen för skatt skall visas så markerar du bara en cell på raden för skatt i grunduppgiftsdelen. Ta bort specifikationer För att ta bort en specifikation tar du bort bocken i den vita fyrkanten vid ordet SPEC. Fasta maskinkostnader, fördelning över ett år I kalkylen summeras maskinens fasta kostnader för ett år. Fasta maskinkostnader är ex ränta, skatt och försäkringar. När uppgifterna i senare skeden i kalkylarbetet skall användas för att beräkna kostnader för uppdrag så räcker det inte med att veta kostnaden per år. Vi behöver bryta ner årskostnaden till mindre enheter, ex per vecka. Användning Användning per år Fasta kostnader Månader per år 10 per tidsenhet kr Veckor per år (normalarbetsveckor) 40 År 355 000 Månader 35 500 Dagar per normalvecka 5 Veckor 8 875 Timmar per dag 8 Dagar 1 775 Timmar per år (Veckor*Dagar*Timmar) 1 600 Timmar 222 Sträcka mil

8 Överst i kalkylen finns ett avsnitt där maskinens fasta kostnader proportioneras i relation till hur det används under ett år. En första tanke för nya användare kan vara att ett år är väl 12 månader och 52 veckor. Enkelt att räkna ut. Det är emellertid inte alltid rätt att fördela en maskins fasta kostnader jämt över alla månader eller veckor under ett år. Det rimliga är att göra en proportionering i relation till den tid under året då det finns verksamhet med rimlig lönsamhet, dvs verksamheten kommer att ge täckning för de fasta kostnaderna. Ett exempel kan vara fasta kostnader för en glasskiosk. Det är uppenbart att den knappast ger någon intäkt på vintern. Snarast får kioskägaren ställa sig frågan hur många varma dagar det finns under ett år. Kostnadsberäkningen blir att kioskens fasta kostnader divideras med antalet varma dagar och då får kioskägaren en riktlinje för hur han skall följa upp sin lönsamhet. I entreprenadverksamhet minskas verksamhet i vissa sektorer under semesterperioden och för många är arbetet även inställd på helgdagar. Ett år kan därför betyda att det finns exempelvis 45 veckor då verksamheten lämnar ett rimligt bidrag för täckning av de fasta kostnaderna. Exempelkalkyler Snabbaste sättet att göra en maskinkalkyl är att öppna en exempelkalkyl och ändra de uppgifter som redan finns där. Från menyn MEcalc och menyraden Exempelkalkyler startas exempelkalkyler. Här finns kompletta kalkyler för olika maskintyper respektive lastbilar. Genom att titta på dessa kalkyler får ni en god vägledning i hur kalkylerna skall fyllas i. Utskrift I MEcalcs meny finns en särskild menyrad för att skapa en kopia av maskinkalkyl som är lämplig för utskrift. I en dialog som visas kan ni välja vilka delar av kalkylen som skall skrivas ut. En ny arbetsbok skapas där kalkylens olika delar placeras. I den nya arbetsboken saknas bakgrundsfyllning i cellerna, alla formler har ändrats till fasta värden och sidbrytningar har infogats. Utskrifterna blir bäst om ni väljer liggande sidformat.

9 Vad kostar en förare? Vad en förare kostar beräknas i MEcalc med särskilda mallar för personalkostnader. Det som beräknas är dels hur många timmar föraren faktisk arbetar och vad föraren kostar på ett år. Den totala årskostnaden delat med antalet faktiskt arbetade timmar ger den faktiska kostnaden för en arbetad timma. Det finns flera mallar för olika typer av löner, ex månadslön, timlön och särskilda lönetillägg. Öppna en tom mall för beräkning av personalkostnader Vanligen är det enklast att basera en beräkning på en exempelkalkyl istället för på en tom mall. En exempelkalkyl innehåller aktuella uppgifter för det år när ni köpte programmet. Exempelkalkyler för personalkostnader öppnas från MEcalc menyn och menyraden Exempelkalkyler och Personalkostnader ME. Är det personalkostnader för en lastbilsförare som skall beräknas så används istället exempelkalkyler från menyraden Personalkostnader BA (Biltrafikens arbetsgivarförbund). Liksom för resten av MEcalc gäller att användaren skall skriva i vita celler. Celler med andra färger skall inte ändras av användaren. Exempelkalkylerna är ifyllda med aktuella värden. Oftast är värdena relaterade till transportavtalet eller lagstiftning för olika skatter och avgifter. Uppgifter om beräknad sjukfrånvaro och annan sjukfrånvaro är inte grundad på någon typ av statistik. I flera av mallarna för personalkostnader finns särskilda avsnitt med fakta om olika poster i kalkylen.

10 Kostnad och pris för en maskintjänst. Huvuddelen av all ekonomisk uppföljning och andra beräkningar sker i så kallade sammandrag. Som ordet antyder så finns detaljerade beräkningar på flera olika platser och på sammandraget så sammanförs dessa vid beräkning av olika verksamheter. Den normala arbetsgången är att en arbetsbok med en maskinkalkyl (eller fordonskalkyl) är grunden i vilken ett eller vanligen flera sammandrag infogas. Sammandrag infogas via MEcalcs meny Infoga Blad och undermenyn Infoga sammandrag. Flera typer av sammandrag Menyn Infoga Sammandrag visar en dialogruta från vilken du som användare kan välja vilket sammandrag du vill infoga. Bilden till höger visar den listruta som finns som standard i MEcalc 2009 som avser lastbilskalkyler. Benämningen är inte helt enkel att förstå så därför finns en bokstav som för samman sammandrag med likartad uppgift. A=Enkla självkostnadssammandrag. B=Sammandrag där kostnader skall proportioneras i relation till exempelvis tid, sträcka och/eller år. C=Årsöverslag, grov bedömning av kostnader för ett år. D=Jämförelse av ett basupplägg med två alternativa upplägg E=Efterkalkylsmallar H=Övriga typer av mallar

11 Producera maskintjänster med en eller flera maskiner Entreprenadverksamhet innebär inte att man säljer maskiner. Även om det traditionellt ofta talats om att räkna ut vad en maskin kostar så vill vi med MEcalc komma bort från detta synsätt. Vi vill tala om vad det kostar att producera maskintjänster. Ett exempel. Ett maskinföretag funderar på vad det kan kosta att utföra ett visst entreprenadarbete. Det kanske behövs två dumprar i en månad, en grävmaskin i en månad och en lastmaskin i en vecka. Med MEcalc finns möjlighet att förteckna vilka resurser som behövs för att producera den mängd som behövs för uppgiften. Resurser kan då vara olika typer av maskiner som behövs helt eller delvis, förare och annan personal, andra direkta kostnader och delar av maskinföretagets gemensamma verksamhet för transportledning, administration mm. Nedan finns ett exempel på hur förbrukade resurser kan förtecknas och hur prissättning kan ske. För att få fram ett tomt sammandrag gör ni så här: Öppna en maskinkalkyl eller helst en exempelkalkyl för en maskin. Klicka på menyn MEcalc Klicka på menyraden Infoga blad Klicka på alternativet Infoga sammandrag Klicka på alternativet Listor försäljning och förbrukning Ett tomt sammandrag öppnas Fyll i sammandraget och spara det sedan med Excels vanliga kommandon för att Spara.

12 Tillvägagångssättet att förteckna förbrukade resurser kan användas för de flesta verksamheterna hos maskinföretag. En maskinägare kan lista de maskintjänster som utförs i grupper och för varje grupp sedan bestämma vilka resurser som förbrukas. Försök skapa små grupper för då blir det tydligare vilka tjänster som förbrukar vilka resurser. Efterkalkylsmallar Ekonomisk uppföljning är huvudsyftet för kostnadsberäkning. Till MEcalc finns ett separat häfte som behandlar efterkalkyler. För mer information hänvisas till detta häfte som ni kan nå via MEcalcs meny Fakta Filer. Bilden till höger visar en efterkalkylsmall med uppgifter ifyllda. Så här är det ifyllt. Först har efterkalkylssammandraget infogats i en arbetsbok med en fordonskalkyl med hjälp av MEcalcs menyrad Infoga Blad och Infoga sammandrag. Steg 2 är att ange standardvärden för intäkter och kostnader i celler på nedre halvan som markerats med grönstreckade kantlinjer. Dessa standardvärden används sedan för alla dagar (=kolumner) i efterkalkylen. Steg 3 Varje kolumn i exemplet till höger avser en dag. Debiterbara mängder. I översta avsnittet anges hur många enheter som debiteras. I Vårt exempel tar åkeriet betalt för 34 debiterbara mil och en timmas väntetid. Använda mängder. För att få intäkten krävdes 10 arbetstimmar varav 2 på övertid och en dessutom på Ob-tid. Sträckan anges inklusive framkörning och i exemplet är det 36 mil. I nedre delen sker beräkningar med automatik. De mängder som angetts i övre delen multipliceras med standardvärden för respektive rad (grönstreckade celler). Kom ihåg I vita celler skriver användaren. Färgade celler skall inte ändras av användaren.

13 Pristabell Möjligheten att skapa pristabeller är en separat del av MEcalc. Filerna innehåller anvisningar och ett separat blad med exempel.